21/2015. (XII. 23.) KKM utasítása a Külgazdasági és Külügyminisztérium állományában tartósan külföldön foglalkoztatottak utazási és személyi ingóságok

21/2015. (XII. 23.) KKM utasítása a Külgazdasági és Külügyminisztérium állományában tartósan külföldön foglalkoztatottak utazási és személyi ingóságok szállítási költségeinek térítéséről. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglalt jogkörömben eljárva – a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendeletben foglaltakra figyelemmel – a következő utasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. § (1) A Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: KKM) állományában lévő tartós külszolgálatra kihelyezett munkatársak (a továbbiakban: kihelyezett) utazási és személyi ingóság szállítási költségtérítésére – a  tartós külszolgálatról és az  ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Korm. rendelet) nem szabályozott kérdésekben – a jelen utasítást kell alkalmazni. (2) Az  utazásokkal és személyi ingóságokkal kapcsolatos ügyintézést és nyilvántartást a  kihelyező okirat, illetve a kihelyezést megszüntető okirat alapján a külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység végzi. 2. Utazással kapcsolatos költségek 2. § (1) A külképviseleten utazási jegy vásárlására csak gazdaságossági szempontok figyelembevételével és a KKM előzetes záradékolása alapján kerülhet sor. (2) A  KKM a  kihelyezett és ellátmánypótlékra jogosító hozzátartozója utazásának kizárólag az  alábbiakban felsorolt költségeit a Korm. rendelet 34. §-ában foglaltak szerint viseli: a) az állomáshelyre történő első kiutazáskor és a végleges hazautazáskor, ideértve a másik állomáshelyre történő áthelyezést is; b) az ideiglenes hivatali célú hazarendeléskor – ideértve a  válsághelyzet miatti berendelést is –, továbbá az  ideiglenes munkavégzés céljából harmadik országba történő utazáskor felmerülő utazási költséget is. Amennyiben az  utazás harmadik országba munkavégzés miatt történik, az  ellátmánypótlékra jogosító házastárs vagy élettárs utazásának költségét akkor téríti meg, ha az  utazásra diplomáciai feladat teljesítése céljából kerül sor, és ha a hivatalos meghívottak között a házastárs, élettárs vagy bejegyzett élettárs is szerepel. A diplomáciai cél meglétét a KKM illetékes területi főosztálya igazolja, és azt a területi főosztály irányításáért felelős állami vezető hagyja jóvá a  gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes ellenjegyzését követően. Az ideiglenes munkavégzés céljából harmadik országba történő utazás esetén szállás igénybevétele során a szállásköltségek tekintetében az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről szóló KKM utasításban foglaltakat kell alkalmazni; c) szabadságra történő hazautazáskor és visszautazáskor, évente egy alkalommal (kivéve a  külszolgálat megkezdésének és megszűnésének naptári évét, amennyiben abban az évben a külszolgálat időtartama nem éri el a  kilenc hónapot). Költségtakarékossági szempontok miatt a  szabadságra történő hazautazás és visszautazás esetén a  kihelyezett és családtagjai kötelesek legalább egy hónappal az  utazási dátumot megelőzően írásban jelezni repülőjegyre vonatkozó igényüket. Ettől eltérni csak különösen indokolt esetben lehet; d) évente egy alkalommal, nem a kiküldöttel együtt, Magyarország területén élő, de egyébként ellátmánypótlékra jogosító személyek állomáshelyre történő ki- és hazautazásakor felmerülő utazási költséget, a kihelyezés és a  végleges hazautazás naptári évének kivételével. Amennyiben a  végleges hazautazásról szóló értesítést a  kihelyezett az  ellátmánypótlékra jogosító személyek állomáshelyre történő ki- és hazautazását követően kapja kézhez, úgy utólagos visszafizetési kötelezettség a kihelyezettet nem terheli; e) a Korm. rendelet 3. § 12. pontjában meghatározott ellátmánypótlékra jogosító személy végleges hazautazási költségeit abban az esetben is, ha a kiküldetés időtartama alatt megszűnik az ellátmánypótlékra vonatkozó jogosultság; f ) a gyermekét egyedül nevelő kihelyezett ideiglenes hazarendelésekor a vele együtt külföldön egy háztartásban élő kiskorú gyermek utazási költségeit; g) a gyermekét egyedül nevelő kihelyezett elhalálozása esetén a  vele külföldön egy háztartásban élő kiskorú gyermekének biztonságos és mielőbbi hazautaztatási és az ingóságok visszaszállításával felmerülő költséget. (3) A kihelyezettet és a Korm. rendelet 3. § 12. pontjában meghatározott személyeket a következő típusú utazási jegy illeti meg: a) a külképviselet vezetőjét a négy óra repülési időt meghaladó tengerentúli utazás, illetőleg más hosszú távú repülőút esetén az  állami vezetői juttatásokról szóló 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet 10.  § (2)  bekezdése alapján az államtitkárok részére biztosítható magasabb komfortosztálynak megfelelő árú repülőjegy; b) egyéb esetben turista (economy) osztályra szóló repülőjegy; c) a 2.12. pont alapján meghatározott külképviseletek tekintetében a kihelyezés és a végleges hazautazás naptári évének kivételével évi egy alkalommal, a  2.2.  ponton felül rekreációs célú utazáshoz felhasználható turista (economy) osztályra szóló repülőjegy; d) válsághelyzet, háborús fenyegetettség, illetve súlyos, azonnali egészségügyi beavatkozás szükségessége esetén függetlenül az utazási jegy kategóriájától a lehető leggyorsabban beszerezhető utazási jegy; e) Bécs, Belgrád, Beregszász, Csíkszereda, Eszék, Kassa, Kolozsvár, Lendva, Ljubljana, Pozsony, Szabadka, Ungvár és Zágráb állomáshelyek esetében I. osztályú vasúti jegy. (4) A  jelen utasításban foglalt utazások során gazdaságossági szempontok alapján kedvezményes, csökkentett szolgáltatást nyújtó repülőtársaság szolgáltatását kell igénybe venni azzal, hogy legalább egy feladható poggyász és egy kézipoggyász szállításának díját a KKM biztosítja. Futár szállítása esetén, amennyiben szükséges, a KKM köteles további csomagjegy vásárlását biztosítani. Futárcsomag szállításához a  futárosztályt vezető szervezeti egység vezetőjének előzetes engedélye szükséges. (5) A Korm. rendelet 3. §-ának 12. pontjában meghatározott ellátmánypótlékra jogosító személyt, ha a Korm. rendelet szerint utazási költségtérítésre jogosult, a kihelyezettel azonos típusú utazási jegy illeti meg. (6) A Korm. rendelet 34. § (3) bekezdésében meghatározott esetben a Magyarországon élő – egyébként ellátmánypótlékra jogosító – személyt turista (economy) osztályú repülőjegy illeti meg. (7) A  kihelyezett az  éves szabadságának tervezése, kivétele során, valamint végleges hazatérése alkalmával köteles az  utazási jegyek érvényességi idejét figyelembe venni. Hivatali érdekből, kivételesen indokolt esetben a  külképviselet-vezető javaslata és a  személyügyekért felelős szervezeti egység véleménye alapján a  gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár eltérhet. Amennyiben a  kihelyezett mulasztásából fakadóan a  KKM-nek többletköltsége keletkezik, kihelyezett köteles azt a KKM részére megtéríteni. (8) Az utazási jegy nem ruházható át, nem váltható át két egyszeri útra, az igényévek között nem csoportosítható át, és nem halmozható. (9) Amennyiben a  kihelyezett vagy ellátmánypótlékra jogosító hozzátartozója nem veszi igénybe a  jelen utasítás 2.3.  pontjában meghatározott utazási jegyet, erre irányuló kérelme esetén gépkocsi átalánytérítésére jogosult a személyi jövedelemadóról szóló törvényben meghatározottak szerint. Amennyiben kihelyezett részére tárgyévben gépkocsi-átalánytérítés kerül kifizetésre, úgy az  év során a  Korm. rendelet 3.  §-ának 12.  pontjában meghatározott ellátmánypótlékra jogosító többi személy már nem jogosult repülőjegy vagy vonatjegy igénybevételére. (10) A térítés kizárólag a kiutazást követően benyújtott, a 2. mellékletében meghatározott elszámoló lap alapján vehető igénybe. (11) A személyes gépkocsihasználattal rendelkező külképviselet-vezetők részére kizárólag a 2.2. b) pontban meghatározott utazások esetén engedélyezett a  hivatali gépjármű igénybevétele. Ez  esetben gépkocsi átalánytérítésére a külképviselet-vezető nem jogosult. (12) A  háborús és válságövezetekben, illetve a  rendkívül nehéz életkörülmények között üzemelő külképviseletek kihelyezettjei és családtagjai részére a kihelyezés és a végleges hazautazás naptári évének kivételével évente egyszer további öt nap rekreációs pótszabadság engedélyezhető. Az engedélyt a biztonsági ügyekért és a személyügyekért felelős szervezeti egység, illetve a területi főosztály javaslata alapján, a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes jóváhagyását követően a  közigazgatási államtitkár hagyja jóvá. A  rekreációs pótszabadságra jogosult állomáshelyek körét az 1. melléklet tartalmazza, amely minden év január 1-jével, illetve szükség esetén év közben felülvizsgálatra kerül. 3. A személyi ingóságok szállításával kapcsolatos költségek 3. § (1) A kihelyezett ingóságainak szállítási költségeit a külszolgálat megkezdésekor, befejezésekor, valamint másik külföldi állomáshelyre történő áthelyezéskor – az állandó lakcímként bejelentett lakóhely vagy bejelentett tartózkodási hely és a külszolgálati tartózkodási hely viszonylatában – a KKM viseli a jelen utasításban foglaltak szerint. (2) A kihelyezettet a) Európán belüli állomáshely esetén aa) önmaga után 100 kilogramm, ab) házastársa, élettársa, bejegyzett élettársa után 50 kilogramm, ac) ellátmánypótlékra jogosító gyermekei után 30 kilogramm; b) Európán kívüli állomáshely esetén ba) önmaga után 120 kilogramm, bb) házastársa, élettársa, bejegyzett élettársa után 60 kilogramm, bc) ellátmánypótlékra jogosító gyermekei után 36 kilogramm bruttó tömeg légi teheráruként történő elszámolása illeti meg a 3.10–3.16. pontokban foglaltak szerint. (3) A  KKM a  Korm. rendelet 3.  § 12.  pontjában meghatározott ellátmánypótlékra jogosító hozzátartozó a  személyi ingóságaival felmerülő szállítási költséget abban az  esetben is viseli, ha a  kihelyezés időtartama alatt az ellátmánypótlékra vonatkozó jogosultság megszűnik. (4) Hivatali érdekből történő áthelyezéskor a 3.2. pontban meghatározott tömeg kétszeresét kell figyelembe venni. (5) Abban az esetben, ha egy kihelyezésre kerülő családon belül több családtag is munkát végez adott külképviseleten, csak az egyik kihelyezettet illeti meg – a 3.2. pontban meghatározott – önmaga után járó, valamint a gyermek utáni jogosultság. (6) A 3.17. pontban meghatározottak kivételével a KKM – függetlenül a kihelyezett által választott elszámolási módtól (költségtérítés vagy költségtérítési átalány), továbbá a 3.10–3.16. pontokban meghatározott ingószállítási módtól – legfeljebb a  3.7.  pont szerint meghatározott költségkeret 80%-a (a továbbiakban: költségnorma) erejéig viseli a szállítási költséget. Ha a szállítási költség a költségnormát meghaladja, a különbözetet a kihelyezett viseli. (7) A  költségkeretet a  külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység a  3.2.  pontban foglalt tömegkorlátok és az adott állomáshelyre vonatkozó díjtétel, továbbá a KKM-mel szerződésben álló szállítmányozó cég jelen utasítás 3.  mellékletét képező tarifái alapján, a  tárgyévet megelőző év december 31-én hatályos devizaárfolyamnak megfelelően állapítja meg. (8) A számított költségkereteket a külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység rögzíti, és a kihelyezettnek a költségkeretről tájékoztatást nyújt. (9) Ha a kihelyezett nem veszi igénybe a 3.6. pontban meghatározott térítést, erre irányuló kérelme esetén költségtérítési átalányra jogosult, amely után a személyi jövedelemadó fizetése a kihelyezettet terheli. Az átalány összege a 3.6. pont szerinti költségnorma 70%-a. 4. § (1) A külszolgálat megkezdésekor a kihelyezett az alábbi ingószállítási módok közül választhat: a) a szállítás lebonyolításáról a KKM gondoskodik közbeszerzési eljárás alapján kiválasztott szállítmányozó cég közreműködésével, b) a szállítás lebonyolításáról a kihelyezett gondoskodik, c) a szállítás lebonyolításáról a KKM gondoskodik saját szállítóeszközeivel. (2) A 3.10. a) pontban meghatározott esetben a külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység a  kihelyezett kérelmére megrendelőt állít ki a  kihelyezett ingóságainak szállítására a  KKM-mel szerződésben álló szállítmányozó cég részére. A felmerült költségeket a KKM a szállítmányozó cég részére a beérkező számlák alapján legfeljebb a költségnorma erejéig téríti meg. A fennmaradó összeg a kihelyezettet terheli. (3) A  3.10. b)  pontban meghatározott esetben – melynek keretében a  kihelyezett a  KKM-mel szerződésben álló szállítmányozó cégtől is ajánlatot kér – a kihelyezett az általa megrendelt és lebonyolított szállítás esetén a számlát és a fuvarlevelet is térítés céljából a KKM-nek benyújtja. A KKM a kifizetett, szabályosan a KKM nevére és címére kiállított számla, valamint fuvarlevél alapján legfeljebb a  költségnorma szerint járó összeget a  kihelyezett részére utólag megtéríti. (4) A  3.10. c)  pontban meghatározott esetben a  KKM saját szállítóeszközeivel – amennyiben szabad kapacitása ezt lehetővé teszi – gazdaságossági szempontok és a  költségnorma figyelembevételével megszervezi és lebonyolítja az  ingóságok kiszállítását. Amennyiben a  kiszállítás költségei meghaladják a  költségnormát, a  kihelyezett a különbözetet a KKM-nek utólag megtéríti. (5) A külszolgálat befejezésekor vagy áthelyezéskor a kihelyezett az alábbi ingószállítási módok közül választhat: a) a szállítás lebonyolításáról a kihelyezett gondoskodik, b) a szállítás lebonyolításáról a KKM gondoskodik saját szállítóeszközeivel. (6) A 3.14. a) pontban meghatározott esetben a kihelyezett az általa megrendelt és lebonyolított szállítással összefüggő, a KKM nevére és címére szabályosan kiállított számlát – valamint fuvarozó által történő szállítás esetén a fuvarlevelet is – utólagos térítés céljából benyújtja a külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egységnek vagy a  külképviseletnek. A  külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység részére mind a  forintban, mind a  valutában kiállított számla benyújtható, melynek térítése kizárólag forintban történhet. A külképviseleteken csak a valutában kiállított számla fogadható be térítés céljából. A külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység forintban, a külképviselet pedig valutában a költségnorma erejéig vagy a záradékoló táviratban meghatározott összeg erejéig téríti meg a szállítási költséget. (7) A  3.14. b)  pontban meghatározott esetben a  KKM saját szállítóeszközeivel – amennyiben szabad kapacitása ezt lehetővé teszi – gazdaságossági szempontok és a  költségnorma figyelembevételével megszervezi és lebonyolítja az ingóságok hazaszállítását. Abban az esetben, ha a szállítás költségei meghaladják a költségnormát, a kihelyezett a különbözetet a KKM-nek utólag megtéríti. (8) Kiutazás, hazautazás, áthelyezés esetén, amennyiben az ingóságok szállítása a külképviselet gépjárművével történik, a szállítási költség a külképviselet keretét terheli a jelen utasítás 3. mellékletében foglaltaknak megfelelő mértékig, az azt meghaladó költségek a kihelyezettet terhelik. Ez alól kivételt képez a vámhatóság törvényben meghatározott feladat- és hatáskörébe tartozó eljárás során az általa hivatalból meghatározott vagy kérelmére adott vámazonosító szám (VPID-szám) kiváltása, valamint a vámköltség, amely – számla ellenében – megtéríthető. 4. A személyi ingóságok szállításával összefüggő közös szabályok 5. § (1) A  költségtérítés igénybevételére a  kihelyezés időpontját megelőző egy hónapon belül és a kihelyezést követő egy  éven belül, végleges hazatéréskor pedig annak időpontját megelőző egy hónapon belül, azt követően pedig fél éven belül kerül sor. (2) Végleges berendeléskor, amennyiben a kihelyezett valamely ellátmánypótlékra jogosító hozzátartozója a külszolgálat befejezését megelőzően hazatért, így különösen, ha a gyermek befejezte középfokú tanulmányait, és az utána járó költségtérítést a  kihelyezett nem vette igénybe, az  ingószállítási költség a  kihelyezett végleges hazaérkezésekor utólag elszámolható. (3) Ha az elszámolható költségnorma nem kerül teljes egészében felhasználásra, a maradvány az ingóságok szállításához közvetlenül kapcsolódó egyéb költségekre – így különösen csomagkiváltásra, repülőtéri túlsúlyjegyre – felhasználható a  KKM nevére kiállított és kifizetett szabályos számla, illetve záradékoló távirat ellenében. Nem téríthető meg az ingóságok csomagolásának és biztosításának költsége. A kihelyezett az ingószállítási költségtérítést rendeltetésétől eltérő célra nem használhatja fel. 5. Záró rendelkezések 6. § (1) A költségtérítési átalány kifizetése havonta egy alkalommal, banki átutalással, a havi illetmény kifizetésétől függetlenül történik. A számla alapú költségtérítések a számlák beérkezésétől függően kerülnek kifizetésre. (2) A  jelen utasításban foglaltakat meghaladó mértékű ingóságszállításhoz kapcsolódó költségtérítést kérelemre, kivételesen indokolt esetben – a  személyügyekért felelős szervezeti egység és a  külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység egyeztetett javaslata alapján –, méltányosságból a  gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár engedélyezheti. (3) A térítés a KKM-ből csak forintban teljesíthető, devizában, illetve valutában történő kifizetés kizárólag a külképviseleten – záradékoló távirat alapján – történhet. (4) Az  utasítás 3.  mellékletében szereplő állomáshelyek és térítések felülvizsgálatát a  külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység évente elvégzi. 7. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) Az  utasítás rendelkezéseit nem kell alkalmazni a  hatálybalépést megelőzően már lefoglalt és megrendelt utazási jegyek tekintetében. (3) Hatályát veszti a Külügyminisztérium állományában tartósan foglalkoztatottak utazási és személyi ingóságok szállítási költségeinek térítéséről szóló 11/2011. (IV. 15.) KüM utasítás. Szijjártó Péter s. k., külgazdasági és külügyminiszter