18/2016. (VIII. 4.) KKM utasítása a Magyarország külképviseletein lefolytatandó országos népszavazás és időközi országgyűlési képviselő választás pénz

18/2016. (VIII. 4.) KKM utasítása a Magyarország külképviseletein lefolytatandó országos népszavazás és időközi országgyűlési képviselő választás pénzügyi tervezésének, lebonyolításának, elszámolásának rendjéről, valamint a külképviseleteken lefolytatandó választás lebonyolításának speciális feladatairól. A választási eljárásról szóló 2013. évi XXXVI. törvénnyel, a népszavazás kezdeményezéséről, az európai polgári kezdeményezésről, valamint a népszavazási eljárásról szóló 2013. évi CCXXXVIII. törvény, valamint az országos népszavazások költségeinek normatíváiról, tételeiről, elszámolási és belső ellenőrzési rendjéről szóló 11/2016. (VI. 28.) IM rendelettel, továbbá az országgyűlési képviselők időközi választása költségeinek normatíváiról, tételeiről, elszámolási és belső ellenőrzési rendjéről szóló 6/2014. (IX. 19.) IM rendelettel összhangban, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. §-ának (4) bekezdése c) pontjában foglaltakra figyelemmel Magyarország külképviseletein lefolytatandó országos népszavazás és időközi országgyűlési képviselő választás pénzügyi tervezésének, lebonyolításának, elszámolásának rendjét, valamint a külképviseleteken lefolytatandó választás lebonyolításának speciális feladatait az alábbiak szerint szabályozom: I. Az utasítás célja Ezen utasítás célja az országos népszavazás vagy időközi országgyűlési képviselő választással (a továbbiakban: népszavazás, választás) kapcsolatosan a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: KKM) gazdálkodási (pénzügyi tervezési, elszámolási) és logisztikai feladatainak szabályszerű végrehajtása, a választás zökkenőmentes lebonyolítása. II. Az utasítás hatálya Ezen utasítás hatálya kiterjed a KKM önálló szervezeti egységeire, továbbá minden olyan, a KKM-mel vagy Magyarország valamely külképviseletével kormányzati szolgálati jogviszonyban, munkaviszonyban vagy megbízási jogviszonyban álló személyre, aki a népszavazáshoz vagy választáshoz kapcsolódóan feladatot lát el. III. Értelmező rendelkezések Jelen utasítás alkalmazásában: 1. Munkabizottság: a  KKM népszavazás, választás szervezésére, a  kapcsolódó gazdálkodási és logisztikai feladatok koordinálására kijelölt, a közigazgatási államtitkár és a gazdálkodási ügyekért felelős helyettes államtitkár irányítása alatt működő alábbi szervezeti egységektől – a  KKM Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítása esetén a kijelölt szervezeti egységek jogutódjától – delegált munkatársakból áll: a Személyügyi és Képzési Főosztály, a Konzuli és Állampolgársági Főosztály, a Költségvetési Főosztály, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály, valamint az Üzemeltetési Főosztály. 2. Munkabizottság vezetője: a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár. 3. Központ: a Munkabizottság vezetője és a Munkabizottság tagjai. 4. Scriptament iratban foglalt utasítás: a népszavazás, választás lebonyolításához kapcsolódóan a külképviselet részére hivatalos formában, írásban (faxon, nyílt scriptament iratban, hivatalos e-mailben) eljuttatott kötelező utasítás, amelyet a Munkabizottság vezetője hagy jóvá, és a Munkabizottság illetékes önálló szervezeti egységének vezetője saját titkárságán keresztül küld ki. 5. Szavazási egységcsomag: a népszavazáshoz, választáshoz szükséges, szavazólapokat, borítékokat, nyomtatványokat tartalmazó, a Nemzeti Választási Iroda által összeállított csomag. 6. Kellékcsomag: a  levélszavazatok fogadására készített postaládákat, mobil szavazófülkéket, összehajtogatott szavazásnapi urnákat, egyéb szavazási, választási kellékeket (nemzeti színű zsineg, választási tollak, kitűzők) tartalmazó, a Nemzeti Választási Iroda által összeállított csomag, melyet legkésőbb a szavazást, választást megelőző 15. napig juttat ki a KKM a Külképviseleti Választási Irodákra. IV. A gazdálkodási jogkörök általánostól eltérő gyakorlásának rendje 1. A népszavazáshoz, választáshoz kapcsolódóan a  KKM gazdálkodási keretszabályzatáról szóló hatályos ügyviteli szabályzatban foglaltakat az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni: 1.1. A kötelezettségvállalásra, az  utalványozásra, a  pénzügyi ellenjegyzésre, a  szakmai teljesítés igazolására jogosultakat az 1. melléklet tartalmazza. 1.2. A Költségvetési Főosztály (a továbbiakban: KFO) vezetője vagy helyettese, kivételes esetben a  Pénzügyi és  Számviteli Főosztály (a továbbiakban: PSZF) vezetője – a  KFO vezetőjével vagy helyettesével történő egyeztetést követően – scriptament iratban foglalt utasításban kötelezően végrehajtandó intézkedéseket írhat elő a külképviseletek számára a népszavazással, választással összefüggésben felmerült költségek elszámolására (pl. számlák hazaküldése, költségek engedélyezése, határidők, általános elszámolások, összesítő jegyzékek összeállítása, részköltségszámítás). 1.3. Nyílt scriptament irat, e-mail, fax Központ általi jóváhagyása nem tekinthető kötelezettségvállalásnak. Az állomáshely a jóváhagyó irat alapján vállalhat kötelezettséget, írhat alá szerződést, megrendelőt. V. Népszavazással, választással kapcsolatos kiadások tervezése, a népszavazás, választás előkészítése és elszámolása 1. A népszavazás, választás lebonyolításának pénzügyi fedezetét a  Nemzeti Választási Iroda (a továbbiakban: NVI) biztosítja a  KKM részére. A  népszavazással, választással kapcsolatosan felmerülő költségek pénzügyi forrásának a Központi Igazgatás címre, továbbá a Külképviseletek Igazgatása címre történő megosztása, valamint címeken belüli és közötti előirányzat-átcsoportosítás a  gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár (a továbbiakban: GHÁT) hatásköre. 2. A Külképviseleti Választási Iroda (a továbbiakban: KÜVI) vezetőjeként, valamint tagjaként kiutazó személyek napidíjára a hatályos jogszabályok és a vonatkozó KKM utasítás az irányadó. 3. A külképviseleteken lefolytatott népszavazás, választás kapcsán a KÜVI vezetőjének, valamint tagjának – az V. alcím 2.  pontjában meghatározott napidíján túl – tiszteletdíját az  országos népszavazások költségeinek normatíváiról, tételeiről, elszámolási és belső ellenőrzési rendjéről szóló 11/2016. (VI. 28.) IM rendelet, továbbá az  országgyűlési képviselők időközi választása költségeinek normatíváról, tételeiről, elszámolási és belső ellenőrzési rendjéről szóló 6/2014. (IX. 19.) IM rendelet tartalmazza. 4. A KÜVI vezetője és tagja számára az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről szóló 7/2015. (III. 26.) KKM utasítás (a továbbiakban: KKM utasítás) alapján a külképviselet köteles megfelelő szállást biztosítani. 5. A népszavazáshoz, választáshoz kapcsolódóan adminisztratív, szervezési, gazdálkodási, technikai feladatok ellátására, kapacitáskiegészítésként, a  KKM-mel kormányzati szolgálati jogviszonyban vagy munkaviszonyban nem álló személyekkel – az NVI elnökének előzetes engedélyével – megbízási szerződés köthető. Megbízási szerződés kötésére javaslatot a  foglalkoztatni kívánó szervezeti egység vezetője tesz a  GHÁT-nak. A  megbízási szerződés kötelezettségvállalója a  GHÁT, szakmai ellenjegyzője a  kezdeményező szervezeti egység vezetője. A  megbízási díj számfejtésére és kifizetésére a teljesítésigazoló által kiállított teljesítésigazolás birtokában kerülhet sor. 6. Európán kívüli állomáshelyre kiutazók részére a napidíjelőlegen kívül további 100 USD előleg biztosítható előre nem látható kiadások fedezetére. 7. A szavazási egységcsomag, a  kellékcsomag vagy egyéb a  népszavazás, választás lebonyolításához szükséges felszerelés kiszállításának költsége a) számla alapján vagy b) az ideiglenes külföldi kiküldetés keretében gépkocsival történő szállítás esetén a KKM utasítás alapján kerül elszámolásra. 8. A külképviseleteken csak a  népszavazással, választással összefüggésben, annak érdekében felmerülő költségek tervezhetőek, amelyek számla ellenében számolhatók el (különösen: a szavazás napján kordon bérlése, postaköltség, pavilon bérlése, valamint a  futárzárással kapcsolatosan esetlegesen felmerülő kiküldetési kiadások). Amennyiben a  fogadó állam helyi sajátosságából adódóan a  kifizetett összeg számlával nem igazolható, a  2.  melléklet szerinti kifizetési jegyzéket kell kiállítani. 9. A külképviseleten külföldi fizetőeszközben felmerült költségek NVI felé történő elszámolása során a szavazás, választás napját követő munkanapon érvényes Magyar Nemzeti Bank (a továbbiakban: MNB) hivatalos deviza középárfolyamán kerülnek forintosításra. Az MNB által nem jegyzett devizanemek esetében a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 60. § (5) bekezdése szerinti módon kell eljárni. (A fogadó állam nemzeti bankjánál jegyzett forint, ennek hiányában EUR vagy USD árfolyam alapján számolt keresztárfolyam alkalmazandó.) Ebben az  esetben a  bizonylat mellé az árfolyamlistát csatolni kell. Az elszámoláskori árfolyam és a KKM számviteli politikájában rögzített (hónap utolsó napján érvényes) árfolyam közötti különbözetet a KKM a könyveiben a saját költségvetése terhére/javára számolja el. VI. A népszavazás, választás lebonyolításának speciális feladatai 1. A szavazási egységcsomag, a szavazólapokat tartalmazó szavazóurna és a levélszavazatok biztonságos, sérülésmentes ki- és hazajuttatása kizárólag diplomáciai futárküldeményként való szállítással biztosítható. 2. A KÜVI vezető és tag az  NVI által összeállított szavazási egységcsomagot az  átvételt követően diplomáciai zárás céljából haladéktalanul átviszi a KKM illetékes szervezeti egységéhez [Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály (a továbbiakban: BITÁF), Biztonsági és Futár Osztály]. A  diplomáciai zárás a  KKM diplomáciai és futárcsomagoló részlegének helyiségében az arra illetékes munkatársak közreműködésével történik. A KÜVI vezető és tag a diplomáciai zárással ellátott küldeményt az  elindulásig visszaszállítja a  küldemény őrzésére kijelölt helyre. A  külképviseletre kiutazó KÜVI vezető és tag diplomáciai futárként viszi magával a szavazási egységcsomagot. 3. A külképviseletre kiutazó KÜVI vezető és tag a szavazási egységcsomagot, a szavazólapokat tartalmazó szavazóurnát és a  levélszavazatokat a  kiutazás és a  hazautazás teljes időtartama alatt köteles személyes őrizetében tartani a diplomáciai és konzuli futárszolgálati feladatok ellátásának rendjéről szóló 14/2016. (VII. 5.) KKM utasítás szerint. Felelősséggel tartozik annak sérülésmentes állapotban történő megérkezéséért, illetve hazajuttatásáért, illetéktelen személy hozzáférésének megakadályozásáért. Repülőgéppel történő utazás esetén a  szavazási egységcsomagot kézipoggyászként kell a repülőgépre felvinni. A szavazási egységcsomag nem helyezhető el a repülőgép fedélzetén a  légiutas-kísérők csomagtárolójában vagy más hasonló, a  KÜVI vezető vagy tag által nem látható, ellenőrizhető tárolóegységben. 4. Repülőgéppel történő utazás esetében a  KÜVI vezetője és tagja a  szavazási egységcsomagon, a  szavazólapokat tartalmazó szavazóurnán és a levélszavazatokon kívül más diplomáciai futárküldeményt nem vihet és nem hozhat. 5. Az NVI elnökének a külképviseleti szavazás helyszíneinek jóváhagyása alapján a Konzuli és Állampolgársági Főosztály (a továbbiakban: KONZ) és a BITÁF javaslatának figyelembevételével a GHÁT dönt a kellékcsomagok külképviseletre történő kijuttatásának és a KÜVI vezetők és tagok kiutazásának módjáról. 6. A KONZ az  NVI-vel egyeztetett kiutazói névsort és kiutazási módot a  költséghatékony feladatellátás biztosítása érdekében előzetes utazási jegyek foglalása céljából a PSZF részére haladéktalanul megküldi. A kiutazó KÜVI vezetők, tagok kiállítják a KONZ és a PSZF iránymutatása alapján a kiküldetési rendelvényeiket. A kiküldetés elrendelője a KONZ főosztály vezetője vagy helyettese. Az utazási jegyek megvásárlása az  ideiglenes külföldi kiküldetési rendelvények pénzügyi ellenjegyző és kötelezettségvállaló általi aláírását követően történik. 7. A PSZF Gazdálkodási és Utaztatási Osztály utaztatási részlege a KKM-ből a külképviseletre kiutazó KÜVI vezető és tag utazását úgy köteles megszervezni, hogy a  népszavazással, választással kapcsolatos, KKM-re háruló feladatok határidőben, biztonságosan, költséghatékony módon legyenek végrehajthatóak, a  szavazatokat tartalmazó szavazóurna, illetve a  levélszavazatok sérülésmentesen, biztonságosan megérkezzenek, és az  utazás a  kiutazók egészségét ne veszélyeztesse. 8. A kiutazó KÜVI vezető és tag részére business repülőjegyet kell vásárolni, kivéve ha ez a feladatok határidőben való teljesítésének kötelezettsége miatt ésszerűen nem biztosítható. 9. Abban az  esetben, ha a  szavazási egységcsomag, a  szavazólapokat tartalmazó szavazóurna és a  levélszavazatok sérülésmentes szállítása más módon nem oldható meg, a  kiutazó KÜVI vezető vagy tag részére további egy repülőjegyet kell venni annak érdekében, hogy a  szavazási egységcsomagot, a  szavazólapokat tartalmazó szavazóurnát és a levélszavazatokat az ülése melletti széken elhelyezhesse. 10. A PSZF Gazdálkodási és Utaztatási Osztály utaztatási részlege által lefoglalt repülőjegyen szereplő utazási adatoktól szándékosan vagy gondatlanságból eltérni nem lehet. 11. A népszavazással, választással kapcsolatos feladatok folyamatos koordinációja céljából a  Munkabizottság tagjai kéthetente, a választást megelőző hónaptól heti rendszerességgel üléseznek. 12. A Munkabizottságban részt vevő szervezeti egységek főbb feladatai: 12.1. Személyügyi és Képzési Főosztály (a továbbiakban: SZEFO): a) részt vesz az esetleges KÜVI vezetők és tagok kiválasztásának folyamatában; b) a KONZ-zal együttműködve gondoskodik a kiutazó munkatársak útlevelekkel történő ellátásáról. 12.2. Konzuli és Állampolgársági Főosztály: a) koordinálja a  KÜVI-k vezetőinek és tagjainak kiválasztására, felkészítésére és eskütételére irányuló tevékenységet; b) összefogja a  választás, népszavazás lebonyolítására alkalmas képviseletek azonosítására irányuló tevékenységet, és az NVI-vel egyezteti a választásban vagy népszavazásban részt vevő nagykövetségek és konzulátusok listáját; c) tanulmányozza a  KÜVI-k működését érintő joganyagot, és véleményezi az  abban bekövetkező változásokat; d) a Munkabizottság szervezeti egységeit tájékoztatja a végleges KÜVI vezetőiről és tagjairól, továbbá a SZEFO és a PSZF részére megküldi az NVI által jóváhagyott kiutazók névsorát; e) gondoskodik a KÜVI vezetők és tagok kiküldésének elrendeléséről. 12.3. Költségvetési Főosztály: a) a PSZF-fel együttműködve gondoskodik az  NVI-vel megkötendő megállapodás aláírásra történő előkészítéséről; b) összesíti az állomáshelyek, valamint a fejezet előzetes költségtervét; c) gondoskodik a  Külképviseletek Igazgatása címen felmerülő költségek elszámolásáról és az  állomáshelyi kifizetések ellenőrzéséről, ezzel összefüggésben a  külképviseletek közvetlen irányításáról, valamint a tiszteletdíjak számfejtéséről; d) a Külképviseletek Igazgatása tekintetében gondoskodik a  költségvetési terv megvalósulásáról készített elszámolás elkészítéséről, az  NVI által előírt informatikai rendszerbe történő feltöltésről az elkülönített számviteli nyilvántartás alapján. 12.4. Pénzügyi és Számviteli Főosztály: a) elkészíti az előzetes költségtervet; b) megszervezi a központi kiküldöttek kiutazását, tájékoztatást nyújt a repülőgéppel kiutazók érkezési adatairól a külképviseletek számára; c) elszámolja a kiküldetés során felmerült költségeket, valamint számfejti a tiszteletdíjakat; d) a KKM Központi Igazgatása tekintetében gondoskodik a költségvetési terv megvalósulásáról készített elszámolás elkészítéséről, az NVI által előírt informatikai rendszerbe történő feltöltésről az elkülönített számviteli nyilvántartás alapján. 12.5. Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály: a) kapcsolatot tart az NVI-vel és a KÜVI-kkel választási informatikai kérdésekben; b) biztosítja a  külképviseleti választási feladatokkal kapcsolatos informatikai összeköttetést a külképviseletek és az NVI között; c) közreműködik a  KÜVI tagok külképviseleti esketése kapcsán: biztosítja a  videokonferencia összeköttetést a KKM és a külképviseletek között; d) gondoskodik a kellékek és egyéb választási anyagok kiszállításáról; e) közreműködik a KÜVI tagok részére összeállított futárposta zárásában, bontásában, szállításában; f ) informatikai ügyeletet biztosít a népszavazás, választás napján és azt megelőző tesztek alkalmával; g) határidőben telepíti az NVI által előírt, az elszámoláshoz szükséges informatikai rendszert a PSZF és KFO munkatársai részére, működését folyamatosan biztosítja. 12.6. Az Üzemeltetési Főosztály közreműködik a  népszavazáshoz, választáshoz kapcsolódó szállítási feladatok ellátásában. VII. A népszavazással, választással kapcsolatos nyilvántartási és ellenőrzési kötelezettségek, elszámolással kapcsolatos határidők 1. A népszavazással, választással kapcsolatos pénzeszköz felhasználását elkülönítetten, a  FORRÁS SQL Nyilvántartó rendszerben kell nyilvántartani. 2. A külképviseleteken felmerült közvetlen költségek esetében az  1.  pontban megjelölt nyilvántartás alapját képező kiadásokat eredeti számlával kell alátámasztani. Számlamásolat csak abban az esetben fogadható el, ha az eredeti számla a  fogadó állam szabályzói alapján a  külképviseleten szükséges megőrizni, különösen garanciális feltételek biztosítása céljából. Ebben az esetben a hitelesített számlamásolaton fel kell tüntetni, hogy az eredeti számla milyen okból nem bocsátható a  Központ rendelkezésére. Készpénzes vásárlás esetén a  számlához mellékelni szükséges a  Forrás SQL Nyilvántartó rendszerből kinyomtatott pénztárbizonylatot. Amennyiben igazolható technikai okból kifolyólag nem lehetséges a  bizonylat előállítása, kézzel szükséges kiállítani a  devizakiadási bizonylatot és annak eredeti, 1. számú példányát a számlához csatolni. 3. A külképviseleteken a  népszavazással, választással kapcsolatosan felmerülő kiadások eredeti számláit, valamint a belső bizonylatokat a külképviselet köteles gyűjteni, külképviselete tekintetében összesíteni és azokat a szavazást követő 15 munkanapon belül a KFO-nak ellenőrzés és végső összesítés céljából gyorspostával megküldeni. 4. A pénztárnapló mellé a  Központnak megküldött eredeti bizonylatokról készült hiteles másolatot kell becsatolni. A hiteles másolaton a következő szöveg feltüntetése szükséges: „Eredeti példány a KFO részére megküldve.” 5. A népszavazáshoz, választáshoz kapcsolódó, külön számlával nem igazolható költségek elszámolására belső bizonylat kiállítása alapján kerülhet sor. A  külképviselet által kiállított belső bizonylatokon csak a  Központ által jóváhagyott költségek szerepelhetnek. A felosztható költségek körét, valamint a bizonylat mintáját a 3. melléklet tartalmazza. 6. A jelen utasításban nem szabályozott gazdálkodási, pénzügyi elszámolási kérdésekben a hatályos jogszabályok és vonatkozó KKM utasítások az irányadók. 7. A Központ az NVI és a KKM által aláírt megállapodásban foglaltak szerint készíti el az elszámolást. 8. A népszavazás, választás pénzügyi kiadásainak ellenőrzését az  Ellenőrzési Főosztály a  szavazást, választást követő 20 munkanapon belül köteles elvégezni. Szükség esetén külképviseleti helyszíni ellenőrzés elrendelhető. 9. A KÜVI vezető és tag a népszavazást, választást követő 3 munkanapon belül köteles a népszavazással, választással kapcsolatosan felmerült valamennyi költséggel elszámolni az illetékes szervezeti egység felé. 10. A 4. melléklet tartalmazza a külképviseleti szavazás helyét összefoglaló listát. VIII. Záró rendelkezések Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. Szijjártó Péter s. k., külgazdasági és külügyminiszter