§ 10 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Rozdělování a oběh dokumentů
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 191/2009 Sb. · § 10 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 10 vyhlášky 191/2009 stanovuje pravidla pro rozdělování doručených dokumentů v rámci organizace a zajištění jejich sledovatelného oběhu.
§ 10 Rozdělování a oběh dokumentů
(1) Rozdělování doručených dokumentů provádí podatelna podle spisového řádu původce; pokud původce nevydává spisový řád3), provádí se rozdělování doručených dokumentů podle jiného vnitřního předpisu, upravujícího výkon spisové služby. Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení příslušnému útvaru původce, popřípadě osobě určené k jeho vyřízení.
(2) Původce zajistí oběh dokumentů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty, identifikovat osoby, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny.
Paragraf 10 vyhlášky 191/2009 stanovuje pravidla pro rozdělování doručených dokumentů v rámci organizace a zajištění jejich sledovatelného oběhu.
Co to znamená v praxi
Doručené dokumenty se nejprve roztřídí na podatelně podle interních pravidel (spisového řádu nebo jiného vnitřního předpisu) a poté se předají k vyřízení konkrétnímu útvaru nebo osobě.
Organizace musí mít systém, který umožňuje kdykoli zjistit, kde se dokument nachází, kdo s ním manipuloval a kdy k tomu došlo.
Každý úkon s dokumentem (např. předání, vyřízení) musí být zaznamenán tak, aby bylo možné identifikovat osobu, která úkon provedla, a datum provedení.
Na co si dát pozor
Je nezbytné mít jasně definovaný a dodržovaný spisový řád nebo jiný vnitřní předpis, který upravuje rozdělování dokumentů.
Systém oběhu dokumentů musí být robustní a spolehlivý, aby bylo možné splnit požadavek na sledovatelnost všech úkonů.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.