59/2016. (HK 7.) HM KÁT–HVKF együttes intézkedése a Környezet és Energiahatékonysági Operatív Program KEHOP- 5.2.1. „Egyházi fenntartású kórházak, val

59/2016. (HK 7.) HM KÁT–HVKF együttes intézkedése a Környezet és Energiahatékonysági Operatív Program KEHOP- 5.2.1. „Egyházi fenntartású kórházak, valamint a Magyar Honvédség Egészségügyi Központ épületenergetikai fejlesztése” tárgyú felhívás keretében megvalósuló „A Magyar Honvédség Egészségügyi Központ épületenergetikai fejlesztése”című projekt előkészítésének és végrehajtásának feladatairól. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény 52. § (1) bekezdése, valamint a honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 6. § (1) bekezdés 1. pontja és 11. § (3) bekezdése alapján – figyelemmel az Európai Unió 2014–2020-as programozási időszak forrásainak tárca szintű tervezésével és felhasználásával kapcsolatos feladatok végrehajtásáról szóló 24/2014. (III. 31.) HM utasításban foglaltakra – a következő együttes intézkedést adjuk ki: 1. Általános rendelkezések 1. Az együttes intézkedés hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelemért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, a miniszter irányítása alá tartozó központi hivatalokra, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezetek) terjed ki. 2. Az Környezeti és Energiahatékonysági Operatív Program (a továbbiakban: KEHOP) KEHOP-5.2.1. „Egyházi fenntartású kórházak, valamint a Magyar Honvédség Egészségügyi Központ épületenergetikai fejlesztése” tárgyú felhívás (a továbbiakban: felhívás) keretében megvalósuló, „A Magyar Honvédség Egészségügyi Központ épületenergetikai fejlesztése”című projekt (a továbbiakban: projekt) célja az egészségügyi ellátást biztosító középületek energiahatékonysági korszerűsítéseinek támogatása. A projektben érintett HM szervek, honvédelmi szervezetek a kapcsolódó feladataikat úgy látják el, hogy a projekt megvalósulása támogassa a KEHOP-ban meghatározott eredmények elérését, hozzájáruljon a környezetvédelmi célkitűzések eléréséhez. 3. A projekt megvalósítása során elvárás, hogy annak eredményeként csökkenjen a középületek primer energia felhasználása, éves elsődleges energia-fogyasztása és rezsiköltsége. A projektben érintett HM szervek, honvédelmi szervezetek együttműködnek annak érdekében, hogy a fejlesztéssel az MH Egészségügyi Központ (a továbbiakban: MH EK) egészségügyi ellátást biztosító épületeinek energiahatékonysági korszerűsítése megtörténjen, ezzel a projekt járuljon hozzá az érintett egészségügyi létesítmények épületenergetikai fejlesztéséhez, és a fosszilis energiahordozó-megtakarítás következtében hazánk üvegházhatású gázkibocsátásának csökkentéséhez. 4. Az érintett HM szervek, honvédelmi szervezetek a projektet a KEHOP irányító hatósági feladatait ellátó Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Környezeti és Energiahatékonysági Operatív Program Felelős Helyettes Államtitkársággal (a továbbiakban: IH) szoros együttműködésben valósítják meg. 2. A projekt irányítása, a projektben érintett szervezetek feladatai, jogkörei, felelőssége 5. Az Európai Unió 2014–2020-as programozási időszak forrásainak tárca szintű tervezésével és felhasználásával kapcsolatos feladatok végrehajtásáról szóló 24/2014. (III. 31.) HM utasítás (a továbbiakban: HM utasítás) 6. § (7) bekezdésében meghatározott feladatokat projektszponzorként a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkár látja el. 6. A HM utasítás 6. § (6) bekezdése alapján Projekt Irányító Bizottság (a továbbiakban: PIB) kerül létrehozásra, melynek vezetője a HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH) infrastrukturális és fejlesztési főigazgató helyettese, és tagjai: a) a HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály (a továbbiakban: HM GTSZF) Erőforrás és Védelmi Költségvetés Tervezési Osztály osztályvezetője, b) a HM VGH Infrastrukturális Igazgatóság (a továbbiakban: HM VGH II) igazgatója, c) A HM VGH Vezetés- és Gazdálkodás Támogató Igazgatóság Európai Uniós Programokat Támogató Osztály (a továbbiakban: HM VGTI EUPTO) osztályvezetője, d) HM Beszerzési Hivatal (a továbbiakban: HM BH) Szolgáltatási, EU-s projektek és Építési Beruházási Igazgatóság igazgatója, továbbá e) az MH EK Gazdasági Igazgatóság Üzemeltetési Osztály osztályvezetője. 7. A PIB ülésein a titkári teendőket – tagság és szavazati jog nélkül – a projektkoordinátor látja el, továbbá a PIB ülésein a projektmenedzser – tagság és szavazati jog nélkül – előterjesztőként részt vesz. 8. A PIB tagjait rendkívüli esetben döntési jogkörrel felruházott helyettes is képviselheti, amiről a meghívó kézhezvételét követően a tagot delegáló HM szerv, honvédelmi szervezet vezetője írásban, a helyettesítés indokának megjelölésével tájékoztatja a PIB vezetőjét. 9. A kedvezményezett szervezet a HM VGH. 10. A kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője a HM VGH infrastrukturális és fejlesztési főigazgató helyettese. 11. A projektmenedzsment tagjai: a) projektmenedzserként egy, a HM VGH b) projektkoordinátorként egy, a HM GTSZF, c) projekt szakmai koordinátorként kettő, a HM VGH d) projekt pénzügyi koordinátorként egy, a HM VGH e) projektadminisztrátorként egy, a HM VGH, és f) a használó szervezet projekt helyszíni referenseként egy az MH EK vezetője által delegált személy. 12. A 11. pontban kijelölt szervezetek vezetője által a projektmenedzsmentbe a 11. pontban meghatározott felelősségi köröknek megfelelő szaktudással és szakmai tapasztalattal rendelkező személyek delegálhatóak azzal, hogy a kijelöléskor kiemelt figyelemmel kell lenni arra, hogy a projekt sikeres végrehajtásához szükséges kapacitás rendelkezésre álljon. 13. A projektszponzor a projekt felsővezetői szintű támogatója, az állami vezetők felé annak képviselője, aki a szervezeti és a projektfolyamatok, érdekek összehangolására, az erőforrások biztosítására saját hatáskörben intézkedni, illetve a hatáskörét meghaladó kérdésekben állami vezetői intézkedést kezdeményezni jogosult és a) biztosítja a projekt sikerességéhez szükséges szabályozói környezetet és feltételrendszert, b) a jelentési rendszer fenntartásával biztosítja a projekt ellenőrzött végrehajtását, c) döntési jogkörrel rendelkezik a hatáskörébe tartozó, a PIB hatáskörét meghaladó vagy annak döntéshozatali eljárásában konszenzusos döntést nem eredményező kérdésekben, d) döntést kezdeményezhet a hatáskörébe nem tartozó, a PIB hatáskörét meghaladó vagy annak döntéshozatali eljárásában konszenzusos döntést nem eredményező kérdésekben a hatáskörrel rendelkező állami vezetőnél, e) jóváhagyja a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetőjének a projektmenedzser tevékenységének értékelésére és díjazására vonatkozó, félévente összeállításra kerülő javaslatát, f) egyetértési jogköre van a projektet veszélyeztető, ellehetetlenítő események, körülmények kapcsán a döntés meghozatalában, és g) felelős a jogkörei rendeltetésszerű gyakorlásáért, feladatainak sikeres végrehajtásáért. 14. A PIB a) feladata a jelentési rendszer útján felügyelni a projekt előrehaladását, kitűzött céljainak megvalósulását, szabályosságát és eredményességét, b) feladata a projekt keretein belül kezelni az annak végrehajtása során kialakuló konfliktushelyzeteket, c) döntési jogkörrel rendelkezik a tagjai hatáskörébe tartozó, a projektmenedzsment hatáskörét meghaladó vagy annak döntéshozatali szintjén vitásként fennmaradó kérdésekben, d) döntést kezdeményezhet a tagjai hatáskörébe nem tartozó, a projektmenedzsment hatáskörét meghaladó vagy annak döntéshozatali szintjén vitásként fennmaradó kérdésekben a projektszponzornál, és e) felelőssége kiterjed a jogkörei rendeltetésszerű gyakorlására, feladatainak sikeres végrehajtására. 15. A PIB tagjait delegáló HM szervek, honvédelmi szervezetek a) feladata a projekthez történő hozzájárulás révén stratégiai szinten biztosítani a projekt működési feltételeit, ezen belül kiemelten a projektmenedzsmenthez szükséges emberi erőforrást, szakértelmet, b) vezetői gondoskodnak a projekthez rendelt személyek rendelkezésre állásáról, ennek keretében a delegált személyek távolléteit a projektmenedzserrel egyeztetve engedélyezik, ideiglenes helyettesítésükre, illetve a tartós akadályoztatás esetén új személy delegálására intézkednek, és c) felelősek azért, hogy a projekt célkitűzései összhangban legyenek a projekthez kapcsolódó szakmai koncepciókkal, stratégiákkal, és a kedvezményezett szervezet valamint a HM célkitűzéseivel. 16. A kedvezményezett szervezet vezetője a projekt sikeres megvalósításának elsődleges felelőse, aki a projekt egésze tekintetében a) a projekt hivatalos képviselője, ennek keretében kizárólagos joggal jogosult a támogatási szerződés (a továbbiakban: TSZ) és módosításai aláírására, b) a TSZ és módosításai aláírásával elfogadja a projekt kereteit, illetve annak változásait, ideértve különösen a projekt hatókörét, céljait, a kapcsolódó költségkereteket és határidőket, valamint a projekt indikátorait, c) a jogszabályok, a közjogi szervezetszabályozó eszközök és a kedvezményezett szervezet belső rendelkezései szerint gondoskodik a pénzügyi ellenjegyzési, a kötelezettségvállalási, a teljesítés igazolására vonatkozó, az érvényesítési és az utalványozási jogkör gyakorlásáról, gyakoroltatásáról, d) a projekt beszerzéseihez kapcsolódó teljesítésigazolások tekintetében biztosítja a projektmenedzser javaslattételi, egyetértési jogkörének gyakorlását, e) biztosítja a kedvezményezett szervezet és a projektmenedzsment közötti folyamatos együttműködést, f) a projekt keretében biztosított források terhére történő munkakörön belüli célzott szolgálatteljesítési idő-, munkaidő- felhasználás, többletfeladat elrendelésével, célfeladat kiírásával, megbízási jogviszony létesítésével gondoskodik a projekthez szükséges szaktudás és humánkapacitás rendelkezésre állásáról, ezen belül kiemelten a projekt irányításához szükséges személyi feltételek a HM közigazgatási államtitkár döntésén alapuló megteremtéséről, g) felügyeli a projekt előrehaladását, biztosítja az ahhoz szükséges erőforrások rendelkezésre állását, h) a kedvezményezett szervezet belső szabályozóinak szükség szerinti módosításával biztosítja a projektmenedzser részére a projekt adminisztrációjához szükséges feltételeket, i) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, elfoglaltsága esetén meghatalmazottat jelöl ki, és j) felelős a jogkörei rendeltetésszerű gyakorlásáért, a projekt sikeres és szabályos végrehajtásáért. 17. A kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője a projekt sikeres megvalósításának szakmai felelőse, aki a projekt egésze tekintetében 1. a kedvezményezett szervezet vezetőjének jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben és belső rendelkezésben meghatározott jogköreit nem csorbítva képviseli a projektet az IH felé, a projekthez kötődő kommunikáció és rendezvények során, 2. a projekt hivatalos képviselője, melynek keretében jogosult a TSZ és módosításai kivételével az IH részére megküldésre kerülő dokumentumok aláírására, 3. a projektmenedzser javaslata alapján döntési jogkörrel bír a TSZ-ben rögzített célok és indikátorok eléréséhez szükséges feladatok tekintetében, a rendelkezésére bocsátott erőforrás-keretek között, a kedvezményezett szervezet jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben és belső rendelkezésben rögzített munkáltatói, pénzügyi ellenjegyzési, kötelezettségvállalási, teljesítés igazolására vonatkozó, érvényesítési és utalványozási jogköreit érintő kérdésekben, 4. egyetértési joggal rendelkezik a projekttel összefüggő valamennyi érdemi, de a döntési és javaslattételi jogkörébe nem tartozó kérdés tekintetében, ideértve különösen a TSZ megkötését, módosítását, megszüntetését, a projekt részére biztosított források felhasználását, valamint a feladatok ütemezését, a projekt emberi erőforrás-kapacitásának felhasználását befolyásoló kérdéseket, 5. projektmenedzser javaslata alapján egyetértési joggal rendelkezik a projektmenedzser kivételével a projektmenedzsment tagjai, a közbeszerzési szakértő, valamint a megvalósításban közreműködő műszaki ellenőrök és szak mai munkatársak tevékenységének értékelésében, ennek keretében – a jelen együttes intézkedésben meghatározott keretek között – az érintettek tevékenységének díjazására, az általuk vállaltak teljesülésének elfogadására vagy elutasítására vonatkozóan, továbbá értékeli a projektmenedzser tevékenységét, javaslatot tesz díjazására, 6. jogosult a projektben biztosított támogatás terhére és mértékéig a kedvezményezett szervezet vezetője felé a projektmegvalósításhoz szükséges műszaki ellenőrök kijelölését kezdeményezni a projektmenedzser javaslata alapján, 7. a projektben biztosított támogatás terhére és mértékéig a projektmenedzser javaslata alapján egyetértési joggal rendelkezik a kedvezményezett szervezet vezetője felé a jelen együttes intézkedésben nem nevesített – a projektmegvalósítás körébe tartozó – szerepkörök kialakításában, további személyeknek a projekt megvalósításba történő szükséges mértékű bevonásában, 8. a projektmenedzser javaslata alapján egyetértési joggal rendelkezik az érintett személy projektre történő kijelölésének visszavonásában, helyette új személy kijelölésének írásban történő kezdeményezésében, a projektszponzor, a PIB tagjai és a kedvezményezett szervezet vezetője egyidejű értesítése mellett a delegáló szervezet vezetőjénél annak jelzésében, ha a projekten belüli tevékenység értékelése során a projekt létét, indikátorai elvárt értékének elérését, külső megítélését, vagy a végrehajtás szabályosságát veszélyeztető magatartást tapasztal, 9. jogosult a PIB eseti ülésének összehívására a döntési jogkörét meghaladó vagy az azon kívül eső vitás kérdésekben, 10. jogosult a PIB összehívására a döntési jogkörébe tartozó azon vitás szakmai kérdések tekintetében, amelyek érintik a projekt megvalósulását, ideértve különösen a mérföldkövek, határidők, indikátorok teljesülését, a beszámolást, a költségek elszámolását, a projekt fenntarthatóságát, és amelyekben egyértelmű döntést hozni saját hatáskörben nem tud, vagy azzal olyan érdeksérelmet okozhat, amely a projekt kockázatait érdemben növelné, 11. jóváhagyja a döntés-előkészítés dokumentumait a projektet érintő, a kedvezményezett szervezet vezetője, a PIB és a projektszponzor hatáskörébe tartozó döntések esetében, 12. jóváhagyja az IH felé benyújtandó beszámolók, jelentések tervezetét, 13. jóváhagyja a projekttel kapcsolatos, a 12. alpontba nem tartozó jelentések tervezetét, különös tekintettel a projekt előrehaladását érintő jelentésekre, 14. egyetértési joggal rendelkezik a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezése, a TSZ-szel való összhangjuk vizsgálata tekintetében – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is – különös tekintettel azok szabályosságára, a bennük foglalt határidők és a TSZ összhangjára, valamint a szükséges forrásoknak a projekt keretein belüli rendelkezésre állására, 15. felügyeli a projekt TSZ szerinti megvalósulását, az esetlegesen felmerülő eltérések esetén azok kezelését, így különösen az eltérések felszámolását, ha ez nem lehetséges, elrendeli a változás bejelentések vagy a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállítását és az IH felé történő benyújtását, 16. jóváhagyja a projekt ütemtervét, így különösen a mérföldkövek meghatározását, figyelemmel kíséri azok teljesülését, 17. jóváhagyja a projekt kapcsán kötelezően előállítandó dokumentumokat, 18. felügyeli a nyilvánosság biztosításához kötődő feladatok végrehajtását, a szükséges mértékben közreműködik azok teljesítésében, 19. a projekt teljes életciklusán belül a projektmenedzsment által felterjesztett témákban dönt a projekt tervszerű előrehaladása, a cél és részcélok teljesítése érdekében, 20. felügyeli a kedvezményezett szervezet vezetője által a projekt forrásainak terhére megvalósított, emberi és anyagi erőforrásokkal történő gazdálkodást, 21. felügyeli a projektben érintett honvédelmi szervezetek, HM szervek közötti együttműködést, a projektmenedzser javaslata alapján jóváhagyja a projekt kockázat kezelési lapokat, és a projekt koordinátor adatszolgáltatása alapján, nyomon követi azok a projektben felmerülő kockázati tényezők alakulását, beavatkozik a bekövetkezésük elkerülése, vagy hatásuk csökkentése érdekében, 22. felügyeli a projekt végrehajtásával összefüggő számlák kifizetését, a kifizetések késedelme esetén intézkedést kezdeményez a hiányosság felszámolása érdekében, és 23. felelős a jogkörei rendeltetésszerű gyakorlásáért, a projekt sikeres és szabályos végrehajtásáért. 1. a kedvezményezett szervezet vezetőjének és a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetőjének jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben és belső rendelkezésben meghatározott jogköreit nem csorbítva képviseli a projektet az IH felé, a projekthez kötődő teljes körű kommunikáció és rendezvények során, 2. a projektmenedzsment elsődleges döntéshozója és döntés-előkészítője, ebben a szerepkörében döntési jogkörrel bír a TSZ-ben rögzített célok és indikátorok eléréséhez szükséges feladatok tekintetében, a rendelkezésére bocsátott erőforrás-keretek között, a kedvezményezett szervezet jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben és belső rendelkezésben rögzített munkáltatói, pénzügyi ellenjegyzési, kötelezettségvállalási, teljesítés igazolására vonatkozó, érvényesítési és utalványozási jogköreit érintő kérdések kivételével, 3. javaslattételi jogkörrel bír a TSZ-ben rögzített célok és indikátorok eléréséhez szükséges feladatok tekintetében a kedvezményezett szervezet jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben és belső rendelkezésben rögzített munkáltatói, pénzügyi ellenjegyzési, kötelezettségvállalási, teljesítés igazolására vonatkozó, érvényesítési és utalványozási jogköreit érintő kérdésekben, 4. egyetértési joggal rendelkezik a projekttel összefüggő valamennyi érdemi, de a döntési és javaslattételi jogkörébe nem tartozó kérdés tekintetében, ideértve különösen a TSZ megkötését, módosítását, megszüntetését, a projekt részére biztosított források felhasználását, valamint a feladatok ütemezését, a projekt emberi erőforrás-kapacitásának felhasználását befolyásoló kérdéseket, 5. javaslattételi jogkörrel rendelkezik a projektmenedzser kivételével a projektmenedzsment tagjainak, a közbeszerzési szakértő, és a megvalósításban közreműködő műszaki ellenőrök és munkatársak a tevékenységének értékelésére, ennek keretében – a jelen együttes intézkedésben meghatározott keretek között – javaslatot tehet az érintettek tevékenységének díjazására, az általuk vállaltak teljesülésének elfogadására vagy elutasítására, 6. a projektben biztosított támogatás terhére és mértékéig – az érintett személy közvetlen szolgálati elöljárójával, hivatali felettesével egyeztetve – jogosult javaslatot tenni a kedvezményezett szervezet vezetője felé a jelen együttes intézkedésben nem nevesített – a projektmegvalósítás körébe tartozó – szerepkörök kialakítására, további személyeknek a projekt megvalósításba történő szükséges mértékű bevonására, 7. jogosult az érintett személy projektre történő kijelölésének visszavonását, helyette új személy kijelölését írásban, a projektszponzor, a PIB tagjai és a kedvezményezett szervezet vezetője egyidejű értesítése mellett kezdeményezni a delegáló szervezet vezetőjénél, ha a projekten belüli tevékenység értékelése során a projekt létét, indikátorai elvárt értékének elérését, külső megítélését, vagy a végrehajtás szabályosságát veszélyeztető magatartást tapasztal, 8. jogosult és köteles a PIB eseti ülésének összehívását kezdeményezni PIB elnöke felé a döntési jogkörét meghaladó vagy az azon kívül eső vitás kérdésekben, 9. jogosult a PIB összehívását kezdeményezni PIB elnöke felé a döntési jogkörébe tartozó azon vitás szakmai kérdések tekintetében, amelyek érintik a projekt megvalósulását, ideértve különösen a mérföldkövek, határidők, indikátorok teljesülését, a beszámolást, a költségek elszámolását, a projekt fenntarthatóságát, és amelyekben egyértelmű döntést hozni saját hatáskörben nem tud, vagy azzal olyan érdeksérelmet okozhat, amely a projekt kockázatait érdemben növelné, 10. betartja és betartatja a projekt szervezeti és működési kereteit, 11. vezeti a projektmenedzsmentet, a jelentési rend fenntartásával és a legalább havi rendszerességű projektértekezletek összehívásával meghatározza feladatait, a kap csolódó határidőket, összehangolja és ellenőrzi a tevékenységét, 12. irányítja a projekt végrehajtásában résztvevő további személyek – ideértve különösen a közbeszerzési szakértő, a megvalósításban közreműködő műszaki ellenőrök és munkatársak – tevékenységét, ennek keretében feladatokat határoz meg, beszámoltat, és ellenőriz, 13. vezeti a döntés-előkészítést a projektet érintő, a kedvezményezett szervezet vezetője, a PIB és a projektszponzor hatáskörébe tartozó döntések esetében, 14. vezeti az IH felé benyújtandó beszámolók, jelentések összeállítását, 15. vezeti a projekttel kapcsolatos, a 13. alpontba nem tartozó jelentések összeállítását, különös tekintettel a projekt előrehaladását érintő jelentésekre, 16. vezeti a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezését, a TSZ-szel való összhangjuk vizsgálatát különös tekintettel szabályosságukra, a bennük foglalt határidőkre, valamint a szükséges forrásoknak a projekt keretein belüli rendelkezésre állására, 17. részt vesz a projekt (köz)beszerzési eljárásai keretében létrehozott bizottságok munkájában, 18. vezeti a projekt TSZ szerinti megvalósulását, az esetlegesen felmerülő eltérések esetén azok kezelését, így különösen intézkedik az eltérések felszámolására, ha ez nem lehetséges, kezdeményezi a változás bejelentések vagy a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállítását, benyújtását az IH felé, 19. megszervezi a projektet érintő ellenőrzésekben a projektmenedzsment tagjainak és az érintett honvédelmi szervezetek, HM szervek képviselőinek részvételét, vezeti tevékenységüket, biztosítja az ellenőrző szervezetekkel az elvárásoknak megfelelő együttműködést, 20. vezeti a projekt ütemtervének összeállítását, így különösen a mérföldkövek meghatározását, figyelemmel kíséri azok teljesülését, 21. jellegüktől függően vezeti vagy irányítja a projekt kapcsán kötelezően előállítandó dokumentumok így különösen a projektdokumentáció összeállítását, 22. irányítja a nyilvánosság biztosításához kötődő feladatok végrehajtását, a szükséges mértékben közreműködik azok teljesítésében, 23. a projekt teljes életciklusán belül a projekt megvalósulásával kapcsolatos döntéseket hoz a projekt tervszerű előrehaladása, a cél és részcélok teljesítése érdekében, 24. kezdeményezi a kedvezményezett szervezet vezetője vagy az általa kijelölt felelős felé és nyomon követi a projekt keretében megvalósuló (köz)beszerzési eljárásokat, 25. gazdálkodik a kedvezményezett szervezet vezetője által, a projekt forrásainak terhére biztosított emberi és anyagi erőforrásokkal, 26. indokolással ellátott, írásos javaslatot tesz a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője felé a projekt beszerzéseihez kapcsolódó teljesítésigazolások alapján az utalványozásra és kifizetésre, 27. szükség szerint egyeztet azon honvédelmi szervezetekkel, HM szervekkel, amelyek a vezetése alá tartozó projektmenedzsment-tagokat és egyéb, a projektben résztvevő személyeket delegálják, 28. a projektkoordinátor útján megszervezi a projektben érintett honvédelmi szervezetek, HM szervek közötti együttműködést, meghatározza a projektkockázatokat, nyomon követi azok alakulását, beavatkozik a bekövetkezésük elkerülése, vagy hatásuk csökkentése érdekében, 29. a projekt pénzügyi koordinátora útján nyomon követi a projekt végrehajtásával összefüggő szükséges előirányzatok kezelését, a számlák kifizetését, a kifizetések késedelme esetén intézkedést kezdeményez a hiányosság felszámolása érdekében, továbbá nyomon követi az IH felé benyújtott kifizetési kérelmekben szereplő támogatási igények állapotát, támogatások rendelkezésre állását, aktiválását, és 30. felelős a jogkörei rendeltetésszerű gyakorlásáért, a projekt sikeres és szabályos végrehajtásáért. 19. A 18. pont 2-29. alpontja tekintetében a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője egyetértési joggal rendelkezik. 20. A projektkoordinátor a) megszervezi a PIB üléseit, összeállítja az ehhez szük séges meghívókat, emlékeztetőket, gondoskodik az érintettek tájékoztatásáról, b) összehangolja a projektben érintett honvédelmi szervezetek, HM szervek munkáját, c) részt vesz a projekt irányítására vonatkozó szabályozók kialakításában, d) részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek meghatározásában, folyamatosan figyelemmel kíséri azok teljesülését, intézkedést kezdeményez a projektmenedzser felé, ha valamely mérföldkő vagy annak megvalósulása szempontjából lényeges közbenső eredmény határidőre történő elérése kockázatossá válik, e) részt vesz a projekt előrehaladásának nyomon követésében, f) részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a TSZ-szel való összhangjuk vizsgálatában – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is – különös tekintettel az azokban foglalt határidők és a TSZ, valamint a projekt ütemtervének összhangjára, g) részt vesz a projektdokumentáció összeállításában, h) vezeti a projekt kockázatainak nyilvántartását, részt vesz a projektkockázatok meghatározásában, i) részt vesz a projekt kapcsán kötelezően előállítandó, az a)-h) alpontban nem részletezett dokumentumok összeállításában, j) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és k) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 21. A projekt pénzügyi koordinátora a) a kedvezményezett szervezet jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben, belső rendelkezésben rögzített gazdálkodási jogköreinek csorbítása nélkül, annak pénzügyi gazdasági feladatokat ellátó szervezeti elemeivel szoros együttműködésben részt vesz a projekt pénzügyi, gazdasági feladataiban, b) ellenőrzi a projekt keretében lefolytatott (köz)beszerzések kapcsán kiállított számlák, számlahelyettesítő okmányok, valamint az egyéb pénzügyi bizonylatok megfelelőségét, összhangját a 2014-2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendeletben, a felhívásban, az ahhoz kapcsolódó általános útmutatóban és a TSZ-ben rögzített elszámolhatósági feltételekkel, c) a kedvezményezett szervezet pénzügyi és számviteli szervezeti egységének vezetőjével együttműködésben kifizetés előtt vizsgálja a számlákhoz tartozó teljesítések, teljesítést igazoló dokumentációk meglétét, megfelelőségét, a teljesítés igazolására vagy annak megtagadására vonatkozóan javaslatot tesz a projektmenedzser felé, d) a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől, HM szervektől kapott adatok alapján összeállítja az IH felé benyújtandó pénzügyi elszámolásokat, így különösen a kifizetési kérelmeket, e) a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől, HM szervektől kapott adatok és a projektmenedzser feladatszabása alapján kidolgozza projekttel kapcsolatos pénzügyi, gazdasági vonatkozású dokumentumokat, jelentéseket, az egyéb dokumentumok, jelentések pénzügyi, gazdasági vonatkozású tartalma tekintetében szakmai javaslatot tesz, f) szükség esetén részt vesz a projekt változás bejelentések és a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállításában, g) részt vesz a projekt előrehaladásának nyomon követésében, h) részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek és a kifizetési ütemezés meghatározásában, i) részt vesz a projekt keretében végrehajtásra tervezett (köz)beszerzésekre vonatkozó megbízások előkészítésében, különös tekintettel szerződéstervezet kidolgozására, j) részt vesz a projektdokumentáció összeállításában, k) részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a TSZ-szel való összhangjuk vizsgálatában – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is –, különös tekintettel azok pénzügyi, gazdasági szempontú szabályosságára, a szük séges forrásoknak a projekt keretein belüli rendelkezésre állására, l) végzi a pályázat e-ügyintézési felületén (a továbbiakban: FAIR) szükséges adatfeltöltést és adatkezelést, ennek keretében kiemelten a pénzügyi, gazdasági vonatkozású adatrögzítést, m) részt vesz a projekt kapcsán kötelezően előállítandó, az a)-k) alpontban nem részletezett dokumentumok összeállításában, n) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és o) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 22. A projekt szakmai koordinátora a) a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvé delmi szervezetektől kapott adatok alapján összeállítja az IH felé benyújtandó szakmai beszámoló jelentéseket, ideértve különösen az időszaki beszámolók szakmai tartalmát, b) a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől, HM szervektől kapott adatok és a projektmenedzser feladatszabása alapján bedolgozik a projekttel kapcsolatos dokumentumokba, jelentésekbe és kidolgozza azok közül a szakmai vonatkozásúakat, c) részt vesz a projekt változás bejelentések és a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállításában, d) részt vesz a projekt előrehaladásának nyomon követésében, e) részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek és a kifizetési ütemezés meghatározásában, f) részt vesz a projekt keretében végrehajtásra tervezett (köz)beszerzésekre vonatkozó megbízások előkészítésében, szükség szerint együttműködve a műszaki ellenőrrel, különös tekintettel a műszaki követelmények és a szerződéstervezet kidolgozására, g) részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a TSZ-szel való összhangjuk vizsgálatában – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is, különös tekintettel azok szakmai megfelelőségére, h) részt vesz a projektdokumentáció összeállításában, i) részt vesz a projekt (köz)beszerzési eljárásai kereté ben létrehozott bizottságok munkájában, j) részt vesz a projekt kapcsán kötelezően előállítandó, az a)-i) alpontban nem részletezett dokumentumok összeállításában, k) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, l) vizsgálja a számlákhoz tartozó teljesítések, teljesítést igazoló dokumentációk szakmai megfelelőségét, a teljesítés igazolására vagy annak megtagadására vonatkozóan javaslatot tesz a projektmenedzser felé, m) közreműködik a projekt keretében történő tervezési feladatok lebonyolításában, a szükséges egyeztetésekben és elkészíti a tervdokumentáció véleményezését, összeállítja a tervek jóváhagyásához szükséges dokumentumokat, valamint a műszaki ellenőrökkel együttműködve, javaslatot tesz projektmenedzser felé a teljesítésigazolásra, n) részt vesz a kivitelezési munkák során a hetenként levezetésre kerülő helyszíni kooperációkon, o) támogatja és felügyeli a projekt megvalósulása során a műszaki ellenőrök tevékenységét, a kivitelezési munkák ütemterv szerinti előrehaladását, melyről a projektmenedzsmentet folyamatosan tájékoztatja, p) kezdeményezi a projektmenedzsment felé a projekttel kapcsolatosan a tervezési- illetve kivitelezési munkák során felmerülő tisztázandó kérdések egyeztetését, összeállítja a szükséges döntési javaslatokat, és q) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 23. A projektadminisztrátor a) megszervezi a projektértekezleteket, összeállítja az ehhez szükséges meghívókat, emlékeztetőket, gondoskodik az érintettek tájékoztatásáról, b) megszervezi a tervegyeztetéseket, valamint a kivitelezési munkák során a helyszíni kooperációkat, ennek keretében összeállítja a szükséges meghívókat, koordinálja az emlékeztető kidolgozását és gondoskodik az érintettek tájékoztatásáról, c) gondoskodik a dokumentációs, irattárazási, archiválási kötelezettségeknek való megfelelésről, d) a kedvezményezett szervezet szervezeti és működési szabályzatában rögzítettek figyelembe vételével ellátja a tájékoztatási és nyilvánosság-biztosítási feladatok közül a projektmenedzser által meghatározott feladatokat, így különösen a kommunikációs terv előzetes összeállítását, az arculati kézikönyv szerinti nyilvánosság-biztosítási feladatok előkészítését, a kapcsolódó várható költségek felmérését, e) ismerteti a projekt résztvevőivel az arculati szabályokat, mintadokumentumok kidolgozásával, az érintettek részére történő hozzáférhetővé tételével segíti alkalmazásukat és a projektmenedzser útján gondoskodik a betartatásukról, f) összeállítja a projektmenedzsment tagjai által szolgáltatott adatok alapján az 57. pont e) alpontja szerint a kedvezményezett szervezet saját hivatalos honlapján elkülönített aloldalán kialakított projekt honlapon történő megjelentetni tervezett dokumentumokat és kapcsolatot tart a kedvezményezett szervezet honlapjának szerkesztőjével a projektmenedzser útján, g) támogatja a külső és belső partnerekkel, szolgáltató szervezetekkel való folyamatos kapcsolattartást, h) részt vesz a projektdokumentáció összeállításában, i) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és j) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 24. A használó szervezet projekt helyszíni referense a projekt és a kedvezményezett szervezet közötti összekötőként, a projektmenedzser irányítása mellett a) támogatja a használó szervezet a feladattal érintett szervezeti egységeinek a projektmenedzsmenttel történő együttműködését, b) kezdeményezi a használó szervezeten belül a projekttel kapcsolatban felmerülő feladatok végrehajtását, c) gondoskodik az információ operatív áramlásáról, ideértve különösen a használó szervezetnél megjelenő, a projekttel összefüggő okmányok, dokumentumok projektmenedzsment részére történő eljuttatását vagy megismerhetővé tételét, d) figyelemmel kíséri a projektet érintő, a használó szervezet belső működési folyamataihoz kötődő feladatok határidőre történő lezárulását, a projekt ütemtervéhez képest felmerülő eltérés esetén beavatkozást kezdeményez, e) szükség esetén részt vesz a projekt változás bejelentései és a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállításában, f) részt vesz a projekt előrehaladásának nyomon követésében együttműködve a projekt szakmai koordinátorával, g) elkészíti a kivitelezés előrehaladását jelentősen befolyásoló munkaterület biztosításának ütemezését, melynek betartásáért felelős a kivitelezés során, h) biztosítja a tervezési munkák során a szükség szerinti helyszíni bejárásokat és adatszolgáltatást, i) támogatja a kivitelezési ütemterv szerinti munkaterület biztosítását, akadályoztatás esetén intézkedést kezdeményez a használó szervezet vezetője felé a projektmenedzser útján, j) részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek és a kifizetési ütemezés meghatározásában, k) részt vesz a projekt keretében végrehajtásra tervezett (köz)beszerzésekre vonatkozó megbízások előkészítésében, l) részt vesz a projekt kapcsán kötelezően előállítandó dokumentumok összeállításában, m) részt vesz a projektdokumentáció összeállításában, n) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és o) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 25. Nem tagja a projektmenedzsmentnek, de a projektmenedzser meghívása alapján a projektmenedzsment munkájában, értekezletein részt vesz a HM BH vezetője által a projekthez kijelölt közbeszerzési szakértő és a HM GTSZF által a HM Miniszteri Kabinet személyi állományából felkérés alapján kijelölt, (köz)beszerzési eljárások koordinációjáért felelős szakember. 26. A közbeszerzési szakértő a projektmenedzser által meghatározott keretek között a) részt vesz a projektmenedzsment munkájában, értekezletein, b) részt vesz a projekt keretében végrehajtásra kerülő (köz)beszerzések előkészítésében, c) együttműködik a projekthez tartozó (köz)beszerzési eljárásokat kezdeményező okmányok, dokumentumok összeállításában, azok ellenőrzésében, d) a (köz)beszerzési eljárás során közzététel előtt gondoskodik a (köz)beszerzési dokumentumok projektmenedzsment általi felülvizsgálatáról, e) részt vesz a projekthez kapcsolódó (köz)beszerzési eljárások lebonyolításában, a döntés-előkészítésben, és a szerződéskötés előkészítésében, f) felügyeli a (köz)beszerzési eljárás minőségbiztosítási ellenőrzésének, a támogató tanúsítvány beszerzésének kezdeményezését, mely során együttműködik az ellenőrző hatóságokkal, g) részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a TSZ-nek való megfelelőségük vizsgálatában – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is – különös tekintettel a kapcsolódó (köz)beszerzések szabályosságára, azok összhangjára a piaci ár igazolására vonatkozó követelményekkel, h) részt vesz az IH felé benyújtandó szakmai beszámoló jelentések összeállításában, ideértve különösen azok (köz)beszerzést érintő szakmai tartalmát, i) a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett HM szervektől, honvédelmi szervezetektől kapott adatok és a projektmenedzser feladatszabása alapján bedolgozik a projekttel kapcsolatos jelentésekbe és kidolgozza azok közül a (köz)beszerzések aktuális helyzetével összefüggőeket, j) szükség esetén részt vesz a projekttel kapcsolatos változás bejelentések és a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállításában, k) részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek és a kifizetési ütemezés meghatározásában, l) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és m) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfe lelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 27. A közbeszerzési eljárások koordinációjáért felelős szakember a) részt vesz a projekt keretében végrehajtásra kerülő megbízások előkészítésében, (köz)beszerzési eljárások végrehajtásában, b) részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a közbeszerzési szakértővel együttműködve véleményezi a (köz)beszerzési eljárások szabályosságát, c) a projektmenedzser jelölése alapján – a döntési jogkörrel rendelkező vezető felkérésére – részt vesz a projekt (köz)beszerzési eljárásai keretében létrehozott bizottságok munkájában, d) szükség szerint részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és e) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 28. A műszaki ellenőr a) részt vesz a projekt megvalósításához szükséges ter vezési munkák során a tervezői egyeztetéseken, véleményezi a tervezők által készített javaslatokat, dokumentációkat, b) együttműködik a projekt szakmai koordinátorával a tervező által elkészített tervdokumentációk véleményezésében, részt vesz az annak jóváhagyásához szükséges dokumentumok összeállításában, c) együttműködik a projekt szakmai koordinátorával a projekt megvalósításához szükséges a kivitelezési munkák (köz)beszerzési eljárásának előkészítése során a műszaki követelmények tervezetének összeállításában, d) együttműködik a projekt szakmai koordinátorával a projekt megvalósításához szükséges kivitelezési munkák (köz)beszerzési eljárása során az ajánlatok szakmai véleményezésében, e) ellátja a projekt megvalósítása folyamán az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16. §-a szerinti műszaki ellenőri tevékenységeket, f) elkészíti a projekt kapcsán az állománybavételi bizonylatokat, és g) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására. 3. Működési rend, együttműködés és döntéshozatal 29. A projekt előrehaladása, a kijelölt célok, indikátorok elérése érdekében a projekt végrehajtása során a projekt honvédelmi tárcán belüli érintettjei számára a feladatok elrendelése, végrehajtása, döntések előkészítése és meghozatala 30–35. pontban meghatározott működési rend szerint történhet. 30. A projektmenedzser a) a projekt operatív döntéshozója, b) döntéshozatalának elsődleges fóruma a projektérte kezlet, c) a projektértekezletet a projekt ütemezéséhez, felada taihoz illeszkedve, de legalább havonta összehívja, d) a projektértekezletre minden esetben meghívja a pro jektmenedzsment tagjait, és az értekezlet témája függvé nyében eseti döntéssel meghívhat a projektben érintett bármely résztvevőt, e) döntéseit a döntési helyzettől függően szóban vagy írásban hozza meg, f) a feladatok végrehajtását minden esetben írásban, e-mailben vagy a projektértekezletről készült emlékeztetőben, a határidő és a végrehajtó személyének megjelölésével rendeli el, g) a projekt során az IH-val folytatott kommunikációban, egyeztetések alatt képviseli a kedvezményezett érdekeit, h) felterjeszti a projektmenedzsment által összeállított javaslatokat, ügyiratokat a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője részére, és i) a projekt során jelzi a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője felé a hatáskörét meghaladó tisztázandó kérdések felmerülését, majd a döntést követően végrehajtja az általa meghatározottakat. 31. A projektmenedzser döntéseit és a projektmenedzsment által összeállított, így különösen a FAIR rendszerbe feltöltésre kerülő dokumentumokat a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője a döntési helyzettől függően írásban vagy szóban hagyja jóvá. 32. A PIB a) a projektmenedzsment keretein belül nem rendezhető problémák konszenzusos megoldása érdekében létrehozott testület, b) döntéshozatalának elsődleges fóruma a PIB ülés, c) alakuló és projektzáró ülését a projektmenedzser, a felmerült probléma megoldását célzó rendkívüli üléseit a projektszponzor, a projektmenedzser vagy a PIB bármely tagjának kezdeményezésére a PIB vezetője hívja össze, d) döntéseit testületi formában, konszenzussal, írásban hozza meg, e) ülésének emlékeztetőjét az abban foglalt írásos döntésekkel a PIB titkári teendőit ellátó projektkoordinátor legfeljebb 2 munkanapos határidővel a PIB tagjait delegáló honvédelmi szervezeteknek, HM szerveknek megküldi visszamutatásra, egyetértő visszajelzések, illetve a határidő eredménytelen lejárta esetén a döntés kötelező erőre emelkedik, és f) ülésének emlékeztetőjével, az abban foglalt írásos döntésekkel kapcsolatos érdemi észrevétel határidőn belüli felmerülése esetén a PIB vezetője kezdeményezi ismételt ülés tartását, a vitás kérdés lezárását. 33. A projektszponzor a) a projekt állami vezetői szintű döntéshozója, b) döntéseit egyszemélyi formában, a döntési helyzettől függően szóban vagy írásban hozza meg, és c) döntéshozatalának elsődleges formája eseti döntés az operatív és stratégiai döntéshozatali szinteken felmerülő döntési javaslatok jóváhagyásával vagy elutasításával. 34. A projektben érintett honvédelmi szervezetek és HM szervek, így különösen a kedvezményezett szervezet, a PIB tagjait, a projektmenedzsert és projektmenedzsment tagjait, valamint a projekt megvalósításának résztvevőit delegáló HM szervek, honvédelmi szervezetek a projekt sikeres végrehajtása érdekében folyamatosan együttműködnek. 35. Az együttműködés keretében a) a projektmenedzser a projektmenedzsment tagjait és a projekt végrehajtásában résztvevő további személyeket – ideértve különösen a közbeszerzési szakértőt, a projekt megvalósításában közreműködő műszaki ellenőröket és munkatársakat –, szolgálati, illetve hivatali alárendeltségüktől függetlenül, közvetlenül irányítja a döntési jogkörébe tartozó kérdésekben, b) a projektmenedzser, a projektmenedzsment tagjai és a projekt végrehajtásban résztvevő további személyek – ideértve különösen a közbeszerzési szakértőt, a projekt megvalósításában közreműködő műszaki ellenőröket és munkatársakat – közvetlenül együttműködnek egymással a projekt keretében a feladat- és hatáskörükbe utalt kérdésekben, c) a használó szervezet a projektbe delegált képviselőin keresztül közvetlenül részt vesz a projektmenedzsment tevékenységében és a projekt keretein belül közvetlenül együttműködik azzal, és d) valamennyi a projektben résztvevő HM szerv, honvédelmi szervezet köteles a projekttel összefüggő tevékenységét a projekt jelen együttes intézkedésben meghatározott keretein belül, a meghatározott testületeken és együttműködési fórumokon, így kiemelten a projektmenedzsmentben, a PIB-ben, a projektértekezleten és a PIB ülésen keresztül, a projekt résztvevőivel közvetlenül együttműködve végrehajtani. 4. A jelentési rend 36. A projekt előrehaladása, a kijelölt célok, indikátorok elérése, az eredmények bemutatása érdekében a projekt tevékenységéről – annak honvédelmi tárcán kívüli és belüli érintettjei számára – jelentések, beszámolók készülnek a 37–44. pontban meghatározott rend szerint. 37. A jelentési rend szempontjából a projekt honvédelmi tárcán kívüli érintettjének minősülnek – ennek keretében rendszeres és eseti adatszolgáltatást, jelentést, beszámolót kérhetnek a projektre vonatkozóan – különösen a) az IH, b) a Miniszterelnökség, és c) az ellenőrzésre jogosult szervezetek. 38. A jelentési rend szempontjából a projekt honvédelmi tárcán belüli érintettjének minősülnek, így eseti adat szolgáltatást, jelentést, beszámolót kérhetnek a projektmenedzsmenttől a projektre vonatkozóan a) a projektszponzor, és b) a PIB tagjait delegáló honvédelmi szervezetek és HM szervek vezetői. 39. A projektmenedzsment belső jelentési rendjének részei a következők: a) a személyes jelentés, melynek alapvető fóruma a legalább havonta egyszer összehívott projektértekezlet, melyről emlékeztető készül, b) az előrehaladás nyomon követése érdekében a projekt résztvevői által a projektmenedzsernek elektronikus levél formájában megküldött – az 1. melléklet szerinti tartalommal összeállított – formalizált, havi projektjelentés, melyet a projektadminisztrátor fog össze, és mely alapját képezi a havi projekt értekezleteknek, valamint c) a havi jelentések között a halasztást nem tűrő, előre nem látható események, körülmények esetén soron kívül készülő projektjelentés, melynek előkészítését a projektadminisztrátor koordinálja, és amely alapját képezi a rendkívüli projekt értekezleteknek. 40. A honvédelmi tárcán kívüli érintetteknek készülő beszámolókat, jelentéseket, adatszolgáltatásokat a projektmenedzsment állítja össze és a kedvezményezett szervezet vezetője vagy a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője hagyja jóvá, ideértve különösen az IH részére továbbítandó időszakos beszámolókat, az IH részére benyújtandó státuszjelentéseket, a záró beszámolót, az ezekhez a kapcsolódó kifizetési igényeket, a változás bejelentéseket és a TSZ módosítási kérelmeket. 41. A HM utasítás 6. § (8) bekezdésében meghatározott, a projekt megvalósítását veszélyeztető probléma felmerülésére vonatkozó jelentést a projektmenedzsment állítja össze, a projektmenedzser kiadmányozza, és a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetőjének útján küldi meg a HM GTSZF részére. 42. A HM utasítás 15. §-ában meghatározott jelentést – az 2. melléklet szerinti formában – a projektmenedzsment állítja össze és terjeszti fel a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetőjének útján a HM VGH VGTI EUPTO egyetértésével a kedvezményezett szervezet vezetője részére jóváhagyásra. A jóváhagyott jelentést a HM VGH VGTI EUPTO összesíti és minden negyedév utolsó hónapjának 10. napjáig megküldi a HM GTSZF részére. 43. A honvédelmi tárcán belüli érintetteknek készülő, a 41. és 42. pont alá nem tartozó, a projekt működésével összefüggő, annak európai uniós finanszírozásából következően előkészítendő beszámolókat, jelentéseket, adatszolgáltatásokat a projektmenedzsment állítja össze a projektmenedzser egyetértésével, azokat a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője kiadmányozza és a használó szervezet egyidejű tájékoztatása mellett küldi meg a címzett részére. 44. A projekt működésével közvetlenül össze nem függő, az érintett HM szervek, honvédelmi szervezetek működési rendjén alapuló beszámolókat, jelentéseket, adatszolgáltatásokat azok belső működési szabályainak megfelelően kell elkészíteni, felterjeszteni. 5. A dokumentumok kezelése, tárolása, nyilvántartása, megőrzése 45. A projekthez kapcsolódó dokumentumok nyilvántartását kedvezményezett szervezet által erre a célra biztosított iktatólapon kell végrehajtani, a 46–49. pontban foglaltak figyelembevételével. 46. Ha jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső rendelkezés eltérően nem rendelkezik, a projekthez kötődő dokumentumok kiállítására olyan példányszámban és módon kell intézkedni, amely lehetővé teszi, hogy – a műszaki tervdokumentáció kivételével – egy eredeti példány minden dokumentumból – ideértve különösen a kiadmányozott ügydarabokat, a (köz)beszerzési eljárás során keletkezett dokumentumokat, számlákat, az ezeket alátámasztó dokumentumokat – a projektmenedzsment részére megküldésre kerülhessen. A projektmenedzsment kötelespéldányát a projektadminisztrátor tárolja digitális formában és eredetben, papíralapon is. 47. A projekthez kötődő műszaki tervdokumentáció kiállítására olyan példányszámban és módon kell intézkedni, ami lehetővé teszi, hogy két eredeti példány minden dokumentumból a projektmenedzsment részére megküldésre kerülhessen. A projektmenedzsment egy-egy köteles példányát a projektadminisztrátor, és a kijelölt projekt szakmai koordinátor tárolja digitális formában és eredetben, papíralapon is. 48. A projekthez kötődő valamennyi dokumentum megőrzési idejének megállapításakor figyelembe kell venni a TSZ-ben rögzített megőrzési kötelezettséget. 49. A kedvezményezett szervezet vezetője és a projektmenedzser gondoskodnak arról, hogy minden olyan hivatalos értesítést, megkeresést, amely a kedvezményezett szervezet hivatalos elektronikus címére érkezik, a lehető legrövidebb időn belül megkapja mind a kedvezményezett szervezet, mind a projektmenedzsment tagjai, ennek érdekében a) a kedvezményezett szervezet vezetője intézkedik, hogy a szervezet elérhetőségeire érkező, a projekthez kötődő hivatalos megkeresések soron kívüli referálás mellett, haladéktalanul, elektronikusan továbbításra kerüljenek a projektmenedzser elektronikus elérhetőségére, és b) a projektmenedzser gondoskodik arról, hogy a projekt kapcsán a FAIR rendszerbe érkező minden hivatalos értesítés, megkeresés elektronikus úton a kedvezményezett szervezet vezetője, valamint a projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője és a projektben végrehajtásában közreműködő szakmai munkatársak, mind a projektmenedzsment tagjai számára haladéktalanul hozzáférhetővé váljon. 6. A (köz)beszerzések lefolytatására vonatkozó sajátos szabályok 50. A kedvezményezett szervezet vezetője kezdeményezi, hogy a honvédelmi szervezetek beszerzéseinek eljárási rendjéről szóló 18/2014. (III. 7.) HM utasításban kizárólagos jogosultsági körbe tartozóként meghatározott (köz)beszerzési eljárások az utasítás 15. §-a alapján, a kedvezményezett szervezet hatáskörébe esetileg delegálásra kerüljenek. 51. A kedvezményezett szervezet jogosult meghatalmazni a HM BH-t a projekthez kapcsolódó valamennyi (köz)beszerzés lebonyolításával, figyelemmel a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 29. § (1) bekezdésére, ilyen esetben a HM BH a (köz)beszerzési eljárás során – járulékos közbeszerzési szolgáltatás keretében – a kedvezményezett szervezet nevében és javára jár el ajánlatkérőként. 52. Az 51. pont alapján lefolytatásra kerülő (köz)beszerzési eljárás lebonyolítása során a HM BH közbeszerzési szabályzatának figyelembevételével kell eljárni. A kedvezményezett szervezet és a HM BH együttműködik a szakértői, valamint a bíráló bizottságok összetételének meghatározásakor, azzal, hogy azokban a részvételt biztosítani kell a projektmenedzser által kijelölt személyek részére. 53. A (köz)beszerzéssel összefüggő dokumentumok kapcsán a 46. és 47. pontban foglaltakat úgy kell végrehajtani, hogy ahol a projektmenedzsment részére eredeti példányt biztosítani – eltérő jogszabályi rendelkezés miatt – nem lehet, ott elektronikus másolati példány átadásával kell az érintett dokumentumokat megküldeni a projektmenedzsment részére. 54. A (köz)beszerzéssel összefüggő dokumentumok projektmenedzsment részére összeállított példányát a (köz)beszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés aláírását követően haladéktalanul át kell adni a projektmenedzsmentnek. 55. A (köz)beszerzések támogató minőségbiztosítási tanúsítványának beszerzése érdekében a projekt közbeszerzési szakértője közvetlenül tartja a kapcsolatot az ellenőrző hatóságokkal és ha szükséges, jogosult az eljárások során felmerülő szükséges okmányok, dokumentumok soron kívül történő HM BH illetékes vezetőjével való jóváhagyatására. 7. Képviselet és külső kommunikáció 56. A projekt képviseletére a) a kedvezményezett szervezet vezetője a 16. pontban, b) a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támo gatásért felelős vezetője a 17. pontban, és c) a projektmenedzser a 18. pontban meghatározott keretek között jogosult. 57. A projekt kapcsán a Széchenyi 2020 Kedvezményezettek Tájékoztatási Kötelezettségei útmutató és arculati kézikönyv „KTK 2020“ című dokumentumban (a továbbiakban: KTK2020 útmutató), a felhívásban és a TSZ-ben előírt tájékoztatási és nyilvánosság-biztosítási feladatok körébe tartozó kommunikációs feladatokat az alábbiak szerint kell végrehajtani: a) a tájékoztatás és a nyilvánosság biztosítása feladatainak végrehajtásáért a kedvezményezett szervezet vezetője, a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője és a projektmenedzser felelős, b) a rendezvények, egyeztetések, megbeszélések körülményeit környezettudatos módszerekkel kell megteremteni, c) a projekttel összefüggő kötelező tájékoztatási és nyilvánosság-biztosítási feladatokat a projektadminisztrátorral együttműködve a kedvezményezett szervezet a szervezeti és működési szabályzatában rögzítettek figyelembe vételével látja el, d) a kommunikációs terv előzetes összeállítása, a nyilvánosság biztosítása feladatainak előkészítése, a kapcsolódó várható költségek felmérése, az arculati szabályok a projekt résztvevőivel történő megismertetése és a mintadokumentumok kidolgozása a 23. pontban foglaltak alkalmazásával a projektadminisztrátor feladata, a kapcsolódó beszerzésekre a kedvezményezett szervezet projekt szakmai támogatásáért felelős vezetője intézkedik, és e) a kedvezményezett szervezet honlapján közzéteendő, a projekthez kapcsolódó, annak fenntartási időszak zárásáig folyamatosan frissítendő tájékoztató a szervezet saját honlapján www.hm.vedelemgazdasagihivatal.kormany.hu oldalon, elkülönített aloldalon a megjelenés általános szabályai szerint kerül közzétételre. 58. A KTK2020 útmutatóban, a felhívásban és a TSZ-ben előírt tájékoztatási és nyilvánosság-biztosítási feladatok körébe nem tartozó kommunikáció tekintetében a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség külső kommunikációjának rendjéről 72/2011. (VI. 30.) HM utasítás alkalmazandó. 8. A projekt résztvevőinek kijelölése, foglalkoztatása, tevékenységük díjazása 59. A projekt résztvevőinek delegálására a HM utasítás 6. §-ában foglaltak szerint, a 3. mellékletben meghatározott delegáló lap kitöltésével intézkedik a delegáló honvédelmi szervezet, HM szerv vezetője, az alábbi kivételekkel: a) a PIB tagjai a 8. pontban kerülnek meghatározásra, és b) a projektmenedzser a HM utasítás 6. § (4) bekezdése szerint kerül kijelölésre. 60. A projekt résztvevőinek kedvezményezett szervezettel való viszonyának kialakítása, feladatai, felelősségének részletes tisztázása érdekében a kedvezményezett szervezet vezetője – a delegált személy munkáltatói jogkört gyakorló, a delegáló döntést meghozó szervezeti vezetője egyetértésével – az érintett jogállásától függően a) célfeladatot ír ki a honvédek jogállásáról szóló 2012. évi CCV. törvény (a továbbiakban: Hjt.) 140. § alapján, b) célfeladatot ír ki a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (a továbbiakban: Kttv.) 154. § (2) és (3) bekezdése alapján, vagy c) kezdeményezi, hogy az érintett személy munkavégzése annak megvalósulási helyétől függetlenül, a kedvezményezett szervezet javára kerüljön elrendelésre – a projekt keretein belül, a részvétel mértékével arányosan – a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (a továbbiakban: Kjt.) 44/A. § (2) bekezdése szerinti más munkáltatónál történő munkavégzésre vonatkozó szabályok szerint. 61. A Hjt. és a Kttv. hatálya alá tartozó delegált személyek esetén a célfeladatban kell rögzíteni legalább a projekt számát, nevét és a delegált személy a) projekt keretében történő munkavégzésének elrendelt időtartamát, a feladathoz rendelt munkaórák maximális mennyiségét, b) által elvégzendő feladatokat, c) hatás- és jogkörét, a felelősségi viszonyokat, és d) részére elrendelt feladathoz meghatározott juttatás összegét, a folyósítás feltételeit. 62. A projekten belüli tevékenység a Hjt. és a Kttv. hatálya alá tartozó delegált személyek esetében célfeladatban a Kttv. 154. § (2) bekezdése, illetve a Hjt. 140. § szerinti esetekben rendelhető el, ideértve azt az esetet is, ha az előírt feladat az érintett munkaköri leírásában nem szerepel. 63. Az 59-62. pontban meghatározott célfeladatot érintő, a közszolgálati tisztviselők részére adható juttatásokról és egyes illetménypótlékokról 249/2012. (VIII. 31.) Korm. rendelet 4. § (4) bekezdése szerinti adatszolgáltatást a projektmenedzsment készíti elő és a kedvezményezett szervezet vezetője kiadmányozza. 64. A Kjt. hatálya alá tartozó delegált személyek esetén az 60. pont c) alpontjában meghatározott kezdeményezést követően a Kjt. 44/A. § (3) bekezdésére is tekintettel, de az időtartamtól függetlenül minden esetben az érintett munkáltatója, az érintett és a kedvezményezett szervezet közötti háromoldalú megállapodásban kell rögzíteni legalább a projekt számát, nevét és a delegált személy a) projekt keretében – az 60. pont c) alpont szerinti más munkáltatónál – történő munkavégzésének maximális időtartamát, b) által elvégzendő feladatokat, c) hatás- és jogkörét, a felelősségi viszonyokat, és d) részére elrendelt feladathoz meghatározott juttatás összegét, a folyósítás feltételeit. 65. A Kjt. hatálya alá tartozó delegált személyek esetén a munkakörbe nem tartozó vagy a munkakör ellátásából adódó általános munkaterhet jelentősen meghaladó tevékenységet – a projekt költségvetésében biztosított elkülönített forrás terhére – a Kjt. 77. (1) bekezdésében meghatározott átmeneti többletfeladatok teljesítéséért megállapított egyszeri kereset kiegészítés megállapításával kell ellentételezni a mérf …