13/2015. (HK 4.) HM KÁT–HVKF együttes intézkedése az MH vitéz Szurmay Sándor Budapest Helyőrség Dandár nemzetközi előirányzataihoz kapcsolódó gazdálkodási tevékenység átadás-átvételével összefüggő feladatok végrehajtásáról

(1)bekezdés 1. pontja és 11. § (3) bekezdése alapján a következő együttes intézkedést adjuk ki. 1. Általános rendelkezések 1. Az együttes intézkedés hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelemért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) irányítása alá tartozó központi hivatalokra, a miniszter közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálatra, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire terjed ki.

2.A nemzetközi rendezvény- és utazásszervezéshez kapcsolódó szakmai feladatokat az MH vitéz Szurmay Sándor Budapest Helyőrség Dandár (a továbbiakban: MH BHD) végzi.

3.A 2. pontban meghatározott, valamint az egyéb nemzetközi kapcsolattartással összefüggő szakmai feladatokra vonatkozó költségvetési előirányzatokkal történő gazdálkodás végrehajtását 2015. január 1-jétől a HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH) látja el.

4.A nemzetközi kapcsolattartással összefüggő ajándékés emléktárgy beszerzés 2015. január 1-jétől az MH BHD intézményi költségvetésében jóváhagyott előirányzatok terhére valósul meg.

5.A HM VGH-nál jelentkező többletfeladatok ellátásához szükséges személyi feltételek biztosítása érdekében 2015. január 1-jével a HM VGH munkaköri jegyzékébe két beosztás létrehozására kerül sor.

2.A nemzetközi szakmai feladatok átadás-átvételének pénzügyi és számviteli biztosítása 6. Az átadás-átvétellel kapcsolatos pénzügyi és számviteli feladatok keretében a HM VGH 6.1. bevonja a kártyabirtokosoktól VIP kincstári kártyákat, valamint azokat leadja a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) részére és ezzel egyidejűleg kezdeményezi a kártyafedezeti számla megszüntetését, 6.2. befizeti az MH BHD nemzetközi előirányzat-felhasználási keretszámlájára a házi- és valutapénztár záró egyenlegét, 6.3. kezdeményezi a Kincstárnál az MH BHD nemzetközi előirányzat-felhasználási keretszámlájának a megszüntetését, 6.4. törli a HM Költségvetés Gazdálkodási Irányítási Rendszerben (a továbbiakban: HM KGIR) a MH BHD 3. pont szerinti előirányzatokat érintő vevői követeléseit és a szállítói tartozásait az HM VGH nemzetközi gazdálkodó szervezetkódon (a továbbiakban: GSZ) történő rögzítést és a 2014. évi beszámoló elkészítését követően, 6.5. elemi költségvetési beszámolót készít – az éves költségvetési beszámolónak megfelelő adattartalommal, leltárral és záró főkönyvi kivonattal alátámasztva – az MH BHD nemzetközi előirányzat-felhasználási keretszámlája megszüntetésének napjával, 6.6. kezdeményezi az 1–5. alpontban, valamint a 7. pontban meghatározott feladatok végrehajtását követően a kapcsolódó HM KGIR jogosultságok törlését, 6.7. kezdeményezi a HM VGH részére VIP kártyafedezeti számla nyitását a Kincstárnál, 6.8. végrehajtja a VIP kártyafedezeti számla a HM KGIR-ben történő definiálását, 6.9. javaslatot állít össze a VIP kártyabirtokosok igénylése alapján a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkár részére a kártyabirtokosi körről, és annak jóváhagyását követően kezdeményezi a Kincstárnál az új VIP kártyák elkészítését, 6.10. megállapítja a házi- és valutapénztárban a napi pénztárzárlat után tárolható készpénzkészlet felső határát, valamint elkészíti készpénzfelvételhez szükséges kincstári aláírás-bejelentőt, és bejelenti a készpénzfelvételre jogosultak körét a Kincstárnál, 6.11. biztosítja a szükséges HM KGIR felhasználói jogosultságokat, 6.12. módosítja, kiegészíti intézménygazdálkodási szabályzatát, 6.13. megteremti a HM VGH nemzetközi GSZ-t érintően a szakági analitikus nyilvántartás vezetésének feltételeit, 6.14. írásban tájékoztatja az MH BHD-ét a készpénzelőleg-felvétellel kapcsolatos eljárási rendről és kiadja a készpénzelőleg felvételéhez szükséges formanyomtatványt.

7.Az átadás-átvétellel kapcsolatos pénzügyi és számviteli feladatok keretében a 2. pontban meghatározott, valamint az egyéb nemzetközi kapcsolattartással összefüggő MH BHD által ellátott szakmai feladatok esetében a HM VGH

a)leltárt készít kötelezettségek, kötelezettségvállalások, egyéb sajátos követelések állományáról 2014. december 31-ei fordulónappal,

b)felszabadítja a kötelezettségvállalásokat és rögzíti a HM VGH GSZ-en, és

c)jegyzőkönyvet állít össze a 2015. évre áthúzódó kötelezettségvállalásokról.

8.Az átadás-átvétellel kapcsolatos pénzügyi és számviteli feladatok keretében az MH BHD

a)tájékoztatja a HM VGH-t a 2015. január 1-jét követően hatályos szerződésekről,

b)kezdeményezi a hatályos szerződések módosítását a jogfolytonosság fenntartása, valamint a HM VGH-t megillető jogok és terhelő kötelezettségek érvényre juttatása érdekében, és

c)tájékoztatja a szállítókat a költségviselő szervezet változásáról.

3.A nemzetközi szakmai feladatokkal összefüggő gazdálkodás ellátásának rendje 9. A 3. és 4. pontban meghatározott nemzetközi szakmai feladatokkal kapcsolatos gazdálkodási teendők végrehajtása érdekében a HM VGH

a)ellátja a kötelezettségvállalási, a pénzügyi ellenjegyzési, valamint az utalványrendeleten a teljesítés igazolási, valamint az érvényesítési, utalványozási feladatokat,

b)képviseli az MH BHD-val együttműködve a HM-et a nemzetközi utazásszervezés tárgyában lefolytatott beszerzési eljárások során, és

c)átcsoportosítási javaslatot készít elő a nemzetközi kapcsolattartással összefüggő ajándék- és emléktárgy-beszerzések végrehajtásához szükséges fedezet biztosítása érdekében az MH BHD részére – az MH BHD 10. pont

g)alpontja szerinti, és a HM VGH által felülvizsgált igénylése alapján – a „Nemzetközi feladatok kiszolgálásának nem felosztható költségei” keret terhére a nemzetközi költségvetési előirányzatokból.

10.A 3. és 4. pontban meghatározott szakmai feladatokkal kapcsolatos gazdálkodási teendők végrehajtása érdekében az MH BHD

a)fedezetigazolást kér a rendelkezésre álló költségvetési előirányzatokról a nemzetközi rendezvény- és utazásszervezési tevékenység végzéséhez szükséges beszerzési eljárások megindítását megelőzően a HM VGH-tól azzal, hogy az MH BHD fedezetigazolás hiányában nem indíthat a HM VGH költségvetését érintő beszerzést, azt csak a saját előirányzatai terhére végezheti el,

b)megküldi a HM VGH-nak a kötelezettségvállalás végett a nemzetközi rendezvény- és utazásszervezési tevékenység végzése során a beszerzési eljáráson kívül előkészített szerződéseket és megrendeléseket,

c)képviseli a HM-et a nemzetközi utazásszervezés tárgyában lefolytatott beszerzési eljárásokon a HM VGH-val együttműködve,

d)megrendeli a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság által megkötött szerződések alapján a beszerzési eljárásrendnek megfelelően a nemzetközi utazásszervezési

–különösen a repülőjegyek, az azokhoz közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások, a szállás, a külföldi vasúti jegy, a hajó- és kompjegy, az autóbérlés, az utazáshoz kapcsolódó biztosítások és egyéb, kiegészítő – szolgáltatásokat, haladéktalanul rögzíti a megrendelések beszerzési árát a „Külföldi kiküldetési rendszer”-ben,

e)szakmai teljesítési igazolást küld – a 6. pont 6.15. alpontjában meghatározottak alapján – a 3. pont szerinti szakmai feladatokhoz kapcsolódó számlák kifizetéséhez a HM VGH részére,

f)igazolást küld – a 6. pont 6.15. alpontjában meghatározottak szerint – a beszerzett eszköz átvételéről az analitikus nyilvántartás vezetése végett a HM VGH részére,

g)megküldi a nemzetközi kapcsolattartással összefüggő ajándék- és emléktárgy-beszerzések végrehajtásához szükséges, szakmai indoklással alátámasztott forrásigényt a HM VGH részére,

h)elkülöníti a nemzetközi kapcsolattartással összefüggő ajándék- és emléktárgy-beszerzéseket a főkönyvi könyvelésben az erre létrehozott PROJ kóddal,

i)havi adatszolgáltatást készít programonkénti bontásban a nemzetközi kapcsolattartáshoz beszerzett ajándékés emléktárgyak keretenkénti felhasználásáról a HM VGH részére,

j)folyamatosan, illetve eseti megkeresésre biztosítja a gazdálkodási tevékenységéhez és a pénzügyi és számviteli feladatok végzéséhez szükséges információkat a HM VGH részére, és

k)felülvizsgálja és szükség szerint módosítja a költségvetési gazdálkodásra, valamint az ahhoz kapcsolódó egyéb szakfeladatokra vonatkozó gazdálkodási szabályzatát.

4.Záró rendelkezések 11. Ez az együttes intézkedés az aláírását követő napon lép hatályba.

12.A nemzetközi szakmai feladatokhoz kapcsolódó gazdálkodási tevékenység, valamint pénzügyi és számviteli biztosítási rendszer átalakítása következtében érintett közjogi szervezetszabályozó eszközöket és belső rendelkezéseket a szakmai felelős HM szervek – a HM VGH együttműködésével – az együttes intézkedés hatályba lépését követő 30 napon belül felülvizsgálják, valamint a szükséges módosítások szakmai tervezetét előkészítik és megküldik a HM Jogi Főosztály részére.