§ 25 Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Vlastník nebo držitel archiválie je povinen a) řádně…
Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů · 499/2004 Sb. · § 25 · Správní právo
Stručně: Paragraf 25 zákona č. 499/2004 Sb. stanovuje povinnosti vlastníka nebo držitele archiválie, které se týkají péče o ni, její ochrany a oznamování změn vlastnictví nebo úschovy.
§ 25
(1) Vlastník nebo držitel archiválie je povinen
a) řádně pečovat o archiválii v analogové podobě; za tím účelem je povinen udržovat archiválii v dobrém stavu, chránit ji před poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou a odcizením a užívat archiválii pouze způsobem, který odpovídá jejímu stavu,
b) vytvořit z dokumentu v digitální podobě vybraného jako archiválie jeho repliku v datovém formátu stanoveném prováděcím právním přepisem a předat ji neprodleně po provedeném výběru archiválií Národnímu archivu nebo digitálnímu archivu k uložení,
c) neprodleně a předem oznámit Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu každý zamýšlený převod vlastnického práva k archiválii nebo uzavření smlouvy o její úschově.
(2) Vlastník nebo držitel archiválie v analogové podobě, která je uložena mimo archiv a kterou vede v základní evidenci Národního archivního dědictví příslušný archiv podle své působnosti, je povinen předávat těmto archivům na vyžádání údaje potřebné pro vedení této evidence.
Paragraf 25 zákona č. 499/2004 Sb. stanovuje povinnosti vlastníka nebo držitele archiválie, které se týkají péče o ni, její ochrany a oznamování změn vlastnictví nebo úschovy.
Co to znamená v praxi
Péče o analogové archiválie: Pokud vlastníte nebo držíte archiválii v listinné nebo jiné fyzické podobě, musíte se o ni řádně starat, udržovat ji v dobrém stavu a chránit ji před poškozením, zničením, ztrátou nebo krádeží. Užívat ji smíte jen tak, aby to odpovídalo jejímu stavu.
Digitální archiválie: Pokud je dokument v digitální podobě vybrán jako archiválie, musíte z něj vytvořit kopii v předepsaném formátu a tu neprodleně předat Národnímu archivu nebo digitálnímu archivu k uložení.
Oznamovací povinnost: Musíte neprodleně a předem oznámit Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu jakýkoli zamýšlený převod vlastnictví archiválie nebo uzavření smlouvy o její úschově.
Poskytování údajů: Pokud vlastníte nebo držíte analogovou archiválii, která je mimo archiv a je evidována v Národním archivním dědictví, jste povinni na vyžádání poskytovat archivům údaje potřebné pro tuto evidenci.
Na co si dát pozor
Při nakládání s archiváliemi je klíčové dodržovat stanovené povinnosti, aby nedošlo k jejich poškození nebo ztrátě.
Nezapomeňte na včasné oznámení převodu vlastnictví nebo úschovy archiválie, abyste předešli případným sankcím.
U digitálních archiválií je důležité sledovat aktuální prováděcí právní předpisy ohledně datových formátů pro repliky.
Hlídat změny § 25 – pošleme e-mail, když se paragraf novelizuje.