2/2018. (I. 25.) KKM utasítása a Magyarország külképviseletein lefolytatandó 2018. országgyűlési képviselő választás pénzügyi tervezésének, lebonyolít

2/2018. (I. 25.) KKM utasítása a Magyarország külképviseletein lefolytatandó 2018. országgyűlési képviselő választás pénzügyi tervezésének, lebonyolításának, elszámolásának rendjéről, valamint a külképviseleteken lefolytatandó választás lebonyolításának speciális feladatairól. A választási eljárásról szóló 2013. évi XXXVI. törvénnyel, valamint az  országgyűlési képviselők választásán a  választási irodák hatáskörébe tartozó feladatok végrehajtásának részletes szabályairól, a választási eredmény országosan összesített adatai körének megállapításáról, valamint a  választási eljárásban használandó nyomtatványokról, valamint egyes választási tárgyú rendeletek módosításáról szóló 1/2018. (I. 3.) IM rendelettel, továbbá az  országgyűlési képviselők választása költségeinek normatíváiról, tételeiről, elszámolási és belső ellenőrzési rendjéről szóló 2/2018. (I. 3.) IM rendelettel összhangban, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltakra figyelemmel az országgyűlési képviselők Magyarország külképviseletein lefolytatandó 2018.  évi általános választásának pénzügyi tervezésének, lebonyolításának, elszámolásának rendjét, valamint a külképviseleteken lefolytatandó választás lebonyolításának speciális feladatait az alábbiak szerint szabályozom: I. Ezen utasítás célja Ezen utasítás célja az országgyűlési képviselők 2018. évi választásával (a továbbiakban: választás) kapcsolatosan a  Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: KKM) gazdálkodási (pénzügyi tervezési, elszámolási) és logisztikai feladatainak szabályszerű végrehajtása, a választás zökkenőmentes lebonyolítása. II. Ezen utasítás hatálya Ezen utasítás hatálya kiterjed a KKM Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott önálló szervezeti egységeire, továbbá minden olyan, a KKM-mel vagy Magyarország valamely külképviseletével kormányzati szolgálati jogviszonyban, munkaviszonyban vagy megbízási jogviszonyban álló személyekre, akik a választáshoz kapcsolódóan feladatot látnak el. III. Értelmező rendelkezések Jelen utasítás alkalmazásában: 1. Stratégiai Munkaértekezlet: a  közigazgatási államtitkár választással kapcsolatos döntésének meghozatalát segítő, alábbi tagokból álló értekezlet: közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: KÁT), a 31/2017. (VIII. 25.) KKM utasítással kinevezett miniszteri biztos (a továbbiakban: KÜLVÁL), a jogi és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár, a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár (a továbbiakban: GHÁT) és a Konzuli és Állampolgársági Főosztály (a továbbiakban: KONZ) főosztályvezetője. A munkaértekezletre alkalmanként a KÁT más szervezeti egységek munkatársait is meghívhatja. 2. Választási Munkacsoport: a választási felkészülés operatív munkaszerve, mely a KÜLVÁL tevékenységét segíti. A Választási Munkacsoport tagjai: KÜLVÁL, azon területi főosztályok, valamint szervezeti egységek képviselői, amelyek a  külképviseleti választások lebonyolításához kapcsolódnak, különösen: a  Személyügyi és Képzési Főosztály (a továbbiakban: SZEFO), a Költségvetési Főosztály (a továbbiakban: KFO), a Pénzügyi és Számviteli Főosztály (a továbbiakban: PSZF), a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály (a továbbiakban: BITÁF), a Létesítménygazdálkodási Főosztály, valamint a KONZ. 3. Scriptament iratba foglalt utasítás: a választás lebonyolításához kapcsolódóan a külképviselet részére hivatalos formában, írásban (faxon, nyílt scriptament iratban, hivatalos e-mailben) eljuttatott kötelező utasítás. 4. Szavazási egységcsomag: a választáshoz szükséges, szavazólapokat, borítékokat, nyomtatványokat tartalmazó, a Nemzeti Választási Iroda (a továbbiakban: NVI) által összeállított csomag. 5. Kellékcsomag: a  levélszavazatok fogadására készített postaládákat, mobil szavazófülkéket, összehajtott szavazásnapi urnákat, egyéb szavazási, választási kellékeket (nemzeti színű zsineg, választási tollak, kitűzők) tartalmazó, az NVI által összeállított csomag, melyet legkésőbb a választást megelőző 15. napig juttat ki a KKM a Külképviseleti Választási Irodákra (a továbbiakban: KÜVI). IV. A választások lebonyolításában részt vevő személyek, szervezeti egységek 1. A külképviseleti választások lebonyolításában részt vevők: a) Stratégiai Munkaértekezlet tagjai; b) Választási Munkacsoport tagjai; c) külképviseletek; d) KÜVI vezetője és tagja. 2. A Stratégiai Munkaértekezlet és a Választási Munkacsoport feladatait, feladataival kapcsolatos eljárási szabályokat a  külképviseleti szavazással, illetve a  levélszavazással kapcsolatos minisztériumi feladatok ellátásáról szóló KÁT ügyviteli rendelkezés tartalmazza. V. A gazdálkodási jogkörök általánostól eltérő gyakorlásának rendje 1. A választáshoz kapcsolódóan a  KKM gazdálkodási keretszabályzatáról szóló hatályos ügyviteli szabályzatban foglaltakat a jelen fejezetben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. 2. A kötelezettségvállalásra, az utalványozásra, a pénzügyi ellenjegyzésre, a szakmai teljesítés igazolására jogosultakat az 1. melléklet tartalmazza. 3. A KFO vezetője vagy helyettese, kivételes esetben a PSZF vezetője – a KFO vezetőjével vagy helyettesével történő egyeztetést követően – scriptament iratban foglalt utasításban kötelezően végrehajtandó intézkedéseket írhat elő a külképviseletek számára a választással összefüggésben felmerült költségek elszámolására (pl. számlák hazaküldése, költségek engedélyezése, határidők, általános elszámolások, összesítő jegyzékek összeállítása, részköltség számítás). 4. Nyílt scriptament irat, e-mail, fax Központ általi jóváhagyása nem tekinthető kötelezettségvállalásnak. Az állomáshely a jóváhagyó irat alapján vállalhat kötelezettséget, írhat alá szerződést, megrendelőt. 5. Az 1. mellékletben meghatározott jogosultságok gyakorlásához az aláírásmintát a külképviselet az 5. mellékletben foglalt formában köteles felterjeszteni a KFO-ra. VI. A választással kapcsolatos kiadások tervezése, a választás előkészítése és elszámolása 1. A választás lebonyolításának pénzügyi fedezetét az  NVI biztosítja a  KKM részére. A  választással kapcsolatosan felmerülő költségek pénzügyi forrásának a  Központi Igazgatás címre, továbbá a  Külképviseletek Igazgatása címre történő megosztása, valamint címeken belüli és közötti előirányzat-átcsoportosítás a GHÁT hatásköre. 2. A KÜVI vezetőjeként, valamint tagjaként kiutazó személyek napidíjára a  hatályos jogszabályok és a  vonatkozó KKM utasítás az irányadó. 3. A külképviseleteken lefolytatott választás kapcsán a KÜVI vezetőjének, valamint tagjának – az V. alcím 2. pontjában meghatározott napidíján túl – tiszteletdíját az  országgyűlési képviselők választása költségeinek normatíváiról, tételeiről, elszámolási és belső ellenőrzési rendjéről szóló 2/2018. (I. 3.) IM rendelet tartalmazza. 4. A KÜVI vezetője és tagja számára az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről szóló 7/2015. (III. 26.) KKM utasítás (a továbbiakban: KKM utasítás) alapján a külképviselet köteles megfelelő szállást biztosítani. 5. A választáshoz kapcsolódóan adminisztratív, szervezési, gazdálkodási, technikai feladatok ellátására, kapacitáskiegészítésként, a  KKM-mel kormányzati szolgálati jogviszonyban vagy munkaviszonyban nem álló személyekkel – az NVI elnökének előzetes engedélyével – megbízási szerződés köthető. Megbízási szerződés kötésére javaslatot a  foglalkoztatni kívánó szervezeti egység vezetője tesz a  GHÁT-nak. A  megbízási szerződés kötelezettségvállalója a  GHÁT, szakmai ellenjegyzője a  kezdeményező szervezeti egység vezetője. A  megbízási díj számfejtésére és kifizetésére a teljesítésigazoló által kiállított teljesítésigazolás birtokában kerülhet sor. 6. Európán kívüli állomáshelyre kiutazók részére a napidíj előlegen kívül további 100 USD előleg biztosítható előre nem látható kiadások fedezetére. 7. A szavazási egységcsomag, a  kellékcsomag vagy egyéb, a  választás lebonyolításához szükséges felszerelés kiszállításának költsége a) számla alapján vagy b) az ideiglenes külföldi kiküldetés keretében gépkocsival történő szállítás esetén a KKM utasítás alapján kerül elszámolásra. 8. A külképviseleteken csak a választással összefüggésben, annak érdekében felmerülő költségek tervezhetőek, amelyek számla ellenében számolhatók el (különösen: a  szavazás napján kordon bérlése, postaköltség, helyiség, pavilon bérlése, valamint a futárzárással kapcsolatosan esetlegesen felmerülő kiküldetési kiadások). Amennyiben a fogadó állam helyi sajátosságából adódóan a  kifizetett összeg számlával nem igazolható, a  2.  melléklet szerinti kifizetési jegyzéket kell kiállítani. 9. A választással összefüggésben reprezentáció nem számolható el. 10. A külképviseleten külföldi fizetőeszközben felmerült költségek az  NVI felé történő elszámolása során a  választás napját követő munkanapon érvényes Magyar Nemzeti Bank (a továbbiakban: MNB) hivatalos deviza középárfolyamán kerülnek forintosításra. Az MNB által nem jegyzett devizanemek esetében a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 60. § (5) bekezdése szerinti módon kell eljárni. (A fogadó állam nemzeti bankjánál jegyzett forint, ennek hiányában EUR vagy USD árfolyam alapján számolt keresztárfolyam alkalmazandó.) Ebben az  esetben a  bizonylat mellé az árfolyamlistát csatolni kell. Az elszámoláskori árfolyam és a KKM számviteli politikájában rögzített (hónap utolsó napján érvényes) árfolyam közötti különbözetet a KKM a könyveiben a saját költségvetése terhére/javára számolja el. VII. A választás lebonyolításának speciális feladatai 1. A szavazási egységcsomag, a szavazólapokat tartalmazó szavazóurna és a levélszavazatok biztonságos, sérülésmentes ki- és hazajuttatása kizárólag diplomáciai futárküldeményként való szállítással biztosítható. 2. A KÜVI vezető és tag az  NVI által összeállított szavazási egységcsomagot az  átvételt követően diplomáciai zárás céljából haladéktalanul átviszi a KKM illetékes szervezeti egységéhez (BITÁF, Biztonsági és Futár Osztály). A diplomáciai zárás a KKM diplomáciai és futárcsomagoló részlegének helyiségében az arra illetékes munkatársak közreműködésével történik. A KÜVI vezető és tag a diplomáciai zárással ellátott küldeményt az elindulásig visszaszállítja a küldemény őrzésére kijelölt helyre. A külképviseletre kiutazó KÜVI vezető és tag diplomáciai futárként viszi magával a szavazási egységcsomagot. 3. A külképviseletre kiutazó KÜVI vezető és tag a szavazási egységcsomagot, a szavazólapokat tartalmazó szavazóurnát és a  levélszavazatokat a  kiutazás és a  hazautazás teljes időtartama alatt köteles személyes őrizetében tartani a diplomáciai és konzuli futárszolgálati feladatok ellátásának rendjéről szóló 14/2016. (VII. 5.) KKM utasítás szerint. Felelősséggel tartozik annak sérülésmentes állapotban történő megérkezéséért, illetve hazajuttatásáért, illetéktelen személy hozzáférésének megakadályozásáért. Repülőgéppel történő utazás esetén a  szavazási egységcsomagot kézipoggyászként kell a repülőgépre felvinni. A szavazási egységcsomag nem helyezhető el a repülőgép fedélzetén a  légiutas-kísérők csomagtárolójában vagy más hasonló, a  KÜVI vezető vagy tag által nem látható, ellenőrizhető tárolóegységben. 4. Repülőgéppel történő utazás esetében a  KÜVI vezetője és tagja a  szavazási egységcsomagon, a  szavazólapokat tartalmazó szavazóurnán és a levélszavazatokon kívül más diplomáciai futárküldeményt nem vihet és nem hozhat. 5. Az NVI elnökének a külképviseleti szavazás helyszíneinek jóváhagyása alapján a Konzuli és Állampolgársági Főosztály (a továbbiakban: KONZ) és a BITÁF javaslatának figyelembevételével a GHÁT dönt a kellékcsomagok külképviseletre történő kijuttatásának és a KÜVI vezetők és tagok kiutazásának módjáról. 6. A KONZ az  NVI-vel egyeztetett kiutazói névsort és kiutazási módot a  költséghatékony feladatellátás biztosítása érdekében előzetes utazási jegyek foglalása céljából a PSZF részére haladéktalanul megküldi. A kiutazó KÜVI vezetők, tagok kiállítják a KONZ és a PSZF iránymutatása alapján a kiküldetési rendelvényeiket. A kiküldetés elrendelője a KONZ főosztály vezetője vagy helyettese. Az utazási jegyek megvásárlása az  ideiglenes külföldi kiküldetési rendelvények pénzügyi ellenjegyző és kötelezettségvállaló általi aláírását követően történik. 7. A PSZF Gazdálkodási és Utaztatási Osztály utaztatási részlege a KKM-ből a külképviseletre kiutazó KÜVI vezető és tag utazását úgy köteles megszervezni, hogy a  választással kapcsolatos, KKM-re háruló feladatok határidőben, biztonságosan, költséghatékony módon legyenek végrehajthatóak, a  szavazatokat tartalmazó szavazóurna, illetve a  levélszavazatok sérülésmentesen, biztonságosan megérkezzenek, és az  utazás a  kiutazók egészségét ne veszélyeztesse. 8. A kiutazó KÜVI vezető és tag részére Business repülőjegyet kell vásárolni, kivéve, ha ez a feladatok határidőben való teljesítésének kötelezettsége miatt észszerűen nem biztosítható. 9. Abban az  esetben, ha a  szavazási egységcsomag, a  szavazólapokat tartalmazó szavazóurna és a  levélszavazatok sérülésmentes szállítása más módon nem oldható meg, a  kiutazó KÜVI vezető vagy tag részére további egy repülőjegyet kell venni annak érdekében, hogy a  szavazási egységcsomagot, a  szavazólapokat tartalmazó szavazóurnát és a levélszavazatokat az ülése melletti széken elhelyezhesse. 10. A PSZF Gazdálkodási és Utaztatási Osztály utaztatási részlege által lefoglalt repülőjegyen szereplő utazási adatoktól eltérni nem lehet. 11. A választás lebonyolításával kapcsolatos pénzügyi, informatikai és biztonsági feladatok ellátásával a GHÁT irányítása alá tartozó alábbi szervezeti egységek érintettek: 11.1. Gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár: a) irányítja, szakmailag felügyeli a választások gazdálkodásával és logisztikai lebonyolításával, pénzügyi tervezésével, elszámolásával kapcsolatos feladatok ellátását; b) gazdálkodási kérdésekkel kapcsolatos ügyekben tartja a  kapcsolatot az  NVI-vel, gondoskodik a szerződés megkötéséről. 11.2. Miniszteri biztos: a) az NVI által a választások előkészítésével, lebonyolításával kapcsolatosan a KKM számára tájékoztatási (reklám- és propaganda célú költségvetési sor K342) célokra biztosított forrásokat a  GHÁT által meghatározott jogkörök szerint kezeli, azok felhasználásáról a  külképviselet által meghatározott, az NVI és a GHÁT által jóváhagyott költségterv alapján dönt; b) a miniszteri biztos engedélye alapján meghatározott döntés szerint a külképviselet szerződést köt a  külföldi partnerekkel a  tájékoztatási (reklám, propaganda) feladatok ellátásával kapcsolatosan, melyről tájékoztatja a KFO-t; c) ellenőrzi a tájékoztatási (reklám, propaganda) célú források jogszerű felhasználását. 11.3. Személyügyi és Képzési Főosztály: a) részt vesz az esetleges KÜVI vezetők és tagok kiválasztásának folyamatában, koordinálja a kiutazók egészségügyi oltásával kapcsolatos tevékenységet, elszámolást; b) a KONZ-zal együttműködve gondoskodik a kiutazó munkatársak útlevelekkel történő ellátásáról. 11.4. Konzuli és Állampolgársági Főosztály: a) a Központ érintett szervezeti egységeit tájékoztatja a végleges KÜVI vezetőkről és tagokról, továbbá a SZEFO és a PSZF részére megküldi az NVI által jóváhagyott kiutazók névsorát; b) gondoskodik a KÜVI vezetők és tagok kiküldésének elrendeléséről. 11.5. Költségvetési Főosztály: a) a PSZF-fel együttműködve gondoskodik az  NVI-vel megkötendő megállapodás aláírásra történő előkészítéséről; b) összesíti az állomáshelyek, valamint a fejezet előzetes költségtervét; c) gondoskodik a  Külképviseletek Igazgatása címen felmerülő költségek elszámolásáról és az  állomáshelyi kifizetések ellenőrzéséről, ezzel összefüggésben a  külképviseletek közvetlen irányításáról, valamint a tiszteletdíjak számfejtéséről; d) a  Külképviseletek Igazgatása tekintetében gondoskodik a  költségvetési terv megvalósulásáról készített elszámolás elkészítéséről, az  NVI által előírt informatikai rendszerbe történő feltöltésről az elkülönített számviteli nyilvántartás alapján. 11.6. Pénzügyi és Számviteli Főosztály: a) elkészíti a választással kapcsolatos belföldi feladatellátás, valamint az ideiglenes külföldi kiküldetés előzetes költségtervét; b) megszervezi a központi kiküldöttek kiutazását, tájékoztatást nyújt a repülőgéppel kiutazók érkezési adatairól a külképviseletek számára; c) elszámolja a kiküldetés során felmerült költségeket, számfejti a tiszteletdíjakat, valamint elszámolja a belföldön felmerült költségeket; d) a KKM Központi Igazgatása tekintetében gondoskodik a költségvetési terv megvalósulásáról készített elszámolás elkészítéséről, az NVI által előírt informatikai rendszerbe történő feltöltésről az elkülönített számviteli nyilvántartás alapján. 11.7. Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály: a) kapcsolatot tart az NVI-vel és a KÜVI-vel választási informatikai kérdésekben; b) biztosítja a  külképviseleti választási feladatokkal kapcsolatos informatikai összeköttetést a külképviseletek és az NVI között; c) közreműködik a  KÜVI tagok külképviseleti esketése kapcsán: biztosítja a  videokonferencia összeköttetést a KKM és a külképviseletek között; d) biztosítja a  kiutazó KÜVI elnökök és tagok mobiltelefonnal, SIM-kártyával történő ellátását, gondoskodik a választással kapcsolatos hívás és adatforgalom elszámolhatóságáról; e) gondoskodik a kellékek és egyéb választási anyagok kiszállításáról; f ) közreműködik a KÜVI tagok részére összeállított futárposta zárásában, bontásában, szállításában; g) informatikai ügyeletet biztosít a választás napján és azt megelőző tesztek alkalmával; h) határidőben telepíti az NVI által előírt, az elszámoláshoz szükséges informatikai rendszert a PSZF és KFO munkatársai részére, működését folyamatosan biztosítja. 11.8. Létesítménygazdálkodási Főosztály közreműködik a választáshoz kapcsolódó személy- és küldeményszállítási feladatok ellátásában a GHÁT által meghatározott ütemterv szerint. VIII. A választással kapcsolatos nyilvántartási és ellenőrzési kötelezettségek, elszámolással kapcsolatos határidők 1. A választással kapcsolatos pénzeszköz felhasználását elkülönítetten, a  FORRÁS SQL Nyilvántartó rendszerben kell nyilvántartani. 2. A külképviseleteken felmerült közvetlen költségek esetében az  1.  pontban megjelölt nyilvántartás alapját képező kiadásokat eredeti számlával kell alátámasztani. Számlamásolat csak abban az esetben fogadható el, ha az eredeti számlát a  fogadó állam szabályzói alapján a külképviseleten szükséges megőrizni, különösen garanciális feltételek biztosítása céljából. Ebben az esetben a hitelesített számlamásolaton fel kell tüntetni, hogy az eredeti számla milyen okból nem bocsátható a  Központ rendelkezésére. Készpénzes vásárlás esetén a  számlához mellékelni szükséges a  Forrás SQL Nyilvántartó rendszerből kinyomtatott pénztárbizonylatot. Amennyiben igazolható technikai okból kifolyólag nem lehetséges a bizonylat előállítása, kézzel szükséges kiállítani a deviza kiadási bizonylatot, és annak eredeti, 1. számú példányát a számlához csatolni. 3. A külképviseleteken a választással kapcsolatosan felmerülő kiadások eredeti számláit, valamint a belső bizonylatokat a külképviselet köteles gyűjteni, külképviselet tekintetében összesíteni és azokat a szavazást követő 10 napon belül a KFO-nak ellenőrzés és végső összesítés céljából gyorspostával megküldeni. 4. A pénztárnapló mellé a  Központnak megküldött eredeti bizonylatokról készült hiteles másolatot kell becsatolni. A hiteles másolaton a következő szöveg feltüntetése szükséges: „Eredeti példány a KFO részére megküldve.” 5. A választáshoz kapcsolódó, külön számlával nem igazolható költségek elszámolására belső bizonylat kiállítása alapján kerülhet sor. A  külképviselet által kiállított belső bizonylatokon csak a  Központ által jóváhagyott költségek szerepelhetnek. A felosztható költségek körét, valamint a bizonylat mintáját a 3. melléklet tartalmazza. 6. A jelen utasításban nem szabályozott gazdálkodási, pénzügyi elszámolási kérdésekben a hatályos jogszabályok és vonatkozó KKM utasítások az irányadók. 7. A Központ illetékes szervezeti egységei az  NVI és KKM által aláírt megállapodásban foglaltak szerint készítik el az elszámolást. 8. A választás pénzügyi kiadásainak ellenőrzését az Ellenőrzési Főosztály a választást követően, a KKM NVI felé történő elszámolását megelőzően, az erre vonatkozó IM rendeletben meghatározott határidő figyelembevételével köteles elvégezni. Szükség esetén külképviseleti helyszíni ellenőrzés elrendelhető. 9. A KÜVI vezető és tag a  választást követő 3 munkanapon belül köteles a  választással kapcsolatosan felmerült valamennyi költséggel elszámolni az illetékes szervezeti egység felé. 10. A 4. melléklet tartalmazza a külképviseleti szavazás helyszíneit összefoglaló listát. IX. Záró rendelkezések Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. Szijjártó Péter s. k., külgazdasági és külügyminiszter