Co znamená „Uchovávání dokumentace o zadávacím řízení“ podle zákona?
Stručná odpověď: Zadavatel musí shromažďovat a archivovat všechny dokumenty (listinné i elektronické) a záznamy z ústní komunikace, které vznikly v průběhu zadávacího řízení nebo po jeho ukončení, pokud to zákon nebo předpisy EU vyžadují.
Klíčová fakta
- Právní základ: § 216 zákona č. 134/2016 Sb. (Zákon o zadávání veřejných zakázek) – úřední znění z e-Sbírky
- Týká se: zadavatel, dodavatel
- Lhůta nebo doba (odst. 1): „…unie56), včetně úplného znění originálů nabídek všech dodavatelů, a to po dobu 10 let ode dne ukončení zadávacího řízení nebo od změny závazku ze smlouvy na veřejnou…“
- Účinnost: znění účinné od (předchozí znění: co se změnilo); novela předpisu účinná od 1. 1. 2027 tento § nemění
- Aktualizováno: (stav databáze zákonů a judikatury)
Paragraf stanovuje zadavateli povinnost uchovávat veškerou dokumentaci související se zadávacím řízením po dobu deseti let od jeho ukončení nebo od změny závazku ze smlouvy, přičemž tato dokumentace musí být vedena tak, aby bylo možné kdykoli doložit aktuální fázi řízení.
V praxi
- Součástí uchovávané dokumentace musí být i originály nabídek všech dodavatelů.
- Zadavatel je povinen vést dokumentaci tak, aby byl schopen kdykoli prokázat stav zadávacího řízení.
- Pokud jsou dokumenty a informace uloženy v certifikovaném elektronickém nástroji, je povinnost uchovávání splněna.
Co říká § 216 – Zákon o zadávání veřejných zakázek
§ 216 Uchovávání dokumentace o zadávacím řízení
(1) Zadavatel je povinen uchovávat dokumentaci o zadávacím řízení, kterou tvoří všechny dokumenty v listinné nebo elektronické podobě a výstupy z ústní komunikace, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení, popřípadě po jeho ukončení, vyžaduje tento zákon nebo přímo použitelný předpis Evropské unie56), včetně úplného znění originálů nabídek všech dodavatelů, a to po dobu 10 let ode dne ukončení zadávacího řízení nebo od změny závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku, nestanoví-li jiný právní předpis50) lhůtu delší.
(2) Zadavatel je povinen pořizovat dokumentaci o zadávacím řízení takovým způsobem, aby byl schopen v případě potřeby doložit dokumentaci k aktuální fázi zadávacího řízení.
(3) Platí, že povinnost podle odstavce 1 je ve vztahu k dokumentům a informacím uloženým v certifikovaném elektronickém nástroji splněna.
(4) Na zadávání veřejné zakázky na základě rámcové dohody nebo v dynamickém nákupním systému a na soutěž o návrh se pravidla pro uchovávání dokumentace o zadávacím řízení použijí obdobně.
Související otázky
Na co si dát pozor
- Lhůta pro uchovávání je standardně 10 let, ale jiný právní předpis může stanovit lhůtu delší.
- Pravidla pro uchovávání dokumentace se obdobně vztahují i na zadávání veřejných zakázek na základě rámcové dohody, v dynamickém nákupním systému a na soutěž o návrh.
Navazující ustanovení
Zákon o zadávání veřejných zakázek – přehled paragrafůVeřejné zakázky a hospodářská soutěžVšechny právní otázky