§ 10 Vyhláška o pravidlech obezřetného podnikání bank, spořitelních a úvěrních družstev a obchodníků s cennými papíry – Povinná osoba musí zabezpečit

Stručně

Paragraf 10 vyhlášky 123/2007 stanovuje povinnost finančním institucím zajistit, aby veškeré jejich schvalovací, rozhodovací a kontrolní procesy, včetně souvisejících odpovědností a pravomocí, byly zpětně dohledatelné, k čemuž musí zavést a udržovat systém uchování informací.

Co to znamená v praxi

• Finanční instituce musí mít zavedený systém, který umožňuje kdykoli zjistit, kdo, kdy a na základě jakých podkladů schválil nebo rozhodl o určité záležitosti, a kdo za ni nesl odpovědnost.
• Tento systém se týká i vnitřních předpisů, které musí být rovněž zpětně vysledovatelné, co se týče jejich vzniku, změn a uplatňování.
• Pro splnění této povinnosti je nutné zavést a udržovat systém uchování informací, který zajistí dostupnost všech relevantních dat a dokumentů.
• Cílem je transparentnost a možnost rekonstruovat průběh důležitých procesů v případě potřeby, například při kontrolách nebo řešení sporů.

Na co si dát pozor

• Je klíčové, aby systém uchování informací byl funkční a skutečně umožňoval rekonstrukci procesů, nikoli jen formální existenci.
• Povinná osoba musí zajistit, aby byly zaznamenávány nejen samotné výsledky rozhodnutí, ale i celý proces, který k nim vedl, včetně podkladů a zúčastněných osob.