22/2009. (HK 7.) HM KF intézkedése a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény 2009. gazdálkodásáról.

22/2009. (HK 7.) HM KF intézkedése a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény 2009. gazdálkodásáról. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2004. évi CV. törvény 100. §-ának (3) bekezdése alapján, a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény gazdálkodásának általános szabályairól szóló 33/2007. (HK 8.) HM utasítás (a továbbiakban: Utasítás) 7. § (1) bekezdésének rendelkezése szerint, a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény (a továbbiakban: minisztérium) 2009. évi gazdálkodásáról – az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.), valamint a Honvédelmi Minisztérium fejezet központi és intézményi gazdálkodásának rendjéről szóló 102/2007. (HK. 18.) HM utasítás, valamint a honvédelmi szervezetek beszerzéseinek eljárási rendjéről szóló 120/2007. (HK 20.) HM utasítás vonatkozó rendelkezéseire figyelemmel – az alábbi intézkedést adom ki: Általános rendelkezések 1. Az intézkedés hatálya kiterjed a Honvédelmi Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott HM szervekre (a továbbiakban: HM szervek), a HM Infrastrukturális Ügynökségre (a továbbiakban: HM IÜ), a HM Közgazdasági és Pénzügyi Ügynökségre (a továbbiakban: HM KPÜ), az MH Összhaderőnemi Parancsnokságra, valamint az MH Támogató Dandárra (a továbbiakban: MH TD). 2. Az intézkedést az Utasításban foglaltakkal együtt kell alkalmazni. Kötelezettségvállalás ellenjegyzése 3. A kötelezettségvállalás ellenjegyzése a HM KPÜ különböző szintű szervezeti elemeinek feladata. Az ellenjegyzést a HM KPÜ HM I. Objektum Gazdálkodás Támogató és Pénzügyi Ellátó Referatúra (a továbbiakban: OGTPER) útján kell kezdeményezni az 1. számú melléklet szerinti formanyomtatványon. Kötelezettségvállalás 4. Kötelezettségvállalás összeghatártól függetlenül csak írásban, előzetes pénzügyi ellenjegyzést követően, a rendelkezésre álló szabad előirányzat-keret terhére történhet. 5. Gazdasági eseményenként kötelezettségvállalásra jogosult: a) a kabinetfőnök és az államtitkár nettó 10 millió forintot meghaladóan; b) szakállamtitkárok, HM Honvéd Vezérkar Főnöke a rendelkezésükre bocsátott saját, illetve az irányításuk alá tartozó HM szervek részére jóváhagyott előirányzatok terhére nettó 10 millió forintig terjedően; c) a minisztérium előirányzat keretei felett rendelkező HM szervek és a HM Infrastrukturális Ügynökség Anyagi Koordinációs Osztály (a továbbiakban: HM IÜ AKO) vezetője, illetve a HM Miniszteri Kabinet Személyügyi Osztály vezetője nettó 2 millió forintig terjedően a részükre jóváhagyott előirányzatok terhére. 6. A kötelezettségvállalási dokumentumok egy példányát, különösen a jóváhagyott feladat megvalósítása érdekében kötött szerződést, a megállapodást, a visszaigazolt megrendelést, az előzetes kötelezettségvállalást (közbeszerzési eljárás közzétett ajánlati, ajánlattételi, részvételi felhívása, a pályázat kiírása) tartalmazó iratokat az OGTPER tartja nyilván. 7. A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan az OGTPER olyan analitikus nyilvántartást vezet, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege, továbbá biztosítja az Ámr. 25. számú mellékletében meghatározott minimum adatokat. 8. Az Utasítás 12. § (4) bekezdése alapján a HM Személyügyi Osztály által a minisztérium személyi állománya vonatkozásában elkészített járandósági (illetmények, költségtérítések stb.) határozat-tervezeteket minden esetben az OGTPER vezetőjével előzetesen ellenjegyeztetni kell. Szakmai igazolás 9. A megbízási szerződések esetében a szerződésben rögzített feladatok végrehajtásának szakmai igazolása a 2. számú melléklet szerinti teljesítésigazolási formanyomtatványon történik. A feladat végrehajtását a szerződésben felhatalmazott személy igazolja. 10. A dologi, valamint a pénzügyi dologi kiadások teljesítésének szakmai igazolása az érvényben lévő HM Fejezet Egységes Számviteli Politikában (a továbbiakban: Számviteli Politika) meghatározott formátumú „Utalványrendelet” nyomtatványon történik. A teljesítések igazolása az 5. pontban meghatározott kötelezettségvállalók, illetve az általuk kijelölt felelősök kötelezettsége. Érvényesítés 11. Az érvényesítés az OGTPER vezetőjének feladata, amelyet az Utasítás 14. §-a alapján hajt végre. Utalványozás és ellenjegyzése 12. A kiadások teljesítésének és a bevételek beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére (utalványozás) az 5. pontban foglalt nettó értékhatárokhoz rendelt hatáskörökben kerülhet sor. 13. Utalványozni az eredeti okmányra rávezetett vagy külön – a Számviteli Politikában meghatározott formátumú – írásbeli rendelkezéssel (Utalványrendelet) lehet. 14. Az utalványozás ellenjegyzése az OGTPER vezetőjének feladata, melynek során ellenőriznie kell a gazdálkodási szabályoknak való megfelelést, pénzügyi fedezet vizsgálatát, valamint az érvényesítés megtörténtét. Összeférhetetlenség 15. Ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozó összeférhetetlenségre az Ámr. 138. §-ának előírásait kell alkalmazni. A beszerzések egyedi nyilvántartása 16. A HM szerveknél a beszerzések nyilvántartásának, kezelhetőségének és áttekinthetőségének érdekében a nettó 2 000 000 (azaz kétmillió) forintot meghaladó értékű beszerzések esetében beszerzésenként külön gyűjtőívet kell vezetni. A gyűjtőívet a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. A gyűjtőívben nyilván kell tartani a beszerzések előkészítésével, lefolytatásával és teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot. 17. A beszerzéssel kapcsolatos levelezést a gyűjtőívben kell nyilvántartani akkor is, ha azzal nem azonos ügyintéző kerül megbízásra. 18. A gyűjtőívet az előirányzat-keret felett rendelkező szerv vezetője által kijelölt személy vezeti. 19. A költségvetési előirányzatok lekötésének folyamatos ismerete érdekében a szerződéseket és a módosításokat az előirányzat nyilvántartásokban az érintett előirányzat lekötéseként – a szerződés nyilvántartási számának feltüntetésével – időrendben folyamatosan, áttekinthető módon kell vezetni. A pályázati úton odaítélt támogatások nyilvántartása 20. A pályázati úton odaítélt támogatások nyilvántartásának, kezelhetőségének és áttekinthetőségének érdekében a támogatások odaítélésére vonatkozó pályázatonként külön gyűjtőívet kell vezetni. A gyűjtőívben nyilván kell tartani a) a pályázati kiírás dokumentumait, b) a pályázat-értékelő bizottság megalakításával kap csolatos dokumentumokat, c) a beérkezett pályázati munkákat, d) a pályázatok elbírálásával kapcsolatos dokumentu mokat, e) a nyertes pályázóval kapcsolatos ügyiratokat, f) a pályázók kiértesítésének dokumentumait, g) a nyertes pályázókkal kötött támogatási szerződések másolatait, h) a pályázattal kapcsolatos egyéb levelezést, i) a beérkezett szakmai-pénzügyi beszámolókat, j) a szakmai-pénzügyi beszámolók befogadása vagy el utasítása tárgyában készült ügyiratokat. Bizonylati út 21. A kötelezettségvállalás ellenjegyzését követően kerül sor a kötelezettségvállalásra, a megrendelés ezután hajtható végre. 22. A beérkező számlákat az ügyviteli kezelést követően az előirányzat-kerettel rendelkező HM szervek ügyintézői veszik át feldolgozásra. 23. A feldolgozás során az ügyintézők a számlákat felvezetik a „Költségvetési előirányzatok és felhasználások nyilvántartásába”. 24. Az előirányzat nyilvántartások egyeztetését a könyvelési adatokkal negyedévente végre kell hajtani. Az ellenőrzések során észlelt esetleges eltéréseket a javítási szabályok alkalmazásával kell módosítani. Az ellenőrzés tényét a nyilvántartásokon fel kell tüntetni és a megállapításokat a Belső Ellenőrzési Naplóban rögzíteni kell. Az ellenőrzés koordinálásáért az OGTPER vezető pénzügyi referens a felelős. 25. A beérkezett eredeti számla beszerzést végző szervezet vezetője által hitelesített másolatát, illetve a szállítólevelet 2 munkanapon belül a HM elhelyezése szerinti objektum üzemeltető osztályhoz meg kell küldeni a bevételezés végrehajtása céljából. Az MH TD a pénzügyi teljesítés előtt a számla másolata, illetve a szállítólevél alapján bevételezi a beszerzett eszközöket és anyagokat. Az ESZKÖZ-utalványt további 5 munkanapon belül az MH TD megküldi az illetékes objektum-üzemeltető osztályhoz, aki továbbítja a számlát kifizető OGTPER-re, ahol az az eredeti számla mellé csatolásra kerül. 26. A HM IÜ AKO által végrehajtott egyedi beszerzések bevételezéseit az anyagfelelős ellátó központ, illetve az MH TD hajtja végre, a beszerzett eszközök és szakanyagok analitikus nyilvántartását az MH TD végzi. A bevételezéshez szükséges információk, dokumentumok nyilvántartó szervezethez történő eljuttatásáért, az Utasítás 19. §-a szerinti követelmények érvényesítéséért a HM IÜ AKO felelős. Az ellátó központ az anyagokat és eszközöket 5 munkanapon belül az MH TD részére utalványozza ki. Az MH TD bevételezi a beszerzett eszközöket és anyagokat, majd az ESZKÖZ-utalványt (az ellátó központ bevételi ESZKÖZ-utalványának másolatával együtt) további 5 munkanapon belül az megküldi az illetékes objektumüzemeltető osztályhoz, aki továbbítja a számlát kifizető OGTPER-re, ahol az az eredeti számla mellé csatolásra kerül. 27. Az érvényesített számla utalványozása és annak ellenjegyzése a belső szabályzóknak megfelelően, rendszeresített utalványrendeleten kerül végrehajtásra legalább a pénzügyi teljesítési határidőt megelőző három munkanappal. A számlát annak kiegyenlítése érdekében az OGTPER rögzíti a HM Költségvetés Gazdálkodási Információs Rendszerben (KGIR). Az anyagfelelős 28. A HM szerv vezetője az adott HM szerv, illetve szükséges esetben annak részei vonatkozásában anyagfelelőst jelöl ki. Az anyagfelelős kijelölése írásban történik. Az intézkedés hatályba lépésekor az anyagfelelősi feladatokat ellátó személyek kijelölését ez nem érinti, ugyanakkor ezen személyek írásban történő kijelölésről, szükséges esetben az anyagfelelős aláírás mintájának HM IÜ AKO, illetve az illetékes MH TD objektum üzemeltető osztály részére történő megküldéséről – a 3. számú melléklet alapján – 2009. április 15-ig gondoskodni kell. 29. Az anyagfelelősök aktuális jegyzékének vezetéséért a HM IÜ AKO a felelős. 30. A HM-I objektumban az anyagfelelős személyében bekövetkezett változás esetén az új anyagfelelős a feladatainak megkezdése előtt a HM anyagigénylését és ellátását támogató informatikai rendszer (a továbbiakban: VIR anyagellátó rendszer) kezeléséhez szükséges felhasználói nevet és jogosultságot kér. Az új anyagfelelős feladatainak megkezdése előtt rendelkezzen a VIR anyagellátó rendszer kezeléséhez szükséges felhasználói névvel és jogosultsággal. 31. A HM szerveknél az anyagfelelős váltása esetén teljes körű leltárt kell készíteni, és az átadásról készült átadás-átvételi jegyzőkönyv egy példányát a HM szerv vezetőjének jóváhagyásával meg kell küldeni az objektum üzemeltető osztály vezetőjének. Ezzel egy időben az új anyagfelelős megküldi aláírás-mintáját az objektumüzemeltető osztály és a HM IÜ AKO részére. 32. Anyagfelelősnek csak a szervezet HM szerv állományába tartozó, vagy a HM szervhez tartósan vezényelt, lehetőség szerint adminisztratív/ügykezelői beosztást betöltő személy jelölhető ki. Az anyag- és eszközigénylés informatikai támogatása a HM-I objektumban 33. A HM-I objektumban az anyagellátás logisztikai folyamatának, az ellátásra utalt szervek szakanyagainak, folyamatok mentén történő tervezésének, igénylésének, leadásának valamint leltározásának alapját a Magyar Honvédség zárt célú hálózatán működtetett portál alapú MH Vezetési Információs Rendszer (a továbbiakban: MH VIR) alrendszereként a VIR Anyagellátó Rendszer biztosítja. 34. A rendszer informatikai eszközrendszerének üzemeltetője az MH TD, amely biztosítja a rendszer működését, rendelkezésre állását. Az üzemeltető szervezet vezetője szervezete állományából jelöli ki a rendszer alkalmazásgazdáját. Az alkalmazásgazda az a felhasználó, aki a rendszerben adminisztrátori jogosultságokkal rendelkezik és végrehajtja a rendszerhez elkészített „Üzemeltetői kézikönyvben” részére meghatározott rendszeradminisztrátori és üzemeltetési feladatokat. 35. A VIR Anyagellátó Rendszer kezelésére jogosult személyek felkészítésének megszervezéséért a HM IÜ AKO a felelős. 36. A rendszer felhasználóinak rendelkezniük kell az MH VIR portál eléréséhez szükséges felhasználói névvel és jelszóval. A hozzáférési jogosultságok igényléséért az ellátásra utalt szervezet vezetője, a jogosultságok biztosításáért az MH Híradó és Informatikai Rendszer Főközpont parancsnoka a felelős. 37. Az ellátandó feladatok alapján a rendszerben felhasználói szerepkörök kerültek kialakításra a megfelelő hozzáférési jogosultságokkal. A szervezetek részére a szükséges jogosultságokat (anyagfelelős, jóváhagyó, ellátó) a HM IÜ AKO vezetőjétől kell igényelni, aki felel a jogosultságok beállításáért és annak naprakészen tartásáért. 38. A VIR anyag-nyilvántartásának alapját a 2008. évi – 2009 januárjában végrehajtásra került – leltár adatai biztosítják. Az anyagigénylés rendje 39. A HM szervek a feladataik ellátásához szükséges anyagokat, eszközöket a HM szerv vezetője által jóváhagyott szolgálati jegyen, illetve – a HM-I objektumban – a bevezetésre kerülő VIR Anyagellátó Rendszert használva, a HM IÜ AKO-n keresztül igénylik. 40. A HM IÜ AKO a beérkezett igényt egybeveti a HM szervek éves igényével, illetve az éves szükségleti tervekkel, majd a szolgálati jegyet, illetve a VIR Anyagellátó Rendszeren érkező igényeket az illetékes ellátó szervezethez (objektum-üzemeltető osztályhoz) továbbítja. 41. Amennyiben az ellátást biztosító szervezet nem az MH TD, úgy első lépésben bevételezés céljából az igényelt anyag az MH TD részére kerül átadásra. 42. Az ellátó szervezet a “belső mozgásbizonylat” elkészítése után értesíti a HM szerv érintett anyagfelelősét, majd kiadja részére az igényelt anyagot. A biztosított szakanyagot az objektum szerint illetékes üzemeltető osztálytól a HM szerv anyagfelelőse vételezheti fel. A kielégítetlen igényekről az ellátó szervezet a HM IÜ AKO útján, illetve a VIR Anyagellátó Rendszeren keresztül tájékoztatja a HM szervet, és egyidejűleg kezdeményezi a beszerzést. 43. A HM IÜ AKO a beérkezett igényeket nyilvántartja. A kielégítetlen igények törlése, visszavonása az igényt indító szervezet jogosultsága. 44. Az MH TD a HM szervek részére kiadott anyagi készleteket HM szervenként külön-külön alegységkódon tartja nyilván. Amennyiben a HM szervek ellátás szempontjából elkülönülő részekre oszthatók (raktárak, több objektumban települő HM szervek), egy HM szervhez több alegységkód is rendelhető. 45. A HM szerv részére kiadott eszközök és anyagok személyhez kötése, analitikus nyilvántartása és az elszámoltatás a HM szerv érintett anyagfelelősének feladata. 46. A HM szervektől távozó, vagy tartósan távol lévő (nyelvtanfolyam, külföldi kiküldetés, Gyes stb), leszámoló (elszámoló) személy anyagi elszámoltatását a HM Személyügyi Osztály által biztosított, 4. számú melléklet szerinti „Anyag elszámolási lap”-on kell végrehajtani. A HM szervektől távozó személyek anyagi elszámoltatásáért a szervezet vezetője felelősséggel tartozik. 47. Az anyagfelelősök negyedévente, a részükre kiadott anyagok és eszközök tekintetében, adategyeztetést végeznek az illetékes objektum-üzemeltető osztállyal. Az esetleges eltérések okait az illetékes objektum-üzemeltető osztály a HM szerv vezetőjével együttműködve kivizsgálja, és annak eredményétől függően intézkedik. 48. A gazdálkodási évre a központi ellátó szervek által biztosított szakanyagok a várható igényeknek megfelelő szükségleti terv elkészítésével és az ellátó szerveknek való benyújtásával kerülnek biztosításra. A beszerzési terv összeállításáért, a HM szervek igényeinek összegyűjtéséért, a normák, normatívák figyelembevételével az ellátó szervek a felelősek. 49. A HM szervek 2010. évi igényeinek összegyűjtését 2009. július 31-ig a HM IÜ AKO végzi, amelyet összesítve 2009. augusztus 15-ig megküld az illetékes ellátó szervek részére. A költségvetési gazdálkodás rendje 50. A HM, mint intézmény költségvetési alapokmányának összeállítását a HM szervek szükséges bevonásával, az Ámr. 21. számú mellékletében meghatározott tartalommal, jóváhagyott elemi költségvetés kézhezvételét követő 10 munkanapon belül OGTPER két példányban készíti, és részemre aláírásra felterjeszti. A költségvetési alapokmány a HM KPÜ útján a honvédelmi miniszter részére kerül jóváhagyás céljából felterjesztésre. 51. Az előirányzatok tervezését, felhasználását és a beszámolást az OGTPER végzi a költségvetési előirányzattal (kerettel) rendelkező HM szervek, valamint a HM IÜ AKO által nyújtott adatszolgáltatások alapján. 52. A HM szerveknél előirányzat-keretek követésére, az OGTPER-rel való kapcsolattartásra a HM szerv vezetője ügyintézőt jelöl ki. 53. Az előirányzat-nyilvántartást, a jóváírások, módosítások felvezetését a HM-I. OGTPER vezeti, a lekötéseket, felhasználásokat a HM szervek vezetői által kijelölt ügyintézők rögzítik. A szükséges adatszolgáltatást OGTPER az ügyintézővel egyeztetetten biztosítja. 54. Az OGTPER minden negyedév 5. munkanapjáig a kijelölt ügyintézők útján tájékoztatja a HM szervek vezetőit az előirányzatokban bekövetkezett változásokról a további kötelezettségvállalások jogszerűségének megalapozása érdekében. 55. A HM szervek azon eszközök vonatkozásában, amelyek az ellátási-utaltsági rend keretében biztosításra kerülnek, előirányzatot nem tervezhetnek. 56. A költségvetési gazdálkodás keretében az előirányzat-gazdálkodásért az OGTPER vezetője a felelős. 57. Az OGTPER a költségvetési előirányzatok felhasználásának tervezéséről és az ezzel kapcsolatos adatszolgáltatás rendjéről szóló 56/2007. (HK 12.) HM utasítás előírásainak megfelelően, a HM szervek szükség szerinti bevonásával éves előirányzat-felhasználási tervet készít, és annak módosításait minden hónap 4-ig megküldi a HM KPÜ részére. A házi pénztár működésének szabályai 58. A minisztérium házi pénztárát az OGTPER működteti. 59. A házi pénztár nyitvatartási ideje: hétfő – péntek 9.00–11.00 óráig. 60. A készpénz kezelési feltételeinek biztosításáért az elhelyezés szerint illetékes objektum üzemeltető osztály, a pénzkezelési szabályok betartásáért az OGTPER vezetője a felelős. 61. A házi pénztárban őrizhető készpénzkészlet felső határa: 5 millió Ft. 62. A készpénzellátást az OGTPER biztosítja. A készpénzellátmány felvételéért – az ellátó pénztárba bejelentett aláírók ellenjegyzésével – az OGTPER vezetője a felelős. 63. A vásárlási előlegek felvételét, a készpénzzel történő vásárlást a HM szerv vezetője, illetve a HM IÜ AKO osztályvezetője, illetőleg távollétük esetén az általuk kijelölt személy engedélyezi. A maximálisan felvehető készpénzelőleg összege 100 ezer forint. A készpénzelőleggel történő elszámolás az előleget felvevő kötelezettsége. Az előlegekkel történő elszámolás határideje kapcsán a kincstári számlakezelés és pénzforgalom rendjéről szóló 438/2007. (HK 1/2008.) HM KPÜ vezérigazgatói intézkedés 80. pontjában foglaltakat kell figyelembe venni. Beszámolás 64. Az OGTPER vezető negyedévente beszámol az intézményi gazdálkodás végrehajtásának helyzetéről, a költségvetési előirányzat keretek teljesítéséről. 65. Az OGTPER vezető a HM Kockázatkezelési Bizottság ülésein félévente beszámol a szakterületét érintő folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzési rendszerrel (FEUVE) kapcsolatos tevékenységről. 66. Az intézményi gazdálkodásról történő beszámoló elkészítését a hatályos számviteli jogszabályok, valamint a tárgyévi beszámoló jelentések összeállítását szabályozó intézkedések alapján az OGTPER végzi. Ellenőrzés 67. Az OGTPER pénztárában a HM KPÜ vezérigazgatója által kijelölt személy félévente kibővített pénztárellenőrzést végez. 68. Az OGTPER vezetője havonta két alkalommal pénztárellenőrzést hajt végre. 69. A költségvetési pénzgazdálkodás területén az OGTPER vezetője folyamatosan és tételesen ellenőrzi az előirányzatok felhasználásának idő- és feladatarányos teljesítését, a nyilvántartások naprakészségét, az analitikus nyilvántartások és a főkönyvi könyvelés adatainak egyezőségét. Záró rendelkezések 70. Ez az intézkedés 2009. március 31-én lép hatályba, és 2010. március 31-én hatályát veszti. 71. A HM szervek a kötelezettségvállalásra, készpénzfelvétel engedélyezésére, készpénzfelvételére jogosult személyek nevét, aláírás mintáit a 3. számú melléklet szerinti formában az intézkedés közzétételét követő 30 napon belül megküldik az OGTPER vezetőjének. 72. A MH VIR rendszer működése alatt a HM-I. objektumban a papír alapú anyagigénylés megszűnik. Dr. Szeredi Péter s. k., HM kabinetfőnök