§ 38 Vyhláška o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů (technická vyhláška o účetních záznamech) – Převod účetního záznamu v technické formě s podpisovým záznamem do účetního záznamu ve smíšené formě
Vyhláška o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů (technická vyhláška o účetních záznamech) · 383/2009 Sb. · § 38 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 38 vyhlášky 383/2009 stanovuje, že pro převedení elektronického účetního záznamu s podpisem do smíšené formy (kombinace elektronické a listinné) je nutné použít autorizovanou konverzi dokumentů, přičemž výsledkem je původní elektronický záznam a k němu připojená listinná podoba vzniklá konverzí.
§ 38 Převod účetního záznamu v technické formě s podpisovým záznamem do účetního záznamu ve smíšené formě
(1) Pro převod části nebo celého účetního záznamu v technické formě do účetního záznamu ve smíšené formě se použije autorizovaná konverze dokumentů4).
(2) Nový účetní záznam ve smíšené formě tvoří původní účetní záznam v technické formě a k němu připojený účetní záznam v listinné formě vzniklý autorizovanou konverzí dokumentů části nebo celého účetního záznamu v technické formě. V těchto případech účetní záznam vzniklý převodem obsahuje jednoznačnou identifikaci, kterou lze jednoznačně a nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem v původní formě a účetním záznamem vzniklým převodem.
Paragraf 38 vyhlášky 383/2009 stanovuje, že pro převedení elektronického účetního záznamu s podpisem do smíšené formy (kombinace elektronické a listinné) je nutné použít autorizovanou konverzi dokumentů, přičemž výsledkem je původní elektronický záznam a k němu připojená listinná podoba vzniklá konverzí.
Co to znamená v praxi
Pokud máte elektronický účetní záznam, který je podepsán (např. elektronickým podpisem), a potřebujete z něj vytvořit i listinnou podobu, musíte využít službu autorizované konverze dokumentů.
Autorizovaná konverze zajistí, že listinná podoba bude mít stejnou právní sílu jako původní elektronický dokument.
Výsledný smíšený účetní záznam bude tvořen jak původním elektronickým dokumentem, tak nově vzniklou listinnou podobou.
Mezi těmito dvěma částmi (elektronickou a listinnou) musí existovat jasná identifikace, která umožňuje jednoznačně určit, že patří k sobě.
Na co si dát pozor
Je nezbytné použít právě autorizovanou konverzi dokumentů, nikoli pouhý tisk, aby byl převod platný a právně uznatelný.
Je nutné zajistit, aby nově vzniklý listinný dokument obsahoval jednoznačnou identifikaci, která ho propojuje s původním elektronickým záznamem.