34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelete az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről.

34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelete az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről. A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/A. § (5) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, a  Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 48. § 9. pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva – a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 21. § 5. és 14. pontjában meghatározott feladatkörében eljáró belügyminiszterrel egyetértésben – a következőket rendelem el: 1. A rendelet hatálya 1. § E rendelet hatálya a) a közfeladatot ellátó szervekre (a továbbiakban: átadó), b) a közfeladatot ellátó szervek maradandó értékű, elektronikus formában tárolt iratainak levéltári átvételére, valamint c) a közlevéltárakra (a továbbiakban: átvevő) terjed ki. 2. Értelmező rendelkezések 2. § E rendelet alkalmazásában: 1. besorolási séma: a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet (a továbbiakban: KIM rendelet) 3.  § 2.  pontjában meghatározott séma; 2. elektronikus irat: a  köziratokról, a  közlevéltárakról és a  magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI.  törvény (a továbbiakban: Ltv.) 3.  § c)  pontjában meghatározott irat, amely elektronikusan keletkezett vagy digitalizált; 3. elektronikus átvételi csomag: olyan tömörítetlen állomány, amely egy vagy több elektronikus irat és kapcsolódó metaadataik meghatározott formátumú és struktúrájú, a  levéltári átvétel céljából összekapcsolt együttese; 4. ellenőrző összeg: az  elektronikus átvételi csomag konténer fájlformátum állományához rendelt kódolási algoritmus által előállított számsorozat, amely a sértetlenség igazolására szolgál; 5. elsődleges adat: az  átvétel részét képező elektronikus iratok összessége, és az  elektronikus iratok keletkezésére, használatára, azok értelmezésére vonatkozó, az  irat keletkezésekor vagy az  elektronikus átvételi csomag előállítása során keletkezett adat; 6. elsődleges besorolási séma: a KIM rendelet 3. § 7. pontjában meghatározott séma; 7. irategyüttes: több elektronikus iratot magában foglaló hierarchikus szerkezetű egység; 8. konténer fájlformátum: olyan fájlformátum, amely biztosítja az  elsődleges adatokat és a  metaadatokat tartalmazó fájlok strukturált rendszerének egy fájlként történő tárolását és megjeleníthetőségét; 9. metaadat: levéltári átvétel céljából létrehozott elektronikus átvételi csomagra, vagy egyes iratokra, vagy irategyüttesekre vonatkozó azonosító, leíró, technikai vagy hozzáférésre vonatkozó adat vagy adatcsoport, amely rögzítése és az irathoz vagy iratcsoporthoz való hozzárendelése által biztosítja az irat vagy iratcsoport kezelését, felhasználását, olvashatóságát, értelmezhetőségét, sértetlenségét; 10. szabványos iktatási export állomány: a KIM rendelet 21–22. §-a szerinti export állomány; 11. tanúsított iratkezelési szoftver: olyan iratkezelési szoftver, amely rendelkezik a  közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletben előírt alkalmazási feltételekkel, és tanúsítását a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 43/2013. (II. 19.) Korm. rendelet szerint kijelölt tanúsító szervezet végezte el; 12. ügyirat: a  közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) 2. § 51. pontja szerinti ügyirat. 3. A levéltári átvétel feltételei 3. § (1) Az átadó az elektronikus formában tárolt, az Ltv. 3. § j) pontja szerinti maradandó értékű iratokat (a továbbiakban: maradandó értékű elektronikus irat) elektronikus átvételi csomag formájában, a (2)–(5) bekezdésben meghatározott követelményeknek megfelelően adja át az átvevőnek. (2) Az elektronikus átvételi csomag része: a) egy darab konténer fájlformátumban lévő állomány és b) az ellenőrző összeg fájl. (3) A (2) bekezdésben meghatározott elektronikus átvételi csomag elnevezése az alábbiak szerint épül fel azzal, hogy az elnevezés egyes elemeit aláhúzás jellel kell egymástól elhatárolni: a) SIP elnevezésű kezdő karaktersor; b) az elektronikus átvételi csomag készítésének időpontja, amely nyolc karakterből áll év, hónap, nap bontásban; c) az átadó elnevezéséből képzett, legfeljebb húsz, ékezet nélküli nagybetűs karakterből álló egyedi azonosító; valamint d) sorszám, amely az elektronikus átvételi csomag készítése napján újrakezdődő, folyamatosan növekvő, három karakter hosszúságú egész szám. (4) A konténer fájlformátumban lévő állomány fejléc (a továbbiakban: header) mappából és tartalom (a továbbiakban: content) mappából áll. A  mappák tartalmát és felépítését a  6.  § (2)  bekezdése szerinti típusok alapján az  1–4.  melléklet határozza meg. A  header mappa egy fájlt tartalmaz az  1.  melléklet szerint, metadata.xml elnevezéssel. A content mappa két almappát tartalmaz; adatok (a továbbiakban: data) almappát és dokumentáció (a továbbiakban: documentation) almappát az 1. melléklet szerint. A documentation almappa tartalmazza az iratok értelmezéséhez az 5. § (1) bekezdése szerinti megállapodásban előírt dokumentációt, minden egyéb adatot a data almappában kell elhelyezni. (5) Az elektronikus átvételi csomag nem titkosítható és nem látható el jelszóvédelemmel. (6) A  (2)–(5)  bekezdésben meghatározott elektronikus átvételi csomag felépítésére vonatkozó műszaki követelményeket az 1. melléklet határozza meg. (7) Az  elektronikus átvételi csomag tartalmazza a  KIM rendeletben előírt, és az  iratkezelési szoftver által előállított naplóállományokat. 4. § Az  átadó az  R. 61.  § (7)  bekezdésében meghatározott esetben hiteles elektronikus másolattal is teljesítheti az átadást. 4. A maradandó értékű elektronikus irat levéltári átvétele tárgyában kötött megállapodás 5. § (1) Az  átadó és az  átvevő a  maradandó értékű elektronikus irat levéltári átvételére megállapodást (a továbbiakban: megállapodás) köt. Egy megállapodás tárgya több átvétel is lehet. (2) A megállapodás tartalmazza: a) az átvételi eljárás tartalmi és technikai előkészítésére vonatkozó feladatai meghatározását; b) az átvételre kerülő maradandó értékű elektronikus iratok körét, azok technikai és tartalmi jellemzőit, meghatározva azon maradandó értékű elektronikus iratok körét is, amelyekből ügyviteli célból példány marad az átadónál; c) az átvétel részeként átadásra kerülő meglévő és elkészítendő dokumentációt; d) az elektronikus átvételi csomag előállításához szükséges feladatokat, azok ütemezését és ellenőrzését; e) az átvételi eljárás technikai lebonyolítását és ütemezését; f ) a maradandó értékű papíralapú és elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzésére, kezelhetőségére és használhatóságára vonatkozó rendelkezést; valamint g) a (4) bekezdésen és a 6. § (3) bekezdésén alapuló rendelkezéseket. (3) A  maradandó értékű elektronikus iratok átvétele során az  átvevő a  6.  § (1)  bekezdésében meghatározott módon − és ha az  átadó és átvevő a  megállapodásban a  (4)  bekezdés szerint ettől eltérően nem rendelkezik − az 1–5. mellékletben megállapított követelmények alapján folytatja le az átvételi eljárást. (4) Az  1–5.  mellékletben megállapított követelményektől a  megállapodásban akkor lehet eltérni, ha a  metaadatok nem, vagy csak részlegesen állnak az átadó rendelkezésére, nem pótolhatóak, vagy oly mértékben sérültek, hogy helyreállításuk nem lehetséges. (5) Az 1–5. mellékletben foglalt követelmények teljesítéséről az átadó gondoskodik. 5. A levéltári átvétel típusai 6. § (1) A levéltári átvétel történhet: a) iratkezelési szoftverből; b) adatbázisból; c) fájlrendszerből; d) elektronikus iratok összetartozó gyűjteményéből. (2) A levéltári átvétel típusai: a) tanúsított iratkezelési szoftverből történő átvétel; b) nem tanúsított iratkezelési szoftverből történő átvétel iktatási iratnyilvántartással; c) nem tanúsított iratkezelési szoftverből történő átvétel nem iktatási típusú iratnyilvántartással, iratszintű metaadatokkal; d) átvétel nem iratszintű metaadatokkal. (3) A  (2)  bekezdésben meghatározott átvételi típusok adatsémájának leírását a  Magyar Nemzeti Levéltár a  honlapján közzéteszi. 7. § (1) A  6.  § (2)  bekezdés a)  pontjában meghatározott esetben az  elektronikus átvételi csomag tartalmazza a  tanúsított iratkezelési szoftver által előállított szabványos iktatási export állományt a  2.  mellékletben meghatározott szerkezetben és metaadatokkal ellátva, az R. 39. § (2) bekezdésében meghatározott iktatókönyvi rendezettségben. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott elektronikus átvételi csomag content mappa adatok almappájában elhelyezett elsődleges adatoknak a header mappában elhelyezett metaadatok strukúrájában a nyilvántartott iratok szintjéhez kell kapcsolódnia. (3) Az (1) bekezdésben meghatározott iktatókönyv szerinti rendezettség és az R. 41. § (1) bekezdésében meghatározott sorszámos iktatás esetén, a  főszámon iktatott iratnak a  nyilvántartott irat szintjén előírt metaadatokat kell tartalmaznia. (4) Az (1) bekezdésben meghatározott iktatókönyv szerinti rendezettség és az R. 41. § (2) bekezdésében meghatározott főszám-alszámos iktatás esetén az  (1)  bekezdés szerinti elektronikus átvételi csomag a  maradandó értékű elektronikus iratokat ügyiratokba rendezve tartalmazza. A  főszámon iktatott irat az  ügyirat szinten előírt metaadatokat, az alszámon iktatott irat a nyilvántartott irat szintjén előírt metaadatokat tartalmazza. 8. § (1) A  6.  § (2)  bekezdés b)  pontjában meghatározott esetben az  elektronikus átvételi csomag tartalmazza az  R. 14.  § (1)  bekezdése alapján iktatott maradandó értékű elektronikus iratokat a  2.  mellékletben meghatározott szerkezetben és metaadatokkal ellátva, a megállapodásban rögzített eltérésekkel. (2) Az (1) bekezdés szerinti elektronikus átvételi csomag az iratkezelési szoftverben tárolt metaadatokat a maradandó értékű elektronikus iratok szintjéig bontva tartalmazza. 9. § A  6.  § (2)  bekezdés c)  pontjában meghatározott esetben az  elektronikus átvételi csomag az  R. 10.  § (2)  bekezdés a)  pontja szerinti nyilvántartás részét képező maradandó értékű elektronikus iratokat a  3.  mellékletben meghatározott szerkezetben és metaadatokkal ellátva, irategyüttesenként csoportosítva tartalmazza. 10. § (1) A 6. § (2) bekezdés d) pontjában meghatározott esetben, ha a maradandó értékű elektronikus iratokat nem olyan szoftverrel kezelték, amely biztosítja a  2–3.  melléklet szerinti metaadatok hozzárendelését a  maradandó értékű elektronikus iratokhoz, az elektronikus átvételi csomag a maradandó értékű elektronikus iratokat a 4. mellékletben meghatározott szerkezetben és metaadatokkal ellátva tartalmazza. (2) Az  (1)  bekezdés szerinti elektronikus átvételi csomag metaadat-készletére, annak struktúrájára, és az  elsődleges adatok felépítésére, szétbontására vonatkozó előírásokat a megállapodásban kell rögzíteni. 11. § A levéltári átvétel megvalósulhat: a) szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás igénybevételével, vagy b) adathordozón, azzal, hogy az  adathordozó az  elektronikus átvételi csomagon kívül más fájlt nem tartalmazhat. 6. A levéltári átvétel eljárási szabályai 12. § (1) Az  átvevő az  elektronikus átvételi csomag levéltári átvételét – a  (3)  bekezdésben meghatározott kivétellel – térítésmentesen végzi. (2) Az átvevő a) az elektronikus átvételi csomagot átveszi, ha az megfelel a 3. §-ban és a 4. §-ban előírt követelményeknek, vagy b) legalább 15 és legfeljebb 90 napos határidő biztosításával, és a  levéltári átvételt akadályozó ok megjelölésével ismételt átadásra szólítja fel az  átadót, ha az  elektronikus átvételi csomag nem felel meg a 3. §-ban és a 4. §-ban előírt követelményeknek, vagy c) az elektronikus átvételi csomag levéltári átvételét elutasítja, ha az  átadó nem tett eleget átadási kötelezettségének a  b)  pont alapján, egyúttal a  b)  pont szerint póthatáridőt tűz, és felhívja az  átadó figyelmét arra, hogy e  határidő elmulasztása vagy az  elektronikus átvételi csomag 3.  §-ban és 4.  §-ban előírt követelményeknek való meg nem felelése esetén az  ügyben ellenőrzésre jogosult szervnél bejelenti az iratátadás meghiúsulásának tényét, és egyben kéri az ellenőrzésre jogosult szerv intézkedését. (3) Az  átadással, és a  (2)  bekezdés b)  pontja esetében az  ismételt átadással összefüggésben felmerülő költségeket az átadó viseli. 13. § Az  elektronikus átvételi csomag levéltári átvételéről az  átvevő az  átadót a  megállapodásban rögzített módon értesíti. 7. Adatvédelmi rendelkezések 14. § (1) Az  átadó és az  átvevő által foglalkoztatottak az  e  rendeletben meghatározott feladataik ellátása során megismert minősített adatot, személyes adatot vagy különleges adatot, üzleti titkot, banktitkot, fizetési titkot, biztosítási titkot, értékpapírtitkot, pénztártitkot, orvosi titkot és más hivatás gyakorlásához kötött titkot kizárólag a feladat ellátásának időtartama alatt, a célhoz kötöttség elvének figyelembevételével jogosultak kezelni. (2) Az  átadó és az  átvevő foglalkoztatottait az  (1)  bekezdés szerint megismert adatok tekintetében titoktartási kötelezettség, és ennek vállalásáról szóló írásbeli nyilatkozattételi kötelezettség terheli. 8. Záró rendelkezések 15. § Ez a rendelet 2017. január 1-jén lép hatályba. 16. § A  rendelet tervezetének a  műszaki szabályokkal és az  információs társadalom szolgáltatásaira vonatkozó szabályokkal kapcsolatos információszolgáltatási eljárás megállapításáról szóló, 2015. szeptember 19-i (EU) 2015/1535 európai parlamenti és tanácsi irányelv 5–7. cikke szerinti előzetes bejelentése megtörtént. Balog Zoltán s. k., emberi erőforrások minisztere