§ 7 Vyhláška Ministerstva financí o hospodaření organizačních složek státu a státních organizací s majetkem státu – K vedení operativní evidence slouží tyto evidenční pomůcky

§ 7 (1) K vedení operativní evidence slouží tyto evidenční pomůcky: a) rejstřík podstat, b) jmenný index k rejstříku podstat, c) seznam, popis a ocenění majetku, d) skladní knihy, e) přehled o pohybu klíčů, f) dokladový spis. (2) Způsob uložení evidenčních pomůcek podle odstavce 1 musí vylučovat volný přístup ze strany osob, které nejsou zaměstnanci zařazení v útvaru zajišťujícím v rámci organizační složky hospodaření s majetkem uvedeným v ustanovení § 10 zákona. Tomu odpovídající způsob ochrany a používání evidenčních pomůcek musí být zajištěn i tehdy, jsou-li evidenční pomůcky vedeny elektronicky. (3) Evidenční pomůcky podle odstavce 1 písm. a) až e) vydává ministerstvo ve formě tiskopisů. Obsah, údaje a uspořádání stanovené v těchto tiskopisech pro jednotlivé evidenční pomůcky jsou závazné i pro evidenční pomůcky vedené elektronicky. Požaduje-li tato vyhláška pro evidenční pomůcku zvláštní náležitosti spojené s celistvostí a zabezpečením průkaznosti evidenční pomůcky, musí být tyto podmínky srovnatelným způsobem splněny i v případě, je-li evidenční pomůcka vedena elektronicky. Evidenční pomůcka vedená elektronicky musí být vedena tak, aby trvale zachycovala postupné pořizování jednotlivých záznamů, veškeré jejich změny a doplnění, jakož i jakékoli jiné zásahy do evidenční pomůcky. (4) Pokud má organizační složka přejít z listinného vedení evidenční pomůcky na elektronické vedení evidenční pomůcky anebo naopak, dokončí používání dosavadní evidenční pomůcky pro rozpracované případy a nové případy započne vést v nově založené evidenční pomůcce. Při změně vedení evidenční pomůcky z elektronického na listinné anebo z důvodu vyčerpání kapacity dosavadní evidenční pomůcky vedené jako listinná požádá organizační složka s dostatečným předstihem ministerstvo o zaslání potřebné evidenční pomůcky.