6/2010. (II. 26.) KüM utasítása a Magyar Köztársaság külképviseletein lefolytatandó 2010. országgyűlési választások pénzügyi tervezésének, lebonyolítá

6/2010. (II. 26.) KüM utasítása a Magyar Köztársaság külképviseletein lefolytatandó 2010. országgyűlési választások pénzügyi tervezésének, lebonyolításának, valamint elszámolásának rendjéről. A választási eljárásról szóló 1997. évi C. törvénnyel, valamint az országgyűlési képviselők 2010. évi általános választása költségeinek normatíváiról, tételeiről, elszámolási és belső ellenőrzési rendjéről szóló 36/2009. (XII. 30.) ÖM rendelettel (továbbiakban: ÖM rendelet) összhangban, a jogalkotásról szóló 1987. évi XI. törvény 49. §-ának (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a Magyar Köztársaság külképviseletein lefolytatandó 2010. évi országgyűlési választás (a továbbiakban választás) pénzügyi tervezésének, lebonyolításának, valamint elszámolásának rendjét az alábbiak szerint szabályozom: I. Az utasítás célja Jelen utasítás célja a választásokkal kapcsolatosan a Külügyminisztériumra háruló gazdálkodási (pénzügyi tervezési, elszámolási) és logisztikai feladatok szabályszerű végrehajtásának, a választások zökkenőmentes lebonyolításának biztosítása. II. Az utasítás hatálya Jelen utasítás hatálya kiterjed a Külügyminisztérium (továbbiakban: KüM) belföldi és külföldi szervezeti egységeire, továbbá minden olyan, a Külügyminisztériummal vagy a Magyar Köztársaság valamelyik külképviseletével közszolgálati jogviszonyban, munkaviszonyban, vagy megbízási jogviszonyban álló természetes személyekre, akik a választásokhoz kapcsolódóan feladatot látnak el. III. Értelmező rendelkezések Jelen utasítás alkalmazásában: 1. Kijelölt szervezeti egység: a KüM választások szervezésére, a kapcsolódó gazdálkodási és logisztikai feladatok koordinálására kijelölt szervezeti egysége: a Gazdálkodási Főosztály (továbbiakban: GFO). 2. Kijelölt szervezeti egység vezetője: a választások szervezésére, a kapcsolódó gazdálkodási és logisztikai feladatok koordinálására a külügyminiszter által kijelölt szervezeti egység vezetője: a Gazdálkodási Főosztály vezetője. 3. Megbízott szervező: a választások szervezésével, a kapcsolódó feladatok koordinálásával az államtitkár által megbízott személy. 4. Központ: a KüM választások szervezésével megbízott belföldi szervezeti egységei: 2010. évben az államtitkár titkársága, a Humán Erőforrások Főosztálya, a Konzuli Főosztály, a Gazdálkodási Főosztály, a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály. 5. Külképviseleti kapcsolattartó: a külképviselet vezetője által kijelölt személy, aki kapcsolatot tart a központtal, és aki gyűjti a választások lebonyolításával kapcsolatos kimenő és bejövő táviratokat, eredeti számlákat, és naprakészen nyilvántartást vezet a kapcsolódó dokumentumokról, pénzügyi információkról, leltár adatokról. 6. KüVI: külképviseleti választási iroda. 7. OVI: Országos Választási Iroda. 8. Távirati utasítás: a választások lebonyolításához kapcsolódóan a külképviselet részére hivatalos formában, írásban (faxon, nyílt táviratban, hivatalos e-mailben) eljuttatott kötelező utasítások, melyeket az államtitkár hagy jóvá és az államtitkár titkársága küld ki, valamint a kijelölt és a megbízott szervezeti egységek hatáskörébe tartozó tárgykörben a kijelölt vagy megbízott szervezeti egység vezetője, vagy főosztályvezető helyettese hagy jóvá és a GFO küld ki. A nyílt távirat, e-mail, fax kiadmányozása – záradékolás nélkül – nem tekinthető kötelezettségvállalásnak, az nem pótolja szerződés, megrendelés aláírását. 9. Választások: a Magyar Köztársaság külképviseletein lefolytatandó 2010. évi országgyűlésiképviselő-választások (továbbiakban: választások). IV. A gazdálkodási jogkörök általánostól eltérő gyakorlásának rendje 1. A választásokhoz kapcsolódóan a központban a Külügyminisztérium gazdálkodásának egyes kérdéseiről szóló 3/2009. KüM utasításban foglaltakat az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni: 2. A választásokhoz kapcsolódóan a kötelezettségvállaló személyek a következők: a) belföldről kiküldöttek esetében a kiküldetés elrendelője az államtitkár, b) külföldről hazarendeltek esetében a repülőjegy-vásárlás és a napidíj kötelezettségvállalója kijelölt szervezeti egység vezetője, c) a Külügyminisztérium kijelölt szervénél kapacitáskiegészítésre kötött megbízási, valamint munkaszerződések kötelezettségvállalója az államtitkár; d) a kiutazó KüVi-tagok belföldi repülőtéri transzferének tárgyában a pályázati eljárást megnyerő taxivállalattal kötendő szállítmányozási szerződés kötelezettségvállalója az államtitkár; e) külképviseleteken kötelezettséget vállalni a külképviselet-vezető jogosult. 3. A választásokhoz kapcsolódóan a külképviseleteken történő tárgyieszköz-beszerzéséket (beruházás) a kijelölt szervezeti egység vezetője engedélyezi. 4. A választásokhoz kapcsolódóan pénzügyi ellenjegyzésre jogosult személyek a következők: a) belföldről kiküldöttek esetében a GFO vezetője vagy a GFO Költségvetési és Pénzügyi Osztályának vezetője; b) külföldről hazarendeltek esetében a repülőjegy-vásárlás és a napidíj pénzügyi ellenjegyzője a GFO Költségvetési és Pénzügyi Osztályának vezetője; c) a KüM-mel kapacitáskiegészítésre kötött megbízási, valamint munkaszerződések pénzügyi ellenjegyzője a kijelölt szervezeti egység vezetője, vagy a Bérgazdálkodási Osztály vezetője, d) a kiutazó KüVI-tagok belföldi repülőtéri transzferének tárgyában a pályázati eljárást megnyerő taxivállalattal kötendő szállítmányozási szerződés pénzügyi ellenjegyzője a kijelölt szervezeti egység vezetője; e) a választásokhoz kapcsolódóan a tárgyi eszköz beszerzésének (beruházás) pénzügyi ellenjegyzője a GFO Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetője, f) külképviseleteken a pénzügyi ellenjegyző a gazdasági felelős. 5. A választásokhoz kapcsolódóan utalványozásra jogosult személyek a következők lehetnek: a) belföldről kiküldöttek esetében a GFO Bérgazdálkodási Osztályának vezetője vagy a GFO Számviteli Osztály vezetője; b) külföldről hazarendeltek esetében a repülőjegy-vásárlás és a belföldi napidíj utalványozója a GFO Bérgazdálkodási Osztályának vagy Számviteli Osztályának vezetője; c) a KüM-mel kapacitáskiegészítésre kötött megbízási szerződések, valamint munkaszerződések kifizetésének utalványozója a GFO Költségvetési és Pénzügyi Osztályának vezetője vagy a Számviteli Osztály vezetője. d) a kiutazó KüVI-tagok belföldi repülőtéri transzferének tárgyában a pályázati eljárást megnyerő taxivállalattal kötendő szállítmányozási szerződéshez kapcsolódó kifizetések utalványozója a Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetője, a Bérgazdálkodási Osztály vezetője vagy a Számviteli Osztály vezetője; e) a választásokhoz kapcsolódóan a tárgyi eszköz beszerzésének (beruházás) utalványozója a GFO Bérgazdálkodási Osztályának vezetője vagy a Számviteli Osztály vezetője, f) külképviseleteken az utalványozó a külképviselet vezetője. 6. A választásokhoz kapcsolódóan a központban a teljesítés szakmai igazolására a kijelölt szervezeti egység vezetője, vagy főosztályvezető helyettese, külképviseleteken a külképviselet vezetője jogosult. 7. A kötelezettségvállalásra, az utalványozásra, a pénzügyi ellenjegyzésre, a szakmai teljesítés igazolására, az érvényesítésre, az utalványozás pénzügyi ellenjegyzésére jogosultak felsorolását a jelen utasítás 1. számú melléklete a feladathoz kapcsolódóan tartalmazza. 8. A kötelezettségvállalások jogi ellenjegyzésére a Külügyminisztérium gazdálkodásának egyes kérdéseiről szóló 3/2009. KüM utasítás szabályai irányadók. 9. A kijelölt szervezeti egység vezetője vagy főosztályvezető-helyettese távirati utasításban kötelezően végrehajtandó intézkedéseket írhat elő a külképviseletek számára a választásokkal összefüggésben felmerült költségek elszámolását illetően (különösen: számlák hazaküldése, költségek engedélyezése, határidők, általános elszámolások, összesítő jegyzékek összeállítása, önköltségszámítás). V. Választási kiadások tervezése, a választások előkészítése 1. A választások lebonyolításának pénzügyi fedezetét a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala (továbbiakban: Hivatal) és az Önkormányzati Minisztérium (továbbiakban: ÖM) fejezetek közötti előirányzat-átcsoportosítás útján biztosítja a KüM részére. A feltételekről a KÜM és az ÖM, valamint a KÜM, a Miniszterelnöki Hivatal és a Hivatal megállapodásban állapodik meg. 2. A választásokkal kapcsolatos előirányzatok felhasználása és elszámolása a KüM Központi igazgatás alcímen történik, a külképviseleteken felmerülő kiadásokat a Központi igazgatás alcím előirányzat-átcsoportosítással megtéríti a Külképviseletek igazgatása alcímnek. 3. Az 1. pontban említett megállapodás rendelkezéseinek figyelembevételével a kijelölt szervezeti egység feladat-, költségtervet készít. 4. A KüVI vezetőjeként, valamint tagjaként, póttagjaként kiutazó személyek napidíjára az ideiglenes külföldi kiküldetés napidíjának összegéről és kifizetéséről szóló 204/2009. (IX. 18.) Korm. rendelet az irányadó. 5. A választásokhoz kapcsolódó többletfeladat ellátására – a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 78. § szerint – a külügyminiszter célfeladatot állapít meg a köztisztviselők részére. A célfeladat elvégzése után a köztisztviselőt céljuttatás illeti meg. A céljuttatás személyenkénti összegéről a miniszter – az államtitkár javaslatának figyelembevételével – dönt. A céljuttatás kifizetéséről a kijelölt szervezeti egység vezetője gondoskodik. A Külügyminisztérium költségvetése terhére kifizetett céljuttatást is a választási feladatokkal kapcsolatos szakfeladaton kell megjeleníteni. 6. A választásokhoz kapcsolódóan adminisztratív, szervezési, gazdálkodási, technikai feladatok ellátására, kapacitáskiegészítésként, a Külügyminisztériummal közszolgálati jogviszonyban vagy munkaviszonyban nem álló személyekkel megbízási szerződés, munkaszerződés köthető. Megbízási szerződés kötésére javaslatot a kijelölt szervezeti egység vezetője tesz az államtitkárnak. A megbízás kötelezettségvállalója az államtitkár, szakmai ellenjegyzője a kijelölt szervezeti egység vezetője. A megbízási díj kifizetésére a feladat teljesítése után kerülhet sor. 7. A választásokra beszerzett nyomtatók a beszerzéstől számított három évig nem selejtezhetők, folyamatos karbantartásukról a használó szervezeti egység, ill. külképviselet gondoskodni köteles. (Új beszerzést a használat szerint leltárba kell venni. ) Az OVI ellenkező értelmű intézkedéséig a három évnél idősebb, működőképes nyomtatók nem selejtezhetők, helyettük új nyomtató nem szerezhető be. A nyomtatók kizárólag a választásokkal kapcsolatos feladatok elvégzésére használhatók, ettől eltérni csak a GFO engedélyével lehet. VI. A választások lebonyolításának speciális szabályai 1. A külképviseleti KüVI-tag a központ engedélyével (záradékolásával), a központ által megadott határidőre, a választásokra történő felkészítésen való részvétel, illetve eskütétel céljából hazautazhat. A hazautazással kapcsolatos költségek felmerülését igazoló bizonylatot (repülőjegy, repülőtéri transzfer) a hazautazó KüVI-tag köteles megőrizni, és hazautazást követően a kijelölt szervezeti egységen leadni. A hazautazó külképviseleti KüVI-tag (továbbá gépkocsival történő hazautazás esetén a gépkocsivezető) kiküldetéssel kapcsolatos költségeinek megtérítése a külföldi kiküldetést teljesítők költségtérítéséről szóló 13/2005. KüM utasítás szerint történik, kivéve a hazautazó külképviseleti KüVI-tag napidíját, mely a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 49/C. §-a szerint kerül megállapításra. 2. A központból a külképviseletre kiutazó KüVI-vezető, és KüVI-tag futárként magával viszi az OVI által összeállított választáshoz szükséges segédanyagokat, a szavazóurnát, szükség esetén a pecsétet, a választási dokumentumokat és a névjegyzék előállításához szükséges kódot. 3. A központból a külképviseletre kiutazó KüVI-vezető és KüVI-tag a szavazóurnát a kiutazás és a hazautazás teljes időtartama alatt köteles személyes őrizetében tartani. Felelősséggel tartozik annak sérülésmentes állapotban történő megérkezéséért, illetve hazajuttatásáért, illetéktelen személy hozzáférésének kizárásáért. Repülőgéppel történő utazás esetén az urnát kézipoggyászként fel kell vinni a fedélzetre. A szavazóurna nem helyezhető el a repülőgép rakterében, a fedélzeten a légiutas-kísérők csomagtárolójában, vagy más hasonló, nem a KüVI-tag által látható, ellenőrizhető tárolóegységben. 4. A szavazóurna, és a kapcsolódó iratok biztonságos, sérülésmentes ki- és hazajuttatása kizárólag futárküldeményként való szállításával biztosítható, a kiutazó KüVI-vezető és KüVI-tag feladatát a diplomáciai futárszolgálat keretében látja el. 5. A kijelölt szervezeti egység a központból a külképviseletre kiutazó KüVI-vezető és KüVI-tag utazását úgy köteles megszervezni, hogy a választásokkal kapcsolatos KüM-re háruló feladatok határidőben, biztonságosan, költséghatékony módon legyenek végrehajthatóak, a szavazóurna sérülésmentesen, biztonságosan megérkezzen, és az utazás egyúttal a kiutazók egészségét ne veszélyeztesse. 6. A kiutazó KüVI-vezető és KüVI-tag részére Business C osztályú repülőjegyet kell vásárolni abban az esetben, ha csak így lehet biztosítani azt, hogy az urnát (a kézitáskán kívül) kézipoggyászként fel lehessen vinni a fedélzetre, illetve azt az utazás időtartama, egészségügyi szempontok (különösen: mozgás lehetősége, akadálytalan vérkeringés a hosszú út alatt) indokolják. Business C osztályú repülőjegyet kell vásárolni abban az esetben is, ha a szavazóurna sérülésmentes szállítása a kiutazó KüVI-tag részére további egy repülőjegy megvásárlásával oldható meg, melyek költsége meghaladná a Business C osztályú repülőjegy költségét. A Business C osztályú repülőjeggyel elérhető állomáshelyekre az utazásokat az államtitkár engedélyezi. 7. Abban az esetben, ha a szavazóurna sérülésmentes szállítása más módon nem oldható meg, a kiutazó KüVI-tag részére további egy repülőjegyet kell venni, annak érdekében, hogy az urnát az ülése melletti széken elhelyezhesse. 8. A Külügyminisztérium a gépkocsival szervezett utazáshoz, a kiutazó munkatársak részére hivatali gépjárművet és gépkocsivezetőt biztosít. A gépkocsivezető szállásköltsége és napidíja a választások költségvetése terhére számolható el. VII. A választásokkal kapcsolatos nyilvántartási és ellenőrzési kötelezettségek 1. A választásokkal kapcsolatos előirányzat-felhasználását a MANNA költségvetési és pénzügyi nyilvántartó programban elkülönítetten kell nyilvántartani. 2. A választásokkal kapcsolatos főkönyvi nyilvántartást fordulónként külön, szakfeladaton kell vezetni. A szakfeladatokon valamennyi kiadást és bevételt (a közvetlen és az általános költségeket is) meg kell jeleníteni, biztosítva ezzel a választásokra fordított pénzeszközök teljes körű számbavételét. 3. A külképviseleteken felmerülő kiadásokat a központ terhére, főkönyvi számlaszám nélkül (függő-átfutó tételként) kell a külképviseleti pénztárnaplóban lekönyvelni. 4. Közvetlen költségek esetében az 1. és 2. pontokban megjelölt nyilvántartások alapját képező kiadásokat eredeti számlával kell alátámasztani. Számlamásolat csak abban az esetben fogadható el, ha az eredeti számla külképviselet számára áfa-visszaigénylés, vagy garanciális feltételek biztosítása céljából szükséges. Ebben az esetben a számlamásolaton fel kell tüntetni, hogy az eredeti számla milyen okból nem bocsátható a központ rendelkezésére. A visszatérítendő áfát kimutatással együtt külön kell kezelni. Készpénzes vásárlás esetén a számlához a devizakiadási bizonylat eredeti példányát, a pénztárnaplóban ezen tételhez ennek fénymásolatát mellékeljék. 5. A külképviseleten visszaigényelt és visszakapott adókat a KüM a megállapodás szerint egy összegben utalja át a Hivatal részére. 6. A választásokhoz kapcsolódó, számlával nem igazolható általános költségek elszámolására belső bizonylat (önbizonylat) kiállítása alapján kerülhet sor. A KüVI-k által kiállított önbizonylatokon csak a központ által jóváhagyott általános költségek szerepelhetnek. A felosztható költségek körét jelen utasítás 2. számú. melléklete tartalmazza. 7. A külképviseleteken a választásokkal kapcsolatosan felmerülő kiadások eredeti számláit, valamint belső bizonylatokat a külképviselet köteles gyűjteni és a külképviseletre kiutazó KüVI-vezetővel hazaküldeni. Amennyiben a KüVI-vezető hazautazásakor a költségek számlái nem állnak rendelkezésre, azokat a külképviselet a kézhezvételt követően haladéktalanul, gyorspostával küldi haza. A számlákat a KüVI-vezető hazaérkezését követően a kijelölt szervezeti egységen köteles leadni. 8. A külügyminiszter által kijelölt szerv vezetője a választások második fordulóját követő 60 naptári napon belül az ÖM rendelet 9. mellékletének megfelelő adattartalommal köteles benyújtani összesítő elszámolást a KEKKH elnökének. 9. 8. A választások pénzügyi kiadásainak ellenőrzését a Belső Ellenőrzési Osztály az ellenőrzési program alapján a választás második fordulóját követő 80 naptári napon belül köteles elvégezni. Szükség esetén külképviseleti helyszíni ellenőrzés elrendelhető. VIII. Záró rendelkezés Jelen utasítás a közzététel napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg a Magyar Köztársaság külképviseletein lefolytatandó választások és népszavazás pénzügyi tervezésének, lebonyolításának, valamint elszámolásának rendjéről szóló 8//2009. (V. 20.) KüM utasítás hatályát veszti. Dr. Balázs Péter s. k., külügyminiszter