§ 12b Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb. – V evidenci původců jsou vedeny a) u archiválií
Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb. · 213/2012 Sb. · § 12b
Stručně: Paragraf § 12b vyhlášky 213/2012 stanovuje, jaké údaje se povinně vedou v evidenci původců archiválií, a to zvlášť pro fyzické osoby, právnické osoby a skupiny osob.
§ 12b
V evidenci původců jsou vedeny
a) u archiválií, jejichž původcem je fyzická osoba,
1. identifikátor přidělený původci evidencí původců,
2. identifikační údaje původce v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení, datum a místo narození a úmrtí původce; datum a místo narození a úmrtí jsou vedeny pouze, pokud jsou zpracovateli záznamu v evidenci známy,
3. stručná biografická charakteristika původce,
4. údaje o informačních zdrojích použitých pro vytvoření a vedení záznamu o původci v evidenci původců,
5. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas zpracování záznamu,
b) u archiválií, jejichž původcem je právnická osoba včetně zájmového sdružení právnických osob3),
1. identifikátor přidělený původci evidencí původců,
2. identifikační údaje původce v rozsahu obchodní firma nebo název původce, identifikační číslo osoby, pokud bylo přiděleno, adresa sídla a datum vzniku a zániku původce,
3. územní oblast působnosti původce, pokud ji lze stanovit,
4. historie původce,
5. identifikační údaje právního předchůdce původce, pokud existoval, v rozsahu obchodní firma nebo název, adresa sídla a datum vzniku a zániku,
6. identifikační údaje právního nástupce původce, pokud existoval, v rozsahu obchodní firma nebo název, adresa sídla a datum vzniku a zániku,
7. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas zpracování záznamu,
c) u archiválií, jejichž původcem je skupina osob vystupujících pod stejným názvem a sdružených k dosažení shodného účelu,
1. identifikátor přidělený původci evidencí původců,
2. identifikační údaje původce v rozsahu název původce, adresa sídla a datum vzniku a zániku původce,
3. územní oblast působnosti původce, pokud ji lze stanovit,
4. historie původce,
5. identifikační údaje právního předchůdce původce vzhledem k účelu činnosti, pokud existoval, v rozsahu název, adresa sídla a datum vzniku a zániku,
6. identifikační údaje právního nástupce původce vzhledem k účelu činnosti, pokud existoval, v rozsahu název, adresa sídla a datum vzniku a zániku,
7. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas zpracování záznamu.
Paragraf § 12b vyhlášky 213/2012 stanovuje, jaké údaje se povinně vedou v evidenci původců archiválií, a to zvlášť pro fyzické osoby, právnické osoby a skupiny osob.
Co to znamená v praxi
Pokud jste fyzická osoba a vaše archiválie jsou evidovány, bude o vás v evidenci veden identifikátor, vaše jméno, příjmení, datum a místo narození a úmrtí (pokud jsou známy), stručná biografie a údaje o tom, kdo a kdy záznam zpracoval.
Pokud jste právnická osoba (včetně zájmového sdružení), v evidenci archiválií se o vás zaznamená identifikátor, obchodní firma nebo název, IČO (pokud máte), adresa sídla, datum vzniku a zániku, územní působnost (pokud lze určit), historie, údaje o právních předchůdcích a nástupcích a informace o zpracovateli záznamu.
Pokud jste skupina osob s vlastním názvem a účelem, v evidenci se objeví identifikátor, název, adresa sídla, datum vzniku a zániku, územní působnost (pokud lze určit), historie, údaje o právních předchůdcích a nástupcích (vzhledem k účelu činnosti) a informace o zpracovateli záznamu.
Na co si dát pozor
U fyzických osob se datum a místo narození a úmrtí vedou pouze tehdy, jsou-li zpracovateli záznamu známy.
Hlídat změny § 12b – pošleme e-mail, když se paragraf novelizuje.