§ 4 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Vyřizování dokumentů
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 646/2004 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 4 vyhlášky 646/2004 stanovuje pravidla pro vyřizování dokumentů, jejich evidenci po vyřízení a zařazování do spisů, včetně označování spisovými a skartačními znaky. Dokument musí vyřídit určený zaměstnanec a pokud ho vyřídí jinak než na papíře, musí to na dokumentu zaznamenat. (§ 4 zákona č. 646/2004 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Vyřizování dokumentů
- Týká se: zaměstnanec
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 646/2004 Sb.
(1) Dokument vyřizuje určený zaměstnanec. Vyřídí-li dokument jinak než v listinné formě, učiní o tom na dokumentu záznam.
(2) Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založení, datum a podpis zaměstnance, který ho vyřídil. Bere-li se dokument na vědomí, uvede se o tom pod podacím razítkem záznam a pokyn k založení.
(3) Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku nebo jednacího protokolu v něm zaznamená, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení vyřízení dokumentu. U dokumentu, který byl vyřízen spolu s jiným dokumentem, se tato skutečnost uvede v kolonce „Vyřízeno“ podacího deníku nebo jednacího protokolu.
(4) Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačí v podacím deníku.
(5) Součástí vyřízeného spisu je vždy písemné vyhotovení vyřízení dokumentu nebo jeho stejnopis označený datem předání k odeslání. Písemné vyhotovení vyřízení dokumentu může být v digitální podobě na technických nosičích dat. Tyto jsou součástí spisu.
(6) Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu určeného původce.
(7) Spisové znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu.
(8) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Spis se označí skartačním znakem dokumentu, kterým byl vyřízen.
(9) Skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu. Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Dokument musí vyřídit určený zaměstnanec a pokud ho vyřídí jinak než na papíře, musí to na dokumentu zaznamenat.
- Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založení, datum a podpis zaměstnance, který ho vyřídil. Pokud se dokument pouze bere na vědomí, zaznamená se to pod podacím razítkem.
- Zaměstnanec vedoucí podací deník zaznamená, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení vyřízení.
- Všechny dokumenty k jedné věci se spojují do spisu, který musí obsahovat soupis všech jednacích čísel dokumentů, jež jsou jeho součástí.
Na co si dát pozor
- Vyřízený spis musí vždy obsahovat písemné vyhotovení vyřízení dokumentu nebo jeho kopii s datem předání k odeslání. To může být i v digitální podobě.
- Zaměstnanec, který dokument vyřídil, ho musí označit spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou podle spisového a skartačního plánu.
- Skartační znak „A“ znamená trvalou hodnotu (archiválie), „S“ znamená zničení (stoupa) a „V“ znamená posouzení a rozdělení mezi „A“ nebo „S“.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 14 Vyřizování dokumentů a spisů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 11 Vyřizování dokumentů (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 65 Vyřizování a podepisování dokumentů (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 6 Zpřístupnění dokumentů v působnosti Ministers (Zákon, kterým se mění zákon č. 140/1996 )§ 70 KONTROLA VE VĚCECH ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÉ SLU (Zákon o archivnictví a spisové službě a )