§ 9 Vyhláška o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti – MANIPULACE S UTAJOVANÝMI PÍSEMNOSTMI STUPNĚ UTAJENÍ „VYHRAZENÉ“
Vyhláška o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti · 137/2003 Sb. · § 9 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 9 vyhlášky 137/2003 stanovuje pravidla pro příjem, evidenci a označování utajovaných písemností se stupněm utajení „Vyhrazené“.
§ 9 MANIPULACE S UTAJOVANÝMI PÍSEMNOSTMI STUPNĚ UTAJENÍ „VYHRAZENÉ“
(1) Zásilku přijímá osoba určená k přebírání zásilek, za dodržení § 17 odst. 1 zákona.
(2) Utajovaná písemnost musí být prokazatelným způsobem zaevidována, a to nejméně v rozsahu sloupců č. 1, 2, 3, 5, 6 a 7 jednacího protokolu; v případě, je-li utajovaná písemnost odesílána mimo orgán státu nebo organizaci, i v rozsahu sloupce č. 10 jednacího protokolu.
(3) Oprava zápisu v evidenci se provede takto:
a) původní zápis se přeškrtne tak, aby zůstal čitelný,
b) provede se zápis nový s uvedením data, příjmení a podpisu osoby, která opravu zápisu provedla.
(4) Na doručenou utajovanou písemnost se vyznačí
a) obchodní firma nebo název (dále jen „označení“) příjemce,
b) datum zaevidování.
Tyto údaje mohou být vyznačeny otiskem razítka.
Paragraf 9 vyhlášky 137/2003 stanovuje pravidla pro příjem, evidenci a označování utajovaných písemností se stupněm utajení „Vyhrazené“.
Co to znamená v praxi
Příjem takových zásilek musí provést určená osoba a dodržet přitom zákonné požadavky.
Každá utajovaná písemnost musí být prokazatelně zaevidována do jednacího protokolu v předepsaném rozsahu sloupců, a to i pro odesílání mimo daný orgán či organizaci.
Případné opravy v evidenci se provádějí přeškrtnutím původního zápisu tak, aby zůstal čitelný, a doplněním nového zápisu s datem, příjmením a podpisem osoby provádějící opravu.
Na doručenou utajovanou písemnost se musí vyznačit označení příjemce a datum zaevidování, přičemž tyto údaje lze uvést i otiskem razítka.
Na co si dát pozor
Je nutné zajistit, aby příjem zásilek prováděla pouze k tomu určená osoba.
Důsledně dodržovat rozsah sloupců pro evidenci v jednacím protokolu, zejména při odesílání písemností mimo vlastní orgán nebo organizaci.
Při opravách zápisů v evidenci dbát na čitelnost původního zápisu a správné doplnění všech požadovaných údajů.