§ 6 Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Výběr archiválií ve skartačním řízení

Stručně

Paragraf 6 zákona o archivnictví a spisové službě stanoví, že výběr archiválií z dokumentů původců provádí příslušný archiv, a to buď v rámci skartačního řízení, nebo mimo něj.

Co to znamená v praxi

• Příslušný archiv je zodpovědný za rozhodování, které dokumenty mají trvalou hodnotu a stanou se archiváliemi.
• Tento výběr může probíhat dvěma způsoby: buď jako součást pravidelného skartačního řízení, nebo jako samostatný proces mimo něj.
• Skartační řízení je proces, při kterém se vyřazují dokumenty, které již nejsou potřeba pro činnost původce a kterým uplynuly skartační lhůty.
• Výběr archiválií mimo skartační řízení se může uplatnit například v situacích, kdy není možné provést skartační řízení, jako je tomu před zánikem veřejnoprávního původce.

Na co si dát pozor

• Zákon rozlišuje dva způsoby výběru archiválií, což naznačuje, že každý z nich může mít svá specifika a pravidla.
• Je důležité rozlišovat mezi "dokumenty" a "archiváliemi" – archiválie jsou jen ty dokumenty, které byly vybrány pro svou trvalou hodnotu.