28/2017. (XII. 22.) LÜ utasítása az elektronikus dokumentumoknak az ügyészségi feladatok ellátása során történő kezeléséről.

28/2017. (XII. 22.) LÜ utasítása az elektronikus dokumentumoknak az ügyészségi feladatok ellátása során történő kezeléséről. Az elektronikus dokumentumok egységes kezelése érdekében az ügyészségről szóló 2011. évi CLXIII. törvény 8. § (3) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján a következő utasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. § Az  utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni az  ügyészségről szóló 2011. évi CLXIII. törvény (a továbbiakban: Ütv.) 2. § (1) bekezdésében meghatározott vagy azon kívüli ügyészségi feladatok ellátása során, ha a) jogszabály, b) ügyészségi szabályozás, így különösen az  ügyészi szervezet iratkezelési szabályzatának bevezetéséről szóló 6/1998. (ÜK. 1999/1.) LÜ utasítás (a továbbiakban: ISZ), vagy c) ügyészségi vezetőnek az irányítása alatt álló szervezeti egységekre vonatkozó rendelkezése elektronikus dokumentum kezelését (tárolását, megőrzését vagy elektronikus formában történő küldését) írja elő. 2. § Az elektronikus dokumentumok kezelésével összefüggésben felmerülő iratkezelési feladatok végrehajtására az  ISZ szabályait megfelelően kell alkalmazni. 3. § (1) Az utasítás alkalmazása során 1. eIR: az  informatikailag támogatott igazgatási ügyvitel szabályairól szóló 3/2015. (III. 31.) főov. körlevélben szabályozott ügyészségi elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer, 2. előadó: az ISZ melléklete 1. §-ában meghatározott ügyintéző, 3. EMi: az ügyészség, illetve az ügyész büntetőjogi vagy a közjogi szakági tevékenységét támogató Elektronikus Ügyintézési Modul, 4. elektronikus ügyintézési alkalmazás: az eIR és az EMi, 5. iratkezelési feladat: az  eIR-ben – ügyiratra (ügy) vagy annak konkrét elemére (irat) – kiadott iratkezelési rendelkezés, 6. elektronikus dokumentum: az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben kezelt fájl és a hozzá kapcsolódó leíró adatok, így különösen a  fájl létrehozatalára vagy ügyészséghez érkezésére, illetve dokumentumtárban történő elhelyezésére és küldésére vonatkozó adatok összessége, 7. iroda: az elektronikus dokumentumkezelésre szolgáló rendszerben a dokumentumok kezeléséhez kapcsolódó irodai tevékenységet ellátó személyek összessége, 8. szakrendszer: szakági tevékenységet támogató ügyviteli rendszer (a büntetőjogi szakág számítástechnikai bázisú ügyviteli rendszere, a  magánjogi és közigazgatási jogi szakág számítástechnikai bázisú ügyviteli rendszere és a büntetés-végrehajtási törvényességi felügyeleti tevékenység számítástechnikai bázisú ügyviteli rendszere), 9. szakterület: az ügyészség szervezetéről és működéséről szóló 12/2012. (VI. 8.) LÜ utasítás szerint egy ügyészségi szervezeti egységre osztott feladatok meghatározott csoportja, illetve az  ezen feladatok végrehajtására szolgáló tevékenység, 10. szakág: az  ügyészségen kialakított azon szakterületek összessége, amelyek egy vagy több, az  Ütv. 2.  § (1)  bekezdésében meghatározott feladat teljesítésére szolgálnak, függetlenül a  szervezeti egységek közötti megosztástól (büntetőjogi szakág, közjogi szakág), 11. funkcionális terület: az  ügyészség szakági tevékenységébe nem sorolható, az  ügyészség működésének, feladatai ellátásának biztosításához szükséges szakterületi tevékenységek összessége (így különösen igazgatási szakterület, informatikai szakterület, gazdasági szakterület), 12. utasítás: az ISZ-ben meghatározott kezelési feljegyzés. (2) Az Utasításban nem szabályozott fogalmak alatt az ISZ melléklete 1. §-ában meghatározott fogalmakat kell érteni. 2. Az elektronikus ügyintézési alkalmazás 4. § (1) Az  ügyészség feladatainak ellátása során az  elektronikus dokumentumokat elektronikus ügyintézési alkalmazás használatával kell kezelni (fogadni, megőrizni és továbbítani). (2) Az  elektronikus ügyintézési alkalmazás üzemeltetéséért a  Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályának (a továbbiakban: Főosztály) vezetője felelős. 3. Elektronikus dokumentumok kezelésének rendje 5. § (1) Az ügyészség feladatainak ellátása során az elektronikus dokumentumot a) az  EMi használatával kell kezelni, és az  EMi dokumentumtárába kell feltölteni abban az  esetben, ha az elektronikus dokumentum kezelése az Ütv. 2. § (1) bekezdésében meghatározott ügyészségi vagy ügyészi büntető vagy közjogi szakági tevékenységhez szükséges, b) az eIR használatával kell kezelni, és az eIR dokumentumtárába kell feltölteni abban az esetben, ha az Ütv. 2. § (1) bekezdésében meghatározottakon kívüli feladat végrehajtása kapcsán szükséges (funkcionális területhez kapcsolódó feladat ellátása). (2) Kerülni kell az elektronikus dokumentum teljes, illetve többszöri kinyomtatását. 4. Az EMi használatának rendje 6. § (1) Az EMi-ben a különböző műveletek végzésére az alábbi szerepkörök ellátásával megbízott személyek jogosultak: a) adminisztrátor, illetve területi adminisztrátor: az  EMi-ben jogosultságok beállítására, valamint az  EMi konfigurálására, működtetésével kapcsolatos műveletek elvégzésére országos vagy szervezeti egység szinten jogosult személy; b) felhasználó: az  EMi-ben kijelölés alapján meghatározott ügy tekintetében elektronikus dokumentumok megtekintésére, feltöltésére és egyes ehhez kapcsolódó EMi naplók megtekintésére feljogosított személy, így különösen az előadó; c) kiemelt felhasználó: aki a felhasználónál meghatározott műveleteken túl az EMi-ben az adott iktatókönyvhöz tartozó valamennyi ügy irataiba betekintési joggal rendelkezik, valamint az  adott szervezeti egység tagjai közül az egyes ügyekhez hozzáféréssel rendelkező jogosultat (felhasználót) állíthat be; d) iroda: a 3. § 7. pontjában meghatározott elektronikus dokumentumkezelést végző azon ügyészségi alkalmazott, aki a  felhasználó és a  kiemelt felhasználó által végezhető műveleteken túl az  EMi-ben érkeztethet, iktatási adatokat rögzíthet és expediálást is végezhet; e) előírányító: a  szervezethez érkezett, az  EMi által automatikusan meg nem határozható iktatókönyvhöz irányítandó elektronikus küldemények megfelelő szervezethez és iktatókönyvhöz irányítására jogosult személy, aki a kijelölésétől függően országos, területi (megyei) vagy szervezeti egység szinten járhat el. (2) Az EMi-ben és egy adott iktatókönyvben egy személy több szerepkör ellátásával is megbízható. (3) Az  EMi-ben jogosultságok beállítására, valamint az  EMi konfigurálásával, működtetésével kapcsolatos műveletek elvégzésére országos szinten jogosult adminisztrátorokat és az  országos jogosultsággal rendelkező előirányítókat a Főosztály vezetője jelöli ki, és gondoskodik az ehhez kapcsolódó EMi jogosultságaik beállításáról. (4) Az EMi-ben a jogosultságok beállítására, az EMi működtetésével kapcsolatos műveletek elvégzésére jogosult területi adminisztrátorokat a Főosztály vezetője jelöli ki a) a Legfőbb Ügyészség és a Fővárosi Fellebbviteli Főügyészség esetében, b) az a) pontban nem említett fellebbviteli főügyészség esetében a székhelye szerinti megyei főügyész javaslata alapján, c) a főügyészségeken a főügyész javaslata alapján. (5) A területi adminisztrátorok jogosultságainak az EMi-ben történő beállításáról a Főosztály vezetője az adminisztrátorok útján gondoskodik. (6) A területi (megyei) előírányítók személyét a (4) bekezdés a)–c) pontjában meghatározott szervezeti egységek, Legfőbb Ügyészség esetében az egyes önálló szervezeti egységek vezetői jelölik ki. (7) A  vezetők jelölik ki az  adott szervezeti egységen belül a  felhasználói, kiemelt felhasználói, irodai és előirányítói jogosultságokkal rendelkező személyeket. (8) A  vezetői döntés alapján a  kiemelt felhasználói, irodai és előirányítói jogosultság beállítását a  kijelölt területi adminisztrátor végzi el az EMi-ben. Az egyes ügyekben felhasználóként eljáró személy jogosultságának beállítását az  egyes ügyekben egyedileg hozott vezetői döntés alapján a  kiemelt felhasználók és az  irodai jogosultsággal rendelkező személyek végezhetik el az EMi-ben. (9) A  szerepkörök és az  ahhoz kapcsolódó jogosultságok módosítására, valamint a  jogosultságok visszavonására a (3)–(8) bekezdésben foglalt rendelkezéseket megfelelően kell alkalmazni. 5. Az eIR használatának rendje 7. § Az  elektronikus dokumentumot az  azzal kapcsolatban intézkedési kötelezettséggel rendelkező szervezeti egység kezeli, az érintett feladat támogatására a Főosztály által meghatározott módon létrehozott iktatókönyvben. 8. § (1) A vezetők jelölik ki az egyes iktatókönyvekhez rendelt szerepkörökben eljáró személyeket. (2) Iratkezelési szempontból indokolt esetben a vezető a funkcionális területhez kapcsolódó feladatok ellátása érdekében a  Főosztály vezetőjénél – indokolással ellátva – kezdeményezheti az  eIR adott feladathoz igazítását, kiegészítését (például új iktatókönyv kialakítását, új irattípus bevezetését). 9. § A  funkcionális területhez kapcsolódó feladatok ellátása során az  elektronikus iratkezelés hitelessége és teljessége érdekében az elektronikus dokumentumok kezelése valamennyi eIR iratkezelési funkció és szerepkör használatával történik. 6. Záró rendelkezések 10. § Felhatalmazom a Főosztály vezetőjét, hogy az elektronikus ügyintézési alkalmazás használatának részletes szabályait körlevélben határozza meg. 11. § Ez az utasítás 2018. január 1-jén lép hatályba. 12. § Visszavonom az  elektronikus dokumentumoknak az  ügyészségi szakterületi feladatok ellátása során történő kezeléséről szóló 2/2017. (V. 31.) LÜ körlevelet. Dr. Polt Péter s. k., legfőbb ügyész