24/2014. (III. 31.) HM utasítása az Európai Unió 2014–2020-as programozási időszak forrásainak tárca szintű tervezésével és felhasználásával kapcsolat

24/2014. (III. 31.) HM utasítása az Európai Unió 2014–2020-as programozási időszak forrásainak tárca szintű tervezésével és felhasználásával kapcsolatos feladatok végrehajtásáról. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011.  évi CXIII.  törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 2. § (5) bekezdése alapján a következő utasítást adom ki: 1. § (1) Az utasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálatra (a továbbiakban: KNBSZ), a miniszter fenntartói irányítása alá tartozó köznevelési intézményre, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezetek) terjed ki. (2) Az utasítás hatálya nem terjed ki a 2007–2013 programozási időszak keretében elindított, a pályázati tevékenységgel összefüggő egyes feladatokról szóló 130/2011. (XII. 2.) HM utasítás hatálya alá tartozó projektekre. 2. § A honvédelmi szervezetek az utasításban foglalt feladatokat a HM közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: HM KÁT) szakirányításával látják el. 3. § A HM KÁT gondoskodik az Európai Unió által az operatív programok keretében, az Európai Gazdasági Térség és a Norvég Finanszírozási Mechanizmus, a Svájci-Magyar Együttműködési Program és az egyéb európai uniós alapokból elérhető források felkutatása és felhasználása érdekében a) a tárca képviseletéről az uniós programok kidolgozásáért felelős fejezeteket irányító szervezetekkel való kapcsolattartás során és b) a források célirányos tervezését, azok jogszerű felhasználását, az ehhez kapcsolódó adminisztrációs feladatok végrehajtását, a pályázati kritériumoknak történő megfelelőséget biztosító rendszer tárcán belüli működtetéséről. 4. § A HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály (a továbbiakban: HM GTSZF) a projektek megvalósításával kapcsolatban a) koordinálja a honvédelem területét érintő 3. §-ban meghatározott források befogadásának és felhasználásának előkészítését, megvalósítását, nyomon követését, b) az a) pontban meghatározott feladata ellátásához szükséges mértékű szakmai kapcsolatot tart fenn és koordinációt biztosít az egyes operatív programokért felelős fejezetek képviselőivel, c) biztosítja, hogy a tárca projekttervei összhangban legyenek az európai uniós és a hazai kormányzati stratégiákkal, d) a honvédelmi szervezetek által megküldött jelentések alapján negyedéves rendszerességgel beszámolót készít a HM KÁT részére a projektek helyzetéről, a projektek előrehaladásáról, e) előkészíti a projektekkel összefüggésben szükséges tárca szintű jelentéseket, adatszolgáltatásokat, f ) koordinálja a 3. §-ban meghatározott forrásokból megvalósítani tervezett – nem haderőfejlesztés jellegű – fejlesztéseket tartalmazó tárca szintű terv (a továbbiakban: EUFT) összeállítását és az 5. § (2) bekezdésében meghatározott szervezetek együttműködésével a tárgyévet követő év január 20-ig felülvizsgálja annak tartalmát, valamint összeállítja a terv bontásához igazodó, a megvalósulást bemutató éves jelentést és g) a projektekkel összefüggő tárcaszintű jelentéseket és adatszolgáltatásokat a HM VPVTHÁT tájékoztatásával terjeszti fel. 5. § (1) Az utasításban foglalt feladatok szakmai támogatása érdekében EU Forrás Koordinációs Szakértői Munkacsoportot (a  továbbiakban: munkacsoport) hozok létre, amelynek működését – a HM KÁT által jóváhagyott ügyrend keretei között – a HM GTSZF vezeti, szervezi és koordinálja. (2) A munkacsoport tagjai: a) a HM Hadfelszerelési és Vagyonfelügyeleti Főosztály, b) a HM Tervezési és Koordinációs Főosztály, c) a HM Humánpolitikai Főosztály, d) a HM Kontrolling Főosztály, e) a HM Védelmi Tervezési Főosztály, f ) a HM Társadalmi Kapcsolatok és Háborús Kegyeleti Főosztály, g) a HVK Híradó, Informatikai és Információvédelmi Csoportfőnökség, h) a HVK Személyzeti Csoportfőnökség, i) a HVK Logisztikai Csoportfőnökség, j) a HVK Kiképzési Csoportfőnökség, k) a HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH), l) a HM Védelmi Hivatal, m) a HM Hadtörténeti Intézet és Múzeum, n) a KNBSZ, o) az MH Összhaderőnemi Parancsnokság és p) az MH Egészségügyi Központ delegált állandó szakértői. (3) A munkacsoportot a HM GTSZF főosztályvezetője negyedévente egyszer, a tárgynegyedév utolsó hónapjában teljes létszámban összehívja a végrehajtott feladatok bemutatása, a felmerülő feladatok megtárgyalása, a vezetői összefoglaló jelentések összeállítása érdekében. (4) A munkacsoport ülésére a HM GTSZF főosztályvezetője a tárgyalandó téma függvényében további szakértőket is meghívhat. (5) A munkacsoportba delegált tagok javaslatot tesznek a képviselt szakterületük vonatkozásában, kiemelten a szabályozással, forrásfelhasználással összefüggő feladatok, valamint az EUFT kialakítása, módosítása, a benne foglalt fejlesztések végrehajtása kapcsán. (6) Az utasításban foglalt feladatok folyamatos szakmai támogatását a munkacsoport időszakos ülései és a tárgyalandó téma függvényében, a HM GTSZF főosztályvezetője által, a munkacsoport állandó delegált tagjai közül kijelölt szakértőkből álló eseti szakértői csoportok biztosítják. (7) Eseti szakértői csoport összehívását a témakör miatt kötelezően elvárt tagok megjelölésével, az önkéntes részvételi lehetőséget valamennyi munkacsoport tag részére biztosítva, a (2) bekezdésben meghatározott szervek, szervezetek részére kiküldött meghívóval a HM GTSZF főosztályvezetője kezdeményezi. 6. § A projektmenedzsment ideiglenes csoport, amely a) a projekt zökkenőmentes, ütemezett, határidőre történő végrehajtása, b) a forrásban részesülő honvédelmi szervezet és a források elszámolására kijelölt HM tárcán kívüli szervezetek közötti kommunikáció biztosítása, c) a projekt adminisztrációjának, beszámoló jelentéseinek, kifizetési igényléseinek összeállítása érdekében működik. 7. § A HM VGH a) figyelemmel kíséri a 3. §-ban meghatározott források tekintetében releváns támogatási programok keretében indításra tervezett – az ágazatot érintő – projekteket, b) a HM fejezet költségvetési szerveinél megvalósuló projektek esetében elláthatja a projektmenedzsment pénzügyi feladatait, ideértve különösen a kifizetési igénylések, kérelmek, adatszolgáltatások összeállításával kapcsolatos feladatokat, c) kapcsolatot tart a megvalósításban részt vevő honvédelmi és egyéb közreműködő szervezetekkel, d) a honvédelmi szervezetek bedolgozásai alapján tervezi, nyilvántartja és nyomon követi a projektek megvalósításához előírt önrészhez és az elszámolások átfutási ideje alatt a finanszírozáshoz szükséges forrásokat, e) ellátja a 15–16. §-ban meghatározott jelentési feladatokat és f ) a honvédelmi szervezetek részére történő kiadásig kezeli az uniós pályázatok önrészének a HM fejezet költségvetésében jóváhagyott előirányzatait. 8. § (1) A honvédelmi szervezetek – saját projektjeik tekintetében – felelősek a) a projektmenedzsment együttműködésével a projekt teljes körű szakmai megvalósításáért, b) a projekthez szükséges beszerzések kezdeményezéséért, végrehajtásáért, a kapcsolódó – a hatáskörükbe tartozó – gazdálkodási, pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért, ideértve különösen a pénzügyi ellenjegyzést, a kötelezettségvállalást, az érvényesítést, az utalványozást, az előirányzatosítást, számviteli szabályoknak megfelelő könyvelést, az eszközök bevételezését és a beszámolást, c) HM VGH kijelölt pénzügyi ügyintézője által a forrás felhasználására vonatkozó elszámolási szabályok szerint összeállított kifizetési igénylések, kérelmek, adatszolgáltatások összeállításához szükséges alapadatok biztosításáért és d) a projekt operatív működéséért, végrehajtásáért, a projektekre vonatkozó előírások és jogszabályok betartásáért. (2) A honvédelmi szervezetek a projektmenedzsmenttel együttműködve a) a HM GTSZF koordinációjával, a HM VGH és az 5. § (2) bekezdésében foglalt szakmai szervezetek segítségével, felügyeletével előkészítik a projektjavaslatokat, a projektek előkészítéséhez kapcsolódó dokumentumokat, b) ellátják a projektek előkészítésével, tervezésével, végrehajtásával, nyomon követésével összefüggő adminisztratív és szervezési feladatokat, c) javaslatot tesznek a projektek finanszírozásának módjára és ütemezésére, valamint d) szükség esetén előkészítik és a HM GTSZF útján, a munkacsoport tagok egyidejű tájékoztatásával kezdeményezik a projektekkel összefüggő állami vezetői döntéseket. (3) A honvédelmi szervezetek állományából a szervezet vezetője kapcsolattartó EU referenst (a továbbiakban: EU referens) jelöl ki. Az EU referens nevét, rendfokozatát, elérhetőségét – első alkalommal az utasítás hatálybalépését követő 15. napig, adatváltozást követően pedig haladéktalanul – megküldi a HM VGH útján a HM GTSZF részére. (4) A honvédelmi szervezetnél megvalósuló projektek számának és jellegének függvényében a szervezet vezetője szükség esetén – a felelősségi körükbe tartozó projektek egyértelmű elhatárolása mellett – több EU referenst is kijelölhet. (5) Az EU referens a honvédelmi szervezetnél tervezett és folyamatban lévő – kijelölése alapján a feladatkörébe tartozó – projektek tekintetében a) a projektekkel összefüggő feladatok vonatkozásában kapcsolatot tart a projektmenedzsmenttel, valamint a HM VGH kijelölt ügyintézőivel, b) részt vesz a projektjavaslat és a projekt előkészítő dokumentáció összeállításában és c) biztosítja a honvédelmi szervezeten belül folyó projektekkel összefüggő adatszolgáltatást a HM VGH részére. (6) A honvédelmi szervezet a projekt kapcsán a gazdálkodási szabályzatait a projekt sajátosságaira tekintettel folyamatosan aktualizálja, kiemelt figyelemmel a projekthez kapcsolódó hatás- és jogkörök szerepeltetésére. 9. § A 3. §-ban meghatározott források tervezett felhasználása érdekében a HM GTSZF az 5. § (2) bekezdésében meghatározott szervezetek együttműködésével összeállítja és felterjeszti az EUFT-t, amely a) tartalmazza a HM tárca egészére vonatkozó, kiemelten a honvédelmi szervezetek által megvalósítandó projekteket, a források megjelölését és a projekteknek a források programozási ciklusához illeszkedő bontású prognosztizált forrásszükségletét, b) rögzíti az 5. § (2) bekezdésében megjelölt szervezetek közül az egyes projektekhez kijelölt, a szakmai prioritások felállításáért, a kezdeményezésekben megjelölt technikai specifikációk, megvalósítási tervek szakmai revíziójáért felelős szakmai szervezetet. 10. § Az EUFT-ben szereplő projektek esetében a honvédelmi szervezet a projekt indulását lehetővé tévő forrás hozzáférhetővé válásakor – ideértve különösen a pályázati lehetőség megnyílását – pályázati szándékát az EUFT-ben szereplő hivatkozás megadásával – a HM VGH egyidejű tájékoztatása mellett – jelzi a HM GTSZF részére. 11. § A honvédelmi szervezetek a 9. §-ban meghatározott EUFT-ben nem szereplő fejlesztések esetében az előkészítés alatt álló projektterveiket, a HM GTSZF útján jóváhagyásra felterjesztik a HM KÁT részére a HM VGH egyidejű tájékoztatása mellett. A HM GTSZF a HM KÁT által támogathatónak ítélt projektterveket további ügyintézés céljából haladéktalanul visszaküldi a kezdeményező honvédelmi szervezeteknek. 12. § A projektekkel összefüggő ismert feladatokat és forrásszükségletet, különösen az önrész és az előfinanszírozási kötelezettségből eredő költségvetési igényt tervezni szükséges. A honvédelmi szervezetek által felterjesztett és jóváhagyott projekthez szükséges, más forrásból nem biztosítható önrész költségvetési fedezetét a tárca költségvetésében kell biztosítani. 13. § Amennyiben a projektben való részvételhez külön jogszabály alapján a miniszter írásos támogatása szükséges, a honvédelmi szervezet a miniszteri támogató nyilatkozatot legalább 8 munkanappal a projekt beadását megelőzően – a HM GTSZF útján – a HM KÁT-nál kérelmezi. A kérelemhez csatolni kell a projekt rövid leírását, ütemezését és az önrész tekintetében esetlegesen szükséges költségvetési fedezet rendelkezésre állását igazoló nyilatkozatot. 14. § A pályázatokon a honvédelmi szervezet saját bevétele terhére biztosított önrésszel is részt vehet. Ilyen esetben projekt indítására vonatkozó döntés előtt kezdeményezi a szükséges előirányzat-módosítást. 15. § A projekt szabályos és ütemterv szerinti megvalósítása érdekében a honvédelmi szervezetek a folyamatban levő projekt tevékenységről minden negyedév utolsó hónap 10. napjáig jelentést készítenek, és azt megküldik a HM VGH részére. A beérkező jelentések alapján a HM VGH a HM GTSZF részére összesített adatszolgáltatást állít össze a projektek előrehaladásáról. 16. § Amennyiben a projekt előrehaladása során probléma merül fel, a projektet megvalósító honvédelmi szervezet és a HM VGH a problémáról soron kívül a megoldási javaslatait és a potenciális következményeket is részletező jelentést küld a HM GTSZF útján a HM KÁT részére. 17. § A projekt megvalósításához szükséges igazolásokat, kimutatásokat a megkeresett honvédelmi szervezetek az illetékességükbe tartozó ügyekben soron kívül állítják ki. 18. § A honvédelmi szervezetek a projekt teljes időszaka alatt, beleértve a fenntartási időszakot is gondoskodnak a  vonatkozó európai uniós, más nemzetközi, a nemzeti jogszabályok, valamint a támogatási szerződés, támogató okirat által előírt dokumentálási és iratmegőrzési kötelezettség teljesítéséről. 19. § A források megnyílásához történő igazodás és a rövid határidők megfelelő kezelése érdekében a honvédelmi szervezetek az utasításban részükre meghatározott adatszolgáltatásokat a szolgálati elöljáró egyidejű tájékoztatása mellett közvetlenül, jelentéseiket a szolgálati út betartásával terjesztik fel. 20. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) A HM GTSZF az 5. § (2) bekezdésében meghatározott szervek és szervezetek együttműködésével elkészíti a munkacsoport ügyrendjét és az utasítás hatálybalépését követő 60 napon belül az EUFT-vel együtt a HM SZMSZ-ben foglaltak alapján, illetve a HM VPVTHÁT útján a HM KÁT részére jóváhagyásra felterjeszti. Dr. Hende Csaba s. k., honvédelmi miniszter