2/2015. (II. 27.) IM utasítása az Igazságügyi Minisztérium Gazdálkodási Keretszabályzatáról.

2/2015. (II. 27.) IM utasítása az Igazságügyi Minisztérium Gazdálkodási Keretszabályzatáról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (5) bekezdésére, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2)  bekezdésére figyelemmel, az  Igazságügyi Minisztérium működéséhez kapcsolódó, pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdésekről az alábbiak szerint rendelkezem: I. Fejezet Általános rendelkezések 1. Az utasítás hatálya 1. § Jelen utasítás szabályozza az  Igazságügyi Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) tervezéssel, gazdálkodással –  különösen a  kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítés igazolása, érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendjével –, az  ellenőrzési adatszolgáltatási és beszámolási feladatok teljesítésével kapcsolatos belső előírásokat, feltételeket, valamint a beszerzések lebonyolításával kapcsolatos eljárásrendet. Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) 13. § (2) bekezdés c)–h) pontjában foglaltakról önálló miniszteri utasítás rendelkezik. 2. § Az utasítás hatálya kiterjed minden, a Minisztériumban a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az  államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény alapján kinevezett, illetve megbízott, továbbá kormányzati szolgálati jogviszonyban, munkaviszonyban foglalkoztatott személyre, a  Minisztériumban kirendelés, vezénylés, illetve foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony keretében munkát végző személyre, az ösztöndíjasra, a Minisztériumba beosztott bíróra, ügyészre. 3. § Az utasítás rendelkezéseit a  fejezeti kezelésű előirányzatok vonatkozásában a  fejezeti kezelésű előirányzatok kezelésének és felhasználásának szabályairól szóló miniszteri rendelet és a  fejezeti kezelésű előirányzatokkal kapcsolatos eljárási rendről és hatáskörökről szóló miniszteri utasítás eltérő rendelkezése hiányában kell alkalmazni. 4. § Eltérő rendelkezés hiányában az utasítást az európai uniós források felhasználására is megfelelően alkalmazni kell. 2. Fogalmak 5. § Az utasítás alkalmazásában 1. gazdasági vezető: a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár; 2. belső költségvetés: a Minisztérium elemi költségvetése alapján az eredeti előirányzatok keretekre osztása; 3. kötelezettségvállalás: a  Minisztérium működési előirányzatai terhére fizetési kötelezettség vállalásáról szóló –  így különösen a  foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére, szerződés megkötésére irányuló – szabályszerűen megtett jognyilatkozat; 4. kezdeményezés: a Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata szerint (a továbbiakban: SZMSZ) hatáskörrel rendelkező szervezeti egység kötelezettségvállalás dokumentumának elkészítése iránti kérelme; 5. kezdeményező irat: a  kötelezettségvállalás szükségességét bemutató, a  szakterület vezetője által aláírt és a felettes vezető és a kötelezettségvállaló által jóváhagyott feljegyzés, valamint a) polgári jogi szerződés esetén a  szerződéskötés kezdeményezésére rendszeresített, a  kötelezettségvállaló által jóváhagyott nyomtatvány (a továbbiakban: szerződéskezdeményező nyomtatvány); b) megrendelés esetén az e célra rendszeresített megrendelőlap; c) egyéb kötelezettségvállalás esetén a vonatkozó eljárásrendben meghatározott nyomtatvány, irat együttese; 6. kötelezettségvállalás szakmai ellenjegyzése: a kötelezettségvállalási dokumentum szakmai megalapozottságának – a pénzügyi és jogi ellenjegyzést követő – írásos igazolása; 7. kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése: annak igazolása és ellenőrzése, hogy a  szabad előirányzat rendelkezésre áll, a  pénzügyi fedezet a  tervezett kifizetési időpontokban biztosított, a  kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, továbbá a kötelezettségvállalási jogkör fennáll; 8. kötelezettségvállalás jogi ellenjegyzése: annak írásban történő igazolása, hogy az adott kötelezettségvállalásra vonatkozóan a kötelezettségvállalás dokumentuma és a kezdeményező által rendelkezésre bocsátott iratok összhangban vannak, a kötelezettségvállalás dokumentuma az annak alapjául szolgáló jogviszonyra vonatkozó jogi előírásoknak megfelel; 9. teljesítés igazolása: ellenőrizhető okmányok alapján annak ellenőrzése és igazolása, hogy a kiadások teljesítése jogos, összegszerű, illetve ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében – ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes – az teljesítésre került; 10. utalvány érvényesítése: kifizetések esetén a  teljesítés igazolása alapján annak az  összegszerűség, a  fedezet meglétének és annak ellenőrzése, hogy a  megelőző ügymenetben az  államháztartásról szóló 2011. évi CXCV.  törvény (a továbbiakban: Áht.), az  államháztartás számviteléről szóló 4/2013 (I. 11.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Áhsz.) és ezen utasítás előírásait, továbbá a belső szabályzatokban foglaltakat megtartották-e; 11. utalványozás: az Ávr. 59. §-ában foglaltak elvégzése; 12. beszerzés: áru vagy szolgáltatás vásárlása, építési beruházás megrendelés vagy szerződés útján; 13. kapcsolattartó: a szakterület részéről eljáró szakmai felelős; 14. megrendelés: jelen eljárásrend alkalmazása alá tartozó beszerzésre irányuló egyoldalú kötelezettségvállalás; 15. pénzügyi fedezetet kezelő főosztály: a  szerződés teljesítéséhez szükséges pénzügyi forrást kezelő és annak rendelkezésre állását igazoló szervezeti egység, a Minisztérium költségvetése terhére, valamint európai uniós forrásból történő finanszírozás esetén a Pénzügyi és Számviteli Főosztály; 16. pénzügyi kifizetést teljesítő főosztály: a 15. pont szerinti főosztály, amely a kifizetést, átutalást teljesíti; 17. szakterület: a Minisztérium azon szervezeti egysége, amelynél a kötelezettségvállalási igény tárgya felmerül; 18. szerzői jogi védelem alá tartozó alkotás: a szerzői jogról szóló 1999. évi LXXVI. törvény (a továbbiakban: Szjt.) által szerzői jogi védelemben részesülő szerzői jogi mű, továbbá a szerzői joghoz kapcsolódó és szomszédos jogi teljesítmény; 19. szolgáltató: a  Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.) hatálya alá tartozó, valamint egyéb jogszabályok alapján működő azon jogi és nem jogi személyek, továbbá azok a természetes személyek, akik az  általuk teljesített szolgáltatásaikkal kapcsolatban számla adására kötelezettek. A szerződéskötés szempontjából az egyéni vállalkozóval azonosnak kell tekinteni azt a személyt is, aki mint magánszemély az adóhatóságnál a költségelszámolásra bejelentkezett, és ezért adószámmal rendelkezik; 20. természetes személy: a  személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény hatálya alá tartozó magánszemély, a 19. pontban foglalt kivétellel; 21. felettes vezető: az adott szakterületet irányító állami vezető. II. Fejezet A gazdálkodás szabályai 1. Az előirányzatok tervezése, elemi költségvetés 6. § (1) Az  adott költségvetési évre vonatkozó, a  gazdasági vezető által megállapított, előzetes, illetve végleges kincstári költségvetést a  Költségvetési Főosztály bocsátja a  Pénzügyi és Számviteli Főosztály rendelkezésére, amely alapján az elemi költségvetést el kell készíteni. (2) A gazdasági vezető az elemi költségvetés elkészítéséhez további keretszámokat, szempontokat határozhat meg. (3) Az  elemi költségvetést – az  (1)  bekezdésben meghatározott kincstári költségvetés és a  (2)  bekezdés szerinti keretszámok, szempontok alapján – a Pénzügyi és Számviteli Főosztály a Költségvetési Főosztály által meghatározott időpontig a Magyar Államkincstár honlapján közzétett űrlapok, illetve a rendelkezésre bocsátott elektronikus program segítségével készíti el, és nyújtja be feldolgozásra. (4) Az elemi költségvetést a gazdasági vezető hagyja jóvá. 7. § Az elemi költségvetés alapján a gazdasági vezető elkészíti a Minisztérium keretekre osztott belső költségvetését, és javaslatot tesz az  adott keret tekintetében a  kötelezettségvállalókra. A  Minisztérium belső költségvetését a közigazgatási államtitkár egyetértését követően a miniszter hagyja jóvá. 2. Az előirányzat-felhasználás tervezése 8. § A Minisztérium költségvetési előirányzatai terhére történő közvetlen kifizetések a Kincstár által havonta megállapított és biztosított előirányzat-felhasználási keretek alapján történhetnek. A Kincstár a működési költségvetésre időarányos, a felhalmozási költségvetésre teljesítésarányos keretet nyit. 9. § A felhalmozási kiadások teljesítésarányos felhasználásának finanszírozása teljesítésarányos előirányzat-finanszírozási terv alapján történik, melyet a  Pénzügyi és Számviteli Főosztály a  gazdasági vezető útján – január hónapra vonatkozóan  – december 22-éig, a  kincstári költségvetés alapján – február hónapra vonatkozóan – január 10-éig, majd azt követően havonta a tárgyhónapot megelőző hónap 20-áig nyújt be a Kincstárhoz. 10. § (1) Az  előirányzat-finanszírozási tervet a  Pénzügyi és Számviteli Főosztály – szükség szerint az  érintett szakterületek bevonásával – készíti el, és nyújtja be a Kincstárhoz. (2) A  szükség szerinti előirányzatkeret-előrehozást a  Pénzügyi és Számviteli Főosztály kezdeményezi a  Költségvetési Főosztálynál. 3. A likviditás tervezése 11. § (1) A bevételek beérkezésének és a kiadások teljesítésének ütemezéséről likviditási tervet kell készíteni. (2) A Minisztérium likviditási terve a Minisztérium várható bevételeinek – ideértve az időszak elején rendelkezésre álló készpénz és számlaállomány együttes összegét is – alapul vételével, havi és a  tárgyhónap vonatkozásában dekádonkénti ütemezéssel tartalmazza a teljesíthető kiadásokat. 12. § (1) A likviditási tervet a Pénzügyi és Számviteli Főosztály készíti el – szükség szerint az érintett szakterületek bevonásával – a kötelezettségvállalás nyilvántartás adatai alapján. (2) A Pénzügyi és Számviteli Főosztály a  likviditási tervet a költségvetési év január 10-éig, majd ezt követően havonta a tárgyhónap ötödik napját megelőző utolsó munkanapig megküldi a Kincstárnak és a Költségvetési Főosztálynak. (3) A likviditási tervet havonta felül kell vizsgálni, és szükség szerint módosítani kell. 4. Az előirányzatok módosítása, átcsoportosítása 13. § Az előirányzatok megváltoztatására az Áht. 31. §-ában, 33. §-ában és 35. §-ában, valamint az Ávr.-ben meghatározottak alapján kerülhet sor. A  kormánydöntés alapján módosított előirányzatok Minisztériumon belüli szétosztásáról a közigazgatási államtitkár dönt. 14. § A bevételek rovatain megtervezett eredeti vagy módosított bevételi előirányzaton felüli többletbevételek felhasználásának engedélyeztetését a Pénzügyi és Számviteli Főosztály kezdeményezi a Költségvetési Főosztálynál. 15. § A felhasználásra nem engedélyezett többletbevétel központi költségvetésbe történő befizetéséről a  döntéstől számított 5 napon belül a Pénzügyi és Számviteli Főosztály intézkedik. 5. Előirányzatok megváltoztatása intézményi hatáskörben 16. § (1) Az  Ávr. 43.  §-ában foglaltak szerint a  költségvetés kiemelt előirányzatai és a  kiemelt előirányzaton belüli rovatok között átcsoportosítás hajtható végre. (2) A Minisztérium az előirányzatait az Ávr. 36. §-a szerint növelheti. 17. § (1) A Minisztérium elemi költségvetésében jóváhagyott előirányzatok Ávr. 43. §-a szerinti intézményi hatáskörű kiemelt előirányzatok közötti átcsoportosítást és az  Ávr. 36.  §-a szerinti intézményi hatáskörű előirányzat-módosítást a Pénzügyi és Számvitel Főosztály készíti elő, és terjeszti fel a gazdasági vezetőnek jóváhagyásra. (2) A jóváhagyott előirányzat-átcsoportosítást, valamint előirányzat-módosítást a Pénzügyi és Számviteli Főosztály hajtja végre, szükség szerint erről tájékoztatja a Kincstárat. 18. § (1) Az egységes rovatrend B1. Működési célú támogatások államháztartáson belülről, B2. Felhalmozási célú támogatások államháztartáson belülről, B6. Működési célú átvett pénzeszközök és B7. Felhalmozási célú átvett pénzeszközök rovatain (a továbbiakban együtt: elkülönített szakmai pénzeszközök) az eredeti vagy módosított előirányzatán felül pénzügyileg teljesült előirányzatok intézményi hatáskörű módosításának jogkörét a pénzügyi ellenjegyző javaslata alapján a  gazdasági vezető gyakorolja. A  pénzügyi ellenjegyző a  javaslatot az  elkülönített szakmai pénzeszközök kötelezettségvállalóival, illetve a Minisztérium érintett szervezeti egységei vezetőivel egyeztetve készíti el. (2) Az (1) bekezdés alól kivételt képez az európai uniós forrásból utófinanszírozás keretében megtérülő kiadások fedezete, ahol az előirányzat-módosítást a tényleges – a Minisztérium által megelőlegezett – kifizetéseknek megfelelően kell végrehajtani. (3) A költségvetési maradvánnyal összefüggő intézményi hatáskörű előirányzat-módosítás végrehajtásának bizonylata a maradványt terhelő kifizetés számviteli elszámolásáról készült kimutatás. 19. § A külső szervezettől átvett pénzeszközök esetében a másik féllel történő egyeztetéssel a megkötött szerződés szerint – az előirányzat módosítására vonatkozó engedélyezési előírások betartásával – a Pénzügyi és Számviteli Főosztály jár el az előirányzatok módosítása, átcsoportosítása során. 20. § Az intézményi hatáskörű előirányzat-módosításra, előirányzat-átcsoportosításra irányuló változásokat a Pénzügyi és Számviteli Főosztály a Kincstár elektronikus nyilvántartó rendszerében (e-adat), továbbá a KGR FORRÁS SQL Integrált Ügyviteli Rendszerben és az analitikus nyilvántartásában rögzíti. 6. A belső költségvetésben meghatározott kereteken belüli és keretek közötti előirányzat-átcsoportosítás 21. § (1) A  belső költségvetésben meghatározott keretek rovatai között történő – kiemelt előirányzatokat nem érintő – átcsoportosításról az  adott keret felett kötelezettségvállalói jogkörrel rendelkező kezdeményezheti a  keret módosítását a gazdasági vezetőnél. (2) Az  átcsoportosítást a  gazdasági vezető hagyja jóvá, melyről a  Pénzügyi és Számviteli Főosztály írásban értesíti a kezdeményezőt. 22. § (1) A  13. § szerinti előirányzat-átcsoportosítást, illetve előirányzat-módosítást követően – a  belső költségvetésben meghatározott kereteken belül – a  kiemelt előirányzatok közötti átcsoportosítást a  tervezett kötelezettségvállalás alapján a  Pénzügyi és Számviteli Főosztály vezetője az  átcsoportosítani kívánt keret azonosításával kezdeményezi a gazdasági vezetőnél. (2) A  belső költségvetésben meghatározott keretek közötti előirányzat-átcsoportosítást a  közigazgatási államtitkár egyetértésével a  gazdasági vezető hagyja jóvá, melyről a  Pénzügyi és Számviteli Főosztály írásban értesíti a kezdeményezőt. 23. § A kötelezettségvállalások, kifizetések tervezett ütemezésétől történő jelentős eltérés, a  költségvetés központilag elrendelt vagy várható zárolási kötelezettségének teljesítése, illetve a  Minisztérium likviditási zavarának veszélye esetén a gazdasági vezető javaslatára a közigazgatási államtitkár egyetértését követően az érintett keretek közötti átcsoportosítást a miniszter hagyja jóvá. 7. A maradvány elszámolása, felhasználása 24. § A költségvetési maradványt az  éves költségvetési beszámoló készítése során a  Pénzügyi és Számviteli Főosztály állapítja meg az Áhsz. előírásainak megfelelően. 25. § Az Ávr. 151.  §-ában foglaltaknak megfelelően a  Minisztérium előző évi költségvetési maradványából – annak felülvizsgálatot követő jóváhagyásáig – csak az  előző évben vállalt, szabályszerűen nyilvántartásba vett – szükség esetén a  Kincstárnak bejelentett és a  Kincstár által visszaigazolt – kötelezettségek teljesíthetőek június 30-áig a 18. §-ban foglaltak szerint végrehajtott előirányzat-módosítást követően. 26. § (1) A  Minisztérium kötelezettségvállalással terhelt, azonban a  költségvetési évet követő év június 30-áig pénzügyileg nem teljesült, továbbá a  meghiúsult kötelezettségvállalás miatt kötelezettségvállalással nem terhelt költségvetési maradványáról a Pénzügyi és Számviteli Főosztály adatot szolgáltat a Költségvetési Főosztály részére. (2) A felhasználásra nem engedélyezett, elvont költségvetési maradvány központi költségvetés maradványelszámolási számlájára történő befizetése iránt a Pénzügyi és Számviteli Főosztály intézkedik. III. Fejezet A kötelezettségvállalás rendje 1. A kötelezettségvállalás kezdeményezése 27. § Kötelezettségvállalást a  szakterület vezetője a  felettes vezetője és a  kötelezettségvállaló által jóváhagyott kezdeményező irattal kezdeményezhet. 28. § A kötelezettségvállalás kezdeményezője felelős a) a kötelezettségvállalás szükségességéért; b) a kötelezettségvállalás határidőben történő kezdeményezéséért; c) a kezdeményezés szakmai tartalmáért; d) a  kötelezettségvállalás előkészítése során, az  azt megelőző eljárásban a  Minisztérium szakmai érdekeinek érvényesítéséért; e) a  színlelt szerződés tilalmának érvényesítéséért, valamint a  kormányzati szolgálati jogviszony vagy munkaviszony polgári jogi szerződéssel történő leplezésének tilalmára vonatkozó jogszabályi rendelkezések betartásáért; f ) az Ávr. 50. § (2) bekezdés c) pontjában foglaltak megvalósulásáért. 29. § A kötelezettségvállalás dokumentumának minősül különösen: a) kinevezési okirat, munkaszerződés, foglalkoztatással kapcsolatos megállapodás, foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony létesítése és az előbbi dokumentumok pénzügyi kihatással bíró módosítása; b) egyéb személyi juttatás megállapítása (például célfeladat-kijelölés, jubileumi jutalom); c) szerződés; d) megállapodás; e) szerződésmódosítás; f ) visszaigazolt megrendelés; g) bevétel megszerzésére irányuló pénzügyi kihatású intézkedés; h) belföldi költségelszámolás és a külföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás; i) személyi reprezentáció és vendéglátás esetén százezer forintot el nem érő, a Minisztérium nevére szóló számla; j) a jogszabályon, jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen vagy más – a fizetési kötelezettség összegét, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapuló – fizetési kötelezettség; k) közbeszerzési eljárásban vagy más beszerzési eljárásban közzétett ajánlati, részvételi, ajánlattételi felhívás. 2. A kötelezettségvállalás szakmai ellenjegyzése 30. § (1) A kötelezettségvállalás indokoltságát és a Minisztérium szakmai érdekeivel való összhangját a szakmai ellenjegyzés igazolja. (2) Szakmai ellenjegyzésre a szakterület vezetője, valamint helyettese jogosult. (3) Szakmai ellenjegyzésre a jogi és a pénzügyi ellenjegyzést követően kerül sor. (4) A  szakmai ellenjegyzés a  kötelezettségvállalás dokumentuma aláírásokat tartalmazó oldalának (aláíró oldal) aláírásával, valamint – az aláíró oldal kivételével – a kötelezettségvállalás dokumentuma és mellékletei valamennyi oldalának szignálásával történik. Az  aláíró oldalon – a  szakmai ellenjegyzésen túl – olvashatóan fel kell tüntetni az ellenjegyző nevét, beosztását, szervezeti egységét, továbbá a szakmai ellenjegyzés tényét. (5) A 29. § a), b), i) és j) pontjában felsorolt kötelezettségvállalási dokumentumokat nem kell szakmai ellenjegyzéssel ellátni. 3. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése 31. § (1) A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését az arra jogosultnak a kötelezettségvállalást megelőzően írásban kell megtenni. (2) Pénzügyi ellenjegyzés nélkül – az Ávr. 53. § (1) bekezdésében foglalt kivétellel – a Minisztérium költségvetését terhelő gazdasági kihatású kötelezettség nem vállalható, követelés nem teljesíthető. (3) A Minisztériumnál kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére jogosult: a) a gazdasági vezető, valamint b) a  gazdasági vezető által írásban kijelölt, az  Ávr. 55.  § (3)  bekezdésében megjelölt feltételeknek megfelelő, a Minisztérium alkalmazásában álló kormányzati szolgálati jogviszonyban álló személy. (4) A pénzügyi ellenjegyző felelős: a) a szerződés teljesítéséhez szükséges pénzügyi forrás rendelkezésre állásáért; b) az adott szerződésre vonatkozó kötelezettségvállalási jogkör fennállásáért; c) a  szerződésnek a  gazdálkodásra vonatkozó szabályokkal – így különösen az  Áht.-val és az  Ávr.-rel – való összhangjáért; d) a szerződés számszaki megfelelőségéért; e) a rá irányadó határidők betartásáért. (5) A  pénzügyi ellenjegyzés a  kötelezettségvállalás dokumentumának aláírásával történik a  pénzügyi ellenjegyző nevének, beosztásának, továbbá a  pénzügyi ellenjegyzés tényének és dátumának feltüntetése mellett. A kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyző aláírásának a 43. § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírásával kell megegyeznie. (6) Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a (4) bekezdésben foglaltaknak, a pénzügyi ellenjegyzőnek erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, a gazdasági vezetőt és a minisztert. Ha a miniszter a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles az utasításnak eleget tenni. Ez  esetben a  kötelezettségvállalás dokumentumát „a kötelezettségvállalás ellenjegyzése utasításra történt” záradékkal látja el. 4. A kötelezettségvállalás jogi és közbeszerzési szempontú vizsgálata, jogi ellenjegyzés 32. § (1) Amennyiben az adott kötelezettségvállalás rendje előírja, a tervezett kötelezettségvállalást jogi, illetve – beszerzési típusú ügyleteknél – közbeszerzési szempontból is előzetesen vizsgálni kell. (2) A kötelezettségvállalás jogi, illetve közbeszerzési szempontból történő megfelelőségét a Jogi Szolgáltatási Főosztály (a továbbiakban: JSZF) ellenjegyzése igazolja (jogi ellenjegyzés). (3) Jogi ellenjegyzésre jogosult a) a JSZF vezetője, illetve – akadályoztatása esetén – helyettesei; b) a főosztályvezető és a főosztályvezető-helyettes egyidejű akadályoztatása esetén a főosztály esetileg kijelölt munkatársa. (4) A jogi ellenjegyző felelős: a) a szerződés, valamint a beszerzés kezdeményezésére jogosult által rendelkezésre bocsátott iratok összhangjáért; b) a szerződésnek az alapjául szolgáló jogviszonyra vonatkozó jogszabályok – így különösen a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.), az Szjt. és a Ptk. – rendelkezéseinek történő megfeleléséért; c) a Kbt. eljárási szabályainak érvényesüléséért; d) a rá irányadó határidők betartásáért; e) az átlátható szervezetekre vonatkozó jogszabályi előírás érvényesüléséért. (5) A  jogi ellenjegyzés a  kötelezettségvállalás dokumentumának aláírásával történik a  jogi ellenjegyző nevének, beosztásának, továbbá a  jogi ellenjegyzés tényének feltüntetése mellett. A  kötelezettségvállalás dokumentumán a jogi ellenjegyző aláírásának a 43. § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírásával kell megegyeznie. 5. A kötelezettségvállalás dokumentuma tervezetének felterjesztése 33. § (1) A  kötelezettségvállalás dokumentumának tervezetét legkésőbb az  abban foglaltak tervezett érvényesíthetősége vagy az  aláírásra nyitva álló határidő előtt három munkanappal kell a  kötelezettségvállaló számára aláírásra felterjeszteni. (2) Amennyiben rendkívüli körülmény vagy az  egyeztetés előre nem látható elhúzódása az  (1)  bekezdésben foglalt határidő betartását ellehetetleníti, a  kötelezettségvállalási dokumentum aláírására csak a  szakterület által a  kötelezettségvállaló felé előterjesztett, a  rendkívüli helyzet vagy az  egyeztetés elhúzódása körülményeinek bemutatását is magában foglaló indoklása esetén kerülhet sor. Egyebekben a kötelezettségvállalás kezdeményezését új időpontok megjelölésével módosítani kell vagy meg kell ismételni. 6. A kötelezettségvállalás 34. § (1) A Minisztérium nevében kötelezettségvállalásra jogosult a) a miniszter értékhatár nélkül; b) a parlamenti államtitkár ügyrendileg feladatkörébe tartozóan, a belső költségvetés szerint; c) a közigazgatási államtitkár értékhatár nélkül ca) az SZMSZ szerint feladat- és hatáskörébe tartozóan, a belső költségvetés szerint; cb) ha jogszabály, miniszteri utasítás, a miniszter egyedi döntése a kötelezettségvállalást a közigazgatási államtitkár feladatkörébe utalja, vagy cc) a d)–g) pont esetében, amennyiben a közigazgatási államtitkár az ügyet magához vonja; d) az államtitkár az SZMSZ szerint feladat- és hatáskörébe tartozóan, a belső költségvetés szerint; e) a gazdasági vezető az SZMSZ szerint feladat- és hatáskörébe tartozóan, a belső költségvetés szerint; f ) a helyettes államtitkár az SZMSZ szerint feladat- és hatáskörébe tartozóan, a belső költségvetés szerint; g) a  belső költségvetés szerint reprezentációs kerettel rendelkező személy, illetve szervezeti egység vezetője, a reprezentációs keret tekintetében; h) a kötelezettségvállalási jogosultság gyakorlására történő miniszteri felhatalmazás terjedelme szerint ha) a miniszter kabinetfőnöke; hb) a miniszteri biztos. (2) A  Minisztérium nevében ötvenmillió forint feletti kötelezettségvállalásra kizárólag a  miniszter és a  közigazgatási államtitkár jogosult. (3) A kötelezettségvállalás dokumentumának módosítása esetén a kötelezettségvállaló személye nem lehet alacsonyabb beosztású, mint a kötelezettségvállaló. (4) A kötelezettségvállalás tekintetében a) a minisztert a közigazgatási államtitkár; b) a parlamenti államtitkárt a közigazgatási államtitkár; c) a közigazgatási államtitkárt a gazdasági vezető; d) az államtitkárt a közigazgatási államtitkár; e) a gazdasági vezetőt a közigazgatási államtitkár; f ) a helyettes államtitkárt az őt irányító államtitkár; g) a miniszter kabinetfőnökét a kabinetfőnök-helyettes helyettesíti. (5) A miniszteri biztos helyettesítésének nincs helye. (6) Reprezentációs keret terhére történő kötelezettségvállalásnál helyettesítésnek nincs helye. (7) A kötelezettségvállalás dokumentumán minden esetben fel kell tüntetni nyomtatott betűvel a kötelezettségvállaló személy nevét és beosztását. A kötelezettségvállalás dokumentumán a kötelezettségvállaló aláírásának a 43. § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírásával kell megegyeznie. 35. § (1) Kötelezettségvállalás – a 36. § kivételével – írásban; a kifizetést megelőzően; a pénzügyi és a szakmai ellenjegyzést, továbbá szerződés esetében jogi ellenjegyzést követően tehető. (2) Megrendelés esetén a kifizetés további feltétele, hogy a megrendelés visszaigazolásra kerüljön. (3) Kötelezettségvállalást az Áht. 36. §-ában és az Ávr. 45. §-ában foglaltak figyelembevételével lehet tenni. (4) Több év vagy a költségvetési éven túli év kiadási előirányzata terhére kötelezettségvállalás az Ávr. 46. § (2) bekezdésében és a 47–48. §-ában foglaltaknak megfelelően tehető. Éven túli kötelezettségvállalást a gazdasági vezető egyetértésével a közigazgatási államtitkár engedélyezhet. Az Ávr. 48. § (1) bekezdése szerinti esetekben az államháztartásért felelős miniszter engedélyének beszerzése iránt a gazdasági vezető intézkedik. 36. § Nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás az Ávr. 53. § (1) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben, a  személyi reprezentációs és vendéglátási keret terhére történő kötelezettségvállalások vonatkozásában. Előzetes írásbeli kötelezettségvállalás hiányában a kifizetés rendjére az utasítás szabályai megfelelően irányadók azzal, hogy a 32. §, valamint a 35. § (1) és (4) bekezdése rendelkezéseit nem kell alkalmazni; a kifizetési eljárás a pénzügyi fedezetet kezelő főosztályhoz benyújtott számla; kifizetést elrendelő, igazoló dokumentum alapján indul meg; azok 37.  § szerinti nyilvántartásba vételével. 7. A kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele 37. § (1) A  kötelezettségvállalást követően a  Pénzügyi és Számviteli Főosztály gondoskodik annak az  Ávr. 56.  §-a szerinti nyilvántartásba vételéről. Amennyiben a  kötelezettségvállalás dokumentuma idegen nyelvű, legalább a kötelezettségvállalás keltét, kötelezettségvállaló nevét, a jogosult adatait, a kötelezettségvállalás tárgyát, összegét, évek szerinti megoszlását, a kifizetési határidőket, a teljesítési adatokat, továbbá a gazdasági esemény alátámasztásához szükséges egyéb adatokat le kell fordítani és nyilvántartásba kell venni. Az idegen nyelvű dokumentumok fordítása a kezdeményező szakterület feladata. (2) A kötelezettségvállalás eredeti (aláírt) dokumentumát a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály a pénzügyi kifizetéshez kapcsolódó iratként kezeli. (3) A  kötelezettségvállalásokról év közben a  Pénzügyi és Számviteli Főosztály KGR FORRÁS SQL Integrált Ügyviteli Rendszerprogrammal analitikus nyilvántartást vezet. 8. Bevételekre előírt teljesítésigazolás, teljesítésigazolás 38. § (1) A  Minisztérium által végzett szolgáltatások ellenértéke tekintetében a  Pénzügyi és Számviteli Főosztály a  számlát a szakmai terület által kiállított teljesítésigazolás alapján állítja ki. (2) Nem kell teljesítésigazolást kiállítani a cégnyilvántartással, a szakvizsgáztatással, a szakértői és közvetítői névjegyzékbe vétellel, valamint az igazságügyi szakértői oktatással kapcsolatban befolyó bevételek esetében. 39. § (1) A  Minisztériumban teljesítés igazolására jogosult a  kötelezettségvállaló által írásban kijelölt személy. A  teljesítésigazolásra jogosult személy a  42.  §-ban foglalt összeférhetetlenségi szabályok figyelembevételével jelölhető ki. (2) Az  Ávr. 53.  § (1)  bekezdés b) és c)  pontjában foglalt esetek kivételével a  teljesítés igazolása az  arra jogosult által a teljesítésigazolás aláírásával, az utalvány érvényesítését megelőzően történik. (3) Az Ávr. 53. § (1) bekezdés a) b)  pontja esetén elegendő az  Ávr. 57.  § (3)  bekezdésében foglaltaknak a  pénzügyi bizonylatra történő rávezetése; b) c) pontjában hivatkozott más fizetési kötelezettségek esetén nem szükséges külön teljesítésigazolás, ebben az  esetben a  szakmai felelős vezető a  36.  § szerint, a  pénzügyi fedezetet kezelő főosztályhoz megküldött számla, kifizetést elrendelő, igazoló dokumentum (például bírósági határozat) kísérő feljegyzésében kéri a kifizetés teljesítését. (4) A teljesítésigazolásnak írásbeli dokumentumon kell alapulnia (okmányok, bizonylatok, beszámoló, kimutatás, jelentés, összefoglaló, átadás-átvételi jegyzőkönyv stb.). (5) A teljesítésigazolásra jogosult felelős: a) a teljesítésigazolás határidőben történő kiállításáért; b) a teljesítés megfelelő ellenőrzéséért, a hiányosságok feltárásáért; c) az  esetleges hiányosságok megszüntetésére, illetve a  szerződésben rögzített szankciók érvényesítésére irányuló intézkedések megtételéért; d) a teljesítésigazolásban foglalt megállapításokért; e) a teljesítésigazolás alapjául szolgáló dokumentumok megőrzéséért. (6) A  teljesítésigazoláson a  teljesítést igazoló aláírásának a  43.  § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírásával kell megegyeznie. 9. Érvényesítés 40. § (1) A  Minisztériumnál érvényesítésre jogosult a  gazdasági vezető által írásban kijelölt, az  Ávr. 55.  § (3)  bekezdésében megjelölt feltételeknek megfelelő, a Minisztériummal kormányzati szolgálati jogviszonyban álló személy. (2) Az érvényesítésnek tartalmaznia kell az érvényesítésre utaló megjelölést, a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítőnek a 43. § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírását. (3) Az érvényesítő köteles megvizsgálni különösen: a) a  bizonylatot kiállító személyét (a szállítóra/szolgáltatóra/vevőre vonatkozó adatok megegyeznek-e a szerződésen/megrendelésen lévő adatokkal); b) a  kiállított utalványnak a  költségvetési helyre, kormányzati funkcióra, szervezeti egységre, ügyletkódra vonatkozó adatai helyességét; c) a  bizonylaton a  számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, az  általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény, valamint az Áhsz. által meghatározott adatok feltüntetését; d) a  bizonylat kiállításának megalapozottságát és jogszerűségét (a szerződésnek, megrendelésnek megfelel-e stb.); e) a bizonylat adatainak számszaki helyességét; f ) a szükséges mellékletek meglétét (pl. állománybavételi bizonylat); g) a teljesítésigazolás – beszerzés esetén az átvételi igazolás – arra feljogosított részéről történő kiállítását; h) a pénzügyi fedezet rendelkezésre állását. (4) Amennyiben az  érvényesítő vizsgálata során az  Ávr. 58.  § (1)  bekezdésében megjelölt jogszabályok, illetve a Minisztérium belső szabályzatainak megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítést nem tagadhatja meg, ha ezt követően az  utalványozó erre írásban utasítja. Ez  esetben a  kötelezettségvállalás dokumentumát „az érvényesítés utasításra történt” záradékkal látja el. 10. Utalványozás 41. § (1) A  Minisztérium nevében utalványozásra jogosult a  közigazgatási államtitkár által írásban felhatalmazott, a Minisztériummal kormányzati szolgálati jogviszonyban álló személy. (2) Az utalványozás a kiadások teljesítésének, a bevételek beszedésének elrendelését foglalja magában. Utalványozásra csak a teljesítés igazolása és az érvényesítés után kerülhet sor. (3) Az utalványozásra jogosult személy az utalványozáskor köteles megvizsgálni: a) a bizonylaton a szükséges adatok meglétét, a számszaki helyességet; b) a bizonylatot kiállító személyét, a kiállítás jogosságát; c) a szükséges mellékletek meglétét; d) az érvényesítés megtörténtét; e) az utalványon és a bizonylaton szereplő összeg megegyezőségét; f ) a teljesítésigazolásnak az arra feljogosított részéről történő kiállítását; g) a fedezetvizsgálat megtörténtét; h) a  bizonylatban szereplő kifizetést utasítás, egyéb jogszabály nem tiltja, illetve nem ütközik büntetőjogi rendelkezésbe. (4) Az utalványozás során meg kell győződni arról, hogy a KGR FORRÁS Integrált Ügyviteli Rendszer szerinti utalványlap az Ávr. 59. § (3) bekezdésében foglaltakat tartalmazza-e. 11. Összeférhetetlenségi szabályok 42. § Az aláírási jogosultságok alkalmazásánál, ellenőrzésénél az  alább meghatározottak szerint kell figyelembe venni az Ávr. 60. § (1) bekezdésében foglalt, összeférhetetlenségre vonatkozó szabályokat: kötelezettség vállaló teljesítés igazoló érvényesítő utalványozó pénzügyi, illetve jogi ellenjegyző szakmai ellenjegyző kötelezettségvállaló – NEM Ávr. 60. § (1) bek. szerint nem NEM Ávr. 60. § (1) bek. szerint nem NEM teljesítésigazoló NEM – Ávr. 60. § (1) bek. szerint nem NEM NEM IGEN érvényesítő Ávr. 60. § (1) bek. szerint nem Ávr. 60. § (1) bek. szerint nem – Ávr. 60. § (1) bek. szerint nem lehetőség szerint ne! NEM utalványozó NEM NEM Ávr. 60. § (1) bek. szerint nem – lehetőség szerint ne! IGEN pénzügyi, illetve jogi ellenjegyző Ávr. 60. § (1) bek. szerint nem lehetőség szerint ne! lehetőség szerint ne! lehetőség szerint ne! – IGEN szakmai ellenjegyző NEM IGEN NEM IGEN IGEN – 12. Nyilvántartás 43. § (1) A kötelezettségvállalásra; pénzügyi, jogi ellenjegyzésre; teljesítésigazolásra; érvényesítésre; utalványozásra jogosult személyekről és aláírásmintájukról a  kötelezettségvállalás pénzügyi fedezetét kezelő főosztály az  Ávr. 60.  § (3) bekezdése szerinti nyilvántartást vezet a felhatalmazó, kijelölő dokumentumok alapján. (2) A  nyilvántartásban szereplő fenti jogosultságok megváltozásáról, visszavonásáról rendelkező dokumentumot a rendelkező személy haladéktalanul megküldi a pénzügyi fedezetet kezelő főosztálynak. IV. Fejezet A beszerzések lebonyolításának általános rendje 1. Általános szabályok 44. § Beszerzések a  Közbeszerzési Ellátási Főigazgatóságról szóló 250/2014. (X. 2.) Korm. rendelet, a  központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet, valamint a büntetésvégrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a  termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet figyelembevételével bonyolíthatóak le. 45. § Vagyonnyilatkozat tételére köteles a  szerződő fél vagy annak közreműködője, amennyiben a  szerződéssel összefüggésben az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény 3. § (3) bekezdés e)  pontjában foglalt feltételek valamelyike fennáll. Amennyiben a  szerződő fél vagy annak közreműködője a  vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségének nem tesz eleget, vagy azt megtagadja, vele szerződés nem köthető. A vagyonnyilatkozat tételére vonatkozó eljárást külön utasítás szabályozza. 46. § A beszerzés előkészítése során az  eljárásban részt vevő szervezeti egységek és személyek elektronikus formában, az  e  célra rendszeresített e-mail címek alkalmazásával kommunikálnak. Amennyiben a  beszerzés előkészítése, a szerződéskötés vagy a szerződés teljesítése során valamely irat eredeti példányának rendelkezésre állása szükséges, annak beszerzéséről és az  érintett szervezeti egységekhez történő továbbításáról az  érintett szervezeti egység gondoskodik. 47. § (1) A beszerzés kezdeményezését megelőzően a szakterület köteles vizsgálni, hogy a) a tervezett beszerzés – a Kbt. 11–18. §-ában meghatározottak szerint számított – becsült értéke a közbeszerzési értékhatárt eléri-e; b) a  beszerzés kezdeményezése előtt szükséges-e más hatóság, személy vagy szervezet hozzájárulását, engedélyét vagy egyetértését beszerezni. (2) A  szakterület megkeresésére a  JSZF tájékoztatást nyújt arról, hogy a  beszerzés a  Kbt. hatálya alá esik-e, illetve segítséget nyújt a beszerzés típusának kiválasztásában. (3) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti döntés beszerzése a szakterület feladata. 48. § A szerződést a  JSZF a  Minisztérium szerződéskötési gyakorlatába illeszkedő szerződések esetében, amennyiben minden szükséges adat a  kezdeményezéssel egyidőben rendelkezésre áll, hét munkanapon belül készíti el. A határidőbe nem számít bele az 52. §, az 54. §, valamint az 56–59. § szerinti egyeztetés időtartama. 49. § A közigazgatási államtitkár által meghatározott szerződéstípusok esetében általános szerződési feltételeket (a továbbiakban: ÁSzF) kell alkalmazni. Az ÁSzF-ek a Minisztérium intranetes honlapján kerülnek közzétételre. 2. A szerződés kezdeményezése 50. § A szerződéskötéssel megvalósuló beszerzést a szakterület az 5. § 5. pont a) alpontja szerinti, teljes körűen kitöltött és aláírt szerződéskezdeményező nyomtatvány digitalizált példányának a  gazdasági vezető titkársága részére, a  szerzodes@im.gov.hu e-mail címre történő megküldésével kezdeményezheti. A  szerződéskötéshez szükséges egyéb dokumentumokat elektronikus vagy digitalizált formában kell csatolni. Az  elektronikus levél tárgyában a szerződő fél nevét és a „szerződés” megjelölést fel kell tüntetni. 51. § Amennyiben a  szerződés kezdeményezésére olyan időpontban kerül sor, hogy a  kötelezettségvállalás dokumentumának elkészítésére a 33. §-ban foglalt határidőn belül nyilvánvalóan nem kerülhet sor, az 50. § szerinti dokumentumokat a gazdasági vezető titkársága a kezdeményező részére visszaküldi, egyéb esetben – a szerződés előkészítése érdekében – elektronikus úton továbbítja azokat a JSZF részére. 52. § Amennyiben a szerződéskezdeményező nyomtatvány, illetve annak melléklete módosításra vagy kiegészítésre szorul, az egyeztetést a JSZF folytatja le a kapcsolattartóval. A kapcsolattartó felelős a szerződés teljesítésének folyamatos figyelemmel kíséréséért és a kötelezettségvállalásra jogosult folyamatos tájékoztatásáért. 53. § A szerződéskezdeményező nyomtatványban foglaltak módosítására kizárólag az  5.  § 5.  pontja szerinti feljegyzés keretei között van lehetőség. A  szakterületnek a  szerződéskezdeményező nyomtatvány módosítására irányuló kezdeményezése esetén a  szakterület a  módosított nyomtatványt az  50.  § rendelkezései szerint terjeszti elő azzal az eltéréssel, hogy a nyomtatványhoz csak a módosítással érintett adatokat tartalmazó mellékletek ismételt csatolása szükséges. E rendelkezést kell alkalmazni a szerződéskezdeményezés 33. § (2) bekezdésében írtak miatt szükségessé váló módosítása esetén is. 3. A szerződéskötés előkészítése 54. § A JSZF a  szerződéskezdeményező nyomtatványt és mellékleteit megvizsgálja, jogszabállyal vagy belső normával ellentétes kezdeményezés esetén tájékoztatja a  szakterületet, és javaslatot tesz a  jogszabálynak, belső normának megfelelő kezdeményezésre. Amennyiben a szerződés megkötésére nincs lehetőség, a JSZF erről tájékoztatást ad. 55. § Amennyiben az  54.  § szerinti intézkedésre nincs szükség, a  JSZF az  adatokat szerződési igényként haladéktalanul nyilvántartásba veszi és a szerződéskezdeményező nyomtatványt elektronikus úton két munkanapon belül továbbítja a) a pénzügyi fedezetet kezelő főosztálynak a fedezet rendelkezésre állásának igazolása és a kötelezettségvállalási jogosultság fennállásának vizsgálata céljából, továbbá b) a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály (a továbbiakban: BAF) részére nemzetbiztonsági ellenőrzésre vonatkozó állásfoglalás beszerzése érdekében. 56. § A pénzügyi fedezetet kezelő főosztály a fedezetet három munkanapon belül igazolja. Amennyiben a pénzügyi fedezet tekintetében egyeztetés szükséges, azt a  pénzügyi fedezetet kezelő főosztály folytatja le, ezzel egyidejűleg az  egyeztetésről a  JSZF-et tájékoztatja. Amennyiben az  egyeztetés eredményeként a  kezdeményező irat tartalma változik, a módosítást a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály végzi, és ennek tényét a fedezet igazolása során külön is jelzi. 57. § Amennyiben a pénzügyi fedezet igazolására nincs lehetőség, a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály haladéktalanul tájékoztatja a gazdasági vezető titkárságát és a JSZF-et. A szakterületet a gazdasági vezető titkársága tájékoztatja. 58. § A nemzetbiztonsági ellenőrzésre vonatkozó állásfoglalás érdekében szükséges egyeztetést, illetve a szükséges adatok és nyilatkozatok beszerzését a  BAF végzi, állásfoglalásáról a  JSZF-et három munkanapon belül tájékoztatja. Nemzetbiztonsági ellenőrzés szükségessége esetén a BAF értesíti a JSZF-et, ha a szerződő fél vagy közreműködője a meghatározott típusú kérdőívet leadta. 59. § A szerződés tervezetét a  JSZF ügyintézője a  kapcsolattartóval egyezteti, a  szerződő féllel történő egyeztetést a kapcsolattartó végzi. A tervezet véglegesítését követően a JSZF a szerződés tervezetét jogi ellenjegyzéssel látja el, majd a szerződés példányait a pénzügyi ellenjegyző részére haladéktalanul továbbítja. 60. § A szerződés pénzügyi ellenjegyzését követően a  pénzügyi ellenjegyző a  szerződést két munkanapon belül ellenjegyzéssel látja el, majd szakmai ellenjegyzés céljából haladéktalanul továbbítja a szakterület részére. 61. § A szakmai ellenjegyző a  szerződést ellenjegyzéssel látja el, majd – a  33.  §-ban foglalt határidőre figyelemmel – a  kötelezettségvállaló részére haladéktalanul felterjeszti. Amennyiben a  felterjesztés a  33.  § (1)  bekezdés szerinti határidőn túl történik, a szerződéshez a 33. § (2) bekezdés szerinti feljegyzést is csatolni szükséges. 62. § A kötelezettségvállaló, aláírását követően az iratokat JSZF-nek visszaküldi. A szerződésnek a szerződő féllel történő aláíratásáról illetve az  aláírt szerződések egyes példányainak a  szerződésben megjelölt személyeknek, illetve szervezeti egységeknek történő megküldéséről a JSZF gondoskodik. 63. § Amennyiben a kötelezettségvállaló a 33. § (2) bekezdés szerinti esetben a kötelezettségvállalás módosított adatokkal történő ismételt kezdeményezése mellett dönt, az iratokat a JSZF részére visszaküldi. A kötelezettségvállaló döntéséről a szakterület vezetőjét a JSZF tájékoztatja. 64. § Amennyiben a  szerződés alapján a  Minisztérium a  feladatellátáshoz eszközt, informatikai, belépési vagy egyéb jogosultságot biztosít, az  erre vonatkozó igénylőlapon a  jogviszony fennállását a  JSZF munkatársa igazolja, majd gondoskodik a  jogviszony tényének a  Szolgáltatási és Ellátási Alapadat Tárban (a továbbiakban: SZEAT) történő rögzítéséről. 4. A szerződés módosítása és megszüntetése 65. § A szerződés módosítására e fejezet 2. és 3. alcímében foglalt rendelkezéseket kell megfelelően alkalmazni. 66. § A szerződés megszüntetését a szakterület vezetője a szerződés megszüntetésre irányuló nyomtatvány általa aláírt, digitalizált példányának a  gazdasági vezető titkársága részére a  szerzodes@im.gov.hu e-mail címre történő megküldésével kezdeményezheti. A szerződés megszüntetésére vonatkozó megfelelő jogi megoldás kiválasztásához a JSZF segítséget nyújt. A szerződés megszüntetésére egyebekben e fejezet 2. és 3. címében foglalt rendelkezéseket kell megfelelően alkalmazni. 67. § Ha a szerződést bármely okból a másik szerződő fél felmondja, eláll a szerződéstől, illetve annak közös megegyezéssel történő megszüntetését vagy felbontását kezdeményezi, az erre vonatkozó iratot legkésőbb a kézhezvételt követő munkanapon meg kell küldeni az SZMSZ szerint ügyrendileg felelős állami vezető és a gazdasági vezető titkársága útján a JSZF részére, amely – szükség esetén – elkészíti a megfelelő iratokat. 68. § A szerződés módosítását, megszűnését, illetve megszüntetését követően a változást a SZEAT-ban a JSZF munkatársa rögzíti. 5. A szerződések teljesítésének figyelemmel kísérése, igazolása és kifizetése 69. § A szakterület köteles folyamatosan figyelemmel kísérni a  szerződés teljesítését és – a  felek együttműködési kötelezettsége keretében – minden tőle elvárhatót megtenni a  megfelelő mennyiségben és minőségben történő teljesítés elősegítése érdekében. Ha felmerül a  veszélye, hogy a  határidőben vagy megfelelő mennyiségben, minőségben történő teljesítés a  szerződő félnek felróható okból nem teljesül, annak képviselőjével történő soron kívüli egyeztetést kell kezdeményezni. A  kapcsolattartó köteles tájékoztatni a  kötelezettségvállalásra jogosultat a szerződés teljesítésének körülményeiről. 70. § Szerződésszegés esetén a  kötelezettségvállalásra jogosult a  szerződésszegésből származó igények érvényesítése érdekében a szerződésszegés tényéről a gazdasági vezetőt tájékoztatja. 71. § Kizárólag a szerződésnek megfelelő teljesítés igazolható. A teljesítés ellenőrzését a szolgáltatást nyújtó erre vonatkozó bejelentése, írásbeli megkeresése alapján legkésőbb három munkanapon belül el kell kezdeni, és a lehető legrövidebb időn belül, illetve a  szerződésben meghatározott határidőn belül be kell fejezni. Ha azt a  szerződés tartalmazza, a  teljesítés elfogadására vagy el nem fogadására vonatkozó nyilatkozatot a  szolgáltatást nyújtó képviselőjének dokumentáltan át kell adni. 72. § Ha a teljesítés nem megfelelő, és a kijavításra nincs mód, a póthatáridő eredménytelenül telt el vagy az a szolgáltatás jellege miatt kizárt, a  teljesítésigazolásra jogosultnak a  teljesítési jegyzőkönyv eljuttatásával kell kezdeményeznie a  pénzügyi fedezetet kezelő főosztálynál a  szerződésben kikötött díj csökkentését, illetve az  ellenérték meg nem fizetését, megjelölve azok okát és konkrét mértékét vagy a szerződés teljes meghiúsulásának körülményeit. 73. § A szerződésben rögzített ellenérték kifizetése a  pénzügyi kifizetést teljesítő főosztály részéről abban az  esetben teljesíthető, ha a teljesítésigazolásra jogosult a) a természetes személlyel kötött szerződés esetében a szerződésben foglaltak hiánytalan és hibátlan teljesítését vagy részteljesítését igazolta, és a  kifizetéshez – adóügyi, társadalombiztosítási szempontból – szükséges okiratokat a jogosult a pénzügyi kifizetést teljesítő főosztálynak benyújtotta; b) az  a)  pontba nem tartozó szerződések esetében a  szabályszerűen kiállított számlát és a  teljesítésigazolást a pénzügyi kifizetést teljesítő főosztálynak megküldte; c) felhasználási vagy felhasználási szerződés elemeivel vegyes más típusú szerződés esetén a szellemi termék, illetve vagyoni értékű jog tekintetében az  erre rendszeresített tárolási nyilatkozatot a  pénzügyi kifizetést teljesítő főosztálynak megküldte. 74. § Szerzői jogi védelem alá eső alkotás beszerzésére irányuló felhasználási vagy felhasználási szerződés elemeivel vegyes más típusú szerződés esetén a teljesítésigazolás másolatát akkor is meg kell küldeni a Pénzügyi és Számviteli Főosztály részére, amennyiben a kifizetést a Költségvetési Főosztály teljesíti. A teljesítésigazolás másolatához csatolt adatlapon a teljesítésigazolásra jogosult tájékoztatni köteles – a tárolási nyilatkozat megküldésével – a Pénzügyi és Számviteli Főosztályt, hogy a szerzői jogi védelem alá eső alkotás mely szervezeti egységnél került elhelyezésre. 6. A megrendelés útján történő beszerzés szabályai 75. § Megrendelés útján történő beszerzés a kezdeményező iratnak a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály részére történő megküldésével kezdeményezhető. 76. § A megrendelőlapon fel kell tüntetni: a) a megrendelt szolgáltatás, áru mennyiségét, minőségi jellemzőit, egységárát és a megrendelés összegét; b) a teljesítés határidejét; c) a teljesítés igazolásának és a kifizetésnek a részleteit. 77. § A megrendelés teljesíthetőségéről a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály a JSZF-fel szükség esetén egyeztet. 78. § A pénzügyi fedezet rendelkezésre állását a  pénzügyi fedezetet kezelő főosztály pénzügyi ellenjegyzésre jogosult vezetője a  megrendelőlap minden példányán igazolja és a  megrendelőlap mindhárom példányát továbbítja a kötelezettségvállaló részére. 79. § (1) Amennyiben a  megrendelés pénzügyi fedezete biztosított, a  megrendelőlapokat a  kötelezettségvállaló aláírja. A  megrendelőlap másik fél részére történő továbbküldéséről a  szakterület gondoskodik. A  megrendelés tudomásulvételéről a  szakterület köteles meggyőződni és arról írásos visszaigazolást kérni. A  megrendelőlap egy példányát – csatolva ahhoz a  megrendelés visszaigazolását – a  szakterület a  visszaigazolás rendelkezésre állását követő két munkanapon belül megküldi a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály részére. (2) Amennyiben a visszaigazolt megrendelőlapon szereplő ellenértéknél a számla tényleges összege 10%-kal magasabb, a  szakterület a  számla pénzügyi fedezetet kezelő főosztály részére történő megküldésével egyidejűleg köteles pótmegrendelést is csatolni. 7. Típusszerződések 80. § Amennyiben ismétlődő jelleggel, nagyszámban előforduló és azonos tartalmi elemekkel rendelkező polgári jogi szerződés (típusszerződés) megkötésére van szükség, a  IV. Fejezetben foglalt rendelkezéseket a  81–88.  §-ban meghatározott eltérésekkel kell alkalmazni. 81. § Típusszerződés elkészítését a  kötelezettségvállalásra jogosult a  gazdasági vezetőnek küldött feljegyzéssel kezdeményezheti. A feljegyzésben be kell mutatni a) a típusszerződés alkalmazásának szükségességét, kitérve arra, hogy az általános szerződéskötési eljárás miért nem valósítható meg; b) a típusszerződéssel beszerezni kívánt áru vagy szolgáltatás jellemzőit és mennyiségét; c) a típusszerződés alapján nyújtani kívánt szolgáltatás jellemzőit; d) a típusszerződés alkalmazásának tervezett időtartamát; e) a típusszerződéssel érintett beszerzések várható értékét. 82. § A 81.  § szerinti feljegyzéshez az  abban írtakat alátámasztó dokumentumokat csatolni kell. A  gazdasági vezető a  feljegyzés kiegészítését, illetve újabb dokumentumok csatolását kérheti. A  típusszerződés alkalmazásáról a gazdasági vezető dönt. 83. § A típusszerződés tervezetét a  JSZF készíti el, amelyet egyeztet a  pénzügyi fedezetet kezelő főosztállyal, valamint a szakterülettel. 84. § A véglegesített típusszerződés mintájának három példányát a  szakterület szakmai ellenjegyzéssel, a  JSZF jogi ellenjegyzéssel, a típusszerződések pénzügyi fedezetét kezelő főosztály pedig pénzügyi ellenjegyzéssel látja el. 85. § Az ellenjegyzéssel ellátott típusszerződés-minták egy-egy példányát a JSZF megküldi a szakterületnek és a pénzügyi fedezetet kezelő főosztálynak. A  JSZF a  szerződés példányaihoz csatolt adatlapon rögzíti, hogy a  típusszerződés alkalmazására mely kötelezettségvállalásra jogosult által, milyen körülmények között, milyen időtartamban, milyen áru vagy szolgáltatás beszerzésére, milyen szolgáltatás nyújtására, illetve milyen pénzügyi fedezet mellett kerülhet sor, továbbá meghatározhatja a típusszerződés alkalmazásának egyéb feltételeit. 86. § A kötelezettségvállalásra jogosult a típusszerződés alkalmazásával a 85. § szerinti adatlapon meghatározott körben önállóan, a JSZF bevonása nélkül jogosult a szerződéskötésre. 87. § A típusszerződés alkalmazása a  szakterületet nem mentesíti az  egyedi esetekben a  pénzügyi ellenjegyzés beszerzésének kötelezettsége alól. Típusszerződés alkalmazása esetén az egyedi szerződést a szakterület közvetlenül küldi meg a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály számára. A pénzügyi fedezetet kezelő főosztály a pénzügyi fedezet rendelkezésre állásának esetén az  egyedi szerződést pénzügyi ellenjegyzéssel látja el. Amennyiben az  egyedi szerződés pénzügyi ellenjegyzéssel nem látható el, a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály a szakterülettel közvetlenül egyeztet. 88. § A típusszerződés alkalmazását a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály és a JSZF ellenőrzi, a szükséges módosításokat a JSZF végzi a 83–85. §-ban foglaltak szerint. Amennyiben a típusszerződés alkalmazása a továbbiakban nem indokolt, vagy felhasználása a 85. § szerinti adatlapon rögzítettektől eltér, a gazdasági vezető a típusszerződés alkalmazására vonatkozó döntését visszavonhatja. 8. Adatvédelem 89. § A beszerzések előkészítése során kezelt adatok megismerésére jogosult: a) a miniszter; b) a kötelezettségvállalásra jogosult; c) a beszerzés kezdeményezésére jogosult és annak felettes vezetői; d) a kapcsolattartó és annak felettes vezetői; e) a JSZF vezetője és eljáró munkatársa; f ) a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály vezetője és eljáró munkatársa; g) a BAF vezetője és eljáró munkatársa; h) a gazdasági vezető és a titkárságán a szerződések előkészítésével megbízott feladatot ellátó munkatárs; i) az Ellenőrzési Főosztály vezetője és ellenőrzésre kijelölt munkatársa; j) akinek a miniszter, a közigazgatási államtitkár, a helyettes államtitkár és a JSZF vezetője azt engedélyezi. V. Fejezet Beszámolók, adatszolgáltatások készítése 1. Tartozásállományra vonatkozó adatszolgáltatás 90. § (1) A Minisztérium havonta a tárgyhó utolsó napi állapotának megfelelően a tartozásállományára vonatkozó adatokról a tárgyhót követő hónap 5. napjáig adatot szolgáltat a Kincstárnak. (2) Az adatszolgáltatást a Pénzügyi és Számviteli Főosztály készíti el és továbbítja a Kincstár részére. 2. Devizában történő várható kifizetésekre vonatkozó adatszolgáltatás 91. § (1) A Minisztérium előirányzatai terhére devizában történő várható kifizetésekről összesítve, az 500 millió forint feletti kifizetéseket egyedileg megjelölve havonta a hónap 25. napjáig adatot szolgáltat a Kincstárnak. (2) Az adatszolgáltatást a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály készíti el és továbbítja a Kincstár részére. 3. Időközi költségvetési jelentés 92. § Az időközi költségvetési jelentést a Pénzügyi és Számviteli Főosztály készíti el a Kincstár által működtetett elektronikus adatszolgáltató rendszer alkalmazásával, az Ávr.-ben meghatározott határidő figyelembevételével. 4. A költségvetési beszámoló 93. § A Pénzügyi és Számviteli Főosztály a vonatkozó jogszabályok alapján és a Költségvetési Főosztály által meghatározott határidőre, a  Kincstár által közreadott számítástechnikai program alkalmazásával éves költségvetési beszámolót készít, amelyet jóváhagyatás végett a Költségvetési Főosztály részére továbbít. 94. § A költségvetési beszámolót a gazdasági vezető hagyja jóvá. 5. Időközi mérlegjelentés 95. § Az eszközök és források alakulására vonatkozó negyedéves mérlegjelentések elkészítését a Pénzügyi és Számviteli Főosztály végzi a Kincstár által működtetett elektronikus program alkalmazásával az Ávr. 170. §-ában meghatározott határidő figyelembevételével. 6. Zárszámadási adatszolgáltatás 96. § (1) A  Minisztérium zárszámadási adatszolgáltatását a  Költségvetési Főosztály iránymutatása alapján a  Pénzügyi és Számviteli Főosztály készíti és nyújtja be a Költségvetési Főosztály részére. (2) A  beszámolás során a  Minisztérium az  Ávr. 160–161.  §-ában foglaltak szerint számot ad az  éves költségvetésben biztosított előirányzatok szakmai szempontú felhasználásáról, a személyi és tárgyi feltételek alakulásáról, az erőforrások kihasználásáról, a feladatok és a meghatározott mennyiségi és minőségi követelmények teljesítéséről. VI. Fejezet Záró rendelkezések 97. § Az utasítás végrehajtásához szükséges formanyomtatványokat és tájékoztatókat a gazdasági vezető a Minisztérium intranet hálózatán közzéteszi. 98. § Ez az utasítás a közzétételét követő 15. napon lép hatályba, rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. 99. § (1) Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Gazdálkodási Keretszabályzatáról szóló 3/2012. (X. 19.) KIM KÁT utasítás (a továbbiakban: KIM KÁT utasítás) 1.  §-a, Melléklete, valamint 1. Függelékének I–II. Része. (2) A KIM KÁT utasítás 2–6. §-át, az 1. Függelék III–V. Részét, valamint a 2–5. Függeléket jelen utasítás rendelkezéseivel összhangban kell alkalmazni. Dr. Trócsányi László s. k., igazságügyi miniszter