← Magyarország

7/2015. (III. 26.) KKM utasítása az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről.

Röviden

Ez az utasítás a Külgazdasági és Külügyminisztérium (KKM) által szervezett ideiglenes külföldi kiküldetések rendjét és a felmerülő költségek megtérítését szabályozza. Meghatározza a kiküldetések engedélyezésének, elszámolásának és az utazás módjának szabályait.

Amit szabályoz

Akire vonatkozik

Kulcsfontosságú pontok

Jogszabály szövege

7/

  1. (III. 26.) KKM utasítása az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről. A jogalkotásról szóló
  2. évi CXXX. törvény
  3. §

(4)bekezdésének
  1. c)pontja alapján az ideiglenes külföldi kiküldetés rendjéről az alábbiak szerint rendelkezem: 1. Az utasítás hatálya 1. Az utasítás hatálya kiterjed
  2. a)a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény hatálya alá tartozó állami vezetői,
  3. b)a Minisztérium Központi Igazgatás állományába tartozó kormánytisztviselők és kormányzati ügykezelők, munkavállalók,
  4. c)a Minisztériummal megbízási jogviszonyban állók,
  5. d)a Minisztériummal a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 47. §-ának a hatálya alá tartozó ösztöndíjas jogviszonyban álló személyre,
  6. e)közfeladat teljesítésével összefüggésben a protokoll feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység, a diplomáciai és konzuli futárszolgálattal kapcsolatos feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység, valamint a kultúráért és tudománydiplomáciáért felelős szervezeti egység által kezdeményezett, a Minisztérium állományába nem tartozó személyek [a továbbiakban a)–
  7. e)pont együtt: kiküldött] 3 hónapot meg nem haladó külföldi kiküldetésével összefüggésben felmerült költségek megtérítésére. 2. A Minisztériumban a napidíj, valamint a kiküldetéssel kapcsolatos egyéb költségek fedezete előlegként kerül kifizetésre készpénzben a kiküldetést megelőzően, mely előleggel az utazást követően el kell számolni. 3. Jelen utasítás alkalmazásában ideiglenes külföldi kiküldetésnek minősül a kiküldött 3 hónapot meg nem haladó külföldi munkavégzése vagy képzése. 2. A kiküldetés engedélyezése, bizonylatolási rendje, előlegfelvétel 4. A Minisztérium költségvetési előirányzatai terhére – az állami feladat teljesítésével összefüggésben az 1. pont
  8. c)alpontjába tartozók és az
  9. e)alpontban felsorolt szervezeti egységek által kezdeményezett kiküldetés kivételével – csak a Központi Igazgatás állományába tartozók kiküldetése engedélyezhető. Ettől eltérni csak kivételesen indokolt esetben, a közigazgatási államtitkár vagy a gazdasági és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes engedélye alapján lehet. 5. Minden év december 31. napjáig a szervezeti egységek – az 1. melléklet szerinti táblázatos formában – összeállítják a következő naptári évre vonatkozó nemzetközi kiutazási tervüket, melyet a szervezeti egységet irányító állami vezető jóváhagyását követően pénzügyi ellenjegyzésre megküldenek a közigazgatási államtitkár részére. A szakmai utazási tervek alapján – a következő évi költségvetés ismeretében – a gazdasági és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár felterjesztésére a közigazgatási államtitkár a szervezeti egységek részére pénzügyi kereteket állapít meg. Az utazási kereten felüli vagy rendkívüli – a szervezeti egység utazási keretéből nem finanszírozható – kiküldetések indításához a közigazgatási államtitkár jóváhagyását előzetesen meg kell kérni. 6. Kiküldetés kizárólag kiküldetési rendelvény (2. melléklet) kitöltésével kezdeményezhető. A kiküldött vagy a kiküldetést elrendelő szervezeti egység titkársága gondoskodik a kiküldetési rendelvény kitöltéséről, a kiküldetést elrendelő állami vezetővel történő jóváhagyásról. A jóváhagyott kiküldetési rendelvényhez csatolni kell a kiküldetést elrendelő szervezeti egységet irányító állami vezető által jóváhagyott indító feljegyzést is, és továbbítani kell a gazdálkodásért felelős szervezeti egység utaztatásért felelős részlegére (a továbbiakban: Utaztatás) további ügyintézés céljából. Amennyiben a kiküldetés a jóváhagyott utazási kereten felüli vagy rendkívüli kiküldetés, a kiküldetést elrendelő szervezeti egység titkársága a kiküldetési rendelvényt köteles megküldeni pénzügyi ellenjegyzés végett a gazdálkodásért felelős szervezeti egység, majd jóváhagyásra a közigazgatási államtitkár részére. 7. A kiküldetési rendelvény formanyomtatványt (a továbbiakban: rendelvény) az utasítás 2. melléklete tartalmazza, amely a Minisztérium belső honlapja Nyomtatványok menüpontból is letölthető. 8. Ideiglenes külföldi kiküldetésen való részvételt a kiküldött feladatait közvetlenül irányító vezető rendelhet el, kötelezettségvállaló azonban a szervezeti egységet irányító állami vezető vagy az elfogadott utazási tervben kerettel rendelkező vezető lehet. 9. Az 1. pont
  10. e)alpontjában felsorolt szervezeti egységek által kezdeményezett, a Minisztérium állományába nem tartozó személyek kiküldetésekor – napidíj igénylése esetén – a kiküldetési rendelvényhez csatolni kell az adólevonás végrehajtásához szükséges személyi adatlapot (3. melléklet). 10. A kiküldetést elrendelő vezető útijelentés-készítésre kötelezheti a kiküldöttet, ennek tényét a rendelvényen jelezni kell. 11. A kiküldetéssel kapcsolatban az alábbi feladatokat látja el az Utaztatás:
  11. a)jóváhagyott kiküldetést elrendelő feljegyzés alapján repülőjegy, vonatjegy vagy hajójegy foglalása,
  12. b)jóváhagyott kiküldetési rendelvény és kísérő feljegyzés alapján útielőleg számfejtése,
  13. c)jóváhagyott kiküldetési rendelvény alapján utazási jegy kiállítása,
  14. d)a kiküldött ellátása baleset-, betegség- és poggyászbiztosítási kártyával,
  15. e)megvalósult utazást követően az útielőleg elszámoltatása, végleges kiadások elszámolása. 12. Az állami vezetők kiküldetésével kapcsolatos szervezési, lebonyolítási és nyilvántartási feladatokat az Utaztatás a protokoll feladatokat ellátó szervezeti egységgel együttműködésben látja el. 13. A kiküldöttet az Utaztatás útielőleggel, baleset-, betegség- és poggyászbiztosítási kártyával, továbbá repülő-, vonatvagy hajójeggyel látja el. A külképviseleten készpénzfelvételre vagy a felmerülő költségek záradékolására – az állami vezetők (delegáció esetén a delegációban utazó valamennyi kiküldött) és a diplomáciai futárok kiküldetéseinek kivételével – csak rendkívül indokolt esetben (így különösen, de nem kizárólagosan poggyász, iratok, pénz elvesztése, ellopása) kerülhet sor. 14. A kiküldött útielőleget jóváhagyott külföldi kiküldetési engedély esetén igényelhet abban az esetben, ha eleget tett a korábbi kiküldetése elszámolási kötelezettségének. 15. Dologi kiadásokra (a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségre) útielőleg euróban és USA dollárban, esetenként forintban igényelhető. 16. A kiküldetéshez kötődő bármilyen szállás- vagy részvételi díj előzetes átutalása kizárólag számla – vagy annak hiányában, kivételesen indokolt esetben a kötelezettségvállaló engedélyével ellátott díjbekérő – ellenében kezdeményezhető az Utaztatáson. 17. A kiküldetés meghiúsulása esetén a kiküldöttnek e tény tudomására jutásakor az Utaztatást tájékoztatnia kell, és a felvett előleg összegét haladéktalanul vissza kell fizetnie. 3. Az utazás módjára vonatkozó szabályok 18. Repülőgéppel történő utazás esetén a repülőjegyre vonatkozó igényt az Utaztatás felé a kiküldetési rendelvényen a kiküldöttnek kell jeleznie. Az Utaztatás gondoskodik a legelőnyösebb díjtételeket és feltételeket nyújtó légitársaságok (beleértve a „fapados” légitársaságokat
  16. is)ajánlatainak összegyűjtéséről, az előzetes foglalás intézéséről. A szabályzatban előírt összes szükséges aláírást tartalmazó eredeti rendelvény kézhezvételekor az Utaztatás gondoskodik a jegyek megrendeléséről. 19. Repülővel történő utazás esetén
  17. a)a miniszternek és két kísérője részére „business” osztályú,
  18. b)a közigazgatási államtitkárnak, az államtitkárnak, a helyettes államtitkárnak, a miniszteri biztosnak, a kormánybiztosnak és a kabinetfőnöknek Európán belüli utazásnál „turista”, négy óra folyamatos repülési időt meghaladó tengerentúli utazásnál „business” osztályú,
  19. c)diplomáciai futárszolgálatot teljesítő kiküldöttek esetében a Külügyminisztérium diplomáciai és konzuli futárszolgálatáról szóló 11/2006. (V. 16.) KüM utasítás 12.5. pontban foglaltak betartása végett „business” osztályú,
  20. d)minden más kiküldöttnek folyamatos vagy átszállással történő repülés során összesen nyolc óra repülési időt meghaladó utazásnál „business”, egyéb esetben „turista” osztályú repülőjegy adható. 20. Helyettesítés esetén a kiküldött folyamatos vagy átszállással történő repülés során összesen nyolc óra repülési időt meghaladó utazásnál „business”, egyéb esetben „turista” osztályú repülőjegyre, illetve II. osztályú vonat- vagy hajójegyre jogosult. 21. Ha a kiküldetés protokolláris jellege vagy a hivatali érdekből fakadó munkavégzés célja indokolja, a 19. pont
  21. b)és
  22. d)alpontjaitól miniszteri, közigazgatási államtitkári jóváhagyás vagy a gazdasági és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár jóváhagyása esetén el lehet térni. A kiküldetést indító feljegyzésben és a rendelvényen a kiküldetés jellegét („Kiemelt utazás” rovatban) fel kell jegyezni. Ennek hiányában az Utaztatás a 19. pont b)–
  23. c)alpont szabályai szerint jár el. 22. Delegáció utazása esetén a 19. pontban foglaltak irányadóak azzal, hogy az indító feljegyzésben vagy a protokoll feladatokat ellátó szervezeti egység által kezdeményezett utazások esetén a rendelvényt kísérő feljegyzésen jelezni kell, amennyiben valamely delegációtag esetén a 21. pontban foglaltakat kell alkalmazni. 23. Ha az utazással kapcsolatban többletsúlyigény merül fel, azt a kötelezettségvállaló engedélyezi. A többletsúlyt az utazást indító feljegyzésben, valamint a kiküldetési rendelvényen jelezni kell. A hivatali célú túlsúlytól függetlenül az egy hónapot meghaladó kiküldetés esetén a kiküldött személyes poggyászára 10 kg túlsúly igénybevételére jogosult. 24. Az állami vezető, a miniszteri kabinetfőnök – ideértve a hivatalos delegációját is – külföldre utazás és külföldről történő hazautazás esetén, továbbá külföldi állami vezetők fogadása, illetve kísérése céljából jogosult a kormányváró helyiségek használatára. Magáncélú utazás esetén a kormányváró használatára a miniszter jogosult. A kormányváró használatával járó költségeket csak az igényjogosult és hivatalos delegációja vonatkozásában fizeti a Minisztérium. Kormányváró megrendelését az Utaztatás vagy a protokoll feladatokat ellátó szervezeti egység intézi. 25. Vasúton, hajón, kompon történő utazás esetén
  24. a)a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár, a helyettes államtitkár, a kormánybiztos, a miniszteri biztos és a miniszteri kabinetet vezető kabinetfőnök I. osztályú,
  25. b)minden más kiküldött II. osztályú menetjegyre jogosult. 26. Hálókocsi, hálókabin igénybevételére – amennyiben az utazás időtartama és az indulás időpontja együttesen indokolja – valamennyi kiküldött jogosult. 27. Hivatali gépkocsival történő utazás esetén a kiküldöttnek gondoskodnia kell arról, hogy a gépjárművekkel kapcsolatos szolgáltatásokért felelős szervezeti egység felé jelezze gépkocsiigényét, melyhez a hivatali gépkocsik igénybevételének és használatának rendjéről szóló 17/2006. (VIII. 22.) KüM utasítás 1. mellékletét szükséges kitölteni és eljuttatni a szervezeti egység titkárságára. 28. Saját gépkocsival történő utazás akkor engedélyezhető, ha az többletköltséggel nem jár, továbbá ha a gépkocsi kifogástalan műszaki állapotban van, és rendelkezik casco biztosítással. Saját tulajdonú gépkocsi hivatalos célú használatához a hivatali gépkocsik igénybevételének és használatának rendjéről szóló 17/2006. (VIII. 22.) KüM utasítás 3. mellékletét szükséges kitölteni. A kiküldetési rendelvény kitöltéséhez a kiküldöttnek meg kell küldeni a gépkocsi forgalmi engedélyének másolatát és a tervezett kiküldetés útvonalát az Utaztatás munkatársainak az előzetes költségkalkuláció megállapítása céljából. Saját gépkocsival történő utazás esetén utazási költségre előleg az Utaztatás által megállapított összegig igényelhető, amely az adóhatóság által havonta közzétett, a gépkocsi típusára előírt aktuális norma, a teljesítendő kilométer és az értékcsökkenés figyelembevételével kerül megállapításra. A kiküldött a forgalmi engedély másolatát és a gépjárművekkel kapcsolatos szolgáltatásokért felelős szervezeti egység által igazolt, a hivatali gépkocsik igénybevételének és használatának rendjéről szóló 17/2006. (VIII. 22.) KüM utasítás 3. mellékletét köteles a kiküldetési rendelvényhez csatolni. 4. A szállásra vonatkozó szabályok 29. A szállásfoglalás elsődlegesen a kiküldött feladata, együttműködve a kiküldetés helye szerinti külképviselettel. 30. A kiküldöttet lehetőség szerint a külképviselet vendégszobájában kell elhelyezni. A vendéglakással vagy vendégszobával rendelkező külképviseletek listáját az utasítás 4. melléklete tartalmazza. 31. Amennyiben a külképviselet tájékoztatása alapján vendégszoba nem áll rendelkezésre, a szállásköltség – az állami vezető kivételével – legfeljebb 135 EUR/fő/éj lehet. Brüsszel, Luxembourg, London és Tokió esetében külön indokolás nélkül 20 EUR/fő/éj összeggel túlléphető a keret. A szálláshely kiválasztásában a célszerűségi, takarékossági szempontokat érvényesíteni kell. Amennyiben szállás csak a fenti keretösszegen felül foglalható, a kiküldetési rendelvényhez jóváhagyás céljából csatolni szükséges a magasabb összegű szállás igénybevételének indoklását. 32. Abban az esetben, ha a kiküldetés időtartama a 14 napot meghaladja, és valamennyi felmerülő költséget figyelembe véve az egy napra jutó bérleti díj nem haladja meg a napi szállodai költséget, a kiküldött számára – a külképviselet közreműködésével – lakás is bérelhető. 33. Amennyiben a kiküldetés protokolláris jellege vagy célja indokolja, a 30–31. ponttól miniszter, államtitkár vagy a gazdasági és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár jóváhagyása mellett el lehet térni. 34. Delegáció utazása esetén a 30–31. pontban foglaltak irányadóak azzal, hogy az indító feljegyzésben vagy a protokoll feladatokat ellátó szervezeti egység által kezdeményezett utazások esetén a kiküldetési rendelvényt kísérő feljegyzésen jelezni kell, amennyiben valamely delegációtag esetén a 33. pontban foglaltakat kell alkalmazni. 35. A szállásköltséget főszabályként minden kiküldött maga fizeti meg a felvett útielőlegből vagy VIP kártya igénybevételével. Delegációs kiküldetés esetén a szállásköltségeket az elszámolásért kijelölt személy fizeti ki a felvett útielőlegből vagy VIP kártyával. A külképviseleten felmerülő szállásköltségek külképviselet általi kifizetésére csak rendkívül indokolt esetben, a külképviseletek gazdálkodásért felelős szervezeti egység pénzügyi jóváhagyását követően kerülhet sor. 5. Az elszámolás rendje 36. A kiküldött az előleg felhasználásáról – a protokoll feladatokat ellátó szervezeti egység kezelésében levő utazások kivételével – a visszaérkezését követő öt napon belül köteles elszámolni. Több, egymást követő kiküldetés esetén a határidő számításánál az utolsó kiküldetést kell figyelembe venni. Amennyiben elszámolási kötelezettségének a kiküldött menthető okból határidőben nem tud eleget tenni, tájékoztatnia kell az Utaztatást, és az akadály elhárulását követően haladéktalanul teljesítenie kell elszámolási kötelezettségét. A protokoll feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység kezelésében lévő utazások elszámolására a visszaérkezést követő húsz napon belül kötelező sort keríteni. 37. Az ellátmányelszámolás az ellátmány időszaka alatt teljesített utazások kötelezettségvállaló által aláírt pénzügyi elszámolásai alapján történik. Az elszámolási kötelezettség elmulasztása esetén a kiküldött a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 72. §
(1)bekezdésében számított kamatkedvezmény összege után az ott meghatározott mértékű személyi jövedelemadót köteles fizetni. 38. Az elszámolási kötelezettség elmulasztása esetén a következő kiküldetéseknél útielőleg nem adható. 39. A kiküldetés befejezését követően a kiküldött köteles a „Hivatalos külföldi kiküldetés elszámolása” nyomtatványt (5. melléklet) kitölteni és beszerezni a szakmai teljesítést igazoló vezető aláírását, valamint nyilatkozni, ha a kiküldetéssel összefüggésben harmadik személytől térítésben, díjazásban, természetbeni vagy egyéb juttatásban részesült. 40. A szakmai teljesítést a kötelezettségvállaló jogosult igazolni. 41. A kiküldött köteles a „Hivatalos külföldi kiküldetés elszámolása” nyomtatványt és az abban szereplő adatokat alátámasztó számlákat, bizonylatokat, valamint a betegség-, baleset- és poggyászbiztosítási kártyát az Utaztatáson leadni. Amennyiben a kiküldött baleset-, betegség- és poggyászbiztosítási kártyája elveszett, megsemmisült vagy ellopták, erről a tényről nyilatkoznia kell. 42. Ha a kiküldetés elrendelője a kiküldetést módosítja, és az többletköltséggel jár, a kiküldött az elszámoláshoz köteles csatolni az erről szóló jóváhagyást. 6. Elszámolható költségek 43. A kiküldött a külföldi tartózkodással kapcsolatban felmerülő, indokolt mértékű és igazolt költségeit a kiküldetés befejeztével elszámolhatja. 44. Az elszámolás során az alábbi tételek vehetők figyelembe:
  1. a)a külföldi napidíj,
  2. b)a kiküldetés helyére történő kiutazás és hazautazás költsége,
  3. c)a szállásköltség,
  4. d)a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek. 7. Napidíj 45. A kiküldöttek a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet 43. §-ában meghatározott napidíjra jogosultak, az ott rögzített feltételek szerint. 46. A napdíj összegét személyi jövedelemadó- és járulékfizetési kötelezettség terheli, amely összeget az Utaztatás a kiküldött illetményéből levon; amennyiben a levonásra nincs lehetőség, a kiküldöttnek a személyi jövedelemadó- és járulékfizetési kötelezettséget készpénz-átutalási megbízáson keresztül kell a Minisztérium részére befizetni. A napidíj előlege az adóval, járulékkal csökkentett összegben kerül folyósításra. 47. Napidíj igényléséről a kiküldött lemondhat. Ezt a rendelvényen előzetesen, valamint az elszámolási nyomtatványon utólag szükséges jelezni. 8. Utazási költségek 48. Repülőgéppel, vonattal vagy hajóval történő utazás esetén a költségeket közvetlenül az Utaztatás egyenlíti ki számla ellenében az illetékes utazási irodának. A „Hivatalos külföldi kiküldetés elszámolása” nyomtatványon kizárólag olyan költségeket lehet feltüntetni, amikor a kiküldött saját maga kellett, hogy kiegyenlítse a számlát (pl. váratlan útmódosítás, járattörlés esetében). 49. Hivatali gépkocsival történő utazás esetén az alábbi, az utazás időtartama alatt keletkező utazási költségeket lehet elszámolni:
  5. a)útadó (autópálya, alagút, hídpénz stb.),
  6. b)üzemanyag- és kenőanyagköltség,
  7. c)parkolási kiadások. Az utazáshoz kapcsolódó belföldi számlák (pl. autópálya-használati díj) elszámolására csak abban az esetben van lehetőség, ha azok a Minisztérium nevére és címére kerülnek kiállításra. A hivatali gépkocsival kapcsolatban felmerült költségek esetében minden esetben kötelező a gépkocsi forgalmi rendszámát feltüntetni a költséget igazoló bizonylaton, számlán és a gépkocsi leadásakor a bizonylatok másolatát leadni a garázsmesternek. A garázsmester a menetlevélben meghatározott, teljesített kilométer és a gépkocsi üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztási normája szerint számított üzemanyag (elszámolható) mennyiségét megállapítja, és ez alapján a kiküldetéshez csatolt üzemanyagszámlák elszámolhatóságát (a felhasznált üzemanyag mennyiségét) igazolja. 50. Saját gépkocsival történő utazás esetén – az előlegfelvétel során már megállapított – költségtérítési normát kell az elszámoláson feltüntetni. Saját gépkocsi használata esetén utazási költségként – a költségtérítési normán kívül – útadóköltség számolható el. Nem számolhatók el azok a költségek, amelyek a gépkocsi nem megfelelő műszaki állapotából erednek (kenőanyag, alkatrész- és gumicsere stb.), valamint nem téríthető meg mindazon büntetések költsége, amelyet a hatóság azért szabott ki, mert a gépkocsi vagy a kiküldött nem rendelkezett a kötelezően előírt felszereléssel, tartozékkal vagy dokumentummal. 51. A külföldi helyi közlekedés során felmerülő költségek a leadott menetjegyek, bizonylatok ellenértéke alapján kerülnek elszámolásra. Külföldön történt kifizetés esetén alapbizonylatként elfogadható a blokk, a jegy, amennyiben azon feltüntetésre kerül a dátum és az ár. Repülőgéppel történő utazáskor Magyarországon a reptéri minibusz vagy indokolt esetben taxi szolgáltatás is igénybe vehető. Külföldön taxi csak indokolt esetben (elsősorban biztonsági, szervezettségi és kapacitási indokok miatt), a kötelezettségvállaló engedélyével vehető igénybe. Amennyiben a taxi igénybevételére előre nem látható okból került sor, annak utólagos megtérítését – indokoltsága esetén – a kötelezettségvállaló hagyja jóvá. A kiküldetés szerinti országban igénybe vett taxiszolgáltatás esetén a számlához csatolni kell a jóváhagyott feljegyzést, melyben rögzítésre kerül az igénybevétel oka, az indulás és érkezés címe és a program megnevezése. 9. Szállásköltség 52. Külföldi szállásköltség számla vagy bizonylat alapján számolható el, az erre a célra felvett előleg erejéig. A számlának tartalmaznia kell az igénybe vett szolgáltatások megnevezését. A keletkező költségekből csak a szállás, valamint – amennyiben a szállodai szolgáltatás csak reggelivel együtt vehető igénybe, és azt a számlán külön tüntetik fel – a reggeliköltségek, valamint a különböző adók számolhatók el. 53. Amennyiben a szállás költsége meghaladja az erre a célra jóváhagyott előleget vagy az utasítás által meghatározott maximum összeget, a kiküldöttnek külön feljegyzést kell készítenie a keletkezett többletköltségekről, és gondoskodnia kell annak a kötelezettségvállaló általi jóváhagyatásáról. 10. A kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek 54. Hordárköltség csak hivatalos küldemények (futárposta, szerelési anyagok stb.) szállítása esetén számolható el a protokoll feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység vagy a diplomáciai és konzuli futárszolgálattal kapcsolatos feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység vezetőjének engedélyével és önbizonylat ellenében. 55. Pénzváltás költsége az igénybe vett hivatalos szolgáltatás számlákkal igazolt költségeinek összegével arányos mértékben számolható el. 56. Hivatali gépkocsival történő utazás esetén – amennyiben felmerül – gépkocsijavítás költsége számla ellenében elszámolható. 57. A gépkocsimosatás költsége csak hivatali tehergépkocsi (kamion, emelt belmagasságú kistehergépkocsik), valamint a protokoll feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység vagy a diplomáciai és konzuli futárszolgálattal kapcsolatos feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység diplomáciai szakfeladatainak ellátására használt gépkocsik esetében számolható el. 58. Gépkocsi-biztosítás csak a kiküldetés időtartamára, hivatali gépkocsival történő utazás esetén számolható el. 59. Parkolási díj az alábbi esetekben számolható el:
  8. a)belföldön keletkezett parkolási költség esetén: amennyiben a kiküldött a repülőtéri transzferhez saját gépkocsiját használja, abban az esetben jogosult a hosszú távú parkoló használatáért költségtérítésre, amennyiben annak költsége nem haladja meg a lakóhelye és a repülőtér közötti oda-vissza útvonal taxiköltségét,
  9. b)külföldön keletkezett parkolási költség esetén: ha a parkolás a külképviseleten nem volt lehetséges, vagy a szálloda külön térítés ellenében biztosított parkolási lehetőséget (mind hivatali, mind magángépkocsi esetében),
  10. c)az áruk/ingóságok ki-/berakodásának idejére kifizetett, belföldön vagy külföldön keletkezett parkolási költségek. 60. Egyes célállomások esetében felmerülhet reptéri illeték költsége, mely a megfelelő bizonylat ellenében elszámolható. 61. Amennyiben az utazással kapcsolatban utólag többletsúly merül fel, azt elszámolni csak a kötelezettségvállaló által jóváhagyott erre vonatkozó feljegyzés kíséretében lehetséges. 62. Amennyiben a kiküldetés során hajó-, kompmenetjegy vagy helyközi közlekedési eszközre jegy vásárlása válik szükségessé, azok költsége a kötelezettségvállaló jóváhagyásával számolható el. 63. Abban az esetben, ha a külképviselet vagy a fogadó fél nem tud segítséget nyújtani a hivatalos programok helyszínére történő utazásban, a kiküldött elsősorban a tömegközlekedést köteles igénybe venni. 64. A kiküldetés során hivatali célból felmerülő telefonbeszélgetés, fax- és internethasználat költségének elszámolására a kötelezettségvállaló jóváhagyását követően kerülhet sor. 65. A mosatási és vasalási költség kizárólag a hét napot meghaladó kiküldetés esetén számolható el, a külföldön tartózkodás 8. napjától kezdődően. Többhetes kiküldetés esetén hetente egy mosatási és vasalási költség számolható el. A mosatási és vasalási költség alkalmanként nem haladhatja meg a szállodai tartózkodás nap/fő költségének 10%-át. 66. Konferencia díja kizárólag akkor számolható el, ha az már az előleg felvételekor, a kísérő feljegyzésben is szerepel, és a kötelezettségvállaló azt jóváhagyta. 67. Az egyéb indokolt költségek (pl. vízumdíj, egyéni elbírálás alapján vízumfotó költsége stb.) bizonylat ellenében, a kötelezettségvállaló jóváhagyásával számolhatóak el. 11. Közös szabályok 68. A kiküldött indokolatlan, pótdíjfizetési kötelezettséggel járó szolgáltatás igénybevétele esetén a költségek megtérítésére nem jogosult. 69. Szolgálati jellegű költségek (üzemanyag, kenőanyag, javítás, parkolás, útadó, hídpénz, alagút- és komphasználati költség stb.) az útielőleg pénznemében vagy – Magyarországon felmerült költségek esetén – forintban számolhatóak el. Amennyiben a felvett devizaelőleg (EUR, USD) a kiküldetési országban nem használható fizetőeszközként, úgy a hivatalos költségek kiegyenlítéséhez szükséges valutaváltásról kapott bizonylatot kötelező az elszámoláshoz csatolni, mivel a más pénznemben keletkezett költségek csak a váltási bizonylaton szereplő árfolyam alapján számolhatóak el. A hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló 2013. évi CCXXXVII. törvény 3. §-ában, 8. §
(2)bekezdés
  1. b)pontjában és 74. §-ában, valamint a pénzváltási tevékenységről szóló 297/2001. (XII. 27.) Korm. rendelet 1. §-ában és 2. §-ában foglaltak alapján a Minisztérium pénzváltási tevékenységet nem végezhet, ezért szükséges a valutaváltásról kapott bizonylatot csatolni az elszámoláshoz. 70. Amennyiben a kiküldött a pénzváltásról nem nyújt be bizonylatot, a valuták egymás közötti átszámítása a Magyar Nemzeti Banknak (a továbbiakban: MNB) az előlegkiadás napján érvényes hivatalos devizaárfolyamán történik. Utólagos költségelszámolásnál az átváltás árfolyama az elszámolás napján érvényes MNB hivatalos devizaárfolyam. 71. A szálloda- vagy az egyéb dologi költséget tartalmazó számlák benyújtása esetén – amennyiben azokat nem angol, francia vagy német nyelven állították ki – a kiküldöttnek írásban nyilatkoznia kell a számlák tartalmáról és azok elszámolhatóságáról. 72. Az elszámolás során a valutának az MNB hivatalos árfolyamjegyzékében szereplő címleténél kisebb egysége nem fogadható el. A kiküldetés költségelszámolásának lezárásakor keletkező differenciát a kiküldöttnek az előlegként felvett valutában kell rendeznie. 73. Más szerv által utólagosan megtérített utazásoknál az elszámoláshoz csatolni kell a szükséges nyomtatványokat (jelenléti ív, nyilatkozat). 74. A Minisztérium költségvetése terhére kiadásként nem számolható el a kiküldött hibájából eredő bármilyen anyagi kár ellenértéke, a közlekedésrendészeti kihágás és egyéb hatósági büntetés költségei, valamint a kiküldetés teljesítéséhez közvetlenül nem kapcsolódó szolgáltatások (pl. minibár). Amennyiben a lefoglalt repülőjáraton, a szállodában a szolgáltatás étkezést nem tartalmaz, emiatt a Minisztérium (a napidíjon felül) a kiküldöttnek egyéb költségtérítést nem fizet. 75. A kiküldetési rendelvény hiteles másolatát a kiküldött a költségtérítés kifizetése után megkapja, melyet az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őriznie. 76. Amennyiben előlegfelvételre nem kerül sor, vagy a kiküldöttnek nem áll módjában a keletkezett hivatalos költségeket a felvett előleg pénznemében kiegyenlíteni, és a valutaváltás rajta kívül álló okok miatt nem kivitelezhető, a kiküldött saját bankkártyájával is rendezheti költségeit. Ebben az esetben az elszámolásnál köteles a kiküldött csatolni a banki kivonatának kiküldetésével kapcsolatban keletkező terhelésekre vonatkozó oldalak másolatát. Amennyiben a terhelések euróban, USA dollárban vagy forintban keletkeztek, a költségek térítése a folyószámla pénznemében történik. 77. A kiküldetés alatt felmerülő reprezentációs költség a kötelezettségvállaló jóváhagyása alapján számolható el. 12. Egyes európai uniós intézmények üléseinek költségtérítése 78. Az Európai Unió Tanácsának (a továbbiakban: Tanács) Főtitkársága a tagállamok részére megtéríti a Tanács munkacsoportjainak ülésein – kizárólag a költségtérítéses tanácsi munkacsoportülések és az Európai Unió Bizottságának egyes üléseihez kapcsolódóan – való részvétellel összefüggésben felmerült, a vonatkozó EU tanácsi határozatban rögzített utazási költségeket, valamint meghatározott feltételek teljesülése mellett a szállásköltségeket. Az útindító feljegyzésen a kiküldöttnek vagy a kötelezettségvállalónak tájékoztatást kell adnia az Utaztatás részére a költségtérítésről. 79. A Tanács üléseire kiküldött tagállami szakértők az üléseken való részvételt az ülések kezdetén kiosztott „Participants” fejléccel ellátott, ún. sárga dokumentum megfelelő kitöltésével igazolják. A részvétel hazai igazolására a Tanács Főtitkárságától kapott meghívó/napirend, valamint az ülésen közreadott, megfelelően kitöltött delegációs jelenléti lista szolgál, amelyről a résztvevők fénymásolatot kapnak. 80. Ha a Tanács ülésén delegációs jelenléti lista nem kerül kiosztására, a kiküldött részéről a Tanács térítéses ülésein való részvételről tett utólagos nyilatkozat szükséges az úti elszámoláshoz. 81. A megtéríthető költségek elszámolásához a 79–80. pontban leírt bizonylatok, valamint az utazásra jogosító jegy másolata és valamennyi beszállókártya eredeti vagy másolati példánya vagy – amennyiben azok nem állnak rendelkezésre – nyilatkozat csatolása szükséges az utazó részéről a kiküldetést elszámoló bizonylathoz, melyet az Utaztatás részére az utazást követően kell megküldenie. 82. A Tanács a tagállamokban kijelölt központi kapcsolattartó szerven keresztül biztosítja a finanszírozást. 83. A pénzügyi elszámolás utólag, havonta, egy összegben történik. A havi elszámolásokat a tárgyhót követő hó 20-ig kell az Utaztatásnak a kapcsolattartó szerv részére benyújtania. A kapcsolattartó szerv negyedévente utólag – a negyedév utolsó elszámolásának beérkezése után 40 munkanapon belül – az ellenőrzést követően egy összegben teljesíti a visszafizetést. A dokumentumok másolatát (számla, bizonylat, aláírt jelenléti ív, meghívó, beszállókártya, kifizetési bizonylat) a kapcsolattartó szerv részére az elszámolással együtt kell megküldeni. 84. Az Európai Unió (a továbbiakban: EU) által nyújtott támogatás felhasználásával összefüggő ügyviteli és adatszolgáltatási feladatok ellátása a kapcsolattartó szerv által biztosított elektronikus táblázatban történik, melynek kitöltését az Utaztatás végzi. A költségtérítéses utazások és az EU intézmények által nyújtott visszatérítés nyilvántartása elkülönítetten történik. 85. Az EU egyéb intézményei megtérítését az utazó nyilatkozata alapján veszi nyilvántartásba az Utaztatás. A költségtérítések teljesülését az Utaztatás figyelemmel kíséri, a megtérülés elmaradása esetén pedig felkéri az ilyen típusú ülésen részt vevőt a szükséges intézkedés megtételére. 13. Záró rendelkezések 86. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 87. Hatályát veszti
  2. a)az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről szóló 5/2012. (III. 1.) KüM utasítás,
  3. b)az ideiglenes külföldi kiküldetés napidíjának összegéről és kifizetéséről szóló 204/2009. (IX. 18.) Korm. rendelet végrehajtásáról szóló 5/2010. (II. 5.) KüM utasítás, valamint
  4. c)a belföldi és az ideiglenes külföldi kiküldetéssel, a hivatalos utazással kapcsolatos kiadások elszámolásának eljárásrendjéről szóló 6/2014. (XII. 29.) KKM KÁT utasítás. Szijjártó Péter s. k., külgazdasági és külügyminiszter

MI-magyarázat a hivatalos jogszabályszöveg alapján. Tájékoztató jellegű, nem helyettesíti a jogi tanácsadást.