§ 31 Vyhláška o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti – Vyřazování utajované písemnosti
Vyhláška o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti · 137/2003 Sb. · § 31 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 31 Vyhlášky č. 137/2003 Sb. stanovuje podrobná pravidla pro vyřazování (skartaci) utajovaných písemností, včetně složení skartační komise a postupu při rozhodování o jejich dalším osudu.
§ 31 Vyřazování utajované písemnosti
(1) Vyřazování (skartace) utajované písemnosti se provádí podle zvláštního právního předpisu8) a podle skartačních řádů orgánů státu nebo organizací, pokud není stanoveno jinak.
(2) Vyřazování utajované písemnosti zajišťuje nejméně tříčlenná skartační komise ustanovená písemným rozhodnutím statutárního orgánu nebo jím určené osoby. Členové komise musí mít určení ke styku s utajovanými skutečnostmi odpovídající nejvyššímu stupni utajení, které mají být vyřazeny. Vedoucím skartační komise nesmí být osoba pověřená vedením jednacího protokolu, ve kterém jsou evidovány písemnosti, které jsou předmětem posuzování skartační komise.
(3) Osoba pověřená vedením jednacího protokolu vypracuje návrh na vyřazení utajovaných písemností (skartační návrh).
(4) Skartační komise posoudí utajovanou písemnost, u níž uplynula skartační lhůta. U utajované písemnosti označené skartačním znakem V skartační komise rozhodne o změně skartačního znaku na A nebo S. U písemnosti označené skartačním znakem A se zruší stupeň utajení, pomine-li důvod utajení. V případě, že důvod utajení nepomine, uvede se na utajované písemnosti nová skartační lhůta anebo, ve výjimečných případech, kdy má být utajovaná písemnost uložena v archivech zvláštního významu, se na utajované písemnosti uvede doba, po kterou je nutné tuto písemnost utajovat, slovy „Utajovat do“.
(5) Skartační návrh se předá příslušnému archivnímu orgánu ke schválení. Jde-li o orgán státu nebo organizaci, které mají zřízeny archivy zvláštního významu, předá se skartační návrh Ministerstvu vnitra a v ostatních případech příslušnému archivu.
(6) Po schválení skartačního návrhu se utajované písemnosti určené ke zničení zničí za přítomnosti skartační komise a jejich zničení potvrdí podpisem na skartačním návrhu (protokolu o skartačním řízení) její členové. U vyřazené písemnosti se v příslušném jednacím protokolu škrtne pořadové číslo a ve sloupci č. 16 se uvede záznam o vyřazení (textová část přílohy č. 2 k této vyhlášce).
(7) Nadpočetné výtisky utajovaných písemností se mohou zničit mimo skartační řízení. Nadpočetné výtisky zničí pověřená osoba a osoba pověřená vedením jednacího protokolu a jejich zničení potvrdí podpisem v rozdělovníku na výtisku utajované písemnosti určeném k uložení.
(8) Jednací protokol a další administrativní pomůcky určené k evidenci utajovaných písemností se mohou vyřadit teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované písemnosti v nich evidované.
(9) Pomocné jednací protokoly se mohou vyřadit teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované písemnosti v nich zaznamenané.
(10) Doručovací knihy, obsahující podpisy potvrzující převzetí utajovaných písemností, se mohou vyřadit teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované písemnosti podle odstavců 8 a 9.
ČÁST PÁTÁ
Paragraf 31 Vyhlášky č. 137/2003 Sb. stanovuje podrobná pravidla pro vyřazování (skartaci) utajovaných písemností, včetně složení skartační komise a postupu při rozhodování o jejich dalším osudu.
Co to znamená v praxi
Utajované písemnosti se skartují podle zvláštních předpisů a skartačních řádů, pokud není stanoveno jinak.
Skartaci provádí nejméně tříčlenná komise, jejíž členové musí mít oprávnění k přístupu k utajovaným skutečnostem odpovídající nejvyššímu stupni utajení skartovaných dokumentů.
Komise posuzuje písemnosti po uplynutí skartační lhůty a rozhoduje o jejich zničení, změně skartačního znaku nebo prodloužení utajení.
Po schválení skartačního návrhu příslušným archivním orgánem se písemnosti určené ke zničení zlikvidují za přítomnosti komise a jejich zničení se potvrdí podpisem.
Na co si dát pozor
Vedoucí skartační komise nesmí být osoba vedoucí jednací protokol, ve kterém jsou evidovány posuzované písemnosti.
U písemností se skartačním znakem V komise rozhoduje o změně na A (archivace) nebo S (skartace).
U písemností se znakem A se stupeň utajení zruší, pokud pomine důvod utajení; jinak se stanoví nová skartační lhůta nebo doba utajení.
Nadpočetné výtisky utajovaných písemností lze zničit mimo skartační řízení, ale musí to potvrdit pověřená osoba a osoba vedoucí jednací protokol.
Jednací protokoly a další evidenční pomůcky lze vyřadit až poté, co byly vyřazeny všechny v nich evidované utajované písemnosti.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.