26/2013. (XII. 16.) NGM utasítása az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjéről.

26/2013. (XII. 16.) NGM utasítása az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjéről. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23.  § (4)  bekezdés c)  pontja alapján az  alábbi, a  Nemzetgazdasági Minisztérium munkatársainak ideiglenes külföldi kiküldetéseivel összefüggő eljárás rendjéről és költségtérítéséről, továbbá a Nemzetgazdasági Minisztérium utaztatási szervezetének működési rendjéről a következő utasítást adom ki: Általános rendelkezések 1. § (1) Az  utasítás hatálya – az  1.  § (2)  bekezdésében foglaltak kivételével – kiterjed minden olyan ideiglenes külföldi kiküldetésre, amely teljesítésének anyagi fedezetét részben vagy egészben a  Nemzetgazdasági Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium vagy NGM) Igazgatása költségvetése biztosítja. (2) Az  állami vezetőt, kabinetfőnököt külföldi tartózkodása idejére megillető juttatásokat az  állami vezetők és az államigazgatási szervek köztisztviselői számára biztosított juttatásokról és azok feltételeiről szóló 192/2010. (VI. 10.) Korm. rendelet szabályozza. (3) Ezen utasítás alkalmazásában a) ideiglenes külföldi kiküldetést teljesít az  a  kiküldött, akinek meghatározott külföldi állomáshelyen történő munkavégzésének vagy képzésének az időtartama egybefüggően a 90 napot nem haladja meg; b) az utaztatással kapcsolatos feladatokat az NGM Protokoll Titkárságának utaztatással foglalkozó munkatársai látják el (a továbbiakban: Utaztatás); c) érintett vezetők: a miniszter, a kabinetfőnök, a közigazgatási államtitkár és az államtitkárok; d) szervezeti egység: a miniszteri titkárság, miniszteri kabinet, a közigazgatási államtitkárság és az államtitkárságok. Kiküldetések tervezése 2. § (1) A  nemzetközi feladatok összehangolása érdekében az  érintett vezetők a  saját és az  általuk vezetett szervezeti egységek éves szintű utazási programjairól – a  Protokoll Titkárság vezetője által meghatározott módon, táblázatos formában – január 15-ig részletes tervet készítenek, amelyet az  Utaztatás részére elektronikus úton (utaztatas@ngm.gov.hu) megküldenek. (2) A Protokoll Titkárság éves előzetes utazási programtervek összegzése után javaslatot tesz az éves szintű kiküldetési kiadási előirányzatok mértékére a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: KGF) részére. (3) A külföldi kiküldetésekre fordítható összesített kiadási előirányzatokat, a KGF az NGM Igazgatása elemi költségvetésének összeállítása során állapítja meg, figyelembe véve a (2) bekezdés szerinti javaslatot. (4) A  minisztérium egyes szervezeti egységeinek utazási kereteire vonatkozóan a  KGF tesz javaslatot, amelyet a közigazgatási államtitkár hagy jóvá. (5) Az  elemi költségvetés jóváhagyását, valamint a  kiküldetésekhez kapcsolódó keretek megállapítását követően a jóváhagyott éves utazási és napidíjkeretek ismeretében a Protokoll Titkárság vezetője egyeztetést folytat az érintett vezetőkkel az  általuk vezetett szervezeti egységek egész évre vonatkozó utazási programtervének véglegesítése érdekében. A Protokoll Titkárság vezetője ezt követően véglegesíti az egész évre vonatkozó utazási programtervet. Az egész éves utazási programterveket a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá. (6) A  jóváhagyott utazási programterv alapján a  KGF gondoskodik a  felosztott kiküldetési kereteknek a  pénzügyi és számviteli integrált rendszer „Külföldi kiküldetés” moduljában történő rögzítéséről, ily módon az  egyes vezetői utaztatási keretek elkülönítéséről. (7) A KGF az alábbi elkülönített utaztatási költségkereteket koordinálja: miniszteri keret, kabinetfőnöki keret, közigazgatási államtitkári keret és államtitkári keretek. A közigazgatási államtitkári költségkeret, illetve az államtitkári költségkeretek tartalmazzák a közigazgatási államtitkárság, illetve az adott államtitkárság szakmai felügyelete alá tartozó helyettes államtitkárságok és szakmai főosztályok utaztatási költségeit is. (8) A felosztott kiküldetési keretekkel az érintett vezetők saját hatáskörben gazdálkodnak és gondoskodnak arról, hogy azok túllépésére ne kerüljön sor. A felosztott kiküldetési keretek felhasználásáról a KGF nyilvántartást vezet, és minden negyedévet követő hónap 15-ig tájékoztatást ad a keretekkel rendelkező vezetők részére a felhasználás mértékéről. (9) Az  utazási keret jobb, biztonságosabb tervezhetősége érdekében minden év elején az  NGM Igazgatása költségvetésében rendelkezésre álló teljes évi keretösszeg 80%-a osztható fel a  minisztérium szervezeti egységei között. A  20%-os mértékű fennmaradó keret tartalékot képez. A  teljesítési adatok ismeretében július 30-ig a tartalékkeret fele, míg a szeptember 30-ai teljesítési adatok ismeretében a fennmaradó keret felosztására kerül sor. (10) Az  érintett vezetők az  utazási programtervet kizárólag indokolt esetben módosíthatják a  kiutazási programok változásának követése, illetve az  utazási terv aktualitásának biztosítása érdekében. A  módosításra a  közigazgatási államtitkár engedélyével a  már jóváhagyott (eredeti) keretösszegükön belül a  tervezett, de elmaradt kiutazások terhére kerülhet sor. A kiküldetés engedélyeztetése 3. § (1) A  kiküldetés engedélyezése az  1/a.  melléklet szerinti útindító feljegyzés nyomtatvány és az  1/b.  melléklet szerinti ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatvány kitöltésével és aláírásával történik, amelyet minden esetben iktatószámmal kell ellátni. (2) A  kitöltött útindító feljegyzés és engedély nyomtatványokat elektronikusan meg kell küldeni az  Utaztatás részére (utaztatas@ngm.gov.hu). Az  útindító feljegyzés nyomtatványban szereplő adatok alapján az  Utaztatás kalkulációt végez az utazási költségekre vonatkozóan. Azon repülővel, illetve vonattal történő utazások esetében, ahol a repülő-, illetve vonatjegy megrendelése törölhető, vagy visszatérítésére van lehetőség, az Utaztatás előzetesen megrendeli a repülő-, illetve vonatjegyet. (3) A  kitöltött útindító feljegyzés nyomtatványt, valamint az  ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatványt az Utaztatás vezetője vagy akadályoztatása esetén az Utaztatás vezetője által felhatalmazott munkatárs ellenjegyzi, és megküldi a KGF részére pénzügyi ellenjegyzés érdekében. A KGF ellenőrzi és szükség esetén módosítja az ideiglenes kiküldetési engedélyen szereplő költségkalkulációt. (4) Repülő- és vonatjegyfoglalást kizárólag az Utaztatás végezhet, ez alól kivételek kizárólag a nemzetközi szervezetek, külföldi társminisztériumok meghívásával és finanszírozásával zajló utazások, valamint a közlekedési és egyéb havária események miatt időben vagy utazási útvonalban módosuló utazások lehetnek. (5) Az  utazási tervben szereplő ideiglenes külföldi kiküldetéseket a  kiutazást elrendelő helyettes államtitkár kezdeményezésére, a  KGF főosztályvezető pénzügyi ellenjegyzése mellett – a  (6)  bekezdésben meghatározottak kivételével – a  szakmai felügyeletet ellátó államtitkár, akadályoztatása esetén a  helyettesítését ellátó vezető engedélyezi. A kiutazás elrendelője (kiküldő vezető) az ideiglenes kiküldetési engedély aláírásával igazolja az adott külföldi kiküldetésnek az utazási programtervben való szereplését, továbbá szakmai célszerűségét és indokoltságát. (6) A  miniszter kiküldetéseit a  közigazgatási államtitkár; a  közigazgatási államtitkár, az  államtitkárok, helyettes államtitkárok, a  kabinetfőnök és a  Miniszteri Kabinet munkatársainak kiküldetéseit a  miniszter engedélyezheti. A  miniszter akadályoztatása esetén a  közigazgatási államtitkár kiküldetéseit a  parlamenti és gazdaságstratégiáért felelős államtitkár; az államtitkárok, helyettes államtitkárok, a kabinetfőnök és a Miniszteri Kabinet munkatársainak kiküldetéseit a közigazgatási államtitkár engedélyezheti. (7) Az éves utazási tervben nem szereplő, az utazási költségvetésbe be nem tervezett kereten felüli utazást az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatvány „Megjegyzés” rovatában kötelező jelleggel fel kell tüntetni, és rövid indoklással alá kell támasztani annak szükségességét. (8) Az  utazási tervben nem szereplő kiküldetéseket – a  (6)  bekezdésben felsoroltak kivételével – minden esetben a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá a KGF főosztályvezető pénzügyi ellenjegyzése mellett. (9) Konferenciára, workshopra, egyéb rendezvényre szóló – ide nem értve az EU, illetve OECD által kezdeményezett –, külföldről érkező meghívások elfogadására, a résztvevő jelölésére a szakmai felügyeletet ellátó felső vezető javaslatára kizárólag a  közigazgatási államtitkár előzetes jóváhagyásával kerülhet sor, amely feltétele a  külföldi kiküldetés engedélyezésének. (10) Az aláírt külföldi kiküldetés utazási engedélyt – az útindító feljegyzés és az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatványokat – az  indulás előtti naptári hét első munkanapján 12 óráig kell megküldeni az  Utaztatás részére, kivéve a (11) bekezdésében foglaltakat. (11) Vízumköteles országokba való utazáskor a  kiküldetés esedékessége előtt legalább 15 munkanappal köteles az utazó az Utaztatásra eljuttatni az engedélyezett útindító feljegyzés és az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatványokat, valamint a vízum beszerzéséhez szükséges dokumentumokat. Ellenkező esetben az Utaztatás nem tud felelősséget vállalni az utazás teljesüléséért. A vízuminformációkat az Utaztatás szerzi be a Külügyminisztériumtól (a továbbiakban: KüM). (12) Az  utazási engedélynek az  Utaztatás részére időben történő benyújtása – különös figyelemmel a  vízumkötelezett országokra –, valamint az  utazási engedélyhez szükséges jóváhagyások megszerzése a  kiküldött feladata és kötelezettsége. (13) Az  elrendelt és jóváhagyott hivatalos külföldi kiutazás megszervezését – a  szolgálati és a  diplomata-útlevél beszerzését, a szükséges vízum, illetve az utazási jegy beszerzését, az utazási biztosítás intézését és azok átadását – kizárólag a Protokoll Titkárság végezheti. Az utazási jegyet és az utazási biztosítást – kivételes esetekben, az utazó kérésére – az Utaztatás elektronikus úton, e-mailben küldi meg a kiküldött részére. (14) Az Utaztatás a jóváhagyott utazási engedély és kalkuláció alapján az utazóra vonatkozó kalkulált költségeket – napidíj és dologi útielőleg bontásban – rögzíti az  integrált pénzügyi-számviteli rendszer „Külföldi kiküldetési moduljában”. A rögzítést követően az Utaztatás kiállítja, majd az utazás megkezdése előtt minimum egy munkanappal a kiküldött részére átadja a valutafelvételi bizonylatot. (15) Amennyiben a külföldi kiküldetés esetén az NGM Igazgatása költségvetésén kívül más költségviselő is felmerül, azt az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatványon, a konkrét költségtípus meghatározásával (utazás, szállás, napidíj, egyéb) és a költségviselő megjelölésével szükséges jelezni. (16) Ha a minisztérium az NGM Igazgatása költségvetése terhére a minisztériummal nem munka- vagy jogviszonyban álló személy kiküldetésének finanszírozását átvállalja, akkor az útindító feljegyzés „Egyéb, indoklás” pontja alatt meg kell indokolni a személy kiküldetésének szükségességét, amelyet az utat jóváhagyó vezetőnek (miniszter, közigazgatási államtitkár) az  elbírálás során figyelembe kell vennie. Az  érintett vezető (miniszter, közigazgatási államtitkár) hatásköre, továbbá a külsős utazó – rangnak, szállodai kategóriának, utazási költségnek – megfelelő besorolása is. A külsős utazó esetében az utazás előkészítését (például a szükséges foglalásokat) az Utaztatás ennek megfelelően folytatja le. Amennyiben a kiküldöttre nem vonatkozik a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 43. § (1) bekezdése, napidíjra nem jogosult. Ettől eltérni kivételesen indokolt esetben lehet. (17) A  külföldi kiküldetések adatainak rögzítését az  Utaztatás és a  KGF együttesen végzi. Az  Utaztatás a  kiküldetési engedélyek alapján gondoskodik a  kiküldetési adatok számítógépes rögzítéséről. A  KGF biztosítja a  kiküldetések elszámolási adatainak rögzítését, az ellátmányok biztosítását, valamint a számviteli feladatok ellátását. Egyes EU-intézmények üléseinek költségtérítése 4. § (1) A Tanács Főtitkársága a  tagállamok részére megtéríti a Tanács ülésein – kizárólag a költségtérítéses tanácsi ülések utazásai nyomtatványban és a  bizottságok nyomtatványban foglaltakhoz kapcsolódóan – való részvétellel összefüggésben felmerült utazási költségeket (az oda- és visszaút utazási költségei: repülőjegy, vonatjegy). (2) A Tanács üléseire kiküldött tagállami szakértők az üléseken való részvételt, az ülések kezdetén kiosztott „Participants” fejléccel ellátott dokumentum megfelelő kitöltésével igazolják. A részvétel hazai igazolására, illetve a hivatalos utazás elszámolására a Tanács ülésén közreadott delegációs jelenléti lista fénymásolata szükséges. (3) A Tanács a tagállamokban kijelölt központi kapcsolattartó szerven – Magyarország esetében a KüM-ön – keresztül biztosítja a finanszírozást. (4) A pénzügyi elszámolást a KGF a következők szerint végzi: a) az elszámolás utólag, havonta, egy összegben történik; b) a havi elszámolásokat a tárgyhót követő hó 20-ig küldi meg a KGF a KüM részére; c) a KüM negyedévente utólag – a negyedév utolsó elszámolásának beérkezését követő 40 munkanapon belül –, az ellenőrzést követően egy összegben teljesíti a visszafizetést; d) a KüM részére a dokumentumok másolatát (számla, bizonylat, aláírt jelenléti ív, meghívó és az ülés napirendje, elektronikus repülőjegy, beszállókártyák) az elszámolással együtt küldi meg a KGF. (5) Az Európai Unió (a továbbiakban: EU) által nyújtott támogatás felhasználásával összefüggő ügyviteli és adatszolgáltatási feladatok ellátását a KGF végzi a KüM által biztosított táblázat felhasználásával. (6) Az EU-intézmények által nyújtott költségtérítést a KGF annak a szervezeti egységnek az utazási keretéhez számolja el, amelynek a munkatársa a költségtérítéses kiküldetésben részt vett. Az EU intézményei (pl. az Európai Bizottság) az  adott rendezvényére vonatkozó meghívó levélben foglaltak szerint térítik meg az  üléseken részt vevők utazási költségeit. A  kiutazás kapcsán felmerülő és az  EU-intézmény által meghatározott visszatérítendő költség visszatérítéséhez szükséges úgynevezett „Expert Identification Sheet” nyomtatvány aláírt és lepecsételt példányát – amennyiben rendelkezésére áll – az Utaztatás a kiutazás előtt, az úti ellátmány (napidíj, úti előleg stb.) felvételével együtt átadja a kiutazó részére. (7) A költségtérítések teljesülését a KGF figyelemmel kíséri. A megtérülés elmaradása esetén – leghamarabb az utazást követő 4. hónappal – megteszi a szükséges intézkedéseket. (8) Költségtérítés esetén az  ideiglenes külföldi kiküldetési engedélyen az  ülés megfelelő kategóriája mellett a költségtérítéses státust is meg kell jelölni. A kiküldött költségtérítése 5. § (1) A kiküldöttet a külföldi tartózkodás során felmerülő, indokolt mértékű költségeinek fedezetére költségtérítés illeti meg. (2) A kiküldöttet megillető költségtérítések a napidíj, a kiküldetés helyére történő kiutazás és hazautazás költsége, utazási biztosítás, szállásköltség, valamint a  kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek (pl. helyi közlekedés, taxidíj) számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal (számlával) igazolt összege. Napidíj 6. § (1) A Korm. rendelet 43. § (2) bekezdése alapján az ideiglenes külföldi kiküldetést végző személy napidíja megkezdett naptári naponként 40 euró. A  napidíj összege után az  ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személyt a  hatályos jogszabályoknak megfelelően adó- és járulékfizetési kötelezettség terheli. (2) A napidíj összegét bruttó összegben kell az utazás előtt a kiküldött részére készpénzben átadni. (3) A  kiküldetés időtartamát a  kiküldetést elrendelő vezető köteles úgy megállapítani, hogy az  a  lehető legkisebb költséggel járjon. Abban az  esetben, ha a  kiutazásra a  kiküldetési feladat (program) kezdetének napját megelőző napon, illetve a hazautazásra a kiküldetési feladat befejező napját követő napon kerül sor, azt az útindító feljegyzésben meg kell indokolni. (4) A kiküldöttet arra a naptári napra, amelyen a külföldön töltött idő tartama eléri a nyolc órát, a teljes napidíj, amelyen eléri a négy órát, de kevesebb, mint nyolc óra, a napidíj 50%-a illeti meg. (5) Nem illeti meg napidíj a kiküldöttet, ha a külföldi tartózkodás négy óránál rövidebb. (6) Azon tengerentúli hivatalos utazások esetében, ahol az utazás egy teljes napot vesz igénybe, vagy amelyek esetében az utazás nem valósítható meg a hivatalos szakmai program napján, az utazás napjára is jár a napidíj teljes összege a kiutazó részére. (7) A kiküldött személy napidíját megalapozó nap meghatározásánál a külföldi kiküldetés tényleges időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása szempontjából az országhatár átlépését légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést egy órával követően kell figyelembe venni. (8) Ha az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy a kiküldetés időtartama alatt díjtalan ebédben, illetve vacsorában részesül, az adott naptári napra jutó napidíját étkezésenként 30%-kal csökkenteni kell. Utazási költségek 7. § (1) A  kiküldetéshez igénybe vehető közlekedési eszköz (repülőgép, vonat, hajó, hivatali gépkocsi gépkocsivezetővel, casco biztosítással rendelkező saját gépkocsi) meghatározása a kiküldetés elrendelőjének hatásköre. (2) Az utazást a legcélszerűbb útvonalon és költségkímélő módon kell teljesíteni. (3) A  kiküldetésekre egy szervezeti egységtől – a  különösen indokolt esetektől eltekintve – csak egy fő utazhat. Ugyanazon szervezeti egységtől, ugyanazon programra egynél több fő kiutazására csak különösen indokolt esetben kerülhet sor, amelynek indoklását a kiküldetés elrendelője (kiküldő vezető) az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatvány „Megjegyzés” rovatában köteles megadni. (4) Amennyiben a  minisztérium részéről több fő vesz részt azonos eseményen, akkor a  delegáció vezetőjeként a  legmagasabb beosztásban lévő utazót kell tekinteni, s az  ő úti engedélyén kell feltüntetni a  többi kiutazóra vonatkozó adatokat is. Azonos beosztású kiküldöttek esetén az  utazást elrendelő államtitkár dönt a  delegáció vezetőjének személyéről. (5) A (3) bekezdés előírásaitól abban az esetben lehet eltérni, ha a szakmai programra történő hivatalos kiutazás költségét a meghívó fél megtéríti. (6) Repülőgépen történő utazás a következő módon történhet: a) a Kormány tagja részére első osztályon; b) az ezen utasítás hatálya alá tartozó más személyek részére Európán belüli utazásnál „turista”, a négy óra repülési időt meghaladó tengerentúli utazásnál, illetőleg más hosszú távú járatoknál magasabb komfortosztálynak megfelelő árú repülőjegy vásárolható; c) a  kiküldött kérésére a  jelen utasításban megállapított osztálynál alacsonyabb kategóriájú repülőjegy is biztosítható; d) a jelen utasítástól eltérő, magasabb kategóriájú repülőjegyek kizárólag a miniszter jóváhagyásával vásárolhatók meg; e) a kormányváró használatát a protokoll, a reprezentáció, a fordítás és a tolmácsolás igénylésének rendjéről szóló NGM utasítás szabályozza; f ) miniszterelnöki, valamint köztársasági elnöki delegációban való részvétel esetében a b) pontban előírtaktól el lehet térni. (7) Vonattal történő utazás esetén az  állami vezetők (miniszter, államtitkár, közigazgatási államtitkár és helyettes államtitkár) és a miniszteri biztos első osztályt vehet igénybe. (8) Hivatali vagy saját gépkocsi használata a  szomszédos, illetve az  európai országokba történő utazás esetén engedélyezhető. (9) A  hivatali gépkocsi külön belső KEF-szabályozás alapján igényelhető a  külföldi kiküldetés kezdési időpontja előtt legkésőbb hét munkanappal. (10) Saját személygépkocsival történő utazás esetén a  tulajdonost a  jogszabályok szerinti üzemanyag- és általános gépjármű-használati költségtérítés illeti meg. (11) A gépkocsi használatával összefüggő, valutában felmerülő várható költségre ellátmányelőleget az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatványon kell engedélyeztetni. Szállásfoglalás, a szállásköltségek elszámolása 8. § (1) A szállodai szobafoglalás – amennyiben a lehetőségek megengedik, az adott országban működő magyar külképviselet közreműködésével vagy ennek hiányában utazási irodán vagy interneten keresztül – a  külföldi kiküldetésre utazó munkatárs feladata, a  jelen utasításba foglalt előírások, továbbá a szobafoglalási keretösszegek [8. § (5) bekezdés] figyelembevételével. A  szállodai szobafoglalásokat minden esetben a  költségtakarékosság szempontjainak szem előtt tartásával kell végezni. A  lefoglalt szállodai szobával, illetve a  szoba árával kapcsolatos szállodai visszaigazolást az  utazás előtt az  utazónak minden esetben meg kell küldenie elektronikus úton az  Utaztatás (utaztatas@ngm.gov.hu) részére. (2) A  külföldi kiküldetésre kiutazó munkatárs az  Utaztatáson keresztül szállásfoglalást kérhet. Amennyiben a  kiutazó kérésére a szállodai szobafoglalást az Utaztatás végzi, akkor az ideiglenes kiküldetési engedélyben jelölni kell a kérést. (3) A külföldi kiküldetésre utazó munkatársak szállást csak abban az esetben foglalhatnak véglegesen a maguk részére, amennyiben az utazással kapcsolatos ideiglenes külföldi kiküldetési engedélyben az adott utazás – benne a szállás várható költségével együtt – a minisztérium illetékes vezetője által jóváhagyásra került. Költségmegtakarítás céljából, tervezett kiküldetés esetén, amennyiben lehetőség van előzetes szobafoglalásra, mely szükség esetén lemondható, a foglalásra sor kerülhet. (4) Amennyiben a hivatalos szakmai program, illetve az ideiglenes külföldi kiküldetés Belgiumban (pl. Brüsszelben) történő szállodafoglalást igényel, és a  szállásfoglalás a  Magyarország Állandó Képviseletén (a továbbiakban: ÁK) keresztül történik, akkor a kiküldöttnek az ÁK által rendelkezésre bocsátott nyilatkozatot a kiküldetés kezdeményezésekor ki kell töltenie és aláírásával el kell látnia. Aláírt nyilatkozat hiányában a szállodafoglalás nem kezdeményezhető. (5) A  költségvetési források hatékony és gazdaságos felhasználásának figyelembevételével az  ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő miniszter esetében legfeljebb 550 euró/éj, államtitkárok esetében legfeljebb 450 euró/éj, helyettes államtitkárok, kabinetfőnök esetében legfeljebb 300 euró/éj, a  főosztályvezetők esetében legfeljebb 250 euró/éj, a  főosztályvezető-helyettesek és az  osztályvezetők esetében legfeljebb 200 euró/éj, az  egyéb rangú és beosztású ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítők esetében pedig legfeljebb 150 euró/éj összeghatárig terjedő szállodai szoba hagyható jóvá, azonban a szállodai szobafoglalások alkalmával minden esetben a költségtakarékosság elvének szem előtt tartásával kell eljárni. A felsorolt összeghatárok feletti szállásdíjat – külön indoklás alapján – az adott kiküldetést jóváhagyó vezető (miniszter vagy közigazgatási államtitkár) hagyhatja jóvá. (6) Amennyiben a  külföldre hivatalos látogatásra érkező delegáció vezetője a  nemzetgazdasági miniszter, a  magyar delegáció külföldi hivatalos programjának könnyebb koordinálása érdekében törekedni kell arra, hogy a minisztérium delegációjának többi tagja is abban a szállodába kerüljön elhelyezésre, ahová a miniszter. Amennyiben a szállodában, ahol a  miniszter és a  minisztérium delegációja elhelyezésre kerül, nem áll rendelkezésre megfelelő számú vagy megfelelő árral rendelkező szoba ahhoz, hogy a  delegáció tagjai a  pozíciójuknak megfelelő maximális árfekvésű szobába kerüljenek elhelyezésre, az (5) bekezdésében foglalt összeghatároktól a delegáció tagjai esetében el lehet térni, azonban a részükre lefoglalt szállás költsége ebben az esetben sem haladhatja meg a 450 euró/éj/fő összeget. (7) Miniszterelnöki, valamint köztársasági elnöki delegációban való részvétel tekintetében az  (5)  bekezdésében részletezett összeghatároktól el lehet térni. (8) A  11.  § szerinti elszámolás során szükséges a  szálloda által kiállított számviteli bizonylatnak megfelelő okmány (számla) csatolása. A kiküldetéssel kapcsolatos költségek térítése 9. § (1) A  kiküldött költségeiből a  munkavégzésével, a  kiküldetés lebonyolításával összefüggő, a  minisztérium nevére és számlázási címére (Nemzetgazdasági Minisztérium, 1051 Budapest, József nádor tér 2–4.) kiállított számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal (számlával) igazolt és a kiküldetést elrendelő (kiküldő) vezető által is igazolt költségeit számolhatja el. (2) A  kiküldetés ideje alatt felmerülő reprezentációs költség csak a  kiküldetést jóváhagyó vezető előzetes engedélye alapján számolható el. Különösen indokolt esetben utólagosan, a  közigazgatási államtitkár vagy a  miniszter jóváhagyásával számolható el. (3) A bizonylattal (számlával) igazolt szobaár mellett mosatási és vasalási költség címén szállodai éjszakánként az egynapi szállásköltség 10%-át meg nem haladó, a minisztérium nevére kiállított számlával igazolt kiadás költsége 7 napon túli kiküldetés esetén elszámolható. (4) A kiküldetés során felmerülő hivatalos telefon-, fax-, internet- és egyéb kommunikációs költség a kiküldetést elrendelő (kiküldő) vezető igazolása alapján számolható el. (5) A  kiküldöttet az  indulásnál és az  érkezésnél megilleti a  tartózkodási helytől az  állomásig (repülőtérig), illetve az  állomástól a  tartózkodási helyig tömegközlekedési eszközzel megtett út számlával vagy számla hiányában a megőrzött menetjeggyel igazolt költsége. (6) A magyarországi repülőtéri oda- és visszautazás költségeként Budapest közigazgatási határán belül az NGM nevére és számlázási címére kiállított számlával igazolt repülőtéri minibusz-szolgáltatás, a minibusz-szolgáltatás díját legfeljebb 20%-kal meghaladó értékhatárig, de legfeljebb 30 000 forintig terjedő taxi szolgáltatás díjának összege számolhatók el utólagosan. Az  eseti személyszállítási feladatok igénybevételéről szóló szabályzatról szóló 32/2012. (X. 27.) NGM utasításban szabályozott taxikártya reptéri transzferre nem vehető igénybe. (7) Budapest közigazgatási határán kívül a Nemzeti Adó- és Vámhivatal által közreadott gépjármű-fogyasztási norma és üzemanyagár szerint számolt üzemanyagköltség, valamint a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja tv.) szerint az általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével kifizetett összeg – amely jelenleg 9 Ft/km – számolható el saját gépkocsihasználat jogán. Az elszámoláshoz a 2. melléklet szerinti, a „Nyilatkozat saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez” nyomtatványt szükséges csatolni. Ettől eltérni csak kivételesen indokolt esetben, a kiküldetést elrendelő (kiküldő vezető) keretgazda külön engedélyével lehet. (8) Saját gépkocsi repülőtéri parkolási díjának elszámolására csak a Budapest közigazgatási határán kívül lakó kiküldött esetében van lehetőség, és ebben az  esetben is csak legfeljebb 72 óra parkolási költsége számolható el utólag, a minisztérium nevére és számlázási címére (Nemzetgazdasági Minisztérium, 1051 Budapest, József nádor tér 2–4.) szóló számla ellenében. (9) Külföldön indokolt esetben, az (5) bekezdésben foglaltakon túlmenően igénybe vett helyi tömegközlekedési eszköz költségeinek számlával igazolt összege számolható el. Számla hiányában a megőrzött menetjeggyel – amennyiben az alapján az utazás egyértelműen beazonosítható – a kiküldetést elrendelő szervezet vezetőjének (kiküldő vezető) írásban adott előzetes vagy utólagos engedélyével számolható el a költség. (10) A külföldi utazás lebonyolításához kapcsolódó vízumdíjat, a szolgálati útlevél díját, az utazáshoz kapcsolódó kötelező oltásokat és a személyi, poggyászbiztosítás költségét a minisztérium fedezi az adott keret terhére. (11) A minisztérium költségvetése terhére kiadásként nem számolható el a kiküldött hibájából eredő bármilyen anyagi kár ellenértéke, a közlekedésrendészeti kihágás, az egyéb hatósági büntetés költségei, valamint a szállodai szobai szolgáltatások (pl. minibár) költsége; kivéve a (3) bekezdésben foglalt esetekben a mosatási díj meghatározott része. Útielőleg 10. § (1) A kiküldött útielőleget csak azon jóváhagyott külföldi kiküldetési engedély esetén igényelhet, amennyiben eleget tett a 11. § (1) bekezdése szerinti korábbi kiküldetése elszámolási kötelezettségének. (2) Kivételt képez, ha az  előző kiküldetés visszaérkezési időpontjától az  elrendelt utazás megkezdésének napjáig öt munkanapnál kevesebb idő telt el, vagy egyéb indok alapján azt a kiküldetést jóváhagyó vezető külön engedélyezi. Ez esetben a kiküldöttnek a második kiküldetés befejezését követő nyolc munkanapon belül kell elszámolnia mindkét kiküldetéssel. (3) A  külföldi kiküldetések elszámolását a  minisztérium által használt pénzügyi-számviteli integrált rendszer „Külföldi kiküldetés” modulja követi nyomon. (4) Amennyiben az  ideiglenes kiküldött a  külföldi kiküldetés költségeinek utasítás szerinti teljes körű elszámolását, lezárását (visszafizetés, illetve pótkifizetés a  valutapénztáron keresztül) nem végzi el, úgy a  kiküldetésből való visszaérkezést követő 21. naptól újabb kiküldetési előleg kiadását a  rendszer nem teszi lehetővé, azaz a  kiküldött részére újabb kiküldetés nem indítható. (5) Az  elszámolási kötelezettség elmulasztása esetén a  kiküldött az  Szja tv. 72.  § (1)  bekezdésében számított kamatkedvezmény összege után az  ott meghatározott mértékű személyi jövedelemadót, illetve az  egészségügyi hozzájárulásról szóló 1998. évi LXVI. törvény 3. § (1) bekezdés bb) pontja alapján egészségügyi hozzájárulást köteles fizetni. (6) A napidíjra a 6. § (1) bekezdése szerinti összeg vehető fel. A napidíj bruttó összegét az utazás előtt kell a kiküldött részére készpénzben átadni. (7) A dologi kiadásokra (szállásköltségre, a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségre) útielőleg EUR, USD, CHF valutában igényelhető. Amennyiben a célországban a felsorolt valutanemet nem fogadják el, úgy a valutaváltási költség bizonylat ellenében elszámolható. (8) A kiküldetéshez kötődő bármilyen előzetes kifizetés kizárólag számla – vagy annak hiányában kivételesen indokolt esetben az adott kiküldetést jóváhagyó vezető engedélyével ellátott díjbekérő – ellenében igényelhető. (9) Egyéb indokolt dologiköltség-igénylés esetén a 6. § (1) bekezdés szerinti egy napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg adható. (10) Amennyiben az  utazás időtartama meghaladja a  hat napot, két napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg biztosítható. Kivételes esetben az e mértéket meghaladó összegű előleg kifizetéséhez az érintett vezetők engedélye szükséges. (11) A  minisztériumi VIP-bankkártya használatára jogosultak az  érintett vezetők, valamint az  utazás szervezését és elszámoltatását ellátó ügyintézők. (12) A minisztériumi utazások gyakoriságára tekintettel – egyedi kérelemre – további kormánytisztviselők, köztisztviselők részére a  közigazgatási államtitkár állapíthat meg jogosultságot a  minisztériumi VIP-bankkártya használatára. A  minisztériumi bankkártyák ügyintézésével kapcsolatos feladatokat a  KGF látja el. A  VIP-bankkártya elsősorban a  külföldi kiküldetéssel kapcsolatos költségek fizetésére vehető igénybe. Különösen külföldön felmerülő szállás, közlekedési költség: taxi, tömegközlekedés díja, valamint az  utazást megelőzően engedélyezett reprezentációs kiadások kifizetésére használható fel. (13) A napidíj és a jóváhagyott dologi útielőleg valutaösszegét az utazó vagy annak meghatalmazottja a valutapénztárban veheti fel a jóváhagyott valutafelvételi nyomtatvány alapján az utazás megkezdése előtt minimum egy munkanappal. Meghatalmazott eljárása esetén a  valutapénztár részére a  3.  melléklet szerinti – két tanú adataival és aláírásával ellátott – meghatalmazást szükséges csatolni. Elszámolás 11. § (1) A  kiküldetés befejeztével a  kiküldött köteles a  felvett ellátmánnyal a „Kiküldött által elszámolt utazási költségek” nyomtatványon (amely a kiküldött részére a menetjegy, a biztosítás, a napidíj, illetve a jóváhagyott dologi útielőleg valutaösszegének felvételével egyidejűleg kerül átadásra) elszámolni, valamint a kiküldetés szakmai teljesítését és az elszámolást a kiküldetés elrendelőjével (kiküldő vezető) igazoltatni, és az aláírt nyomtatványt a KGF részére nyolc munkanapon belül eljuttatni. (2) Az elszámoláshoz mellékletként csatolni kell a költségek igazolására szolgáló, a minisztérium nevére és számlázási címére (Nemzetgazdasági Minisztérium, 1051 Budapest, József nádor tér 2–4.) kiállított eredeti számlákat vagy egyéb igazoló dokumentumokat, bizonylatokat. Alkalmas lehet a költségek igazolására – többek között – menetjegy, biztosítási kötvény, felvett előleg dokumentációja, szállodai számla, helyi közlekedési eszköz esetleges költségeinek számlája, menetjegyei, taxiköltség számlája, bankkártyahasználat bizonylatai, egyéb felmerült költségek számlái, illetve tanácsi ülés esetén meghívó és aláírt jelenléti ív. (3) Az  utazás elmaradása vagy halasztása esetén a  kiküldött köteles erről az  Utaztatás munkatársait haladéktalanul értesíteni, majd az előleget a valutapénztárba öt munkanapon belül visszafizetni. (4) Az  elszámolásból adódó követelés vagy tartozás pénzügyi rendezését személyesen vagy meghatalmazott útján lehet teljesíteni a minisztérium valutapénztárában. Meghatalmazott eljárása esetén a valutapénztári meghatalmazás nyomtatványt szükséges csatolni, kivéve ha a 10. § (13) bekezdésében szabályozott eljárás során már csatolásra került. (5) A költségekkel történő elszámolás (ideértve a kiküldött befizetési kötelezettségét, illetve a minisztérium által történő kifizetést) készpénzben, kizárólag a felvett valutaelőleg pénznemében történhet azzal, hogy a Magyarország területén felmerült költséget (pl. reptéri minibusz, taxi stb.) a minisztérium utólag, banki átutalás útján téríti meg forintban. Úti jelentés 12. § (1) A  kiküldött a  kiküldetést elrendelő (kiküldő) vezető részére az  ideiglenes kiküldetés során végzett munkáról, a  tárgyalások eredményéről, a  kapcsolódó további feladatokról a  megérkezést követő nyolc munkanapon belül köteles a 4. melléklet szerinti úti jelentést készíteni, amelyet a kiküldetést elrendelő (kiküldő) vezető láttamoz. Ezt követően a kiküldöttnek az úti jelentés egy példányát az elszámoláshoz kell csatolnia, és azzal együtt eljuttatnia a KGF részére, amelyet az lefűz az elszámolásokkal együtt. (2) Amennyiben a miniszteri delegáció hivatalos programja során bizalmas, de nem minősített információk hangzanak el, úgy az (1) bekezdéstől el lehet térni. (3) Az  Európai Unió döntéshozatali eljárásához kötődő kiküldetések (tanácsülés, tanácsi munkacsoportok) esetében az ülést követő két munkanapon belül a kiutazó köteles elkészíteni és megküldeni az úti jelentést az Európai Unió döntéshozatali tevékenységében való kormányzati részvétel összehangolásáról és az Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottságról szóló 1169/2010. (VIII. 18.) Korm. határozat 53. pontja szerint. (4) Amennyiben a kiküldött szolgálati vagy diplomata-útlevéllel utazott – a külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvény, illetve a  külügyminiszter által kiállított útlevelek kezelésének szabályairól szóló 1/1998. (X. 14.) KüM rendeletnek megfelelően –, köteles azt az utazás végén az Utaztatás munkatársa részére leadni a hivatalos okmányok biztonságos tárolása érdekében. (5) A  szolgálati vagy diplomata-útlevél – elmulasztott leadásukból eredő – elvesztéséért, illetve az  utazások ebből következő esetleges meghiúsulásáért az Utaztatás nem vonható felelősségre. Záró rendelkezések 13. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) Hatályát veszti az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjéről szóló 22/2011. (VI. 30.) NGM utasítás. Varga Mihály s. k., nemzetgazdasági miniszter