§ 80 zákon o distribuci pojištění a zajištění – Uchovávání dokumentů a záznamů

(1) Pojišťovna a pojišťovací zprostředkovatel při distribuci pojištění pořizují dokumenty nebo jiné záznamy v rozsahu, který je nezbytný pro hodnověrné osvědčení řádného plnění jejich povinností stanovených tímto zákonem, jinými právními předpisy v rozsahu, v jakém se vztahují k distribuci pojištění nebo zajištění, a přímo použitelnými předpisy Evropské unie v oblasti distribuce pojištění.

(2) Pojišťovna při plnění povinnosti podle odstavce 1 uchovává zejména

a) pojistné smlouvy,

b) při zprostředkování pojištění pojistníkem dokumenty a jiné záznamy o právních jednáních, na jejichž základě se zájemce o pojištění stává pojištěným, je-li pojistníkem vázaný zástupce nebo doplňkový pojišťovací zprostředkovatel pojišťovny, nebo kopie dokumentů a jiných záznamů o právních jednáních, na jejichž základě se zájemce o pojištění stává pojištěným, nebo seznam pojištěných, je-li pojistníkem samostatný zprostředkovatel nebo pojišťovací zprostředkovatel s domovským členským státem jiným, než je Česká republika,

c) dokumenty a jiné záznamy týkající se poskytování pojištění, byly-li pořízeny, včetně záznamu z jednání podle § 79, popřípadě pojistné podmínky, byly-li součástí smluvního vztahu,

d) záznamy z jiné komunikace mezi pojišťovnou a zákazníkem dokládající poskytování pojištění, byly-li pořízeny a je-li z této komunikace zřejmá totožnost zákazníka, a

e) dokumenty a jiné záznamy uvedené v písmenech c) a d), pokud jejím jménem jednal její vázaný zástupce nebo doplňkový pojišťovací zprostředkovatel.

(3) Samostatný zprostředkovatel a pojišťovací zprostředkovatel s domovským členským státem jiným, než je Česká republika, uchovává při plnění povinnosti podle odstavce 1 zejména

a) vyhotovení smluv o zprostředkování pojištění, kopie vyhotovení pojistných smluv nebo jejich návrhů a kopie dohod o změně nebo zániku pojištění nebo jejich návrhů, na jejichž uzavření se samostatný zprostředkovatel, pojišťovací zprostředkovatel s domovským členským státem jiným, než je Česká republika, jejich vázaný zástupce nebo doplňkový pojišťovací zprostředkovatel samostatného zprostředkovatele přímo podílel,

b) při zprostředkování pojištění pojistníkem dokumenty a jiné záznamy o právních jednáních, na jejichž základě se zájemce o pojištění stává pojištěným, je-li pojistníkem tento samostatný zprostředkovatel nebo pojišťovací zprostředkovatel s domovským členským státem jiným, než je Česká republika,

c) dokumenty a jiné záznamy týkající se zprostředkování pojištění, byly-li pořízeny, včetně záznamu z jednání podle § 79, popřípadě pojistné podmínky, byly-li součástí smluvního vztahu,

d) záznamy z jiné komunikace mezi pojišťovacím zprostředkovatelem a zákazníkem dokládající zprostředkování pojištění, byly-li pořízeny a je-li z této komunikace zřejmá totožnost zákazníka, a

e) dokumenty a jiné záznamy uvedené v písmenech c) a d), pokud jejich jménem jednal jejich vázaný zástupce nebo doplňkový pojišťovací zprostředkovatel.

(4) Pojišťovna uchovává dokumenty a záznamy podle odstavce 1 po dobu trvání pojištění a do konce desátého kalendářního roku od jeho zániku. Pojišťovací zprostředkovatel uchovává dokumenty a záznamy podle odstavce 1 po dobu trvání pojištění a do konce desátého kalendářního roku od jeho zániku, pokud se o něm dozvěděl, nebo do konce desátého kalendářního roku od konce pojistné doby. Nedošlo-li ke sjednání pojištění, uchovává pojišťovna a pojišťovací zprostředkovatel dokumenty a záznamy podle odstavce 1 do konce druhého kalendářního roku od poslední komunikace se zákazníkem.

(5) Povinnost uvedenou v odstavcích 1 až 4 má i právní nástupce pojišťovny nebo pojišťovacího zprostředkovatele a ten, jehož oprávnění k činnosti zaniklo. Povinnost uchovávat dokumenty a záznamy podle jiných právních předpisů tím není dotčena.

(6) Záznam komunikace se zákazníkem se pořizuje písemně nebo jiným průkazným způsobem a obsahuje datum komunikace, dostatečnou identifikaci stran komunikace a obsah komunikace.

(7) Při distribuci pojištění zpracovává pojišťovací zprostředkovatel osobní údaje týkající se fyzických osob zúčastněných na vzniku a změnách jím distribuovaného pojištění, a to včetně jejich rodných čísel. Takové zpracování osobních údajů se považuje za zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti správce podle přímo použitelného předpisu EU5) a zákona o zpracování osobních údajů.

(8) Pojišťovna, zajišťovna a pojišťovací zprostředkovatel zpracovávají v souvislosti s distribucí pojištění a zajištění osobní údaje svých pracovníků, samostatných zprostředkovatelů, vázaných zástupců a jejich pracovníků a doplňkových pojišťovacích zprostředkovatelů a jejich pracovníků v rozsahu potřebném k posouzení jejich důvěryhodnosti, a to včetně osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů posuzované osoby.