2/2018. (HK 4.) HVK HIICSF szakutasítása az MH Elektronikus Iratkezelő Rendszerben alkalmazandó sajátos ügyviteli szabályokról.

2/2018. (HK 4.) HVK HIICSF szakutasítása az MH Elektronikus Iratkezelő Rendszerben alkalmazandó sajátos ügyviteli szabályokról. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény 52. § (2) bekezdése, a Magyar Honvédség Egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról, valamint a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség Titokvédelmi és Ügyviteli Szabályzata kiadásáról szóló 11/1996. (HK 7.) HM utasítás módosításáról szóló 20/2008. (HK 6.) HM utasítás mellékletének (Ált/40.) 410. pontja alapján a következő szakutasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. A szakutasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra valamint a Magyar Honvédség azon szervezeteire terjed ki, amelyek az Magyar Honvédség Elektronikus Iratkezelő Rendszerét (a továbbiakban: EIR) alkalmazásba vették (a továbbiakban együtt: alkalmazó szervezetek). 2. A szakutasításban rögzített sajátos ügyviteli szabályok az EIR-ből – köztes papíralapú nyilvántartás nélkül – közvetlenül származó, vagy iktatandó elektronikus és papíralapú iratokra terjednek ki. 3. Az EIR-ben történő iratkezelés során a Magyar Honvédség Egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról, valamint a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség Titokvédelmi és Ügyviteli Szabályzata kiadásáról szóló 11/1996. (HK 7.) HM utasítás módosításáról szóló 20/2008. (HK 6.) HM utasítás mellékleteként kiadott Magyar Honvédség Iratkezelési Szabályzatában (a továbbiakban: Ált/40.) rögzítetteket ezen szakutasításban szereplő sajátos ügyviteli szabályokkal együtt kell alkalmazni. 2. Az EIR-ben alkalmazandó sajátos ügyviteli szabályok 4. Az EIR-ben csak nemzeti nyílt irat kezelhető. 5. Kiegészítés az Ált/40. 25. pontjához: Az EIR-ben az iratok irattári tételbe sorolását az ügyirat nyilvántartásba vételekor el kell végezni. 6. Kiegészítés az Ált/40. 44. pontjához: Személyes kézbesítés esetén az átadás-átvétel tényé nek iraton történő dokumentálását követően, az átadó az EIR-ben rögzíti az átvevő nevét és az átadás időpontját. 7. Kiegészítés az Ált/40. 52. pontjához: Az elektronikus úton érkezett iratok rendszerbe történő beemelését a szervezet részéről kijelölt érkeztető személy által, a szervezet EIR ékeztető fiókjába történő másolással kell végezni oly módon, hogy a szervezet e-mail fiókjában az érkezett irat továbbra is elérhető és archiválható legyen. 8. Kiegészítés az Ált/40. 86. pontjához: Nyilvántartásba venni csak hiteles elektronikus iratot lehet. Amennyiben az aláíró nem beazonosítható vagy az aláírás nem érvényes, az iratot nem szabad nyilvántartásba venni. Erről a feladót értesíteni kell. Az értesítés elküldését követően az érkezett küldeményt – a további egyeztetések érdekében – 30 napig eredeti formájában és helyén meg kell őrizni, majd törölni kell. Saját készítésű elektronikus irat esetén, ha az aláírás valamely technikai okból nem válik hitelessé, az EIR-ből sztornózni kell és új kiadmányként újra kell indítani az eljárást. 9. Kiegészítés az Ált/40. 101. pontjához: Az MH EIR-ben készült iratok iktatásáról, nyilván tartásba vételéről, valamint a papír alapú iratokon a nyilvántartási szám feltüntetéséről a kiadmányozást követően az iratot készítő ügyintéző vagy az erre kijelölt személy köteles gondoskodni. Az elektronikus iraton az EIR az aláírási folyamat befejezésekor automatikusan feltünteti a nyilvántartási számot. 10. Kiegészítés az Ált/40. 102. pontjához: Az EIR az irat átadás-átvétel tényét automatikusan, sze mélyhez kötötten rögzíti. 11. Kiegészítés az Ált/40. 103. pontjához: Az EIR-ben érkeztetést külső érkeztetői jogosultsággal rendelkező felhasználó is végezhet. A munkaidőn túl átvett iratokat, a szervezeti egységet kiszolgáló ügyviteli szerv, vagy a címzett szervezet külső érkeztetőjének kell átadni érkeztetés céljából. 12. Kiegészítés az Ált/40. 107. pontjához: Az elektronikus irat érkeztetésekor a rendszer – az iktatóbélyegző lenyomatát kiváltva – az irat metaadataiban rögzíti az érkeztető nevét és az érkezés idejét. Az elektronikus irat érkeztető számát az EIR képezi és rögzíti az irat metaadataiban. Az irat addig ezen a számon szerepel, amíg beiktatásra nem kerül az ügyintéző által. 13. Kiegészítés az Ált/40. 114. pontjához: Amennyiben a tárgyévben olyan irat érkezik, melynek előzménye egy előző évi ügyiratban található, azt az előző évi ügyirathoz kell szerelni. A szerelés tényét a rendszer automatikusan rögzíti a nyilvántartásokban és az előadói íven. 14. Kiegészítés az Ált/40. 130. pontjához: A papír alapú iratokat az ügyintézőknek az ügyviteli szerv vagy a külső érkeztető az átvevő azonosítása után az EIR-ben adja át. Erről az eseményről bejegyzés keletkezik az irat irattörténetében. 15. Kiegészítés az Ált/40. 131. pontjához: Az EIR az ügyintéző által átvett iratot automatikusan ügyintézőnél lévőként azonosítja. Az irat iktatása során kapott nyilvántartási számot összekapcsolja a már korábban, érkeztetéskor rögzített nyilvántartási adataival. 16. Kiegészítés az Ált/40. 132. pontjához: Az EIR-ben az ügyintézők az ügyirataikat vagy irataikat egymásnak ideiglenesen vagy véglegesen közvetlenül is átadhatják. Az átadás-átvétel tényét az EIR automatikusan rögzíti, azt külön más átadóokmányon nem kell dokumentálni. 17. Kiegészítés az Ált/40. 168. pontjához: Az EIR-ben készített elektronikus iratokat kiadmányozás után az érintett címzetthez, címzettekhez – amennyiben azok rendelkeznek az elektronikus ügyintézéshez szükséges központilag biztosított tárhellyel vagy elektronikus iratkezelő rendszerrel – a rendszer automatikusan továbbítja. Azokat az iratpéldányokat, amelyeket e-mailben, telefaxon vagy magánszemélyek központilag biztosított elektronikus tárhelyére kell továbbítani, az iratot készítő ügyintéző vagy az erre a feladatra kijelölt felhasználó kapja meg expediálás céljából. 18. Kiegészítés az Ált/40. 169. pontjához: Az EIR-ben nyilvántartott iratokat továbbításra az EIR-ben kell átadni-átvenni. 19. Kiegészítés az Ált/40. 171. pontjához: Azokat az adatokat, amelyeket az irat továbbításával, a feladat végrehajtásával kapcsolatosan az EIR automatikusan nem kapcsolja össze az irat metaadataival, az ügyintézőnek kell rögzítenie a rendszerbe. 20. Kiegészítés az Ált/40. 195. pontjához: Az EIR-ben az irat nyilvántartásba vételekor, minden ügyirathoz hozzá kell rendelni egy irattári tételszámot (a továbbiakban: Itsz.). Amennyiben az ügyirat tárgyának megfelelő Itsz. az irattári tervben nem található, akkor egy, a témához kapcsolódó Itsz.-t kell választani, ügyelve az ügyiratban lévő iratok megfelelő őrzési idejére és helyére. 21. Kiegészítés az Ált/40. 205. pontjához: Az EIR-ben az ügyintéző a leadásra történő előkészítés során felülvizsgálja az ügyirat irattári tételszámát, tárgyát, tárgyszavait, és amennyiben szükséges megváltoztathatja azt. Ügyirat lezárása után – ha az ügyirat tartalmaz papíralapú iratot is –, ki kell nyomtatni az ügyirathoz tartozó előadói ívet. Az ügyiratot az ügyintéző által aláírt előadói ívvel együtt kell leadni az ügyviteli szervnek irattárazás céljából. 22. Kiegészítés az Ált/40. 206. pontjához: Az EIR-ben az ügyiratot teljes iratanyagával kell leadni. Az ügyiratból a selejtezési eljárás nélkül megsemmisíthető iratok kiemelését és végleges elszámolását a rendszer automatikusan végzi. Az ügyintéző ennek megfelelően készítse elő a papíralapú iratait leadásra. 23. Kiegészítés az Ált/40. 211. pontjához: Az EIR-ben irattári kezelésre átvett, Központi Irattárba adandó, levéltári értékű iratokat Központi Irattárba adásukig az eredeti nyilvántartási számukon kell őrizni. A leadás évében az EIR-ben, az irattárazási felületen levéltári jegyzékre kell vezetni. 24. Kiegészítés az Ált/40. 216. pontjához: Az EIR-ben nyilvántartott, és a szervezet Központi Irat tárában őrzendő, majd megsemmisítésre kerülő iratokat a megsemmisítésükig az eredeti nyilvántartási számukon kell őrizni. 25. Kiegészítés az Ált/40. 221. pontjához: Az iratselejtezésre kijelölt bizottság tételesen ellenőrzi a selejtezésre előkészített iratokat. Az ellenőrzés tényét, valamint az esetlegesen felmerülő változásokat a selejtezés menüpont kiválasztásával rögzíti az EIR-ben. 26. Kiegészítés az Ált/40. 224. pontjához: Az EIR-ben a megsemmisítésre tervezett iratok jegyzé kének 1. példányát, a selejtezés engedélyezése céljából visszavárólag meg kell küldeni a Levéltár részére. 27. Kiegészítés az Ált/40. 225. pontjához: Az EIR-ben a megsemmisítésre tervezett iratok meg semmisítését a Levéltár az irat jegyzék visszaküldött példányára írt záradékban engedélyezi. 28. Kiegészítés az Ált/40. 231. pontjához: Több jegyzék esetén, az EIR-ben, a megsemmisítés té nyét külön – külön, jegyzékenként kell feltüntetni. 29. Kiegészítés az Ált/40. 252. pontjához: Az „Üzleti titok!” jelöléssel ellátott iratokat az EIR rendszeren belül a kezelési jelölés feltüntetése mellett nyíltan kell kezelni. 30. Kiegészítés az Ált/40. 260. pontjához: Az EIR-ben az iratkezelési okmányok hitelesítése a nyilvántartásba vétel, illetve a használatba vétel adatainak naplózásával történik. 31. Kiegészítés az Ált/40. 267. pontjához: Az EIR használatba vétele előtt meg kell határozni a fő nyilvántartó könyv kezdő sorszámát. Egyes sorszámmal kell kezdeni, ha az EIR-t használatba vevő szervezet újonnan alakult és korábban nem voltak iratai, vagy ha a jogelőd szervezettől nem a korábbi fő nyilvántartó könyvel együtt vette át annak iratanyagát. Amennyiben a szervezetnél már vezettek fő nyilvántartó könyvet, akkor annak papíralapú vezetését be kell szüntetni – de nem kell lezárni -, majd a következő sorszámmal azt az EIR-ben kell folytatni. A papír alapú változatba „Áttérve az elektronikus iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás vezetésére” kezelési bejegyzést kell tenni. 32. Kiegészítés az Ált/40. 276. pontjához: Az EIR-ben a speciális nyilvántartást igénylő ügyekben keletkező és érkező iratok iktatására, a szervezet iratkezelését felügyelő vezető engedélyével, éven túli iktatókönyv is megnyitható. 33. Kiegészítés az Ált/40. 279. pontjához: Az ügyirat tárgyát, illetve az ügyirat Irattári tételszámát, valamint az ügyirat tárgyszavait az irattárba adásig az ügyintéző bármikor módosíthatja. Az EIR-ben az irat tárgya az érkeztetéstől a végleges nyilvántartásba vételig kiegészíthető, illetve szükség szerint átnevezhető. 34. Kiegészítés az Ált/40. 283. pontjához: Az EIR-ben speciális esetekben a 276. pont szerint éven túli iktatókönyv is nyitható. Év végén ezen iktatókönyv is lezárásra kerül, új ügy nem nyitható a következő évben. Az iktatókönyv zárása után az előző évben már elindult ügyek alszámára lehet ik tatni, amennyiben az előző évben elindult ügy a következő évben is folytatódik. 35. Kiegészítés az Ált/40. 302. pontjához: A „Visszavárólag!” kezelési utasítással érkezett iratokat az érkeztető könyvben kell kezelni. 36. Kiegészítés az Ált/40. 358. pontjához: Az EIR-ben a felhasználói jogosultságok beállítása, illetve módosítása az EIR adminisztrátor által történik. 37. Kiegészítés az Ált/40. 359. pontjához: Az EIR-ben a felhasználók jogosultságának regisztrálá sát, módosítását és annak megvonását a helyi szabályozásban meghatározott szintű szolgálati elöljáró hagyja jóvá. A beállítást végző EIR adminisztrátor a jogosultság változtatását az időpont feljegyzésével papír alapú irat esetében a kezdeményező dokumentumon, elektronikus irat esetében az elektronikus irat megjegyzés rovatában igazolja. A kérelem irattári példánya a kezdeményezőnél, másodpéldánya az EIR adminisztrátornál marad. 38. Kiegészítés az Ált/40. 401. pontjához: Az EIR-ben az alegységek szintjén is biztosítani kell a szükséges jogosultságokat, illetve az alegység sajátos működéséhez szükséges papíralapú nyilvántartásokat. 4. Záró rendelkezések 39. Ez a szakutasítás az aláírását követő napon lép hatályba. 40. Az alkalmazó szervezetek iratkezelést felügyelő vezetői gondoskodjanak a szakutasításban rögzített szabályok ügyintézői állomány általi megismeréséről, valamint a szabályok érvényre juttatásáról. 41. A szakutasításban külön nem említett gyakorlati részletkérdésekben, az EIR-ben elérhető felhasználói kézikönyvben rögzítetteknek megfelelően kell eljárni. 42. A szakutasításban rögzített szabályokat az ügyviteli szervek önállóan dolgozzák fel, azok alkalmazásában segítsék az ügyintézőket. Gerőfi Szilárd ezredes s. k., csoportfőnök