§ 20 Vyhláška o zajištění kryptografické ochrany utajovaných informací – Evidence kryptografického dokumentu

§ 20 Evidence kryptografického dokumentu (1) Doručený nebo vznikající kryptografický dokument v listinné podobě se eviduje v jednacím protokolu podle pokynů stanovených v příloze č. 1 vyhlášky upravující administrativní bezpečnost a registry utajovaných informací, pokud tato vyhláška nestanoví jinak. Pro potřeby další manipulace s kryptografickým dokumentem jej lze přeevidovat do administrativních pomůcek kryptografické ochrany určených k jeho evidenci. (2) Doručený nebo vznikající kryptografický dokument v nelistinné podobě označený evidenčním číslem se eviduje na evidenční kartě, v evidenční knize, případně v dalších administrativních pomůckách určených k jeho evidenci. Způsob provádění evidence stanoví bezpečnostní standardy [§ 2 písm. j) zákona]. (3) Doručeným kryptografickým dokumentem je rovněž kryptografický dokument, který byl převzat příjemcem mimo objekt orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby na úředním jednání nebo při provádění kontroly. Pro přenesení tohoto kryptografického dokumentu musí být splněny podmínky stanovené pro přenášení kryptografického materiálu (§ 29) a po jeho přenesení musí být neprodleně předán k zaevidování pověřenému pracovníkovi. (4) Na doručeném kryptografickém dokumentu v listinné podobě se vyznačí a) název příjemce, b) datum zaevidování, c) číslo jednací kryptografického dokumentu příjemce, d) počet listů a e) počet příloh nebo počet svazků příloh a počet jejich listů; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh. Tyto údaje mohou být vyznačeny otiskem razítka. (5) Pro účely zaznamenávání pohybu kryptografického dokumentu u organizační součásti, která nevede jednací protokol, může orgán státu, právnická osoba, nebo podnikající fyzická osoba zavést pomocný jednací protokol. Do pomocného jednacího protokolu se kryptografický dokument zapisuje pod přiděleným pořadovým číslem z jednacího protokolu. (6) Ten, kdo kryptografický dokument vytváří nebo mu byl přidělen k vyřízení, jej zaznamenává v přidělené manipulační knize. Záznam se provede neprodleně po přijetí kryptografického dokumentu nebo přidělení čísla jednacího pro vznikající kryptografický dokument. V manipulační knize se rovněž zaznamenává kryptografický dokument, který byl převzat mimo objekt orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby na úředním jednání nebo při provádění kontroly. (7) Na konci kalendářního roku se jednací protokol uzavře tak, že se poslední zápis celý podtrhne, a tím se ukončí přidělování čísel jednacích v tomto roce. Pod podtržením se uvede záznam o počtu použitých čísel jednacích, který podepíše pověřený pracovník a jeho přímý nadřízený. (8) Kryptografický dokument, kterému byl změněn stupeň utajení nebo zrušen stupeň utajení a označení slovem „KRYPTO“, se nadále eviduje v administrativních pomůckách kryptografické ochrany podle odstavce 1 nebo 2.