13/2015. (HK 4.) HM KÁT–HVKF együttes intézkedése az MH vitéz Szurmay Sándor Budapest Helyőrség Dandár nemzetközi előirányzataihoz kapcsolódó gazdálko

13/2015. (HK 4.) HM KÁT–HVKF együttes intézkedése az MH vitéz Szurmay Sándor Budapest Helyőrség Dandár nemzetközi előirányzataihoz kapcsolódó gazdálkodási tevékenység átadás-átvételével összefüggő feladatok végrehajtásáról. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény 52. § (1) bekezdése, továbbá a honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 6. § (1) bekezdés 1. pontja és 11. § (3) bekezdése alapján a következő együttes intézkedést adjuk ki. 1. Általános rendelkezések 1. Az együttes intézkedés hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelemért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) irányítása alá tartozó központi hivatalokra, a miniszter közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálatra, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire terjed ki. 2. A nemzetközi rendezvény- és utazásszervezéshez kapcsolódó szakmai feladatokat az MH vitéz Szurmay Sándor Budapest Helyőrség Dandár (a továbbiakban: MH BHD) végzi. 3. A 2. pontban meghatározott, valamint az egyéb nemzetközi kapcsolattartással összefüggő szakmai feladatokra vonatkozó költségvetési előirányzatokkal történő gazdálkodás végrehajtását 2015. január 1-jétől a HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH) látja el. A szakmai feladatok ellátásához szükséges költségvetési előirányzatok jóváhagyására a HM VGH 2015. évi költségvetésében kerül sor. 4. A nemzetközi kapcsolattartással összefüggő ajándékés emléktárgy beszerzés 2015. január 1-jétől az MH BHD intézményi költségvetésében jóváhagyott előirányzatok terhére valósul meg. 5. A HM VGH-nál jelentkező többletfeladatok ellátásához szükséges személyi feltételek biztosítása érdekében 2015. január 1-jével a HM VGH munkaköri jegyzékébe két beosztás létrehozására kerül sor. 2. A nemzetközi szakmai feladatok átadás-átvételének pénzügyi és számviteli biztosítása 6. Az átadás-átvétellel kapcsolatos pénzügyi és számviteli feladatok keretében a HM VGH 6.1. bevonja a kártyabirtokosoktól VIP kincstári kártyákat, valamint azokat leadja a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) részére és ezzel egyidejűleg kezdeményezi a kártyafedezeti számla megszüntetését, 6.2. befizeti az MH BHD nemzetközi előirányzat-felhasználási keretszámlájára a házi- és valutapénztár záró egyenlegét, 6.3. kezdeményezi a Kincstárnál az MH BHD nemzetközi előirányzat-felhasználási keretszámlájának a megszüntetését, 6.4. törli a HM Költségvetés Gazdálkodási Irányítási Rendszerben (a továbbiakban: HM KGIR) a MH BHD 3. pont szerinti előirányzatokat érintő vevői követeléseit és a szállítói tartozásait az HM VGH nemzetközi gazdálkodó szervezetkódon (a továbbiakban: GSZ) történő rögzítést és a 2014. évi beszámoló elkészítését követően, 6.5. elemi költségvetési beszámolót készít – az éves költségvetési beszámolónak megfelelő adattartalommal, leltárral és záró főkönyvi kivonattal alátámasztva – az MH BHD nemzetközi előirányzat-felhasználási keretszámlája megszüntetésének napjával, 6.6. kezdeményezi az 1–5. alpontban, valamint a 7. pontban meghatározott feladatok végrehajtását követően a kapcsolódó HM KGIR jogosultságok törlését, 6.7. kezdeményezi a HM VGH részére VIP kártyafedezeti számla nyitását a Kincstárnál, 6.8. végrehajtja a VIP kártyafedezeti számla a HM KGIR-ben történő definiálását, 6.9. javaslatot állít össze a VIP kártyabirtokosok igénylése alapján a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkár részére a kártyabirtokosi körről, és annak jóváhagyását követően kezdeményezi a Kincstárnál az új VIP kártyák elkészítését, 6.10. megállapítja a házi- és valutapénztárban a napi pénztárzárlat után tárolható készpénzkészlet felső határát, valamint elkészíti készpénzfelvételhez szükséges kincstári aláírás-bejelentőt, és bejelenti a készpénzfelvételre jogosultak körét a Kincstárnál, 6.11. biztosítja a szükséges HM KGIR felhasználói jogosultságokat, 6.12. módosítja, kiegészíti intézménygazdálkodási szabályzatát, 6.13. megteremti a HM VGH nemzetközi GSZ-t érintően a szakági analitikus nyilvántartás vezetésének feltételeit, 6.14. írásban tájékoztatja az MH BHD-ét a készpénzelőleg-felvétellel kapcsolatos eljárási rendről és kiadja a készpénzelőleg felvételéhez szükséges formanyomtatványt. 6.15. kiadja az MH BHD részére a szakmai teljesítési igazolás és eszközátvétel formanyomtatványát, továbbá írásban tájékoztatja az MH BHD-ét az igazolások megküldésének rendjéről, és 6.16. összeállítja és jóváhagyásra felterjeszti a nemzetközi rendezvény- és utazásszervezéshez kapcsolódó, valamint az egyéb nemzetközi kapcsolattartással összefüggő szakmai feladatok 2015. évi zárolt előirányzatainak költségvetési címek, alcímek közötti átcsoportosításra vonatkozó javaslatot. 7. Az átadás-átvétellel kapcsolatos pénzügyi és számviteli feladatok keretében a 2. pontban meghatározott, valamint az egyéb nemzetközi kapcsolattartással összefüggő MH BHD által ellátott szakmai feladatok esetében a HM VGH a) leltárt készít kötelezettségek, kötelezettségvállalások, egyéb sajátos követelések állományáról 2014. december 31-ei fordulónappal, b) felszabadítja a kötelezettségvállalásokat és rögzíti a HM VGH GSZ-en, és c) jegyzőkönyvet állít össze a 2015. évre áthúzódó kötelezettségvállalásokról. 8. Az átadás-átvétellel kapcsolatos pénzügyi és számviteli feladatok keretében az MH BHD a) tájékoztatja a HM VGH-t a 2015. január 1-jét követően hatályos szerződésekről, b) kezdeményezi a hatályos szerződések módosítását a jogfolytonosság fenntartása, valamint a HM VGH-t megillető jogok és terhelő kötelezettségek érvényre juttatása érdekében, és c) tájékoztatja a szállítókat a költségviselő szervezet változásáról. 3. A nemzetközi szakmai feladatokkal összefüggő gazdálkodás ellátásának rendje 9. A 3. és 4. pontban meghatározott nemzetközi szakmai feladatokkal kapcsolatos gazdálkodási teendők végrehajtása érdekében a HM VGH a) ellátja a kötelezettségvállalási, a pénzügyi ellenjegyzési, valamint az utalványrendeleten a teljesítés igazolási, valamint az érvényesítési, utalványozási feladatokat, b) képviseli az MH BHD-val együttműködve a HM-et a nemzetközi utazásszervezés tárgyában lefolytatott beszerzési eljárások során, és c) átcsoportosítási javaslatot készít elő a nemzetközi kapcsolattartással összefüggő ajándék- és emléktárgy-beszerzések végrehajtásához szükséges fedezet biztosítása érdekében az MH BHD részére – az MH BHD 10. pont g) alpontja szerinti, és a HM VGH által felülvizsgált igénylése alapján – a „Nemzetközi feladatok kiszolgálásának nem felosztható költségei” keret terhére a nemzetközi költségvetési előirányzatokból. 10. A 3. és 4. pontban meghatározott szakmai feladatokkal kapcsolatos gazdálkodási teendők végrehajtása érdekében az MH BHD a) fedezetigazolást kér a rendelkezésre álló költségvetési előirányzatokról a nemzetközi rendezvény- és utazásszervezési tevékenység végzéséhez szükséges beszerzési eljárások megindítását megelőzően a HM VGH-tól azzal, hogy az MH BHD fedezetigazolás hiányában nem indíthat a HM VGH költségvetését érintő beszerzést, azt csak a saját előirányzatai terhére végezheti el, b) megküldi a HM VGH-nak a kötelezettségvállalás végett a nemzetközi rendezvény- és utazásszervezési tevékenység végzése során a beszerzési eljáráson kívül előkészített szerződéseket és megrendeléseket, c) képviseli a HM-et a nemzetközi utazásszervezés tárgyában lefolytatott beszerzési eljárásokon a HM VGH-val együttműködve, d) megrendeli a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság által megkötött szerződések alapján a beszerzési eljárásrendnek megfelelően a nemzetközi utazásszervezési – különösen a repülőjegyek, az azokhoz közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások, a szállás, a külföldi vasúti jegy, a hajó- és kompjegy, az autóbérlés, az utazáshoz kapcsolódó biztosítások és egyéb, kiegészítő – szolgáltatásokat, haladéktalanul rögzíti a megrendelések beszerzési árát a „Külföldi kiküldetési rendszer”-ben, e) szakmai teljesítési igazolást küld – a 6. pont 6.15. alpontjában meghatározottak alapján – a 3. pont szerinti szakmai feladatokhoz kapcsolódó számlák kifizetéséhez a HM VGH részére, f) igazolást küld – a 6. pont 6.15. alpontjában meghatározottak szerint – a beszerzett eszköz átvételéről az analitikus nyilvántartás vezetése végett a HM VGH részére, g) megküldi a nemzetközi kapcsolattartással összefüggő ajándék- és emléktárgy-beszerzések végrehajtásához szükséges, szakmai indoklással alátámasztott forrásigényt a HM VGH részére, h) elkülöníti a nemzetközi kapcsolattartással összefüggő ajándék- és emléktárgy-beszerzéseket a főkönyvi könyvelésben az erre létrehozott PROJ kóddal, i) havi adatszolgáltatást készít programonkénti bontásban a nemzetközi kapcsolattartáshoz beszerzett ajándékés emléktárgyak keretenkénti felhasználásáról a HM VGH részére, j) folyamatosan, illetve eseti megkeresésre biztosítja a gazdálkodási tevékenységéhez és a pénzügyi és számviteli feladatok végzéséhez szükséges információkat a HM VGH részére, és k) felülvizsgálja és szükség szerint módosítja a költségvetési gazdálkodásra, valamint az ahhoz kapcsolódó egyéb szakfeladatokra vonatkozó gazdálkodási szabályzatát. 4. Záró rendelkezések 11. Ez az együttes intézkedés az aláírását követő napon lép hatályba. 12. A nemzetközi szakmai feladatokhoz kapcsolódó gazdálkodási tevékenység, valamint pénzügyi és számviteli biztosítási rendszer átalakítása következtében érintett közjogi szervezetszabályozó eszközöket és belső rendelkezéseket a szakmai felelős HM szervek – a HM VGH együttműködésével – az együttes intézkedés hatályba lépését követő 30 napon belül felülvizsgálják, valamint a szükséges módosítások szakmai tervezetét előkészítik és megküldik a HM Jogi Főosztály részére. Dr. Dankó István s. k., HM közigazgatási államtitkár