LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTRO

LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTRO LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTRO ĮSAKYMAS DĖL EUROPOS FONDO TREČIŲJŲ ŠALIŲ PILIEČIŲ INTEGRACIJAI PROGRAMOS LIETUVOJE PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMO IŠLAIDŲ APMOKĖJIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO 2009 m. sausio 16 d. Nr. A1-16 Vilnius Vadovaudamasis 2007 m. birželio 25 d. Tarybos sprendimo 2007/435/EB dėl Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai 2007–2013 m. laikotarpiui pagal Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą įsteigimo (OL 2007 L 168, p. 18) 22 straipsnio g punktu ir atsižvelgdamas į Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai programos Lietuvoje valdymo ir kontrolės 2007–2013 metų sistemos, patvirtintos Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2007 m. rugsėjo 20 d. įsakymu Nr. A1-250 (Žin., 2007, Nr. 100-4096), 4.6 punktą: 1. Tvirtinu Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai programos Lietuvoje projektų įgyvendinimo išlaidų apmokėjimo taisykles (pridedama). 2. Pavedu įsakymo vykdymo kontrolę ministerijos sekretoriui Valdui Rupšiui. SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTRAS          RIMANTAS JONAS DAGYS PATVIRTINTA Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2009 m. sausio 16 d. įsakymu Nr. A1-16 EUROPOS FONDO TREČIŲJŲ ŠALIŲ PILIEČIŲ INTEGRACIJAI PROGRAMOS LIETUVOJE PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMO IŠLAIDŲ APMOKĖJIMO TAISYKLĖS I. BENDROSIOS NUOSTATOS 1. Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai (toliau vadinama – EIF) programos Lietuvoje projektų įgyvendinimo išlaidų apmokėjimo taisyklės (toliau vadinama – Taisyklės) nustato EIF ir bendrojo finansavimo lėšų išmokėjimo EIF projektų vykdytojams tvarką. Šios Taisyklės netaikomos administruojant EIF techninę pagalbą. 2. Taisyklėse vartojamos sąvokos: Atsakinga institucija – Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerija, Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 14 d. nutarimu Nr. 848 „Dėl atsakingos institucijos, administruosiančios Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai programą 2007–2013 metų laikotarpiu, paskyrimo“ (Žin., 2007, Nr. 92-3693) paskirta EIF programos Lietuvoje atsakinga institucija. Deklaruotinos Europos Komisijai išlaidos – tinkamos finansuoti išlaidos, kurios Taisyklių nustatyta tvarka buvo apmokėtos pagal išlaidas pateisinančius dokumentus ir pripažintos deklaruotinomis Europos Komisijai. Išlaidas pateisinantys dokumentai – rangovų, paslaugų ar prekių tiekėjų pateiktos sąskaitos, perdavimo–priėmimo aktai, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, kelionių dokumentai ar kiti dokumentai, pateisinantys patirtas išlaidas. Išlaidų apmokėjimą įrodantys dokumentai – išrašai iš banko sąskaitos ar kiti dokumentai, įrodantys, kad pagal išlaidas pateisinančius dokumentus buvo atliktas mokėjimas. Paraiška atsakingai institucijai dėl lėšų pervedimo projekto vykdytojui – pagal atsakingos institucijos nustatytą formą įgaliotos institucijos parengtas ir patvirtintas dokumentas, kuriuo remiantis yra rengiama mokėjimo paraiška valstybės iždui. Parama – pagal paramos teikimo sutartį projektui finansuoti skiriamos EIF ir bendrojo finansavimo lėšos. Skiriant paramą nustatomos paramos projektui skyrimo sąlygos, kurios kartu su kitais Europos Sąjungos (toliau vadinama – ES) ir Lietuvos Respublikos teisės aktais apibrėžia tinkamas finansuoti projekto išlaidas. Parama projektui nustatoma kaip visos tinkamos finansuoti projekto išlaidos arba jų dalis. Partneris – juridinis asmuo, tiesiogiai įvardytas projekto aprašyme, prisidedantis savo veikla ir (ar) finansiniais ištekliais prie projekto tikslų įgyvendinimo. Tinkamos finansuoti išlaidos – įgyvendinant projektą patirtos išlaidos, nurodytos gairėse pareiškėjams ir paramos teikimo sutartyje, būtinos projektui vykdyti bei atitinkančios Europos Bendrijų (toliau vadinama – EB) ir nacionalinių teisės aktų nustatytus reikalavimus. Kitos Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai programos Lietuvoje valdymo ir kontrolės 2007–2013 metų sistemoje, patvirtintoje Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2007 m. rugsėjo 20 d. įsakymu Nr. A1-250 (Žin., 2007, Nr. 100-4096), vartojamas sąvokas. II. PARAMOS LĖŠŲ IŠMOKĖJIMO TVARKA IR BŪDAI 3. Projektai, kuriems skiriama EIF programos parama, yra finansuojami iš valstybės biudžeto specialiosios Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai programos (ES lėšos) ir iš valstybės biudžeto specialiosios Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai programos (bendrojo finansavimo lėšos) (toliau vadinama – valstybės biudžeto specialiosios programos). Lėšas projekto vykdytojui pagal atsakingos institucijos Apskaitos ir atskaitomybės departamento parengtas mokėjimo paraiškas valstybės iždui arba mokėjimo nurodymus bankui iš valstybės biudžeto specialiųjų programų perveda Lietuvos Respublikos finansų ministerija, vadovaudamasi teisės aktais, reglamentuojančiais valstybės iždo sąskaitos valdymą. 4. Už projektų vykdytojų pateiktų mokėjimo prašymų tikrinimą, išlaidas pateisinančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų tikrinimą bei projektų išlaidų tinkamumo finansuoti nustatymą atsako įgaliota institucija. 5. Projekto vykdytojas privalo atsidaryti atskirą sąskaitą banke EIF programos paramos lėšoms. Jei paramos lėšos yra pervedamos į jo turimą banko sąskaitą, toks paramos lėšų pervedimas yra laikomas tinkamu, tačiau projekto vykdytojas turėtų pateikti banko išrašą, patvirtinantį, kad sąskaita yra tuščia ir nenaudojama – kitu atveju visa atsakomybė dėl tokio paramos lėšų pervedimo tenka projekto vykdytojui. 6. Paramos teikimo sutartyje nustatytos paramos lėšos išmokamos pagal projekto vykdytojo įgaliotai institucijai teikiamus mokėjimo prašymus (Taisyklių 1 priedas), kurie pildomi pagal mokėjimo prašymo pildymo instrukciją (Taisyklių 2 priedas). Projekto vykdytojas teikia įgaliotai institucijai avansinį (-ius), tarpinį (-ius) (jeigu taikoma) ir galutinį mokėjimo prašymus. Prie mokėjimo prašymų, kuriuose deklaruojamos patirtos išlaidos, projekto vykdytojas prideda projekto pažangos ar galutinę ataskaitas, išlaidas pateisinančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijas, patvirtintas juridinio asmens vadovo arba jo įgalioto asmens parašu bei antspaudu, ir kitus reikalaujamus dokumentus. 7. Mokėjimo prašymų teikimo tvarka ir terminai nustatomi paramos teikimo sutartyje nustatyta tvarka ir priklauso nuo taikomo paramos lėšų išmokėjimo būdo. 8. Projektų vykdytojams paramos lėšos išmokamos vienu iš dviejų būdų: 8.1. projekto vykdytojui skirtą paramos sumą išmokant avansu per du kartus (toliau vadinama – avansinio mokėjimo būdas); 8.2. taikant kompensavimo su avansu iki 50 000,00 Lt būdą. PIRMASIS SKIRSNIS AVANSINIO MOKĖJIMO BŪDAS 9. Avansinio mokėjimo būdas taikomas projektų vykdytojams, kurie yra valstybės ir savivaldybių biudžetų finansuojamos institucijos ir įstaigos (toliau vadinama – biudžetinės įstaigos) arba kiti juridiniai asmenys, kurie kartu su avansiniu mokėjimo prašymu gali pateikti banko garantiją arba laidavimo draudimo sutartį dėl avanso sumos. Reikalavimas dėl banko garantijos (laidavimo draudimo sutarties) netaikomas projektų vykdytojams, kurie yra biudžetinės įstaigos. 10. Taikant avansinio mokėjimo būdą, projekto vykdytojui paramos lėšos išmokamos per du kartus pagal jo pateiktus pirmąjį ir antrąjį avansinius mokėjimo prašymus, kurie teikiami pagal paramos teikimo sutartyje nustatytą tvarką: 10.1. 50 procentų avanso suma nuo paramos teikimo sutartyje numatytos lėšų sumos projekto vykdytojui išmokama pateikus pirmąjį avansinį mokėjimo prašymą šiai sumai per paramos teikimo sutartyje nustatytą terminą. Kartu su pirmuoju avansiniu mokėjimo prašymu turi būti pateikiama banko garantija arba laidavimo draudimo sutartis dėl šios avanso sumos (jeigu taikoma); 10.2. likusi 50 procentų suma nuo paramos teikimo sutartyje numatytos lėšų sumos projekto vykdytojui išmokama, įgaliotai institucijai patikrinus pažangos ataskaitą kartu su antruoju avansiniu mokėjimo prašymu, kurie pateikti iki termino, numatyto paramos teikimo sutartyje, ir nustačius, kad projekto vykdytojas panaudojo ne mažiau kaip 60 procentų gautos pirmojo avanso sumos iki termino, nustatyto paramos teikimo sutartyje. Pažangos ataskaita ir antrasis avansinis mokėjimo prašymas teikiami kartu su išlaidas pateisinančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų patvirtintomis kopijomis bei banko garantija arba laidavimo draudimo sutartimi dėl likusios 50 procentų paramos sumos (jeigu taikoma). 11. Baigęs įgyvendinti projektą, ne vėliau kaip iki antrojo mėnesio, einančio po paramos teikimo sutartyje nustatytos projekto įgyvendinimo pabaigos, paskutinės dienos projekto vykdytojas įgaliotai institucijai privalo pateikti galutinį mokėjimo prašymą, kartu pateikdamas dokumentus, nurodytus Taisyklių 23 punkte. ANTRASIS SKIRSNIS KOMPENSAVIMO SU AVANSU MOKĖJIMO BŪDAS 12. Kompensavimo su avansu iki 50 000,00 Lt būdas taikomas projektų vykdytojams, kurie kartu su avansiniu mokėjimo prašymu negali pateikti banko garantijos arba laidavimo draudimo sutarties dėl avanso sumos. 13. Taikant kompensavimo su avansu būdą, paramos lėšos projekto vykdytojui išmokamos pagal jo teikiamus mokėjimo prašymus: 13.1. iki 50 000,00 Lt avanso suma nuo paramos teikimo sutartyje numatytos lėšų sumos išmokama pateikus avansinį mokėjimo prašymą šiai sumai ne vėliau kaip per paramos teikimo sutartyje nustatytą terminą; 13.2. likusios paramos lėšos kompensuojamos projekto vykdytojui tarpiniuose mokėjimo prašymuose deklaruojant visas patirtas ir apmokėtas išlaidas bei jas pagrindžiant pridedamomis išlaidas pateisinančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų patvirtintomis kopijomis. Tokiu atveju projekto vykdytojas pagal su įgaliota institucija suderintą mokėjimo prašymų teikimo grafiką turi įgaliotai institucijai teikti tarpinius mokėjimo prašymus nuo paramos teikimo sutartyje nustatytos projekto įgyvendinimo pradžios datos iki galutinio mokėjimo prašymo pateikimo termino. Esant būtinybei, tarpinio mokėjimo prašymo galutinis teikimo terminas gali būti pratęstas, bet ne ilgiau kaip 5 darbo dienas. 14. Baigęs įgyvendinti projektą, ne vėliau kaip iki antrojo mėnesio, einančio po paramos teikimo sutartyje nustatytos projekto įgyvendinimo pabaigos, paskutinės dienos projekto vykdytojas įgaliotai institucijai privalo pateikti galutinį mokėjimo prašymą, kartu pateikdamas dokumentus, nurodytus Taisyklių 23 punkte. TREČIASIS SKIRSNIS BENDRA MOKĖJIMO PRAŠYMŲ TEIKIMO TVARKA 15. Pasirašius paramos teikimo sutartį, projekto vykdytojas per paramos teikimo sutartyje nustatytą terminą įgaliotai institucijai teikia pirmąjį avansinį mokėjimo prašymą, kartu pateikdamas banko garantiją arba laidavimo draudimo sutartį (jeigu taikoma) dėl avanso sumos, jeigu avanso suma yra didesnė nei 50 000,00 litų. 16. Įgaliota institucija, įvertinusi projekto veiklos įgyvendinimo planą, nustato, ar paramos lėšos gali būti išmokėtos pagal projekto vykdytojo avansinį mokėjimo prašymą, tik įsitikinusi, kad išlaidos bus patirtos per 2 mėnesius nuo avanso gavimo dienos. 17. Gavęs avansą, projekto vykdytojas ir (ar) partneriai (jeigu taikoma) pradeda įgyvendinti projektą. Jeigu per 2 mėnesius nuo avanso gavimo dienos projekto vykdytojas ir nė vienas iš projekto partnerių (jeigu taikoma) nepradeda vykdyti projekto veiklos ir patirti išlaidų, įgaliota institucija apie tai raštu informuoja atsakingą instituciją, kuri priima sprendimą grąžinti išmokėtą avanso sumą ir apie tai raštu informuoja projekto vykdytoją bei įgaliotą instituciją. Projekto vykdytojas per 5 darbo dienas nuo atsakingos institucijos sprendimo grąžinti išmokėtą avanso sumą gavimo dienos privalo atsakingai institucijai grąžinti avansą į sprendime nurodytą sąskaitą. Atsakinga institucija per 5 darbo dienas nuo lėšų iš projekto vykdytojo gavimo dienos privalo pervesti lėšas į valstybės iždo sąskaitą, iš kurios buvo pervestos lėšos projekto vykdytojui. 18. Projekto vykdytojas kartu su antruoju avansiniu arba tarpiniu (-iais) mokėjimo prašymu ir galutiniu mokėjimo prašymu pateikia atitinkamai projekto pažangos ir galutinę ataskaitas, taip pat visų išlaidas pateisinančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų patvirtintas kopijas. Teikdamas galutinį mokėjimo prašymą, projekto vykdytojas taip pat turi pateikti ir kitus Taisyklių 23–24 punktuose nurodytus dokumentus. 19. Antrajame avansiniame arba tarpiniame (-iuose) mokėjimo prašyme (-uose) ir galutiniame mokėjimo prašyme projekto vykdytojas nurodo visas savo ir partnerių (jeigu taikoma) patirtas tinkamas finansuoti išlaidas nuo projekto įgyvendinimo pradžios iki ataskaitinio periodo pabaigos, taip pat nurodo pagal ankstesnius mokėjimo prašymus pervestą paramos lėšų sumą (įskaitant avansu gautą paramos lėšų sumą) ir pagal teikiamą mokėjimo prašymą prašomą apmokėti sumą. 20. Projekto išlaidos turi būti patvirtintos apskaitos dokumentais, turinčiais visus Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo (Žin., 2001, Nr. 99-3515) 13 straipsnyje nustatytus apskaitos dokumentų rekvizitus. 21. Jeigu projekto vykdytojas nepateikė visų išlaidas pagrindžiančių dokumentų ir dėl pateiktos informacijos trūkumo įgaliota institucija negali įvertinti patirtų išlaidų (pridėtos ne visos reikalaujamos išlaidas pateisinančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijos ir (ar) išlaidų tinkamumui finansuoti įvertinti būtina patikra projekto įgyvendinimo vietoje), įgaliota institucija paprašo projekto vykdytojo per 5 darbo dienas pateikti trūkstamą informaciją (šiam laikotarpiui pratęsiamas ir mokėjimo prašymo nagrinėjimo laikotarpis įgaliotoje institucijoje) ir (ar) atlieka patikrą vietoje arba įgaliota institucija pripažįsta tinkamomis finansuoti tik išlaidas pateisinančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijomis pagrįstas išlaidas. Likusi išlaidų dalis nefinansuojama ir apie tai įgaliota institucija raštu informuoja projekto vykdytoją. Jeigu nebuvo laiku pateiktos būtinų išlaidas pateisinančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijos, išlaidos gali būti nagrinėjamos pakartotinai projekto vykdytojui pateikus kitus mokėjimo prašymus ir pridėjus reikiamų išlaidas pateisinančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijas. 22. Atlikdama patikrą vietoje, įgaliota institucija privalo patikrinti iš projekto vykdytojo kartu su mokėjimo prašymais gautų dokumentų kopijų atitiktį projekto vykdytojo turimiems dokumentams, taip pat ar yra visų kartu su mokėjimo prašymu pateiktų dokumentų originalai (taikoma tikrinant mokėjimo prašymuose deklaruotas tiesiogines išlaidas). Atlikdamos patikrą vietoje atsakinga ir įgaliota institucijos taip pat turi teisę patikrinti netiesiogines išlaidas pateisinančių ir jų apmokėjimą įrodančių dokumentų originalus. Įgaliotai institucijai nustačius, kad ne visos dokumentų kopijos atitinka dokumentus ar yra ne visų kartu su mokėjimo prašymu pateiktų dokumentų originalai, tai laikoma paramos teikimo sutarties pažeidimu ir Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai programos Lietuvoje projektų įgyvendinimo priežiūros taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2008 m. rugsėjo 11 d. įsakymu Nr. A1-307 (Žin., 2008, Nr. 108-4143), nustatyta tvarka pradedama paramos sumažinimo, sustabdymo, nutraukimo ir (arba) paramos lėšų grąžinimo procedūra. 23. Baigęs įgyvendinti projektą, projekto vykdytojas įgaliotai institucijai privalo pateikti galutinį mokėjimo prašymą. Galutinis mokėjimo prašymas turi būti pateiktas kartu su projekto galutine ataskaita, auditoriaus išvada (Taisyklių 3 priedas), audito ataskaita ir galutiniame mokėjimo prašyme deklaruojamas išlaidas pateisinančių bei išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų patvirtintomis kopijomis ne vėliau kaip iki antrojo mėnesio, einančio po paramos teikimo sutartyje nustatytos projekto įgyvendinimo pabaigos, paskutinės dienos. Galutinio mokėjimo prašymo pateikimo terminas gali būti pratęstas, bet ne ilgiau kaip 10 darbo dienų. 24. Taisyklių 23 punkte nurodyta auditoriaus išvada turi būti užpildyta pagal auditoriaus išvados pildymo instrukciją (Taisyklių 20 priedas). Projekto vykdytojas gali teikti auditoriaus išvadą, parengtą pagal tarptautinius audito standartus, tačiau joje turi būti informacija, nurodyta Taisyklių 3 priede. 25. Jei įgaliota institucija, išanalizavusi Taisyklių 18 punkte nurodytus dokumentus, nustato, kad bendra pagal projekto vykdytojo pateiktus mokėjimo prašymus išmokėta suma: 25.1. nėra pasiekusi paramos teikimo sutartimi projektui įgyvendinti skirtos sumos, trūkstamos lėšos projekto vykdytojui pervedamos pagal įgaliotos institucijos pateiktą paraišką atsakingai institucijai dėl lėšų pervedimo projekto vykdytojui (toliau vadinama – paraiška atsakingai institucijai); 25.2. yra pasiekusi paramos teikimo sutartimi projektui įgyvendinti skirtą sumą, paramos lėšos projekto vykdytojui nebepervedamos. 26. Jei projekto vykdytojui per klaidą buvo išmokėta didesnė nei paramos teikimo sutartyje nustatyta paramos lėšų suma arba įgaliotai institucijai nustačius, kad projekto vykdytojas nepanaudojo visų avansinio mokėjimo būdu jam išmokėtų paramos lėšų, šios lėšos ar jų dalis turi būti sugrąžintos atsakingai institucijai. Atsakingai institucijai priėmus sprendimą susigrąžinti lėšas, lėšos per atsakingos institucijos sprendime nurodytą terminą grąžinamos į atsakingos institucijos sprendime nurodytą sąskaitą, iš kurios per 5 darbo dienas pervedamos į valstybės iždo sąskaitą. KETVIRTASIS SKIRSNIS MOKĖJIMO PRAŠYMŲ TIKRINIMAS IR TVIRTINIMAS 27. Gavusi mokėjimo prašymą, įgaliota institucija jį registruoja mokėjimo prašymų registre (Taisyklių 4 priedas), kuris vedamas elektroniniu būdu. Prireikus mokėjimo prašymų registras atspausdinamas ir pasirašomas įgaliotos institucijos darbuotojo, atsakingo už mokėjimo prašymų registravimą. 28. Gavusi mokėjimo prašymą, įgaliota institucija per 5 darbo dienas privalo patikrinti, ar mokėjimo prašymas: 28.1. užpildytas lietuvių kalba; 28.2. užpildyti visi privalomi rekvizitai; 28.3. pasirašytas įgaliotų asmenų; 28.4. turi visus privalomus priedus. 29. Jeigu mokėjimo prašymas neatitinka reikalavimų, nurodytų Taisyklių 28 punkte, įgaliota institucija turi paprašyti projekto vykdytojo per 10 darbo dienų ištaisyti mokėjimo prašymo trūkumus (šiam laikotarpiui pratęsiamas ir mokėjimo prašymo nagrinėjimo laikotarpis įgaliotoje institucijoje). Jei projekto vykdytojas per įgaliotos institucijos nustatytą terminą neištaiso mokėjimo prašymo trūkumų, įgaliota institucija mokėjimo prašymą atmeta, nurodydama atmetimo priežastis. Pašalinęs nurodytus trūkumus, projekto vykdytojas mokėjimo prašymą gali pateikti pakartotinai, laikydamasis bendros mokėjimo prašymų teikimo tvarkos. 30. Jeigu mokėjimo prašymas atitinka visus reikalavimus, nurodytus Taisyklių 28 punkte, įgaliota institucija mokėjimo prašymą priima ir perduoda jį tikrinti atsakingiems įgaliotos institucijos darbuotojams. 31. Mokėjimo prašymą tikrina ne mažiau kaip du įgaliotos institucijos darbuotojai, iš kurių vienas pildo mokėjimo prašymo tikrinimo ir tvirtinimo lapą (Taisyklių 5 priedas), kuriame nurodoma: 31.1. ar mokėjimo prašymas pateiktas pagal mokėjimo prašymų teikimo grafiką; 31.2. kokia deklaruojamų išlaidų dalis yra tinkama finansuoti; 31.3. ar pateiktos reikalaujamų deklaruojamas išlaidas pateisinančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijos; 31.4. kiek lėšų ir iš kokių šaltinių turi būti išmokėta projekto vykdytojui; 31.5. kita informacija. 32. Kitas įgaliotos institucijos darbuotojas patikrina mokėjimo prašymo tikrinimo ir tvirtinimo lape įrašytą informaciją, pasirašo ir kartu su mokėjimo prašymu perduoda jį mokėjimo prašymus įgaliotam tvirtinti įgaliotos institucijos darbuotojui. 33. Įgaliotos institucijos darbuotojui patvirtinus mokėjimo prašymą, mokėjimo prašymo tikrinimo bei tvirtinimo rezultatus ir datas įgaliota institucija įrašo mokėjimo prašymų registre. 34. Įgaliota institucija, patikrinusi ir patvirtinusi mokėjimo prašyme nurodytų patirtų išlaidų tinkamumą finansuoti bei nustačiusi, kad projekto vykdytojui reikia pervesti paramos lėšas, parengia paraišką atsakingai institucijai (Taisyklių 6 priedas). Jei nustatoma, kad visos paramos lėšos jau yra išmokėtos pagal ankstesnius mokėjimo prašymus ir projekto vykdytojui nebereikia pervesti paramos lėšų, įgaliota institucija parengia ir pateikia atsakingai institucijai išmokėtų EIF lėšų užskaitos lapą (Taisyklių 7 priedas; toliau vadinama – užskaitos lapas). 35. Su mokėjimo prašymu teikiamų išlaidas pateisinančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijas įgaliota institucija kartu su mokėjimo prašymo tikrinimo ir tvirtinimo lapu sega į atskirą atitinkamo projekto bylą. PENKTASIS SKIRSNIS MOKĖJIMO PARAIŠKŲ IR UŽSKAITOS LAPŲ TEIKIMAS 36. Remdamasi patvirtinto mokėjimo prašymų tikrinimo ir tvirtinimo lapo ir mokėjimo prašymų registro duomenimis, per 30 kalendorinių dienų nuo tinkamo mokėjimo prašymo užregistravimo dienos įgaliota institucija rengia: 36.1. paraišką atsakingai institucijai, jei nustato, kad projekto vykdytojui galima išmokėti mokėjimo prašyme prašomas paramos lėšas, ir jei bendra pagal projekto vykdytojo pateiktus mokėjimo prašymus pervesta (įskaitant ir avansu projekto vykdytojui išmokėtą sumą) suma nesiekia projektui įgyvendinti skirtos paramos lėšų sumos; 36.2. užskaitos lapą, jeigu nustato, kad bendra pagal projekto vykdytojo pateiktus mokėjimo prašymus pervesta (įskaitant ir avansu projekto vykdytojui išmokėtą sumą) suma yra pasiekusi projektui įgyvendinti skirtą paramos lėšų sumą ir paramos lėšos projekto vykdytojui neturi būti pervedamos. Užskaitos lape neprašoma išmokėti projekto vykdytojui paramos lėšų, bet yra užskaitomos išmokėtos paramos lėšos ar jų dalis bei nustatoma grąžinamų lėšų suma (jeigu taikoma). 37. Jeigu paramos lėšoms išmokėti taikomas avansinio mokėjimo būdas, įgaliota institucija: 37.1. Taisyklių nustatyta tvarka gavusi, patikrinusi ir patvirtinusi pirmąjį avansinį mokėjimo prašymą bei kitus dokumentus (jeigu taikoma), per Taisyklių 36 punkte nustatytą terminą parengia ir pateikia paraišką atsakingai institucijai; 37.2. Taisyklių nustatyta tvarka gavusi, patikrinusi ir patvirtinusi antrąjį avansinį mokėjimo prašymą, pažangos ataskaitą bei išlaidas pateisinančių ir jų apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijas bei kitus dokumentus (jeigu taikoma), per Taisyklių 36 punkte nustatytą terminą parengia ir pateikia paraišką atsakingai institucijai; 37.3. Taisyklių nustatyta tvarka gavusi, patikrinusi ir patvirtinusi galutinį mokėjimo prašymą, galutinę ataskaitą, auditoriaus išvadą ir ataskaitą bei išlaidas pateisinančių ir jų apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijas, per Taisyklių 36 punkte nustatytą terminą parengia ir atsakingai institucijai pateikia užskaitos lapą. Į užskaitos lapą taip pat įtraukiama grąžintinų lėšų suma, jeigu įgaliota institucija nustato, kad projekto vykdytojas nepanaudojo ir (ar) netinkamai panaudojo avansu jam išmokėtų paramos lėšų dalį. 38. Jeigu paramos lėšoms išmokėti taikomas kompensavimo su avansu mokėjimo būdas, įgaliota institucija: 38.1. Taisyklių nustatyta tvarka gavusi, patikrinusi ir patvirtinusi avansinį mokėjimo prašymą, per Taisyklių 36 punkte nustatytą terminą parengia ir pateikia paraišką atsakingai institucijai; 38.2. Taisyklių nustatyta tvarka gavusi, patikrinusi ir patvirtinusi tarpinį (-ius) mokėjimo prašymą (-us), pažangos ataskaitą (-as) bei išlaidas pateisinančių ir jų apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijas, per 30 kalendorinių dienų nuo tinkamo mokėjimo prašymo užregistravimo dienos parengia ir pateikia: 38.2.1. paraišką atsakingai institucijai, jeigu nustato, kad projekto vykdytojui pagal ankstesnius mokėjimo prašymus dar nėra išmokėta visa paramos teikimo sutartyje nustatyta suma ir jam reikia pervesti paramos lėšas; 38.2.2. užskaitos lapą, jeigu nustato, kad projekto vykdytojui pagal ankstesnius mokėjimo prašymus jau yra išmokėta visa paramos teikimo sutartyje nustatyta suma ir jam nebereikia pervesti paramos lėšų; 38.3. Taisyklių nustatyta tvarka gavusi, patikrinusi ir patvirtinusi galutinį mokėjimo prašymą, galutinę ataskaitą, auditoriaus išvadą ir ataskaitą bei išlaidas pateisinančių ir jų apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijas, per 30 kalendorinių dienų nuo tinkamo mokėjimo prašymo užregistravimo dienos parengia ir atsakingai institucijai pateikia: 38.3.1. paraišką atsakingai institucijai, jeigu nustato, kad projekto vykdytojui pagal ankstesnius mokėjimo prašymus dar nėra išmokėta visa paramos teikimo sutartyje nustatyta suma ir jam reikia pervesti paramos lėšas; 38.3.2. užskaitos lapą, jeigu nustato, kad projekto vykdytojui pagal ankstesnius mokėjimo prašymus jau yra išmokėta visa paramos teikimo sutartyje nustatyta suma ir jam nebereikia pervesti paramos lėšų. Į užskaitos lapą taip pat įtraukiama grąžintinų lėšų suma, jeigu įgaliota institucija nustato, kad projekto vykdytojas nepanaudojo ir (ar) netinkamai panaudojo paramos lėšų dalį. 39. Pildomoje paraiškoje atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lape atskirose eilutėse išskiriamos valstybės biudžeto specialiųjų programų EIF ir bendrojo finansavimo lėšos, pagal kiekvieną mokėjimo prašymą išlaikant paramos teikimo sutartyje nustatytą EIF ir bendrojo finansavimo lėšų santykį. 40. Paraišką atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapą rengiantis įgaliotos institucijos darbuotojas įtraukia duomenis apie projekto vykdytojui mokėtinas ar projekto vykdytojo grąžintinas sumas ir kitus dokumento rekvizitus, išspausdina ir pateikia dokumentus įgaliotos institucijos darbuotojui, įgaliotam tikrinti paraiškas atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapus. Įgaliotos institucijos darbuotojas, įgaliotas tikrinti paraiškas atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapus, palygina paraiškos atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapo duomenis su mokėjimo prašymų registre bei mokėjimo prašymo tikrinimo ir tvirtinimo lape pateiktais duomenimis. Jei duomenys sutampa, paraiška atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapas pasirašomi įgaliotos institucijos darbuotojo, įgalioto pasirašyti paraiškas atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapus, ir perduodami tvirtinti įgaliotos institucijos vadovui ar jo įgaliotam asmeniui. 41. Įgaliotos institucijos vadovui ar jo įgaliotam asmeniui patvirtinus išspausdintą paraišką atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapą, šią paraišką ir (ar) užskaitos lapą parengęs įgaliotos institucijos darbuotojas dokumentus užregistruoja mokėjimo prašymų registre. Tada vienas egzempliorius paliekamas įgaliotai institucijai, o kitas, patvirtintas įgaliotos institucijos vadovo arba jo įgalioto asmens parašu ir antspaudu, siunčiamas atsakingai institucijai. 42. Paraišką atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapą parengęs įgaliotos institucijos darbuotojas ant projekto vykdytojo pateikto mokėjimo prašymo užrašo paraiškos atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapo numerį, registracijos datą ir pasirašo. ŠEŠTASIS SKIRSNIS MOKĖJIMO PARAIŠKŲ APMOKĖJIMAS 43. Atsakinga institucija gauna įgaliotos institucijos parengtą išspausdintą paraišką atsakingai institucijai, kaip pateisinamąjį dokumentą mokėjimui atlikti. Iš įgaliotos institucijos gautas patvirtintas užskaitos lapas yra projekto vykdytojui išmokėtas paramos lėšas ir grąžinamas lėšas nurodantis dokumentas. Prireikus atsakinga institucija turi teisę iš įgaliotos institucijos kartu su paraiška atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapu gauti išlaidas pateisinančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių ar kitų dokumentų kopijas. 44. Atsakinga institucija per 5 darbo dienas nuo tinkamos paraiškos atsakingai institucijai gavimo dienos turi patikrinti ir patvirtinti gautą tinkamai parengtą paraišką atsakingai institucijai ir parengti mokėjimo paraišką valstybės iždui. Užskaitos lapas taip pat turi būti patikrintas ir patvirtintas per 5 darbo dienas nuo jo gavimo atsakingoje institucijoje. 45. Atsakingos institucijos Europos Sąjungos struktūrinės paramos departamento Struktūrinės paramos valdymo skyriaus (toliau vadinama – Struktūrinės paramos valdymo skyrius) darbuotojas, atsakingas už paraiškų atsakingai institucijai ir užskaitos lapų tikrinimą, gavęs atsakingoje institucijoje užregistruotą paraišką atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapą, užregistruoja dokumentus paraiškų atsakingai institucijai dėl lėšų pervedimo projekto vykdytojui ir išmokėtų EIF lėšų užskaitos lapų registre (Taisyklių 8 priedas), suteikia jiems eilės numerį ir tikrina, ar gauti dokumentai atitinka nustatytus turinio reikalavimus, taip pat ar atitinka valstybės biudžeto specialiųjų programų sąmatų reikalavimus, ir prireikus atlieka atrankinę išlaidas pateisinančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų kontrolę. Registras vedamas elektroniniu būdu ir kiekvienų kalendorinių metų pabaigoje yra atspausdinamas, pasirašomas atsakingo darbuotojo ir įsegamas į atitinkamą bylą. 46. Tikrindamas dokumentus, atsakingos institucijos Struktūrinės paramos valdymo skyriaus darbuotojas pildo paraiškos atsakingai institucijai dėl lėšų pervedimo projekto vykdytojui ir išmokėtų EIF lėšų užskaitos lapo patikros lapo (Taisyklių 9 priedas) 1 lentelę, kurioje nurodoma: 46.1. ar parašai atitinka įgaliotų asmenų parašų pavyzdžius; 46.2. ar teisingai užpildyti visi dokumento rekvizitai; 46.3. ar užpildytos visos dokumento skiltys ir jis patvirtintas antspaudu; 46.4. kita patikros lape nurodyta informacija. 47. Jeigu į visus klausimus atsakyta teigiamai, patikros lapą pasirašo dokumento tikrinimą atlikęs atsakingos institucijos Struktūrinės paramos valdymo skyriaus darbuotojas ir patvirtina Struktūrinės paramos valdymo skyriaus vedėjas (arba kitas įgaliotas asmuo). 48. Netinkamai parengta paraiška atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapas grąžinami įgaliotai institucijai, nurodant grąžinimo priežastis. Tokiu atveju įgaliota institucija, atsižvelgdama į atsakingos institucijos pastabas, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo atsakingos institucijos rašto gavimo parengia ir pateikia naują paraišką atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapą. Pakartotinai pateiktą dokumentą (-us) atsakingos institucijos Struktūrinės paramos valdymo skyriaus darbuotojas registruoja registre, suteikia jam (-iems) eilės numerį ir patikrina bei patvirtina pagal šių Taisyklių 44–47 punktuose nustatytą tvarką. 49. Atsakingos institucijos Struktūrinės paramos valdymo skyriaus darbuotojui nustačius, kad: 49.1. paraišką atsakingai institucijai galima apmokėti, ir padalinio vadovui ją patvirtinus, paraiška atsakingai institucijai kartu su patikros lapu perduodama atsakingos institucijos Apskaitos ir atskaitomybės departamentui; 49.2. užskaitos lapą galima pripažinti tinkamu, ir padalinio vadovui jį patvirtinus, užskaitos lapas kartu su patikros lapu perduodamas atsakingos institucijos Apskaitos ir atskaitomybės departamentui. 50. Atsakingos institucijos Apskaitos ir atskaitomybės departamento Struktūrinės paramos apskaitos ir atskaitomybės skyriaus (toliau vadinama – Struktūrinės paramos apskaitos ir atskaitomybės skyrius) atsakingas darbuotojas, gavęs paraišką atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapą bei patikros lapą, patikrina ir šio lapo 2 lentelėje pažymi, ar: 50.1. neviršytos patvirtintos metinės atitinkamų valstybės biudžeto specialiųjų programų asignavimų sumos; 50.2. parašai ant dokumento bei jo patikros lapo atitinka juos pasirašyti įgaliotų asmenų parašų pavyzdžius; 50.3. dokumento duomenys atitinka funkcinę ir ekonominę klasifikacijas pagal patvirtintą programos sąmatą. 51. Jeigu į visus klausimus atsakyta teigiamai, patikros lapą pasirašo paraiškos atsakingai institucijai tikrinimą atlikęs atsakingos institucijos Struktūrinės paramos apskaitos ir atskaitomybės skyriaus darbuotojas ir patvirtina Struktūrinės paramos apskaitos ir atskaitomybės skyriaus vedėjas (arba kitas įgaliotas asmuo). Netinkamai parengta paraiška atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapas grąžinami Struktūrinės paramos valdymo skyriui, nurodant grąžinimo priežastis. Tokiu atveju Struktūrinės paramos valdymo skyriaus darbuotojas atlieka Taisyklių 48 punkte nurodytus veiksmus. 52. Tinkamai užpildytas ir patvirtintas patikros lapas kartu su paraiška atsakingai institucijai ir (ar) užskaitos lapu perduodamas kitam Apskaitos ir atskaitomybės departamento darbuotojui, atsakingam už darbą su kompiuterizuota valstybės biudžeto, apskaitos ir mokėjimų sistema (toliau vadinama – VBAM sistema). 53. Apskaitos ir atskaitomybės departamento darbuotojas, atsakingas už darbą su VBAM sistema, vadovaudamasis Valstybės biudžeto lėšų išdavimo iš valstybės iždo sąskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos finansų ministro 2000 m. liepos 21 d. įsakymu Nr. 195 (Žin., 2000, Nr. 65-1976; 2007, Nr. 90-3604 ), nuostatomis, pagal paraišką atsakingai institucijai ir jos patikros lapą parengia mokėjimo paraišką valstybės iždui VBAM sistemoje. Mokėjimo paraiškos valstybės iždui stulpelyje „mokėjimo dokumentas“ turi būti nurodytas įgaliotos institucijos parengtos paraiškos atsakingai institucijai numeris ir projekto, kuriam prašoma pervesti lėšas, identifikacijos numeris, papildytas projekto vykdytojo suteiktu mokėjimo prašymo numeriu. Iš VBAM sistemos išspausdintą mokėjimo paraišką valstybės iždui pasirašo Apskaitos ir atskaitomybės departamento direktorius (arba kitas įgaliotas asmuo) ir atsakingos institucijos valstybės sekretorius (arba kitas įgaliotas asmuo). 54. Valstybės iždo mokėjimo pavedimų turiniai kartu su paraiškomis atsakingai institucijai, taip pat užskaitos lapai bei patikros lapai saugomi atsakingos institucijos Apskaitos ir atskaitomybės departamente. Apskaitos ir atskaitomybės departamentas atsakingos institucijos Struktūrinės paramos valdymo skyriui per 2 darbo dienas: 54.1. po užskaitos lapo patikros lapo patvirtinimo teikia: 54.1.1. užskaitos lapo kopiją; 54.1.2. užskaitos lapo patikros lapo kopiją; 54.2. po lėšų pervedimo projekto vykdytojui teikia: 54.2.1. paraiškos atsakingai institucijai kopiją; 54.2.2. paraiškos atsakingai institucijai patikros lapo kopiją; 54.2.3. valstybės iždo mokėjimo pavedimo turinio ir (ar) kito lėšų pervedimą įrodančio dokumento kopiją. 55. Atsakingos institucijos Struktūrinės paramos valdymo skyrius ne vėliau kaip per 2 darbo dienas nuo Taisyklių 54 punkte nustatytos informacijos gavimo elektroniniu paštu informuoja du įgaliotos institucijos EIF programą administruojančius darbuotojus, atsiųsdamas skenuotą valstybės iždo mokėjimo pavedimo turinio ir (ar) kito lėšų pervedimą įrodančio dokumento kopiją. III. IŠLAIDŲ PRIPAŽINIMAS TINKAMOMIS DEKLARUOTI EUROPOS KOMISIJAI 56. Tinkamos finansuoti išlaidos pripažįstamos deklaruotinomis Europos Komisijai tokia tvarka: 56.1. jeigu paramos lėšoms išmokėti taikomas avansinio mokėjimo būdas: 56.1.1. kai projekto vykdytojui pagal jo pateiktus ankstesnius mokėjimo prašymus pervesta suma (įskaitant avansą) nesiekia įgaliotos institucijos patvirtintų tinkamų finansuoti išlaidų sumos, tinkamos finansuoti išlaidos pagal nustatytą santykį pripažįstamos deklaruotinomis Europos Komisijai tą dieną, kai pagal atsakingos institucijos Apskaitos ir atskaitomybės departamento parengtą mokėjimo paraišką valstybės iždui arba mokėjimo nurodymą bankui projekto vykdytojui pervedamos valstybės biudžeto specialiųjų programų lėšos. Jeigu šių valstybės biudžeto specialiųjų programų lėšos pervedamos ne vienu metu, taikoma vėliausio mokėjimo data; 56.1.2. kai projekto vykdytojui pagal jo pateiktus ankstesnius mokėjimo prašymus pervesta suma (įskaitant avansą) yra pasiekusi arba viršijusi įgaliotos institucijos patvirtintą tinkamų finansuoti išlaidų sumą, tinkamos finansuoti išlaidos pagal nustatytą santykį pripažįstamos deklaruotinomis Europos Komisijai tą dieną, kai įgaliota institucija patvirtina projekto vykdytojo pateiktame mokėjimo prašyme nurodytų išlaidų tinkamumą finansuoti; 56.2. jeigu paramos lėšoms išmokėti taikomas kompensavimo su avansu mokėjimo būdas: 56.2.1. kai projekto vykdytojui pagal jo pateiktus ankstesnius mokėjimo prašymus pervesta suma (įskaitant avansą) nesiekia projektui įgyvendinti skirtos paramos lėšų sumos, tinkamos finansuoti išlaidos pagal nustatytą santykį pripažįstamos deklaruotinomis Europos Komisijai tą dieną, kai pagal atsakingos institucijos Apskaitos ir atskaitomybės departamento parengtą mokėjimo paraišką valstybės iždui arba mokėjimo nurodymą bankui projekto vykdytojui pervedamos valstybės biudžeto specialiųjų programų lėšos. Jeigu šių valstybės biudžeto specialiųjų programų lėšos pervedamos ne vienu metu, taikoma vėliausio mokėjimo data; 56.2.2. kai projekto vykdytojui pagal jo pateiktus ankstesnius mokėjimo prašymus pervesta suma (įskaitant avansą) yra pasiekusi projektui įgyvendinti skirtą paramos lėšų sumą, tinkamos finansuoti išlaidos pagal nustatytą santykį pripažįstamos deklaruotinomis Europos Komisijai tą dieną, kai įgaliota institucija patvirtina projekto vykdytojo pateiktame mokėjimo prašyme nurodytų išlaidų tinkamumą finansuoti; 56.3. išlaidas, šių Taisyklių 56.1–56.2 punktų nustatyta tvarka pripažintas deklaruotinomis Europos Komisijai, įgaliota institucija registruoja mokėjimo prašymų registre kaip deklaruotinas Europos Komisijai ir įtraukia į atitinkamo laikotarpio išlaidų deklaracijas. IV. ATSISKAITYMAS UŽ LĖŠŲ PANAUDOJIMĄ 57. Įgaliota institucija teikia atsakingai institucijai: 57.1. iki kiekvieno mėnesio 10 dienos – nustatytos formos EIF prioriteto veiksmų projektų mėnesio finansinę ataskaitą (Taisyklių 10 priedas) ir EIF prioriteto veiksmų projektų finansinės būklės ataskaitas (Taisyklių 11 priedas), kurios teikiamos už praeitą mėnesį; 57.2. iki sausio 10 d., balandžio 10 d., liepos 10 d. ir spalio 10 d. – pagal kompetenciją užpildytas ir įgaliotos institucijos įgaliotų asmenų patvirtintas EIF programos projektų išlaidų, patirtų nuo išlaidų tinkamumo finansuoti laikotarpio pradžios iki atitinkamo ataskaitinio laikotarpio pabaigos, deklaracijas (Taisyklių 12 priedas). 58. Prireikus atsakinga institucija turi teisę gauti iš įgaliotos institucijos Taisyklių 57 punkte nurodytas ataskaitas ir kitais atsakingos institucijos nurodytais terminais, taip pat elektronines šių ataskaitų versijas (Excel arba Word programų formatu). 59. Gautas įgaliotos institucijos ataskaitas atsakingos institucijos Struktūrinės paramos valdymo skyriaus atsakingas darbuotojas užregistruoja atitinkamų ataskaitų registre (Taisyklių 13 priedas) ir užpildo atitinkamų ataskaitų patikros lapus: 59.1. EIF prioriteto veiksmų projektų mėnesio finansinės ataskaitos patikros lapą (Taisyklių 14 priedas); 59.2. EIF prioriteto veiksmų projektų finansinės būklės ataskaitos patikros lapą (Taisyklių 15 priedas); 59.3. EIF programos projektų išlaidų, patirtų nuo išlaidų tinkamumo finansuoti laikotarpio pradžios iki atitinkamo ataskaitinio laikotarpio pabaigos, deklaracijos patikros lapą (Taisyklių 16 priedas). 60. Įgaliotos institucijos ataskaitos tikrinamos lyginant jose pateiktą informaciją su patikrų vietose informacija (jei jų buvo), pateiktų paraiškų atsakingai institucijai duomenimis, informacija apie atliktus mokėjimus, ankstesnių laikotarpių ataskaitomis ir kitų šaltinių informacija. 61. Kai tikrinant įgaliotos institucijos ataskaitą nustatoma neatitikimų, netikslumų ar atvejų, kai pateikta nepakankamai informacijos, atsakingos institucijos Struktūrinės paramos valdymo skyriaus atsakingas darbuotojas apie tai raštu informuoja įgaliotą instituciją ir pasiūlo per 5 darbo dienas ištaisyti ataskaitos trūkumus. Įgaliotos institucijos pakartotinai pateikta ataskaita tikrinama Taisyklių 59–60 punktuose nustatyta tvarka, pildant naują patikros lapą. 62. Įgaliotos institucijos ataskaitų patikros lapai saugomi kartu su įgaliotos institucijos pateiktomis ataskaitomis. 63. Atsakingos institucijos ataskaitas rengia tam paskirti darbuotojai, kurie užtikrina, kad: 63.1. parengtos ataskaitos būtų nustatytos formos; 63.2. ataskaitose teikiama informacija būtų pagrįsta atsakingos institucijos turimais duomenimis; 63.3. ataskaitų skaičiavimai būtų atlikti kruopščiai ir be klaidų. 64. Atsakinga institucija rengia ir saugo: 64.1. iki kiekvieno mėnesio 15 dienos – nustatytos formos EIF prioritetų ir veiksmų mėnesio finansinę ataskaitą (Taisyklių 17 priedas) bei EIF prioritetų ir veiksmų finansinės būklės ataskaitą (Taisyklių 18 priedas); 64.2. iki sausio 25 d., balandžio 25 d., liepos 25 d. ir spalio 25 d. – pagal kompetenciją užpildytas ir atsakingos institucijos įgaliotų asmenų patvirtintas EIF programos projektų išlaidų, patirtų nuo išlaidų tinkamumo finansuoti laikotarpio pradžios iki atitinkamo ataskaitinio laikotarpio pabaigos, deklaracijas (Taisyklių 12 priedas) ir EIF prioriteto veiksmų projektų finansinės būklės ataskaitas (Taisyklių 11 priedas). 65. Išspausdintas atsakingos institucijos ataskaitas pasirašo ataskaitą parengęs Struktūrinės paramos valdymo skyriaus darbuotojas ir vedėjas (jo nesant, kitas už atitinkamą sritį atsakingas asmuo). 66. Tinkamai parengtos ir pasirašytos ataskaitos registruojamos atitinkamų ataskaitų registre (Taisyklių 19 priedas). Atsakingos institucijos ataskaitų registrai vedami elektroniniu būdu. Kiekvienų kalendorinių metų pabaigoje už ataskaitos rengimą atsakingas darbuotojas atspausdina praėjusių metų atsakingos institucijos ataskaitų registrą, pasirašo jį ir įsega į atitinkamos ataskaitos bylą. 67. Ataskaitos Europos Komisijai rengiamos ir teikiamos pagal 2007 m. birželio 25 d. Tarybos sprendimo 2007/435/EB dėl Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai 2007–2013 m. laikotarpiui pagal Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą įsteigimo (OL 2007 L 168, p. 18) ir Europos Komisijos 2008 m. kovo 5 d. sprendimo 2008/457/EB nustatyti Tarybos sprendimo 2007/435/ EB dėl Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai 2007–2013 m. laikotarpiu pagal Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą įsteigimo įgyvendinimo taisykles, susijusias su valstybių narių valdymo ir kontrolės sistemomis, administracinio ir finansų valdymo taisyklėmis bei fondo bendrai finansuojamų projektų išlaidų tinkamumu (OL 2008 L 167, p. 69), nuostatas. _________________ Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai programos Lietuvoje projektų įgyvendinimo išlaidų apmokėjimo taisyklių 1 priedas (Mokėjimo prašymo forma) Mokėjimo prašymo gavimo registracijos žyma Data, iki kurios turėjo būti pateiktas mokėjimo prašymas Paraiškos atsakingai institucijai / užskaitos lapo numeris Paraiškos atsakingai institucijai / užskaitos lapo registracijos data Paraišką atsakingai institucijai / užskaitos lapą parengusio darbuotojo parašas _______________________________________________________________________ (projekto vykdytojo pavadinimas, projekto kodas) _______________________________________________________________________ (projekto vykdytojo kodas, adresas, telefonas, faksas, el. paštas) _______________________________________ (adresatas) MOKĖJIMO PRAŠYMAS* ____________________ Nr. _____________ (data) 1. Bendra informacija Mokėjimo prašymo tipas (£[] – pažymėti x) £[] avansinis £[] tarpinis / antrasis avansinis £[] galutinis Programa Prioritetas Veiksmas Projekto pavadinimas Paramos teikimo sutarties numeris Paramos suma pagal paramos teikimo sutartį Projekto įgyvendinimo laikotarpis pradžia: pabaiga: Išlaidų, deklaruojamų mokėjimo prašyme, patyrimo periodas nuo: iki: Šiuo mokėjimo prašymu prašoma finansuoti suma Iki šio mokėjimo prašymo pateikimo gauta paramos lėšų suma (įskaitant avansinį mokėjimą) Iki šio mokėjimo prašymo pateikimo patirtos ir apmokėtos išlaidos, pripažintos tinkamomis finansuoti Ar projekto vykdytojas yra PVM mokėtojas (£[] – pažymėti x) £[] taip PVM mokėtojo kodas: £[] ne Projekto vadovas (vardas, pavardė, pareigos projekte, telefonas, faksas, el. paštas) Projekto finansininkas (vardas, pavardė, pareigos projekte, telefonas, faksas, el. paštas) Banko pavadinimas Banko kodas Banko sąskaitos numeris 2. Išlaidas, patirtas per atsiskaitymo laikotarpį, pateisinančių ir jų apmokėjimą įrodančių dokumentų sąrašas Detalaus projekto biudžeto išlaidų kategorijos Išlaidų pavadinimas Išlaidas pateisinantys dokumentai Išlaidų apmokėjimą įrodantys dokumentai Mokėjimo prašyme deklaruojama ir prašoma finansuoti suma, Lt Įgaliotos institucijos sprendimas (komentaras) Dokumento pavadinimas, numeris, data Mato vnt. Vnt. skaičius Vnt. kaina Suma be PVM, Lt PVM, Lt Suma su PVM, Lt Dokumento pavadinimas ir numeris Data Išmokėta, Lt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1. Tiesioginės išlaidos (1.1+1.2+1.3+ 1.4+1.5) 1.1. techninio personalo darbo užmokesčio išlaidos 1.2. išlaidos įrangai 1.3. išlaidos nekilnojamojo turto nuomai 1.4. išlaidos subrangai 1.5. kitos tiesioginės išlaidos (1.5.1+1.5.2+1.5.3+1.5.4) 1.5.1. kelionių ir pragyvenimo išlaidos 1.5.2. patalpų išlaikymo ir kitos administracinės išlaidos 1.5.3. išlaidos ekspertams 1.5.4. išlaidos, tiesiogiai susijusios su bendram ES finansavimui taikomais reikalavimais 2. Netiesioginės išlaidos** 3. Iš viso (1+2) ** Pagal paramos teikimo sutartį netiesioginės išlaidos sudaro ___ procentų tinkamų tiesioginių išlaidų. 3. Visos iki šio mokėjimo prašymo pateikimo datos patirtos ir apmokėtos tinkamos finansuoti išlaidos pagal išlaidų kategorijas Detalaus projekto biudžeto išlaidų kategorijos Paramos teikimo sutartyje planuota biudžeto išlaidų kategorijai suma, Lt Iki šio mokėjimo prašymo pateikimo datos patirtos ir apmokėtos tinkamos finansuoti išlaidos, Lt Iki šio mokėjimo prašymo pateikimo datos kompensuotos išlaidos, Lt Mokėjimo prašyme deklaruojamos išlaidos, Lt Įgaliotos institucijos sprendimas dėl prašomų pripažinti tinkamomis finansuoti išlaidų sumos Likusios patirti ir apmokėti projekto įgyvendinimo išlaidos, Lt Gautas avansas, Lt*** Likusios gauti lėšos, Lt*** Lt proc. 1 2 3=4+5 4 5 6 7=6/5x100 8=2-4-6 9 10 1. Tiesioginės išlaidos (1.1+1.2+1.3+ 1.4+1.5) 1.1. techninio personalo darbo užmokesčio išlaidos 1.2. išlaidos įrangai 1.3. išlaidos nekilnojamojo turto nuomai 1.4. išlaidos subrangai 1.5. kitos tiesioginės išlaidos (1.5.1+1.5.2+1.5.3+1.5.4) 1.5.1. kelionių ir pragyvenimo išlaidos 1.5.2. patalpų išlaikymo ir kitos administracinės išlaidos 1.5.3. išlaidos ekspertams 1.5.4. išlaidos, tiesiogiai susijusios su bendram ES finansavimui taikomais reikalavimais 2. Netiesioginės išlaidos** 3. Iš viso (1+2) *** Neskaidoma pagal išlaidų kategorijas. 4. Priedai (pažymėti x) £[] 1. Auditoriaus išvada ir audito ataskaita £[] 2. Pažangos ataskaita £[] 3. Galutinė ataskaita £[] 4. Banko garantija arba laidavimo draudimo sutartis (jeigu taikoma) £[] 5. Kita: __________________________ (įrašyti) _________________________________________                       ____________________                                                                                                                  ______________________________ (projekto vykdytojo vadovo pareigų pavadinimas)                                                               (parašas)                                                                                                                                                                         (vardas ir pavardė) _________________________________________                       ____________________                                                                                                                  ______________________________ (projekto vadovo pareigų pavadinimas)                                                                                   (parašas)                                                                                                                                                                         (vardas ir pavardė) _________________________________________                       ____________________                                                                                                                  ______________________________ (projekto finansininko pareigų pavadinimas)                                                                           (parašas)                                                                                                                                                                         (vardas ir pavardė) _________________ Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai programos Lietuvoje projektų įgyvendinimo išlaidų apmokėjimo taisyklių 2 priedas MOKĖJIMO PRAŠYMO PILDYMO INSTRUKCIJA Pildo įgaliota institucija, gavusi mokėjimo prašymą Mokėjimo prašymo gavimo registracijos žyma Data, iki kurios turėjo būti pateiktas mokėjimo prašymas Paraiškos atsakingai institucijai / užskaitos lapo numeris Paraiškos atsakingai institucijai / užskaitos lapo registracijos data Paraišką atsakingai institucijai / užskaitos lapą parengusio darbuotojo parašas Pildo projekto vykdytojas Juridinio asmens, su kuriuo pasirašyta paramos teikimo sutartis, visas pavadinimas bei projekto kodas _______________________________________________________________________________ (projekto vykdytojo pavadinimas, projekto kodas) Juridinio asmens, su kuriuo pasirašyta paramos teikimo sutartis, kodas, adresas, telefono Nr. , fakso Nr. , el. paštas _______________________________________________________________________________ (projekto vykdytojo kodas, adresas, telefonas, faksas, el. paštas) Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra_____________________ (adresatas) MOKĖJIMO PRAŠYMAS* ________________________________ Nr. ___________ (data) Nurodoma mokėjimo prašymo parengimo data (metai, mėnuo, diena), mokėjimo prašymo numeris suteikiamas chronologine eilės tvarka ir turi būti unikalus kiekvienam mokėjimo prašymui. Jei projekto vykdytojas įgyvendina daugiau nei vieną EIF programos finansuojamą projektą, mokėjimo prašymams numeriai suteikiami chronologine eilės tvarka pagal kiekvieną projektą. 1. Bendra informacija Mokėjimo prašymo tipas (£[] – pažymėti x) £[] avansinis Pažymima, jei mokėjimo prašymas teikiamas paramos teikimo sutartyje numatytam avansui gauti £[] tarpinis / antrasis avansinis Pažymima, jei teikiamas mokėjimo prašymas yra tarpinis arba antrasis avansinis £[] galutinis Pažymima, jei teikiamas mokėjimo prašymas yra galutinis Programa Nurodomas visas programos pavadinimas, pvz., Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai 2007 m. metinė programa Prioritetas Nurodomas visas prioriteto pavadinimas, pvz., Veiksmai, skirti įgyvendinti „Bendruosius pagrindinius imigrantų integracijos politikos Europos Sąjungoje principus“ Veiksmas Nurodomas visas veiksmo pavadinimas, pvz., Priėmimo tvarkos, užtikrinančios geresnį integracijos procesą, rengimo procedūrų tobulinimas Projekto pavadinimas Nurodomas visas projekto pavadinimas pagal paramos teikimo sutartį Paramos teikimo sutarties numeris Nurodomas paramos teikimo sutarties numeris Paramos suma pagal paramos teikimo sutartį Nurodoma visa paramos suma, patvirtinta paramos teikimo sutartyje Projekto įgyvendinimo laikotarpis pradžia: pabaiga: Nurodomas paramos teikimo sutartyje nustatytas projekto įgyvendinimo laikotarpis Išlaidų, deklaruojamų mokėjimo prašyme, patyrimo periodas nuo: iki: Nurodomas laikotarpis, per kurį yra patirtos šiame mokėjimo prašyme deklaruojamos išlaidos. Išlaidos privalo būti apmokėtos projekto vykdytojo ir (ar) partnerių. Nepildoma pirmajame avansiniame mokėjimo prašyme. Teikiant antrąjį avansinį mokėjimo prašymą šiame laukelyje nurodomas laikotarpis, per kurį yra patirtos šiame mokėjimo prašyme deklaruojamos išlaidos Šiuo mokėjimo prašymu prašoma finansuoti suma 1. Jei teikiamas pirmasis avansinis mokėjimo prašymas, nurodoma prašoma avanso suma (pvz., 50 % nuo paramos teikimo sutartyje numatytos paramos lėšų sumos arba 50 000,00 Lt). 2. Jei projekto vykdytojui išmokėtas 50 % avansas nuo paramos teikimo sutartyje numatytos paramos lėšų sumos ir: 2.1. teikiamas antrasis avansinis mokėjimo prašymas, kuriame projekto vykdytojas deklaruoja, kad panaudojo ne mažiau kaip 60 % gauto avanso sumos, šiame laukelyje nurodoma likusi 50 % suma nuo paramos teikimo sutartyje numatytos lėšų sumos; 2.2. teikiamas galutinis mokėjimo prašymas, šis laukelis nepildomas. 3. Jei projekto vykdytojui išmokėtas avansas iki 50 000,00 Lt ir: 3.1. teikiamas tarpinis mokėjimo prašymas, šiame laukelyje nurodoma mokėjimo prašyme deklaruojamų tinkamų finansuoti išlaidų suma (įrašoma bendra suma iš mokėjimo prašymo 2 lentelės 13 stulpelio arba iš mokėjimo prašymo 3 lentelės 5 stulpelio (šių stulpelių sumos turi sutapti); 3.2. teikiamas galutinis mokėjimo prašymas, šiame laukelyje nurodomas deklaruojamos tinkamų finansuoti išlaidų sumos, kurią prašoma kompensuoti iš paramos lėšų, ir gauto avanso (iki 50 000,00 Lt) sumos skirtumas (mokėjimo prašymo 3 lentelės 5 ir 9 stulpelių skirtumas). Jei skirtumas yra neigiamas, laukelis nepildomas. Jei projekto vykdytojas, įgyvendindamas projektą gavo pajamų (pvz., banko sąskaitoje priskaičiuotos palūkanos), tai deklaruojamų tinkamų finansuoti išlaidų sumos ir avanso (iki 50 000,00 Lt) sumos skirtumas mažinamas pajamų suma (mokėjimo prašymo 3 lentelės 5 ir 9 stulpelių skirtumas mažinamas pajamų suma). Jei skirtumas yra neigiamas, laukelis nepildomas Iki šio mokėjimo prašymo pateikimo gauta paramos lėšų suma (įskaitant avansinį mokėjimą) 1. Jei projekto vykdytojui išmokėtas 50 % avansas nuo paramos lėšų sumos ir: 1.1. teikiamas antrasis avansinis mokėjimo prašymas, nurodoma gauto avanso suma (mokėjimo prašymo 3 lentelės 9 stulpelio suma); 1.2. teikiamas galutinis mokėjimo prašymas, nurodoma visa projekto vykdytojo gauta paramos lėšų suma, įskaitant gautą avanso sumą ir likusią 50 % sumą nuo paramos teikimo sutartyje numatytos lėšų sumos (mokėjimo prašymo 3 lentelės 9 stulpelio suma). 2. Jei projekto vykdytojui išmokėtas avansas iki 50 000,00 Lt, nurodoma visa iki mokėjimo prašymo pateikimo gauta paramos lėšų suma, įskaitant avanso sumą (mokėjimo prašymo 3 lentelės 9 stulpelio ir iki mokėjimo prašymo teikimo projekto vykdytojo gauta paramos lėšų suma) Iki šio mokėjimo prašymo pateikimo patirtos ir apmokėtos išlaidos, pripažintos tinkamomis finansuoti Iki šio mokėjimo prašymo pateikimo patirtos ir apmokėtos išlaidos, įgaliotos institucijos pripažintos tinkamomis finansuoti (mokėjimo prašymo 3 lentelės 4 stulpelis). Jei nėra žinomas įgaliotos institucijos sprendimas dėl mokėjimo prašyme deklaruojamų išlaidų tinkamumo, nurodomos ankstesniuose mokėjimo prašymuose deklaruotos sumos Ar projekto vykdytojas yra PVM mokėtojas £[] taip £[] ne (£[] – pažymėti x) PVM mokėtojo kodas: Pažymima, jei projekto vykdytojas yra įsiregistravęs PVM mokėtoju. Nurodomas PVM mokėtojo kodas Pažymima, jei projekto vykdytojas nėra įsiregistravęs PVM mokėtoju Projekto vadovas (vardas, pavardė, pareigos projekte, telefonas, faksas, el. paštas) Nurodomi duomenys pagal paramos teikimo sutartį Projekto finansininkas (vardas, pavardė, pareigos projekte, telefonas, faksas, el. paštas) Nurodomi duomenys pagal paramos teikimo sutartį Banko pavadinimas Nurodomas banko, kuriame atidaryta sąskaita, į kurią bus pervedamos paramos lėšos, pavadinimas Banko kodas Nurodomas banko, kuriame atidaryta sąskaita, į kurią bus pervedamos paramos lėšos, kodas Banko sąskaitos numeris Nurodomas banko sąskaitos, atidarytos paramos lėšoms gauti, numeris, jei paramos teikimo sutartyje reikalaujama atidaryti atskirą sąskaitą arba kitos sąskaitos, į kurią bus pervedamos paramos lėšos, numeris 2. Išlaidas, patirtas per atsiskaitymo laikotarpį, pateisinančių ir jų apmokėjimą įrodančių dokumentų sąrašas Nurodomi prie šio mokėjimo prašymo pridedami deklaruojamas išlaidas pateisinantys ir išlaidų apmokėjimą įrodantys dokumentai, kurie priskiriami atskiroms projekto išlaidų kategorijoms, numatytoms finansuoti paramos sutartyje. Lentelė pildoma remiantis detaliuoju projekto biudžetu. Mokėjimo prašyme deklaruojant darbo užmokestį, rekomenduojama išlaidas išskirti pagal kiekvieną darbuotoją ir pagal kiekvieną mėnesį. Nepildoma pirmajame avansiniame mokėjimo prašyme. Detalaus projekto biudžeto išlaidų kategorijos Nurodoma išlaidų kategorijos pavadinimas, biudžeto eilutės numeris ir pavadinimas, kurie numatyti detaliajame projekto biudžete Išlaidų pavadinimas Nurodomas patirtų išlaidų turinys, t. y. įsigytų prekių ar apmokėtų paslaugų pavadinimas (pvz., kanceliarinės prekės, patalpų nuoma, n darbuotojo (būtina nurodyti darbuotojo vardą ir pavardę) darbo užmokestis) Išlaidas pateisinantys dokumentai Išlaidų apmokėjimą įrodantys dokumentai Mokėjimo prašyme deklaruojama ir prašoma finansuoti suma, Lt Nurodoma prašoma finansuoti išlaidų suma Įgaliotos institucijos sprendimas (komentaras) Pildo įgaliota institucija pagal kiekvieną išlaidas pateisinanti ir jų apmokėjimą įrodanti dokumentą nurodydama tinkamų finansuoti išlaidų sumą Dokumento pavadinimas, numeris, data Nurodomas dokumento, pateisinančio atskirą išlaidų eilutę (pvz., autorinė sutartis, pirkimo sutartis ir pagal jas išrašytos sąskaitos, darbų perdavimo–priėmimo aktai, išrašai iš apskaitos registrų), pavadinimas, numeris ir data Mato vnt. Nurodomas mato vienetas (pvz., darbo valandos, vnt., bendra suma ir t. t.) Vnt. skaičius Nurodomas deklaruojamas vienetų skaičius (pvz., 8 darbo valandos) Vnt. kaina Nurodoma vieneto kaina (pvz., darbo valandos įkainis, vnt. kaina) Suma be PVM, Lt Nurodoma sąskaitos suma be PVM PVM, Lt Nurodomas sąskaitoje išskirtas PVM Suma su PVM, Lt Nurodoma visa sąskaitos suma Dokumento pavadinimas ir numeris Nurodomas dokumento, įrodančio atskiros išlaidų eilutės išlaidų apmokėjimą (pvz., banko sąskaitos išrašai, kasos išlaidų orderiai ir t. t.), pavadinimas ir numeris Data Nurodoma dokumento išrašymo data Išmokėta, Lt Nurodoma, kiek buvo sumokėta darbo užmokesčio, už prekes, paslaugas ar darbus pagal pateiktus išlaidų apmokėjimą įrodančius dokumentus 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1. Tiesioginės išlaidos (1.1+1.2+1. 3+1.4+1.5) Šioje eilutėje pildomas tik 13 stulpelis 1.1. techninio personalo darbo užmokesčio išlaidos 1.2. išlaidos įrangai 1.3. išlaidos nekilnojamo jo turto nuomai 1.4. išlaidos subrangai 1.5. kitos tiesioginės išlaidos (1.5.1+1.5.2+1.5.3+1.5.4) 1.5.1. kelionių ir pragyvenimo išlaidos 1.5.2. patalpų išlaikymo ir kitos administracinės išlaidos 1.5.3. išlaidos ekspertams 1.5.4. išlaidos, tiesiogiai susijusios su bendram ES finansavimui taikomais reikalavimais 2. Netiesioginės išlaidos** Šioje eilutėje pildomas tik 13 stulpelis 3. Iš viso (1+2) Šioje eilutėje pildomas tik 13 stulpelis **Pagal paramos teikimo sutarti netiesioginės išlaidos sudaro procentų tinkamų tiesioginių išlaidų. 3. Visos iki šio mokėjimo prašymo pateikimo datos patirtos ir apmokėtos tinkamos finansuoti išlaidos pagal išlaidų kategorijas Lentelė pildoma remiantis detaliuoju projekto biudžetu. Teikiant pirmoji avansini mokėjimo prašymą, ši lentelė nepildoma. Jei nėra žinomas įgaliotos institucijos sprendimas dėl mokėjimo prašyme deklaruojamų išlaidų tinkamumo, 4 stulpelyje nurodomos ankstesniuose mokėjimo prašymuose deklaruotos sumos. Detalaus projekto biudžeto išlaidų kategorijos Nurodomas išlaidą kategorijos pavadinimas, biudžeto eilutės numeris ir pavadinimas, numatytas detaliajame projekto biudžete. Patirtos išlaidos nurodomos pagal paramos teikimo sutartyje nustatytą išlaidą sąrašą Paramos teikimo sutartyje planuota biudžeto išlaidų kategorijai suma, Lt Prie kiekvienos išlaidą eilutės ir kategorijos nurodoma paramos teikimo sutartyje kiekvienai išlaidą eilutei numatyta suma Iki šio mokėjimo prašymo pateikimo datos patirtos ir apmokėtos tinkamos finansuoti išlaidos, Lt Prie kiekvienos išlaidą eilutės ir kategorijos nurodoma įgaliotos institucijos pripažintą tinkamomis finansuoti išlaidą ir deklaruojamą šiame mokėjimo prašyme išlaidų suma Iki šio mokėjimo prašymo pateikimo datos kompensuotos išlaidos, Lt Prie kiekvienos išlaidą eilutės ir ka …