2/2014. (III. 31.) KüM utasítása a Magyarország külképviseletein lefolytatandó 2014. országgyűlési választás pénzügyi tervezésének, lebonyolításának,

2/2014. (III. 31.) KüM utasítása a Magyarország külképviseletein lefolytatandó 2014. országgyűlési választás pénzügyi tervezésének, lebonyolításának, valamint elszámolásának rendjéről, valamint a külképviseleteken lefolytatandó választás lebonyolításának speciális feladatairól. A választási eljárásról szóló 2013. évi XXXVI. törvénnyel, valamint az  országgyűlési képviselők választása, valamint az  Európai Parlament tagjainak választása költségeinek normatíváiról, tételeiről, elszámolási és belső ellenőrzési rendjéről, valamint az egyes választási tárgyú miniszteri rendeletek módosításáról szóló 38/2013. (XII. 30.) KIM rendelettel (a továbbiakban: KIM  rendelet) összhangban, a  jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23.  §-ának (4)  bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a  Magyarország külképviseletein lefolytatandó 2014. évi országgyűlési választás pénzügyi tervezésének, lebonyolításának, valamint elszámolásának rendjét, valamint a  külképviseleteken lefolytatandó választás lebonyolításának speciális feladatait az alábbiak szerint szabályozom: I. Az utasítás célja Jelen utasítás célja a  választással kapcsolatosan a  Külügyminisztériumra háruló gazdálkodási (pénzügyi tervezési, elszámolási) és logisztikai feladatok szabályszerű végrehajtásának, a  választás zökkenőmentes lebonyolításának biztosítása. II. Az utasítás hatálya Jelen utasítás hatálya kiterjed a Külügyminisztérium (a továbbiakban: KüM) belföldi és külföldi szervezeti egységeire, továbbá minden olyan, a  KüM-mel vagy a  Magyarország valamelyik külképviseletével kormányzati szolgálati jogviszonyban, munkaviszonyban vagy megbízási jogviszonyban álló természetes személyekre, akik a választáshoz kapcsolódóan feladatot látnak el. III. Értelmező rendelkezések Jelen utasítás alkalmazásában: 1. Választási Csoport: a  KüM választás szervezésére, a  kapcsolódó gazdálkodási és logisztikai feladatok koordinálására kijelölt szervezeti egysége: a  közigazgatási államtitkár irányítása alatt működő egység (a továbbiakban: Választási Csoport). 2. Választási Csoport vezetője: a KüM választás szervezésére, a kapcsolódó gazdálkodási és logisztikai feladatok koordinálására kijelölt Választási Csoport vezetője: a  12/2013. (X. 31.) KüM utasítással kinevezett miniszteri biztos (a továbbiakban: miniszteri biztos). 3. Központ: a KüM választás szervezésével megbízott belföldi szervezeti egységei: 2014. évben a közigazgatási államtitkár irányítása alatt működő, miniszteri biztos által vezetett Választási Csoport, a Személyügyi Főosztály, a Konzuli Főosztály, a Gazdálkodási és Pénzügyi Főosztály (a továbbiakban: GFO), a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály (a továbbiakban: BITÁF), valamint a Létesítménygazdálkodási Főosztály. 4. Külképviseleti kapcsolattartó: a külképviselet vezetője által kijelölt személy, aki kapcsolatot tart a Központtal, és aki gyűjti a választás lebonyolításával kapcsolatos kimenő és bejövő scriptament iratokat, eredeti számlákat, és naprakészen nyilvántartást vezet a kapcsolódó dokumentumokról, pénzügyi információkról, leltár adatokról. 5. KüVI: Külképviseleti Választási Iroda. 6. NVI: Nemzeti Választási Iroda. 7. Scriptament iratban foglalt utasítás: a  választás lebonyolításához kapcsolódóan a  külképviselet részére hivatalos formában, írásban (faxon, nyílt scriptament iratban, hivatalos e-mailben) eljuttatott kötelező utasítások, melyeket a miniszteri biztos hagy jóvá és a Választási Csoport küld ki. A nyílt scriptament irat, e-mail, fax kiadmányozása – záradékolás nélkül – nem tekinthető kötelezettségvállalásnak, az nem pótolja szerződés, megrendelés aláírását. 8. Választás: a  Magyarország külképviseletein lefolytatandó 2014. évi országgyűlési képviselő választás (a továbbiakban: választás). 9. Szavazási Egységcsomag: a  szavazólapokat, borítékokat, szükséges nyomtatványokat tartalmazó, NVI által összeállított csomag, melyet a külképviseletre kiutazó KüVI vezető visz magával diplomáciai küldeményként. 10. Kellékcsomag: a  levélszavazatok fogadására készített postaládákat, mobil szavazófülkéket, összehajtogatott szavazásnapi urnákat, egyéb választási kellékeket (nemzeti színű zsineg, választási tollak, kitűzők) tartalmazó, NVI által összeállított csomag, melyet a választást megelőző 15. napig juttat ki a KüM a KüVI-kre. IV. A gazdálkodási jogkörök általánostól eltérő gyakorlásának rendje 1. A  választáshoz kapcsolódóan a  Központban a  KüM gazdálkodásának egyes kérdéseiről szóló 22/2011. (X. 14.) KüM utasításban foglaltakat az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni: 2. A választáshoz kapcsolódóan a kötelezettségvállaló személyek a következők: a) belföldről kiküldöttek esetében a kiküldetés elrendelője a közigazgatási államtitkár, b) a  KüM kijelölt szervénél kapacitás-kiegészítésre kötött megbízási, valamint munkaszerződések kötelezettségvállalója a közigazgatási államtitkár, c) a kiutazó KüVI tagok belföldi repülőtéri transzferének tárgyában a beszerzési eljárást megnyerő taxi vállalattal kötendő szállítmányozási szerződés kötelezettségvállalója a gazdálkodásért és igazgatásért felelős helyettes államtitkár, d) külképviseleteken kötelezettséget vállalni a külképviselet-vezető jogosult. 3. A választáshoz kapcsolódóan pénzügyi ellenjegyzésre jogosult személyek a következők: a) belföldről kiküldöttek esetében a GFO vezetője vagy a GFO Fejezeti Költségvetési Osztályának vezetője, b) a  KüM-mel kapacitás-kiegészítésre kötött megbízási, valamint munkaszerződések pénzügyi ellenjegyzője a GFO vezetője vagy a Bérgazdálkodási Osztály vezetője, c) a kiutazó KüVI tagok belföldi repülőtéri transzferének tárgyában a beszerzési eljárást megnyerő taxi vállalattal kötendő szállítmányozási szerződés pénzügyi ellenjegyzője a GFO vezetője, d) a  választáshoz kapcsolódóan a  tárgyi eszköz beszerzésének (beruházás) pénzügyi ellenjegyzője a  BITÁF vezetője, e) külképviseleteken a pénzügyi ellenjegyző a gazdasági felelős. 4. A választáshoz kapcsolódóan utalványozásra jogosult személyek a következők lehetnek: a) belföldről kiküldöttek esetében a GFO Bérgazdálkodási Osztályának vezetője vagy az Intézményi Gazdálkodási Osztályának vezetője, b) a KüM-mel kapacitás-kiegészítésre kötött megbízási szerződések, valamint munkaszerződések kifizetésének utalványozója a GFO Fejezeti Költségvetési Osztályának vezetője vagy az Intézményi Gazdálkodási Osztályának vezetője, c) a kiutazó KüVI tagok belföldi repülőtéri transzferének tárgyában a beszerzési eljárást megnyerő taxi vállalattal kötendő szállítmányozási szerződéshez kapcsolódó kifizetések utalványozója a  GFO Fejezeti Költségvetési Osztályának vezetője, a  Bérgazdálkodási Osztály vezetője vagy az  Intézményi Gazdálkodási Osztályának vezetője, d) a választáshoz kapcsolódóan a tárgyi eszköz beszerzésének (beruházás) utalványozója a GFO Bérgazdálkodási Osztályának vezetője vagy az Intézményi Gazdálkodási Osztályának vezetője, e) külképviseleteken az utalványozó a külképviselet vezetője. 5. A választáshoz kapcsolódóan a Központban a teljesítés szakmai igazolására a GFO Fejezeti Költségvetési Osztályának vezetője vagy a  Bérgazdálkodási Osztályának vezetője vagy az  Intézményi Gazdálkodási Osztályának vezetője, külképviseleteken a külképviselet vezető jogosult. 6. A  kötelezettségvállalásra, az  utalványozásra, a  pénzügyi ellenjegyzésre, a  szakmai teljesítés igazolására, az  érvényesítésre, az  utalványozás pénzügyi ellenjegyzésére jogosultak felsorolását a  jelen utasítás 1.  melléklete a feladathoz kapcsolódóan tartalmazza. 7. A  kötelezettségvállalások jogi ellenjegyzésére a  Külügyminisztérium gazdálkodásának egyes kérdéseiről szóló 22/2011. (X. 14.) KüM utasítás szabályai irányadók. 8. A GFO vezetője vagy főosztályvezető-helyettese scriptament iratban foglalt utasításban kötelezően végrehajtandó intézkedéseket írhat elő a külképviseletek számára a választással összefüggésben felmerült költségek elszámolását illetően (különösen: számlák hazaküldése, költségek engedélyezése, határidők, általános elszámolások, összesítő jegyzékek összeállítása, önköltség számítás). V. Választási kiadások tervezése, a választás előkészítése 1. A választás lebonyolításának pénzügyi fedezetét az NVI pénzeszköz-átadással biztosítja a KüM részére. A feltételekről az NVI és a KüM megállapodást köt. 2. A  választással kapcsolatos átadott pénzeszköz felhasználása és elszámolása a  KüM „Központi igazgatás” címen történik, a  külképviseleteken felmerülő kiadásokat a  „Központi igazgatás” cím pénzeszköz átadással megtéríti a „Külképviseletek Igazgatása” címnek. 3. A  KüVI vezetőjeként, valamint tagjaként, póttagjaként kiutazó személyek napidíjára a  tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet 43. § (2) bekezdése az irányadó. 4. A KüVI vezetője a 4. pontban foglaltakon túl 30 000 Ft, a KüVI tagja 200 külképviseleti névjegyzékbe vett polgárig 15 000 Ft, 200 külképviseleti névjegyzékbe vett polgár felett 25 000 Ft díjra jogosult. 5. A KüVI vezetője és tagja számára a külképviselet köteles megrendelni a szállást maximum 135 euró/fő/éj összegben. Ennél magasabb összegű szállásköltség esetén a foglalás csak a GFO előzetes engedélyével lehetséges. 6. A szállásköltséggel a kiutazó KüVI vezető, illetve tag – számla vagy bizonylat alapján – számol el az erre a célra felvett előleg erejéig. 7. A  választáshoz kapcsolódóan adminisztratív, szervezési, gazdálkodási, technikai feladatok ellátására, kapacitáskiegészítésként, a  KüM-mel kormányzati szolgálati jogviszonyban, vagy munkaviszonyban nem álló személyekkel megbízási szerződés, munkaszerződés köthető. Megbízási szerződés kötésére javaslatot a kijelölt szervezeti egység vezetője tesz az  államtitkárnak. A  megbízás kötelezettségvállalója az  államtitkár, szakmai ellenjegyzője a  kijelölt szervezeti egység vezetője. A megbízási díj kifizetésére a feladat teljesítése után kerülhet sor. 8. Az ázsiai, afrikai, valamint a dél-amerikai kontinensre kiutazók részére előlegként 50 USD kerül biztosításra előre nem látható kiadások fedezésére (pl. reptéri illeték Kuba, Pakisztán, Indonézia stb.). VI. A választás lebonyolításának speciális feladatai 1. A  Központból a  külképviseletre kiutazó KüVI vezető, és KüVI tag diplomáciai futárként magával viszi az  NVI által összeállított választáshoz szükséges szavazási egységcsomagot. A  diplomáciai zárás a  KüM diplomáciai és futárcsomagoló részlegének helyszínén az  arra illetékes munkatársak közreműködésével történik meg. Erre tekintettel a KüVI vezető, illetve KüVI tag az átvett szavazási egységcsomagot diplomáciai zárás céljából az átvételt követően haladéktalanul átviszi a KüM illetékes szervezeti egységéhez (Futár Osztály). A diplomáciai zárással ellátott küldeményt a KüVI vezető elindulásáig visszaszállítja az őrzésre kialakított helyre. 2. A  Központból a  külképviseletre kiutazó KüVI vezető és KüVI tag a  szavazási egységcsomagot, a  szavazólapokat tartalmazó szavazóurnát és a levélszavazatokat a kiutazás és a hazautazás teljes időtartama alatt köteles személyes őrizetében tartani. Felelősséggel tartozik annak sérülésmentes állapotban történő megérkezéséért, illetve hazajuttatásáért, illetéktelen személy hozzáférésének kizárásáért. Repülőgéppel történő utazás esetén a  szavazási egységcsomagot kézipoggyászként fel kell vinni a repülőgép fedélzetére. A szavazási egységcsomag nem helyezhető el a repülőgép rakterében, a fedélzeten a légiutas-kísérők csomagtárolójában, vagy más hasonló, a KüVI tag által nem látható, ellenőrizhető tárolóegységben. 3. A szavazási egységcsomag, a szavazólapokat tartalmazó szavazóurna és a levélszavazatok biztonságos, sérülésmentes ki- és hazajuttatása kizárólag diplomáciai futárküldeményként való szállításával biztosítható, a kiutazó KüVI vezető és KüVI tag feladatát a diplomáciai futárszolgálat keretében látja el. 4. Repülőgéppel történő utazás esetében a  KüVI vezetője és tagja a  szavazási egységcsomagon, a  szavazólapokat tartalmazó szavazóurnán és a levélszavazatokon kívül más diplomáciai futárküldeményt nem vihet és nem hozhat. 5. A GFO Fejezeti Költségvetési Osztályának Utaztatás részlege (a továbbiakban: Utaztatás) a Központból a külképviseletre kiutazó KüVI vezető és KüVI tag utazását úgy köteles megszervezni, hogy a választással kapcsolatos KüM-re háruló feladatok határidőben, biztonságosan, költséghatékony módon legyenek végrehajthatóak, a szavazatokat tartalmazó szavazóurna, illetve a  levélszavazatok sérülésmentesen, biztonságosan megérkezzenek, és az  utazás egyúttal a kiutazók egészségét ne veszélyeztesse. 6. A kiutazó KüVI vezető és KüVI tag részére Európán kívüli utazás esetében Business repülőjegyet kell vásárolni, kivéve, ha ez a feladatok határidőben való teljesítésének kötelezettsége miatt vagy költséghatékonysági okokból ésszerűen nem biztosítható. Európán belüli utazás esetében abban az esetben kell Business repülőjegyet vásárolni, ha csak így lehet biztosítani azt, hogy a szavazási egységcsomagot, a szavazólapokat tartalmazó szavazóurnát és a levélszavazatokat (a kézitáskán kívül) kézipoggyászként fel lehessen vinni a fedélzetre, illetve azt az utazás időtartama, egészségügyi szempontok (különösen: mozgás lehetősége, akadálytalan vérkeringés a  hosszú út alatt) indokolják. Business repülőjegyet kell vásárolni abban az esetben is, ha a szavazóurna sérülésmentes szállítása a kiutazó KüVI tag részére további egy repülőjegy megvásárlásával oldható meg, melyek költsége meghaladná a Business repülőjegy költségét. A Business repülőjeggyel elérhető állomáshelyekre az utazásokat a közigazgatási államtitkár engedélyezi. 7. Abban az  esetben, ha a  szavazási egységcsomag, a  szavazólapokat tartalmazó szavazóurna és a  levélszavazatok sérülésmentes szállítása más módon nem oldható meg, a kiutazó KüVI tag részére további egy repülőjegyet kell venni, annak érdekében, hogy a szavazási egységcsomagot, a szavazólapokat tartalmazó szavazóurnát és a levélszavazatokat az ülése melletti széken elhelyezhesse. 8. Az Utaztatás által lefoglalt repülőjegyekben szereplő utazási adatoktól eltérni nem lehet. 9. A KüM a gépkocsival szervezett utazáshoz, a kiutazó munkatársak részére hivatali gépjárművet és gépkocsivezetőt biztosít. A gépkocsivezető szállás költsége, napidíja és napidíjpótléka a választás költségvetése terhére számolható el. VII. A választással kapcsolatos nyilvántartási és ellenőrzési kötelezettségek 1. A választással kapcsolatos pénzeszköz felhasználását a FORRÁS Költségvetési és Pénzügyi Nyilvántartó Programban elkülönítetten kell nyilvántartani. 2. A  külképviseleteken felmerülő kiadásokat külön ügyletkódon a  FORRÁS Költségvetési és Pénzügyi Nyilvántartó Programban kell rögzíteni. 3. Közvetlen költségek esetében az 1. pontban megjelölt nyilvántartások alapját képező kiadásokat eredeti számlával kell alátámasztani. Számlamásolat csak abban az esetben fogadható el, ha az eredeti számla külképviselet számára áfa-visszaigénylés vagy garanciális feltételek biztosítása céljából szükséges. Ebben az esetben a számlamásolaton fel kell tüntetni, hogy az eredeti számla milyen okból nem bocsátható a Központ rendelkezésére. A visszatérítendő áfát kimutatással együtt külön kell kezelni. Készpénzes vásárlás esetén a számlához mellékelni szükséges a deviza kiadási bizonylat eredeti példányát, a pénztárnaplóban ezen tételhez ennek fénymásolatát. 4. A választáshoz kapcsolódó, számlával nem igazolható közvetett költségek elszámolására belső bizonylat (önbizonylat) kiállítása alapján kerülhet sor. A  KüVI-k által kiállított önbizonylatokon csak a  Központ által jóváhagyott közvetett költségek szerepelhetnek. A felosztható költségek körét jelen utasítás 2. melléklete tartalmazza. 5. A külképviseleteken a választással kapcsolatosan felmerülő kiadások eredeti számláit, valamint belső bizonylatokat a külképviselet köteles gyűjteni és azokat haladéktalanul, gyorspostával haza küldeni. 6. A  választás pénzügyi kiadásainak ellenőrzését az  Ellenőrzési Főosztály a  választást követő 80 naptári napon belül köteles elvégezni. Szükség esetén külképviseleti helyszíni ellenőrzés elrendelhető. VIII. Záró rendelkezés Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. Martonyi János s. k., külügyminiszter