§ 28 vyhláška o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací – Zničení utajovaného dokumentu

(1) Zničení utajovaného dokumentu musí být provedeno tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahoval2).

(2) Zničení utajovaného dokumentu provádí minimálně 2 osoby pověřené odpovědnou osobou nebo jí pověřenou osobou nebo bezpečnostním ředitelem nebo jím pověřenou osobou, z nichž alespoň 1 není osobou pověřenou vedením jednacího protokolu. O zničení utajovaného dokumentu musí být proveden písemný záznam a záznam v administrativní pomůcce, ve které byl utajovaný dokument evidován. Písemný záznam podepisují všechny osoby, které zničení provedly, a musí být uložen na evidenčním místě alespoň po dobu 5 let, není-li v § 31 odst. 3 stanoveno jinak.

(3) Zničení podléhá utajovaný dokument, který nebyl ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení vybrán jako archiválie, nebo již nepotřebný utajovaný dokument uložený u právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele, kteří jako původci podle zákona o archivnictví a spisové službě nemají povinnost vykonávat spisovou službu, pokud tomu zákon o archivnictví a spisové službě nebrání.

(4) Ten, kdo vyhotovuje utajovaný dokument, neprodleně zničí vadné výtisky, výtisky, které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschválených utajovaných dokumentů. Stejně tak musí být po využití zničen podkladový materiál, pokud není evidován. Poznámkové sešity nebo knihy vrácené k evidenci po jejich využití zničí zpracovatel nebo osoba pověřená odpovědnou osobou nebo bezpečnostním ředitelem a osoba pověřená vedením evidence poznámkových sešitů nebo knih. O zničení poznámkových sešitů nebo knih podle věty třetí provede osoba pověřená vedením jejich evidence záznam v této evidenci.

(5) Další výtisk utajovaného dokumentu, který byl vrácen k jednacímu protokolu, ve kterém je evidován, a který není určen k uložení nebo k dalšímu využití, lze zničit. Zničení provedou minimálně 2 osoby pověřené odpovědnou osobou nebo jí pověřenou osobou nebo bezpečnostním ředitelem nebo jím pověřenou osobou, z nichž alespoň 1 není osobou pověřenou vedením jednacího protokolu, a potvrdí jej podpisy v rozdělovníku nebo na samostatném písemném záznamu, který musí být na evidenčním místě uložen alespoň do vyřazení utajovaného dokumentu. Obdobně se postupuje v případě opisu nebo kopie vrácené k jednacímu protokolu, pokud nebyla odeslána jinému adresátovi. Nejsou-li zničeny všechny výtisky podle věty první a opisy nebo kopie podle věty třetí, nelze utajovaný dokument vyřadit podle zákona o archivnictví a spisové službě.

(6) Doručený utajovaný dokument v listinné podobě, který byl převeden do elektronické podoby způsobem podle § 69a zákona o archivnictví a spisové službě a vložen do elektronického systému spisové služby, který je součástí certifikovaného infomačního systému, podle § 23 odst. 3 zákona, může veřejnoprávní původce, ve smyslu zákona o archivnictví a spisové službě, zničit. Zničení podle věty první provedou minimálně 2 osoby pověřené odpovědnou osobou nebo jí pověřenou osobou nebo bezpečnostním ředitelem nebo jím pověřenou osobou, z nichž alespoň 1 není osobou pověřenou vedením jednacího protokolu, a provedou o něm písemný záznam s uvedením podpisů všech osob, které zničení provedly; tento písemný záznam musí být na evidenčním místě uložen alespoň do vyřazení převedeného utajovaného dokumentu v elektronické podobě.

(7) Pokud nebyly administrativní pomůcky sloužící k evidenci utajovaných dokumentů vybrány jako archiválie, lze je zničit po uplynutí 5 let od vyřazení všech utajovaných dokumentů v nich evidovaných. O zničení administrativní pomůcky musí být proveden písemný záznam podle odstavce 2.