§ 28 úplné znění zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), jak vyplývá z pozdějších změn – Dokumentace škol a školských zařízení

(1) Školy a školská zařízení vedou podle povahy své činnosti tuto dokumentaci:

a) rozhodnutí o zápisu do školského rejstříku a o jeho změnách a doklady uvedené v § 147,

b) evidenci dětí, žáků nebo studentů (dále jen „školní matrika“),

c) doklady o přijímání dětí, žáků, studentů a uchazečů ke vzdělávání, o průběhu vzdělávání a jeho ukončování,

d) vzdělávací programy podle § 4 až 6,

e) výroční zprávy o činnosti školy, zprávy o vlastním hodnocení školy,

f) třídní knihu, která obsahuje průkazné údaje o poskytovaném vzdělávání a jeho průběhu,

g) školní řád nebo vnitřní řád, rozvrh vyučovacích hodin,

h) záznamy z pedagogických rad,

i) knihu úrazů a záznamy o úrazech dětí, žáků a studentů, popřípadě lékařské posudky,

j) protokoly a záznamy o provedených kontrolách a inspekční zprávy,

k) personální a mzdovou dokumentaci, hospodářskou dokumentaci a účetní evidenci15) a další dokumentaci stanovenou zvláštními právními předpisy16).

(2) Školní matrika školy podle povahy její činnosti obsahuje tyto údaje o dítěti, žákovi nebo studentovi:

a) jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, nebylo-li rodné číslo dítěti, žákovi nebo studentovi přiděleno, dále státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí, nepobývá-li dítě, žák nebo student na území České republiky,

b) údaje o předchozím vzdělávání, včetně dosaženého stupně vzdělání,

c) obor, formu a délku vzdělávání, jde-li o střední a vyšší odbornou školu,

d) datum zahájení vzdělávání ve škole,

e) údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, vyučovací jazyk,

f) údaje o tom, zda je dítě, žák nebo student zdravotně postižen, včetně údaje o druhu postižení, nebo zdravotně znevýhodněn; popřípadě údaj o tom, zda je dítě, žák nebo student sociálně znevýhodněn, pokud je škole tento údaj zákonným zástupcem dítěte nebo nezletilého žáka nebo zletilým žákem či studentem poskytnut,

g) údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání,

h) datum ukončení vzdělávání ve škole; údaje o zkoušce, jíž bylo vzdělávání ve střední nebo vyšší odborné škole ukončeno,

i) jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území České republiky místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení.

(3) Školní matrika školského zařízení podle povahy jeho činnosti obsahuje tyto údaje o dítěti, žákovi nebo studentovi:

a) jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, nebylo-li rodné číslo dítěti, žákovi nebo studentovi přiděleno, dále státní občanství a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí, nepobývá-li dítě, žák nebo student na území České republiky,

b) datum zahájení a ukončení školské služby nebo vzdělávání,

c) údaje o zdravotní způsobilosti, popřípadě o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na poskytování školské služby nebo vzdělávání,

d) údaje o tom, zda je dítě, žák nebo student zdravotně postižen, včetně údaje o druhu postižení, nebo zdravotně znevýhodněn; popřípadě údaj o tom, zda je dítě, žák nebo student sociálně znevýhodněn, pokud je škole tento údaj zákonným zástupcem dítěte nebo nezletilého žáka nebo zletilým žákem či studentem poskytnut,

e) označení školy, v níž se dítě, žák nebo student vzdělává,

f) jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území České republiky místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení.

(4) Záznam nebo změna údaje ve školní matrice se provede neprodleně po rozhodné události. Při vedení dokumentace a školní matriky a při zpracování osobních údajů dětí, žáků a studentů postupují školy a školská zařízení podle zvláštního právního předpisu17). Školy a školská zařízení jsou údaje z dokumentace a údaje ze školní matriky oprávněny poskytovat osobám, které svůj nárok prokáží oprávněním stanoveným tímto nebo zvláštním zákonem18).

(5) Ministerstvo, popřípadě jím zřízená organizace, sdružuje pro statistické účely a plnění dalších povinností podle tohoto zákona údaje z dokumentace škol a školských zařízení a ze školních matrik s výjimkou údajů uvedených v odstavci 2 písm. g) a i) a odstavci 3 písm. c) a f); údaje uvedené v odstavci 2 písm. f) a odstavci 3 písm. d) se sdružují pouze v anonymizované podobě. Školy a školská zařízení zřizované obcí nebo svazkem obcí předávají tyto údaje prostřednictvím obecního úřadu obce s rozšířenou působností krajskému úřadu; krajský úřad předává tyto údaje ministerstvu, popřípadě jím zřízené organizaci. Ostatní školy a školská zařízení, s výjimkou škol a školských zařízení zřizovaných ministerstvem, předávají tyto údaje prostřednictvím krajského úřadu ministerstvu, popřípadě jím zřízené organizaci. Při předávání a zpracování údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školních matrik postupují orgány státní správy a samosprávy podle zvláštního právního předpisu17).

(6) Ministerstvo stanoví prováděcím právním předpisem podmínky, rozsah, formu a způsob vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a rozsah, formu, způsob a termíny předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky příslušnému orgánu státní správy ve školství a jeho prostřednictvím ministerstvu, popřípadě jím zřízené organizaci.

(7) Ministerstvo stanoví prováděcím právním předpisem formu a obsah platných tiskopisů vysvědčení, výpisů z vysvědčení, výučních listů a diplomů o absolutoriu. Na vysvědčeních, výučních listech a diplomech o absolutoriu se vždy uvádí rodné číslo žáka nebo studenta, bylo-li mu přiděleno. Vysvědčení, diplomy o absolutoriu a výuční listy jsou opatřeny státním znakem České republiky19) a jsou veřejnou listinou.

(8) Na vysvědčení, výučním listu nebo na diplomu o absolutoriu není přípustné provádět opravy zápisu. Podpisy na vysvědčeních, výučních listech a diplomech o absolutoriu musí být originální. Školy vydávají stejnopisy a opisy vysvědčení, výučních listů a diplomů o absolutoriu; za vystavení tohoto stejnopisu či opisu lze požadovat úhradu vynaložených nákladů, jejíž výše nesmí překročit 100 Kč. Ministerstvo stanoví prováděcím právním předpisem podmínky pro vydávání stejnopisů a opisů vysvědčení, výučních listů a diplomů o absolutoriu.

(9) Školy vedou evidenci tiskopisů vysvědčení, která jsou dokladem o dosaženém stupni vzdělání, výučních listů a diplomů o absolutoriu.

(10) Ukládání dokumentace upravují zvláštní právní předpisy20).