§ 11 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Vyřizování dokumentů
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 191/2009 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 11 vyhlášky 191/2009 stanovuje, že dokumenty vyřizuje pověřená fyzická osoba, která o tom musí učinit záznam do evidence dokumentů a na dokument samotný, pokud je v listinné podobě. Dále určuje, že dokumentu musí být přidělen spisový znak, skartační znak a skartační lhůta, a to podle platného spisového a skartačního plánu. (§ 11 zákona č. 191/2009 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Vyřizování dokumentů
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 191/2009 Sb.
(1) Dokument vyřizuje fyzická osoba pověřená původcem.
(2) Vyřídí-li osoba uvedená v odstavci 1 dokument vzetím na vědomí, vyřízením při osobním kontaktu nebo telefonicky, učiní o tom záznam v evidenci dokumentů; jde-li o dokument v analogové podobě, učiní o tom rovněž záznam na dokumentu nebo jeho obalu.
(3) Dokumentu se přidělí nejpozději při jeho vyřízení spisový znak, skartační znak a skartační lhůta, popřípadě rok zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu původce účinného v době vyřízení dokumentu.
(4) V příslušné evidenci dokumentů se zaznamená způsob vyřízení dokumentu a identifikace subjektu, který je adresátem vyřízení dokumentu. Byl-li dokument vyřízen spolu s jiným dokumentem, uvede se tato skutečnost v evidenci dokumentů.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Za vyřízení dokumentu je vždy zodpovědná konkrétní pověřená osoba.
- O každém vyřízení dokumentu, i když jde jen o vzetí na vědomí, osobní kontakt nebo telefonát, musí být proveden záznam v evidenci dokumentů.
- Každý dokument musí být při vyřízení označen spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, které určují jeho další osud (např. zda bude archivován nebo zničen).
- V evidenci dokumentů se zaznamenává, jakým způsobem byl dokument vyřízen a komu bylo vyřízení adresováno.
Na co si dát pozor
- Je nutné zajistit, aby každá pověřená osoba znala a dodržovala postupy pro záznam o vyřízení dokumentu.
- Při vyřizování dokumentů je klíčové správně aplikovat spisový a skartační plán, aby nedošlo k chybnému označení dokumentů.
- Důsledné vedení záznamů v evidenci dokumentů je nezbytné pro přehlednost a dohledatelnost informací o vyřízených záležitostech.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 14 Vyřizování dokumentů a spisů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 65 Vyřizování a podepisování dokumentů (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 6 Zpřístupnění dokumentů v působnosti Ministers (Zákon, kterým se mění zákon č. 140/1996 )§ 10 Ustanovení společná (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 4 Vyřizování dokumentů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )