39/2015. (XII. 17.) BM utasítása a Magyar Államkincstár központosított illetményszámfejtő rendszerének és a belügyi szervek elektronikus személyügyi n

39/2015. (XII. 17.) BM utasítása a Magyar Államkincstár központosított illetményszámfejtő rendszerének és a belügyi szervek elektronikus személyügyi nyilvántartó rendszereinek összehangolásából adódó feladatokról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló kormányrendeletnek a központosított illetményszámfejtés kiterjesztésével összefüggő módosításáról szóló 243/2015. (IX. 8.) Korm. rendelet végrehajtása érdekében a következő utasítást adom ki: 1. § Ezen utasítás hatálya kiterjed: a) a Belügyminisztérium hivatali szervezeteire (a továbbiakban: BM), valamint b) a belügyminiszter által irányított, felügyelt minisztériumi szervekre és önálló belügyi szervekre, kivéve az Alkotmányvédelmi Hivatalt és a Nemzetbiztonsági Szakszolgálatot [a b) alpont tekintetében a továbbiakban együtt: belügyi szervek]. 2. § A Magyar Államkincstár központosított illetményszámfejtő rendszere (a továbbiakban: KIRA) útján kell biztosítani a BM-nél és belügyi szerveknél foglalkoztatott a) kormánytisztviselők, b) állami vezetők, c) közalkalmazottak, d) igazságügyi alkalmazottak, e) munkaviszonyban, f ) hivatásos szolgálati jogviszonyban, g) munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állók személyi juttatásainak (illetmények és a  jogviszony alapján járó egyéb juttatások), egészségbiztosítási ellátásainak (úgymint táppénz, gyed, csecsemőgondozási díj, baleseti táppénz), valamint a munkáltatókat terhelő közterheknek elszámolását. 3. § (1) Ezen utasítás kiadásakor a KIRA-rendszerbe rögzíthető modulok (kommunikációs felületek) a következők: munkaügyi adatok, távollét adatok, mozgóbér adatok, beosztás adatok, egyéb juttatás adatok, levonás adatok (intézményi levonások). A  KIRA-ba történő adatközlés végrehajtható direkt módon a  Magyar Államkincstár által üzemeltetett online felületen keresztül (interaktív adatközlés), illetve indirekt módon a KIRA-rendszerhez biztosított ún. interfész adatkapcsolattal (elektronikus adatközlés). Utóbbi tekintetében az  adatközlést a  KIRA mindenkori interfész specifikációjában foglalt szabályok és eljárások (struktúra leírás Excel formában .xlsx, valamint xml séma definíciós állomány .xsd) figyelembevételével kell végrehajtani. (2) A BM személyi állományába tartozó állami vezetők munkaügyi adatai az  illetmény számfejtése tekintetében, jelen utasítás alkalmazásakor, kizárólag interaktív adatközléssel rögzíthetők a KIRA-ban. 4. § A BM és a belügyi szervek vezetői a központi, illetve területi személyügyi és gazdasági szervek közötti kommunikáció elősegítése és a  KIRA-rendszer alkalmazásával összefüggésben keletkező többletfeladatok elláthatósága, valamint a szakterületek közötti folyamatos, naprakész és gördülékeny munkavégzés érdekében kijelölnek szakterületenként legalább egy, legfeljebb három, azaz központi, területi, illetve szükség szerint helyi szervenként összesen legfeljebb hat főt (a továbbiakban: intézményi KIRA-koordinátor) a  személyi állományból, akik kölcsönösen rendelkeznek betekintési jogosultsággal a  személyügyi nyilvántartó rendszer személyes és munkaügyi adatokat tartalmazó moduljaiba, illetve a  KIRA-rendszer munkaügyi interfész által feltölthető és adatellenőrzésre alkalmas felületeibe. Fentieken túl a  személyügyi szervtől kijelölt intézményi KIRA-koordinátor (a továbbiakban: személyügyi KIRA-koordinátor) a  személyügyi nyilvántartáshoz, a  gazdasági szervtől kijelölt intézményi KIRA-koordinátor (a  továbbiakban: gazdasági KIRA-koordinátor) pedig a  KIRA-rendszerhez rendelt, szükséges mértékű adatrögzítési jogosultsággal is rendelkezik. 5. § (1) A  BM, valamint a  belügyi szervek központi és területi személyügyi szervei (a továbbiakban: személyügyi szerv) a kezelésükben lévő személyügyi nyilvántartó rendszerben naprakészen nyilvántartják a KIRA munkaügyi moduljával interfészen keresztül történő adatközléshez szükséges valamennyi – jogszabályban rögzített – adatot, amely magában foglalja a  4.  §-ban körülírt, a  munkaügyi modulra vonatkozó specifikációban meghatározott kötelező, illetve az  illetményszámfejtés hibátlan elvégzéséhez szükséges, elvárt adatokat (a továbbiakban: munkaügyi adatok), különös tekintettel a munkáltatói intézkedéssel hatályba lépő valamennyi illetményadatra. (2) Amennyiben valamely, az (1) bekezdésben meghatározott adat nem áll rendelkezésre a személyügyi nyilvántartásban, úgy a személyügyi szerv soron kívül intézkedik az adatnak személyes közlés útján, közokirat bemutatását követően vagy adatközlő lapon történő pótlásáról a személyi állomány vonatkozásában. (3) A KIRA-rendszerbe történő munkaügyi adatközlés akkor válik szükségessé a személyi állomány tagja vonatkozásában, ha az  (1)  bekezdés szerinti munkaügyi adatok tekintetében adatváltozás következik be, illetve új munkaviszony létesítése esetén. (4) A KIRA-ba interfészen történő adatközlés a személyügyi nyilvántartó rendszerből adatleválogatás útján kinyert .xml adatfájl segítségével történik (a továbbiakban: munkaügyi adatfájl). A munkaügyi adatfájl csak az utolsó leválogatás után bekövetkezett adatváltozással érintett személyi állomány munkaügyi adatait tartalmazza. Az  így előállított adathalmazt a  KIRA-rendszerbe legfeljebb naponta egy alkalommal lehet, de legalább havonta, a  tárgyhó utolsó napját megelőző munkanapon egy alkalommal kell feltölteni. Az  adatfeltöltés időpontjainak megválasztásakor figyelemmel kell lenni arra, hogy a munkaügyi adatfájlba kerülő esetleges szerkezeti és tartalmi hibák, hiányosságok még a  tárgyhó utolsó napját megelőzően ellenőrizhetők és javíthatók, illetve ismételt adatküldéssel a  Magyar Államkincstár hónap végi pénzügyi zárását (a tárgyhó utolsó munkanapja) megelőzően a KIRA-ban véglegesíthetők legyenek. Új munkaviszony létesítése estén az  adatokat, a  biztosítotti bejelentési kötelezettségre is figyelemmel, legkésőbb a  jogviszony-létesítő okmány hatálybalépését megelőző munkanapon kell adatközléssel továbbítani a KIRA-ba. (5) A személyügyi nyilvántartásból a  személyügyi KIRA-koordinátor a  (4)  bekezdésben meghatározott gyakorisággal elvégzi a munkaügyi adatfájl leválogatását, majd eljuttatja azt a gazdasági KIRA-koordinátor részére, aki rögzíti azt a  KIRA-interfészen keresztül. A  KIRA-ból kinyerhető jegyzék fájlt, amely tartalmazza az  esetleges hibákat, illetve a  betöltés sikerességére vonatkozó értesítést a  gazdasági KIRA-koordinátor soron kívül eljuttatja a  személyügyi KIRA-koordinátor részére. A  személyügyi szerv az  így birtokába kerülő jegyzékfájlt feldolgozza, és szükség szerint, figyelemmel a (4) bekezdésben foglaltakra, elvégzi a javításokat, hiánypótlásokat. A személyügyi KIRA-koordinátor ezt követően ismételten leválogatja a  munkaügyi adatfájlt, majd eljuttatja a  gazdasági KIRA-koordinátor részére az ismételt adatközlés érdekében. (6) Adatellenőrzés céljából a  személyi állományra vonatkozó munkáltatói intézkedések egy példányát annak jóváhagyását követően a személyügyi szerv megküldi a vele együttműködő gazdasági szerv részére. Amennyiben a munkáltatói intézkedésben foglaltak interfész adatkapcsolattal kerülnek rögzítésre a KIRA-ban, úgy az esetleges interaktív adatrögzítést elkerülendő, a  munkáltatói intézkedés a  gazdasági szerv részére küldendő példányán, jól látható módon fel kell tüntetni a „KIRA-interfész adategyeztetés céljából” megjegyzést. Amennyiben a munkáltatói intézkedés jellegéből vagy annak hatályából (pl. visszamenőleges hatály), illetve az  interfész adatkapcsolattal összefüggő technikai hibából adódóan soron kívüli, interaktív adatrögzítést igényel a  KIRA-rendszerben, úgy a „KIRA  adatrögzítés céljából” megjegyzést kell elhelyezni a  munkáltatói intézkedés gazdasági szervnek küldendő példányán. (7) Az (1)  bekezdésben meghatározott adatkörrel összefüggésben a  személyügyi szerv ezen utasítás hatálybalépését követően, a  személyügyi nyilvántartás és a  KIRA-rendszer közötti adatszinkronizálhatóság érdekében, kizárólag a személyügyi nyilvántartó rendszerben rögzített adatokról készíthet munkáltatói intézkedést. 6. § (1) A BM, valamint a belügyi szervek központi és területi gazdasági szerveinek (a továbbiakban: gazdasági szerv) feladatai a személyi állomány vonatkozásában a) a KIRA-rendszerben saját hatáskörben szükség szerint rögzíti, ellenőrzi és jóváhagyja a  távollét, mozgóbér, munkarend, levonás adatok (intézményi levonások) és egyéb juttatás modulok 3.  §-ban meghatározott adatkörét, interaktív és/vagy interfészen történő adatkommunikáció segítségével, b) kezeli és alkalmazza a  KIRA online interaktív felületét, azon elvégzi az  illetményszámfejtéshez szükséges adatrögzítéseket, c) a munkaügyi adatfájl KIRA-rendszerben történő feltöltését követően ellenőrzi és felügyeli a  kapott adatok tartalmi megfelelőségét az illetményszámfejtés elvégezhetősége szempontjából. (2) Amennyiben az  adatellenőrzés hibákat, hiányosságokat tár fel, úgy a  gazdasági szerv soron kívül tájékoztatja a  gazdasági KIRA-koordinátort, aki feltárja a  hiba valószínű okát, és erről szükség szerint értesíti a  személyügyi KIRA-koordinátort, és alkalmazza az 5. § (5) bekezdésben körülírt eljárási rendet. (3) A gazdasági szerv a  személyi állomány tagjának személyes, illetve munkaügyi adataiban (különös tekintettel a bankszámla adatokra) bekövetkező változásokról nem fogadhat el a személyi állomány tagjától szóbeli bejelentést. Amennyiben a személyi állomány tagja írásban fordul a gazdasági szervhez adatainak megváltozását illetően, úgy az  írásos megkeresést a  személyügyi szerv részére késedelem nélkül továbbítani szükséges. A  személyügyi szerv az adatváltozások jellegétől függően a személyügyi nyilvántartásban, a gazdasági szerv a KIRA-rendszerben rögzíti az adatváltozás tényét, valamint az intézményi KIRA-koordinátorok bevonásával együttműködnek abban, hogy a csak személyügyi nyilvántartásban rögzített adatváltozás legkésőbb a  soron következő interfész adatközléssel a  KIRA-rendszerben is megjelenjen. A  személyügyi szervhez érkező, az  illetményszámfejtést is befolyásoló adatváltozásokról a személyügyi szerv késedelem nélkül értesíti a vele együttműködő gazdasági szervet. (4) A gazdasági szerv karbantartja a KIRA-rendszerben meghatározott intézményi azonosítók és adatok körét (témaszám, főkönyvi számlaszám, törzsszám, szervezeti egységkód, COFOG, KIRA-végpontazonosító stb.), amelyek változása esetén haladéktalanul értesítést küld a személyügyi szerv részére. Ezen adatok első alkalommal történő egyeztetését jelen utasítás hatálybalépését követően soron kívül kezdeményezi a  személyügyi szervnél, a  személyügyi nyilvántartásban lévő adatok felülvizsgálata céljából. 7. § (1) A  rendelkezési állományban lévő hivatásos és kirendelt közalkalmazotti személyi állományra vonatkozóan ezen utasítás alkalmazása során figyelemmel kell lenni arra, hogy a) a rendelkezési állományba helyezett személyi állomány tagjának illetményszámfejtését az  a  belügyi szerv (a Belügyminisztériumba történő kinevezés esetén a BM) végzi, amelyik az illetmény tekintetében a pénzügyi terhet viseli, b) a munkaügyi adatfájl előállítása a személyi állomány tagjának illetményszámfejtését végző BM, illetve belügyi szerv személyügyi szervénél történik. (2) Abban az esetben, ha a rendelkezési állományban lévő személyi állomány tagjára vonatkozó munkáltatói intézkedést nem az  (1)  bekezdés b)  pontjában meghatározott belügyi szerv készíti, úgy a  munkáltatói intézkedés tartalmáról az  (1)  bekezdés b)  pontjában meghatározott személyügyi szervet – a  munkáltatói intézkedés megküldésével – tájékoztatni kell. 8. § A személyügyi szerv és a  gazdasági szerv vezetői ezen utasítás végrehajtatása során kötelesek szorosan együttműködni. 9. § Ezen utasításban foglaltakat a személyi állománnyal ismertetni kell. 10. § (1) Ez az utasítás – a (2) bekezdés kivételével – a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) A 11. § 2016. január 1-én lép hatályba. 11. § Hatályát veszti a büntetés-végrehajtási szervezet egységes iratkezelési és titokvédelmi szabályzatáról szóló 7/2008. (IK 2.) IRM utasítás. Dr. Pintér Sándor s. k., belügyminiszter