59/2016. (HK 7.) HM KÁT–HVKF együttes intézkedése a Környezet és Energiahatékonysági Operatív Program KEHOP- 5.2.1. „Egyházi fenntartású kórházak, val

(1)bekezdése, valamint a honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló

1. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/
2. (XII. 22.) Korm. rendelet
3. §

(1)bekezdés

1. pontja és
2. §

(3)bekezdése alapján – figyelemmel az Európai Unió 2014–2020-as programozási időszak forrásainak tárca szintű tervezésével és felhasználásával kapcsolatos feladatok végrehajtásáról szóló 24/

1. (III. 31.) HM utasításban foglaltakra – a következő együttes intézkedést adjuk ki:
2. Általános rendelkezések
3. Az együttes intézkedés hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelemért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, a miniszter irányítása alá tartozó központi hivatalokra, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezetek) terjed ki.
4. Az Környezeti és Energiahatékonysági Operatív Program (a továbbiakban: KEHOP) KEHOP-5.2.
5. „Egyházi fenntartású kórházak, valamint a Magyar Honvédség Egészségügyi Központ épületenergetikai fejlesztése” tárgyú felhívás (a továbbiakban: felhívás) keretében megvalósuló, „A Magyar Honvédség Egészségügyi Központ épületenergetikai fejlesztése”című projekt (a továbbiakban: projekt) célja az egészségügyi ellátást biztosító középületek energiahatékonysági korszerűsítéseinek támogatása. A projektben érintett HM szervek, honvédelmi szervezetek a kapcsolódó feladataikat úgy látják el, hogy a projekt megvalósulása támogassa a KEHOP-ban meghatározott eredmények elérését, hozzájáruljon a környezetvédelmi célkitűzések eléréséhez.
6. A projekt megvalósítása során elvárás, hogy annak eredményeként csökkenjen a középületek primer energia felhasználása, éves elsődleges energia-fogyasztása és rezsiköltsége. A projektben érintett HM szervek, honvédelmi szervezetek együttműködnek annak érdekében, hogy a fejlesztéssel az MH Egészségügyi Központ (a továbbiakban: MH EK) egészségügyi ellátást biztosító épületeinek energiahatékonysági korszerűsítése megtörténjen, ezzel a projekt járuljon hozzá az érintett egészségügyi létesítmények épületenergetikai fejlesztéséhez, és a fosszilis energiahordozó-megtakarítás következtében hazánk üvegházhatású gázkibocsátásának csökkentéséhez.
7. Az érintett HM szervek, honvédelmi szervezetek a projektet a KEHOP irányító hatósági feladatait ellátó Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Környezeti és Energiahatékonysági Operatív Program Felelős Helyettes Államtitkársággal (a továbbiakban: IH) szoros együttműködésben valósítják meg.
8. A projekt irányítása, a projektben érintett szervezetek feladatai, jogkörei, felelőssége
9. Az Európai Unió 2014–2020-as programozási időszak forrásainak tárca szintű tervezésével és felhasználásával kapcsolatos feladatok végrehajtásáról szóló 24/
10. (III. 31.) HM utasítás (a továbbiakban: HM utasítás)
11. §

(7)bekezdésében meghatározott feladatokat projektszponzorként a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkár látja el. 6. A HM utasítás 6. §

(6)bekezdése alapján Projekt Irányító Bizottság (a továbbiakban: PIB) kerül létrehozásra, melynek vezetője a HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH) infrastrukturális és fejlesztési főigazgató helyettese, és tagjai:

1. a)a HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály (a továbbiakban: HM GTSZF) Erőforrás és Védelmi Költségvetés Tervezési Osztály osztályvezetője,
2. b)a HM VGH Infrastrukturális Igazgatóság (a továbbiakban: HM VGH II) igazgatója,
3. c)A HM VGH Vezetés- és Gazdálkodás Támogató Igazgatóság Európai Uniós Programokat Támogató Osztály (a továbbiakban: HM VGTI EUPTO) osztályvezetője,
4. d)HM Beszerzési Hivatal (a továbbiakban: HM BH) Szolgáltatási, EU-s projektek és Építési Beruházási Igazgatóság igazgatója, továbbá
5. e)az MH EK Gazdasági Igazgatóság Üzemeltetési Osztály osztályvezetője. 7. A PIB ülésein a titkári teendőket – tagság és szavazati jog nélkül – a projektkoordinátor látja el, továbbá a PIB ülésein a projektmenedzser – tagság és szavazati jog nélkül – előterjesztőként részt vesz. 8. A PIB tagjait rendkívüli esetben döntési jogkörrel felruházott helyettes is képviselheti, amiről a meghívó kézhezvételét követően a tagot delegáló HM szerv, honvédelmi szervezet vezetője írásban, a helyettesítés indokának megjelölésével tájékoztatja a PIB vezetőjét. 9. A kedvezményezett szervezet a HM VGH. 10. A kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője a HM VGH infrastrukturális és fejlesztési főigazgató helyettese. 11. A projektmenedzsment tagjai:
6. a)projektmenedzserként egy, a HM VGH
7. b)projektkoordinátorként egy, a HM GTSZF,
8. c)projekt szakmai koordinátorként kettő, a HM VGH
9. d)projekt pénzügyi koordinátorként egy, a HM VGH
10. e)projektadminisztrátorként egy, a HM VGH, és
11. f)a használó szervezet projekt helyszíni referenseként egy az MH EK vezetője által delegált személy. 12. A 11. pontban kijelölt szervezetek vezetője által a projektmenedzsmentbe a 11. pontban meghatározott felelősségi köröknek megfelelő szaktudással és szakmai tapasztalattal rendelkező személyek delegálhatóak azzal, hogy a kijelöléskor kiemelt figyelemmel kell lenni arra, hogy a projekt sikeres végrehajtásához szükséges kapacitás rendelkezésre álljon. 13. A projektszponzor a projekt felsővezetői szintű támogatója, az állami vezetők felé annak képviselője, aki a szervezeti és a projektfolyamatok, érdekek összehangolására, az erőforrások biztosítására saját hatáskörben intézkedni, illetve a hatáskörét meghaladó kérdésekben állami vezetői intézkedést kezdeményezni jogosult és
12. a)biztosítja a projekt sikerességéhez szükséges szabályozói környezetet és feltételrendszert,
13. b)a jelentési rendszer fenntartásával biztosítja a projekt ellenőrzött végrehajtását,
14. c)döntési jogkörrel rendelkezik a hatáskörébe tartozó, a PIB hatáskörét meghaladó vagy annak döntéshozatali eljárásában konszenzusos döntést nem eredményező kérdésekben,
15. d)döntést kezdeményezhet a hatáskörébe nem tartozó, a PIB hatáskörét meghaladó vagy annak döntéshozatali eljárásában konszenzusos döntést nem eredményező kérdésekben a hatáskörrel rendelkező állami vezetőnél,
16. e)jóváhagyja a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetőjének a projektmenedzser tevékenységének értékelésére és díjazására vonatkozó, félévente összeállításra kerülő javaslatát,
17. f)egyetértési jogköre van a projektet veszélyeztető, ellehetetlenítő események, körülmények kapcsán a döntés meghozatalában, és
18. g)felelős a jogkörei rendeltetésszerű gyakorlásáért, feladatainak sikeres végrehajtásáért. 14. A PIB
19. a)feladata a jelentési rendszer útján felügyelni a projekt előrehaladását, kitűzött céljainak megvalósulását, szabályosságát és eredményességét,
20. b)feladata a projekt keretein belül kezelni az annak végrehajtása során kialakuló konfliktushelyzeteket,
21. c)döntési jogkörrel rendelkezik a tagjai hatáskörébe tartozó, a projektmenedzsment hatáskörét meghaladó vagy annak döntéshozatali szintjén vitásként fennmaradó kérdésekben,
22. d)döntést kezdeményezhet a tagjai hatáskörébe nem tartozó, a projektmenedzsment hatáskörét meghaladó vagy annak döntéshozatali szintjén vitásként fennmaradó kérdésekben a projektszponzornál, és
23. e)felelőssége kiterjed a jogkörei rendeltetésszerű gyakorlására, feladatainak sikeres végrehajtására. 15. A PIB tagjait delegáló HM szervek, honvédelmi szervezetek
24. a)feladata a projekthez történő hozzájárulás révén stratégiai szinten biztosítani a projekt működési feltételeit, ezen belül kiemelten a projektmenedzsmenthez szükséges emberi erőforrást, szakértelmet,
25. b)vezetői gondoskodnak a projekthez rendelt személyek rendelkezésre állásáról, ennek keretében a delegált személyek távolléteit a projektmenedzserrel egyeztetve engedélyezik, ideiglenes helyettesítésükre, illetve a tartós akadályoztatás esetén új személy delegálására intézkednek, és
26. c)felelősek azért, hogy a projekt célkitűzései összhangban legyenek a projekthez kapcsolódó szakmai koncepciókkal, stratégiákkal, és a kedvezményezett szervezet valamint a HM célkitűzéseivel. 16. A kedvezményezett szervezet vezetője a projekt sikeres megvalósításának elsődleges felelőse, aki a projekt egésze tekintetében
27. a)a projekt hivatalos képviselője, ennek keretében kizárólagos joggal jogosult a támogatási szerződés (a továbbiakban: TSZ) és módosításai aláírására,
28. b)a TSZ és módosításai aláírásával elfogadja a projekt kereteit, illetve annak változásait, ideértve különösen a projekt hatókörét, céljait, a kapcsolódó költségkereteket és határidőket, valamint a projekt indikátorait,
29. c)a jogszabályok, a közjogi szervezetszabályozó eszközök és a kedvezményezett szervezet belső rendelkezései szerint gondoskodik a pénzügyi ellenjegyzési, a kötelezettségvállalási, a teljesítés igazolására vonatkozó, az érvényesítési és az utalványozási jogkör gyakorlásáról, gyakoroltatásáról,
30. d)a projekt beszerzéseihez kapcsolódó teljesítésigazolások tekintetében biztosítja a projektmenedzser javaslattételi, egyetértési jogkörének gyakorlását,
31. e)biztosítja a kedvezményezett szervezet és a projektmenedzsment közötti folyamatos együttműködést,
32. f)a projekt keretében biztosított források terhére történő munkakörön belüli célzott szolgálatteljesítési idő-, munkaidő- felhasználás, többletfeladat elrendelésével, célfeladat kiírásával, megbízási jogviszony létesítésével gondoskodik a projekthez szükséges szaktudás és humánkapacitás rendelkezésre állásáról, ezen belül kiemelten a projekt irányításához szükséges személyi feltételek a HM közigazgatási államtitkár döntésén alapuló megteremtéséről,
33. g)felügyeli a projekt előrehaladását, biztosítja az ahhoz szükséges erőforrások rendelkezésre állását,
34. h)a kedvezményezett szervezet belső szabályozóinak szükség szerinti módosításával biztosítja a projektmenedzser részére a projekt adminisztrációjához szükséges feltételeket,
35. i)részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, elfoglaltsága esetén meghatalmazottat jelöl ki, és
36. j)felelős a jogkörei rendeltetésszerű gyakorlásáért, a projekt sikeres és szabályos végrehajtásáért. 17. A kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője a projekt sikeres megvalósításának szakmai felelőse, aki a projekt egésze tekintetében 1. a kedvezményezett szervezet vezetőjének jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben és belső rendelkezésben meghatározott jogköreit nem csorbítva képviseli a projektet az IH felé, a projekthez kötődő kommunikáció és rendezvények során, 2. a projekt hivatalos képviselője, melynek keretében jogosult a TSZ és módosításai kivételével az IH részére megküldésre kerülő dokumentumok aláírására, 3. a projektmenedzser javaslata alapján döntési jogkörrel bír a TSZ-ben rögzített célok és indikátorok eléréséhez szükséges feladatok tekintetében, a rendelkezésére bocsátott erőforrás-keretek között, a kedvezményezett szervezet jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben és belső rendelkezésben rögzített munkáltatói, pénzügyi ellenjegyzési, kötelezettségvállalási, teljesítés igazolására vonatkozó, érvényesítési és utalványozási jogköreit érintő kérdésekben, 4. egyetértési joggal rendelkezik a projekttel összefüggő valamennyi érdemi, de a döntési és javaslattételi jogkörébe nem tartozó kérdés tekintetében, ideértve különösen a TSZ megkötését, módosítását, megszüntetését, a projekt részére biztosított források felhasználását, valamint a feladatok ütemezését, a projekt emberi erőforrás-kapacitásának felhasználását befolyásoló kérdéseket, 5. projektmenedzser javaslata alapján egyetértési joggal rendelkezik a projektmenedzser kivételével a projektmenedzsment tagjai, a közbeszerzési szakértő, valamint a megvalósításban közreműködő műszaki ellenőrök és szak mai munkatársak tevékenységének értékelésében, ennek keretében – a jelen együttes intézkedésben meghatározott keretek között – az érintettek tevékenységének díjazására, az általuk vállaltak teljesülésének elfogadására vagy elutasítására vonatkozóan, továbbá értékeli a projektmenedzser tevékenységét, javaslatot tesz díjazására, 6. jogosult a projektben biztosított támogatás terhére és mértékéig a kedvezményezett szervezet vezetője felé a projektmegvalósításhoz szükséges műszaki ellenőrök kijelölését kezdeményezni a projektmenedzser javaslata alapján, 7. a projektben biztosított támogatás terhére és mértékéig a projektmenedzser javaslata alapján egyetértési joggal rendelkezik a kedvezményezett szervezet vezetője felé a jelen együttes intézkedésben nem nevesített – a projektmegvalósítás körébe tartozó – szerepkörök kialakításában, további személyeknek a projekt megvalósításba történő szükséges mértékű bevonásában, 8. a projektmenedzser javaslata alapján egyetértési joggal rendelkezik az érintett személy projektre történő kijelölésének visszavonásában, helyette új személy kijelölésének írásban történő kezdeményezésében, a projektszponzor, a PIB tagjai és a kedvezményezett szervezet vezetője egyidejű értesítése mellett a delegáló szervezet vezetőjénél annak jelzésében, ha a projekten belüli tevékenység értékelése során a projekt létét, indikátorai elvárt értékének elérését, külső megítélését, vagy a végrehajtás szabályosságát veszélyeztető magatartást tapasztal, 9. jogosult a PIB eseti ülésének összehívására a döntési jogkörét meghaladó vagy az azon kívül eső vitás kérdésekben, 10. jogosult a PIB összehívására a döntési jogkörébe tartozó azon vitás szakmai kérdések tekintetében, amelyek érintik a projekt megvalósulását, ideértve különösen a mérföldkövek, határidők, indikátorok teljesülését, a beszámolást, a költségek elszámolását, a projekt fenntarthatóságát, és amelyekben egyértelmű döntést hozni saját hatáskörben nem tud, vagy azzal olyan érdeksérelmet okozhat, amely a projekt kockázatait érdemben növelné, 11. jóváhagyja a döntés-előkészítés dokumentumait a projektet érintő, a kedvezményezett szervezet vezetője, a PIB és a projektszponzor hatáskörébe tartozó döntések esetében, 12. jóváhagyja az IH felé benyújtandó beszámolók, jelentések tervezetét, 13. jóváhagyja a projekttel kapcsolatos, a 12. alpontba nem tartozó jelentések tervezetét, különös tekintettel a projekt előrehaladását érintő jelentésekre, 14. egyetértési joggal rendelkezik a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezése, a TSZ-szel való összhangjuk vizsgálata tekintetében – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is – különös tekintettel azok szabályosságára, a bennük foglalt határidők és a TSZ összhangjára, valamint a szükséges forrásoknak a projekt keretein belüli rendelkezésre állására, 15. felügyeli a projekt TSZ szerinti megvalósulását, az esetlegesen felmerülő eltérések esetén azok kezelését, így különösen az eltérések felszámolását, ha ez nem lehetséges, elrendeli a változás bejelentések vagy a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállítását és az IH felé történő benyújtását, 16. jóváhagyja a projekt ütemtervét, így különösen a mérföldkövek meghatározását, figyelemmel kíséri azok teljesülését, 17. jóváhagyja a projekt kapcsán kötelezően előállítandó dokumentumokat, 18. felügyeli a nyilvánosság biztosításához kötődő feladatok végrehajtását, a szükséges mértékben közreműködik azok teljesítésében, 19. a projekt teljes életciklusán belül a projektmenedzsment által felterjesztett témákban dönt a projekt tervszerű előrehaladása, a cél és részcélok teljesítése érdekében, 20. felügyeli a kedvezményezett szervezet vezetője által a projekt forrásainak terhére megvalósított, emberi és anyagi erőforrásokkal történő gazdálkodást, 21. felügyeli a projektben érintett honvédelmi szervezetek, HM szervek közötti együttműködést, a projektmenedzser javaslata alapján jóváhagyja a projekt kockázat kezelési lapokat, és a projekt koordinátor adatszolgáltatása alapján, nyomon követi azok a projektben felmerülő kockázati tényezők alakulását, beavatkozik a bekövetkezésük elkerülése, vagy hatásuk csökkentése érdekében, 22. felügyeli a projekt végrehajtásával összefüggő számlák kifizetését, a kifizetések késedelme esetén intézkedést kezdeményez a hiányosság felszámolása érdekében, és 23. felelős a jogkörei rendeltetésszerű gyakorlásáért, a projekt sikeres és szabályos végrehajtásáért. 1. a kedvezményezett szervezet vezetőjének és a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetőjének jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben és belső rendelkezésben meghatározott jogköreit nem csorbítva képviseli a projektet az IH felé, a projekthez kötődő teljes körű kommunikáció és rendezvények során, 2. a projektmenedzsment elsődleges döntéshozója és döntés-előkészítője, ebben a szerepkörében döntési jogkörrel bír a TSZ-ben rögzített célok és indikátorok eléréséhez szükséges feladatok tekintetében, a rendelkezésére bocsátott erőforrás-keretek között, a kedvezményezett szervezet jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben és belső rendelkezésben rögzített munkáltatói, pénzügyi ellenjegyzési, kötelezettségvállalási, teljesítés igazolására vonatkozó, érvényesítési és utalványozási jogköreit érintő kérdések kivételével, 3. javaslattételi jogkörrel bír a TSZ-ben rögzített célok és indikátorok eléréséhez szükséges feladatok tekintetében a kedvezményezett szervezet jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben és belső rendelkezésben rögzített munkáltatói, pénzügyi ellenjegyzési, kötelezettségvállalási, teljesítés igazolására vonatkozó, érvényesítési és utalványozási jogköreit érintő kérdésekben, 4. egyetértési joggal rendelkezik a projekttel összefüggő valamennyi érdemi, de a döntési és javaslattételi jogkörébe nem tartozó kérdés tekintetében, ideértve különösen a TSZ megkötését, módosítását, megszüntetését, a projekt részére biztosított források felhasználását, valamint a feladatok ütemezését, a projekt emberi erőforrás-kapacitásának felhasználását befolyásoló kérdéseket, 5. javaslattételi jogkörrel rendelkezik a projektmenedzser kivételével a projektmenedzsment tagjainak, a közbeszerzési szakértő, és a megvalósításban közreműködő műszaki ellenőrök és munkatársak a tevékenységének értékelésére, ennek keretében – a jelen együttes intézkedésben meghatározott keretek között – javaslatot tehet az érintettek tevékenységének díjazására, az általuk vállaltak teljesülésének elfogadására vagy elutasítására, 6. a projektben biztosított támogatás terhére és mértékéig – az érintett személy közvetlen szolgálati elöljárójával, hivatali felettesével egyeztetve – jogosult javaslatot tenni a kedvezményezett szervezet vezetője felé a jelen együttes intézkedésben nem nevesített – a projektmegvalósítás körébe tartozó – szerepkörök kialakítására, további személyeknek a projekt megvalósításba történő szükséges mértékű bevonására, 7. jogosult az érintett személy projektre történő kijelölésének visszavonását, helyette új személy kijelölését írásban, a projektszponzor, a PIB tagjai és a kedvezményezett szervezet vezetője egyidejű értesítése mellett kezdeményezni a delegáló szervezet vezetőjénél, ha a projekten belüli tevékenység értékelése során a projekt létét, indikátorai elvárt értékének elérését, külső megítélését, vagy a végrehajtás szabályosságát veszélyeztető magatartást tapasztal, 8. jogosult és köteles a PIB eseti ülésének összehívását kezdeményezni PIB elnöke felé a döntési jogkörét meghaladó vagy az azon kívül eső vitás kérdésekben, 9. jogosult a PIB összehívását kezdeményezni PIB elnöke felé a döntési jogkörébe tartozó azon vitás szakmai kérdések tekintetében, amelyek érintik a projekt megvalósulását, ideértve különösen a mérföldkövek, határidők, indikátorok teljesülését, a beszámolást, a költségek elszámolását, a projekt fenntarthatóságát, és amelyekben egyértelmű döntést hozni saját hatáskörben nem tud, vagy azzal olyan érdeksérelmet okozhat, amely a projekt kockázatait érdemben növelné, 10. betartja és betartatja a projekt szervezeti és működési kereteit, 11. vezeti a projektmenedzsmentet, a jelentési rend fenntartásával és a legalább havi rendszerességű projektértekezletek összehívásával meghatározza feladatait, a kap csolódó határidőket, összehangolja és ellenőrzi a tevékenységét, 12. irányítja a projekt végrehajtásában résztvevő további személyek – ideértve különösen a közbeszerzési szakértő, a megvalósításban közreműködő műszaki ellenőrök és munkatársak – tevékenységét, ennek keretében feladatokat határoz meg, beszámoltat, és ellenőriz, 13. vezeti a döntés-előkészítést a projektet érintő, a kedvezményezett szervezet vezetője, a PIB és a projektszponzor hatáskörébe tartozó döntések esetében, 14. vezeti az IH felé benyújtandó beszámolók, jelentések összeállítását, 15. vezeti a projekttel kapcsolatos, a 13. alpontba nem tartozó jelentések összeállítását, különös tekintettel a projekt előrehaladását érintő jelentésekre, 16. vezeti a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezését, a TSZ-szel való összhangjuk vizsgálatát különös tekintettel szabályosságukra, a bennük foglalt határidőkre, valamint a szükséges forrásoknak a projekt keretein belüli rendelkezésre állására, 17. részt vesz a projekt (köz)beszerzési eljárásai keretében létrehozott bizottságok munkájában, 18. vezeti a projekt TSZ szerinti megvalósulását, az esetlegesen felmerülő eltérések esetén azok kezelését, így különösen intézkedik az eltérések felszámolására, ha ez nem lehetséges, kezdeményezi a változás bejelentések vagy a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállítását, benyújtását az IH felé, 19. megszervezi a projektet érintő ellenőrzésekben a projektmenedzsment tagjainak és az érintett honvédelmi szervezetek, HM szervek képviselőinek részvételét, vezeti tevékenységüket, biztosítja az ellenőrző szervezetekkel az elvárásoknak megfelelő együttműködést, 20. vezeti a projekt ütemtervének összeállítását, így különösen a mérföldkövek meghatározását, figyelemmel kíséri azok teljesülését, 21. jellegüktől függően vezeti vagy irányítja a projekt kapcsán kötelezően előállítandó dokumentumok így különösen a projektdokumentáció összeállítását, 22. irányítja a nyilvánosság biztosításához kötődő feladatok végrehajtását, a szükséges mértékben közreműködik azok teljesítésében, 23. a projekt teljes életciklusán belül a projekt megvalósulásával kapcsolatos döntéseket hoz a projekt tervszerű előrehaladása, a cél és részcélok teljesítése érdekében, 24. kezdeményezi a kedvezményezett szervezet vezetője vagy az általa kijelölt felelős felé és nyomon követi a projekt keretében megvalósuló (köz)beszerzési eljárásokat, 25. gazdálkodik a kedvezményezett szervezet vezetője által, a projekt forrásainak terhére biztosított emberi és anyagi erőforrásokkal, 26. indokolással ellátott, írásos javaslatot tesz a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője felé a projekt beszerzéseihez kapcsolódó teljesítésigazolások alapján az utalványozásra és kifizetésre, 27. szükség szerint egyeztet azon honvédelmi szervezetekkel, HM szervekkel, amelyek a vezetése alá tartozó projektmenedzsment-tagokat és egyéb, a projektben résztvevő személyeket delegálják, 28. a projektkoordinátor útján megszervezi a projektben érintett honvédelmi szervezetek, HM szervek közötti együttműködést, meghatározza a projektkockázatokat, nyomon követi azok alakulását, beavatkozik a bekövetkezésük elkerülése, vagy hatásuk csökkentése érdekében, 29. a projekt pénzügyi koordinátora útján nyomon követi a projekt végrehajtásával összefüggő szükséges előirányzatok kezelését, a számlák kifizetését, a kifizetések késedelme esetén intézkedést kezdeményez a hiányosság felszámolása érdekében, továbbá nyomon követi az IH felé benyújtott kifizetési kérelmekben szereplő támogatási igények állapotát, támogatások rendelkezésre állását, aktiválását, és 30. felelős a jogkörei rendeltetésszerű gyakorlásáért, a projekt sikeres és szabályos végrehajtásáért. 19. A 18. pont 2-29. alpontja tekintetében a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője egyetértési joggal rendelkezik. 20. A projektkoordinátor
37. a)megszervezi a PIB üléseit, összeállítja az ehhez szük séges meghívókat, emlékeztetőket, gondoskodik az érintettek tájékoztatásáról,
38. b)összehangolja a projektben érintett honvédelmi szervezetek, HM szervek munkáját,
39. c)részt vesz a projekt irányítására vonatkozó szabályozók kialakításában,
40. d)részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek meghatározásában, folyamatosan figyelemmel kíséri azok teljesülését, intézkedést kezdeményez a projektmenedzser felé, ha valamely mérföldkő vagy annak megvalósulása szempontjából lényeges közbenső eredmény határidőre történő elérése kockázatossá válik,
41. e)részt vesz a projekt előrehaladásának nyomon követésében,
42. f)részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a TSZ-szel való összhangjuk vizsgálatában – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is – különös tekintettel az azokban foglalt határidők és a TSZ, valamint a projekt ütemtervének összhangjára,
43. g)részt vesz a projektdokumentáció összeállításában,
44. h)vezeti a projekt kockázatainak nyilvántartását, részt vesz a projektkockázatok meghatározásában,
45. i)részt vesz a projekt kapcsán kötelezően előállítandó, az a)-
46. h)alpontban nem részletezett dokumentumok összeállításában,
47. j)részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és
48. k)felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 21. A projekt pénzügyi koordinátora
49. a)a kedvezményezett szervezet jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben, belső rendelkezésben rögzített gazdálkodási jogköreinek csorbítása nélkül, annak pénzügyi gazdasági feladatokat ellátó szervezeti elemeivel szoros együttműködésben részt vesz a projekt pénzügyi, gazdasági feladataiban,
50. b)ellenőrzi a projekt keretében lefolytatott (köz)beszerzések kapcsán kiállított számlák, számlahelyettesítő okmányok, valamint az egyéb pénzügyi bizonylatok megfelelőségét, összhangját a 2014-2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendeletben, a felhívásban, az ahhoz kapcsolódó általános útmutatóban és a TSZ-ben rögzített elszámolhatósági feltételekkel,
51. c)a kedvezményezett szervezet pénzügyi és számviteli szervezeti egységének vezetőjével együttműködésben kifizetés előtt vizsgálja a számlákhoz tartozó teljesítések, teljesítést igazoló dokumentációk meglétét, megfelelőségét, a teljesítés igazolására vagy annak megtagadására vonatkozóan javaslatot tesz a projektmenedzser felé,
52. d)a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől, HM szervektől kapott adatok alapján összeállítja az IH felé benyújtandó pénzügyi elszámolásokat, így különösen a kifizetési kérelmeket,
53. e)a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől, HM szervektől kapott adatok és a projektmenedzser feladatszabása alapján kidolgozza projekttel kapcsolatos pénzügyi, gazdasági vonatkozású dokumentumokat, jelentéseket, az egyéb dokumentumok, jelentések pénzügyi, gazdasági vonatkozású tartalma tekintetében szakmai javaslatot tesz,
54. f)szükség esetén részt vesz a projekt változás bejelentések és a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállításában,
55. g)részt vesz a projekt előrehaladásának nyomon követésében,
56. h)részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek és a kifizetési ütemezés meghatározásában,
57. i)részt vesz a projekt keretében végrehajtásra tervezett (köz)beszerzésekre vonatkozó megbízások előkészítésében, különös tekintettel szerződéstervezet kidolgozására,
58. j)részt vesz a projektdokumentáció összeállításában,
59. k)részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a TSZ-szel való összhangjuk vizsgálatában – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is –, különös tekintettel azok pénzügyi, gazdasági szempontú szabályosságára, a szük séges forrásoknak a projekt keretein belüli rendelkezésre állására,
60. l)végzi a pályázat e-ügyintézési felületén (a továbbiakban: FAIR) szükséges adatfeltöltést és adatkezelést, ennek keretében kiemelten a pénzügyi, gazdasági vonatkozású adatrögzítést,
61. m)részt vesz a projekt kapcsán kötelezően előállítandó, az a)-
62. k)alpontban nem részletezett dokumentumok összeállításában,
63. n)részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és
64. o)felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 22. A projekt szakmai koordinátora
65. a)a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvé delmi szervezetektől kapott adatok alapján összeállítja az IH felé benyújtandó szakmai beszámoló jelentéseket, ideértve különösen az időszaki beszámolók szakmai tartalmát,
66. b)a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől, HM szervektől kapott adatok és a projektmenedzser feladatszabása alapján bedolgozik a projekttel kapcsolatos dokumentumokba, jelentésekbe és kidolgozza azok közül a szakmai vonatkozásúakat,
67. c)részt vesz a projekt változás bejelentések és a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállításában,
68. d)részt vesz a projekt előrehaladásának nyomon követésében,
69. e)részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek és a kifizetési ütemezés meghatározásában,
70. f)részt vesz a projekt keretében végrehajtásra tervezett (köz)beszerzésekre vonatkozó megbízások előkészítésében, szükség szerint együttműködve a műszaki ellenőrrel, különös tekintettel a műszaki követelmények és a szerződéstervezet kidolgozására,
71. g)részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a TSZ-szel való összhangjuk vizsgálatában – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is, különös tekintettel azok szakmai megfelelőségére,
72. h)részt vesz a projektdokumentáció összeállításában,
73. i)részt vesz a projekt (köz)beszerzési eljárásai kereté ben létrehozott bizottságok munkájában,
74. j)részt vesz a projekt kapcsán kötelezően előállítandó, az a)-
75. i)alpontban nem részletezett dokumentumok összeállításában,
76. k)részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben,
77. l)vizsgálja a számlákhoz tartozó teljesítések, teljesítést igazoló dokumentációk szakmai megfelelőségét, a teljesítés igazolására vagy annak megtagadására vonatkozóan javaslatot tesz a projektmenedzser felé,
78. m)közreműködik a projekt keretében történő tervezési feladatok lebonyolításában, a szükséges egyeztetésekben és elkészíti a tervdokumentáció véleményezését, összeállítja a tervek jóváhagyásához szükséges dokumentumokat, valamint a műszaki ellenőrökkel együttműködve, javaslatot tesz projektmenedzser felé a teljesítésigazolásra,
79. n)részt vesz a kivitelezési munkák során a hetenként levezetésre kerülő helyszíni kooperációkon,
80. o)támogatja és felügyeli a projekt megvalósulása során a műszaki ellenőrök tevékenységét, a kivitelezési munkák ütemterv szerinti előrehaladását, melyről a projektmenedzsmentet folyamatosan tájékoztatja,
81. p)kezdeményezi a projektmenedzsment felé a projekttel kapcsolatosan a tervezési- illetve kivitelezési munkák során felmerülő tisztázandó kérdések egyeztetését, összeállítja a szükséges döntési javaslatokat, és
82. q)felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 23. A projektadminisztrátor
83. a)megszervezi a projektértekezleteket, összeállítja az ehhez szükséges meghívókat, emlékeztetőket, gondoskodik az érintettek tájékoztatásáról,
84. b)megszervezi a tervegyeztetéseket, valamint a kivitelezési munkák során a helyszíni kooperációkat, ennek keretében összeállítja a szükséges meghívókat, koordinálja az emlékeztető kidolgozását és gondoskodik az érintettek tájékoztatásáról,
85. c)gondoskodik a dokumentációs, irattárazási, archiválási kötelezettségeknek való megfelelésről,
86. d)a kedvezményezett szervezet szervezeti és működési szabályzatában rögzítettek figyelembe vételével ellátja a tájékoztatási és nyilvánosság-biztosítási feladatok közül a projektmenedzser által meghatározott feladatokat, így különösen a kommunikációs terv előzetes összeállítását, az arculati kézikönyv szerinti nyilvánosság-biztosítási feladatok előkészítését, a kapcsolódó várható költségek felmérését,
87. e)ismerteti a projekt résztvevőivel az arculati szabályokat, mintadokumentumok kidolgozásával, az érintettek részére történő hozzáférhetővé tételével segíti alkalmazásukat és a projektmenedzser útján gondoskodik a betartatásukról,
88. f)összeállítja a projektmenedzsment tagjai által szolgáltatott adatok alapján az 57. pont
89. e)alpontja szerint a kedvezményezett szervezet saját hivatalos honlapján elkülönített aloldalán kialakított projekt honlapon történő megjelentetni tervezett dokumentumokat és kapcsolatot tart a kedvezményezett szervezet honlapjának szerkesztőjével a projektmenedzser útján,
90. g)támogatja a külső és belső partnerekkel, szolgáltató szervezetekkel való folyamatos kapcsolattartást,
91. h)részt vesz a projektdokumentáció összeállításában,
92. i)részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és
93. j)felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 24. A használó szervezet projekt helyszíni referense a projekt és a kedvezményezett szervezet közötti összekötőként, a projektmenedzser irányítása mellett
94. a)támogatja a használó szervezet a feladattal érintett szervezeti egységeinek a projektmenedzsmenttel történő együttműködését,
95. b)kezdeményezi a használó szervezeten belül a projekttel kapcsolatban felmerülő feladatok végrehajtását,
96. c)gondoskodik az információ operatív áramlásáról, ideértve különösen a használó szervezetnél megjelenő, a projekttel összefüggő okmányok, dokumentumok projektmenedzsment részére történő eljuttatását vagy megismerhetővé tételét,
97. d)figyelemmel kíséri a projektet érintő, a használó szervezet belső működési folyamataihoz kötődő feladatok határidőre történő lezárulását, a projekt ütemtervéhez képest felmerülő eltérés esetén beavatkozást kezdeményez,
98. e)szükség esetén részt vesz a projekt változás bejelentései és a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállításában,
99. f)részt vesz a projekt előrehaladásának nyomon követésében együttműködve a projekt szakmai koordinátorával,
100. g)elkészíti a kivitelezés előrehaladását jelentősen befolyásoló munkaterület biztosításának ütemezését, melynek betartásáért felelős a kivitelezés során,
101. h)biztosítja a tervezési munkák során a szükség szerinti helyszíni bejárásokat és adatszolgáltatást,
102. i)támogatja a kivitelezési ütemterv szerinti munkaterület biztosítását, akadályoztatás esetén intézkedést kezdeményez a használó szervezet vezetője felé a projektmenedzser útján,
103. j)részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek és a kifizetési ütemezés meghatározásában,
104. k)részt vesz a projekt keretében végrehajtásra tervezett (köz)beszerzésekre vonatkozó megbízások előkészítésében,
105. l)részt vesz a projekt kapcsán kötelezően előállítandó dokumentumok összeállításában,
106. m)részt vesz a projektdokumentáció összeállításában,
107. n)részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és
108. o)felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 25. Nem tagja a projektmenedzsmentnek, de a projektmenedzser meghívása alapján a projektmenedzsment munkájában, értekezletein részt vesz a HM BH vezetője által a projekthez kijelölt közbeszerzési szakértő és a HM GTSZF által a HM Miniszteri Kabinet személyi állományából felkérés alapján kijelölt, (köz)beszerzési eljárások koordinációjáért felelős szakember. 26. A közbeszerzési szakértő a projektmenedzser által meghatározott keretek között
109. a)részt vesz a projektmenedzsment munkájában, értekezletein,
110. b)részt vesz a projekt keretében végrehajtásra kerülő (köz)beszerzések előkészítésében,
111. c)együttműködik a projekthez tartozó (köz)beszerzési eljárásokat kezdeményező okmányok, dokumentumok összeállításában, azok ellenőrzésében,
112. d)a (köz)beszerzési eljárás során közzététel előtt gondoskodik a (köz)beszerzési dokumentumok projektmenedzsment általi felülvizsgálatáról,
113. e)részt vesz a projekthez kapcsolódó (köz)beszerzési eljárások lebonyolításában, a döntés-előkészítésben, és a szerződéskötés előkészítésében,
114. f)felügyeli a (köz)beszerzési eljárás minőségbiztosítási ellenőrzésének, a támogató tanúsítvány beszerzésének kezdeményezését, mely során együttműködik az ellenőrző hatóságokkal,
115. g)részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a TSZ-nek való megfelelőségük vizsgálatában – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is – különös tekintettel a kapcsolódó (köz)beszerzések szabályosságára, azok összhangjára a piaci ár igazolására vonatkozó követelményekkel,
116. h)részt vesz az IH felé benyújtandó szakmai beszámoló jelentések összeállításában, ideértve különösen azok (köz)beszerzést érintő szakmai tartalmát,
117. i)a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett HM szervektől, honvédelmi szervezetektől kapott adatok és a projektmenedzser feladatszabása alapján bedolgozik a projekttel kapcsolatos jelentésekbe és kidolgozza azok közül a (köz)beszerzések aktuális helyzetével összefüggőeket,
118. j)szükség esetén részt vesz a projekttel kapcsolatos változás bejelentések és a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállításában,
119. k)részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek és a kifizetési ütemezés meghatározásában,
120. l)részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és
121. m)felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfe lelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 27. A közbeszerzési eljárások koordinációjáért felelős szakember
122. a)részt vesz a projekt keretében végrehajtásra kerülő megbízások előkészítésében, (köz)beszerzési eljárások végrehajtásában,
123. b)részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a közbeszerzési szakértővel együttműködve véleményezi a (köz)beszerzési eljárások szabályosságát,
124. c)a projektmenedzser jelölése alapján – a döntési jogkörrel rendelkező vezető felkérésére – részt vesz a projekt (köz)beszerzési eljárásai keretében létrehozott bizottságok munkájában,
125. d)szükség szerint részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és
126. e)felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 28. A műszaki ellenőr
127. a)részt vesz a projekt megvalósításához szükséges ter vezési munkák során a tervezői egyeztetéseken, véleményezi a tervezők által készített javaslatokat, dokumentációkat,
128. b)együttműködik a projekt szakmai koordinátorával a tervező által elkészített tervdokumentációk véleményezésében, részt vesz az annak jóváhagyásához szükséges dokumentumok összeállításában,
129. c)együttműködik a projekt szakmai koordinátorával a projekt megvalósításához szükséges a kivitelezési munkák (köz)beszerzési eljárásának előkészítése során a műszaki követelmények tervezetének összeállításában,
130. d)együttműködik a projekt szakmai koordinátorával a projekt megvalósításához szükséges kivitelezési munkák (köz)beszerzési eljárása során az ajánlatok szakmai véleményezésében,
131. e)ellátja a projekt megvalósítása folyamán az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16. §-a szerinti műszaki ellenőri tevékenységeket,
132. f)elkészíti a projekt kapcsán az állománybavételi bizonylatokat, és
133. g)felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 3. Működési rend, együttműködés és döntéshozatal 29. A projekt előrehaladása, a kijelölt célok, indikátorok elérése érdekében a projekt végrehajtása során a projekt honvédelmi tárcán belüli érintettjei számára a feladatok elrendelése, végrehajtása, döntések előkészítése és meghozatala 30–35. pontban meghatározott működési rend szerint történhet. 30. A projektmenedzser
134. a)a projekt operatív döntéshozója,
135. b)döntéshozatalának elsődleges fóruma a projektérte kezlet,
136. c)a projektértekezletet a projekt ütemezéséhez, felada taihoz illeszkedve, de legalább havonta összehívja,
137. d)a projektértekezletre minden esetben meghívja a pro jektmenedzsment tagjait, és az értekezlet témája függvé nyében eseti döntéssel meghívhat a projektben érintett bármely résztvevőt,
138. e)döntéseit a döntési helyzettől függően szóban vagy írásban hozza meg,
139. f)a feladatok végrehajtását minden esetben írásban, e-mailben vagy a projektértekezletről készült emlékeztetőben, a határidő és a végrehajtó személyének megjelölésével rendeli el,
140. g)a projekt során az IH-val folytatott kommunikációban, egyeztetések alatt képviseli a kedvezményezett érdekeit,
141. h)felterjeszti a projektmenedzsment által összeállított javaslatokat, ügyiratokat a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője részére, és
142. i)a projekt során jelzi a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője felé a hatáskörét meghaladó tisztázandó kérdések felmerülését, majd a döntést követően végrehajtja az általa meghatározottakat. 31. A projektmenedzser döntéseit és a projektmenedzsment által összeállított, így különösen a FAIR rendszerbe feltöltésre kerülő dokumentumokat a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője a döntési helyzettől függően írásban vagy szóban hagyja jóvá. 32. A PIB
143. a)a projektmenedzsment keretein belül nem rendezhető problémák konszenzusos megoldása érdekében létrehozott testület,
144. b)döntéshozatalának elsődleges fóruma a PIB ülés,
145. c)alakuló és projektzáró ülését a projektmenedzser, a felmerült probléma megoldását célzó rendkívüli üléseit a projektszponzor, a projektmenedzser vagy a PIB bármely tagjának kezdeményezésére a PIB vezetője hívja össze,
146. d)döntéseit testületi formában, konszenzussal, írásban hozza meg,
147. e)ülésének emlékeztetőjét az abban foglalt írásos döntésekkel a PIB titkári teendőit ellátó projektkoordinátor legfeljebb 2 munkanapos határidővel a PIB tagjait delegáló honvédelmi szervezeteknek, HM szerveknek megküldi visszamutatásra, egyetértő visszajelzések, illetve a határidő eredménytelen lejárta esetén a döntés kötelező erőre emelkedik, és
148. f)ülésének emlékeztetőjével, az abban foglalt írásos döntésekkel kapcsolatos érdemi észrevétel határidőn belüli felmerülése esetén a PIB vezetője kezdeményezi ismételt ülés tartását, a vitás kérdés lezárását. 33. A projektszponzor
149. a)a projekt állami vezetői szintű döntéshozója,
150. b)döntéseit egyszemélyi formában, a döntési helyzettől függően szóban vagy írásban hozza meg, és
151. c)döntéshozatalának elsődleges formája eseti döntés az operatív és stratégiai döntéshozatali szinteken felmerülő döntési javaslatok jóváhagyásával vagy elutasításával. 34. A projektben érintett honvédelmi szervezetek és HM szervek, így különösen a kedvezményezett szervezet, a PIB tagjait, a projektmenedzsert és projektmenedzsment tagjait, valamint a projekt megvalósításának résztvevőit delegáló HM szervek, honvédelmi szervezetek a projekt sikeres végrehajtása érdekében folyamatosan együttműködnek. 35. Az együttműködés keretében
152. a)a projektmenedzser a projektmenedzsment tagjait és a projekt végrehajtásában résztvevő további személyeket – ideértve különösen a közbeszerzési szakértőt, a projekt megvalósításában közreműködő műszaki ellenőröket és munkatársakat –, szolgálati, illetve hivatali alárendeltségüktől függetlenül, közvetlenül irányítja a döntési jogkörébe tartozó kérdésekben,
153. b)a projektmenedzser, a projektmenedzsment tagjai és a projekt végrehajtásban résztvevő további személyek – ideértve különösen a közbeszerzési szakértőt, a projekt megvalósításában közreműködő műszaki ellenőröket és munkatársakat – közvetlenül együttműködnek egymással a projekt keretében a feladat- és hatáskörükbe utalt kérdésekben,
154. c)a használó szervezet a projektbe delegált képviselőin keresztül közvetlenül részt vesz a projektmenedzsment tevékenységében és a projekt keretein belül közvetlenül együttműködik azzal, és
155. d)valamennyi a projektben résztvevő HM szerv, honvédelmi szervezet köteles a projekttel összefüggő tevékenységét a projekt jelen együttes intézkedésben meghatározott keretein belül, a meghatározott testületeken és együttműködési fórumokon, így kiemelten a projektmenedzsmentben, a PIB-ben, a projektértekezleten és a PIB ülésen keresztül, a projekt résztvevőivel közvetlenül együttműködve végrehajtani. 4. A jelentési rend 36. A projekt előrehaladása, a kijelölt célok, indikátorok elérése, az eredmények bemutatása érdekében a projekt tevékenységéről – annak honvédelmi tárcán kívüli és belüli érintettjei számára – jelentések, beszámolók készülnek a 37–44. pontban meghatározott rend szerint. 37. A jelentési rend szempontjából a projekt honvédelmi tárcán kívüli érintettjének minősülnek – ennek keretében rendszeres és eseti adatszolgáltatást, jelentést, beszámolót kérhetnek a projektre vonatkozóan – különösen
156. a)az IH,
157. b)a Miniszterelnökség, és
158. c)az ellenőrzésre jogosult szervezetek. 38. A jelentési rend szempontjából a projekt honvédelmi tárcán belüli érintettjének minősülnek, így eseti adat szolgáltatást, jelentést, beszámolót kérhetnek a projektmenedzsmenttől a projektre vonatkozóan
159. a)a projektszponzor, és
160. b)a PIB tagjait delegáló honvédelmi szervezetek és HM szervek vezetői. 39. A projektmenedzsment belső jelentési rendjének részei a következők:
161. a)a személyes jelentés, melynek alapvető fóruma a legalább havonta egyszer összehívott projektértekezlet, melyről emlékeztető készül,
162. b)az előrehaladás nyomon követése érdekében a projekt résztvevői által a projektmenedzsernek elektronikus levél formájában megküldött – az 1. melléklet szerinti tartalommal összeállított – formalizált, havi projektjelentés, melyet a projektadminisztrátor fog össze, és mely alapját képezi a havi projekt értekezleteknek, valamint
163. c)a havi jelentések között a halasztást nem tűrő, előre nem látható események, körülmények esetén soron kívül készülő projektjelentés, melynek előkészítését a projektadminisztrátor koordinálja, és amely alapját képezi a rendkívüli projekt értekezleteknek. 40. A honvédelmi tárcán kívüli érintetteknek készülő beszámolókat, jelentéseket, adatszolgáltatásokat a projektmenedzsment állítja össze és a kedvezményezett szervezet vezetője vagy a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője hagyja jóvá, ideértve különösen az IH részére továbbítandó időszakos beszámolókat, az IH részére benyújtandó státuszjelentéseket, a záró beszámolót, az ezekhez a kapcsolódó kifizetési igényeket, a változás bejelentéseket és a TSZ módosítási kérelmeket. 41. A HM utasítás 6. §

(8)bekezdésében meghatározott, a projekt megvalósítását veszélyeztető probléma felmerülésére vonatkozó jelentést a projektmenedzsment állítja össze, a projektmenedzser kiadmányozza, és a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetőjének útján küldi meg a HM GTSZF részére.

1. A HM utasítás
2. §-ában meghatározott jelentést – az
3. melléklet szerinti formában – a projektmenedzsment állítja össze és terjeszti fel a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetőjének útján a HM VGH VGTI EUPTO egyetértésével a kedvezményezett szervezet vezetője részére jóváhagyásra. A jóváhagyott jelentést a HM VGH VGTI EUPTO összesíti és minden negyedév utolsó hónapjának
4. napjáig megküldi a HM GTSZF részére.
5. A honvédelmi tárcán belüli érintetteknek készülő, a
6. és
7. pont alá nem tartozó, a projekt működésével összefüggő, annak európai uniós finanszírozásából következően előkészítendő beszámolókat, jelentéseket, adatszolgáltatásokat a projektmenedzsment állítja össze a projektmenedzser egyetértésével, azokat a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője kiadmányozza és a használó szervezet egyidejű tájékoztatása mellett küldi meg a címzett részére.
8. A projekt működésével közvetlenül össze nem függő, az érintett HM szervek, honvédelmi szervezetek működési rendjén alapuló beszámolókat, jelentéseket, adatszolgáltatásokat azok belső működési szabályainak megfelelően kell elkészíteni, felterjeszteni.
9. A dokumentumok kezelése, tárolása, nyilvántartása, megőrzése
10. A projekthez kapcsolódó dokumentumok nyilvántartását kedvezményezett szervezet által erre a célra biztosított iktatólapon kell végrehajtani, a 46–
11. pontban foglaltak figyelembevételével.
12. Ha jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső rendelkezés eltérően nem rendelkezik, a projekthez kötődő dokumentumok kiállítására olyan példányszámban és módon kell intézkedni, amely lehetővé teszi, hogy – a műszaki tervdokumentáció kivételével – egy eredeti példány minden dokumentumból – ideértve különösen a kiadmányozott ügydarabokat, a (köz)beszerzési eljárás során keletkezett dokumentumokat, számlákat, az ezeket alátámasztó dokumentumokat – a projektmenedzsment részére megküldésre kerülhessen. A projektmenedzsment kötelespéldányát a projektadminisztrátor tárolja digitális formában és eredetben, papíralapon is.
13. A projekthez kötődő műszaki tervdokumentáció kiállítására olyan példányszámban és módon kell intézkedni, ami lehetővé teszi, hogy két eredeti példány minden dokumentumból a projektmenedzsment részére megküldésre kerülhessen. A projektmenedzsment egy-egy köteles példányát a projektadminisztrátor, és a kijelölt projekt szakmai koordinátor tárolja digitális formában és eredetben, papíralapon is.
14. A projekthez kötődő valamennyi dokumentum megőrzési idejének megállapításakor figyelembe kell venni a TSZ-ben rögzített megőrzési kötelezettséget.
15. A kedvezményezett szervezet vezetője és a projektmenedzser gondoskodnak arról, hogy minden olyan hivatalos értesítést, megkeresést, amely a kedvezményezett szervezet hivatalos elektronikus címére érkezik, a lehető legrövidebb időn belül megkapja mind a kedvezményezett szervezet, mind a projektmenedzsment tagjai, ennek érdekében a) a kedvezményezett szervezet vezetője intézkedik, hogy a szervezet elérhetőségeire érkező, a projekthez kötődő hivatalos megkeresések soron kívüli referálás mellett, haladéktalanul, elektronikusan továbbításra kerüljenek a projektmenedzser elektronikus elérhetőségére, és b) a projektmenedzser gondoskodik arról, hogy a projekt kapcsán a FAIR rendszerbe érkező minden hivatalos értesítés, megkeresés elektronikus úton a kedvezményezett szervezet vezetője, valamint a projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője és a projektben végrehajtásában közreműködő szakmai munkatársak, mind a projektmenedzsment tagjai számára haladéktalanul hozzáférhetővé váljon.
16. A (köz)beszerzések lefolytatására vonatkozó sajátos szabályok
17. A kedvezményezett szervezet vezetője kezdeményezi, hogy a honvédelmi szervezetek beszerzéseinek eljárási rendjéről szóló 18/
18. (III. 7.) HM utasításban kizárólagos jogosultsági körbe tartozóként meghatározott (köz)beszerzési eljárások az utasítás
19. §-a alapján, a kedvezményezett szervezet hatáskörébe esetileg delegálásra kerüljenek.
20. A kedvezményezett szervezet jogosult meghatalmazni a HM BH-t a projekthez kapcsolódó valamennyi (köz)beszerzés lebonyolításával, figyelemmel a közbeszerzésekről szóló
21. évi CXLIII. törvény
22. §

(1)bekezdésére, ilyen esetben a HM BH a (köz)beszerzési eljárás során – járulékos közbeszerzési szolgáltatás keretében – a kedvezményezett szervezet nevében és javára jár el ajánlatkérőként. 52. Az 51. pont alapján lefolytatásra kerülő (köz)beszerzési eljárás lebonyolítása során a HM BH közbeszerzési szabályzatának figyelembevételével kell eljárni. A kedvezményezett szervezet és a HM BH együttműködik a szakértői, valamint a bíráló bizottságok összetételének meghatározásakor, azzal, hogy azokban a részvételt biztosítani kell a projektmenedzser által kijelölt személyek részére. 53. A (köz)beszerzéssel összefüggő dokumentumok kapcsán a 46. és 47. pontban foglaltakat úgy kell végrehajtani, hogy ahol a projektmenedzsment részére eredeti példányt biztosítani – eltérő jogszabályi rendelkezés miatt – nem lehet, ott elektronikus másolati példány átadásával kell az érintett dokumentumokat megküldeni a projektmenedzsment részére. 54. A (köz)beszerzéssel összefüggő dokumentumok projektmenedzsment részére összeállított példányát a (köz)beszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés aláírását követően haladéktalanul át kell adni a projektmenedzsmentnek. 55. A (köz)beszerzések támogató minőségbiztosítási tanúsítványának beszerzése érdekében a projekt közbeszerzési szakértője közvetlenül tartja a kapcsolatot az ellenőrző hatóságokkal és ha szükséges, jogosult az eljárások során felmerülő szükséges okmányok, dokumentumok soron kívül történő HM BH illetékes vezetőjével való jóváhagyatására. 7. Képviselet és külső kommunikáció 56. A projekt képviseletére

1. a)a kedvezményezett szervezet vezetője a 16. pontban,
2. b)a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támo gatásért felelős vezetője a 17. pontban, és
3. c)a projektmenedzser a 18. pontban meghatározott keretek között jogosult. 57. A projekt kapcsán a Széchenyi 2020 Kedvezményezettek Tájékoztatási Kötelezettségei útmutató és arculati kézikönyv „KTK 2020“ című dokumentumban (a továbbiakban: KTK2020 útmutató), a felhívásban és a TSZ-ben előírt tájékoztatási és nyilvánosság-biztosítási feladatok körébe tartozó kommunikációs feladatokat az alábbiak szerint kell végrehajtani:
4. a)a tájékoztatás és a nyilvánosság biztosítása feladatainak végrehajtásáért a kedvezményezett szervezet vezetője, a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője és a projektmenedzser felelős,
5. b)a rendezvények, egyeztetések, megbeszélések körülményeit környezettudatos módszerekkel kell megteremteni,
6. c)a projekttel összefüggő kötelező tájékoztatási és nyilvánosság-biztosítási feladatokat a projektadminisztrátorral együttműködve a kedvezményezett szervezet a szervezeti és működési szabályzatában rögzítettek figyelembe vételével látja el,
7. d)a kommunikációs terv előzetes összeállítása, a nyilvánosság biztosítása feladatainak előkészítése, a kapcsolódó várható költségek felmérése, az arculati szabályok a projekt résztvevőivel történő megismertetése és a mintadokumentumok kidolgozása a 23. pontban foglaltak alkalmazásával a projektadminisztrátor feladata, a kapcsolódó beszerzésekre a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője intézkedik, és
8. e)a kedvezményezett szervezet honlapján közzéteendő, a projekthez kapcsolódó, annak fenntartási időszak zárásáig folyamatosan frissítendő tájékoztató a szervezet saját honlapján www.hm.vedelemgazdasagihivatal.kormany.hu oldalon, elkülönített aloldalon a megjelenés általános szabályai szerint kerül közzétételre. 58. A KTK2020 útmutatóban, a felhívásban és a TSZ-ben előírt tájékoztatási és nyilvánosság-biztosítási feladatok körébe nem tartozó kommunikáció tekintetében a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség külső kommunikációjának rendjéről 72/2011. (VI. 30.) HM utasítás alkalmazandó. 8. A projekt résztvevőinek kijelölése, foglalkoztatása, tevékenységük díjazása 59. A projekt résztvevőinek delegálására a HM utasítás 6. §-ában foglaltak szerint, a 3. mellékletben meghatározott delegáló lap kitöltésével intézkedik a delegáló honvédelmi szervezet, HM szerv vezetője, az alábbi kivételekkel:
9. a)a PIB tagjai a 8. pontban kerülnek meghatározásra, és
10. b)a projektmenedzser a HM utasítás 6. §

(4)bekezdése szerint kerül kijelölésre.

1. A projekt résztvevőinek kedvezményezett szervezettel való viszonyának kialakítása, feladatai, felelősségének részletes tisztázása érdekében a kedvezményezett szervezet vezetője – a delegált személy munkáltatói jogkört gyakorló, a delegáló döntést meghozó szervezeti vezetője egyetértésével – az érintett jogállásától függően a) célfeladatot ír ki a honvédek jogállásáról szóló
2. évi CCV. törvény (a továbbiakban: Hjt.)
3. § alapján, b) célfeladatot ír ki a közszolgálati tisztviselőkről szóló
4. évi CXCIX. törvény (a továbbiakban: Kttv.)
5. §

(2)és

(3)bekezdése alapján, vagy c) kezdeményezi, hogy az érintett személy munkavégzése annak megvalósulási helyétől függetlenül, a kedvezményezett szervezet javára kerüljön elrendelésre – a projekt keretein belül, a részvétel mértékével arányosan – a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (a továbbiakban: Kjt.) 44/A. §

(2)bekezdése szerinti más munkáltatónál történő munkavégzésre vonatkozó szabályok szerint. 61. A Hjt. és a Kttv. hatálya alá tartozó delegált személyek esetén a célfeladatban kell rögzíteni legalább a projekt számát, nevét és a delegált személy

1. a)projekt keretében történő munkavégzésének elrendelt időtartamát, a feladathoz rendelt munkaórák maximális mennyiségét,
2. b)által elvégzendő feladatokat,
3. c)hatás- és jogkörét, a felelősségi viszonyokat, és
4. d)részére elrendelt feladathoz meghatározott juttatás összegét, a folyósítás feltételeit. 62. A projekten belüli tevékenység a Hjt. és a Kttv. hatálya alá tartozó delegált személyek esetében célfeladatban a Kttv. 154. §

(2)bekezdése, illetve a Hjt.

1. § szerinti esetekben rendelhető el, ideértve azt az esetet is, ha az előírt feladat az érintett munkaköri leírásában nem szerepel.
2. Az 59-
3. pontban meghatározott célfeladatot érintő, a közszolgálati tisztviselők részére adható juttatásokról és egyes illetménypótlékokról 249/
4. (VIII. 31.) Korm. rendelet
5. §

(4)bekezdése szerinti adatszolgáltatást a projektmenedzsment készíti elő és a kedvezményezett szervezet vezetője kiadmányozza.

1. A Kjt. hatálya alá tartozó delegált személyek esetén az
2. pont c) alpontjában meghatározott kezdeményezést követően a Kjt. 44/A. §

(3)bekezdésére is tekintettel, de az időtartamtól függetlenül minden esetben az érintett munkáltatója, az érintett és a kedvezményezett szervezet közötti háromoldalú megállapodásban kell rögzíteni legalább a projekt számát, nevét és a delegált személy

1. a)projekt keretében – az 60. pont
2. c)alpont szerinti más munkáltatónál – történő munkavégzésének maximális időtartamát,
3. b)által elvégzendő feladatokat,
4. c)hatás- és jogkörét, a felelősségi viszonyokat, és
5. d)részére elrendelt feladathoz meghatározott juttatás összegét, a folyósítás feltételeit. 65. A Kjt. hatálya alá tartozó delegált személyek esetén a munkakörbe nem tartozó vagy a munkakör ellátásából adódó általános munkaterhet jelentősen meghaladó tevékenységet – a projekt költségvetésében biztosított elkülönített forrás terhére – a Kjt. 77.

(1)bekezdésében meghatározott átmeneti többletfeladatok teljesítéséért megállapított egyszeri kereset kiegészítés megállapításával kell ellentételezni a mérföldkövek teljesítésével arányosan.

1. A projekt költségvetésében biztosított elkülönített forrás terhére – azoknál a személyeknél, akiknél a projektben ellátott feladat a munkaköri leírásukban rögzített vagy rögzíthető, az általános munkaterhet jelentősen meg nem haladó tevékenységet jelent – a személyi juttatásuk projektre fordított, arányos részét kell elszámolni. Esetükben a feladat elvégzése célzottan nem ellentételezhető, azok elvárásokat elérő vagy felülmúló teljesítésének díjazása az érintett jogviszonya szerinti, illetményre, illetve illetményjellegű juttatásokra, pénzjutalomra vonatkozó szabályok alapján történhet.
2. Záró rendelkezések
3. Ez az együttes intézkedés az aláírását követő napon lép hatályba. Dr. Dankó István s. k., HM közigazgatási államtitkár