§ 69a zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě
Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů · 499/2004 Sb. · Správní právo
Stručně: Paragraf 69a zákona 499/2004 stanovuje pravidla pro převádění dokumentů mezi analogovou a digitální podobou a pro změnu datových formátů digitálních dokumentů, aby byla zajištěna jejich věrohodnost a právní účinky. Při převodu dokumentu (např. skenování papírového dokumentu do PDF nebo převod PDF do jiného digitálního formátu) musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu, čitelnost a bezpečnost celého procesu. (§ 69a zákona č. 499/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě
- Odkazuje na: § 3
- Judikatura: na § 69a odkazuje 16 soudních rozhodnutí (NS, ÚS, NSS)
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 499/2004 Sb.
(1) Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu datového formátu dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny datového formátu.
(2) Připojení údajů, které vznikly při přípravě dokumentu k uchování podle § 3 odst. 5 nebo při převedení či změně datového formátu dokumentu podle odstavce 1 a které jsou pro uchování dokumentu nebo převedení nebo změnu datového formátu dokumentu nezbytné, se nepovažuje za nezajištění neporušitelnosti obsahu dokumentu.
(3) Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou datového formátu dokumentu v digitální podobě ověří určený původce platnost elektronického podpisu, elektronické pečetě nebo elektronického časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen, a platnost certifikátů, jsou-li na nich založeny. Údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo datum změny datového formátu dokumentu v digitální podobě určený původce zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením nebo změnou datového formátu.
(4) Dokument vzniklý převedením nebo změnou datového formátu opatří určený původce doložkou. Doložku dokumentu v analogové podobě podepíše osoba odpovědná za převedení dokumentu. Doložku dokumentu v digitální podobě podepíše osoba odpovědná za převedení nebo změnu datového formátu kvalifikovaným elektronickým podpisem nebo určený původce zapečetí kvalifikovanou elektronickou pečetí a dále doložku opatří kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. Takový dokument má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením nebo změnou datového formátu vznikl. Údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu stanoví prováděcí právní předpis.
(5) Vyhotovuje-li veřejnoprávní původce v informačním systému dokument v digitální podobě obsahující text, musí dokument opatřit strojově čitelným textem a metadaty ve strojově čitelném formátu (dále jen „strojově čitelná vrstva“) odpovídajícími obsahu dokumentu ve výstupním datovém formátu, a to v souladu se schématem zveřejněným podle odstavce 7. To neplatí v případě, kdy je dokument určen pouze pro komunikaci mezi informačními systémy.
(6) Veřejnoprávní původce je povinen v informačním systému automatizovaně zpracovat metadata obsažená ve strojově čitelné vrstvě v doručeném dokumentu včetně datové zprávy, v níž je dokument obsažen, ledaže mu technické prostředky čtení strojově čitelné vrstvy prokazatelně neumožňují.
(7) Schéma pro strojově čitelnou vrstvu zveřejňuje Digitální a informační agentura na svých internetových stránkách.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Při převodu dokumentu (např. skenování papírového dokumentu do PDF nebo převod PDF do jiného digitálního formátu) musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu, čitelnost a bezpečnost celého procesu.
- Před převodem digitálního dokumentu na analogový (např. tisk) nebo změnou jeho formátu je nutné ověřit platnost elektronických podpisů, pečetí a časových razítek a zaznamenat výsledek ověření a datum převodu.
- Vzniklý převedený dokument musí být opatřen doložkou, která u analogového dokumentu musí být podepsána odpovědnou osobou a u digitálního dokumentu kvalifikovaným elektronickým podpisem nebo pečetí a časovým razítkem.
- Takto převedený dokument má stejné právní účinky jako ověřená kopie původního dokumentu.
Na co si dát pozor
- Veřejnoprávní původci musí u digitálních dokumentů obsahujících text zajistit strojově čitelnou vrstvu a metadata, pokud dokument není určen pouze pro komunikaci mezi informačními systémy.
- Je klíčové dodržet postupy pro zajištění věrohodnosti a neporušitelnosti obsahu při jakémkoli převodu nebo změně formátu dokumentu.
- Nezbytné je správné ověření a zaznamenání platnosti elektronických podpisů a pečetí před převodem digitálních dokumentů.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Judikatura k § 69a
Jak soudy aplikují § 69a
Dále podle § 69a odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o archivnictví a spisové službě“) „před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou datového formátu dokumentu v digitální podobě ověří určený původce platnost elektronického podpisu, elektronické pečetě nebo elektronického …
Podle § 69a odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění účinném od 19. 9. 2016 (dále jen „zákon o archivnictví“), platí, že před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou datového formátu dokumentu v digitální podobě ověří určený původce platnost elektronického podpisu, elektronické …
Dále podle § 69a odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění novel č. 56/2014 Sb., 190/2009 Sb., 298/2016 Sb. a 167/2012 Sb. (dále jen „zákon o archivnictví a spisové službě“) „[p]řed převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou datového formátu dokumentu v digitální podobě ověří určený původce …
Související
§ 4 Katalog prací ve veřejných službách a správě (Nařízení vlády o katalogu prací ve veřej)