10/2016. (VIII. 4.) NGM utasítása az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjéről.

10/2016. (VIII. 4.) NGM utasítása az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjéről. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján a Nemzetgazdasági Minisztérium munkatársainak ideiglenes külföldi kiküldetéseivel összefüggő eljárás rendjéről és költségtérítéséről, továbbá a  Nemzetgazdasági Minisztérium utaztatási szervezetének működési rendjéről a következő utasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed minden olyan, a) a Nemzetgazdasági Minisztériumban (a továbbiakban: minisztérium) állami vezető, b) a minisztériumban kormányzati szolgálati jogviszonyban álló, valamint c) a minisztériumban munkaviszonyban álló személy ideiglenes külföldi kiküldetésére, amely teljesítésének anyagi fedezetét részben vagy egészben a Nemzetgazdasági Minisztérium Igazgatása (a továbbiakban: NGM Igazgatása) költségvetése biztosítja, illetve amely európai uniós vagy egyéb hazai és nemzetközi pályázati forrás felhasználásával valósul meg. (2) Az  állami vezetőt, kabinetfőnököt, miniszteri biztost külföldi tartózkodása idejére megillető juttatások körét és  mértékét az  állami vezetői juttatásokról szóló 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 275/2015. Korm. rendelet) szabályozza. (3) Ezen utasítás alkalmazásában 1. ideiglenes külföldi kiküldetés: a kiküldött által teljesített, meghatározott külföldi állomáshelyen történő olyan munkavégzés vagy képzés, amelynek az időtartama egybefüggően a 90 napot nem haladja meg; 2. kiküldött: aki a kinevezési okiratban vagy a munkaszerződésben rögzített munkahelytől eltérő, meghatározott külföldi állomáshelyen munkát végez, vagy képzésben vesz részt; 3. Utaztatás: a minisztérium Protokoll Titkárságnak utaztatással foglalkozó munkatársai; 4. napidíj: a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 172/2012. Korm. rendelet) 43. §-ában meghatározott fogalom. 2. Kiküldetések tervezése 2. § (1) A  nemzetközi feladatok összehangolása érdekében a  nemzetgazdasági miniszter (a továbbiakban: miniszter), a  közigazgatási államtitkár és az  államtitkárok (a továbbiakban együtt: vezetők) – a  (3)  bekezdésben foglalt kivétellel  –  az  általuk irányított szervezeti egység éves szintű utazási programjairól – a  Protokoll Titkárság vezetője  által  meghatározott módon – január 15-ig részletes tervet készítenek, amelyet az  Utaztatás részére az utaztatas@ngm.gov.hu címre elektronikus úton megküldenek. (2) Az  Utaztatás az  éves előzetes utazási programterveket összegyűjti, és január 20-ig megküldi az  Intézményi Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: IGF) részére. Az IGF vezetője a megküldött összeállítás alapján február 10-ig jóváhagyás céljából felterjeszti az utazási programtervet a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértésével a közigazgatási államtitkár részére. (3) A  Parlamenti és adóügyekért felelős államtitkár irányítása alatt álló Adószakmai Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkárság, a  Vámszakmai és Nemzetközi Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkárság, a  Bűnüldözési és Nyomozóhatósági Feladatok Ellátásáért Felelős Helyettes Államtitkárság, valamint az Adó- és Vámszakmai Hatósági és Felügyeleti Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkárság éves utazási programterve a  Nemzeti Adó- és Vámhivatal  (a továbbiakban: NAV) saját finanszírozású éves utazási programtervének részét képezi. Ezen éves utazási programtervet a NAV hatáskörrel rendelkező szervezete készíti el, és az elkészült utazási programtervet január 20-ig a parlamenti és adóügyekért felelős államtitkár elé terjeszti jóváhagyás céljából. A jóváhagyott utazási programtervet a  NAV hatáskörrel rendelkező szervezete az  IGF-en és a  gazdálkodásért felelős helyettes államtitkáron keresztül tájékoztatásul megküldi a közigazgatási államtitkárnak azzal, hogy a továbbiakban az utazásaikat a NAV szervezi, és a  NAV ideiglenes külföldi kiküldetésekre vonatkozó szabályzata szerint járnak el. A  felhasznált keretösszegekről negyedévente, minden negyedévet követő hónap 15-ig kimutatást küldenek a Parlamenti és Adóügyekért Felelős Államtitkárságra és az IGF részére. (4) Az ideiglenes külföldi kiküldetésekre fordítható összesített kiadási előirányzatokat az IGF az NGM Igazgatása elemi költségvetésének összeállítása során állapítja meg, figyelembe véve a (2) bekezdés szerinti javaslatot. (5) A  minisztérium egyes szervezeti egységeinek utazási kereteire vonatkozóan az  IGF tesz javaslatot, amelyet a közigazgatási államtitkár hagy jóvá. (6) A  felosztott kiküldetési keretek felhasználásáról az  IGF nyilvántartást vezet, és minden negyedévet követő hónap 15-ig tájékoztatást ad a keretekkel rendelkező vezetők részére a felhasználás mértékéről. (7) A  szervezeti egységeknek az  éves utazási programtervet a  féléves adatok ismeretében felül kell vizsgálni, és a  módosításokat július 20-ig az  IGF részére meg kell küldeni. Az  IGF jóváhagyás céljából felterjeszti a  módosított utazási programtervet a  gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértésével a  közigazgatási államtitkár részére. (8) Az utazási keret biztonságosabb tervezhetősége érdekében minden év elején az NGM Igazgatása költségvetésében rendelkezésre álló teljes évi keretösszeg 80%-a osztható fel a minisztérium szervezeti egységei között, a fennmaradó 20%-os mértékű keret tartalékot képez. Az  adott évi teljesítési adatok ismeretében a  módosított utazási terv jóváhagyásával egyidejűleg a tartalékkeret fele, míg a szeptember 30-i teljesítési adatok ismeretében a fennmaradó keret felosztására kerülhet sor. (9) A vezetők az utazási programtervet kizárólag indokolt esetben módosíthatják a kiutazási programok változásának követése, illetve az utazási programterv aktualitásának biztosítása érdekében. A módosításra – a korábban jóváhagyott keretösszegen belül – az elmaradt kiutazások terhére kerülhet sor. 3. Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyeztetése 3. § (1) Az  ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése (a továbbiakban: kiküldetési engedély) az  1.  melléklet szerinti „Ideiglenes külföldi kiküldetési engedély” nyomtatvány kitöltésével és aláírásával történik. (2) Az ideiglenes külföldi kiküldetés során a kiküldöttnek a célszerűségre és költséghatékonyságra tekintettel kell eljárnia. (3) A  kitöltött kiküldetési engedélyt elektronikusan meg kell küldeni az  Utaztatás részére az  utazás előzetes költségkalkulációja érdekében (szállás, repülőjegy várható összege). Repülő-, illetve vonatjegyfoglalást kizárólag az  Utaztatás végezhet, ez  alól kivételek kizárólag a  nemzetközi szervezetek, külföldi társminisztériumok meghívásával és finanszírozásával zajló utazások, valamint vis maior, illetve a közlekedési és egyéb havária események miatt időben vagy utazási útvonalban módosuló utazások lehetnek. Azon repülővel, illetve vonattal történő utazások esetében, ahol a repülő-, illetve vonatjegy megrendelése költségmentesen törölhető, vagy visszatérítésére van lehetőség, az Utaztatás előzetesen megrendeli a repülő-, illetve vonatjegyet. Szállás foglalásakor a 8. §-ban foglaltak az irányadók. A kiküldött által megkért szállodai szállásajánlatot az Utaztatás részére kell elektronikusan megküldeni. (4) Az  utazás tervezett költségeinek ismeretében a  kiküldött a  kiküldetési engedélyhez csatolja a  meghívót és a programtervet, és a szakmai szervezeti egység vezetőjének feljegyzése kíséretében a kiküldetés elrendelője részére aláírásra megküldi. (5) Az  ideiglenes külföldi kiküldetéseket – a  (9)  bekezdésben meghatározottak kivételével – a  szakmai helyettes államtitkár, akadályoztatása esetén a  szakmai felügyeletet ellátó államtitkár rendelheti el. A  kiutazás elrendelője az ideiglenes kiküldetési engedély aláírásával igazolja az adott külföldi kiküldetésnek az utazási programtervben való szereplését, továbbá szakmai célszerűségét és indokoltságát. (6) Az elrendelő által aláírt és mellékletekkel felszerelt kiküldetési engedélyt a költség tételek ellenőrzése és pénzügyi ellenjegyzés céljából az  IGF részére szükséges megküldeni. Pénzügyi ellenjegyző az  IGF vezetője, akadályoztatása esetén a  minisztérium kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzatában meghatározottak szerint a kötelezettségvállalás ellenjegyzésére kijelöltek jogosultak. (7) A  kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését követően az  ideiglenes külföldi kiküldetéseket a  gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár, akadályoztatása esetén a helyettesítésére kijelölt vezető egyetértése mellett a szakmai felügyeletet ellátó államtitkár – a (9) bekezdésben meghatározott kivétellel –, akadályoztatása esetén a helyettesítését ellátó vezető engedélyezi. (8) A  parlamenti és adóügyekért felelős államtitkár irányítása alatt álló Adószabályozásért és Számvitelért Felelős Helyettes Államtitkárság munkatársainak ideiglenes külföldi kiküldetéseit az  adószabályozásért és számvitelért felelős helyettes államtitkár rendeli el, és pénzügyi ellenjegyzést követően a    gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár engedélyezi. (9) Az ideiglenes külföldi kiküldetést a) a miniszter esetében a közigazgatási államtitkár, akadályoztatása esetén a parlamenti és adóügyekért felelős államtitkár; b) a közigazgatási államtitkár, az államtitkárok, a kabinetfőnök és a Miniszteri Kabinet munkatársainak esetében a miniszter, a miniszter akadályoztatása esetén ba) az  államtitkárok, a  kabinetfőnök és a  Miniszteri Kabinet munkatársainak ideiglenes külföldi kiküldetéseit a közigazgatási államtitkár, bb) a  közigazgatási államtitkár ideiglenes külföldi kiküldetéseit a  parlamenti és adóügyekért felelős államtitkár rendeli el és engedélyezi; c) a helyettes államtitkárok esetében a szakmai felügyeletet ellátó államtitkár rendeli el, és a miniszter, illetve akadályoztatása esetén a közigazgatási államtitkár engedélyezi. (10) Az éves utazási programterv jóváhagyásáig az elrendelt kiküldetéseket minden esetben a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértése és az IGF vezetőjének pénzügyi ellenjegyzése mellett. (11) Az  éves utazási programtervben nem szereplő, az  utazási költségvetésbe be nem tervezett kereten felüli utazást a  kiküldetési engedély nyomtatvány „Egyéb, indokolás” rovatában kötelező jelleggel fel kell tüntetni, és rövid indokolással alá kell támasztani annak szükségességét. (12) Az utazási programtervben nem szereplő kiküldetéseket – a (9) bekezdésben, illetve az Európai Unió és intézményei által térített utazások, továbbá a meg nem valósuló kiküldetések terhére indított utak kivételével – minden esetben a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértése és az IGF vezetőjének pénzügyi ellenjegyzése mellett. (13) Konferenciára, workshopra, egyéb rendezvényre szóló – ide nem értve az  Európai Unió, illetve OECD által kezdeményezett – külföldről érkező meghívások elfogadására, a  résztvevő jelölésére a  szakmai felügyeletet ellátó államtitkár javaslatára kizárólag a  közigazgatási államtitkár előzetes jóváhagyásával kerülhet sor, amely feltétele az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezésének. (14) Azonos szervezeti egységtől, azonos programra egynél több fő ideiglenes külföldi kiküldetésére csak különösen indokolt esetben kerülhet sor, amelyet az  ideiglenes külföldi kiküldetés elrendelője a  kiküldetési engedély nyomtatvány „Egyéb, indoklás” rovatában köteles megindokolni. Ettől való eltérés abban az esetben lehetséges, ha a programra történő hivatalos kiutazás költségét a meghívó fél megtéríti. (15) Az engedélyező által aláírt kiküldetési engedélyt – a (16) bekezdésben foglaltak kivételével – legkésőbb az indulás napját megelőző naptári hét első munkanapján 12 óráig kell megküldeni az Utaztatás részére. (16) Vízumköteles országokba való kiküldetéskor a kiküldetés esedékessége előtt legalább 15 munkanappal a kiküldött köteles az Utaztatásra eljuttatni a kiküldetési engedélyt, valamint a vízum beszerzéséhez szükséges dokumentumokat. A vízuminformációkat az Utaztatás szerzi be a Külgazdasági és Külügyminisztériumtól. (17) A kiküldetési engedélynek az Utaztatás részére időben történő benyújtása – különös figyelemmel a vízumkötelezett országokra –, valamint a  kiküldetési engedélyhez szükséges jóváhagyások megszerzése a  kiküldött feladata és kötelezettsége. (18) Az elrendelt és jóváhagyott hivatalos külföldi kiutazás megszervezését – a szolgálati és a diplomata-útlevél beszerzését, a  szükséges vízum, illetve az  utazási jegy beszerzését, az  utazási biztosítás intézését és azok átadását – kizárólag az Utaztatás végezheti. Az utazási jegyet és az utazási biztosítást az Utaztatás elektronikus úton küldi meg a kiküldött részére. (19) Ha a külföldi kiküldetés esetén az NGM Igazgatása költségvetésén kívül más költségviselő is felmerül, azt a kiküldetési engedélyen, a konkrét költségtípus meghatározásával (utazás, szállás, napidíj, egyéb) és a költségviselő megjelölésével szükséges jelezni. (20) Ha a minisztérium az NGM Igazgatása költségvetése terhére kiküldöttnek nem minősülő más személy (a továbbiakban: külsős utazó) utaztatásának finanszírozását átvállalja, akkor a kiküldetési engedély „Egyéb, indoklás” pontja alatt meg kell indokolni e személy kiküldetésének szükségességét, amelyet az engedélyezőnek az elbírálás során figyelembe kell vennie. (21) A külsős utazónak a 7. § (3) bekezdés b) pontja szerinti repülőjegy, illetve a 8. § (3) bekezdése szerinti egyéb rangú és beosztású kiküldöttekre vonatkozó szállodai keretösszeg biztosítható. Ha külsős utazóra nem vonatkozik a 172/2012. Korm. rendelet 43. § (1) bekezdése, akkor nem jogosult napidíjra. Az ettől való eltérés azonban kivételesen indokolt esetben a  hatályos jogszabályok, nemzetközi kötelezettségvállalás, illetve a  minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kiküldetés esetén lehetséges. Ebben az  esetben a  napidíjelőleg a  hatályos jogszabályok szerinti adó- és járulékfizetési kötelezettséggel csökkentetten kerül kifizetésre. (22) A Duna Transznacionális Program Végrehajtásáért Felelős Főosztály (a továbbiakban: DTPVFF) kezelésében levő Duna Program működési költségvetésében meghatározott, utazási célra felhasználható éves pénzügyi keretet és annak esetleges évközi módosítását az  Irányító Hatóság javaslatára a  közigazgatási államtitkár hagyja jóvá. A  DTPVFF munkatársainak kiküldetéseit a szervezeti egységet vezető főosztályvezető, a  főosztályvezető kiutazásait a  felettes helyettes államtitkár rendeli el és engedélyezi. A  külföldi kiküldetésekre vonatkozó szabályozás egyéb pontjaiban jelen utasítás az irányadó. 4. Egyes, az Európai Unióhoz kapcsolódó intézmények üléseinek költségtérítése 4. § (1) Az Európai Unió Tanácsa (a továbbiakban: Tanács) üléseire kiküldött tagállami szakértők az üléseken való részvételt, az ülések kezdetén kiosztott „Participants” fejléccel ellátott dokumentum megfelelő kitöltésével igazolják. (2) A részvétel igazolására, illetve a hivatalos utazás elszámolására a Tanács által küldött meghívó és napirend, a Tanács ülésén közreadott delegációs jelenléti lista fénymásolata, repülőjegy és beszállókártya szükséges. (3) A Tanács a tagállamokban kijelölt központi kapcsolattartó szerven – Magyarország esetében a Miniszterelnökségen (a továbbiakban: ME) – keresztül biztosítja az (1) bekezdésben meghatározott szakértők költségeinek finanszírozását. (4) A pénzügyi elszámolást az IGF a következők szerint végzi: a) az  elszámolásokat utólag, havonta, egy összegben, a  tárgyhót követő hónap huszadik napjáig megküldi az ME részére, b) a  megküldött elszámolások kötelező melléklete a  közlekedési költségről szóló számla, bizonylat, az  aláírt jelenléti ív, a meghívó, az ülés napirendje, az elektronikus repülőjegy, valamint a beszállókártyák másolata, c) a visszafizetést az ME utólag negyedévente – a negyedév utolsó elszámolásának beérkezését követő negyven munkanapon belül – az ellenőrzést követően egy összegben teljesíti. (5) Az Európai Unió által nyújtott támogatás felhasználásával összefüggő ügyviteli és adatszolgáltatási feladatok ellátását az IGF az ME által biztosított táblázat felhasználásával végzi. (6) A kiküldetési engedélyen a Tanács ülésének megfelelő kategóriáját, valamint a költségtérítés státusát meg kell jelölni. 5. A kiküldött költségtérítése 5. § (1) A kiküldöttet a külföldi tartózkodás során felmerülő, indokolt mértékű költségeinek fedezetére költségtérítés illeti meg. (2) A kiküldöttet megillető költségtérítések a napidíj, a kiküldetés helyére történő kiutazás és hazautazás költsége, utazási biztosítás, szállásköltség, valamint a  kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal, illetve számlával igazolt összege. 6. Napidíj 6. § (1) Az  ideiglenes külföldi kiküldetésben részt vevő személy a  172/2012. Korm. rendelet 43.  §-ában meghatározott napidíjra jogosult, az e §-ban meghatározottak szerint. (2) A  kiküldöttet megillető napidíj összegét bruttó összegben a  kiutazás előtt a  kiküldött vagy a  meghatalmazottja részére készpénzben kell átadni. A  felvett előleggel kapcsolatban a  kiküldöttnek a  11.  § szerinti elszámolási kötelezettsége keletkezik. (3) A  miniszter, az  államtitkár és a  közigazgatási államtitkár a  275/2015. Korm. rendelet 11.  § (5)  bekezdése szerint a napidíj összegről lemondhat. (4) Az ideiglenes külföldi kiküldetés időtartamát a kiküldetést elrendelő vezető (a továbbiakban: elrendelő) köteles úgy megállapítani, hogy az a lehető legkisebb költséggel járjon. Abban az esetben, ha a kiutazásra a kiküldetési feladat kezdetének napját megelőző napon, illetve a hazautazásra a kiküldetési feladat befejező napját követő napon kerül sor – amennyiben a  repülőjárat nem indokolja –, ennek indokoltságát a  kiküldetési engedély nyomtatvány „Egyéb, indoklás” pontjában kell alátámasztani. (5) A  kiküldött személy napidíját megalapozó nap meghatározásánál a  külföldi kiküldetés tényleges időtartama az  indulás és az  érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A  tényleges időpont megállapítása szempontjából az országhatár átlépését légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, az érkezést egy órával követően kell figyelembe venni. (6) Az  ideiglenes külföldi kiküldetés elszámolásának része a  kiküldött által kitöltött 3.  melléklet szerinti „Nyilatkozat a hivatalos külföldi kiküldetés napidíj elszámolásához”. 7. Utazási költségek 7. § (1) A kiküldetéshez igénybe vehető közlekedési eszköz meghatározásánál az ideiglenes külföldi kiküldetés elrendelőjének a biztonságosságot és a gazdaságosságot szükséges figyelembe venni. (2) Ha a  minisztérium részéről több fő vesz részt azonos programon, akkor a  delegáció vezetőjeként a  legmagasabb beosztásban lévő kiküldöttet kell tekinteni, az ő kiküldetési engedélyén kell feltüntetni a többi kiküldöttre vonatkozó adatokat is. Azonos beosztású kiküldöttek esetén az  utazást elrendelő államtitkár dönt a  delegáció vezetőjének személyéről. (3) Repülőgéppel történő kiutazás esetén a) miniszter első osztályú, b) más kiküldött turista osztályú, c) az államtitkár és a közigazgatási államtitkár a  négy óra repülési időt meghaladó járatnál turista osztálynál magasabb utazási osztályú repülőjegyre jogosult. (4) A kiküldött részére – a kiküldött kérése alapján – a (3) bekezdés a) és c) pontja szerint megállapított utazási osztálynál alacsonyabb utazási osztályú repülőjegy is biztosítható. Miniszterelnöki, valamint köztársasági elnöki delegációban való részvétel esetében lehetőség van a (3) bekezdés b) és c) pontjában foglaltaktól való eltérésre. (5) Vonattal történő utazás esetén az állami vezetők, a miniszteri biztos első osztályt vehet igénybe. (6) A minisztert és az államtitkárokat kísérő delegáció utazása esetén, ha a delegációvezető egyedül jogosult magasabb osztályú jegyre, akkor a delegáció vezetőjének döntése alapján, a közigazgatási államtitkár engedélyével a delegáció további tagjai részére is biztosítható magasabb osztályú repülőjegy vagy vonatjegy. (7) A kiküldöttet külföldön az érkezésnél és az indulásnál megilleti az állomástól vagy repülőtértől a hivatalos program helyszínéig vagy a szállásig, illetve a hivatalos program helyszínétől vagy a szállástól az állomásig vagy repülőtérig a megtett út helyi közlekedési (tömegközlekedés, taxi, parkolás, autópálya használat) költségeinek számlával vagy számla hiányában a megőrzött menetjeggyel, egyéb bizonylattal igazolt összege szerinti költségtérítés, amennyiben az  tartalmazza az  ellenértéket és a  felhasználás pontos időpontját, helyét, amely alapján az  utazás egyértelműen beazonosítható. A nem hivatalos programokhoz kötődő helyi közlekedési költségek a kiküldöttet terhelik. (8) A magyarországi repülőtéri oda- és visszautazás költségeként Budapest közigazgatási határán belül a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával igazolt legfeljebb 25 000 forintig terjedő személyszállítási díj, illetve közösségi közlekedés során igénybe vett számlával igazolt menetjegy összege számolható el utólagosan. Az eseti személyszállítási feladatok igénybevételéről szóló szabályzatról szóló 32/2012. (X. 27.) NGM utasításban szabályozott taxikártya reptéri transzferre nem vehető igénybe. (9) Budapest közigazgatási határán kívül a  NAV által közreadott gépjármű-fogyasztási norma és üzemanyagár szerint számolt üzemanyagköltség, valamint a  személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja.  tv.) szerint az  általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével kifizetett összeg számolható el saját gépkocsi használat jogán, amely a 15 000 forintot nem haladhatja meg. (10) Hivatali vagy saját gépkocsi használata Európán belüli utazás esetén engedélyezhető. (11) A hivatali gépkocsi a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által meghatározott szabályozás alapján igényelhető az ideiglenes külföldi kiküldetés megkezdésének időpontja előtt legkésőbb hét munkanappal. (12) Saját vagy házastárs tulajdonában lévő gépkocsival történő utazás abban az  esetben lehetséges, amennyiben az  költségmegtakarítással jár, és a  kiküldött rendelkezik érvényes casco és kötelező felelősségbiztosítással, és a biztosítási díjak befizetéséről szóló igazolást tud bemutatni. Az engedélyezéshez a 4. melléklet szerinti „Nyilatkozat saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez” nyomtatványt, valamint a  pontos címadatok feltüntetésével a maps.google.com honlapról kinyomtatott útvonalat szükséges csatolni. Saját személygépkocsival történő utazás esetén a tulajdonost a hatályos jogszabályok szerinti üzemanyag- és általános gépjármű-használati költségtérítés illeti meg. (13) A  gépkocsi használatával összefüggő, valutában felmerülő várható költségre vonatkozó ellátmányt kiküldetési engedély nyomtatványon kell engedélyeztetni. (14) A kiküldetéshez kapcsolódó számlák teljesítésigazolását a Protokoll Osztály vezetője által felhatalmazott munkatárs végzi, és a Forrás SQL pénzügyi-számviteli rendszerben rögzíti. 8. Szállásfoglalás, a szállásköltségek elszámolása 8. § (1) A szállásfoglalást az Utaztatás végzi a (2) és (3) bekezdésben meghatározottak figyelembevételével. (2) A  kiküldött abban az  esetben foglalhat szállást a  maga részére, amennyiben a  kiküldetési engedélyben az  adott utazás – benne a szállás várható költségével és az egyéni foglalás tényével – a kiküldetést engedélyező vezető által jóváhagyásra került. A  kiküldött a  szállásfoglalással kapcsolatos szállodai visszaigazolást az  utazás előtt köteles elektronikus úton megküldeni az Utaztatás részére. (3) A  költségvetési források hatékony és gazdaságos felhasználásának figyelembevételével az  ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő miniszter esetében legfeljebb 550 euró/éj, államtitkárok esetében legfeljebb 450 euró/éj, helyettes államtitkárok, miniszteri biztos, kabinetfőnök esetében legfeljebb 300 euró/éj, a főosztályvezetők esetében legfeljebb 250 euró/éj, a főosztályvezető-helyettesek és az osztályvezetők esetében legfeljebb 200 euró/éj, az egyéb rangú és beosztású ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítők esetében pedig legfeljebb 150 euró/éj összeghatárig terjedő szállásfoglalás hagyható jóvá. A felsorolt összeghatárok feletti szállásdíjat – külön indokolás alapján – az adott elrendelő hagyhatja jóvá. (4) Ha a  hivatalos látogatásra induló delegáció vezetője a  nemzetgazdasági miniszter, a  delegáció külföldi hivatalos programjának könnyebb koordinálása érdekében törekedni kell arra, hogy a minisztérium delegációjának többi tagja is abban a szállodában kerüljön elhelyezésre, amelyben a miniszter. Ha a szállodában, ahol a miniszter és a minisztérium delegációja elhelyezésre kerül, nem áll rendelkezésre megfelelő számú vagy megfelelő árral rendelkező szoba ahhoz, hogy a  delegáció tagjai a  (3)  bekezdésben meghatározottnak megfelelő maximális árfekvésű szobába kerüljenek elhelyezésre, abban az esetben az összeghatároktól a delegáció tagjai esetében el lehet térni, azonban a részükre lefoglalt szállás költsége ebben az esetben sem haladhatja meg a 450 euró/éj/fő összeget. (5) Miniszterelnöki, valamint köztársasági elnöki delegációban való részvétel esetében a (3) bekezdésében részletezett összeghatároktól indokolás nélkül el lehet térni. (6) A szállásköltség elszámolásának alapja a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított, eredeti szállodai számla. A szállodai számlán külön tételként megjelenő minden étkezés, egyéb fogyasztás (például minibár) és szolgáltatás költsége – a 9. § (3) bekezdésében foglaltak kivételével – teljes egészében a kiküldöttet terheli. (7) A kiküldetés elmaradása vagy halasztása esetén a kiküldött haladéktalanul köteles intézkedni a szállás és a repülőjegy lemondásáról az Utaztatás felé. Ha ezen kötelezettségét a kiküldött neki felróható okból elmulasztja, az ebből eredő költség a kiküldöttet terheli. 9. A kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek térítése 9. § (1) A  kiküldött költségeiből a  munkavégzésével, a  kiküldetés lebonyolításával összefüggő, a  minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával, számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal igazolt, az elrendelő által is jóváhagyott költségeit számolhatja el. (2) A  kiküldetés ideje alatt felmerülő reprezentációs költség, különösen étel- és italszolgáltatás, csak a  kiküldetést jóváhagyó vezető előzetes engedélye alapján, különösen indokolt esetben utólagosan, a közigazgatási államtitkár jóváhagyásával számolható el. (3) A 7 napot meghaladó kiküldetéseknél szálloda igénybevétele esetén számlával igazolt szobaár mellett mosatási és vasalási költség címén szállodai éjszakánként az  egynapi szállásköltség 10%-át meg nem haladó, a  minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával igazolt kiadás költsége számolható el. (4) A kiküldetés során felmerülő hivatalos vonalas telefon-, fax-, internet- és egyéb kommunikációs költség az elrendelő utólagos igazolása alapján számolható el a hívott fél nevének és telefonszámának feltüntetése mellett. (5) A  külföldi utazás lebonyolításához kapcsolódó vízumdíjat, vízumfotót a  szolgálati útlevél díját, az  utazáshoz kapcsolódó kötelező oltásokat és a  személyi, poggyászbiztosítás költségét a  minisztérium fedezi az  adott keret terhére. (6) Pénzváltás költsége elszámolható abban az esetben, ha a kiküldetés helyén nem hivatalos fizetőeszköz az előlegként adott valuta. A pénzváltást minden esetben bizonylattal kell igazolni. (7) A  minisztérium költségvetése terhére – a  (3)  bekezdésben foglalt esetekben a  mosatási díj meghatározott része kivételével – kiadásként nem számolható el lopás vagy bármilyen más bűncselekmény következtében a kiküldöttet ért anyagi kár ellenértéke, a kiküldött felróható magatartásából eredő anyagi kár ellenértéke, a közlekedésrendészeti bírság és az egyéb hatósági büntetés költségei, valamint a szállodai szoba szolgáltatásainak költsége. 10. Útielőleg 10. § (1) A  kiküldött útielőleget a  jóváhagyott külföldi kiküldetési engedély esetén is csak abban az  esetben igényelhet, amennyiben eleget tett korábbi kiküldetése 11. § szerinti elszámolási kötelezettségének. (2) Az  elszámolási kötelezettség alól kivételt képez az  az eset, amikor az  előző kiküldetés visszaérkezési időpontjától az  elrendelt utazás megkezdésének napjáig öt munkanapnál kevesebb idő telik el, vagy egyéb indok alapján azt a kiküldetést jóváhagyó vezető külön engedélyezi. Ez esetben a kiküldöttnek a második kiküldetés befejezését követő nyolc munkanapon belül kell elszámolnia mindkét kiküldetéssel. (3) Az  elszámolási kötelezettség elmulasztása esetén a  kiküldött az  Szja. tv. 72.  § (1)  bekezdésében számított kamatkedvezmény összege után az  ott meghatározott mértékű személyi jövedelemadót, illetve az  egészségügyi hozzájárulásról szóló 1998. évi LXVI. törvény 3. § (1) bekezdés b) pont bb) alpontja alapján egészségügyi hozzájárulást köteles fizetni. (4) A napidíjelőleg bruttó összegét az utazás előtt kell a kiküldött részére készpénzben átadni, kivéve a 3. § (21) bekezdése szerinti esetben. (5) A dologi kiadásokra (szállásköltségre, a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségre) útielőleg euróban, amerikai dollárban vagy svájci frankban igényelhető. (6) A kiküldetéshez kötődő bármilyen előzetes kifizetés kizárólag számla – vagy annak hiányában kivételesen indokolt esetben az adott kiküldetést jóváhagyó vezető engedélyével ellátott díjbekérő – ellenében igényelhető. (7) Egyéb indokolt dologi költségre igénylés esetén egy napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg adható. A 6 napot meghaladó kiküldetések esetén két napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg biztosítható. Ezt meghaladó összegű előleg kifizetésére indokolt esetben kerülhet sor, amelyet az  ideiglenes külföldi kiküldetés elrendelője a kiküldetési engedély nyomtatvány „Egyéb, indoklás” rovatában köteles megindokolni. (8) A  minisztériumi VIP-bankkártya használatára az  állami vezetők, valamint az  utazás szervezését és elszámoltatását ellátó ügyintézők jogosultak. (9) A minisztériumi utazások gyakoriságára tekintettel – egyedi kérelemre – további kormánytisztviselők, köztisztviselők részére a  közigazgatási államtitkár állapíthat meg jogosultságot a  minisztériumi VIP-bankkártya használatára. A  minisztériumi bankkártyák ügyintézésével kapcsolatos feladatokat az  IGF látja el. A  VIP-bankkártya elsősorban az ideiglenes külföldi kiküldetéssel kapcsolatos költségek fizetésére vehető igénybe, különösen a külföldön felmerülő szállásköltség, közlekedési költség, valamint az  utazást megelőzően engedélyezett reprezentációs kiadások kifizetésére. (10) A napidíj és a jóváhagyott dologi útielőleg valuta összegét az utazó vagy annak meghatalmazottja a valutapénztárban veheti fel az utazás megkezdése előtt legalább egy munkanappal. Meghatalmazott eljárása esetén a valutapénztár részére az 5. melléklet szerinti valutapénztári „meghatalmazás” nyomtatványt szükséges csatolni. 11. Elszámolás 11. § (1) A kiküldetés befejeztével a kiküldött köteles a) a  felvett útielőleggel a  2.  melléklet szerinti „Kiküldött által elszámolt utazási költségek” nyomtatványon elszámolni, b) a kiküldetés szakmai teljesítését és az elszámolást a kiküldetés elrendelőjével igazoltatni és c) az aláírt nyomtatványt papír alapon az IGF részére nyolc munkanapon belül eljuttatni. (2) A kiküldöttnek az elszámolás mellékleteként csatolnia kell a költségek igazolására szolgáló, a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított eredeti számlákat, illetve egyéb igazoló dokumentumokat, bizonylatokat, úgymint menetjegy, biztosítási kötvény, felvett előleg dokumentációja, szállodai számla, helyi közlekedési eszköz esetleges költségeinek számlája, menetjegyei, taxiköltség számlája, bankkártyahasználat bizonylatai, egyéb felmerült költségek számlái, illetve tanácsi ülés esetén meghívó és aláírt jelenléti ív. (3) A kiküldöttnek büntetőjogi felelőssége tudatában az elszámoláshoz csatolt idegen nyelvű számlákra, bizonylatokra a szolgáltatás tartalmát magyar nyelven kézzel fel kell vezetni. (4) Az  utazás elmaradása esetén a  kiküldött köteles a  10.  §-ban foglaltak szerinti útielőleget a  valutapénztárba öt munkanapon belül visszafizetni. (5) Az  elszámolásból adódó követelés vagy tartozás pénzügyi rendezése személyesen vagy meghatalmazott útján teljesíthető a minisztérium valutapénztárában. Meghatalmazott eljárása esetén az 5. melléklet szerinti valutapénztári „meghatalmazás” nyomtatványt szükséges csatolni, kivéve ha az a 10. § (10) bekezdésében szabályozott eljárás során korábban már becsatolásra került. (6) A költségekkel történő elszámolás – ideértve a kiküldött befizetési kötelezettség, illetve a minisztérium által történő kifizetés teljesítését – készpénzben, kizárólag a  felvett valutaelőleg pénznemében történhet azzal, hogy a  Magyarország területén felmerült költséget a  minisztérium utólag, banki átutalás útján téríti meg forintban a kiküldött részére. 12. Úti jelentés 12. § (1) A  kiküldött az  elrendelő részére az  ideiglenes kiküldetés során végzett munkáról, a  tárgyalások eredményéről, a  kapcsolódó további feladatokról a  megérkezését követő nyolc munkanapon belül köteles a  6.  melléklet szerinti tartalmú úti jelentést készíteni, amelyet az  elrendelőnek igazolnia kell. A  kiküldöttnek az  aláírt úti jelentés egy példányát az elszámoláshoz kell csatolnia és azzal együtt eljuttatnia az IGF részére. Az iratokat az IGF tárolja. (2) Az (1) bekezdésben foglaltaktól el lehet térni, amennyiben a miniszteri delegáció hivatalos programja során bizalmas, de nem minősített információk megtárgyalására kerül sor. (3) Az  Európai Unió döntéshozatali eljárásához kötődő kiküldetések esetében az  ülést követő két munkanapon belül a kiküldött köteles elkészíteni és megküldeni az úti jelentést az Európai Unió döntéshozatali tevékenységében való kormányzati részvétel összehangolásáról és az Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottságról szóló 1742/2014. (XII. 15.) Korm. határozat 52. pontjának megfelelően. (4) Ha a  kiküldött szolgálati vagy diplomata-útlevéllel utazott – a  külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvény, illetve  a  külügyminiszter által kiállított útlevelek kezelésének szabályairól szóló 1/1998. (X. 14.) KüM rendeletnek megfelelően –, köteles azt az utazás végén az Utaztatás munkatársa részére leadni a hivatalos okmányok biztonságos tárolása érdekében. 13. Záró rendelkezések 13. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 14. § Hatályát veszti az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjéről szóló 17/2015. (VII. 21.) NGM utasítás. Varga Mihály s. k., nemzetgazdasági miniszter