Manual de operare din 19 decembrie 2005

MANUAL DE OPERARE din 19 decembrie 2005 Manual de Operare "Schema de Dezvoltare Sociala a Comunitatilor Miniere"*) Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 395 bis din 8 mai 2006 _________ Notă ... *) Aprobat prin Hotărâre de Guvern nr. 6a/IX din 19 decembrie 2005, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, Nr. 395 din 8 mai 2006.

În cadrul părţii B "Regenerarea socioeconomica", s-a agreat cu Banca să se deruleze în continuare subcomponenta "Schema de dezvoltare sociala a comunitatilor miniere" (SDSCM), care vizeaza sprijinirea activităţilor de dezvoltare locala prin crearea de capacitate la nivelul comunitatilor miniere, finantarea infrastructurii economice şi a serviciilor sociale. Astfel, SDSCM faza de continuare este conceputa la o scara mai mare faţă de SDSCM faza initiala, desfăşurată în cadrul programului "Închiderea Minelor şi Atenuarea Impactului Social".

Implementarea SDSCM este asigurata în continuare de către Fondul Roman de Dezvoltare Sociala (FRDS), denumit Fond, în colaborare cu Agentia Naţionala pentru Dezvoltarea şi Implementarea Programelor de Reconstructie a Zonelor Miniere (ANDZM), denumita în continuare Agentie, prin Unitatea de Management al Proiectului (UMP-RSE).

1.1. Misiune generală, obiective şi instrumente specifice 1.1.1. Misiunea Agentiei este aceea de diminuare a impactului social rezultat în urma restructurarii miniere, având ca obiective specifice schimbarea mentalitatii individului, schimbarea mentalitatii comunităţii şi schimbarea mediului economic.

1.1.2. Fondul este un organism de interes public, fără scop lucrativ, cu personalitate juridica care îşi desfăşoară activitatea sub autoritatea guvernului, conform Legii nr. 129/1998 privind înfiinţarea, organizarea şi functionarea Fondului Roman de Dezvoltare Sociala, republicată.

Misiunea Fondului este de a contribui la reducerea saraciei, prin finantarea de proiecte în comunitatile sarace beneficiare şi pentru grupurile dezavantajate, cresterea capacităţii manageriale locale, susţinerea descentralizarii administrative şi cresterea capacităţii de organizare la nivel local.

1.1.3. Schema de Dezvoltare Sociala a Comunitatilor Miniere va fi gestionata de Agentie prin UMP-RSE şi implementata de Fond, urmarindu-se să se contribuie la procesul de combatere a saraciei şi să se stimuleze, prin instrumente specifice, regenerarea socioeconomica a zonelor afectate de restructurarea din sectorul minier. În acest sens, se va urmări dezvoltarea capacităţii comunitatilor miniere de gestionare a propriilor probleme, ca urmare a transferului de responsabilitate de la companiile miniere către comunitati.

1.1.4. Fondul acţionează ca mecanism de regenerare socioeconomica la nivelul comunitatilor miniere rurale şi urbane şi al grupurilor dezavantajate din zonele miniere cuprinse pe Lista localitatilor miniere afectate de restructurarea sectorului minier (Lista) Fondul ofera comunitatilor posibilitatea de a-şi identifica problemele prioritare, de a participa la elaborarea unor cereri de finanţare şi la realizarea unor proiecte menite sa conduca la rezolvarea acestor probleme, iar prin intermediul organizaţiilor intermediare asigura accesul grupurilor dezavantajate la serviciile sociale de care au nevoie.

1.1.5. În indeplinirea rolului sau, pentru implementarea SDSCM Fondul acţionează prin:

1.1.6. Rezultatele urmarite de către Fond în activitatea de implementare a SDSCM sunt urmatoarele:

1.1.7. Pentru documentarea atingerii acestor obiective şi pentru îmbunătăţirea performantelor interventiei sale, în general, Fondul va realiza studii şi analize de specialitate, care vor pune accent pe evaluarea rezultatelor activităţilor derulate prin SDSCM.

1.2. Relatiile Fondului cu alte entităţi, în implementarea SDSCM Fondul, alaturi de Agentie, poate participa la dialogul între instituţiile interesate în dezvoltarea locala: ministere de resort, agentii de dezvoltare, consilii locale, consilii judetene, servicii publice ale acestora/regii autonome de gospodarie comunala şi beneficiari, în scopul asigurarii transparentei operaţiunilor pe care le desfăşoară şi pentru furnizarea de asistenţa tehnica comunitatilor miniere.

Fondul şi Agentia sunt membri în Comisia Anti-Saracie şi Promovare a Incluziunii Sociale, care funcţionează sub autoritatea Primului Ministru al României. Colaborarea celor două agentii contribuie la integrarea politicilor şi strategiilor proprii în contextul strategiei la nivel naţional de combatere a saraciei şi la coordonarea acţiunilor, prin cooperare, cu alte proiecte derulate la nivel naţional, consacrate problemelor de saracie, incluziune sociala şi regenerare socioeconomica.

Pentru analiza, evaluarea şi fundamentarea deciziilor sale, Fondul poate solicita informaţii de la comunitatile solicitante, ONG-uri, organisme locale şi naţionale, INS, autorităţi ale administraţiei publice locale, precum şi de la Agentie şi partenerii acesteia, în scopul clarificarii aspectelor legate de dreptul de proprietate, de utilizare şi/sau de exploatare a bunurilor şi beneficiilor rezultate din implementarea proiectului.

Fondul colaboreaza cu Birourile regionale, care funcţionează pe lângă Agentie, în vederea culegerii de informaţii şi date pentru pregătirea, evaluarea şi urmarirea proiectelor.

1.3. Principii urmarite de Fond în implementarea SDSCM 1.3.1. Principiile promovate de Fond în implementarea SDSCM sunt urmatoarele:

1.3.2. Orientarea resurselor către nevoi exprimate 1.3.2.1. Fondul finanţează numai proiectele care au la baza o cerere de finanţare care demonstreaza interesul şi implicarea comunităţii miniere în rezolvarea problemelor cu care se confrunta sau nevoia grupului defavorizat pentru serviciul social furnizat de organizaţia intermediara.

1.3.2.2. Pentru a putea solicita Fondului finantarea unui proiect de mica infrastructura sau pentru activităţi generatoare de venituri, comunitatile miniere şi grupurile productive provenite din comunitatile miniere trebuie să se inregistreze ca persoane juridice, conform Legii nr. 129/1998, republicată, şi sa desemneze un Comitet de Conducere a Proiectului (CCP), care să fie format dintr-un presedinte, un trezorier şi un secretar CCP îşi asuma în faţa Fondului responsabilitatea de a implementa proiectul respectiv.

1.3.2.3. Organizaţiile intermediare care propun spre finanţare proiecte de servicii sociale comunitare trebuie să-şi informeze beneficiarii şi să le ofere posibilitatea de a alege între anumite servicii sociale, în functie de nevoile prioritare ale beneficiarilor, stimuland participarea acestora la elaborarea proiectului şi luarea deciziilor în cunoştinţa de cauza.

1.3.2.4. Fondul ofera comunitatilor miniere şi grupurilor productive provenite din comunitatile miniere informaţii impartiale legate de costurile unitare, tipurile de proiecte eligibile, precum şi servicii adecvate menite să le sprijine şi să le încurajeze în procesul decizional.

1.3.3. Participarea comunitara 1.3.3.1. Participarea comunitara este esenţială în definirea şi ierarhizarea nevoilor, precum şi în elaborarea şi realizarea proiectelor. La depunerea cererilor de finanţare, solicitanţii eligibili vor face dovada participării membrilor comunităţii/grupului la operaţiunile pregatitoare pentru elaborarea proiectelor. Experienta de până acum a Fondului a dovedit ca un grad mare de participare permite realizarea cu succes a proiectelor pentru ca asigura sentimentul de proprietate a comunităţii/beneficiarilor asupra rezultatelor proiectelor şi utilizarea pe termen lung a acestuia.

1.3.3.2. În solicitarea către Fond, comunitatea miniera sau grupul productiv provenit dintr-o comunitate miniera, cu personalitate juridica dobandita în considerarea Legii nr. 129/1998, republicată, trebuie să certifice faptul ca membrii comunităţii au luat parte la:

Aceste elemente vor fi specificate în cererea de finanţare. Aceasta va cuprinde şi documente care să certifice implicarea membrilor comunităţii în administrarea proiectului, în realizarea lui şi în activitatea ulterioară de întreţinere. Comitetul de Conducere a Proiectului ales de comunitate prin intrunirea membrilor ei, reprezinta interesele acesteia şi detine controlul, autoritatea şi responsabilitatea în legătură cu realizarea proiectului, gestionarea resurselor şi implicarea continua a membrilor comunităţii.

1.3.3.3. În cazul grupurilor dezavantajate, organizaţiile intermediare definite prin Legea nr. 129/1998, republicată, acţionează ca Agenti de Executare şi pot solicita finanţare pentru realizarea unor proiecte de servicii sociale comunitare. Organizaţiile intermediare sunt reprezentate fie de organizaţiile neguvernamentale specializate în furnizarea de servicii sociale comunitare, fie de autorităţi ale administraţiei publice locale aflate în relatii contractuale cu organizaţiile neguvernamentale şi grupurile dezavantajate. Organizaţiile intermediare trebuie să probeze implicarea beneficiarilor în procesul de identificare a nevoilor cu care acestia se confrunta. În acest scop, se vor consulta cu potentialii beneficiari şi cu alti membri ai comunităţii în vederea elaborarii şi implementarii proiectului.

1.3.3.4. Numărul beneficiarilor unui proiect depinde de natura proiectului respectiv. În acest sens, Fondul urmareste asigurarea unui raport optim între costuri şi rezultatele proiectelor.

1.3.4. Parteneriatul Fondul promovează principiul colaborarii, al parteneriatului între diferite entităţi (persoane fizice sau juridice) la toate nivelurile.

Relatiile de parteneriat în propunerea şi realizarea proiectelor Pentru propuneri de proiecte vizand mica infrastructura şi reabilitarea mediului, precum şi pentru activităţi generatoare de venituri, Fondul incurajeaza parteneriatul dintre comunitatile miniere/grupurile productive provenind din comunitati miniere şi autorităţile administraţiei publice locale sau cu institutii/agentii/direcţii guvernamentale descentralizate din teritoriu. Acest parteneriat accelereaza obtinerea personalitatii juridice şi a resurselor suplimentare menite sa garanteze viabilitatea şi durabilitatea proiectului (asigurarea costurilor de exploatare/functionare, urmarirea şi întreţinerea obiectivelor realizate sau a reparatiilor ulterioare, după caz).

Fondul solicita organizaţiilor intermediare care propun proiecte de servicii sociale comunitare sa creeze parteneriate, după caz, cu autorităţile locale, cu ONG-uri specializate în furnizarea serviciilor sociale şi/sau cu experti independenti în domeniu, cu institutii guvernamentale descentralizate din teritoriu etc. Parteneriatele sunt menite să asigure durabilitatea proiectului după încetarea finantarii din partea Fondului.

1.3.5. Dezvoltarea durabila Fondul cere Agentilor de executare să prezinte la depunerea proiectului un plan prin care se urmareste menţinerea în functiune pe termen lung a obiectivelor realizate prin proiect după terminarea finantarii de la Fond, plan în care sunt descrise demersurile intreprinse sau de perspectiva şi sursele financiare identificate pentru întreţinerea şi acoperirea cheltuielilor curente cu obiectivele respective (la închiderea proiectului, acest plan va fi prezentat în forma finala). Responsabilitatea pentru asigurarea durabilitatii proiectelor revine integral Agentilor de executare, în considerarea factorilor economici, tehnologici, sociali şi cu respectarea reglementarilor legale în vigoare.

1.3.5.1. Pentru proiectele de mica infrastructura, comunitatile miniere trebuie să aleaga în prealabil un Comitet de întreţinere (CIP) care să intocmeasca un plan de întreţinere. CIP trebuie să estimeze din timp costurile de functionare şi întreţinere şi sa identifice surse din care acestea pot fi acoperite, după terminarea finantarii Fondului. Fondul poate asigura, la cererea venita din partea beneficiarilor, pregătirea necesară membrilor acestui comitet de întreţinere.

1.3.5.2. În cazul proiectelor de activităţi generatoare de venit, durabilitatea acestora va fi reflectata în Planul de afaceri, actualizat la incheierea finantarii de la Fond.

1.3.5.3. Parteneriatele pe termen lung ale organizaţiilor neguvernamentale cu autorităţi locale şi alte institutii interesate în implementarea proiectelor de servicii sociale comunitare pot asigura durabilitatea acestor servicii atâta timp cat acestea sunt necesare.

1.4. Gestionarea resurselor umane în cadrul SDSCM 1.4.1. Pe perioada derularii SDSCM Fondul va asigura personal permanent (salariati) şi colaboratori consultanti, specialisti care să-i permita implementarea eficienta a acesteia, cu respectarea dispoziţiilor Legii de înfiinţare, organizare şi functionare.

1.4.2. Colaboratorii sunt reprezentati de specialisti în diverse domenii, structura acestora fiind urmatoarea:

1.4.3. Fondul va putea utiliza personal şi colaboratori cu care se afla deja în relatii contractuale sau va recruta şi pregati resurse umane destinate SDSCM, după caz. Recrutarea colaboratorilor se va face pe baza termenilor de referinţa, care constituie anexa a prezentului Manual de operare sau se vor elabora termeni de referinţa specifici, după caz.

Colaboratorii vor fi inclusi în programe de instruire organizate de Fond - inclusiv programe de instruire practica de teren - menite să asigure şi sa verifice cunoştinţele specifice SDSCM, aplicarea unitara a instrumentelor de lucru şi abilitatile de comunicare necesare desfăşurării acestei activităţi în conformitate cu politica şi cu procedurile operationale ale Fondului.

Programele de instruire sunt prevăzute la nivelul Planului de instruire şi se organizeaza cu sprijinul instructorilor (personalul Fondului, colaboratori consultanti individuali, firme, ONG etc.). Costurile activităţilor de instruire se suporta în considerarea articolului 4.4.3.

2.1. Lista localitatilor miniere afectate de restructurarea sectorului minier Proiectele Fondului se adreseaza comunitatilor miniere care au avut/au ca principala ocupatie mineritul, membrii săi au fost/vor fi disponibilizati în urma restructurarii din sectorul minier, în prezent neavand alternative de angajare, care datorita disponibilizarii masive sunt/vor fi sever afectate de scaderea nivelului de trai, a nivelului calitativ al serviciilor publice şi care datorita abandonarii şi/sau inchiderii exploatarilor miniere şi a zonelor aferente procesului tehnologic traiesc într-un un mediu natural degradat sau afectat.

Fondul finanţează numai comunitati miniere/grupuri de persoane care traiesc (domiciliaza) în una din localităţile miniere din Lista şi acorda o atenţie prioritara localitatilor miniere afectate grav de consecintele restructurarii sectorului minier. Lista, care constituie anexa a prezentului manual, nu poate fi modificata de către Agentie, decat cu acordul prealabil al Băncii. Agentia poate propune, cu acordul prealabil al Băncii subliste de localităţi (Subliste), care vor conduce la orientarea cu precadere a fondurilor SDSCM către localităţile incluse în planul de restructurare al Ministerului Economiei şi Comerţului. Sublistele vor fi puse la dispoziţia Fondului cu cel puţin o luna inaintea debutului campaniei de informare-comunicare.

2.2. Criterii de eligibilitate a beneficiarilor Fondul vizeaza doua grupuri mari de beneficiari: comunitati miniere şi grupuri dezavantajate provenite din comunitati miniere.

2.2.1. Comunitati miniere 2.2.1.1. O comunitate miniera este acel grup de gospodarii şi/sau familii invecinate, care au probleme şi interese comune, se confrunta cu aceleasi obstacole şi locuiesc intr-o asezare umana - sat/comuna/oras/asezare componenta suburbana.

Comunitatile miniere provin din localităţile cuprinse pe Lista localitatilor miniere pentru SDSCM. În cadrul aceleiasi localităţi urbane, se pot constitui mai multe comunitati miniere, reprezentative pentru locuitorii unui bloc cu mai multe apartamente, cartier, asezare componenta suburbana. La nivelul aceluiasi sat se poate constitui o singura comunitate miniera.

Grupurile productive provenite din comunitatile miniere sunt cele ale producătorilor agricoli, mestesugarilor, artizanilor, alti mici meseriasi şi membrilor intreprinzatori în mici afaceri.

2.2.1.2. În viziunea Fondului, o comunitate miniera este considerata eligibila pentru SDSCM dacă cumuleaza cel puţin patru (4) din urmatoarele zece (10) criterii:

2.2.1.3. Operationalizarea criteriilor de eligibilitate pentru comunitatile miniere se face în conformitate cu documentul anexat prezentului manual operational.

2.2.2. Grupuri dezavantajate 2.2.2.1. Fondul defineste un grup dezavantajat ca fiind grupul de persoane sarace, caracterizate printr-o nevoie de baza comuna, relativ omogena, pe care nu şi-o pot satisface prin propriile eforturi. Aceste persoane nu beneficiaza de sprijinul necesar care se acordă în mod normal prin programele de asistenţa sociala (de exemplu, nu sunt institutionalizate) şi nu beneficiaza de suportul familiei sau de alte forme de sprijin. Grupul este alcătuit, după caz, din: varstnici saraci, fără sprijin familial, anumite categorii de bolnavi, persoane lipsite de locuinte sau adapost, femei victime ale violentei domestice, femei sarace, parinti saraci cu copii în întreţinere, copii ai strazii, adolescente sarace gravide, tineri aflati în situaţii de risc şi alte asemenea categorii.

2.2.2.2. În viziunea Fondului, un grup dezavantajat este considerat eligibil pentru SDSCM dacă membrii acestuia (beneficiarii) se afla sau provin dintr-o localitate cuprinsa în Lista.

2.3. Facilitarea Procesul de facilitare constituie un factor cheie al succesului de ansamblu al programului Guvernului pentru combaterea saraciei la nivel comunitar. Dezvoltarea comunitara este un camp de activitate care abia a luat fiinta în România şi care reprezinta o cale de realizare a unei schimbari de mentalitate şi cultura organizaţională prin antrenarea societatii civile şi a comunitatilor în procesul de dezvoltare locala.

2.3.1 Facilitarea 2.3.1.1. Procesul de facilitare comunitara este unul din pasii prin care Fondul îşi propune sa creasca accesibilitatea comunitatilor miniere la proiectele sale şi prin care urmareste cresterea gradului de coeziune sociala şi a mobilizarii membrilor comunitatilor eligibile, precum şi a capitalului social la nivel comunitar.

2.3.1.2. La baza instrumentului de facilitare comunitara stau experientele similare ale Fondului din proiecte anterioare, inclusiv din SDSCM faza initiala, în care activarea comunitatilor, definirea participativa de către acestea a nevoilor cu care se confrunta, stabilirea de prioritati şi de solutii în cadrul comunităţii, au fost puternic corelate cu numărul mare de initiative care raspund criteriilor şi principiilor Fondului.

2.3.1.3. O mare parte a eforturilor în cadrul procesului de facilitare se concentreaza asupra transferului de informaţii, cunoştinţe, abilitati şi atitudini menite sa stimuleze implicarea, participarea şi organizarea comunitara.

În acceptiunea Fondului, obiectivele urmarite prin procesul de facilitare sunt:

2.3.1.4. Interventia Fondului la nivel de comunitate, cu scopul de a sustine dezvoltarea capacităţilor de organizare şi relationare între membrii comunităţii, se face la momente de timp diferite şi prin mijloace diferite: a. facilitare de pregatire se deruleaza în perioada de iniţiere şi de definire a ideii de dezvoltare comunitara prin intermediul unui proiect. Comunitatile eligibile pot beneficia de facilitare de pregatire pe o durată de maxim 15 zile esalonate în timp, în functie de nevoia de suport manifestata la nivelul comunităţii respective; b. facilitare de remediere dureaza, după caz, maxim 10 zile şi poate interveni (a) după recomandarea de aprobare/amanare a proiectului, pentru stimularea coeziunii comunităţii şi refacerea increderii în capacitatea de a realiza proiectul; (b) în perioada de implementare a proiectului de către comunitate, atunci când exista riscul unor conflicte, situaţii de criza sau al scaderii capitalului de incredere în comunitate, care pot perturba implementarea cu succes a proiectului; c. alte tipuri de facilitare (tehnica, de retea, post-implementare etc.).

2.3.1.5. Facilitarea se deruleaza prin intermediul facilitatorilor, evaluatorilor sau supervizorilor, după caz.

2.3.1.6. În procesul de facilitare, facilitatorii ajuta comunitatile miniere sa intreprinda urmatorii pasi:

2.3.1.7. Comunitatile (numărul şi amplasarea acestora) care vor beneficia de facilitare de pregatire în cadrul SDSCM vor fi selectate de Fond pe baza recomandarilor UMP-RSE şi/sau a solicitarilor venite din partea unor membrii ai comunitatilor respective. În procesul de selecţie vor fi avute în vedere, pe de o parte, criterii precum: gradul de saracie al comunităţii, dificultatile cu care se confrunta membri comunităţii şi capacitatea acestora de a intreprinde toate demersurile necesare pentru pregătirea unui proiect adresat Fondului, respectiv, pe de altă parte, resursele financiare şi umane disponibile la nivelul Fondului.

2.3.2. Campania de informare şi comunicare Fondul initiaza şi conduce campanii de informare şi comunicare: (i) înainte de lansarea rundelor de competitie de proiecte, din cadrul componentei SDSCM, cu focalizare fie la nivelul naţional, fie doar la nivelul acelor regiuni sau grupuri de regiuni de dezvoltare cărora li se adreseaza rundele pe care Fondul urmeaza să le lanseze; (îi) în diferite etape ale ciclului proiectelor, atunci când se constata nevoia de comunicare sistematica.

2.3.2.1. Campania de informare şi comunicare are ca scop:

2.3.2.2. În indeplinirea scopului sau, campania de informare şi comunicare:

2.3.2.3. Fondul se adreseaza potentialilor beneficiari, adaptandu-şi strategia de informare şi comunicare după cum urmeaza:

Fondul poate apela în timpul campaniei şi la facilitatori voluntari, în calitate de promotori ai informaţiilor, în functie de nevoile lor de pregatire şi de resursele aflate la indemana Fondului, acestia pot beneficia de instruire specifică din partea Fondului.

2.3.2.4. Fondul concentreaza campania de informare şi comunicare către cei mai sever afectati beneficiari. În timpul campaniei, indiferent de canalul de comunicare utilizat, se subliniaza principiile de baza ale participării şi implicarii beneficiarilor la identificarea, elaborarea şi implementarea proiectelor. Fondul pune la dispoziţie informaţii clare şi folositoare despre prioritatile în finanţare, activităţile pe care le deruleaza, criterii de eligibilitate ale beneficiarilor, incurajeaza iniţiativa locala şi crearea de parteneriate.

Pentru categoria "Campanie de informare-comunicare" sunt eligibile urmatoarele cheltuieli:

2.4. Categorii şi tipuri de proiecte eligibile Prin intermediul programului SDSCM, Fondul finanţează trei (3) categorii de proiecte:

2.5. Criterii de eligibilitate şi evaluare 2.5.1. Eligibilitatea proiectelor 2.5.1.1. O cerere de finanţare împreună cu setul de documente anexe este definita ca proiect. Toate proiectele primite de Fond până la termenul limita sunt examinate. Termenul limita de depunere este anuntat public, pentru fiecare runda de competitie a proiectelor. Proiectele pot fi depuse direct la sediul Fondului, la sediul sucursalelor Fondului (pentru judeţele arondate acestora), cel mai tarziu la data şi ora anuntate, sau pot fi expediate prin posta (expedierea fiind înregistrată pe plic cel mai tarziu la data limita).

2.5.1.2. Sunt luate în considerare pentru evaluare numai acele proiecte care intrunesc urmatoarele condiţii:

2.5.1.3. Proiectul care nu intruneste aceste condiţii este respins şi nu intră în competitie.

2.5.1.4. Proiectul care intruneste condiţiile de mai sus intră în competitia de proiecte şi urmeaza un proces de evaluare, punctare şi ierarhizare. După intocmirea clasamentului final, în functie de fondurile alocate pentru runda respectiva, proiectele sunt supuse aprobării Consiliului Director al Fondului.

2.5.2. Criterii de evaluare de birou şi pe teren Criteriile de evaluare şi ponderile punctajelor care se aplică proiectelor depuse sunt diferite în functie de categoria de proiect propusa. Acestea sunt prezentate în Tabelul 1.

Tabelul 1 Criterii de evaluare şi importanţa cu care se iau în calculul punctajului proiectului 3. PROIECTE FINANTATE PRIN SDSCM. SOLICITANTI ELIGIBILI. CEREREA DE FINANTARE. ADMINISTRAREA PROIECTULUI. OPERAŢIUNI ELIGIBILE 3.1 Proiecte de Mica Infrastructura Proiectele de mica infrastructura pot fi propuse de comunitati miniere, interesate în rezolvarea unei probleme prioritare de infrastructura, dacă sunt indeplinite condiţiile şi criteriile de eligibilitate descrise de prezentul Manual.

3.1.1. Obiective Un proiect de infrastructura are ca principale obiective:

Beneficiari vizati Un proiect de mica infrastructura se adreseaza unei comunităţii miniere asa cum este aceasta definita de prezentul Manual (art. 2.2.1).

Exemple de beneficiari eligibili pentru categoria comunitati miniere:

Dimensiunea financiară a cererii. Tipuri de proiecte eligibile Cererea de finanţare a unui astfel de proiect se va incadra în suma de 100.000 de dolari SUA.

Proiecte eligibile:

3.1.2. Fondul nu finanţează:

3.1.3. Operaţiuni eligibile Prin intermediul proiectelor de infrastructura aprobate în cadrul SDSCM, Fondul finanţează urmatoarele operaţiuni:

3.1.4. Fondul nu finanţează:

3.1.5. Solicitanţi eligibili Solicitanţi eligibili pentru această categorie de proiecte sunt comunitati miniere din localităţile cuprinse în Lista pentru SDSCM, cu mai puţin de 50.000 de locuitori, reprezentate de un grup de iniţiativa format din cel puţin 10 persoane cu domiciliul sau reşedinţa în amplasamentul comunităţii, având un CCP ales dintre membrii grupului de iniţiativa, înregistrate ca persoane juridice (conform Legii nr. 129/1998, republicată) şi care solicită finantarea pentru rezolvarea unei probleme de infrastructura prioritara pentru minim 200 de beneficiari direcţi din comunitate.

3.1.6. Contribuţia locala Prin contribuţia locala se înţelege aportul efectiv al membrilor comunităţii (contribuţia comunităţii) şi orice alta contribuţie a administraţiei publice locale, a altor parteneri sau sponsori (alte contribuţii) la realizarea efectiva a proiectului.

Contribuţia comunităţii miniere trebuie să fie de cel puţin 10% din suma ceruta ca finanţare de la Fond. Contribuţia poate fi facuta în bani sau în natura şi trebuie cuantificata clar şi în studiul de fezabilitate. În cazurile în care specificul lucrărilor nu permite realizarea contributiei în munca, aceasta va fi compensata obligatoriu cu bani sau materiale.

Costul studiului de fezabilitate care insoteste cererea de finanţare este considerat ca parte a contributiei comunităţii în limita a maximum 1,5% din suma solicitata de la Fond dacă costul ei este suportat de către comunitate.

Contribuţia altor parteneri (consiliul local, consiliul judetean etc.) se evidentiaza separat de contribuţia comunităţii miniere. Cuantumul acesteia nu va depăşi 50% din valoarea grantului solicitat de la Fond.

3.1.7. Dosarul de solicitare a finantarii Dosarul privind proiectul trebuie să cuprindă:

3.1.8. Administrarea proiectului Agentul de Executare în cazul proiectelor de mica infrastructura este Comitetul de Conducere a Proiectului ales din cadrul comunităţii miniere. Membrii CCP trebuie să fie persoane cu o reputatie buna, care nu sunt rude de gradul I sau II, sot sau sotie şi nu sunt inscrisi în cazierul judiciar.

3.1.9. Durata de implementare a proiectului Perioada estimată de realizare a unui proiect este de aproximativ 18 luni calendaristice de la data semnarii Acordului de grant.

3.2. Activităţi generatoare de venit Un proiect pentru activităţi generatoare de venituri poate fi propus de către un grup productiv provenit dintr-o comunitate miniera eligibila, interesat în rezolvarea unei probleme prioritare a comunităţii miniere, proiect ce face dovada la evaluare ca va aduce beneficii, sub forma de venituri suplimentare sau acces la servicii şi altor persoane din comunitate, ca va contribui la dezvoltarea pieţei locale de marfuri şi servicii, prin atragerea unor consumatori din afara localităţii, sau la valorificarea pe alte piete a produselor executate local.

Un proiect pentru activităţi generatoare de venituri pune bazele infiintarii unei mici întreprinderi.

Fondul acorda finanţare în cadrul proiectelor pentru activităţi generatoare de venituri în vederea începerii unei afaceri, continuarea acesteia urmand a fi asigurata prin grija beneficiarilor, în considerarea factorilor economici, tehnologici, sociali şi cu respectarea reglementarilor legale în vigoare.

3.2.1. Obiective Un proiect pentru activităţi generatoare de venituri are ca principale obiective:

3.2.2. Beneficiari vizati Ţinând cont de specificul categoriei, acest tip de proiecte sunt propuse şi apoi administrate de un numar mic de beneficiari (minimum 10 locuitori din comunitatea miniera), organizaţi ca persoana juridica în conformitate cu prevederile Legii nr. 129/1998, republicată.

Grupul productiv din comunitatea miniera, constituit în condiţiile legii ca persoana juridica, trebuie să faca dovada ca în timpul şi ulterior realizării proiectului acesta aduce beneficii sub forma de venituri suplimentare sau acces la servicii unui numar de minimum 50 de beneficiari (de ex.: angajaţi, furnizori locali, clienti potentiali, fosti mineri, actualmente disponibilizati şi/sau familiilor acestora sau altor membrii ai grupului productiv etc.) astfel încât să contribuie la dezvoltarea locala.

3.2.3. Dimensiunea financiară a cererii. Tipuri de proiecte şi activităţi eligibile Cererea de finanţare a unui astfel de proiect se va incadra în suma de 40.000 de dolari SUA.

Exemple de proiecte eligibile:

În domeniul activităţilor generatoare de venit sunt eligibile proiecte de capacitate mica, prin care pot fi valorificate resursele materiale şi umane locale şi se presteaza servicii în folosul comunităţii locale, cum ar fi: colectarea, depozitarea, prelucrarea, comercializarea materiilor prime disponibile pe plan local; brutarii, sere, solarii, piete agroalimentare, targuri, ateliere de artizanat şi mestesugaresti/de reparatii, turism la scara mica, organizarea serviciilor de transport local de persoane, colectarea şi sortarea deseurilor, precum şi alte tipuri de proiecte prin care pot fi valorificate traditii locale şi se presteaza servicii în folosul comunităţii locale.

În cadrul fiecarui tip de proiect sunt eligibile activităţi ca:

3.2.4. Exemple de operaţiuni eligibile În cadrul finantarii SDSCM Fondul finanţează, dar fără a se limita la:

3.2.5. Fondul nu finanţează:

3.2.6. Solicitanţi eligibili Fondul defineste ca solicitant eligibil pentru un astfel de proiect, grupul productiv provenit dintr-o comunitate miniera eligibila (conform art. 2.2.) alcătuit din minim zece (10) persoane, constituite ca persoana juridica potrivit Legii nr. 129/1998, republicată.

Membrii grupului productiv indeplinesc cumulativ urmatoarele criterii de eligibilitate:

Indeplinirea cumulativa a criteriilor de eligibilitate se va constata în baza declaraţiei pe proprie raspundere facuta de către fiecare membru al grupului productiv din comunitatea miniera şi a verificării în timpul evaluării de teren. În timpul procesului de evaluare a cererii de finanţare, Fondul poate solicita şi alte documente care să demonstreze indeplinirea criteriilor de eligibilitate de către membrii grupului productiv.

3.2.7. Contribuţia locala Prin contribuţia locala se înţelege aportul efectiv al membrilor grupului productiv şi orice alta contribuţie a altor parteneri (organizaţii neguvernamentale, autorităţile administraţiei publice locale etc.) sau sponsori.

Grupul productiv din comunitatea miniera trebuie să contribuie cu cel puţin 15% din suma ceruta ca finanţare de la Fond, din care minimum 5% în bani şi restul în natură. Studiul de fezabilitate/devizul estimativ sau onorariul consultantului de specialitate care asista CCP la elaborarea Planului de afaceri initial sunt considerate contribuţie în natura dacă costul acestora a fost suportat de membrii grupului productiv şi doar în limita a 2% din valoarea grantului solicitat.

3.2.8. Dosarul de solicitare a finantarii Dosarul privind proiectul trebuie să cuprindă:

3.2.9. Administrarea proiectului După aprobarea finantarii proiectului, grupul productiv din comunitatea miniera se transforma, la alegere, conform Legii nr. 129/1998, republicată, în societate cu raspundere limitata (SRL), societate agricola, cooperativa de consum, asociaţie, fundatie sau în orice alta forma juridica recunoscută prin dispozitiile legale în vigoare, în raport cu specificul proiectului aprobat de Fond.

Fondul acorda grantul (prin semnarea Acordului de grant) entitatii nou create, care în calitate de Agent de Executare va purta responsabilitatea realizării proiectului şi intretinerii acestuia după finalizare.

3.2.10. Durata de implementare a proiectului Perioada estimată de realizare a unui proiect este de aproximativ 18 luni calendaristice de la data semnarii Acordului de grant.

3.3. Servicii sociale comunitare 3.3.1. Obiective Un proiect de servicii sociale comunitare are ca principale obiective:

3.3.2. Beneficiari vizati Beneficiari ai proiectelor de servicii sociale comunitare sunt grupurile dezavantajate (definite la art. 2.2.2).

Exemple de beneficiari eligibili (grupuri dezavantajate):

Copii şi tineri defavorizati

Femei defavorizate

Varstnici

Tineri aflati în situaţii de risc

Alte categorii (de toate varstele)

3.3.3. Dimensiunea financiară a cererii Cererea de finanţare a unui astfel de proiect se va incadra în suma de 40.000 de dolari SUA.

3.3.4. Exemple de proiecte eligibile Tipurile de proiecte eligibile pentru finanţare de către Fond sunt caracterizate prin urmatoarele aspecte:

Lista exemplelor de proiecte eligibile prezentate în continuare este indicativa şi nu exclude posibilitatea ca organizaţiile ce solicita finanţare sa propuna proiecte în baza unor idei noi, diferite de cele exemplificate, cu condiţia indeplinirii caracteristicilor prezentate mai sus şi a celorlalte cerinţe ale Fondului.

A) Centre de zi

Numar minim de beneficiari: 20 Capacitate minima de servire: 20/luna B) Servicii de promovare a sănătăţii

Numar minim de beneficiari: 200 Capacitate minima de servire: 30/luna C) Servicii de ingrijiri la domiciliu

Numar minim de beneficiari: 40 Capacitate minima de servire: 30/luna D) Adaposturi

Numar minim de beneficiari: 15 Capacitate minima de servire: 15/luna E) Centre comunitare de informare şi consiliere

Numar estimat minim de beneficiari: 200 Capacitate minima de servire: 30/luna F) Centre sociale multifunctionale

Numar minim de beneficiari: 30 Deoarece Fondul îşi propune sa finanteze initiative complementare serviciilor existente, beneficiaza de sprijin numai proiectele care nu se suprapun cu programe derulate sau resurse alocate de ministere ori alte institutii. Ca urmare, serviciile oferite prin SDSCM nu trebuie să duplice serviciile care se ofera deja în sistem public (ex.: asistenţa medicală, centru de plasament, cantina sociala, servicii pentru şomeri), venind astfel în sprijinul dezvoltării sistemului naţional de asistenţa sociala.

3.3.5. Exemple de operaţiuni eligibile În cadrul finantarii SDSCM Fondul finanţează, dar fără a se limita la:

3.3.6. Fondul nu finanţează:

3.3.7. Solicitanţi eligibili Solicitanţi eligibili sunt organizaţii intermediare, potrivit Legii nr. 129/1998, republicată, după cum urmeaza:

Autorităţile administraţiei publice locale pot fi reprezentate şi prin servicii publice de asistenţa sociala specializate din cadrul acestora pentru realizarea proiectului depus la Fond.

3.3.8. Contribuţia locala Solicitantul (asa cum este definit mai sus) va trebui sa faca dovada angajamentului şi interesului sau, printr-o contribuţie în bani şi/sau în natura în valoare de cel puţin 10% din suma ceruta de la Fond. Contribuţia poate fi a ONG-ului, a autorităţii locale şi a oricărui partener implicat în proiect.

3.3.9. Dosarul de solicitare a finantarii Dosarul privind proiectul trebuie să cuprindă:

3.3.10. Administrarea proiectului În cazul proiectelor de servicii sociale comunitare, Agentul de Executare este organizaţia intermediara definita prin Legea nr. 129/1998, republicată, şi care indeplineste condiţiile şi prevederile prezentului Manual. Persoanele desemnate de către organizaţia intermediara sa gestioneze sumele din grant trebuie să aibă o reputatie buna, sa nu fie rude de gradul I sau II, sot sau sotie şi sa nu fie inscrise în cazierul judiciar.

3.3.11. Durata de implementare a proiectului Perioada de realizare a unui proiect este estimată la aproximativ 15 luni calendaristice de la data semnarii Acordului de grant.

4.1. Completarea cererii de finanţare, înregistrare 4.1.1. În functie de fondurile disponibile şi de prioritati, Fondul organizeaza competitii pentru finanţări, stabilite de Consiliul Director, în urma consultării Agentiei. În organizarea rundelor, Fondul va tine cont de urmatoarele principii:

În functie de prioritati sau de categoriile de proiecte care urmeaza a fi finantate, Consiliul Director al Fondului poate decide asupra organizarii rundelor fie la nivel naţional, fie, în etape, la nivelul unor regiuni sau grupuri de regiuni de dezvoltare.

Fondul va anunta termenele limita de depunere a proiectelor şi condiţiile de finanţare pentru fiecare runda de finanţare. În cadrul unei runde de finanţare, comunitatile miniere pot depune cerere de finanţare pentru un singur proiect care se adreseaza categoriei MI. După închiderea unui proiect şi în condiţiile în care acesta s-a derulat cu succes, comunitatile pot depune o noua cerere de finanţare, la o noua runda de finanţare, dar pentru o alta categorie de proiect (AGV sau SSC).

În cazul proiectelor AGV, o persoană juridica care a implementat un proiect finanţat prin Fond nu mai poate depune o noua cerere de finanţare pentru această categorie. Persoanele fizice care au constituit o persoană juridica care a implementat un proiect din categoria AGV nu mai pot aplica pentru un nou proiect constituite intr-o noua/altă persoană juridica.

În cazul proiectelor SSC, aceeasi organizaţie intermediara poate să depună o singura cerere de finanţare la aceeasi runda organizata de Fond. În acest sens, filialele aceleasi organizaţii neguvernamentale care, potrivit legislaţiei româneşti, au personalitate juridica şi care provin din judete diferite sunt considerate entităţi separate şi pot depune cate o cerere de finanţare la aceeasi runda de competitie cu organizaţia (mama).

Cererile de finanţare se primesc din partea solicitantilor eligibili, asa cum sunt definiti în prezentul Manual, pentru fiecare categorie de proiecte, pentru fiecare runda de competitie anunţată de către Fond până la data limita precizata. Cererile de finanţare depuse primesc un numar de înregistrare şi intră în competitie pentru a fi selectionate.

Personalul Fondului ofera informaţii suplimentare pentru elaborarea dosarelor de finanţare celor care solicită sprijin.

4.1.2. Pentru formularea unei cereri de finanţare, potentialii beneficiari trebuie să solicite Fondului şi sa completeze un proiect care cuprinde, după caz: formularul standard de cerere de finanţare, planul de afaceri, date tehnice precum şi alte documente solicitate, conform Ghidului pentru completarea dosarului de solicitare a finantarii. Cursul valutar utilizat la intocmirea bugetului cuprins la nivelul cererii de finanţare va fi cel comunicat prin Ghidul pentru completarea dosarului de solicitare a finantarii. Formularul de cerere de finanţare şi Ghidul pentru completarea dosarului de solicitare a finantarii se distribuie direct potentialilor beneficiari la sediul Fondului, sediul sucursalelor (pentru judeţele arondate acestora), prin colaboratorii Fondului sau prin posta, în urma solicitarilor formulate în scris de membrii comunităţii miniere.

Toate documentele care intră în dosarul de finanţare vor fi completate conform cerințelor Fondului şi vor contine formularele standard corespunzătoare fiecarei categorii de proiect: mica infrastructura, activităţi generatoare de venit, servicii sociale comunitare.

4.1.3. Formularul de cerere de finanţare corespunzător fiecarei categorii de proiect în parte cuprinde informaţii necesare pentru aprecierea:

4.1.4. La depunerea dosarelor de finanţare la Fond, solicitanţii prezinta: cererea de finanţare completata, procesele verbale ale intrunirilor comunitare, listele de participanti, documentele de constituire ca persoana juridica, dovezi ale contributiei locale, planul de întreţinere, rapoarte ale facilitatorilor (în cazul comunitatilor facilitate) şi orice alte documente cerute în mod expres în formularul de cerere de finanţare şi în Ghidul de completare a dosarului de solicitare a finantarii. Un exemplar al dosarului de finanţare este transmis la Fond şi un exemplar va fi pastrat de comunitate.

4.1.5. După primirea cererilor de finanţare de către Fond şi inregistrarea acestora, compartimentele de specialitate verifica dosarul pentru a se asigura ca au fost depuse toate actele şi formularele şi ca acesta corespunde criteriilor generale de eligibilitate conform art. 2.2.

4.1.6. Dacă nu sunt indeplinite criteriile de eligibilitate, cererea de finanţare este respinsa. Solicitantilor li se comunică motivele respingerii în 2 luni de la termenul limita de depunere a cererilor de finanţare.

4.1.7. Cererile de finanţare complete din punctul de vedere al documentelor care compun dosarul şi care intrunesc criteriile de eligibilitate sunt trecute în faza urmatoare a competitiei, respectiv evaluare de birou, în conformitate cu criteriile de evaluare ale Fondului.

4.1.8. Operaţiile efectuate şi rezolutiile aferente unei cereri de finanţare sunt înregistrate în Sistemul de Management al Informatiei, în toate etapele ciclului proiectului, începând de la înregistrare.

4.2. Evaluarea Evaluarea cererilor de finanţare se face în doua etape:

Evaluarea urmareste oportunitatea şi fezabilitatea din punct de vedere tehnic, analiza economica, soliditatea financiară, evaluarea instituţională a Agentilor de Executare, participarea comunităţii miniere sau a beneficiarilor, durabilitatea proiectului la încetarea finantarii de către Fond şi problemele de mediu (după caz).

4.2.1 Evaluarea de birou 4.2.1.1. Pe baza documentelor prezentate în dosarul cererii de finanţare se face evaluarea de birou a propunerii de către un evaluator.

4.2.1.2. Fiecare cerere de finanţare obtine un punctaj în functie de criteriile şi ponderile menţionate în prezentul Manual şi o recomandare/rezolutie pentru urmatoarea etapa de evaluare, după cum urmeaza:

4.2.1.3. În timpul evaluării de birou, evaluatorii pot solicita documente, informaţii şi clarificari suplimentare pentru o apreciere corecta şi completa a proiectului, cu incadrarea în termenul limita stabilit de Fond pentru evaluarea de birou a rundei respective (termen care va fi comunicat solicitantilor).

4.2.1.4. Evaluarea pe teren se face numai pentru cererile de finanţare care au obţinut un punctaj mai mare de 6 (din 10) şi sunt recomandate pentru evaluarea pe teren. Pentru eficientizarea activităţii de evaluare în raport cu resursele financiare disponibile sau pentru orientarea fondurilor la un moment dat la nivelul unor zone geografice, Consiliul Director al Fondului poate hotari modificarea limitei minime a punctajului aferent recomandarii pentru evaluarea pe teren.

4.2.2. Evaluarea pe teren 4.2.2.1. Cererile de finanţare ajunse în etapa evaluării de teren se inmaneaza evaluatorilor, care se deplaseaza în comunitate, pentru a aprecia şi nota consistenta şi calitatea proiectului şi pentru a verifica conformitatea datelor menţionate în cerere cu realitatea. Evaluatorului i se poate alatura, pentru evaluarea pe teren, facilitatorul, în cazul în care proiectul a fost facilitat, precum şi partenerii care s-au angajat (conform documentelor anexate la dosarul de finanţare) la realizarea proiectului transmis la Fond.

4.2.2.2. Fondul anunta din timp efectuarea vizitei pe teren pentru a asigura prezenta factorilor implicati.

4.2.2.3. Principalele obiective ale evaluării pe teren sunt de a verifica urmatoarele:

4.2.2.4. Evaluatorul verifica conformitatea datelor tehnice, a planurilor şi masuratorilor din Studiul de Fezabilitate cu situaţia existenta în teren, precum şi estimarea costurilor, raportate la costurile unitare de piaţa, în baza informaţiilor privind costurile acoperite în proiecte similare finantate de FRDS.

4.2.2.5. În ipoteza în care între Studiul de Fezabilitate şi situaţia reala din teren sunt neconcordante tehnice şi financiare de natura a periclita realizarea proiectului astfel inaintat de solicitant, evaluarea de teren inceteaza şi se propune respingerea proiectului.

4.2.2.6. În situaţia de conformitate între Studiul de Fezabilitate şi datele de pe teren evaluatorul continua procesul de evaluare pe teren prin urmatoarele acţiuni:

4.2.2.7. Evaluarea pe teren are un caracter obiectiv şi participativ. Evaluatorul comunică condiţiile Fondului potentialilor beneficiari şi partenerilor acestora, verifica împreună cu Agentul de Executare indeplinirea lor, face propuneri de imbunatatire în timpul evaluării în teren şi sprijina comunitatea în cresterea gradului de participare la implementarea proiectului.

4.2.2.8. Analiza economica a proiectului consta în aprecierea costurilor, în raport cu rezultatele asteptate şi cu beneficiile aduse comunităţii, utilizand principiul celor mai mici costuri. Este de asemenea urmarita incadrarea costurilor în total buget şi pe linii bugetare şi se analizeaza estimarea contributiei comunităţii sau/şi a Agentului de Executare. Pentru a face observatii şi constatari comparabile şi valabile în timp, evaluatorul ajuta comunitatea sa transpuna bugetul proiectului, pe total şi în structura sa pe linii de buget, în dolari SUA, în situaţia în care nu este astfel prezentat la Fond.

4.2.2.9. Pe baza procedurilor urmate, a observatiilor şi constatarilor sale, a formularului de evaluare completat, evaluatorul face un raport al celor constatate pe teren, în acesta vor fi descrise: verificarea criteriilor de eligibilitate, soliditatea tehnica a proiectului, participarea beneficiarilor, beneficiile aduse comunităţii, capacitatea de implementare, soliditatea economica şi financiară, durabilitatea proiectului la încetarea finantarii din partea Fondului, aspecte ce vizeaza protectia mediului şi alte informaţii relevante. Fiecare raport de evaluare contine separat şi explicit o recomandare a evaluatorului de teren privind propunerea sau respingerea de la finanţare, precum şi evidentierea gradului de risc care poate aparea în implementarea proiectului, după cum urmeaza: ┌──────────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────┐ │ │ Grad de risc │ │ Criterii ├───────┬────┬───┬──────┤ │ │Foarte │Mare│Mic│Negli-│ │ │mare │ │ │jabil │ ├──────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────┼───┼──────┤ │Calitatea tehnica a proiectului şi raportul │ │ │ │ │ │calitate/pret │ │ │ │ │ ├──────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────┼───┼──────┤ │Capacitatea comunităţii de a realiza proiectul şi │ │ │ │ │ │capitalul social │ │ │ │ │ ├──────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────┼───┼──────┤ │Întreţinerea obiectivului după incheierea finantarii │ │ │ │ │ │de la Fond │ │ │ │ │ ├──────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────┼───┼──────┤ │Impactul asupra mediului │ │ │ │ │ └──────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────┴───┴──────┘ 4.2.2.10. În cadrul proiectelor de servicii sociale comunitate şi activităţilor generatoare de venit care au o componenta importanţa de infrastructura (ca valoare şi grad de complexitate) aceasta poate fi evaluata separat de un specialist (inginer constructor, colaborator în cadrul compartimentului infrastructura).

4.2.2.11. Abordarea în detaliu a componentelor evaluării şi a rolului evaluatorului sunt descrise în Regulamentul de evaluare.

4.2.2.12. Evaluatorul care a realizat evaluarea pe teren nu poate să fie implicat în activitatea de supervizare a acelor proiecte pe care le-a evaluat pe teren. Dacă un evaluator a sprijinit comunitatea, în perioada de pregatire a proiectului, prin facilitare tehnica, acesta nu poate fi implicat în evaluarea în teren a respectivului proiect, dar poate derula activităţi de supervizare pe perioada implementarii lui.

4.2.2.13. Coordonarea şi urmarirea procesului de evaluare a cererilor de finanţare primite de Fond este realizata de coordonatorul sau monitorul compartimentului de specialitate, după caz. Consiliul Director al Fondului va putea stabili măsuri privind evaluarea de teren şi birou aferente rundelor de finanţare, urmarindu-se în principiu o repartizare echilibrata a finantarilor pe zone geografice, incadrarea în sumele alocate activităţilor de consultanţă, utilizarea operativa a economiilor şi alte asemenea măsuri de eficientizare a utilizarii fondurilor.

4.2.2.14. Controlul calităţii procesului de evaluare. Evaluarea calităţii procesului de evaluare se va face de către personalul permanent al compartimentelor de specialitate şi/sau de colaboratorii desemnaţi ai Fondului şi va cuprinde doua etape, corespunzătoare fazelor evaluării: (a) controlul calităţii evaluării de birou se va face prin evaluarea de conformitate. Pentru asigurarea corelatiilor în apreciere de la evaluarile de birou la evaluarile pe teren, se va evalua pe teren un esantion de proiecte dintre cele care nu au intrunit punctajul minim necesar sau care nu au fost recomandate spre a fi evaluate pe teren. (b) Controlul calităţii evaluării de teren se va face prin evaluarea incrucisata. Fondul asigura, în mod aleator, la 10% din proiectele deja evaluate pe teren, efectuarea de evaluari incrucisate, astfel încât să se verifice acuratetea datelor faptice şi informaţiilor calitative facute de evaluatori şi, în acelasi timp, să se dezvolte compatibilitatea de judecare a multiplelor situaţii din teren prin prisma procedurilor Fondului.

4.3. Aprobarea proiectelor 4.3.1. În baza rezultatelor evaluarilor pe teren înregistrate în baza de date şi a rapoartelor de evaluare, coordonatorul/monitorul de specialitate face o ierarhizare a proiectelor în functie de notele obtinute şi de riscurile menţionate şi le inainteaza conducerii împreună cu recomandarea pentru fiecare proiect în parte. Conducerea executiva supune proiectele spre analiza subcomitetelor de lucru ale Consiliului Director.

4.3.2. Subcomitetul este format din 3 persoane, membri ai Consiliului Director, care se intrunesc pentru a analiza rezultatele evaluării şi a face recomandari privind aprobarea finantarii proiectelor.

4.3.3. MEC prin ANDZM va putea numi prin decizie, pentru toata durata procesului de aprobare a cererilor de finanţare depuse în cadrul SDSCM, un reprezentant care să participe, cu rol consultativ, la sedintele subcomitetului, pentru a sprijini membrii subcomitetului sa evalueze mai bine proiectele, în concordanta cu prioritatile strategiei miniere.

4.3.4. Procesul verbal al sedintei de evaluare al subcomitetului va cuprinde recomandarea pentru Consiliul Director cu privire la situaţia tuturor proiectelor din runda respectiva de competitie, grupate, după caz, pe categoriile urmatoare:

4.3.5. Hotărârea privind aprobarea proiectelor care vor fi finantate este luata de Consiliul Director ţinând seama şi de fondurile disponibile sau alocate pentru respectiva runda de competitie. De la momentul depunerii Cererilor de finanţare şi până la adoptarea Hotărârii Consiliului Director al Fondului privind aprobarea spre finanţare a proiectelor, toate informaţiile cu privire la stadiul evaluării acestora sunt confidentiale, excepţie facand cazurile prevăzute la art. 4.1.6.

În condiţiile în care valoarea granturilor proiectelor finantabile (care au intrunit un punctaj satisfacator) depăşeşte volumul fondurilor disponibile (în cazul proiectelor AGV şi SSC), respectiv a celor prealocate la nivelul regiunii de dezvoltare respective (în cazul proiectelor MI), în selecţia proiectelor ce vor primi finanţare, Fondul va urmări ca fondurile să fie orientate cu precadere spre localităţile din Lista care nu au mai beneficiat anterior de finantarea Fondului. În ierarhizarea proiectelor rămase în competitie, Fondul poate folosi criterii de clasificare suplimentare, precum: riscurile asociate proiectului (identificate de evaluatorii Fondului la evaluarea de teren), numărul criteriilor de eligibilitate indeplinite (conform art. 2.2.1.2) de comunitatea miniera beneficiara, numărul beneficiarilor direcţi ai proiectului, numărul de proiecte finantate anterior în localitatea respectiva, conformitatea cu obiectivele planurilor de dezvoltare locala, pentru proiectele MI, etc. Ierarhizarea proiectelor în functie de notele obtinute în evaluare, respectiv de celelalte criterii enuntate, se va face la nivel de regiune de dezvoltare, în cazul proiectelor MI, respectiv la nivelul intregii arii de cuprindere a rundei, în cazul celorlalte categorii de proiecte.

4.3.6. După sedinta Consiliului Director în care s-a hotarat lista proiectelor aprobate în runda respectiva, compartimentul de specialitate trimite tuturor solicitantilor scrisori cu confirmare de primire pentru informarea acestora asupra rezultatelor evaluării proiectelor, în termen de 30 de zile lucratoare. În cazul proiectelor care nu au fost aprobate, scrisoarea contine şi principalele motive ale amanarii sau respingerii.

4.4. Instruirea reprezentantilor beneficiarilor de grant/organizaţiilor intermediare/actorilor locali 4.4.1. După aprobarea proiectelor, reprezentantii beneficiarilor sunt pregatiti în cadrul unui program de instruire organizat de Fond în mai multe etape, astfel:

4.4.2. Pentru asigurarea sinergiei locale, cresterii durabilitatii interventiei Fondului, impartasirii experientei şi diseminarii exemplelor de buna practica, Fondul organizeaza seminarii de lucru adresate actorilor locali: beneficiari ai proiectelor Fondului, potentiali beneficiari, autorităţi locale, servicii descentralizate ale administraţiei centrale, ONG, agentii guvernamentale etc.

4.4.3. Activităţile de instruire (inclusiv seminariile de lucru) se desfăşoară în conformitate cu Planul de instruire, aprobat de Banca.

Pentru programele de instruire (inclusiv seminarii de lucru) destinate beneficiarilor şi altor categorii de participanti (facilitatori, evaluatori, supervizori, instructori, autorităţi locale, contractori şi supervizori locali, personal permanent ale Fondului etc.) sunt eligibile urmatoarele cheltuieli: (i) onorariile consultantilor individuali care presteaza servicii de instruire; (îi) costul organizarii instruirilor/seminariilor (închiriere sali, materiale şi echipamente de instruire etc.); (iii) cheltuielile de transport, cazare şi masa pentru participantii la instruirile/seminariile de lucru teoretice sau la cele practice pe teren (cursanti, instructori şi personalul Fondului).

4.5. Incheierea Acordului de Grant 4.5.1. Un Acord de grant în forma scrisa se incheie între Fond, reprezentat de Directorul Executiv şi reprezentantii Agentului de Executare. Acordul de grant se semneaza (în doua exemplare) după ce Agentii de executare au depus toate documentele solicitate de Fond, părţile au lamurit pe deplin conţinutul şi înţelesul clauzelor şi oricăror prevederi inscrise. Un exemplar este pastrat de către Agentul de Executare şi un exemplar este pastrat de către Fond.

4.5.2. În măsura în care Agentul de executare nu va pune la dispoziţia Fondului documentele solicitate (aferente stabilirii statutului juridic, financiar, tehnic etc.), necesare incheierii Acordului de grant, şi/sau, după caz, nu vor depune, într-un cont bancar distinct, contribuţia proprie şi/sau aceea a autorităţilor locale, sponsorilor/donatorilor etc., în termen de 2 luni de la data transmiterii de către Fond a scrisorii privind aprobarea finantarii, Fondul va putea proceda la retragerea finantarii.

4.5.3. În pregătirea semnarii Acordului de grant Fondul pune la dispoziţia reprezentantilor Agentului de Executare toate manualele şi ghidurile pregatite prin grija Fondului şi necesare bunei executari a proiectelor aprobate.

4.5.4. Agentul de Executare va utiliza sumele grantului numai pentru realizarea proiectului. În cazul utilizarii sumelor grantului în alte scopuri decat pentru realizarea proiectului şi încălcării prevederilor Acordului de grant de către Agentul de Executare, sumele din grant vor fi recuperate de către Fond, împreună cu organele fiscale competente, de la Agentul de Executare sau, în cazul dizolvarii acestuia, de la persoanele fizice responsabile, iar finantarea proiectului va fi oprita.

4.5.5. Plata grantului către Agentul de Executare se face în transele stabilite în Acordul de grant, la cursul dolarului din ziua efectuării licitaţiei valutare de către Fond. Neinceperea activităţilor prevăzute prin proiect într-un interval de maxim 3 luni de la virarea sumelor de către Fond în contul de grant, va putea conduce la retragerea finantarii.

4.5.6. Acordul de grant şi contractele dintre beneficiarii grantului şi terti furnizori şi prestatori de servicii se incheie în forma scrisa şi constituie titluri executorii.

4.5.7. Pe bunurile rezultate din executarea contractelor, furnizorii, antreprenorii şi prestatorii de servicii au obligaţia de a aplica la vedere emblema şi celelalte semne distinctive ale Fondului, stabilite prin reglementarile acestuia.

4.6. Lansarea proiectului 4.6.1. Agentul de Executare stabileste de comun acord cu Fondul, data lansarii publice a proiectului. Lansarea proiectului va fi anunţată în cel puţin trei locuri publice: primarie, şcoala, biserica, centru comunitar sau panoul de afisaj al asociaţiei de proprietari/chiriasi, iar Agentul de Executare va intreprinde activităţile necesare organizarii unei participari cat mai largi a beneficiarilor.

4.6.2. Lansarea proiectului se organizeaza de către Agentul de Executare, în prezenta supervizorului Fondului, a beneficiarilor şi a altor membri ai comunităţii miniere, ai reprezentantilor autorităţilor locale, precum şi, în măsura posibilitatilor, a locuitorilor din vecinatate.

4.7. Executarea proiectelor 4.7.1. Agentul de Executare este responsabil de organizarea şi conducerea proiectului, de gestiunea fondurilor, de informarea beneficiarilor, de activitatea de achizitii de bunuri, lucrari şi servicii şi de mobilizarea comunităţii miniere la realizarea contributiei, în conformitate cu procedurile din Manualul comunităţii şi de respectarea normelor legale specifice.

4.7.2. Agentul de Executare va raporta periodic către Fond modul în care se realizează proiectul, furnizand informaţii asupra stadiului fizic al lucrărilor, aportului contributiei şi cheltuielilor efectuate în scopul executarii proiectului.

4.7.3. Comitetul de Conducere a Proiectului, în cazul comunitatilor miniere care realizează proiecte de mica infrastructura, organizeaza şi conduce contabilitatea drepturilor şi obligaţiilor patrimoniale în partida simpla, în conformitate cu prevederile legislaţiei în vigoare, cu avizul Ministerului Finanţelor Publice.

4.7.4. Agentii de Executare care realizează proiecte AGV şi SSC, organizeaza şi conduc contabilitatea drepturilor şi obligaţiilor patrimoniale în conformitate cu prevederile legislaţiei în vigoare, cu avizul Ministerului Finanţelor Publice.

4.7.5. Fondurile puse la dispoziţie de Fond pentru finantarea proiectului aprobat, precum şi toate operaţiunile cu aceste fonduri sunt evidentiate într-un cont bancar separat. Agentul de Executare afişează trimestrial situaţia fondurilor primite şi cheltuite într-un loc vizibil şi sigur, din comunitate 4.8. Monitorizarea locala Monitorizarea, prin supervizori locali, reprezinta o activitate interna a proiectului, contractata şi inclusa în costul acestuia, care urmareste asigurarea şi controlul calităţii proiectului în etapele de execuţie. În cazul proiectelor de infrastructura, dar şi a celor de AGV sau SSC care cuprind activităţi privind reabilitarea şi modernizare elementelor de infrastructura economica, respectiv sociala, supervizorul local angajat de comunitatea miniera este inspectorul de santier. Fondul poate oferi la cererea Agentului de executare informaţii din Baza sa de date, cu privire la furnizorii eligibili şi calificati (persoane fizice sau juridice) care au livrat bunuri sau au efectuat servicii sau lucrari pentru alti beneficiari şi care sunt recomandati pentru a fi invitati în procesul de selecţie (achizitii).

Contractorii beneficiarilor au obligaţia de a-şi insusi şi respecta reglementarile specifice Fondului aplicabile finantarilor acordate de Fond.

4.9. Supervizarea Fiecare proiect aprobat este supravegheat în timpul executarii de un supervizor desemnat de Fond. Vizitele de supervizare pe teren ale supervizorului se desfăşoară periodic, în fazele importante ale realizării proiectului, în functie de categoria de proiect, de activităţile planificate, obligatoriu inaintea eliberarii urmatoarei transe de către Fond şi cu incadrarea în resursele financiare alocate acestei activităţi.

4.9.1. Supervizorul verifica şi controlează în ce măsura, cum şi când s-au realizat, cantitativ şi calitativ, obiectivele proiectului şi, în acelasi timp, acorda asistenţa tehnica comunităţii miniere sau Agentului de Executare, de cate ori este nevoie, în scopul îmbunătăţirii calităţii activităţilor depuse şi cresterii capacităţii locale de organizare.

4.9.2. Supervizorul urmareste, controlează, acorda asistenţa tehnica şi stabileste măsuri de remediere în urmatoarele aspecte:

4.9.3. Cu ocazia vizitelor de supervizare, supervizorul Fondului verifica indeplinirea masurilor stabilite la vizitele anterioare.

Pentru asigurarea transparentei, la sfârşitul vizitei, supervizorul întocmeşte un proces verbal care va cuprinde concluziile preliminare ale vizitei şi toate recomandarile necesare (unde este cazul). Un exemplar al documentului este pus la dispoziţia Agentului de Executare, care semneaza pentru luare la cunoştinţa.

În condiţiile constatarii unor deficiente care prin natura lor pot afecta derularea proiectului şi pentru care nu se pot stabili măsuri de remediere în timpul vizitei, supervizorul va solicita recomandarea compartimentelor de specialitate şi după obtinerea acesteia va întocmi procesul verbal pe care-l va transmite Agentului de executare, prin scrisoare cu confirmare de primire.

În termen de 5 zile de la efectuarea vizitei de supervizare, supervizorul inainteaza Fondului raportul de supervizare, care contine date concrete privind stadiul proiectului şi modul de utilizare a sumelor grantului, date rezultate din vizitele la faţa locului şi din verificarea documentelor relevante aferente proiectului respectiv, precum şi recomandari privind continuarea şi după caz, îmbunătăţirea activităţii proiectului. Supervizorii identifica nevoile Agentilor de Executare legate de asigurarea mai bunei administrari a proiectului, comunică aceste informaţii compartimentului de specialitate al Fondului şi recomanda, după caz, eliberarea urmatoarei transe.

4.9.4. În cazul proiectelor de servicii sociale comunitare şi activităţi generatoare de venit care au o componenta importanţa de infrastructura (ca valoare şi grad de complexitate), aceasta poate fi supervizata separat de un specialist colaborator din cadrul compartimentului infrastructura.

4.9.5. Coordonarea şi controlul procesului de supervizare a proiectelor sunt efectuate de coordonatorul/monitorul de specialitate corespunzător fiecarei categorii de proiect în parte.

4.10. Impactul asupra mediului O preocupare majoră a Fondului este asigurarea ca proiectul nu conduce la degradarea mediului, în timpul evaluării şi supervizarii, problematica mediului este verificata şi monitorizata constant, urmarindu-se ca toate proiectele să respecte prevederile legale în vigoare.

4.11. Modificari ale termenilor Acordului de Grant Agentii de Executare au obligaţia ca în realizarea proiectului sa urmareasca incadrarea în bugetul proiectului, atât pe total, cat şi pe linii de buget şi cheltuieli eligibile aprobate. Orice modificare în cadrul proiectelor finantate de Fond se va efectua numai cu acordul ambelor părţi, respectiv Fond şi Agent de Executare. Fondul va aproba numai acele modificari care nu schimba substantial proiectul.

Modificari ale termenelor şi condiţiilor Acordului de grant pot interveni în urmatoarele situaţii:

4.11.1. (1) Modificari ale valorilor aprobate, în limita bugetului, între linii bugetare ale proiectului 4.11.1.1. În situaţii justificate, la solicitarea Agentului de Executare, Fondul, prin aprobarea coordonatorului/monitorului de specialitate, poate accepta transferuri de la o linie bugetară la alta, cu avizul prealabil al supervizorului.

4.11.1.2. În situaţiile de mai sus, înainte de eliberarea ultimei transe de bani din bugetul aprobat initial, se întocmeşte un buget rectificat care reflecta modificările admise de către Fond, în structura pe linii bugetare. Bugetul astfel rectificat face obiectul incheierii unui Act aditional la Acordul de grant.

4.11.2. (2) Modificari ale valorii grantului 4.11.2.1. Agentul de Executare poate, în cazuri justificate şi pe bază de documente, să solicite o crestere a valorii grantului aprobat de Fond.

În cazul unei solicitări de majorare a grantului sunt necesare recomandarea supervizorului şi avizul coordonatorului sau monitorului. Pentru solicitarile de majorare a grantului adresate Fondului care sunt:

4.11.2.2. În cazul aprobării cererii se va incheia un Act aditional la Acordul de grant, care va fi semnat din partea Fondului de Directorul executiv şi de reprezentantii Agentului de Executare.

4.11.2.3. În cazurile cresterii valorii grantului aprobat în condiţiile prevăzute la art. 4.11.2.1. se va solicita Agentului de executare sa faca dovada asigurarii cuantumului corespunzător al contributiei sale la acest proiect, cu excepţia situaţiei în care majorarea grantului este solicitata ca urmare a fluctuatiei înregistrate pe piaţa valutara.

4.11.2.4. În situaţia în care beneficiarii finantarii reusesc sa faca economii din grant, fără să fie afectată calitatea executarii lucrărilor din proiect, acestia pot să solicite utilizarea acestor sume, care pot fi folosite pentru posibile imbunatatiri, extinderi şi dezvoltari ale proiectului. Este interzisa utilizarea economiilor pentru acoperirea cheltuielilor curente sau de exploatare.

La solicitarea Agentului de Executare, însoţită de documentaţia necesară, Fondul poate aproba utilizarea economiilor în scopurile şi condiţiile menţionate, după cum urmeaza:

După acordarea acestei aprobari se incheie un Act aditional care va fi semnat de reprezentantii Agentului de Executare şi de către Directorul Executiv al Fondului.

4.11.3. (3) Modificari ale duratei de implementare 4.11.3.1. Cresterea duratei de implementare a proiectului cu până la 30% din cea estimată, datorata unor situaţii neasteptate, independente de voinţa reprezentantilor beneficiarilor (cum ar fi: condiţii climaterice deosebite, intarzieri justificate în livrarea unor bunuri, lucrari sau servicii şi altele asemenea), solicitata de Agentul de Executare şi/sau sustinuta de supervizor, este supusă aprobării coordonatorului/monitorului de specialitate al Fondului.

4.11.3.2. Cresterea duratei de implementare a proiectului care depăşeşte 30% din durata estimată, solicitata de Agentul de Executare şi/sau sustinuta de coordonatorul/monitorul de specialitate este supusă aprobării Directorului executiv.

4.11.3.3. Aprobarea coordonatorului/monitorului sau Decizia Directorului Executiv privind cresterea duratei de implementare a proiectului se va materializa prin incheierea unui act aditional la Acordul de grant.

4.12. Închiderea proiectului 4.12.1. Proiectele sunt considerate terminate dacă obiectivele convenite au fost atinse şi au fost puse în functiune sau date în folosinţă, după caz.

4.12.2. Proiectele sunt considerate închise dacă au fost terminate în mod corespunzător, dacă au fost justificate cu acte doveditoare toate sumele primite de la Fond şi dacă s-au indeplinit toate formalitatile de inchidere.

4.12.3. Supervizorul întocmeşte şi preda la Fond un raport final care vizeaza urmatoarele aspecte: obiectivele proiectului au fost realizate conform Acordului de grant; toate sumele acordate au fost utilizate conform destinatiilor convenite prin Acordul de grant, iar eventualele sume rămase necheltuite au fost returnate Fondului, obligaţia intretinerii obiectivelor rezultate din executarea proiectelor a fost stabilita în sarcina persoanelor abilitate.

4.12.4. Închiderea presupune trei aspecte: fizic, financiar-administrativ şi juridic.

4.12.4.1. Închiderea fizica are loc la data incheierii tuturor activităţilor proiectului. Incheierea fizica pentru proiectele de mica infrastructura se face prin receptia la terminarea lucrărilor de către o comisie constituita în condiţiile legii. La receptia lucrărilor la faţa locului participa Agentul de Executare, supervizorul local, contractorul (cel cu care a fost incheiat contractul de prestare a serviciilor/execuţie a lucrărilor) şi supervizorul Fondului.

4.12.4.2. Închiderea proiectului din punct de vedere financiar-administrativ implica:

4.12.4.3. Închiderea din punct de vedere juridic. Cu ocazia inchiderii proiectului, obligaţia intretinerii obiectivului rezultat din executarea proiectului va fi transferata în sarcina unităţilor administrativ-teritoriale sau organizaţiilor intermediare, administratorilor/proprietarilor de drept, împreună cu comitetul de întreţinere a proiectului, după caz.

Un reprezentant al Agentului de Executare, supervizorul din partea Fondului şi reprezentantul comitetului de întreţinere semneaza procesul verbal de inchidere. Procesul verbal de inchidere va fi contrasemnat de coordonatorul/monitorul de specialitate.

4.12.4.4. Închiderea proiectului va fi anunţată în cel puţin trei locuri publice: primarie, şcoala, biserica, centru comunitar sau panoul de afisaj al asociaţiei de proprietari/chiriasi, iar Agentul de Executare va intreprinde activităţile necesare promovarii proiectului în comunitate, la nivelul autorităţilor locale, judetene şi naţionale, în comunitatile invecinate.

Fondurile acordate de BIRD pentru SDSCM şi fondurile care constituie contribuţia României pentru SDSCM, acordate de la bugetul de stat, vor fi puse la dispoziţia Fondului pe baza solicitarilor de plată formulate de către acesta şi adresate UMP-RSE.

Fondul va deschide şi va menţine pe toata perioada de derulare a SDSCM patru conturi la o banca comerciala agreata cu finantatorii.

Mecanismul de disponibilizare a sumelor solicitate de Fond, atât pentru Schema, cat şi pentru asigurarea asistentei tehnice, pregatirii şi acoperirii cheltuielilor operationale aferente Fondului şi activităţilor desfăşurate de acesta legate de SDSCM, sunt reglementate prin acordul de împrumut subsidiar dintre MFP, MEC, Agentie şi Fond.

5.1. B. Reguli şi proceduri pentru eliberarea fondurilor 5.1.1. Eliberarea fondurilor banesti pentru finantarea proiectelor aprobate de către Consiliul Director al Fondului se face în transe. Prima transa este considerata avans, iar urmatoarele transe se elibereaza pe măsura executarii şi incheierii unor lucrari sau activităţi cuprinse în proiect, precum şi pe baza raportului întocmit de către supervizorul Fondului, în urma vizitei de teren.

5.1.2. Raportul supervizorului cuprinde stadiul executiei fizice a lucrărilor sau activităţilor, precum şi situaţia financiară a proiectului întocmită pe baza verificării documentelor de plată originale ale beneficiarilor de finanţare. Raportul întocmit de supervizor cuprinde recomandarea privind efectuarea sau nu a urmatoarei transe de plati.

5.1.3. La data solicitarii urmatoarei transe, reprezentantii beneficiarilor trebuie să justifice supervizorului Fondului cheltuirea a cel puţin 75% din transa anterioara. Justificarea restului de 25% se face cu ocazia formulării solicitarii pentru urmatoarea transa. Justificarea ultimei transe se face pe baza raportului final al supervizorului, după ce acesta a verificat documentele justificative.

5.1.4. Modul de transfer al fondurilor privitoare la proiect, termenele şi condiţiile de eliberare a fondurilor sunt precizate în Acordul de grant.

5.1.5. În vederea incheierii Acordului de grant, Agentii de Executare trebuie să deschidă un cont distinct pentru grant. În cazul în care Agentul de Executare este o organizaţie intermediara, acesta trebuie să faca dovada ca acest cont este un cont separat de contul curent al organizaţiei.

5.1.6. În condiţii de evolutie normala a executarii proiectelor, esalonarea transelor se face după cum urmeaza:

Valorile transelor se vor stabili prin rotunjirea la suta de dolari (cu excepţia ultimei transe).

5.1.7. Cuantumul transelor stipulate la nivelul acordului de grant, precum şi valoarea grantului, după caz, pot fi majorate/diminuate, în functie de nevoile reale identificate pe parcursul derularii proiectului. Înainte de eliberarea ultimei transe, Fondul va analiza solicitarea de plată şi alte documente relevante justificative şi va elibera primitorului numai suma necesară finalizarii proiectului. Astfel, modificările intervenite la nivelul acordului de grant, nu vor mai face obiectul unui act aditional.

5.1.8. Eliberarea avansului şi a ultimei transe se poate face esalonat, în functie de cuantumul total al fondurilor disponibile şi de situaţia concreta din teren. (De exemplu, în situaţii justificate şi pentru a evita imobilizari de resurse banesti, Fondul analizeaza şi stabileste momentul şi modul în care se va acorda avansul/ultima transa).

5.1.9. Contribuţiile locale în bani ale beneficiarilor fondurilor la realizarea proiectelor trebuie să fie depuse inaintea semnarii acordului de grant, în contul de contribuţie, diferit de contul curent în care se primeste finantarea de la Fond. Nedepunerea contributiei locale anterior semnarii acordului de grant va putea conduce la retragerea finantarii. În situaţia în care, în timpul executiei proiectului, beneficiarii nu presteaza contribuţia în munca, comunitatea poate fi obligata la compensarea în bani a contributiei estimate.

5.1.10. Pentru eliberarea urmatoarelor transe, reprezentantii beneficiarilor completeaza un formular standard de solicitare de plată.

5.1.11. În vederea asigurarii continuarii finantarii proiectelor în cadrul celor două faze ale SDSCM Fondul va cheltui initial sumele alocate prin Acordul de împrumut nr. 4509 RO pentru SDSCM, urmand ca ulterior sa acopere cheltuielile cu granturile contractate în faza initiala, asistenţa tehnica şi costurile operationale aferente din sumele Acordului de împrumut nr. 4759 RO pentru SDSCM faza de continuare.

Trecerea de la sursa financiară de sustinere a SDSCM faza initiala la sursa financiară a SDSCM faza de continuare se va materializa prin incheierea unui Act aditional la Acordul de grant, care va reflecta modificările de operationalizare şi reglementare dintre fazele SDSCM, în considerarea anexei la prezentul Manual intitulata "Forma cadru a Acordului de grant".

5.2. Achizitii de bunuri, lucrari şi servicii de consultanţă în cadrul SDSCM Procedurile de achizitii utilizate de Fond şi de reprezentantii beneficiarilor, pentru realizarea SDSCM, respectiv pentru implementarea proiectelor finantate de FRDS şi realizarea acestora la nivelul beneficiarilor, trebuie să respecte urmatoarele prevederi:

A. Procedurile de achizitii la nivelul Fondului:

5.2.1. Bunurile (echipamente, autovehicule etc.), lucrarile şi serviciile necesare realizării scopului şi obiectivelor Fondului vor fi achiziţionate în conformitate cu prevederile şi condiţiile documentelor de finanţare a SDSCM şi cu legislatia română în vigoare, aplicabila.

5.2.2. Anterior lansarii oricarei invitatii, se va transmite Băncii spre analiza şi aprobare Planul de achizitii propus pentru SDSCM. Planul de achizitii cuprinde totalitatea pachetelor de achizitii şi costurile estimate ale acestora, necesare funcţionarii în condiţii normale a Fondului şi indeplinirii obiectivelor propuse. Planul de achizitii poate fi actualizat anual sau în situaţii deosebite (în functie de necesităţi) cu aprobarea prealabila a Băncii, fiind transmis spre informare Agentiei.

A.1. Achiziţiile de bunuri efectuate de Fond