25/2011. (HK 6.) HM KÁT intézkedése a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény gazdálkodásáról.

25/2011. (HK 6.) HM KÁT intézkedése a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény gazdálkodásáról. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2004. évi CV. törvény 100. § (3) bekezdése alapján a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény gazdálkodásáról az alábbi intézkedést adom ki: 1. Az intézkedés hatálya kiterjed a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: minisztérium), a miniszter köz vetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire. 1. Általános rendelkezések 2. A minisztérium hivatali szervezetét a HM közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: HM KÁT) vezeti. Akadályoztatása esetén a gazdálkodással kapcsolatos vezetői döntések vonatkozásában a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkár (a továbbiakban: HM VGHÁT) helyettesíti. 3. A minisztérium saját gazdasági szervezettel nem rendelkezik, a gazdasági vezetői funkciót megosztva a) a logisztikai feladatokkal összefüggő szakterületi gazdasági vezető feladat-, jog- és hatáskörét az MH Támogató Dandár (a továbbiakban: MH TD) parancsnoka; b) pénzügyi és számviteli szakterületi gazdasági vezető feladat-, jog- és hatáskörét a HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatal (a továbbiakban: HM KPH) HM I. Objektum Gazdálkodás Támogató és Pénzügyi Ellátó Referatúra (a továbbiakban: pénzügyi referatúra) vezetője gyakorolja. 4. A HM KPH főigazgatója ellátja a HM vezetőinek pénzügyi szaktanácsadói feladatait. 5. A minisztérium szakanyag ellátását a hatályos ellátási-utaltsági rend szerint az ellátó szervezetek végzik. 6. A minisztériumnál az erőforrásokkal való gazdálkodás egyes intézményi (rész-) folyamatai központosított ellátás keretében valósulnak meg. 7. A minisztérium a hatályos ellátási-utaltsági rend keretében térítésmentesen veszi igénybe a logisztikai és egyéb ellátásokat. 2. Pénzügyi és számviteli ellátás 8. A minisztérium pénzügyi és számviteli ellátásával kapcsolatos intézményi végrehajtói feladatokat a HM KPH szervei szakmai illetékességükben teljes körűen végzik. 9. A minisztérium intézményi költségvetési javaslatát, az időközi mérlegjelentéseit és az intézményi elemi költségvetési beszámolóit a HM KÁT és a pénzügyi referatúra vezetője, míg a zárszámadáshoz kapcsolódó intézményi adatszolgáltatást a HM KÁT hagyja jóvá. 10. A HM KPH a minisztérium intézményi ellátási tevékenységével kapcsolatos operatív összekötő, koordináló, pénzügyi előkészítő és végrehajtó feladatait a pénzügyi referatúra útján látja el. 11. A pénzügyi referatúra a HM KPH főigazgatójának megbízása alapján végzi feladatait, így különösen: a) a HM KPH által kiadott költségvetési keretszámok alapján összeállítja a minisztérium elemi költségvetési tervjavaslatát, b) a jóváhagyott és a HM KPH főigazgató által visszaigazolt elemi költségvetés alapján bejegyzi a minisztérium szervezeti elemei (a továbbiakban: HM szervek) és az MH TD Objektumok Üzemeltetési Igazgatóság (a továbbiakban: Igazgatóság) előirányzat-keret nyilvántartásába a HM KÁT által jóváhagyott költségvetési előirányzat-kereteket, c) ellenjegyzi a hatáskörébe tartozó intézményi szintű kötelezettségvállalásokat, és bejelenti azokat a Magyar Államkincstár részére, d) vezeti a minisztérium pénzügyi jellegű analitikus nyilvántartásait, a szakmai előírások szerint végrehajtja az egyeztetéseket a HM szervekkel és az Igazgatósággal, e) végzi a minisztérium pénztárszolgálatával és pénzforgalmával kapcsolatos feladatokat, f) biztosítja az információk, a bizonylatok, a dokumentumok gyűjtését és szükség szerinti átadását a HM KPH részére, g) biztosítja az információáramlást a minisztérium személyi állománya és a HM KPH között, h) a HM szervekkel együttműködésben elkészíti a HM KPH által a minisztérium személyi állománya részére kifizetendő személyi juttatásokkal kapcsolatos okmányokat, i) együttműködik az illetékes HM szervekkel, az Igazgatósággal és a HM KPH szerveivel az adatszolgáltatások, az időközi mérlegjelentések, az intézményi elemi költségvetési beszámolók és a zárszámadáshoz kapcsolódó intézményi adatszolgáltatás elkészítésében, j) nyilvántartja a minisztérium előirányzatait, továbbá az előirányzatokban változást okozó szakmai feladatok módosításait, k) végzi a minisztérium személyi állományának pénzügyi ellátását. 12. A pénzügyi referatúra a szakterületét érintően a HM szervektől és az Igazgatóságtól adatszolgáltatásokat igényelhet. 13. Az illetékes HM szervek vezetői és az Igazgatóság igazgatója az intézményi elemi költségvetést érintő feladatváltozás esetében – a HM VGHÁT záradékolásával – a pénzügyi referatúrával együttműködve kezdeményezik a szükséges módosítást. 14. Az előirányzat módosítás végrehajtása érdekében szükséges intézkedésekre a HM KPH főigazgatója tesz javaslatot – a HM VGHÁT útján – a HM KÁT részére. 15. A HM szervek és az Igazgatóság az általuk vezetett pénzügyi jellegű analitikus nyilvántartásokat rendszeresen, de legalább negyedévenként egyeztetik a pénzügyi referatúra által vezetett nyilvántartásokkal. 3. A költségvetési előirányzatok felhasználása keretében végrehajtandó feladatok Kötelezettségvállalás 16. Kötelezettségvállalásnak minősül a minisztérium intézményi feladatainak végrehajtását szolgáló minden olyan döntés, amely a jóváhagyott költségvetési előirányzatok terhére pénzügyi kihatással bír. 17. A minisztérium feladatainak ellátása során kötelezettségvállalásra csak a jóváhagyott feladatok célszerű és hatékony ellátása érdekében van mód. 18. Kötelezettséget vállalni a hatályos jogszabályban meghatározott értékhatár felett csak írásban, előzetes pénzügyi ellenjegyzést követően, a rendelkezésre álló szabad előirányzat-keret terhére lehet. Kötelezettségvállalás kizárólag ellenjegyzést követően történhet. A kötelezettségvállalás egy eredeti példányát a pénzügyi referatúrának kell leadni. 19. A személyi állomány határozatban engedélyezhető járandóságait (illetmények, költségtérítések) illetően a kötelezettségvállalások előkészítéséért a HM hivatali szervezete vonatkozásában a HM Humánpolitikai Főosztály (a továbbiakban: HM HPF), a Honvéd Vezérkar vonatkozásában a HVK Személyzeti Csoportfőnökség (a továbbiakban: HVK SZCSF) a felelős. A határozattervezeteket a pénzügyi referatúra vezetője előzetesen ellenjegyzi. 20. Gazdasági eseményenként kötelezettségvállalásra jogosult: a) a HM KÁT és a parlamenti államtitkár nettó 10 millió forintot meghaladóan; b) a helyettes államtitkárok, a Honvéd Vezérkar főnöke a rendelkezésükre bocsátott saját, vagy az irányításuk alá tartozó HM szervek részére jóváhagyott előirányzat keretek terhére nettó 10 millió forintig; c) a minisztérium előirányzat keretei felett rendelkező HM szervek vezetői, az Igazgatóság igazgatója nettó 2 millió forintig a részükre jóváhagyott előirányzatok terhére. 21. A HM KÁT kötelezettségvállalásra a jelen intézkedéstől eltérően egyedileg írásban – előirányzat keret felett nem rendelkező személy részére is – meghatalmazást adhat. A meghatalmazás egy példányát a pénzügyi referatúra vezetőjének meg kell küldeni. 22. A kötelezettségvállalási dokumentumok egy példányát, különösen a jóváhagyott feladat megvalósítása érdekében kötött szerződést, a megállapodást, a visszaigazolt megrendelést, az előzetes kötelezettségvállalást (a közbeszerzési eljárás közzétett ajánlati, ajánlattételi, részvételi felhívása, a pályázat kiírása) tartalmazó iratokat a pénzügyi referatúra tartja nyilván. 23. A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege, és tartalmazza legalább az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Ámr.) meghatározott adatokat. 24. A minisztérium tárgyévi elemi költségvetési tervjavaslatának jóváhagyásáig azon előirányzat keretek terhére történő kötelezettségvállalásról, melyek más költségvetési szervhez kerülnek átcsoportosításra, a kijelölt, felhatalmazott minisztériumi vezetők, illetve az Igazgatóság igazgatója – a felhatalmazás szerint – dönt. 25. A minisztérium tárgyévi költségvetési előirányzatainak jóváhagyásáig kötelezettség csak az évenként rendszeresen jelentkező feladatokra vonatkozóan, az előző évben jóváhagyott eredeti előirányzat időarányos mértékéig vállalható. 26. Az előirányzat keretekkel rendelkező HM szerv vezetője és az Igazgatóság igazgatója felelős a beszerzésekre vonatkozó előírások betartásáért. Ellenjegyzés 27. Az ellenjegyzés vonatkozásában a pénzügyi ellátó szervek a kötelezettségvállalások ellenjegyzéséről és bejelentésének rendjéről szóló 46/2010. (IV. 23.) HM utasítás szerint járnak el. 28. A kötelezettségvállalás ellenjegyzése – jellegétől és értékhatárától függően – a HM KPH különböző szintű szervezeti elemeinek a szakmai feladata. Az ellenjegyzést a pénzügyi referatúra útján kell kezdeményezni az 1. melléklet szerinti formanyomtatványon. 29. A HM HPF, illetve a HVK SZCSF által a 19. pontban foglaltaknak megfelelően elkészített határozat- vagy parancstervezeteket minden esetben előzetesen a pénzügyi referatúra vezetőjével egyeztetni kell. Az egyeztetés célja a határozat gazdálkodási szabályoknak való megfelelésének és pénzügyi fedezetének vizsgálata. 30. A pénzügyi referatúra vezetője a kötelezettségvállalás ellenjegyzését – az ellenjegyzés dátumának, az ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével – az aláírásával igazolja. Szakmai igazolás 31. A megbízási szerződésben meghatározott feladatok végrehajtásának szakmai igazolása a 2. melléklet szerinti teljesítésigazolási formanyomtatványon történik a megbízott által a végrehajtott feladatról készített feljegyzés alapján. A feladat végrehajtását a szerződésben felhatalmazott személy igazolja. 32. A dologi, és a pénzügyi dologi kiadások teljesítésének szakmai igazolása az érvényben lévő HM Fejezet Egy séges Számviteli Politikában (a továbbiakban: Számviteli Politika) meghatározott formátumú „Utalványrendelet” nyomtatványon történik. A teljesítéseket a 20. pontban meghatározott kötelezettségvállalók, vagy az általuk kijelölt felelősök igazolják. Érvényesítés 33. Az érvényesítés tartalmazza a pénzügyi teljesítés jogosságának, összegszerűségének, a fedezet meglétének, az okmányok előírt záradékolásának és az előírt alaki követelmények betartásának ellenőrzését. 34. Az érvényesítést a pénzügyi referatúra – megfelelő képesítéssel rendelkező, írásban megbízott ügyintézője – végzi. 35. Az érvényesítés a teljesítés szakmai igazolásán alapul. Utalványozás és ellenjegyzése 36. Utalványozásnak minősül a kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének vagy elszámolásának – jogosult vezető által történő – elrendelése. Utalványozásra a jóváhagyott költségvetési előirányzat kerettel rendelkező HM szerv vezetője jogosult, az általa kezelt költségvetési előirányzat keret mértékéig. 37. Utalványozni kizárólag ellenjegyzést követően, a Számviteli Politikában meghatározott formátumú írásbeli rendelkezéssel (Utalványrendelet) lehet. 38. Az utalványozás ellenjegyzését a pénzügyi referatúra vezetője végzi, ennek során ellenőrzi a gazdálkodási szabályoknak való megfelelését, vizsgálja a pénzügyi fedezet meglétét, valamint az érvényesítés megtörténtét. 39. Az utalványozást és annak ellenjegyzését a pénzügyi teljesítési határidőt megelőzően legalább 5 munkanappal kell végrehajtani. Összeférhetetlenség 40. Az ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozó összeférhetetlenségre az Ámr. 80. §-át kell alkalmazni. 4. A költségvetési gazdálkodás során jelentkező feladatok Előirányzatok kezelése 41. Az előirányzatok tervezését, felhasználását és a beszámolást a pénzügyi referatúra végzi a költségvetési elő irányzattal (kerettel) rendelkező HM szervek és az Igazgatóság adatszolgáltatásai alapján. 42. A HM szerveknél az előirányzat-keretek követésére, a pénzügyi referatúrával való kapcsolattartásra a HM szerv vezetője ügyintézőt jelöl ki. 43. Az előirányzat-nyilvántartást, a jóváírások, a módosítások felvezetését a pénzügyi referatúra végzi, a lekötéseket, felhasználásokat a HM szervek vezetői által kijelölt ügyintézők rögzítik. A szükséges adatszolgáltatást a pénzügyi referatúra az ügyintézővel egyeztetetten biztosítja. 44. A pénzügyi referatúra minden negyedév első hónap 5. munkanapjáig a kijelölt ügyintézők útján tájékoztatja a HM szervek vezetőit az előirányzatokban bekövetkezett változásokról a további kötelezettségvállalások jogszerűségének megalapozása érdekében. 45. A HM szervek azon eszközökre, amelyeket a hatályos ellátási-utaltsági rend keretében biztosítanak, előirányzatot nem tervezhetnek. 46. A költségvetési gazdálkodás keretében az előirányzat-gazdálkodásért a pénzügyi referatúra vezetője felelős. 47. A pénzügyi referatúra az előirányzat-felhasználási tervek és a teljesítésarányos támogatási előirányzat-finanszírozási tervek összeállításának rendjéről szóló 13/2010. (I. 27.) HM utasítás előírásainak megfelelően, a HM szervek szükség szerinti bevonásával, éves előirányzat-felhasználási tervet készít, annak módosításait minden hónap 4-ig megküldi a HM KPH részére. A házi pénztár működésének szabályai 48. A minisztérium házi pénztárát a pénzügyi referatúra működteti. 49. A házi pénztár nyitvatartási ideje: hétfő-péntek 9.00–11.00 óráig. 50. A készpénz kezelés feltételeinek biztosításáért az elhelyezés szerint illetékes objektum üzemeltető osztály, a pénzkezelési szabályok betartásáért a pénzügyi referatúra vezetője a felelős. 51. A házi pénztárban őrizhető készpénzkészlet felső határa: 5 millió Ft. 52. A készpénzellátást a pénzügyi referatúra biztosítja. A készpénzellátmány felvételéért – az ellátó pénztárba bejelentett aláírók ellenjegyzésével – a pénzügyi referatúra vezetője a felelős. 53. A vásárlási előlegek felvételét, a készpénzzel történő vásárlást a HM szerv vezetője, az Igazgatóság igazgatója, távollétük esetén az általuk kijelölt személy engedélyezi. A felvehető készpénzelőleg összege legfeljebb 100 ezer forint. A készpénzelőleggel az előleget felvevő számol el. Az előlegekkel történő elszámolásra a kincstári számlakezelés és pénzforgalom rendjéről szóló 20/2010. (HK 7.) HM KPH vezérigazgatói intézkedés 69–81. pontjában foglaltakat kell alkalmazni. Beszámolás 54. A pénzügyi referatúra vezetője negyedévente beszámol a HM KÁT-nak az intézményi gazdálkodás végrehajtásának helyzetéről, a költségvetési előirányzat keretek teljesítéséről. 55. A pénzügyi referatúra vezetője a HM Kockázatkezelési Bizottság ülésein félévente beszámol a szakterületét érintő belső kontroll rendszerrel kapcsolatos tevékenységéről. 56. Az időközi mérlegjelentéseket, az intézményi elemi költségvetési beszámolókat és a zárszámadáshoz kapcsolódó intézményi adatszolgáltatást a HM KPH által időszakonként kiadott főigazgatói intézkedésekben meghatározottak szerint a pénzügyi referatúra készíti el. Ellenőrzés 57. A pénzügyi referatúra pénztárában a HM KPH főigazgatója által kijelölt személy félévente kibővített pénztárellenőrzést végez. 58. A pénzügyi referatúra vezetője havonta két alkalommal pénztárellenőrzést végez. 59. A költségvetési pénzgazdálkodás területén a pénzügyi referatúra vezetője folyamatosan és tételesen ellenőrzi az előirányzatok felhasználásának időarányos és feladatarányos teljesítését, a nyilvántartások naprakészségét, az analitikus nyilvántartások és a főkönyvi könyvelés adatainak egyezőségét. 5. Logisztikai ellátás feladatai Általános feladatok 60. A HM szervek zavartalan működése érdekében a HM KÁT dönt a gépjárművekkel, a mobiltelefonokkal, az egyéb szakanyagokkal történő ellátási feladatokról, valamint a HM szervek elhelyezési és a HM szervek által használt HM objektumok felújítási és karbahelyezési feladatairól, amelyeket az Igazgatóság igazgatójának a logisztikai szakfeladatai tervezése és végrehajtása során maradéktalanul figyelembe kell vennie. 61. A minisztérium logisztikai ellátását az MH TD intézményi és központi költségvetési előirányzatai terhére, az Igazgatóság a minisztérium elemi költségvetéséből biztosított költségvetési előirányzat keret terhére végzi. 62. A logisztikai ellátással kapcsolatos előirányzatok felszámításához a HM szervek az 1(+n) éves erőforrás-tervezés, valamint a költségvetés tervezés szakaszában az Igazgatóság részére – a szükséges mértékben – adatszolgáltatásra kötelezettek. 63. Az azonnali, előre nem tervezhető feladatok végrehajtása érdekében – figyelemmel a hatályos, beszerzésekre vonatkozó jogszabályokra és egyéb normatív szabályozókra, valamint a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény (köz)beszerzési szabályzatában foglaltakra – az Igazgatóság igazgatója jogosult beszerzések lefolytatására. 64. A HM szervek azon eszközök vonatkozásában, melyek a hatályos ellátási-utaltsági rend keretében biztosításra kerülnek, előirányzatot nem tervezhetnek. 65. Minden HM szervnél kijelölt anyagfelelős végzi a logisztikai ellátással összefüggésben az adott HM szervnél felmerülő feladatokat, így különösen: a) adatszolgáltatást teljesít az ellátó szervezetek felé az általuk kért formában és tartalommal; b) eszközök beszerzése esetén végzi a 67–70. pontokban meghatározott feladatokat; c) felelős a HM szerv által beszerzett, illetve a részére biztosított eszközök, egyéb információhordozók, szakkönyvek személyhez kötéséért, amelyről analitikus nyilvántartást vezet; d) kapcsolatot tart az ellátó szervezetekkel. 66. A minisztérium eszközei analitikus nyilvántartásának vezetését és az azzal kapcsolatos tevékenységet a HM KPH, valamint az MH TD végzi. A beszerzések egyedi nyilvántartása 67. A HM szerveknél a beszerzések nyilvántartásának, kezelhetőségének és áttekinthetőségének érdekében a) a nettó 2 millió forint becsült értéket elérő és meghaladó értékű beszerzésekről beszerzésenként külön gyűjtőívet kell vezetni. A gyűjtőívet a szerződés teljesítésétől számított ötödik év december 31-ig meg kell őrizni. A gyűjtőívben nyilván kell tartani a beszerzések előkészítésével, lefolytatásával és teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot; b) a nettó 2 millió forint becsült értéket el nem érő értékű beszerzések előkészítésével, lefolytatásával és teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes irat egy gyűjtőívben vezethető, melyet a gyűjtőív lezárásától számított ötödik év december 31-ig meg kell őrizni. 68. A beszerzéssel kapcsolatos levelezést a gyűjtőívben kell nyilvántartani akkor is, ha azzal nem azonos ügyintézőt bíztak meg. 69. A gyűjtőívet az előirányzat-keret felett rendelkező szerv vezetője által kijelölt személy vezeti. 70. A költségvetési előirányzatok lekötésének folyamatos ismerete érdekében a szerződéseket és azok módosításait az előirányzat nyilvántartásokban az érintett előirányzat lekötéseként – a szerződés nyilvántartási számának feltüntetésével – időrendben folyamatosan, áttekinthetően kell vezetni. A pályázati úton odaítélt támogatások nyilvántartása 71. A pályázati úton odaítélt támogatások nyilvántartásának, kezelhetőségének és áttekinthetőségének érdekében a támogatások odaítélésére vonatkozó pályázatokról pályázatonként külön gyűjtőívet kell vezetni. A gyűjtőívben nyilván kell tartani a) a pályázati kiírás dokumentumait, b) a pályázat-értékelő bizottság megalakításával kap csolatos dokumentumokat, c) a beérkezett pályázati munkákat, d) a pályázatok elbírálásával kapcsolatos dokumentu mokat, e) a nyertes pályázóval kapcsolatos ügyiratokat, f) a pályázók értesítésének dokumentumait, g) a nyertes pályázókkal kötött támogatási szerződések másolatait, h) a pályázattal kapcsolatos egyéb levelezést, i) a beérkezett szakmai-pénzügyi beszámolókat, j) a szakmai-pénzügyi beszámolók befogadásáról vagy elutasításáról készült ügyiratokat. Bizonylati út 72. A kötelezettségvállalás ellenjegyzését követően történik a kötelezettségvállalás, ezt követően hajtható végre a megrendelés. 73. A beérkező számlákat az ügyviteli kezelést követően az előirányzat-kerettel rendelkező HM szervek ügyintézői veszik át feldolgozásra. 74. A feldolgozás során az ügyintézők a számlákat felvezetik a „Költségvetési előirányzatok és felhasználások nyilvántartásába”. 75. A HM szervek az előirányzat nyilvántartásaikat negyedévente egyeztetik a könyvelési adatokkal. Az ellenőrzések során észlelt esetleges eltéréseket a javítási szabályok alkalmazásával módosítják. Az ellenőrzés tényét a nyilvántartásokon feltüntetik, a megállapításokat a Belső Ellenőrzési Naplóban rögzítik. Az ellenőrzés koordinálásáért a pénzügyi referatúra vezetője felelős. 76. A beérkezett – bevételezést igénylő – eredeti számlának a beszerzést végző szervezet vezetője által hitelesített másolatát 2 munkanapon belül a HM szerv elhelyezkedése szerinti objektum üzemeltető osztályhoz kell megküldeni a bevételezés végrehajtására. Az MH TD a pénzügyi teljesítés előtt a számla másolata alapján 5 munkanapon belül bevételezi a beszerzett eszközöket és anyagokat, és az ESZKÖZ-utalványt a bevételezést követő 5 munkanapon belül az MH TD megküldi az illetékes objektum üzemeltető osztályhoz, aki továbbítja a számlát kifizető pénzügyi referatúrára, ahol azt az eredeti számla mellé csatolják. 77. Az Igazgatóság igazgatójának hatáskörét meghaladó egyedi beszerzések bevételezéseit és analitikus nyilvántartásait az MH TD, vagy az anyagnemfelelős ellátó központ végzi. A bevételezéshez szükséges információk, dokumentumok nyilvántartó szervezethez történő eljuttatásáért, az előírt követelmények érvényesítéséért az Igazgatóság igazgatója felelős. Az ellátó központ az anyagokat és eszközöket 5 munkanapon belül az MH TD részére utalványozza ki. Az MH TD bevételezi a beszerzett eszközöket és anyagokat, az ESZKÖZ-utalványt a bevételezést követő 5 munkanapon belül megküldi az illetékes objektum üzemeltető osztályhoz, aki továbbítja a számlát a kifizető pénzügyi referatúrára, ahol azt az eredeti számla mellé csatolják. 78. Az érvényesített számla utalványozása és annak ellenjegyzése a belső szabályzóknak megfelelően, rendszeresített utalványrendeleten történik. A számlát annak kiegyenlítése érdekében a pénzügyi referatúra rögzíti a HM Költségvetés Gazdálkodási Információs Rendszerben (KGIR). A számla kifizetése előtt meg kell győződni az anyagmozgások tényleges megtörténtéről. ESZKÖZ-utalvány hiányában a számla nem fizethető ki. Az anyagfelelős 79. A HM szerv vezetője szervezeténél, szükséges esetben annak részeinél írásban anyagfelelőst jelöl ki. Az anyagfelelős feladatait és felelősségét a munkaköri leírásban rögzíteni kell. 80. Az anyagfelelősök jegyzékének vezetéséért, aktualizálásáért az Igazgatóság felelős. 81. A HM szerveknél az anyagfelelős személyének változása esetén teljes körű leltárt kell készíteni, az átadásról készült átadás-átvételi jegyzőkönyv egy példányát az új anyagfelelős aláírás-mintájával együtt a HM szerv vezetőjének jóváhagyásával meg kell küldeni az Igazgatósághoz. 82. Anyagfelelősnek csak a HM szerv állományába tartozó vagy a HM szervhez vezényelt, lehetőség szerint adminisztratív vagy ügykezelői beosztást betöltő személyt lehet kijelölni. Az anyagigénylés rendje 83. A HM szervek a feladataik ellátásához szükséges anyagokat, eszközöket a HM szerv vezetője által jóváhagyott szolgálati jegyen az Igazgatóságtól igénylik. 84. Az Igazgatóság a beérkezett igényt nyilvántartja, egybeveti a HM szervek éves igényével, az éves szükségleti tervekkel, és intézkedik a jogos igények kielégítésére. 85. Ha az ellátást biztosító szervezet nem az MH TD, az igényelt anyagot bevételezésre az MH TD-nek kell átadni. 86. Az ellátó szervezet a „belső mozgásbizonylat” elkészítése után értesíti az érintett HM szerv anyagfelelősét, ezt követően kiadja részére az igényelt anyagot. A biztosított szakanyagot az objektum szerint illetékes üzemeltető osztálytól a HM szerv anyagfelelőse vételezi fel. Az indokolt, de azonnal (pl. raktárhiány miatt) ki nem elégíthető igényekről az Igazgatóság tájékoztatja a HM szerv vezetőjét, egyidejűleg kezdeményezi a beszerzést. 87. A HM szerv részére kiadott eszközök és anyagok személyhez kötése, analitikus nyilvántartása és az elszámoltatás az érintett HM szerv anyagfelelősének feladata. 88. Az MH TD a HM szervek részére kiadott anyagi készleteket HM szervenként külön-külön tárolóhely kódokon tartja nyilván. Ha a HM szervek ellátás szempontjából elkülönülő részekre oszthatók (raktárak, több objektumban települő HM szervek), egy HM szervhez több tárolóhely kód is rendelhető. 89. A HM szervektől leszámoló, elszámoló személy anyag elszámoltatását a HM HPF által biztosított, 4. melléklet szerinti „Anyag elszámolási lap”-on kell végezni. A HM szervtől távozó személy anyag elszámoltatásáért az illetékes HM szerv vezetője felelős. 90. Az anyagfelelősök negyedévente a részükre kiadott anyagokról és eszközökről adategyeztetést végeznek az illetékes objektum üzemeltető osztállyal. Az esetleges eltérések okait az illetékes objektum üzemeltető osztály vezetője a HM szerv vezetőjével együttműködve kivizsgálja, annak eredményétől függően intézkedik. 91. A gazdálkodási évre vonatkozó, a HM szervek feladatainak ellátásához szükséges anyagok és eszközök tervezése az Igazgatóság által kiadott körlevélben foglaltaknak megfelelően, a HM szervek adatszolgáltatása alapján történik. A terv összeállításáért, a HM szervek igényeinek összegyűjtéséért a normák, normatívák figyelembevételével az Igazgatóság felelős. 92. A HM szervek 2012. évi igényeinek összegyűjtését az Igazgatóság végzi, amelyet összesítve 2011. szeptember 30-ig megküld az MH TD Logisztikai Főnökségre. 6. Belső ellenőrzés 93. A minisztérium vonatkozásában a belső ellenőrzési tevékenységet a HM fejezet államháztartási belső ellenőrzési rendjének szabályairól, a HM fejezet egységes államháztartási belső ellenőrzési kézikönyvének kiadásáról szóló HM utasítás alapján a HM Belső Ellenőrzési Hivatal végzi. 94. A minisztérium belső kontroll rendszere működéséért, okmányainak folyamatos karbantartásáért és pontosításáért a hatályos HM utasításban kijelölt HM szervek vezetői felelősek. A belső kontroll rendszer keretein belül a pénzügyi szakellenőrzési tevékenységet a HM KPH illetékes szerve tervezi és hajtja végre. 7. Záró rendelkezések 95. Ez az intézkedés a közzétételét követő 3. napon lép hatályba. 96. A HM szervek a kötelezettségvállalásra, a készpénzfelvétel engedélyezésére, a készpénzfelvételére jogosult személyek nevét, aláírásának mintáit a 3. melléklet szerinti formanyomtatványon az intézkedés közzétételét követő 30 napon belül – majd az évközben bekövetkezett változás esetén haladéktalanul – megküldik a pénzügyi referatúra vezetőjének. 97. Az Igazgatóság a VIR anyagellátó rendszer működésének elindítása érdekében hajtson végre próbaüzemet a szükséges adatok feltöltésével és szervezeti elemek bevonásával. A próbaüzem tapasztalatairól 2011. augusztus 31-ig készítsen jelentést a HM KÁT részére. Fodor Lajos s. k., HM közigazgatási államtitkár