§ 8 vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby – Veřejnoprávní původce eviduje dokumenty…
Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby · 283/2014 Sb. · Ostatní právní předpisy · neoficiální nadpis
Stručně: Paragraf 8 vyhlášky 283/2014 Sb. stanovuje, jaké evidenční pomůcky musí veřejnoprávní původce používat pro evidenci dokumentů a jak s nimi má nakládat. Veřejnoprávní původce musí evidovat všechny dokumenty v základní evidenční pomůcce. (§ 8 zákona č. 283/2014 Sb., vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Odkazuje na: § 10
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 283/2014 Sb.
(1) Veřejnoprávní původce eviduje dokumenty v základní evidenční pomůcce. Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v listinné podobě je podací deník; podací deník je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů.
(2) Stanoví-li tak jiný právní předpis10) nebo veřejnoprávní původce ve spisovém řádu, veřejnoprávní původce eviduje dokumenty stanovené jiným právním předpisem nebo spisovým řádem v samostatné evidenční pomůcce, kterou je samostatná evidence dokumentů; dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů veřejnoprávní původce neeviduje v základní evidenční pomůcce. Samostatná evidence dokumentů vedená v elektronické podobě musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem. Samostatná evidence dokumentů v listinné podobě je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, druhem dokumentů, které jsou v ní evidovány, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů.
(3) Tvoří-li veřejnoprávní původce spisy pomocí sběrného archu, eviduje dokumenty tvořící spis v samostatné evidenční pomůcce, kterou je sběrný arch; dokumenty evidované ve sběrném archu s výjimkou iniciačního dokumentu veřejnoprávní původce neeviduje v základní evidenční pomůcce nebo v samostatné evidenci dokumentů.
(4) Veřejnoprávní původce uvede ve spisovém řádu výčet užívaných evidenčních pomůcek podle odstavců 1 a 2, a to v členění podle jejich formy na evidenční pomůcky vedené v listinné podobě a evidenční pomůcky vedené v elektronické podobě.
(5) Veřejnoprávní původce zabezpečí evidenční pomůcku proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití.
(6) Veřejnoprávní původce provede zápis v evidenční pomůcce srozumitelně a přehledně a v evidenční pomůcce vedené v listinné podobě také čitelně a způsobem zaručujícím trvanlivost zápisu. Je-li evidenční pomůcka vedena v listinné podobě, veřejnoprávní původce škrtne chybný zápis způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i po provedení škrtu a v případě potřeby jej doplní správným zápisem; u provedené opravy veřejnoprávní původce zabezpečí uvedení data opravy, jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby, která opravu provedla.
(7) Pokud veřejnoprávní původce používá při zapisování do evidenční pomůcky podle odstavců 1 a 2 zkratky, uvede v evidenční pomůcce jejich seznam s vysvětlivkami.“.
13. V § 9 odst. 1, § 14 odst. 3 větě první, § 19 odst. 2 úvodní části ustanovení a § 19 odst. 2 písm. h) se slova „evidenci dokumentů“ nahrazují slovy „evidenční pomůcce“.
14. V § 9 odst. 1 a 2 a § 22 odst. 2 se slova „evidence dokumentů“ nahrazují slovy „evidenční pomůcky“.
15. V § 9 odst. 1 se slova „evidenčního čísla dokumentu“ nahrazují slovy „čísla jednacího nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů“.
16. § 10 zní:
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Veřejnoprávní původce musí evidovat všechny dokumenty v základní evidenční pomůcce.
- Pokud je spisová služba elektronická, základní pomůckou je elektronický systém. Pokud je listinná, je to podací deník (svázaná a očíslovaná kniha s názvem původce, časovým obdobím a počtem listů).
- Některé dokumenty se mohou evidovat v samostatné evidenci dokumentů, pokud to stanoví jiný předpis nebo spisový řád. Tyto dokumenty se pak neevidují v základní pomůcce.
- Při tvorbě spisů pomocí sběrného archu se dokumenty (kromě iniciačního) evidují ve sběrném archu a ne v základní nebo samostatné evidenci.
- Veřejnoprávní původce musí ve spisovém řádu uvést, jaké evidenční pomůcky používá, rozdělené na listinné a elektronické.
- Evidenční pomůcky musí být zabezpečeny proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému přístupu, zničení nebo zneužití.
- Zápisy v pomůckách musí být srozumitelné, přehledné a u listinných i čitelné a trvanlivé. Chybný zápis v listinné pomůcce se škrtne tak, aby zůstal čitelný, a doplní se správným zápisem s datem opravy.
Příklad
Obecní úřad (veřejnoprávní původce) obdrží žádost o stavební povolení. Tuto žádost zaeviduje do svého elektronického systému spisové služby, který slouží jako základní evidenční pomůcka. Pokud by úřad vedl spisovou službu v listinné podobě, žádost by zapsal do podacího deníku.
Na co si dát pozor
- Veřejnoprávní původce musí mít ve spisovém řádu přesně uvedeno, jaké evidenční pomůcky používá.
- Zabezpečení evidenčních pomůcek je klíčové pro ochranu dat a dokumentů.
- Při opravách v listinných evidenčních pomůckách je nutné zachovat čitelnost původního zápisu a uvést datum opravy.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.