20/2011. (HK 16.) HVK HIICSF s z a k utasítása a papírfelhasználás korlátozása érdekében az iratok elektronikus levelező rendszeren való továbbításáró

20/2011. (HK 16.) HVK HIICSF s z a k utasítása a papírfelhasználás korlátozása érdekében az iratok elektronikus levelező rendszeren való továbbításáról. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2004. évi CV. törvény 110. § (1) bekezdése alapján – figyelemmel a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség gazdálkodásának racionalizálásával és kiadásai csökkentésével kapcsolatos feladatokról szóló 36/2011. (HK 9.) HM közigazgatási államtitkári és HVK vezérkari főnöki együttes intézkedés rendelkezéseire – a pénzügyi kiadások csökkentése érdekében a papírfelhasználás visszaszorítására, a kapcsolódó feladatok részletes szabályainak megállapítására vonatkozóan az alábbi szakutasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. A szakutasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezetek) terjed ki. 2. A szakutasítást minden esetben a minősített adatok védelméről, valamint a személyes adatok védelméről szóló jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök – különösen a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség Titokvédelmi és Ügyviteli Szabályzata kiadásáról szóló 11/1996. (HK 7.) HM utasítás, valamint a Magyar Honvédség Egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról, valamint a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség Titokvédelmi és Ügyviteli Szabályzata kiadásáról szóló 11/1996. (HK 7.) HM utasítás módosításáról szóló 20/2008. (HK 6.) HM utasítás – vonatkozó előírásaival összhangban kell alkalmazni. 2. Általános feladatok 3. A honvédelmi szervezetek működése, a napi ügyintézés során lehetőség szerint (technikai feltételek megléte esetén) előtérbe kell helyezni az elektronikus levelező rendszeren történő irattovábbítást, az elektronikus dokumentumtár és dokumentum megosztás alkalmazását. 4. A szakutasításban foglalt rendelkezések kizárólag a nyílt iratokra alkalmazandóak, a végrehajtás során tekintettel kell lenni az adott irat jellegére, tárgyára. A továbbítási forma meghatározása a kiadmányozó felelőssége. 5. A honvédelmi szervezeteken kívülre irányuló levelezés során továbbra is kizárólag hivatalos, hiteles, kiadmányozott, nyilvántartásba vett iratok küldhetők ki. 6. Az ügyintézés során törekedni kell az irat tartalmának lényegre törő, tömör megfogalmazására, a felesleges nyomtatás mellőzésére és a kétoldalas nyomtatás alkalmazására. 3. Hivatalos levelezés 7. A honvédelmi szervezetek egymás közti, hivatalos levelezése során alkalmazott, elektronikus rendszeren történő irattovábbításhoz kapcsolódó eljárásrend: 7.1. Az irat kiadmányozása után az iratot készítő ügyintéző gondoskodik arról, hogy az irat nyilvántartásba vételre kerüljön. Ezt követően az iratról digitális változatot készít vagy készíttet (ügyviteli szervezeti elem) szkennerrel, .pdf vagy .tif formátumban. A továbbításra szánt fájl nevének képzése során a küldő szervezetre és az irat – nyilvántartásban feltüntetett – tárgyára, valamint a kiterjesztésre vonatkozó adatok feltüntetése szükséges. Az elektronikusan továbbítandó iratot az ügyintéző látja el az irat példány sorszáma alatt az „E-mail-ben továbbítandó!” kezelési utasítással. A záradékban a készítő példánya az 1. számú példány, eltérés a levéltári értékű iratok esetén lehet. Az irat első oldalán a példány sorszáma csak a digitalizálást követően kerüljön feltüntetésre. 7.2. Az elkészített digitális változatot az ügyintéző, illetve a „vezető segítő” önállóan küldi el az irat záradékában megjelöltek alapján. A továbbítás HM-en belüli címzett esetén – az adatot bekérő kiadmányozó által meghatá rozottak szerint – az adott szervezeti egység „vezető segítői” postafiókjára vagy a HM Ügyviteli Osztály postafiókjára, más honvédelmi szervezet esetében az ügyviteli szervezeti elem postafiókjára történhet. Biztosítani kell, hogy az ügyviteli szervezeti elemek állománya és a „vezető segítő” állomány részéről az általuk kezelt postafiókok munkanapokon munkaidőben – a honvédelmi szervezet vezetője, parancsnoka által meghatározott időközönként – ellenőrzésre kerüljenek. Az elküldés tényének elektronikus bizonylatát rögzíti a hálózatot kiszolgáló számítógép (szerver), a bizonylat megjelenik továbbá az elküldést végrehajtó személy saját postafiókjában az elküldött üzenetek könyvtárban is. A postafiók telítődésének elkerülése érdekében a továbbítási bizonylatot át kell helyezni a személyes mappák között létrehozott könyvtárba. 7.3. Amennyiben több honvédelmi szervezethez, illetve a HM több szervezeti egységéhez is továbbításra kerül az irat, a záradékban jelölni kell, hogy mely címzett kapja csak „Tájékoztatásul!” az iratot. A „Tájékoztatásul!” kapott iratot az érkeztetőnek nem kell kinyomtatni, azt elektronikus úton továbbítja a címzettnek. Egyéb esetben a küldemény egy példányát az ügyviteli szervezeti elem, illetve a „vezető segítő” állomány kinyomtatja, annak első oldalán feltünteti a vonatkozó példány sorszámát, érkezteti a küldeményt, szignáltatja azt a vezetővel, parancsnokkal, majd bizonylaton (pl. kézbesítő könyv) átadja a fő kidolgozó (kijelölt ügyintéző, szervezeti egység, szervezeti elem) részére. A feladat végrehajtására a honvédelmi szervezetnél, illetve szervezeti egységnél vagy szervezeti elemnél a továbbiakban lehetőség szerint csak egy nyomtatott példány legyen biztosítva, amelyet a szignálást végző személy által kijelölt fő kidolgozó vesz át és gondoskodik annak nyilvántartásba vételéről, megkezdi azzal az érdemi ügyintézést. A szignálást végző személy felelőssége eldönteni, hogy az érintett anyaghoz milyen jellegű, szintű hozzáférést biztosít a fő kidolgozón kívül más személy részére a honvédelmi szervezeten belül. A hozzáférés lehetőségét alapvetően az elektronikus rendszeren keresztül kell biztosítani, mely tényt a kinyomtatott iraton jelölni kell, az érintetteknek a feladatról történő tájékoztatása mellett. A kijelölt együttműködők az elektronikus rendszeren keresztül teszik meg észrevételeiket, javaslataikat, amelyeket a fő kidolgozó összegez, véglegesít, illetve jelenít meg szükség szerint papíralapon, lehetőséget biztosítva a későbbi ellenőrzésekhez. Az együttműködők elektronikusan megjelenő hozzászólásait az adott honvédelmi szervezet, illetve szervezeti egység vagy szervezeti elem hivatalos véleményének kell tekinteni, ha az annak vezetőjén, parancsnokán – távollétében a rendszeresített (szervezetszerű vagy zárójeles) helyettesén, illetve a sorszámos rendelkezésben megbízott helyettesén – keresztül kerül megküldésre. 7.4. Minden, elektronikus hozzáféréssel rendelkező ügyintézőnek jeleznie kell tervezett távollétének megkezdése előtt az elektronikus rendszeren a távollét tényét és időtartamát, valamint az ezen idő alatt helyette eljáró személy nevét (pl. „Házon kívül” szolgáltatás aktiválása). 7.5. A tervezetek köröztetése alapvetően elektronikus úton történjen, a feladatindító irat kiadmányozott, nyilvántartásba vett irattári példányának faxolása vagy szkennelt változatának elektronikus megküldése mellett. A véleményezés lehetőség szerint elektronikus formában kerüljön megküldésre, az irattári példány kiadmányozása, nyilvántartásba vétele mellett. 7.6. A digitalizálás végrehajtására állandó felelős (távolléte esetére helyettes) – a honvédelmi szervezet, illetve a szervezeti egység vagy szervezeti elem vezetője, parancsnoka által történő – kijelölése szükséges. A feladatot rögzíteni kell a kijelölt személyek munkaköri leírásában. 4. Nem hivatalos, tájékoztató jellegű levelezés 8. A honvédelmi szervezetek egymás közti, nem hivatalos, tájékoztató jellegű levelezése során alkalmazott, elektronikus rendszeren történő irattovábbításhoz kapcsolódó eljárásrend: 8.1. A honvédelmi szervezeten belüli levelezés (pl. feladatszabás, információközlés, figyelemfelhívás, adatkérés) esetén, az elektronikus rendszeren történő továbbítást az ügyintéző a saját szakterülete vagy a munkaköréből, beosztásából fakadó egyéb jellegű feladata vonatkozásában végezhet. A címzésnél alkalmazhatóak az egyéni, illetve a csoportos postafiók címek. 8.2. A honvédelmi szervezetek egymás közti levelezése esetén, az elektronikus rendszeren történő irattovábbítást a kiadmányozási joggal rendelkező személy, távollétében a rendszeresített (szervezetszerű vagy zárójeles) helyettese, illetve a sorszámos rendelkezésben megbízott helyettese végezhet munkaköre, beosztása, illetve szakterülete vonatkozásában. A címzett a küldő fél munkakörének, beosztásának, illetve szakterületének megfeleltethető személy vagy szervezeti egység, szervezeti elem lehet a megszólított szervezetnél. 8.3. A fogadó fél az elektronikus rendszeren kapott adatokat, információt átemeli a személyes mappák között létrehozott könyvtárba. Ezt követően az üzenet jellege szerint jár el, szükség esetén – kiegészítve saját záradékával (pl. információközlés, feladatszabás) – továbbítja azt az együttműködő, a feladat végrehajtásában érintett más ügyintézőnek. 8.4. Telefonon történő információküldés, -fogadás esetén az egyeztetés érdemi részéről – indokolt esetben – az ügyintézőnek feljegyzést kell készítenie a nyilvántartott munkafüzetébe, illetve a tárgy szerint kapcsolódó nyilvántartott iratra. 5. Záró rendelkezések 9. Ez a szakutasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. Halmai Ottó mk. dandártábornok s. k., csoportfőnök