§ 9 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Pokud je dokument zaevidován veřejnoprávním původcem v…
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 259/2012 Sb. · § 9 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 9 vyhlášky 259/2012 stanovuje, jak se postupuje při evidenci dokumentů, pokud dojde k jejich přesunu mezi evidenčními pomůckami, ztrátě, zničení nebo poškození, a upřesňuje, které dokumenty se evidovat nemusí.
§ 9
(1) Pokud je dokument zaevidován veřejnoprávním původcem v jedné evidenční pomůcce a poté evidenčně převeden do jiné evidenční pomůcky, veřejnoprávní původce původní evidenční záznam ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu včetně uvedení nového čísla jednacího nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů.
(2) Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, k nevratnému poškození nebo ke zničení dokumentu v digitální podobě anebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená veřejnoprávní původce tuto skutečnost do evidenční pomůcky včetně čísla jednacího dokumentu nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidenční pomůcky, kterým byla ztráta, poškození nebo zničení řešena.
(3) Dokumenty, které nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci dokumentů.
Paragraf 9 vyhlášky 259/2012 stanovuje, jak se postupuje při evidenci dokumentů, pokud dojde k jejich přesunu mezi evidenčními pomůckami, ztrátě, zničení nebo poškození, a upřesňuje, které dokumenty se evidovat nemusí.
Co to znamená v praxi
Pokud se dokument přesune z jedné evidence do druhé (např. z podacího deníku do specializované evidence), původní záznam se ukončí poznámkou o tomto přesunu a uvede se nové číslo, pod kterým je dokument evidován.
Při ztrátě, zničení nebo nečitelnosti dokumentu (ať už v papírové nebo digitální podobě) je nutné tuto skutečnost zaznamenat do evidenční pomůcky, včetně čísla, pod kterým byla tato událost řešena.
Dokumenty, které nemají úřední charakter, se nemusí evidovat v rámci spisové služby.
Na co si dát pozor
Je důležité pečlivě zaznamenávat všechny přesuny dokumentů mezi evidenčními pomůckami, aby byla zachována jejich dohledatelnost.
V případě ztráty nebo poškození dokumentu je nezbytné provést řádný záznam do evidence, což může být klíčové pro případné budoucí prokazování.
Rozlišení mezi dokumenty úředního a neúředního charakteru je podstatné pro správné určení rozsahu evidence.
Hlídat změny § 9 – pošleme e-mail, když se paragraf novelizuje.