28/
- (XII. 22.) LÜ utasítása az elektronikus dokumentumoknak az ügyészségi feladatok ellátása során történő kezeléséről. Az elektronikus dokumentumok egységes kezelése érdekében az ügyészségről szóló
- évi CLXIII. törvény
- §
(3)bekezdésében kapott felhatalmazás alapján a következő utasítást adom ki:
- Általános rendelkezések
- § Az utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni az ügyészségről szóló
- évi CLXIII. törvény (a továbbiakban: Ütv.)
- §
(1)bekezdésében meghatározott vagy azon kívüli ügyészségi feladatok ellátása során, ha
- a)jogszabály,
- b)ügyészségi szabályozás, így különösen az ügyészi szervezet iratkezelési szabályzatának bevezetéséről szóló 6/1998. (ÜK. 1999/1.) LÜ utasítás (a továbbiakban: ISZ), vagy
- c)ügyészségi vezetőnek az irányítása alatt álló szervezeti egységekre vonatkozó rendelkezése elektronikus dokumentum kezelését (tárolását, megőrzését vagy elektronikus formában történő küldését) írja elő. 2. § Az elektronikus dokumentumok kezelésével összefüggésben felmerülő iratkezelési feladatok végrehajtására az ISZ szabályait megfelelően kell alkalmazni. 3. §
(1)Az utasítás alkalmazása során
- eIR: az informatikailag támogatott igazgatási ügyvitel szabályairól szóló 3/
- (III. 31.) főov. körlevélben szabályozott ügyészségi elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer,
- előadó: az ISZ melléklete
- §-ában meghatározott ügyintéző,
- EMi: az ügyészség, illetve az ügyész büntetőjogi vagy a közjogi szakági tevékenységét támogató Elektronikus Ügyintézési Modul,
- elektronikus ügyintézési alkalmazás: az eIR és az EMi,
- iratkezelési feladat: az eIR-ben – ügyiratra (ügy) vagy annak konkrét elemére (irat) – kiadott iratkezelési rendelkezés,
- elektronikus dokumentum: az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben kezelt fájl és a hozzá kapcsolódó leíró adatok, így különösen a fájl létrehozatalára vagy ügyészséghez érkezésére, illetve dokumentumtárban történő elhelyezésére és küldésére vonatkozó adatok összessége,
- iroda: az elektronikus dokumentumkezelésre szolgáló rendszerben a dokumentumok kezeléséhez kapcsolódó irodai tevékenységet ellátó személyek összessége,
- szakrendszer: szakági tevékenységet támogató ügyviteli rendszer (a büntetőjogi szakág számítástechnikai bázisú ügyviteli rendszere, a magánjogi és közigazgatási jogi szakág számítástechnikai bázisú ügyviteli rendszere és a büntetés-végrehajtási törvényességi felügyeleti tevékenység számítástechnikai bázisú ügyviteli rendszere),
- szakterület: az ügyészség szervezetéről és működéséről szóló 12/
- (VI. 8.) LÜ utasítás szerint egy ügyészségi szervezeti egységre osztott feladatok meghatározott csoportja, illetve az ezen feladatok végrehajtására szolgáló tevékenység,
- szakág: az ügyészségen kialakított azon szakterületek összessége, amelyek egy vagy több, az Ütv.
- §
(1)bekezdésében meghatározott feladat teljesítésére szolgálnak, függetlenül a szervezeti egységek közötti megosztástól (büntetőjogi szakág, közjogi szakág),
- funkcionális terület: az ügyészség szakági tevékenységébe nem sorolható, az ügyészség működésének, feladatai ellátásának biztosításához szükséges szakterületi tevékenységek összessége (így különösen igazgatási szakterület, informatikai szakterület, gazdasági szakterület),
- utasítás: az ISZ-ben meghatározott kezelési feljegyzés.
(2)Az Utasításban nem szabályozott fogalmak alatt az ISZ melléklete
- §-ában meghatározott fogalmakat kell érteni.
- Az elektronikus ügyintézési alkalmazás
- §
(1)Az ügyészség feladatainak ellátása során az elektronikus dokumentumokat elektronikus ügyintézési alkalmazás használatával kell kezelni (fogadni, megőrizni és továbbítani).
(2)Az elektronikus ügyintézési alkalmazás üzemeltetéséért a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályának (a továbbiakban: Főosztály) vezetője felelős. 3. Elektronikus dokumentumok kezelésének rendje 5. §
(1)Az ügyészség feladatainak ellátása során az elektronikus dokumentumot a) az EMi használatával kell kezelni, és az EMi dokumentumtárába kell feltölteni abban az esetben, ha az elektronikus dokumentum kezelése az Ütv. 2. §
(1)bekezdésében meghatározott ügyészségi vagy ügyészi büntető vagy közjogi szakági tevékenységhez szükséges, b) az eIR használatával kell kezelni, és az eIR dokumentumtárába kell feltölteni abban az esetben, ha az Ütv. 2. §
(1)bekezdésében meghatározottakon kívüli feladat végrehajtása kapcsán szükséges (funkcionális területhez kapcsolódó feladat ellátása).
(2)Kerülni kell az elektronikus dokumentum teljes, illetve többszöri kinyomtatását. 4. Az EMi használatának rendje 6. §
(1)Az EMi-ben a különböző műveletek végzésére az alábbi szerepkörök ellátásával megbízott személyek jogosultak:
- a)adminisztrátor, illetve területi adminisztrátor: az EMi-ben jogosultságok beállítására, valamint az EMi konfigurálására, működtetésével kapcsolatos műveletek elvégzésére országos vagy szervezeti egység szinten jogosult személy;
- b)felhasználó: az EMi-ben kijelölés alapján meghatározott ügy tekintetében elektronikus dokumentumok megtekintésére, feltöltésére és egyes ehhez kapcsolódó EMi naplók megtekintésére feljogosított személy, így különösen az előadó;
- c)kiemelt felhasználó: aki a felhasználónál meghatározott műveleteken túl az EMi-ben az adott iktatókönyvhöz tartozó valamennyi ügy irataiba betekintési joggal rendelkezik, valamint az adott szervezeti egység tagjai közül az egyes ügyekhez hozzáféréssel rendelkező jogosultat (felhasználót) állíthat be;
- d)iroda: a 3. § 7. pontjában meghatározott elektronikus dokumentumkezelést végző azon ügyészségi alkalmazott, aki a felhasználó és a kiemelt felhasználó által végezhető műveleteken túl az EMi-ben érkeztethet, iktatási adatokat rögzíthet és expediálást is végezhet;
- e)előírányító: a szervezethez érkezett, az EMi által automatikusan meg nem határozható iktatókönyvhöz irányítandó elektronikus küldemények megfelelő szervezethez és iktatókönyvhöz irányítására jogosult személy, aki a kijelölésétől függően országos, területi (megyei) vagy szervezeti egység szinten járhat el.
(2)Az EMi-ben és egy adott iktatókönyvben egy személy több szerepkör ellátásával is megbízható.
(3)Az EMi-ben jogosultságok beállítására, valamint az EMi konfigurálásával, működtetésével kapcsolatos műveletek elvégzésére országos szinten jogosult adminisztrátorokat és az országos jogosultsággal rendelkező előirányítókat a Főosztály vezetője jelöli ki, és gondoskodik az ehhez kapcsolódó EMi jogosultságaik beállításáról.
(4)Az EMi-ben a jogosultságok beállítására, az EMi működtetésével kapcsolatos műveletek elvégzésére jogosult területi adminisztrátorokat a Főosztály vezetője jelöli ki
- a)a Legfőbb Ügyészség és a Fővárosi Fellebbviteli Főügyészség esetében,
- b)az
- a)pontban nem említett fellebbviteli főügyészség esetében a székhelye szerinti megyei főügyész javaslata alapján,
- c)a főügyészségeken a főügyész javaslata alapján.
(5)A területi adminisztrátorok jogosultságainak az EMi-ben történő beállításáról a Főosztály vezetője az adminisztrátorok útján gondoskodik.
(6)A területi (megyei) előírányítók személyét a
(4)bekezdés a)–c) pontjában meghatározott szervezeti egységek, Legfőbb Ügyészség esetében az egyes önálló szervezeti egységek vezetői jelölik ki.
(7)A vezetők jelölik ki az adott szervezeti egységen belül a felhasználói, kiemelt felhasználói, irodai és előirányítói jogosultságokkal rendelkező személyeket.
(8)A vezetői döntés alapján a kiemelt felhasználói, irodai és előirányítói jogosultság beállítását a kijelölt területi adminisztrátor végzi el az EMi-ben. Az egyes ügyekben felhasználóként eljáró személy jogosultságának beállítását az egyes ügyekben egyedileg hozott vezetői döntés alapján a kiemelt felhasználók és az irodai jogosultsággal rendelkező személyek végezhetik el az EMi-ben.
(9)A szerepkörök és az ahhoz kapcsolódó jogosultságok módosítására, valamint a jogosultságok visszavonására a
(3)–
(8)bekezdésben foglalt rendelkezéseket megfelelően kell alkalmazni.
- Az eIR használatának rendje
- § Az elektronikus dokumentumot az azzal kapcsolatban intézkedési kötelezettséggel rendelkező szervezeti egység kezeli, az érintett feladat támogatására a Főosztály által meghatározott módon létrehozott iktatókönyvben.
- §
(1)A vezetők jelölik ki az egyes iktatókönyvekhez rendelt szerepkörökben eljáró személyeket.
(2)Iratkezelési szempontból indokolt esetben a vezető a funkcionális területhez kapcsolódó feladatok ellátása érdekében a Főosztály vezetőjénél – indokolással ellátva – kezdeményezheti az eIR adott feladathoz igazítását, kiegészítését (például új iktatókönyv kialakítását, új irattípus bevezetését).
- § A funkcionális területhez kapcsolódó feladatok ellátása során az elektronikus iratkezelés hitelessége és teljessége érdekében az elektronikus dokumentumok kezelése valamennyi eIR iratkezelési funkció és szerepkör használatával történik.
- Záró rendelkezések
- § Felhatalmazom a Főosztály vezetőjét, hogy az elektronikus ügyintézési alkalmazás használatának részletes szabályait körlevélben határozza meg.
- § Ez az utasítás
- január 1-jén lép hatályba.
- § Visszavonom az elektronikus dokumentumoknak az ügyészségi szakterületi feladatok ellátása során történő kezeléséről szóló 2/
- (V. 31.) LÜ körlevelet. Dr. Polt Péter s. k., legfőbb ügyész