19/
- (VI. 29.) KKM utasítása a hitelesítő körbélyegzők megrendeléséről, nyilvántartásáról, használatáról és selejtezéséről. A jogalkotásról szóló
- évi CXXX. törvény
- §
(4)bekezdés c) pontja alapján a Külgazdasági és Külügyminisztériumban a hitelesítő körbélyegzők megrendelésének, használatának, nyilvántartásának és selejtezésének rendje szabályozása céljából az alábbi utasítást adom ki: 1. Az utasítás hatálya 1. §
(1)Az utasítás hatálya kiterjed mindazon személyekre, akiket a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) Szervezeti és Működési Szabályzata felhatalmaz a Minisztérium képviseletére, feladatkörük alapján kiadmányozásra jogosultak, valamint akik munkakörükből adódóan hitelesítő körbélyegzőkkel (a továbbiakban: körbélyegző) kapcsolatos feladatokat látnak el.
(2)Az utasítás hatálya kiterjed a Minisztérium belföldi szervezeti egységeire, valamint a külképviseletekről és a tartós külszolgálatról szóló 2016. évi LXXIII. törvény 3. §
(1)bekezdés a)–c) pontja szerinti külképviseletre (Magyarország diplomáciai képviselete, konzuli képviselete, nemzetközi szervezet mellett működő állandó képviselete).
(3)Az utasítás hatálya kiterjed a Minisztérium Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztálya (a továbbiakban: DOK) által vezetett központi nyilvántartásban nyilvántartott, azon szigorú számadású körbélyegzőkre, amelyeket hivatalos levelezésben, kiadmányokon, másolatok hitelesítésekor a kiadmányozó aláírásával együtt kell használni. 2. A hitelesítő körbélyegző igénylése és megrendelése 2. §
(1)A körbélyegzőt a DOK-tól írásban, a mindenkor hatályos Egyedi Iratkezelési Szabályzat iratmintatárában meghatározott formanyomtatványon vagy feljegyzés formában a Scriptament Elektronikus Ügyiratkezelő rendszerben érkeztetőszámmal ellátva kell igényelni. A DOK a körbélyegzőigényt elektronikusan és papír alapon iktatva továbbítja az Üzemeltetési Főosztálynak. Az Üzemeltetési Főosztály intézkedik a körbélyegzők legyártatásáról.
(2)Indokolt esetben a külképviseleteknek a DOK vezetője engedélyezheti a körbélyegző állomáshelyen történő elkészíttetését. Az így elkészített körbélyegző lenyomatát ragasztható hátoldalú címkére elhelyezve fel kell terjeszteni a DOK-nak, ahol az erre kijelölt ügyintéző nyilvántartásba veszi.
(3)A körbélyegzők átmérője 40 mm, ha kis méretű körbélyegző használata szükséges (pl. számlák, szállítólevelek esetében), 20 mm átmérőjű méretben is rendelhető. 3. A Központban használt körbélyegzők felirata 3. §
(1)A Minisztérium hivatalos körbélyegzője Magyarország címerével ellátott sorszámozott körbélyegző.
(2)A körbélyegző nyilvántartási száma alszámos rendszerű, a szervezeti egység főszámán szerepelnek az igényelt darabszámú körbélyegzők.
(3)A körbélyegző kötelezően tartalmazza a felső köríven a Minisztérium nevét, középen Magyarország címerét, az alsó köríven a sorszámot.
(4)A miniszter, az államtitkárok és a miniszteri biztosok – tisztségüket és feladatkörüket feltüntető – Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használnak az alábbiak szerint:
- a)Külgazdasági és külügyminiszter – címer – sorszám;
- b)Külgazdasági és Külügyminisztérium – parlamenti államtitkár – címer – sorszám;
- c)Külgazdasági és Külügyminisztérium – biztonságpolitikáért felelős államtitkár – címer – sorszám.
(5)A helyettes államtitkárok esetében a felirat: „Külgazdasági és Külügyminisztérium – helyettes államtitkár – címer – sorszám”.
(6)Szervezeti egységek használatában lévő körbélyegzők felirata: „Külgazdasági és Külügyminisztérium – címer – sorszám”.
(7)Szervezeti egységhez nem kapcsolódó, önálló hatáskörben használt körbélyegző a feladatkör megnevezésével kiadható.
(8)A körbélyegzők magyar és idegen nyelvű felirattal készíthetők.
(9)Az idegen nyelvű feliratra az igénylő szervezeti egység tesz javaslatot.
- Külképviseleteken használt körbélyegzők felirata
- §
(1)A külképviseletek magyar és a fogadó államban hivatalos nyelvű körbélyegzőt használhatnak „Magyarország Nagykövetsége (Főkonzulátusa, Konzulátusa, Konzuli Irodája, Alkonzulátusa) – címer – sorszám – állomáshely (város)” felirattal.
(2)A körbélyegző számozása főszámos: 1–
- között és 31-től a szükséges sorszámig tart. A 20–
- sorszám a konzuli körbélyegzők számára kiadott tartomány.
(3)A külképviseletek felügyelete alatt működő külföldi magyar intézetek a fogadó államban nemzetközi szerződés alapján bejegyzett önálló elnevezésüket használják a körbélyegzőkön.
(4)Nemzeti iratforgalomban magyar nyelvű vagy magyar–idegen nyelvű körbélyegzőket kell használni.
(5)Külképviselet megszűnése esetén a körbélyegzőt a Hitelesítő körbélyegzők és vízumbélyegzők nyilvántartó könyvével együtt a DOK-nak fel kell terjeszteni. 5. A körbélyegzők nyilvántartása 5. §
(1)A körbélyegző használatára jogosultak kizárólag a központilag nyilvántartásba vett körbélyegzőket használhatják. A hitelesítő körbélyegzők nyilvántartó könyveit – külön kezelve a Központban és a külképviseleten használt körbélyegzőket –, a Minisztérium főnyilvántartó könyvében kell nyilvántartásba venni. A nyilvántartó könyv az alábbi rovatokat tartalmazza:
- a)a szervezeti egység megnevezése,
- b)a bélyegző sorszáma,
- c)az elkészült bélyegző beérkezésének dátuma,
- d)az átadó neve és aláírása,
- e)az átvevő neve és aláírása, f ) az átvétel dátuma,
- g)a bélyegző visszavételének vagy megsemmisítésének dátuma és adatai,
- h)megjegyzés, egyéb bejegyzések,
- i)a bélyegző lenyomata.
(2)A hitelesítő körbélyegzők nyilvántartásába a felelős ügyintéző bevezeti a körbélyegző adatait és lenyomatát, aláírás ellenében kiadja az igénylő szervezeti egység képviselőjének, vagy futárküldeményként eljuttatja az igénylő külképviseletre. A szervezeti egységek és a külképviseletek titkárságai a Hitelesítő körbélyegzők és vízumbélyegzők nyilvántartó könyvében nyilvántartásba veszik az átvett körbélyegzőt, és dokumentáltan kiadják a felhasználó munkatársnak.
- A körbélyegzők használata
- § A szervezeti egységek vagy a külképviseletek által használt körbélyegzőket a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A körbélyegző a vezető engedélyével épületen kívüli munkavégzés érdekében a hivatali helyiségből kivihető. A körbélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért és biztonságos őrzéséért.
- A körbélyegző elvesztése
- §
(1)A hitelesítő körbélyegző elvesztése esetén a szervezeti egység vezetője vagy a külképviselet-vezető megtesz minden szükséges intézkedést a körbélyegző felkutatása érdekében. Haladéktalanul jegyzőkönyvet vesz fel, amely tartalmazza az elvesztésért felelős személy, illetve a körbélyegző felhasználójának a nevét, az elvesztés körülményeit, valamint a megtett intézkedéseket. A jegyzőkönyvet a nyilvántartásért felelős szervezeti egységnek, a DOK-nak kell címezni.
(2)A DOK tájékoztatása alapján a Jogi Főosztály intézkedik a bélyegző letiltásáról szóló hirdetmény megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben.
(3)A bélyegző elvesztését a hitelesítő körbélyegző nyilvántartó könyvében fel kell tüntetni.
(4)Az elveszett bélyegző új sorszámú körbélyegzővel pótolható.
(5)A letiltást követően előkerült bélyegzőt haladéktalanul meg kell semmisíteni.
(6)A selejtezési jegyzőkönyvet a DOK-nak kell felterjeszteni.
- Az elhasználódott bélyegző cseréje
- §
(1)A természetes elhasználódás miatt szükségessé vált bélyegzőcserét igénylőlap kitöltésével kell kezdeményezni, a használhatatlanná vált körbélyegzőt jegyzőkönyv felvétele mellett helyben kell megsemmisíteni.
(2)A selejtezési jegyzőkönyvet a DOK-nak kell felterjeszteni.
(3)A megsemmisített körbélyegző új sorszámon pótolható.
- A körbélyegző leadása, cseréje szervezeti változás esetén
- §
(1)Szervezeti egység megszűnése esetén a körbélyegzőt a DOK erre kijelölt ügyintézője a szervezeti egység nyilvántartásában átveszi, a központi nyilvántartásból kivezeti. Újonnan alakuló szervezeti egység részére a körbélyegző ismét kiadható.
(2)Szervezeti egységek összevonása esetén a jogutód szervezeti egység dokumentáltan, a központi nyilvántartásban átvezetve megtartja az egyik szervezeti egység bélyegzőjét. Az összevonás következtében feleslegessé vált bélyegzőket az
(1)bekezdésben foglaltak szerint le kell adni.
(3)Szervezeti egységek szétválása esetén a jogutód szervezeti egységek közül az egyik szervezeti egység jogosult használni a jogelőd szervezeti egység körbélyegzőit, a többi jogutód újat köteles igényelni. A DOK a változásokat bevezeti a központi nyilvántartásba. 10. A körbélyegző selejtezése 10. §
(1)Ha a körbélyegzőt a
- és a
- §-ban leírtak alapján selejtezni kell, a selejtezési jegyzőkönyvet a körbélyegzőt használó titkárság ügykezelője készíti el, a DOK-nak felterjeszti, a megsemmisítést pedig a gumipárna összevágásával helyben végrehajtja.
(2)A DOK felelős ügyintézője a központi nyilvántartó könyvben a selejtezési jegyzőkönyv iktatószámának bejegyzésével a leselejtezett körbélyegzőt kivezeti a nyilvántartásból.
(3)A DOK-nak a szervezeti egység jogutód nélküli megszűnése miatt átadott körbélyegzőket a DOK felelős ügyintézője átadás-átvételi jegyzőkönyv felvétele mellett megsemmisítésre átadja az Üzemeltetési Főosztálynak. 11. Záró rendelkezések 11. §
(1)Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit 2018. január 1-jétől kell alkalmazni.
(2)A Minisztériumban használt speciális, nem központilag nyilvántartott körbélyegzők (vízumbélyegzők, anyakönyvvezetői bélyegzők, tiszteletbeli konzuli bélyegzők, rézbélyegzők, szárazbélyegzők, személyi pecsétnyomók) rendeléséről, nyilvántartásáról a feladatkörükben felelős szervezeti egységek gondoskodnak.
(3)Hatályát veszti a bélyegzők és pecsétnyomók megrendeléséről, nyilvántartásáról, használatáról és selejtezéséről szóló 3/2012. (II. 24.) KüM utasítás. Szijjártó Péter s. k., külgazdasági és külügyminiszter