§ 15 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Podrobnosti zpracování a struktura spisového a skartačního plánu
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 259/2012 Sb. · § 15 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 15 vyhlášky 259/2012 stanovuje, jak veřejnoprávní původci vytvářejí a strukturují spisový a skartační plán, včetně způsobu označování dokumentů pro jejich archivaci nebo skartaci a určení skartačních lhůt.
§ 15 Podrobnosti zpracování a struktura spisového a skartačního plánu
(1) Veřejnoprávní původce stanoví podle věcných charakteristik zpracovávaných dokumentů a spisů jednotlivé věcné skupiny, a užívá-li typové spisy, rovněž věcné skupiny určené pro typové spisy a v nich obsažené součásti typových spisů. Veřejnoprávní původce uspořádá věcné skupiny hierarchicky, a to tak, aby věcné skupiny na nejnižší úrovni hierarchie obsahovaly spisy nebo typové spisy; veřejnoprávní původce může uspořádat hierarchicky i součásti typového spisu. Pokud veřejnoprávní původce nezařazuje dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů do spisů nebo typových spisů, zařazuje dokumenty do věcné skupiny na nejnižší úrovni hierarchie. Veřejnoprávní původce označí věcné skupiny a součásti typového spisu spisovým znakem a u věcných skupin a součástí typového spisu uvedených na nejnižší úrovni hierarchie uvede skartační režim.
(2) Veřejnoprávní původce označí věcnou skupinu nebo součást typového spisu obsahující spisy předpokládané trvalé hodnoty, které se do výběru archiválií zařazují s návrhem k vybrání za archiválii, skartačním znakem „A“ (archiv). Veřejnoprávní původce označí věcnou skupinu nebo součást typového spisu obsahující spisy bez předpokládané trvalé hodnoty, které se do výběru archiválií zařazují s návrhem na zničení, skartačním znakem „S“ (stoupa).
(3) Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem. Veřejnoprávní původce stanoví ve spisovém a skartačním plánu spouštěcí událost, kterou je okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty. Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastala spouštěcí událost.
(4) Veřejnoprávní původce, který vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpracovává spisový a skartační plán v elektronické podobě ve struktuře určené pro zaslání podle schématu XML pro export a import spisového a skartačního plánu stanoveného národním standardem.
Paragraf 15 vyhlášky 259/2012 stanovuje, jak veřejnoprávní původci vytvářejí a strukturují spisový a skartační plán, včetně způsobu označování dokumentů pro jejich archivaci nebo skartaci a určení skartačních lhůt.
Co to znamená v praxi
Veřejnoprávní původce musí uspořádat dokumenty do logických skupin (věcných skupin) a ty hierarchicky seřadit, přičemž nejnižší úroveň hierarchie obsahuje konkrétní spisy nebo typové spisy.
Každá věcná skupina a součást typového spisu musí být označena spisovým znakem a u nejnižších úrovní hierarchie je nutné uvést skartační režim.
Spisy s trvalou hodnotou se označují skartačním znakem „A“ (archiv) a spisy bez trvalé hodnoty znakem „S“ (stoupa), přičemž skartační lhůta je vyjádřena číslem za tímto znakem a počítá se od 1. ledna roku následujícího po spouštěcí události.
Pokud veřejnoprávní původce vede spisovou službu elektronicky, musí být spisový a skartační plán zpracován v elektronické podobě ve struktuře XML podle národního standardu.
🔔 Hlídat změny § 15 — pošleme e-mail, když se paragraf novelizuje.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.