14/2015. (X. 9.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alap bizonylati szabályzatáról.

14/2015. (X. 9.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alap bizonylati szabályzatáról. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 165–169. §-ában, az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet 2. § (1)–(2) bekezdésében és 52. §-ában foglaltak alapján, tekintettel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára és a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6. §-ára és 8. § (1) bekezdésére, valamint a  Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 2/2015. (I. 16.) MvM utasítás 1. melléklet 33. § (1) bekezdés a) pontjára a következő utasítást adom ki: 1. Az utasítás hatálya, alkalmazási köre, felelősségi rend 1. A jelen utasítás (a továbbiakban: szabályzat) alkalmazási köre a  Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alap (a továbbiakban: NKFI Alap) számviteli és gazdálkodási tevékenységhez kapcsolódó bizonylataira terjed ki. 2. A szabályzat hatálya az NKFI Alapért felelős kezelő szervi feladatait ellátó Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) valamennyi szervezeti egységére, illetve az NKFI Hivatal állományába tartozó személyekre terjed ki. A szabályzatban foglalt feladatok és kötelezettségek teljesítéséért – amennyiben a szabályzat másként nem rendelkezik – az NKFI Hivatal Költségvetési Főosztályának NKFI Alap Számviteli és Pénzügyi Osztálya felelős, figyelemmel a 43. pontban foglaltakra is. A szabályzatban foglaltak végrehajtásáért az NKFI Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 2/2015. (I. 16.) MvM utasítás szerint kijelölt NKFI Hivatal szervezeti egységei feladatés hatáskörükben felelősek. 2. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem 3. Az NKFI Alap számviteli és pénzügyi tevékenysége során bizonylatnak kell tekinteni minden olyan okmányt, feljegyzést, kimutatást vagy bármely technikai módon készített adathordozót, amelyet a  nyilvántartásokban való rögzítés vagy az azokban szereplő adatok ellenőrzésének, állományuk megállapításának céljából készült, és amely a  gazdasági műveletek (események) megtörténtét, hatásuk értékét, mennyiségi és minőségi adataikat hitelt érdemlően igazolja. 4. A bizonylatolásra vonatkozó részletes szabályokat az  NKFI Alapnál a  Költségvetési Főosztály NKFI Alap Számviteli és  Pénzügyi Osztályának úgy kell kialakítani, hogy az  a  könyvviteli mérleg, a  pénzforgalmi jelentés, az előirányzatmaradvány-kimutatás alátámasztásán túlmenően a kiegészítő melléklet pénzügyi adatainak közvetlen alátámasztására is alkalmas legyen. 5. A kereskedelmi forgalomban kapható nyomtatványok helyett – azonos tartalommal – saját előállítású és az ügyviteli rendszer által előállított bizonylat is alkalmazható. 6. Az NKFI Alapnál bizonylat kiállítható kézírással, számítógéppel, írógéppel vagy bármilyen technikai eszközzel, kódolatlan vagy kódolt formában, automatikus adatrögzítés útján vagy az adatfeldolgozás eredményeként kapott adathordozók, jegyzékek, kimutatások formájában, ha az adatokat rögzítő berendezések, valamint az adatfeldolgozási programok elegendő biztonsággal szavatolják a helyes és teljes adatrögzítést és adatfeldolgozást. 7. A bizonylatok példányszámát az ügyviteli eljárás gazdaságosságának szem előtt tartásával úgy kell meghatározni, hogy a  bizonylatból a  kibocsátón kívül csak annál a  részlegnél maradjon példány, ahol arra a  belső információs igények kielégítése vagy az utólagos ellenőrzés és az őrzés céljából feltétlenül szükség van. 8. A több tétel elszámolására alkalmas bizonylaton az  esetlegesen üresen maradó sorokat és rovatokat áthúzással érvényteleníteni kell a későbbi ráírás megakadályozása érdekében. 9. A bizonylatok adatainak összesítése esetén az  összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körét, valamint annak az időszaknak a megjelölését is rögzíteni kell az összesítő bizonylaton, amelyre az összesítés vonatkozik. 10. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók, továbbá az esetleges utólagos változások felismerhetők és kimutathatók legyenek. 11. A bizonylaton feltüntetett adatokért és azok értékállóságáért az azt kiállító alkalmazott a felelős. 12. A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni. A hibás bejegyzést minden példányon javítani kell, továbbá fel kell tüntetni a  helyesbítés időpontját, és a  bizonylatot a  helyesbítő személynek is ismét alá kell írnia. 13. A 12. pontban leírt javítás csak könyvelés előtt alkalmazható. A könyvelt bizonylatot utólagosan észlelt hiba esetén javítani nem lehet, hanem helyesbítő bizonylatot kell kiállítani. Az utalványozás dokumentumán történő kontírozás esetében a könyvelést követő hiba észlelésekor a helyesbítő könyvelést az eredeti utalványrendelkezésre kell rávezetni a javítás tényének keltezésével és aláírásával. 14. A bizonylati fegyelem betartása az NKFI Alapnál az alábbiak szerint történik: a) minden gazdasági eseményről késedelem nélkül, az előírás szerinti és kellő példányszámban bizonylatot kell kiállítani, b) a hézagmentes feldolgozás biztosítása céljából az összes bizonylatot sorszámozni kell, c) a feldolgozás teljességét, a bizonylatok adatainak hiánytalan könyvelését mindenkor ellenőrizni kell, d) miután a szükséges feljegyzések, feldolgozások elkészültek, zárt rendben kell őrizni a bizonylatokat, és e) a bizonylatokat a rendelkezéseknek megfelelően selejtezni kell. 15. Alaki szempontból szabályos a bizonylat, ha a) az alkalmazandó nyomtatvány használatakor az előírásnak megfelelően töltötték ki, b) belső bizonylat esetén világosan, egyértelműen tartalmazza a  gazdasági eseményre vonatkozó leírást, az értékadatot, dátumot, szükséges aláírásokat, c) az esetleges javítások szabályosak (így különösen áthúzás, föléírás, dátum, aláírás), és d) tartalmazza a szükséges mellékletek számát. 3. A számviteli bizonylatok osztályozása 16. A számviteli bizonylatok keletkezési hely szerint lehetnek: a) külső bizonylatok, melyek külső szervezetek által kiállítottak, b) belső bizonylatok, melyeket az NKFI Alapért felelős szervezeten belül állítottak ki. 17. A számviteli bizonylat az adatfeldolgozásban betöltött szerepe szerint lehet: a) elsődleges, amelyet a gazdasági esemény megtörténtekor eredeti feljegyzésként állítottak ki, b) másodlagos, amelyet az  elsődleges bizonylat alapján készítettek, akár további feldolgozás, akár megőrzés céljára, c) összesítő, amelyet több elsődleges vagy másodlagos bizonylat meghatározott célú összesítése útján készítettek. 18. A számviteli bizonylatok az előállítási módjuk szerint lehetnek: a) kereskedelmi forgalomban beszerezhető (szabvány) nyomtatványok, b) az NKFI Hivatalban kézileg vagy nyomdai úton, a  Forrás KGR ügyviteli rendszer alkalmazásával előállított nyomtatványok, amelyek nem tartalmazhatnak a  kötelezően előírt tartalmú nyomtatványokkal ellenkező előírást. 4. Számviteli bizonylatok feldolgozása, ellenőrzése 19. A bizonylatokat kiállításuk után, de az  érvényesítés előtt alaki, számszaki, tartalmi szempontból ellenőrizni és egyeztetni kell. 20. Az alaki felülvizsgálat során azt kell megállapítani, hogy a bizonylatok az arra szolgáló nyomtatványon készültek-e, tartalmazzák-e az  összes szükséges adatot, az  aláírások eredetiek-e, és az  arra jogosultaktól, kötelezettektől származnak-e, továbbá nincsenek-e azokon törlések, szabálytalan javítások. 21. A számszaki felülvizsgálat során ellenőrizni kell a  bizonylatokon szereplő mennyiségek és számolási műveletek helyességét. 22. A tartalmi vizsgálat a gazdasági művelet jogosságára, szükségességére terjedjen ki. 23. A számviteli bizonylatok feldolgozása keretében meg kell jelölni azokat a könyvviteli számlákat, amelyeken a gazdasági művelet hatásának értékét vagy mennyiségi adatait rögzíteni kell (számlakijelölés). A  bizonylatokat el kell látni a  számlakijelölést végző személy aláírásával, a  könyvelés (feldolgozás, rögzítés) megtörténtét, időpontját igazoló és az egyeztetést, valamint a visszakeresést elősegítő hivatkozásokkal. 24. A feldolgozás során ellenőrizni kell az  aláírók jogosultságát, a  bizonylat alaki, tartalmi és számszaki helyességét, valamint azt, hogy a  könyveléshez minden bizonylat megérkezett-e, továbbá hogy az  adatok feldolgozása teljes körűen megtörtént-e. 25. Az egyeztetés és ellenőrzés egymással szorosan összefüggő, együtt végzendő kontrollművelet. Az egyeztetés során arról kell meggyőződni, hogy egy adat azonos-e a másikkal (a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások adatainak számszerű összehasonlításával). Az  ellenőrzés alkalmával meg kell győződni a  bizonylaton vagy a feldolgozott összesítőn lévő adatok, információk és igazolások hitelességéről, szabályszerűségéről és pontosságáról a főkönyvi könyvelés helyességének (kontírozásának) ellenőrzésével. 5. A bizonylatok megőrzése, tárolása 26. Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében szabad. A hatósági intézkedésre – a megőrzési helyről – kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot vagy a  bizonylatról bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni, és azt bizonylatként kell megőrizni. 27. Az egyes számviteli bizonylatok tárolásának rendje szerint: a) a beérkezett számlák és a  kifizetés alapját képező más okiratok eredeti példányait a  bankbizonylathoz kell csatolni, b) a bankbizonylatokat a kivonatokhoz azok kelte, sorszáma szerint, egy-egy kivonathoz tartozó mellékletekkel együtt kell rendszerezni, és c) a vegyes könyvelési bizonylatokat (a könyvelésben kiállított rendezőtételekről szóló bizonylatokat, terhelő leveleket, belső könyvelési utasításokat) időrendi sorrendben, a könyvelésnek megfelelő számú sorrendben kell rendszerezni és évenként lefűzni. 28. A számviteli bizonylatok őrzéséért a Költségvetési Főosztály NKFI Alap Számviteli és Pénzügyi Osztályának vezetője a felelős. 29. Egyéb bizonylatok (nyilvántartások) átmeneti megőrzése a munkaköre szerint illetékes ügyintéző feladata. 30. A felülvizsgált, nyilvántartásba vett szigorú számadású nyomtatványokat a használatbavételig zárt szekrényben kell megőrizni. 31. A bizonylatok tárolása 2 évig (átmeneti megőrzés keretében) a  Költségvetési Főosztály NKFI Alap Számviteli és Pénzügyi Osztályán történik, ezt követően a központi irattárba helyezendő. 32. A bizonylatok átmeneti megőrzése a  bizonylat kibocsátásától a  tartós megőrzés kezdetéig biztosítsa a  hozzáférhetőséget, visszakereshetőséget (így különösen a  könyvelési bizonylatok). Az  átmeneti irattározásnak biztosítania kell a bizonylatok hiánytalan megőrzését, és védenie kell azokat sérülés, megsemmisülés ellen. Bárki által hozzáférhető, nem zárható szekrényeket és tárolódobozokat erre a célra használni nem lehet. 33. A központi irattárban elhelyezett bizonylatokat csak átvételi elismervény ellenében szabad kiadni. Az elismervénynek tartalmaznia kell a bizonylat azonosító számát, a bizonylatfajta megnevezését, a kiadás és a visszaadás időpontját és az átvevő aláírását. 6. A bizonylatok szállítása 34. A bizonylatok szállításánál, kézbesítésénél minden szükséges intézkedést meg kell tenni, hogy azokba illetéktelenek be ne tekinthessenek, azokat külső károsodás ne érje, el ne vesszenek, és azokat ki ne cserélhessék. A bizonylatok elhelyezésére, szállítására, kézbesítésére szolgáló eszközök megválasztásánál figyelembe kell venni tartalmuk fontosságát, valamint a szállításukkal kapcsolatos technikai feltételeket. 35. A bizonylatot küldőnek minden bizonylatküldeménnyel kapcsolatban kísérőjegyet vagy olyan jegyzéket kell kiállítania, amelyből kitűnik a küldött bizonylatok fajtája, darabszáma, tartalma és eredete. 36. Az átvevőnek ellenőrizni kell a jegyzéken szereplő adatokat, és igazolni kell az átvételt. Az esetleges hiányosságokat a jegyzékre az átvételkor fel kell jegyezni. 7. Az NKFI Alap által alkalmazott bizonylatok 37. A könyvelési bizonylatokkal kapcsolatos előírásokat az  NKFI Alap számlarendje, az  eszköz- és készletgazdálkodás bizonylataival kapcsolatos előírásokat az NKFI Alap számlarendje és az NKFI Alap eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata, a leltározás során alkalmazandó bizonylatokat az NKFI Alap eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata, az  előirányzat-gazdálkodás bizonylataival, valamint a  pénzkezelési és pénzforgalmi bizonylatokkal kapcsolatos előírásokat az NKFI Alap pénzkezelési szabályzata tartalmazza. 38. Az NKFI Hivatal főosztályai által használt egyéb nyomtatványok különösen: a) postakönyv, b) kézbesítőkönyv, c) szabadság-nyilvántartás. 8. Egyéb rendelkezések 39. A jelen szabályzat kiadásáért mint a költségvetési szerv vezetője az NKFI Hivatal elnöke felelős. Az NKFI Hivatalon belül a  szabályzat tervezetének és módosításainak előkészítéséért, aktualizálásáért és annak végrehajtásáért a Költségvetési Főosztály vezetője a felelős. 9. Záró rendelkezések 40. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 41. Jelen utasítást a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekre is alkalmazni kell. Dr. Pálinkás József s. k., elnök