§ 12 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 191/2009 Sb. · § 12 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 12 vyhlášky 191/2009 definuje spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu, které slouží k označení dokumentů a spisů pro účely jejich budoucího posouzení ve skartačním řízení.
§ 12 Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta
(1) Přehled spisových znaků je uveden ve spisovém a skartačním plánu původce.
(2) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení.
(3) Skartačním znakem „A“ (archiv) se označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen k vybrání jako archiválie. Skartačním znakem „S“ (stoupa) se označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartačním znakem „V“ (výběr) se označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen k vybrání za archiválii, nebo ke zničení.
(4) Dokument se označuje jedním skartačním znakem. Spis se označuje skartačním znakem odpovídajícím skartačnímu znaku dokumentu v tomto spisu, který má nejvyšší hodnotu; pro účely označení spisu skartačním znakem má skartační znak „A“ vyšší hodnotu než skartační znak „V“ a skartační znak „V“ má vyšší hodnotu než skartační znak „S“.
(5) Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem. Původce stanoví ve spisovém a skartačním plánu okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty (spouštěcí událost). Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastal okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty.
(6) Dokument má jednu skartační lhůtu. Spis se označuje skartační lhůtou odpovídající skartační lhůtě toho dokumentu v tomto spisu, kterému byla přidělena nejdelší skartační lhůta.
Paragraf 12 vyhlášky 191/2009 definuje spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu, které slouží k označení dokumentů a spisů pro účely jejich budoucího posouzení ve skartačním řízení.
Co to znamená v praxi
Každý dokument a spis musí být označen skartačním znakem (A, S, V) a skartační lhůtou, které určují, zda bude dokument uchován jako archiválie, zničen, nebo posouzen.
Skartační znak „A“ znamená trvalou hodnotu a dokument bude navržen k archivaci, „S“ znamená bezcennost a dokument bude navržen ke zničení, a „V“ znamená, že se o osudu dokumentu rozhodne až ve skartačním řízení.
Skartační lhůta udává počet let, po které musí být dokument uchován, a začíná plynout od 1. ledna kalendářního roku následujícího po události, která spouští její běh.
Spis se označuje skartačním znakem a skartační lhůtou, které odpovídají nejhodnotnějšímu dokumentu v něm obsaženému, přičemž „A“ má vyšší hodnotu než „V“ a „V“ vyšší než „S“.
Na co si dát pozor
Dokument se označuje jedním skartačním znakem a má jednu skartační lhůtu.
Původce (tedy ten, kdo dokument vytvořil nebo obdržel) musí mít ve svém spisovém a skartačním plánu přehled spisových znaků a stanovit okamžik, od kterého se počítá skartační lhůta.
Nejpozději při vyřízení dokumentu je nutné mu přidělit spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu podle platného spisového a skartačního plánu.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.