19/2018. (VI. 29.) KKM utasítása a hitelesítő körbélyegzők megrendeléséről, nyilvántartásáról, használatáról és selejtezéséről.

19/2018. (VI. 29.) KKM utasítása a hitelesítő körbélyegzők megrendeléséről, nyilvántartásáról, használatáról és selejtezéséről. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23.  § (4)  bekezdés c)  pontja alapján a  Külgazdasági és Külügyminisztériumban a  hitelesítő körbélyegzők megrendelésének, használatának, nyilvántartásának és selejtezésének rendje szabályozása céljából az alábbi utasítást adom ki: 1. Az utasítás hatálya 1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed mindazon személyekre, akiket a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) Szervezeti és Működési Szabályzata felhatalmaz a  Minisztérium képviseletére, feladatkörük alapján kiadmányozásra jogosultak, valamint akik munkakörükből adódóan hitelesítő körbélyegzőkkel (a továbbiakban: körbélyegző) kapcsolatos feladatokat látnak el. (2) Az utasítás hatálya kiterjed a Minisztérium belföldi szervezeti egységeire, valamint a külképviseletekről és a tartós külszolgálatról szóló 2016. évi LXXIII. törvény 3. § (1) bekezdés a)–c) pontja szerinti külképviseletre (Magyarország diplomáciai képviselete, konzuli képviselete, nemzetközi szervezet mellett működő állandó képviselete). (3) Az utasítás hatálya kiterjed a Minisztérium Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztálya (a továbbiakban: DOK) által vezetett központi nyilvántartásban nyilvántartott, azon szigorú számadású körbélyegzőkre, amelyeket hivatalos levelezésben, kiadmányokon, másolatok hitelesítésekor a kiadmányozó aláírásával együtt kell használni. 2. A hitelesítő körbélyegző igénylése és megrendelése 2. § (1) A  körbélyegzőt a  DOK-tól írásban, a  mindenkor hatályos Egyedi Iratkezelési Szabályzat iratmintatárában meghatározott formanyomtatványon vagy feljegyzés formában a Scriptament Elektronikus Ügyiratkezelő rendszerben érkeztetőszámmal ellátva kell igényelni. A DOK a körbélyegzőigényt elektronikusan és papír alapon iktatva továbbítja az Üzemeltetési Főosztálynak. Az Üzemeltetési Főosztály intézkedik a körbélyegzők legyártatásáról. (2) Indokolt esetben a  külképviseleteknek a  DOK vezetője engedélyezheti a  körbélyegző állomáshelyen történő elkészíttetését. Az így elkészített körbélyegző lenyomatát ragasztható hátoldalú címkére elhelyezve fel kell terjeszteni a DOK-nak, ahol az erre kijelölt ügyintéző nyilvántartásba veszi. (3) A  körbélyegzők átmérője 40 mm, ha kis méretű körbélyegző használata szükséges (pl. számlák, szállítólevelek esetében), 20 mm átmérőjű méretben is rendelhető. 3. A Központban használt körbélyegzők felirata 3. § (1) A Minisztérium hivatalos körbélyegzője Magyarország címerével ellátott sorszámozott körbélyegző. (2) A  körbélyegző nyilvántartási száma alszámos rendszerű, a  szervezeti egység főszámán szerepelnek az  igényelt darabszámú körbélyegzők. (3) A körbélyegző kötelezően tartalmazza a felső köríven a Minisztérium nevét, középen Magyarország címerét, az alsó köríven a sorszámot. (4) A  miniszter, az  államtitkárok és a  miniszteri biztosok – tisztségüket és feladatkörüket feltüntető – Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használnak az alábbiak szerint: a) Külgazdasági és külügyminiszter – címer – sorszám; b) Külgazdasági és Külügyminisztérium – parlamenti államtitkár – címer – sorszám; c) Külgazdasági és Külügyminisztérium – biztonságpolitikáért felelős államtitkár – címer – sorszám. (5) A  helyettes államtitkárok esetében a  felirat: „Külgazdasági és Külügyminisztérium – helyettes államtitkár – címer – sorszám”. (6) Szervezeti egységek használatában lévő körbélyegzők felirata: „Külgazdasági és Külügyminisztérium – címer – sorszám”. (7) Szervezeti egységhez nem kapcsolódó, önálló hatáskörben használt körbélyegző a  feladatkör megnevezésével kiadható. (8) A körbélyegzők magyar és idegen nyelvű felirattal készíthetők. (9) Az idegen nyelvű feliratra az igénylő szervezeti egység tesz javaslatot. 4. Külképviseleteken használt körbélyegzők felirata 4. § (1) A  külképviseletek magyar és a  fogadó államban hivatalos nyelvű körbélyegzőt használhatnak „Magyarország Nagykövetsége (Főkonzulátusa, Konzulátusa, Konzuli Irodája, Alkonzulátusa) – címer – sorszám – állomáshely (város)” felirattal. (2) A körbélyegző számozása főszámos: 1–19. között és 31-től a szükséges sorszámig tart. A 20–30. sorszám a konzuli körbélyegzők számára kiadott tartomány. (3) A  külképviseletek felügyelete alatt működő külföldi magyar intézetek a  fogadó államban nemzetközi szerződés alapján bejegyzett önálló elnevezésüket használják a körbélyegzőkön. (4) Nemzeti iratforgalomban magyar nyelvű vagy magyar–idegen nyelvű körbélyegzőket kell használni. (5) Külképviselet megszűnése esetén a körbélyegzőt a Hitelesítő körbélyegzők és vízumbélyegzők nyilvántartó könyvével együtt a DOK-nak fel kell terjeszteni. 5. A körbélyegzők nyilvántartása 5. § (1) A  körbélyegző használatára jogosultak kizárólag a  központilag nyilvántartásba vett körbélyegzőket használhatják. A  hitelesítő körbélyegzők nyilvántartó könyveit – külön kezelve a  Központban és a  külképviseleten használt körbélyegzőket –, a Minisztérium főnyilvántartó könyvében kell nyilvántartásba venni. A nyilvántartó könyv az alábbi rovatokat tartalmazza: a) a szervezeti egység megnevezése, b) a bélyegző sorszáma, c) az elkészült bélyegző beérkezésének dátuma, d) az átadó neve és aláírása, e) az átvevő neve és aláírása, f ) az átvétel dátuma, g) a bélyegző visszavételének vagy megsemmisítésének dátuma és adatai, h) megjegyzés, egyéb bejegyzések, i) a bélyegző lenyomata. (2) A hitelesítő körbélyegzők nyilvántartásába a felelős ügyintéző bevezeti a körbélyegző adatait és lenyomatát, aláírás ellenében kiadja az  igénylő szervezeti egység képviselőjének, vagy futárküldeményként eljuttatja az  igénylő külképviseletre. A szervezeti egységek és a külképviseletek titkárságai a Hitelesítő körbélyegzők és vízumbélyegzők nyilvántartó könyvében nyilvántartásba veszik az  átvett körbélyegzőt, és dokumentáltan kiadják a  felhasználó munkatársnak. 6. A körbélyegzők használata 6. § A  szervezeti egységek vagy a  külképviseletek által használt körbélyegzőket a  hivatali idő után, illetve a  hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A  körbélyegző a  vezető engedélyével épületen kívüli munkavégzés érdekében  a  hivatali helyiségből kivihető. A  körbélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért és biztonságos őrzéséért. 7. A körbélyegző elvesztése 7. § (1) A hitelesítő körbélyegző elvesztése esetén a szervezeti egység vezetője vagy a külképviselet-vezető megtesz minden szükséges intézkedést a  körbélyegző felkutatása érdekében. Haladéktalanul jegyzőkönyvet vesz fel, amely tartalmazza az elvesztésért felelős személy, illetve a körbélyegző felhasználójának a nevét, az elvesztés körülményeit, valamint a megtett intézkedéseket. A jegyzőkönyvet a nyilvántartásért felelős szervezeti egységnek, a DOK-nak kell címezni. (2) A DOK tájékoztatása alapján a Jogi Főosztály intézkedik a bélyegző letiltásáról szóló hirdetmény megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben. (3) A bélyegző elvesztését a hitelesítő körbélyegző nyilvántartó könyvében fel kell tüntetni. (4) Az elveszett bélyegző új sorszámú körbélyegzővel pótolható. (5) A letiltást követően előkerült bélyegzőt haladéktalanul meg kell semmisíteni. (6) A selejtezési jegyzőkönyvet a DOK-nak kell felterjeszteni. 8. Az elhasználódott bélyegző cseréje 8. § (1) A  természetes elhasználódás miatt szükségessé vált bélyegzőcserét igénylőlap kitöltésével kell kezdeményezni, a használhatatlanná vált körbélyegzőt jegyzőkönyv felvétele mellett helyben kell megsemmisíteni. (2) A selejtezési jegyzőkönyvet a DOK-nak kell felterjeszteni. (3) A megsemmisített körbélyegző új sorszámon pótolható. 9. A körbélyegző leadása, cseréje szervezeti változás esetén 9. § (1) Szervezeti egység megszűnése esetén a  körbélyegzőt a  DOK erre kijelölt ügyintézője a  szervezeti egység nyilvántartásában átveszi, a  központi nyilvántartásból kivezeti. Újonnan alakuló szervezeti egység részére a körbélyegző ismét kiadható. (2) Szervezeti egységek összevonása esetén a  jogutód szervezeti egység dokumentáltan, a központi nyilvántartásban átvezetve megtartja az  egyik szervezeti egység bélyegzőjét. Az  összevonás következtében feleslegessé vált bélyegzőket az (1) bekezdésben foglaltak szerint le kell adni. (3) Szervezeti egységek szétválása esetén a  jogutód szervezeti egységek közül az  egyik szervezeti egység jogosult használni a  jogelőd szervezeti egység körbélyegzőit, a  többi jogutód újat köteles igényelni. A DOK a változásokat bevezeti a központi nyilvántartásba. 10. A körbélyegző selejtezése 10. § (1) Ha a körbélyegzőt a 7. és a 8. §-ban leírtak alapján selejtezni kell, a selejtezési jegyzőkönyvet a körbélyegzőt használó titkárság ügykezelője készíti el, a DOK-nak felterjeszti, a megsemmisítést pedig a gumipárna összevágásával helyben végrehajtja. (2) A DOK felelős ügyintézője a központi nyilvántartó könyvben a selejtezési jegyzőkönyv iktatószámának bejegyzésével a leselejtezett körbélyegzőt kivezeti a nyilvántartásból. (3) A DOK-nak a szervezeti egység jogutód nélküli megszűnése miatt átadott körbélyegzőket a DOK felelős ügyintézője átadás-átvételi jegyzőkönyv felvétele mellett megsemmisítésre átadja az Üzemeltetési Főosztálynak. 11. Záró rendelkezések 11. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit 2018. január 1-jétől kell alkalmazni. (2) A  Minisztériumban használt speciális, nem központilag nyilvántartott körbélyegzők (vízumbélyegzők, anyakönyvvezetői bélyegzők, tiszteletbeli konzuli bélyegzők, rézbélyegzők, szárazbélyegzők, személyi pecsétnyomók) rendeléséről, nyilvántartásáról a feladatkörükben felelős szervezeti egységek gondoskodnak. (3) Hatályát veszti a bélyegzők és pecsétnyomók megrendeléséről, nyilvántartásáról, használatáról és selejtezéséről szóló 3/2012. (II. 24.) KüM utasítás. Szijjártó Péter s. k., külgazdasági és külügyminiszter