§ 1 Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence Národního archivního dědictví
Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů · 645/2004 Sb. · § 1 · Správní právo
Stručně: Paragraf 1 vyhlášky 645/2004 stanovuje, jakým způsobem se vede základní, druhotná a ústřední evidence Národního archivního dědictví, přičemž specifikuje povinnost vedení v listinné a/nebo digitální podobě a průběžnou aktualizaci.
§ 1 Způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence Národního archivního dědictví
(1) Základní evidence Národního archivního dědictví (dále jen „základní evidence“) se vede alespoň v listinné podobě. Archivy, s výjimkou bezpečnostních archivů, vedou základní evidenci také v digitální podobě v informačním systému pro vedení evidence Národního archivního dědictví (dále jen „systém evidence archiválií“), který je součástí národního portálu. Bezpečnostní archivy mohou vést část základní evidence, která neobsahuje utajované informace4), v digitální podobě v systému evidence archiválií. Kulturně vědecké instituce mohou vést základní evidenci v digitální podobě v systému evidence archiválií.
(2) Druhotná evidence Národního archivního dědictví (dále jen „druhotná evidence“) se vede v digitální podobě v systému evidence archiválií. Archivy, které vedou druhotnou evidenci, převádějí údaje ze základní evidence dodané v listinné podobě do digitální podoby.
(3) Ústřední evidence Národního archivního dědictví (dále jen „ústřední evidence“) se vede vždy v digitální podobě v systému evidence archiválií.
(4) Základní, druhotná a ústřední evidence se aktualizují průběžně, není-li dále stanoveno jinak.
(5) Základní evidence archiválií, které nenáleží do péče kulturně vědeckých institucí a archivů, se aktualizuje jednou ročně do 15. ledna následujícího kalendářního roku.
Paragraf 1 vyhlášky 645/2004 stanovuje, jakým způsobem se vede základní, druhotná a ústřední evidence Národního archivního dědictví, přičemž specifikuje povinnost vedení v listinné a/nebo digitální podobě a průběžnou aktualizaci.
Co to znamená v praxi
Základní evidence: Archívy (kromě bezpečnostních) musí vést základní evidenci jak v listinné, tak v digitální podobě v systému evidence archiválií. Bezpečnostní archivy mohou vést digitálně jen část, která neobsahuje utajované informace. Kulturně vědecké instituce mohou vést digitálně.
Druhotná evidence: Vždy se vede v digitální podobě v systému evidence archiválií. Pokud jsou údaje ze základní evidence dodány v listinné podobě, archívy je musí převést do digitální podoby.
Ústřední evidence: Vždy se vede v digitální podobě v systému evidence archiválií.
Aktualizace: Všechny typy evidencí se aktualizují průběžně, s výjimkou základní evidence archiválií, které nespadají do péče kulturně vědeckých institucí a archivů – ta se aktualizuje jednou ročně do 15. ledna následujícího kalendářního roku.
Na co si dát pozor
Archivy mají povinnost vést základní evidenci ve dvou formách (listinné a digitální), zatímco bezpečnostní archivy a kulturně vědecké instituce mají v digitální podobě volnější režim.
Převod listinných dat do digitální podoby je povinností pro archivy vedoucí druhotnou evidenci.
Termín pro roční aktualizaci základní evidence pro určité typy archiválií je pevně stanoven na 15. ledna.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.