18/2016. (VIII. 4.) KKM utasítása a Magyarország külképviseletein lefolytatandó országos népszavazás és időközi országgyűlési képviselő választás pénz

(4)bekezdése

1. c)pontjában foglaltakra figyelemmel Magyarország külképviseletein lefolytatandó országos népszavazás és időközi országgyűlési képviselő választás pénzügyi tervezésének, lebonyolításának, elszámolásának rendjét, valamint a külképviseleteken lefolytatandó választás lebonyolításának speciális feladatait az alábbiak szerint szabályozom: I. Az utasítás célja Ezen utasítás célja az országos népszavazás vagy időközi országgyűlési képviselő választással (a továbbiakban: népszavazás, választás) kapcsolatosan a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: KKM) gazdálkodási (pénzügyi tervezési, elszámolási) és logisztikai feladatainak szabályszerű végrehajtása, a választás zökkenőmentes lebonyolítása. II. Az utasítás hatálya Ezen utasítás hatálya kiterjed a KKM önálló szervezeti egységeire, továbbá minden olyan, a KKM-mel vagy Magyarország valamely külképviseletével kormányzati szolgálati jogviszonyban, munkaviszonyban vagy megbízási jogviszonyban álló személyre, aki a népszavazáshoz vagy választáshoz kapcsolódóan feladatot lát el. III. Értelmező rendelkezések Jelen utasítás alkalmazásában: 1. Munkabizottság: a KKM népszavazás, választás szervezésére, a kapcsolódó gazdálkodási és logisztikai feladatok koordinálására kijelölt, a közigazgatási államtitkár és a gazdálkodási ügyekért felelős helyettes államtitkár irányítása alatt működő alábbi szervezeti egységektől – a KKM Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítása esetén a kijelölt szervezeti egységek jogutódjától – delegált munkatársakból áll: a Személyügyi és Képzési Főosztály, a Konzuli és Állampolgársági Főosztály, a Költségvetési Főosztály, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály, valamint az Üzemeltetési Főosztály. 2. Munkabizottság vezetője: a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár. 3. Központ: a Munkabizottság vezetője és a Munkabizottság tagjai. 4. Scriptament iratban foglalt utasítás: a népszavazás, választás lebonyolításához kapcsolódóan a külképviselet részére hivatalos formában, írásban (faxon, nyílt scriptament iratban, hivatalos e-mailben) eljuttatott kötelező utasítás, amelyet a Munkabizottság vezetője hagy jóvá, és a Munkabizottság illetékes önálló szervezeti egységének vezetője saját titkárságán keresztül küld ki. 5. Szavazási egységcsomag: a népszavazáshoz, választáshoz szükséges, szavazólapokat, borítékokat, nyomtatványokat tartalmazó, a Nemzeti Választási Iroda által összeállított csomag. 6. Kellékcsomag: a levélszavazatok fogadására készített postaládákat, mobil szavazófülkéket, összehajtogatott szavazásnapi urnákat, egyéb szavazási, választási kellékeket (nemzeti színű zsineg, választási tollak, kitűzők) tartalmazó, a Nemzeti Választási Iroda által összeállított csomag, melyet legkésőbb a szavazást, választást megelőző 15. napig juttat ki a KKM a Külképviseleti Választási Irodákra. IV. A gazdálkodási jogkörök általánostól eltérő gyakorlásának rendje 1. A népszavazáshoz, választáshoz kapcsolódóan a KKM gazdálkodási keretszabályzatáról szóló hatályos ügyviteli szabályzatban foglaltakat az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni: 1.1. A kötelezettségvállalásra, az utalványozásra, a pénzügyi ellenjegyzésre, a szakmai teljesítés igazolására jogosultakat az 1. melléklet tartalmazza. 1.2. A Költségvetési Főosztály (a továbbiakban: KFO) vezetője vagy helyettese, kivételes esetben a Pénzügyi és Számviteli Főosztály (a továbbiakban: PSZF) vezetője – a KFO vezetőjével vagy helyettesével történő egyeztetést követően – scriptament iratban foglalt utasításban kötelezően végrehajtandó intézkedéseket írhat elő a külképviseletek számára a népszavazással, választással összefüggésben felmerült költségek elszámolására (pl. számlák hazaküldése, költségek engedélyezése, határidők, általános elszámolások, összesítő jegyzékek összeállítása, részköltségszámítás). 1.3. Nyílt scriptament irat, e-mail, fax Központ általi jóváhagyása nem tekinthető kötelezettségvállalásnak. Az állomáshely a jóváhagyó irat alapján vállalhat kötelezettséget, írhat alá szerződést, megrendelőt. V. Népszavazással, választással kapcsolatos kiadások tervezése, a népszavazás, választás előkészítése és elszámolása 1. A népszavazás, választás lebonyolításának pénzügyi fedezetét a Nemzeti Választási Iroda (a továbbiakban: NVI) biztosítja a KKM részére. A népszavazással, választással kapcsolatosan felmerülő költségek pénzügyi forrásának a Központi Igazgatás címre, továbbá a Külképviseletek Igazgatása címre történő megosztása, valamint címeken belüli és közötti előirányzat-átcsoportosítás a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár (a továbbiakban: GHÁT) hatásköre. 2. A Külképviseleti Választási Iroda (a továbbiakban: KÜVI) vezetőjeként, valamint tagjaként kiutazó személyek napidíjára a hatályos jogszabályok és a vonatkozó KKM utasítás az irányadó. 3. A külképviseleteken lefolytatott népszavazás, választás kapcsán a KÜVI vezetőjének, valamint tagjának – az V. alcím 2. pontjában meghatározott napidíján túl – tiszteletdíját az országos népszavazások költségeinek normatíváiról, tételeiről, elszámolási és belső ellenőrzési rendjéről szóló 11/2016. (VI. 28.) IM rendelet, továbbá az országgyűlési képviselők időközi választása költségeinek normatíváról, tételeiről, elszámolási és belső ellenőrzési rendjéről szóló 6/2014. (IX. 19.) IM rendelet tartalmazza. 4. A KÜVI vezetője és tagja számára az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről szóló 7/2015. (III. 26.) KKM utasítás (a továbbiakban: KKM utasítás) alapján a külképviselet köteles megfelelő szállást biztosítani. 5. A népszavazáshoz, választáshoz kapcsolódóan adminisztratív, szervezési, gazdálkodási, technikai feladatok ellátására, kapacitáskiegészítésként, a KKM-mel kormányzati szolgálati jogviszonyban vagy munkaviszonyban nem álló személyekkel – az NVI elnökének előzetes engedélyével – megbízási szerződés köthető. Megbízási szerződés kötésére javaslatot a foglalkoztatni kívánó szervezeti egység vezetője tesz a GHÁT-nak. A megbízási szerződés kötelezettségvállalója a GHÁT, szakmai ellenjegyzője a kezdeményező szervezeti egység vezetője. A megbízási díj számfejtésére és kifizetésére a teljesítésigazoló által kiállított teljesítésigazolás birtokában kerülhet sor. 6. Európán kívüli állomáshelyre kiutazók részére a napidíjelőlegen kívül további 100 USD előleg biztosítható előre nem látható kiadások fedezetére. 7. A szavazási egységcsomag, a kellékcsomag vagy egyéb a népszavazás, választás lebonyolításához szükséges felszerelés kiszállításának költsége
2. a)számla alapján vagy
3. b)az ideiglenes külföldi kiküldetés keretében gépkocsival történő szállítás esetén a KKM utasítás alapján kerül elszámolásra. 8. A külképviseleteken csak a népszavazással, választással összefüggésben, annak érdekében felmerülő költségek tervezhetőek, amelyek számla ellenében számolhatók el (különösen: a szavazás napján kordon bérlése, postaköltség, pavilon bérlése, valamint a futárzárással kapcsolatosan esetlegesen felmerülő kiküldetési kiadások). Amennyiben a fogadó állam helyi sajátosságából adódóan a kifizetett összeg számlával nem igazolható, a 2. melléklet szerinti kifizetési jegyzéket kell kiállítani. 9. A külképviseleten külföldi fizetőeszközben felmerült költségek NVI felé történő elszámolása során a szavazás, választás napját követő munkanapon érvényes Magyar Nemzeti Bank (a továbbiakban: MNB) hivatalos deviza középárfolyamán kerülnek forintosításra. Az MNB által nem jegyzett devizanemek esetében a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 60. §

(5)bekezdése szerinti módon kell eljárni. (A fogadó állam nemzeti bankjánál jegyzett forint, ennek hiányában EUR vagy USD árfolyam alapján számolt keresztárfolyam alkalmazandó.) Ebben az esetben a bizonylat mellé az árfolyamlistát csatolni kell. Az elszámoláskori árfolyam és a KKM számviteli politikájában rögzített (hónap utolsó napján érvényes) árfolyam közötti különbözetet a KKM a könyveiben a saját költségvetése terhére/javára számolja el. VI. A népszavazás, választás lebonyolításának speciális feladatai 1. A szavazási egységcsomag, a szavazólapokat tartalmazó szavazóurna és a levélszavazatok biztonságos, sérülésmentes ki- és hazajuttatása kizárólag diplomáciai futárküldeményként való szállítással biztosítható. 2. A KÜVI vezető és tag az NVI által összeállított szavazási egységcsomagot az átvételt követően diplomáciai zárás céljából haladéktalanul átviszi a KKM illetékes szervezeti egységéhez [Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály (a továbbiakban: BITÁF), Biztonsági és Futár Osztály]. A diplomáciai zárás a KKM diplomáciai és futárcsomagoló részlegének helyiségében az arra illetékes munkatársak közreműködésével történik. A KÜVI vezető és tag a diplomáciai zárással ellátott küldeményt az elindulásig visszaszállítja a küldemény őrzésére kijelölt helyre. A külképviseletre kiutazó KÜVI vezető és tag diplomáciai futárként viszi magával a szavazási egységcsomagot. 3. A külképviseletre kiutazó KÜVI vezető és tag a szavazási egységcsomagot, a szavazólapokat tartalmazó szavazóurnát és a levélszavazatokat a kiutazás és a hazautazás teljes időtartama alatt köteles személyes őrizetében tartani a diplomáciai és konzuli futárszolgálati feladatok ellátásának rendjéről szóló 14/2016. (VII. 5.) KKM utasítás szerint. Felelősséggel tartozik annak sérülésmentes állapotban történő megérkezéséért, illetve hazajuttatásáért, illetéktelen személy hozzáférésének megakadályozásáért. Repülőgéppel történő utazás esetén a szavazási egységcsomagot kézipoggyászként kell a repülőgépre felvinni. A szavazási egységcsomag nem helyezhető el a repülőgép fedélzetén a légiutas-kísérők csomagtárolójában vagy más hasonló, a KÜVI vezető vagy tag által nem látható, ellenőrizhető tárolóegységben. 4. Repülőgéppel történő utazás esetében a KÜVI vezetője és tagja a szavazási egységcsomagon, a szavazólapokat tartalmazó szavazóurnán és a levélszavazatokon kívül más diplomáciai futárküldeményt nem vihet és nem hozhat. 5. Az NVI elnökének a külképviseleti szavazás helyszíneinek jóváhagyása alapján a Konzuli és Állampolgársági Főosztály (a továbbiakban: KONZ) és a BITÁF javaslatának figyelembevételével a GHÁT dönt a kellékcsomagok külképviseletre történő kijuttatásának és a KÜVI vezetők és tagok kiutazásának módjáról. 6. A KONZ az NVI-vel egyeztetett kiutazói névsort és kiutazási módot a költséghatékony feladatellátás biztosítása érdekében előzetes utazási jegyek foglalása céljából a PSZF részére haladéktalanul megküldi. A kiutazó KÜVI vezetők, tagok kiállítják a KONZ és a PSZF iránymutatása alapján a kiküldetési rendelvényeiket. A kiküldetés elrendelője a KONZ főosztály vezetője vagy helyettese. Az utazási jegyek megvásárlása az ideiglenes külföldi kiküldetési rendelvények pénzügyi ellenjegyző és kötelezettségvállaló általi aláírását követően történik. 7. A PSZF Gazdálkodási és Utaztatási Osztály utaztatási részlege a KKM-ből a külképviseletre kiutazó KÜVI vezető és tag utazását úgy köteles megszervezni, hogy a népszavazással, választással kapcsolatos, KKM-re háruló feladatok határidőben, biztonságosan, költséghatékony módon legyenek végrehajthatóak, a szavazatokat tartalmazó szavazóurna, illetve a levélszavazatok sérülésmentesen, biztonságosan megérkezzenek, és az utazás a kiutazók egészségét ne veszélyeztesse. 8. A kiutazó KÜVI vezető és tag részére business repülőjegyet kell vásárolni, kivéve ha ez a feladatok határidőben való teljesítésének kötelezettsége miatt ésszerűen nem biztosítható. 9. Abban az esetben, ha a szavazási egységcsomag, a szavazólapokat tartalmazó szavazóurna és a levélszavazatok sérülésmentes szállítása más módon nem oldható meg, a kiutazó KÜVI vezető vagy tag részére további egy repülőjegyet kell venni annak érdekében, hogy a szavazási egységcsomagot, a szavazólapokat tartalmazó szavazóurnát és a levélszavazatokat az ülése melletti széken elhelyezhesse. 10. A PSZF Gazdálkodási és Utaztatási Osztály utaztatási részlege által lefoglalt repülőjegyen szereplő utazási adatoktól szándékosan vagy gondatlanságból eltérni nem lehet. 11. A népszavazással, választással kapcsolatos feladatok folyamatos koordinációja céljából a Munkabizottság tagjai kéthetente, a választást megelőző hónaptól heti rendszerességgel üléseznek. 12. A Munkabizottságban részt vevő szervezeti egységek főbb feladatai: 12.1. Személyügyi és Képzési Főosztály (a továbbiakban: SZEFO):

1. a)részt vesz az esetleges KÜVI vezetők és tagok kiválasztásának folyamatában;
2. b)a KONZ-zal együttműködve gondoskodik a kiutazó munkatársak útlevelekkel történő ellátásáról. 12.2. Konzuli és Állampolgársági Főosztály:
3. a)koordinálja a KÜVI-k vezetőinek és tagjainak kiválasztására, felkészítésére és eskütételére irányuló tevékenységet;
4. b)összefogja a választás, népszavazás lebonyolítására alkalmas képviseletek azonosítására irányuló tevékenységet, és az NVI-vel egyezteti a választásban vagy népszavazásban részt vevő nagykövetségek és konzulátusok listáját;
5. c)tanulmányozza a KÜVI-k működését érintő joganyagot, és véleményezi az abban bekövetkező változásokat;
6. d)a Munkabizottság szervezeti egységeit tájékoztatja a végleges KÜVI vezetőiről és tagjairól, továbbá a SZEFO és a PSZF részére megküldi az NVI által jóváhagyott kiutazók névsorát;
7. e)gondoskodik a KÜVI vezetők és tagok kiküldésének elrendeléséről. 12.3. Költségvetési Főosztály:
8. a)a PSZF-fel együttműködve gondoskodik az NVI-vel megkötendő megállapodás aláírásra történő előkészítéséről;
9. b)összesíti az állomáshelyek, valamint a fejezet előzetes költségtervét;
10. c)gondoskodik a Külképviseletek Igazgatása címen felmerülő költségek elszámolásáról és az állomáshelyi kifizetések ellenőrzéséről, ezzel összefüggésben a külképviseletek közvetlen irányításáról, valamint a tiszteletdíjak számfejtéséről;
11. d)a Külképviseletek Igazgatása tekintetében gondoskodik a költségvetési terv megvalósulásáról készített elszámolás elkészítéséről, az NVI által előírt informatikai rendszerbe történő feltöltésről az elkülönített számviteli nyilvántartás alapján. 12.4. Pénzügyi és Számviteli Főosztály:
12. a)elkészíti az előzetes költségtervet;
13. b)megszervezi a központi kiküldöttek kiutazását, tájékoztatást nyújt a repülőgéppel kiutazók érkezési adatairól a külképviseletek számára;
14. c)elszámolja a kiküldetés során felmerült költségeket, valamint számfejti a tiszteletdíjakat;
15. d)a KKM Központi Igazgatása tekintetében gondoskodik a költségvetési terv megvalósulásáról készített elszámolás elkészítéséről, az NVI által előírt informatikai rendszerbe történő feltöltésről az elkülönített számviteli nyilvántartás alapján. 12.5. Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály:
16. a)kapcsolatot tart az NVI-vel és a KÜVI-kkel választási informatikai kérdésekben;
17. b)biztosítja a külképviseleti választási feladatokkal kapcsolatos informatikai összeköttetést a külképviseletek és az NVI között;
18. c)közreműködik a KÜVI tagok külképviseleti esketése kapcsán: biztosítja a videokonferencia összeköttetést a KKM és a külképviseletek között;
19. d)gondoskodik a kellékek és egyéb választási anyagok kiszállításáról;
20. e)közreműködik a KÜVI tagok részére összeállított futárposta zárásában, bontásában, szállításában; f ) informatikai ügyeletet biztosít a népszavazás, választás napján és azt megelőző tesztek alkalmával;
21. g)határidőben telepíti az NVI által előírt, az elszámoláshoz szükséges informatikai rendszert a PSZF és KFO munkatársai részére, működését folyamatosan biztosítja. 12.6. Az Üzemeltetési Főosztály közreműködik a népszavazáshoz, választáshoz kapcsolódó szállítási feladatok ellátásában. VII. A népszavazással, választással kapcsolatos nyilvántartási és ellenőrzési kötelezettségek, elszámolással kapcsolatos határidők 1. A népszavazással, választással kapcsolatos pénzeszköz felhasználását elkülönítetten, a FORRÁS SQL Nyilvántartó rendszerben kell nyilvántartani. 2. A külképviseleteken felmerült közvetlen költségek esetében az 1. pontban megjelölt nyilvántartás alapját képező kiadásokat eredeti számlával kell alátámasztani. Számlamásolat csak abban az esetben fogadható el, ha az eredeti számla a fogadó állam szabályzói alapján a külképviseleten szükséges megőrizni, különösen garanciális feltételek biztosítása céljából. Ebben az esetben a hitelesített számlamásolaton fel kell tüntetni, hogy az eredeti számla milyen okból nem bocsátható a Központ rendelkezésére. Készpénzes vásárlás esetén a számlához mellékelni szükséges a Forrás SQL Nyilvántartó rendszerből kinyomtatott pénztárbizonylatot. Amennyiben igazolható technikai okból kifolyólag nem lehetséges a bizonylat előállítása, kézzel szükséges kiállítani a devizakiadási bizonylatot és annak eredeti, 1. számú példányát a számlához csatolni. 3. A külképviseleteken a népszavazással, választással kapcsolatosan felmerülő kiadások eredeti számláit, valamint a belső bizonylatokat a külképviselet köteles gyűjteni, külképviselete tekintetében összesíteni és azokat a szavazást követő 15 munkanapon belül a KFO-nak ellenőrzés és végső összesítés céljából gyorspostával megküldeni. 4. A pénztárnapló mellé a Központnak megküldött eredeti bizonylatokról készült hiteles másolatot kell becsatolni. A hiteles másolaton a következő szöveg feltüntetése szükséges: „Eredeti példány a KFO részére megküldve.” 5. A népszavazáshoz, választáshoz kapcsolódó, külön számlával nem igazolható költségek elszámolására belső bizonylat kiállítása alapján kerülhet sor. A külképviselet által kiállított belső bizonylatokon csak a Központ által jóváhagyott költségek szerepelhetnek. A felosztható költségek körét, valamint a bizonylat mintáját a 3. melléklet tartalmazza. 6. A jelen utasításban nem szabályozott gazdálkodási, pénzügyi elszámolási kérdésekben a hatályos jogszabályok és vonatkozó KKM utasítások az irányadók. 7. A Központ az NVI és a KKM által aláírt megállapodásban foglaltak szerint készíti el az elszámolást. 8. A népszavazás, választás pénzügyi kiadásainak ellenőrzését az Ellenőrzési Főosztály a szavazást, választást követő 20 munkanapon belül köteles elvégezni. Szükség esetén külképviseleti helyszíni ellenőrzés elrendelhető. 9. A KÜVI vezető és tag a népszavazást, választást követő 3 munkanapon belül köteles a népszavazással, választással kapcsolatosan felmerült valamennyi költséggel elszámolni az illetékes szervezeti egység felé. 10. A 4. melléklet tartalmazza a külképviseleti szavazás helyét összefoglaló listát. VIII. Záró rendelkezések Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. Szijjártó Péter s. k., külgazdasági és külügyminiszter