§ 1 vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence Národního archivního dědictví
Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů · 645/2004 Sb. · Správní právo
Stručně: Paragraf 1 vyhlášky 645/2004 stanovuje, jakým způsobem se vede základní, druhotná a ústřední evidence Národního archivního dědictví, přičemž specifikuje povinnost vedení v listinné a/nebo digitální podobě a průběžnou aktualizaci. Základní evidence: Archívy (kromě bezpečnostních) musí vést základní evidenci jak v listinné, tak v digitální podobě v systému evidence archiválií. (§ 1 zákona č. 645/2004 Sb., vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence Národního archivního dědictví
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 645/2004 Sb.
(1) Základní evidence Národního archivního dědictví (dále jen „základní evidence“) se vede alespoň v listinné podobě. Archivy, s výjimkou bezpečnostních archivů, vedou základní evidenci také v digitální podobě v informačním systému pro vedení evidence Národního archivního dědictví (dále jen „systém evidence archiválií“), který je součástí národního portálu. Bezpečnostní archivy mohou vést část základní evidence, která neobsahuje utajované informace4), v digitální podobě v systému evidence archiválií. Kulturně vědecké instituce mohou vést základní evidenci v digitální podobě v systému evidence archiválií.
(2) Druhotná evidence Národního archivního dědictví (dále jen „druhotná evidence“) se vede v digitální podobě v systému evidence archiválií. Archivy, které vedou druhotnou evidenci, převádějí údaje ze základní evidence dodané v listinné podobě do digitální podoby.
(3) Ústřední evidence Národního archivního dědictví (dále jen „ústřední evidence“) se vede vždy v digitální podobě v systému evidence archiválií.
(4) Základní, druhotná a ústřední evidence se aktualizují průběžně, není-li dále stanoveno jinak.
(5) Základní evidence archiválií, které nenáleží do péče kulturně vědeckých institucí a archivů, se aktualizuje jednou ročně do 15. ledna následujícího kalendářního roku.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Základní evidence: Archívy (kromě bezpečnostních) musí vést základní evidenci jak v listinné, tak v digitální podobě v systému evidence archiválií. Bezpečnostní archivy mohou vést digitálně jen část, která neobsahuje utajované informace. Kulturně vědecké instituce mohou vést digitálně.
- Druhotná evidence: Vždy se vede v digitální podobě v systému evidence archiválií. Pokud jsou údaje ze základní evidence dodány v listinné podobě, archívy je musí převést do digitální podoby.
- Ústřední evidence: Vždy se vede v digitální podobě v systému evidence archiválií.
- Aktualizace: Všechny typy evidencí se aktualizují průběžně, s výjimkou základní evidence archiválií, které nespadají do péče kulturně vědeckých institucí a archivů – ta se aktualizuje jednou ročně do 15. ledna následujícího kalendářního roku.
Na co si dát pozor
- Archivy mají povinnost vést základní evidenci ve dvou formách (listinné a digitální), zatímco bezpečnostní archivy a kulturně vědecké instituce mají v digitální podobě volnější režim.
- Převod listinných dat do digitální podoby je povinností pro archivy vedoucí druhotnou evidenci.
- Termín pro roční aktualizaci základní evidence pro určité typy archiválií je pevně stanoven na 15. ledna.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 16 Účinnost (Vyhláška o náležitostech a členění regul)§ 19 Prohlášení archiválie za archivní kulturní pa (Zákon o archivnictví a spisové službě a )§ 1 Způsob vedení základní, druhotné a ústřední e (Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 645)§ 6 Obsah programu odpadového hospodářství původc (Vyhláška ministerstva životního prostřed)§ 10 Účinnost (Vyhláška Ministerstva průmyslu a obchodu)Řeším dědictví – jak probíhá – postup krok za krokem