12/2017. (IX. 29.) OBH utasítása a bírósági eljárásokban és a bírósági igazgatásban rendszeresített nyomtatványokról.

12/2017. (IX. 29.) OBH utasítása a bírósági eljárásokban és a bírósági igazgatásban rendszeresített nyomtatványokról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés d) pontjában kapott felhatalmazás alapján – figyelemmel a bírósági ügyvitel szabályairól szóló 14/2002. (VIII. 1.) IM rendelet 18.  § (2)  bekezdésére, a  bírák jogállásáról és javadalmazásáról szóló 2011.  évi CLXII. törvény, valamint az  igazságügyi alkalmazottak szolgálati jogviszonyáról szóló 1997. évi LXVIII. törvény rendelkezéseire – a  bíróságok szervezetéről és igazgatásáról szóló 2011. évi CLXI. törvény 76.  § (1)  bekezdés b)  pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva, a  bírósági eljárásokban és a  bírósági igazgatás során rendszeresített nyomtatványok elkészítéséről, hozzáférhetővé tételéről, használatáról és rendszeres felülvizsgálatáról a következő utasítást adom ki: 1. A szabályzat célja 1. § Az utasítás (a továbbiakban: szabályzat) célja az időszerű ítélkezésre, az emberi erőforrások optimális hasznosítására, az  ítélkezés átláthatóságára és az  igazgatási munka kiszámíthatóságára vonatkozó stratégiai célok megvalósítása érdekében a  bírósági eljárás és a  bírósági igazgatás során használt nyomtatványok megalkotásának, tartalmának, formájának és használatának szabályozása révén az eljárás gyorsítása, a bírósági gyakorlat egységesítése és a bírósági eljárásban részt vevők megfelelő tájékoztatásának elősegítése. 2. A szabályzat hatálya 2. § (1) A szabályzat személyi hatálya az Országos Bírósági Hivatalra (a továbbiakban: OBH), valamint a bíróságok szervezetéről és igazgatásáról szóló 2011. évi CLXI. törvény (a továbbiakban: Bszi.) 16. § b)–e) pontjában meghatározott bíróságokra (a továbbiakban: bíróság) terjed ki. (2) A szabályzat tárgyi hatálya a bírósági eljárásokban a bíróságok számára, valamint a bírósági igazgatás során a bíróságok és az OBH számára rendszeresített nyomtatványokra terjed ki. 3. Értelmező rendelkezések 3. § E szabályzat alkalmazásában: 1. nyomtatvány: a bírósági eljárás vagy a bírósági igazgatás során kibocsátott dokumentum mintája, különösen jegyzőkönyv, idézés, értesítés, megkeresés, átirat, tájékoztató, űrlap, jegyzék mintája; 1.1. helyi nyomtatvány: az ítélőtábla vagy a törvényszék elnöke által rendszeresített nyomtatvány, 1.2. idegen nyelvű nyomtatvány: a magyar nyelvű központi nyomtatvány formájával és tartalmával azonos felépítésű és tartalmú idegen nyelvre lefordított nyomtatvány, 1.3. intelligens nyomtatvány: a  bírósági informatikai rendszerből adatokat automatikusan átvevő szoftverben szerkeszthető, önellenőrző nyomtatvány, 1.4. jogszabály által rendszeresített nyomtatvány: jogszabályban előírt nyomtatványminta, 1.5. központi nyomtatvány: az OBH elnöke által rendszeresített nyomtatvány; 2. nyomtatványtár: a  nyomtatványok hozzáférhetővé tételére a  bíróságok központi intranetes honlapján létrehozott elektronikus felület; 3. lektor: a  nyomtatványtervezet szakmai ellenőrzését az  OBH elnöke felkérésére végző szakértelemmel rendelkező személy vagy szervezet; 4. szervezeti egység: az OBH szervezeti egysége. 4. A nyomtatványok típusai 4. § (1) Nyomtatványt rendszeresíthet: a) jogszabály; b) az OBH elnöke; c) az ítélőtábla, a törvényszék elnöke (a továbbiakban együtt: a bíróság elnöke). (2) A nyomtatvány lehet a) jogszabály által rendszeresített nyomtatvány; b) központi nyomtatvány; c) helyi nyomtatvány. (3) A nyomtatvány intelligens nyomtatványként is rendszeresíthető. (4) A nyomtatvány magyar nyelvű, amely idegen nyelvű nyomtatványként is rendszeresíthető. 5. § (1) A jogszabály által rendszeresített nyomtatvány nem változtatható. (2) A  jogszabály által rendszeresített valamennyi nyomtatvány a  jogszabályban meghatározott tartalommal, a  9.  § (2) bekezdésben meghatározott szerkeszthető formában szerepel a nyomtatványtárban. (3) A jogszabály által rendszeresített nyomtatvány fejléce utal az alkalmazását előíró jogszabályi rendelkezésre. 6. § Az OBH elnöke a központi nyomtatványt a nyomtatványtárban történő hozzáférhetővé tétellel rendszeresíti. 7. § (1) A bíróság elnöke helyi nyomtatványt akkor rendszeresíthet, ha azonos tárgyban a nyomtatványtárban nyomtatvány nem szerepel. (2) A helyi nyomtatványt a bíróság elnöke a bíróság intranetes honlapján teszi hozzáférhetővé, és erről az érintetteket a helyben szokásos módon tájékoztatja. (3) A bíróság elnöke a rendszeresített helyi nyomtatványt tájékoztatásul a bíróságok igazgatásának szervezéséért felelős szervezeti egység számára megküldi. (4) A  bíróság elnöke a  helyi nyomtatvánnyal azonos tárgyú központi nyomtatvány megjelenése esetén a  helyi nyomtatványt haladéktalanul visszavonja, és erről az érintetteket a helyben szokásos módon tájékoztatja. (5) A bíróság elnöke az OBH elnökénél központi nyomtatvány elkészítését és rendszeresítését, illetve helyi nyomtatvány központi nyomtatványként történő rendszeresítését kezdeményezheti. 5. A nyomtatvány tartalma, formája 8. § (1) A  központi és helyi nyomtatvány tartalmazza a  jogszabály által előírt, valamint az  eljárási cselekmény céljának eléréséhez szükséges tartalmi elemeket, ideértve az irodai utasítást és a szükség szerinti tájékoztatást, figyelemfelhívást, valamint a lehetséges jogkövetkezmények ismertetését. (2) A nyomtatvány tartalmazhat kitöltési útmutatót. (3) A nyomtatványhoz mellékelni lehet az ügyintéző számára felhasználói segédletet. 9. § (1) A  központi és helyi nyomtatvány az  eljárási cselekmény céljának eléréséhez szükséges mértékben a  lehető legtömörebb, de még érthető megfogalmazású. Ennek érdekében a központi és helyi nyomtatvány lehetőleg: a) rövid mondatokból, illetve bekezdésekből áll; b) közérthető módon egyértelmű kifejezéseket, egyszerű szavakat használ; c) áttekinthető, a lényeget kiemeli; d) jól tagolt, logikus szerkezetű; e) a legfontosabb információkat lehetőleg a szöveg elején közli; f ) egységes megjelenésű és g) könnyen követhető formát, jól olvasható betűtípust alkalmaz. (2) A nyomtatvány eltérő háttérrel jelöli a nem változtatható szöveget, a lajstromból és egyéb adatbázisból, illetve szabad szöveggel kitölthető részeket. (3) A nyomtatvány pontozással, szabad mezővel vagy választási lehetőség megadásával biztosítja a szerkeszthetőséget. (4) A  nyomtatvány felépítése és tartalma – a  szerkeszthető rész kivételével – a  kitöltés során nem módosítható. A nyomtatvány a további szükséges információk közlésére szerkeszthető „toldat” rovatot tartalmaz. 6. A nyomtatvány alkalmazása 10. § (1) A  rendszeresített központi nyomtatvány alkalmazása – a  munkáltatói okiratminták kivételével – a  hozzáférhetővé tételétől kezdve a bíróság számára kötelező. (2) A  rendszeresített intelligens nyomtatvány és idegen nyelvű nyomtatvány alkalmazása e  szabályzatban foglaltak szerint a bíróság számára kötelező. (3) A helyi nyomtatvány használata az érintett bíróságon annak hozzáférhetővé tételétől kötelező. 7. A nyomtatványtár működése 11. § (1) A nyomtatványtárban fel kell tüntetni a nyomtatvány megjelenésének és legutolsó módosításának időpontját. (2) A nyomtatványtár keresőfunkciókkal rendelkezik: a) az alábbi csoportosításban; aa) polgári – gazdasági, ab) büntető – büntetés-végrehajtási, ac) közigazgatási – munkaügyi, ad) szabálysértési, ae) cégeljárási, af ) igazgatási, ag) munkáltatói nyomtatványok; b) alap, valamint jogorvoslati eljárásra; c) szabadszöveges módon. 8. A nyomtatványok rendszeres felülvizsgálata 12. § (1) A nyomtatványtár tartalmának felülvizsgálatáért – a munkáltatói okiratminták kivételével – a bíróságok igazgatásának szervezéséért felelős szervezeti egység felelős. A  felülvizsgálatba közreműködőként (nyomtatvány szerkesztése, lektorálása) az  elektronikus eljárásokért, illetve a  bíróságok igazgatásának szervezéséért felelős szervezeti egység javaslatára az OBH elnöke által kijelölt bíróság bevonható. A munkáltatói okiratminták felülvizsgálatáért a személyzeti feladatokért felelős szervezeti egység felelős. (2) A helyi nyomtatványok rendszeres felülvizsgálatáért a bíróság elnöke felelős. (3) A felülvizsgálatért felelős figyelemmel kíséri: a) jogszabály által rendszeresített nyomtatvány; b) a nyomtatvány tartalmát meghatározó jogszabályi rendelkezés közzétételét és módosítását. (4) A  bíróság elnöke, amennyiben központi nyomtatvány rendszeresítésének, módosításának vagy jogszabály által rendszeresített nyomtatvány megváltoztatásának szükségességét észleli, azt jelzi a  bíróságok igazgatásának szervezéséért felelős szervezeti egység számára. (5) A bíróságok igazgatásának szervezéséért felelős szervezeti egység a több bíróságról azonos tárgyban érkező helyi nyomtatvány – szükség esetén az  ügyszak szerint érintett kollégiumvezetők véleményének kikérését követően – központi nyomtatványként történő rendszeresítését javasolja az OBH elnöke részére. (6) A nyomtatványtárban szereplő nyomtatvány megváltoztatása: a) jogszabályváltozás átvezetése; b) eljárás hatékonyabbá tétele vagy c) a bíróság szolgáltató jellegének erősítése érdekében történhet. (7) A bíróságok igazgatásának szervezéséért felelős szervezeti egység gondoskodik: a) a  jogszabály által rendszeresített nyomtatvány nyomtatványtárban történő haladéktalan hozzáférhetővé tételéről és b) a  13.  §-ban foglaltak szerint a  központi nyomtatvány elkészítéséről, nyomtatványtárban hozzáférhetővé tételéről. (8) A  személyzeti feladatokért felelős szervezeti egység gondoskodik a  munkáltatói okiratminták nyomtatványtárban történő hozzáférhetővé tételéről. (9) A jogszabály-véleményezésért felelős szervezeti egység gondoskodik a jogszabályalkotási javaslat elkészítéséről. (10) Az informatikáért felelős szervezeti egység gondoskodik a 17. § (1) bekezdésében szereplő feladatok ellátásáról. 13. § (1) A bíróságok igazgatásának szervezéséért felelős szervezeti egység a nyomtatvány létrehozására vagy módosítására irányuló felkérést haladéktalanul megküldi a 12. § (1) bekezdése szerint bevont bíróság számára, amely a nyomtatványt 30 napon belül megszerkeszti és a lektor részére továbbítja. (2) A lektor 10 napon belül jelzi egyetértését vagy módosítási javaslatát. Szükség szerint a lektor által javasolt módosításról a  nyomtatvány szerkesztéséért felelős és a  lektor egyeztetést folytat le, amelynek során a  résztvevők kialakítják a nyomtatvány végleges szövegét. (3) A nyomtatvány szerkesztésébe bevont bíróság a lektor véleményének beérkezését követő 10 napon belül továbbítja a nyomtatvány tervezetét a bíróságok igazgatásának szervezéséért felelős szervezeti egység részére, amely javaslatot tesz az OBH elnöke részére a nyomtatvány rendszeresítésére. (4) Az elektronikus eljárásokért felelős szervezeti egység a nyomtatványtervezet megérkezését követő 10 napon belül javaslatot tesz az OBH elnökének a nyomtatvány intelligens nyomtatvánnyá történő esetleges átalakítására. (5) A  bíróságok igazgatásának szervezéséért felelős szervezeti egység a  nyomtatványtervezet megérkezését követő 10 napon belül javaslatot tesz az OBH elnökének az érintett nyelvek megjelölésével a nyomtatvány idegen nyelvű nyomtatványként történő esetleges rendszeresítésére. (6) A  nyomtatványtárban új vagy módosított nyomtatvány megjelenéséről a  nyomtatványtár automatikus rendszerüzenetben tájékoztatja a bíróságokat. 14. § (1) Az OBH elnöke: a) jóváhagyja a  központi nyomtatványt, ezzel engedélyezi a  nyomtatvány nyomtatványtárban történő hozzáférhetővé tételét; b) jogszabály által rendszeresített nyomtatvány rendszeresítése vagy módosítása érdekében javaslatot tesz a Bszi. 76. § (1) bekezdés d) pontja alapján jogszabály alkotására; c) dönt a 7. § (5) bekezdésében foglalt kezdeményezésről. (2) A bíróságok igazgatásának szervezéséért felelős szervezeti egység javaslatára az OBH elnöke: a) központi nyomtatvány aa) készítésére, ab) lektorálására központi igazgatási feladattal bízhat meg bírót vagy igazságügyi alkalmazottat; b) nyomtatvány ba) intelligens vagy bb) idegen nyelvű nyomtatvánnyá átalakítására központi igazgatási feladattal bízhat meg bírót vagy igazságügyi alkalmazottat. 9. Intelligens nyomtatvány 15. § (1) Az OBH elnöke intelligens nyomtatványt rendszeresíthet. (2) Az intelligens nyomtatvány rendszeresítése indokolt, ha a nyomtatvány: a) a bírósági eljárásban, igazgatási feladatok ellátása során nagy számban használt; b) tartalma előzetesen meghatározható; c) kitöltéséhez szükséges adatokat a használt bírósági informatikai rendszer tartalmazza, vagy az adatok abba felvihetők. (3) Intelligens nyomtatvány rendszeresítése a bíróságok által használt BIIR rendszerben elhelyezéssel történik. Intelligens nyomtatvány rendszeresítése esetén meg kell határozni a bírósági informatikai rendszerben az iktatáshoz szükséges adatokon túl rögzített adatok körét, valamint azt, hogy a nyomtatvány kitöltése során mely tartalmat kell kitöltéssel megjeleníteni. (4) A kitöltött intelligens nyomtatvány elektronikus kapcsolattartás esetén a bírósági ügyvitel szabályairól szóló 14/2002. (VIII. 1.) IM rendelet, valamint a bíróságok egységes iratkezelési szabályzatáról szóló 17/2014. (XII. 23.) OBH utasítás rendelkezései szerint alakítható át papíralapúvá. 10. Idegen nyelvű nyomtatvány 16. § (1) Az OBH elnöke a rendszeresített magyar nyelvű központi nyomtatvány formájával és tartalmával azonos felépítésű és  tartalmú idegen nyelvű nyomtatványt rendszeresíthet. Idegen nyelvű nyomtatvány rendszeresítése a nyomtatványtárban hozzáférhetővé tétellel történik. (2) Idegen nyelvű nyomtatványként elsősorban azt a  nyomtatványt indokolt rendszeresíteni, amelyhez kapcsolódó eljárási cselekmény nagy számban fordul elő. A  nyomtatványt az  érintett eljárási cselekményben leggyakrabban használt idegen nyelveken indokolt idegen nyelvű nyomtatványként hozzáférhetővé tenni. (3) Az  eljárási cselekmény során a  bíróság mind a  magyar nyelvű, mind az  idegen nyelvű nyomtatvány kitöltéséről gondoskodik. (4) Az idegen nyelvű nyomtatvány különösen: a) a  tájékoztatást, figyelemfelhívást, a  lehetséges jogkövetkezmények ismertetését tartalmazó (nem változtatható); b) a nevet, megnevezést, időpontot, helyszínt, egyedi felhívást, bírói rendelkezést tartalmazó (szerkeszthető) részekből áll. (5) Az  eljárási cselekmény során az  idegen nyelvű nyomtatvány szerkeszthető részét a  nyelvtudással rendelkező bíró vagy igazságügyi alkalmazott maga tölti ki vagy a magyar nyelvű nyomtatványnak megfelelő tartalmú fordításáról gondoskodik. (6) A bíróság elnöke gondoskodik az idegen nyelvű nyomtatvány alkalmazása során a bíróság megnevezésének, címének és elérhetőségének idegen nyelvekre történő fordításáról és a  bíróság intranetes honlapján nem változtatható részként történő hozzáférhetővé tételéről. 11. A nyomtatványtár működése 17. § (1) Az informatikáért felelős szervezeti egység gondoskodik: a) a nyomtatványtár felületének működtetéséről; b) a nyomtatványtárba feltöltési jogosultság kiadásáról; c) a nyomtatványtárban a kereshetőség biztosításáról és d) az intelligens nyomtatvány szerkesztéséről. (2) A jogszabály-véleményezésért felelős szervezeti egység gondoskodik: a) a nyomtatványokkal kapcsolatos jogszabályfigyelésről és b) a nyomtatványokat érintő jogszabályváltozásnak a bíróságok igazgatásának szervezéséért felelős szervezeti egység részére történő jelzéséről. (3) A  nyomtatványtár a  hozzáférhetővé tételt követő 15 napon keresztül jelzi annak tényét, hogy új vagy módosított nyomtatvány jelent meg a felületen. (4) A (3) bekezdésben foglalt jelzésen túl a nyomtatványtár kezdőlapja tartalmazza az utolsó 6 hónapban rendszeresített vagy módosított nyomtatványok listáját. 12. Munkáltatói okiratminták 18. § (1) A  szabályzat rendelkezéseit a  munkáltatói okiratminták rendszeresítése során az  e  §-ban foglalt eltérésekkel kell megfelelően alkalmazni. (2) A rendszeresített munkáltatói okiratminták alkalmazása a bíróság számára nem kötelező. (3) A munkáltatói okiratmintákat a személyzeti feladatokért felelős szervezeti egység készíti el és tesz az OBH elnöke részére azok rendszeresítésére javaslatot. A munkáltatói okiratminták tervezetének lektorálásába bíróság bevonható. (4) A munkáltatói okiratminta idegen nyelvű nyomtatvány formájában nem rendszeresített. (5) A munkáltatói okiratminta intelligens nyomtatványként történő rendszeresítésére a személyzeti feladatokért felelős szervezeti egység tesz javaslatot. 13. Hatályba léptető és átmeneti rendelkezések 19. § (1) Ez az utasítás – a (2) bekezdésben foglalt kivétellel – a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) A 10–18. § 2018. január 1-jén lép hatályba. (3) 2018. január 1-jén hatályát veszti: a) a  büntetőeljárás során használt egyes iratok nyomtatványként történő rendszeresítéséről szóló 5/2003. OIT szabályzat; b) a szabálysértési eljárás során használt egyes iratok nyomtatványként történő rendszeresítéséről szóló 5/2014. (IV. 18.) OBH utasítás; c) a  büntető-, polgári és szabálysértési eljárás során használt, kiskorúak tájékoztatásához fűződő iratok nyomtatványként történő rendszeresítéséről szóló 12/2014. (VII. 11.) OBH utasítás; d) a  természetes személyek bírósági adósságrendezési eljárása során használt egyes iratok nyomtatványként történő rendszeresítéséről szóló 7/2015. (XI. 30.) OBH utasítás. (4) Nagyobb számú központi nyomtatvány rendszeresítése esetén a  bíróságok igazgatásának szervezéséért felelős szervezeti egység a  bíróságokat a  nyomtatványok körének és elérhetőségének megjelölésével külön elektronikus levélben is tájékoztatja. (5) Az  Államreform Operatív Program keretei között támogatásban részesült bíróság a  program megvalósítása során készített papíralapú nyomtatványokat a  fenntartási kötelezettség időszakában használhatja, amennyiben azok a folyamatos felülvizsgálat alapján a jogszabályi rendelkezéseknek megfelelnek. (6) A bíróság elnöke legkésőbb az eljárási kódexek hatálybalépésével egyidejűleg gondoskodik a helyi nyomtatványok felülvizsgálatáról és hozzáférhetővé tételéről. Dr. Handó Tünde s. k., elnök