§ 17 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 259/2012 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 17 vyhlášky 259/2012 stanovuje pravidla pro veřejnoprávní původce ohledně určování osob oprávněných k podepisování dokumentů a užívání úředních razítek, vedení evidence razítek a oznamování jejich ztráty. Určení odpovědných osob: Veřejnoprávní původce musí jasně určit, které fyzické osoby jsou oprávněny podepisovat dokumenty, používat úřední razítka a vytvářet elektronické pečeti. (§ 17 zákona č. 259/2012 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek
- Týká se: ministerstvo
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 259/2012 Sb.
(1) Veřejnoprávní původce určí fyzické osoby oprávněné k podepisování jím vyhotovovaných dokumentů, fyzické osoby oprávněné k užívání úředních razítek17) a technické prostředky pro vytváření elektronických pečetí. Veřejnoprávní původce stanoví podmínky podepisování jím odesílaných dokumentů v analogové podobě ve spisovém řádu.
(2) Veřejnoprávní původce vede evidenci úředních razítek obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce fyzické osoby, která úřední razítko převzala a užívá, datum převzetí, podpis přebírající fyzické osoby, datum vrácení úředního razítka, datum vyřazení úředního razítka z evidence; v případě ztráty úředního razítka veřejnoprávní původce vede v evidenci rovněž záznam o ztrátě obsahující datum ztráty, popřípadě předpokládané datum ztráty úředního razítka.
(3) Veřejnoprávní původce oznámí ztrátu úředního razítka Ministerstvu vnitra. V oznámení uvede datum, od kdy je razítko postrádáno, rozměr a popis razítka. Ministerstvo vnitra vede a na svých internetových stránkách zveřejňuje seznam ztracených úředních razítek, který obsahuje údaje o ztracených úředních razítkách uvedených v oznámeních.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Určení odpovědných osob: Veřejnoprávní původce musí jasně určit, které fyzické osoby jsou oprávněny podepisovat dokumenty, používat úřední razítka a vytvářet elektronické pečeti. Podmínky pro podepisování analogových dokumentů musí být stanoveny ve spisovém řádu.
- Evidence úředních razítek: Je nutné vést podrobnou evidenci všech úředních razítek, která obsahuje otisk razítka, údaje o osobě, která razítko převzala a užívá, data převzetí a vrácení, podpis přebírající osoby a datum vyřazení.
- Záznam a oznámení ztráty: V případě ztráty razítka musí být tato událost zaznamenána v evidenci s datem ztráty a zároveň je povinnost oznámit ztrátu Ministerstvu vnitra s uvedením data, od kdy je razítko postrádáno, jeho rozměru a popisu.
- Veřejný seznam ztracených razítek: Ministerstvo vnitra vede a zveřejňuje na svých internetových stránkách seznam všech nahlášených ztracených úředních razítek.
Na co si dát pozor
- Přesné vymezení oprávnění: Je klíčové mít jasně definováno, kdo a za jakých podmínek může podepisovat dokumenty a používat razítka, aby nedocházelo k neoprávněnému jednání.
- Důsledné vedení evidence: Nedostatečná nebo nepřesná evidence razítek může vést k problémům při prokazování jejich oprávněného užívání nebo při řešení ztráty.
- Okamžité oznámení ztráty: Ztráta razítka musí být neprodleně oznámena Ministerstvu vnitra, aby se předešlo jeho zneužití a aby bylo možné informovat veřejnost prostřednictvím zveřejněného seznamu.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 14 Podepisování dokumentů a užívání úředních raz (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )