Šis įsakymas patvirtina Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos…

VALSTYBINIO SOCIALINIO DRAUDIMO FONDO VALDYBOS Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos DirektoriAus Į s a k y m a s Dėl Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos darbo reglamento patvirtinimo 2013 m. liepos 12 d. Nr. V-352 Vilnius 1. Tvirtinu pridedamą Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos darbo reglamentą (toliau – Reglamentas).

2.1. šio įsakymo 1 ir 4 punktai įsigalioja 2013 m. rugpjūčio 1 d., išskyrus Reglamento nuostatas, kurių įsigaliojimas specialiai aptartas šio įsakymo 2.2–2.6 punktuose;

2.2. Reglamento 63 punktas, 96 punkto penktoji pastraipa įsigalioja 2014 m. liepos 1 d.;

2.3. Reglamento 83 punkto nuostata dėl popierinių dokumentų skenavimo pdf formatu įsigalioja 2014 m. birželio 1 d., iki tol popieriniai dokumentai gali būti skenuojami TIFF arba PDF formatais;

2.4. techninė galimybė pasinaudoti Reglamento 144 punkte numatytomis padalinio vadovų ir vadovų pavaduotojų teisėmis turi būti realizuota ne vėliau kaip 2014 m. balandžio 1 d.;

2.5. Reglamento 140 punkto nuostatos, susijusios su darbuotojų, nesančių dokumento rengėjais, automatinės prieigos prie rengiamo dokumento teisėmis, techniškai turi būti užtikrintos ne vėliau kaip 2014 m. gegužės 1 d.;

2.6. 2013 metais Reglamento XIII skyrius taikomas su atitinkamais pakeitimais – 2013 metų atostogų suteikimo eilė iš naujo nebesudaroma, atostogos darbuotojams suteikiamos ir darbo užmokestis už kasmetines atostogas skaičiuojamas tik pagal individualius atostogų įsakymus (net jei darbuotojo atostogų laikotarpis sutampa su atostogų suteikimo eilėje numatytu jų laikotarpiu).

3.1. 77 punktas taikomas su atitinkamais pakeitimais – pasirašant elektroninį dokumentą, vietoj mygtuko „Pasirašyti“ gali būti naudojamas mygtukas „Sutinku pasirašyti“, jų paspaudimas sukelia tas pačias Reglamente numatytas pasekmes;

3.2. 99 punktas taikomas su atitinkamais pakeitimais – popierinius dokumentus vizuojant be pastabų DVS, vietoj mygtuko „Vizuoti“ spaudžiamas mygtukas „Sutinku vizuoti“. Mygtukų „Vizuoti“ ir „Sutinku vizuoti“ paspaudimas sukelia tas pačias Reglamente numatytas pasekmes;

3.3. vizuotojai, kurie turi pastabų pateiktam vizuoti dokumentui:

3.3.1. popierinį dokumentą vizuoja popieriuje, vadovaudamiesi Reglamento 100.1 punkto nuostatomis, apie turimas pastabas preliminariai informavę dokumento rengėją, kuris tokiu atveju privalo pateikti tokiam vizuotojui vizuoti popierinį dokumentą (išskyrus atvejus, kai įvertinęs pastabas nusprendžia nutraukti vizavimo procedūrą ir dokumentą koreguoti);

3.3.2. pateikto elektroninio dokumento nevizuoja – informuoja rengėją apie turimas pastabas, o rengėjui atsisakius į jas atsižvelgti, dokumento rengėjui ir pasirašančiam asmeniui pateikia pastabas raštu;

3.4. 120 punktas taikomas su atitinkamais pakeitimais – jei dalis vizuotojų pateikė pastabas atskirame dokumente, dokumento rengėjas, teikdamas dokumentą pasirašyti ar tvirtinti, privalo pateikti dokumento kortelės išrašą, jo vizuotą su pastaba, kurioje turi būti nurodyti vizuotojai, pateikę pastabas dėl projekto (ši nuostata taikoma, jei pačiame dokumento kortelės išraše nėra informacijos apie vizavimą su pastabomis);

3.5. dokumentai, kurie turi būti DVS priemonėmis pateikiami padaliniui, turi būti pateikiami padalinio vadovui ir jo pavaduotojui;

3.6. įrašant DVS pavedimus, kurie pagal Reglamentą laikomi duotais padaliniui, padalinio vadovas įrašomas kaip pagrindinis (atsakingas) vykdytojas, padalinio vadovo pavaduotojai – kaip papildomi vykdytojai;

3.7. padalinio vadovai, davę padalinio darbuotojui pavedimą, kuris pagal Reglamentą laikomas DVS kontroliuojamu pavedimu, privalo DVS priemonėmis apie tai informuoti padalinio vadovo pavaduotoją (pavaduotojus), kurie patys nėra to pavedimo vykdytojai, tai yra, įrašydami užduotį, įtraukti pavaduotoją (pavaduotojus) kaip stebėtoją (stebėtojus), įrašę rezoliuciją – informuoti juos naudojant DVS funkciją (mygtuką) „Informuoti“;

3.8. padalinio vadovo pavaduotojai, davę padalinio darbuotojui pavedimą, kuris pagal Reglamentą laikomas DVS kontroliuojamu pavedimu, privalo DVS priemonėmis apie tai informuoti padalinio vadovą ir kitą (kitus) padalinio vadovo pavaduotoją (pavaduotojus), tai yra, įrašydami užduotį, įtraukti padalinio vadovą ir kitą (kitus) pavaduotoją (pavaduotojus) pavaduotoją (pavaduotojus) kaip stebėtojus, įrašę rezoliuciją – informuoti juos naudojant DVS funkciją (mygtuką) „Informuoti“;

3.9. kiti šiame įsakyme neaptarti dokumentų valdymo ir kiti veiksmai (procedūros), pagal Reglamentą atliktini DVS, vykdomi atsižvelgiant į Reglamento 7 punkto nuostatas.

4.1. Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Fondo valdyba) direktoriaus 2008 m. sausio 18 d. įsakymą Nr. V-36 „Dėl Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos darbo reglamento patvirtinimo“ (Žin., 2008, Nr. 11-402);

4.2. Fondo valdybos direktoriaus 2010 m. spalio 19 d. įsakymą Nr. V-446 „Dėl Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus 2008 m. sausio 18 d. įsakymo Nr. V-36 „Dėl Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos darbo reglamento patvirtinimo“ pakeitimo“ (Žin., 2010, Nr. 125-6453).

6.1. Fondo valdybos Teisės skyrių šį įsakymą paskelbti leidinyje „Valstybės žinios“;

6.2. Fondo valdybos Komunikacijos ir tarptautinių ryšių skyrių šį įsakymą paskelbti Fondo valdybos interneto svetainėje ir Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų intraneto svetainėje;

6.3. Fondo valdybos darbuotojus ir valstybės tarnautojus, Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos teritorinių skyrių ir kitų Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų (toliau – Fondo administravimo įstaigos) direktorius su šiuo įsakymu Reglamento nustatyta tvarka susipažinti pasirašytinai iki 2013 m. liepos 25 d.;

6.4. Fondo valdybos Informacinės sistemos eksploatavimo ir informacijos valdymo skyrių:

6.4.1. šio įsakymo skaitmenines kopijas išsiųsti Fondo valdybos direktoriaus pavaduotojams, Fondo valdybos skyriams, Fondo valdybos Vidaus audito departamentui, Fondo administravimo įstaigoms ir Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijai;

6.4.2. Reglamento nustatyta tvarka su šiuo įsakymu DVS priemonėmis pasirašytinai supažindinti visus Fondo valdybos darbuotojus – DVS naudotojus ir Fondo administravimo įstaigų direktorius;

6.5. Personalo valdymo skyrių Reglamento nustatyta tvarka su šiuo įsakymu pasirašytinai supažindinti po šio įsakymo įsigaliojimo priimtus naujus darbuotojus, taip pat kitus darbuotojus, kurie neturi teisės ar techninės galimybės naudotis DVS.

Direktorius Mindaugas Sinkevičius PATVIRTINTA Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus 2013 m. liepos 12 d. įsakymu Nr. V-352 VALSTYBINIO SOCIALINIO DRAUDIMO FONDO VALDYBOS PRIE SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS DARBO REGLAMENTAS I. BENDROSIOS NUOSTATOS 1. Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos darbo reglamentas (toliau – Reglamentas) nustato pagrindines Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Fondo valdyba) veiklos organizavimo, vykdant įstatymuose ir kituose norminiuose teisės aktuose Fondo valdybai nustatytus uždavinius ir funkcijas, taisykles.

Darbuotojas – Fondo valdybos, o Reglamente specialiai aptartais atvejais – ir kitų Fondo administravimo įstaigų, valstybės tarnautojas arba darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį.

Direktorius – Fondo valdybos direktorius.

Direktoriaus pavaduotojas – Fondo valdybos direktoriaus pavaduotojas.

Dokumento kortelė – DVS sritis, kurioje fiksuojami atitinkamo dokumento registravimo ir kiti metaduomenys, taip pat su dokumentu susiję kiti duomenys (informacija), o Elektroninio dokumento bylos prisegimo srityje gali arba turi būti saugomas atitinkamas elektroninis dokumentas (nuoroda į jį) ar popierinio dokumento skaitmeninė kopija, taip pat rengiamo dokumento elektroniniai failai.

Dokumento pateikimas (perdavimas) darbuotojui – užregistruoto popierinio dokumento originalo faktinis perdavimas (įteikimas asmeniškai) pagrindiniam vykdytojui (dokumento originalo saugotojui), taip pat perdavimas padalinio, kuriam jis priklauso, atstovui arba įdėjimas į padalinio (arba konkretaus darbuotojo) dokumentams skirtą dėžutę (išskyrus atvejus, kai rezoliucijoje, teisės aktuose ar pačiame dokumente nurodyta, kad dokumentas perduotinas (įteiktinas) tam tikram vykdytojui (saugotojui) asmeniškai), kartu suteikiant prieigą prie dokumento DVS (ir informuojant apie tai DVS priemonėmis), o jei dokumentas yra elektroninės formos arba jei vadovaujantis rezoliucijomis, dokumentacijos planu, Reglamento ir kitų dokumentų valdymo normų nuostatomis, atitinkamam vykdytojui (dokumento naudotojui) neturi būti perduodamas saugoti popierinis dokumento originalas, – prieigos prie dokumento DVS suteikimas (ir informavimas apie tai DVS priemonėmis) arba popierinės kopijos perdavimas tokiam darbuotojui (tik esant techninėms DVS problemoms arba jei dokumentas pagal specialiąsias teisės normas neturi būti įkeltas į DVS).

DVS – IS Dokumentų valdymo taikomoji sistema.

DVS naudotojas – darbuotojas, kuriam suteikta teisė naudotis DVS ir atitinkama prieiga.

DVS naudotojo vadovas – DVS kūrėjų parengta DVS naudojimo ir (ar) administravimo instrukcija, skelbiama Fondo administravimo įstaigų intraneto svetainėje.

ES – Europos Sąjunga.

Fondo administravimo įstaigos – Fondo valdyba, Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos teritoriniai skyriai (toliau – Fondo valdybos teritoriniai skyriai) ir kitos Valstybinio socialinio draudimo fondo įstaigos – Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos Užsienio išmokų tarnyba, Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos Karinių ir joms prilygintų struktūrų skyrius, Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos Mokymo centras.

ISEIVS – Fondo valdybos Informacinės sistemos eksploatavimo ir informacijos valdymo skyrius.

IS – Fondo valdybos informacinė sistema.

Kvalifikuotas elektroninis parašas – saugus elektroninis parašas, kuris yra sukurtas saugia parašo formavimo įranga ir patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu.

Padalinys – bet kuris Fondo valdybos administracijos padalinys (departamentas arba skyrius).

Prieiga prie dokumento DVS – prieiga prie atitinkamo DVS esančio dokumento (jo skaitmeninės kopijos), dokumento kortelės – galimybė juos matyti ir, atsižvelgiant į konkretaus DVS naudotojo įgaliojimus (jam suteiktas prieigos teises), atlikti kitus veiksmus, susijusius su dokumentu (redaguoti, patvirtinti susipažinimą su tuo dokumentu, duoti su juo susijusį pavedimą ir panašiai).

Prieigos aprašas – kaip apibrėžta Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos informacinės sistemos naudotojų prieigos teisių administravimo taisyklėse, patvirtintose direktoriaus įsakymu.

Procesiniai dokumentai – teismui ar išankstinio ginčų nagrinėjimo ne teismo tvarka institucijai (toliau – ikiteisminė institucija) teikiami byloje dalyvaujančių asmenų (proceso dalyvių) prašymai, ieškiniai, pareiškimai, skundai, atsiliepimai į juos ir kiti rašytiniai dokumentai, numatyti civilinį, administracinį ar baudžiamąjį procesą reglamentuojančiuose Lietuvos Respublikos norminiuose teisės aktuose, taip pat teismo ar ikiteisminės institucijos procesiniai dokumentai (sprendimai, įsakymai, nutartys, nutarimai, šaukimai, pranešimai, kiti proceso metu priimti dokumentai).

Registruotojas – padalinys ar asmuo, direktoriaus įgaliotas registruoti atitinkamos rūšies dokumentus.

Rezoliucijų modulis – iš atitinkamo dokumento kortelės ar rezoliucijų rodinio pasiekiama DVS sritis, kurioje turintys teisę duoti pavedimus (arba teisę kitų darbuotojų pavedimus perrašyti iš dokumento į DVS) DVS naudotojai gali įrašyti, pakeisti, panaikinti su atitinkamu dokumentu susijusias rezoliucijas, kurių duomenys atvaizduojami (saugomi) to dokumento kortelėje, o pavedimų vykdymą DVS kontroliuojantys asmenys – patvirtinti jų įvykdymą.

SADM – Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerija.

Saugos dokumentai – kaip apibrėžta Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos informacinės sistemos naudotojų prieigos teisių administravimo taisyklėse, patvirtintose direktoriaus įsakymu.

Susipažinimas pasirašytinai – susipažinimo su dokumentu (informacija) fakto patvirtinimas DVS priemonėmis (atitinkamo dokumento kortelėje paspaudžiant mygtuką „Susipažinau“), o Reglamente numatytais atvejais – supažindinimo žyma popieriniame dokumente, pateikiant susipažinimo deklaraciją ar kitais būdais (tik tuomet, jei dokumentas nėra ir neturi būti įkeltas į DVS arba asmens supažindinimas DVS priemonėmis neįmanomas dėl techninių ar kitų objektyvių priežasčių arba jei susipažinimo patvirtinimą kitu būdu tiesiogiai nurodo specialiosios teisės normos).

TAIS – Lietuvos Respublikos Seimo teisės aktų informacinė sistema.

Vidaus dokumentai – Fondo valdybos parengti dokumentai, išskyrus teisės aktus ir siunčiamus dokumentus.

Vizuotojas – direktoriaus pavaduotojas, padalinio vadovas, komiteto, komisijos, darbo grupės vadovas ar kitas asmuo, kuris pagal šio Reglamento nuostatas privalo vizuoti atitinkamą dokumentą arba jį vizavo.

II. FONDO VALDYBOS ORGANIZACINĖ valdymo STRUKTŪRA 8. Fondo valdybos administracijos struktūrą tvirtina Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministras.

Fondo valdybos administracijos padaliniai pagal jiems priskirtas veiklos sritis koordinuoja ir kontroliuoja kitų Fondo administravimo įstaigų darbą, teikia joms metodinę pagalbą.

Kiti darbuotojai atostogų, komandiruočių, stažuočių, laikino nedarbingumo metu ir kitais teisės aktuose numatytais atvejais nesantys darbe, pavaduojami padalinio nuostatų, pareigybės aprašymuose ir kituose teisės aktuose nustatyta tvarka.

III. Veiklos planavimas, planų vykdymas ir vykdymo kontrolė 15. Fondo valdyba kasmet teisės aktų nustatyta tvarka rengia metinį veiklos planą. Plano rengimą organizuoja Veiklos planavimo ir pokyčių valdymo skyrius, priemones planui teikia direktorius, direktoriaus pavaduotojai, padaliniai pagal kompetenciją (darbuotojai, nepriklausantys padaliniams), aptarę (suderinę) jas atitinkamai su direktoriumi ar direktoriaus pavaduotoju pagal kuravimo sritį, o jei teikiamos priemonės, reikalaujančios ne vieno padalinio veiklos derinimo – ir su atitinkamų padalinių vadovais. Priemones Fondo valdybos metiniam veiklos planui gali siūlyti ir kitos Fondo administravimo įstaigos.

Kiti Fondo valdybos planai (rizikos valdymo, korupcijos prevencijos, pirkimų ir kiti) rengiami, vykdomi ir kontroliuojami direktoriaus įsakymu patvirtinta tvarka.

Suderintas su padalinių vadovais ir direktoriaus pavaduotojais pagal kuravimo sritį Fondo valdybos metinis veiklos planas teikiamas tvirtinti direktoriui.

Patvirtintas Fondo valdybos metinis veiklos planas pateikiamas SADM, taip pat jis (arba jo santrauka) skelbiamas Fondo valdybos interneto svetainėje.

Padalinio vadovo sprendimu gali būti (teisės aktų nustatytais atvejais – privalo būti) rengiamas padalinio metinis ar kito laikotarpio veiklos planas. Padalinio veiklos planą tvirtina to padalinio vadovas (jei teisės aktai nenumato kitos plano tvirtinimo tvarkos). Patvirtinti padalinio veiklos planai DVS priemonėmis pateikiami direktoriui (jei padalinys tiesiogiai pavaldus direktoriui) arba direktoriaus pavaduotojui pagal kuravimo sritį.

20.1. iki kiekvieno metų ketvirčio pirmo mėnesio 15 dienos direktoriui ir direktoriaus pavaduotojams pateikia Fondo valdybos metinio veiklos plano praėjusio ketvirčio įgyvendinimo analizę;

20.2. iki einamųjų metų sausio 20 dienos direktoriui ir direktoriaus pavaduotojams pateikia praėjusių metų Fondo valdybos metinio veiklos plano įgyvendinimo rezultatų apibendrinimą.

IV. Pasitarimai, darbo grupės, komisijos, komitetai 23. Fondo valdybos veiklos klausimai aptariami direktoriaus organizuojamuose pasitarimuose (posėdžiuose).

Direktorius, direktoriaus pavaduotojai gali organizuoti padalinių vadovų, kitų Fondo administravimo įstaigų direktorių bei kitų darbuotojų konferencijas, pasitarimus ar posėdžius jiems pavestų uždavinių vykdymo bei Fondo administravimo įstaigų veiklos organizavimo klausimais.

Nuolatinio pobūdžio funkcijoms vykdyti direktorius gali sudaryti nuolatines komisijas, esant poreikiui nuolat koordinuoti tarpusavyje susijusias kelių padalinių funkcijas, formuoti vieningą praktiką tam tikroje veiklos srityje – komitetus.

Darbo grupėms ir laikinoms komisijoms pavedamos konkrečios užduotys, nuolatinėms komisijoms ir komitetams – funkcijos. Komitetų funkcijos ir darbo organizavimo tvarka reglamentuojama direktoriaus tvirtinamuose nuostatuose. Nuolatinių komisijų funkcijos nustatomos direktoriaus įsakyme, esant reikalui, tvirtinami jų nuostatai ar darbo reglamentas. Komisijos funkcijos direktoriaus įsakyme nedetalizuojamos, jei komisija sudaryta vykdyti tipinėms funkcijoms, numatytoms ir reglamentuojamoms norminiuose teisės aktuose.

Direktorius gali deleguoti darbuotojus į kitų institucijų ar įstaigų sudaromas darbo grupes.

V. Teisės pokyčių valdymas 26. Padalinių vadovai, gavę informaciją apie numatomus norminių teisės aktų, susijusių su jų kompetencija, pakeitimus, apie Lietuvos Respublikos Seime užregistruotus norminių teisės aktų projektus, privalo su jais susipažinti, taip pat užtikrinti su atitinkamais projektais susijusios informacijos ir procesų (pateikti pasiūlymai ir išvados dėl tų projektų, jų svarstymo posėdžių datos, priimami sprendimai dėl jų) stebėseną, analizę ir operatyviai teikti informaciją direktoriui arba direktoriaus pavaduotojams pagal kuravimo sritis. Direktoriaus pavaduotojai atitinkamą informaciją teikia direktoriui. Esant reikalui, direktorius, direktoriaus pavaduotojai ir (ar) padalinių vadovai duoda atitinkamus pavedimus.

30.1. Fondo valdybos norminių teisės aktų keitimo būtinumą;

30.2. kitų Fondo valdybos teisės aktų, darbo procedūrų aprašymų keitimo būtinumą;

30.3. programinės įrangos keitimo poreikį;

30.4. procesų ir procedūrų schemų, teisės aktų nuorodų Kokybės vadybos sistemos programinėje įrangoje keitimo poreikį;

30.5. Fondo administravimo įstaigų teikiamų paslaugų aprašymų keitimo poreikį.

VI. Darbuotojų supažindinimas su jų darbą reglamentuojančiais teisės aktais, instruktavimas darbuotojų saugos ir sveikatos klausimais, konfidencialumo pasižadėjimų pasirašymas 33. Darbuotojai privalo būti pasirašę direktoriaus patvirtintos formos konfidencialumo pasižadėjimą ir pasirašytinai susipažinę su savo pareigybės aprašymu, prieigos aprašu, šiuo Reglamentu, Fondo valdybos nuostatais, savo padalinio nuostatais (kitų Fondo administravimo įstaigų direktoriai – atitinkamos Fondo administravimo įstaigos nuostatais), Fondo valdybos vidaus tvarkos taisyklėmis, saugos dokumentais, kitais Fondo valdybos veiklą reglamentuojančiais teisės aktais, kuriuose nurodyta, kad su jais privalo pasirašytinai susipažinti visi darbuotojai, atitinkamas pareigas einantys darbuotojai arba asmenų grupė, kuriai priklauso darbuotojas.

Konfidencialumo pasižadėjimą pasirašyti ir su pareigybės aprašymu, prieigos aprašu pasirašytinai susipažinti nauji darbuotojai privalo iki pirmos jų darbo dienos pabaigos, su kitais šiame punkte nurodytais dokumentais – ne vėliau kaip per 3 jų darbo dienas. Kiti darbuotojai pasirašytinai susipažinti su jų pareigybės aprašymo ir (ar) prieigos aprašo pakeitimu privalo ne vėliau kaip kitą jų darbo dieną, o su kitais teisės aktais, kuriuose numatytas pasirašytinas darbuotojų susipažinimas su jais, – ne vėliau kaip per 3 jų darbo dienas, jei pačiame teisės akte nėra nurodytas kitas terminas.

Susipažinimo deklaracijoje teisės aktai nurodomi kartu su juos keitusiais teisės aktais, jų nuorodos išdėstomos vadovaujantis Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104 (Žin., 1998, Nr. 87-2416; 2002, Nr. 50-1923), ir Dokumentų rengimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 (Žin., 2011, Nr. 88-4229), nuostatomis.

Paprastai nauji darbuotojai susipažinimą su visais 33 punkte nurodytais dokumentais patvirtina pateikdami vieną Susipažinimo deklaraciją. Esant reikalui, nauji darbuotojai susipažinimą su tam tikromis dokumentų grupėmis (pavyzdžiui, saugos dokumentais) gali patvirtinti atskiromis Susipažinimo deklaracijomis.

Personalo valdymo skyrius, atsižvelgdamas į šiame punkte nurodyto dokumentų sąrašo (sąrašų) pakeitimus, taip pat rengia aktualią tipinę Susipažinimo deklaracijos formą ar formas (pavyzdžiui, naujų Fondo valdybos darbuotojų, naujų Fondo administravimo įstaigų direktorių Susipažinimo deklaracijų formas).

Pasirašytus konfidencialumo pasižadėjimus, Susipažinimo deklaracijas, šiame skyriuje numatytais atvejais – pareigybės aprašymo ir (ar) prieigos aprašo kopiją su supažindinimo žyma darbuotojai teikia atsakingam Personalo valdymo skyriaus darbuotojui, šie dokumentai saugomi darbuotojo asmens byloje.

VII. PAVEDIMAI, JŲ VYKDYMAS ir kontrolė i. teisė duoti pavedimus, pavedimų formos 41. Pavedimus gali duoti:

41.1. direktorius raštu arba žodžiu – visiems darbuotojams bei kitų Fondo administravimo įstaigų direktoriams;

41.2. direktoriaus pavaduotojai raštu arba žodžiu – kuruojamų padalinių vadovams, o išimtiniais, operatyvių veiksmų reikalaujančiais atvejais – ir tiesiogiai kuruojamų padalinių darbuotojams;

41.3. padalinių vadovai ir jų pavaduotojai raštu arba žodžiu – savo padalinio darbuotojams;

41.4. direktoriaus įsakymu sudarytos darbo grupės vadovas, komisijos, komiteto pirmininkas, pavedimus, atitinkančius tos grupės, komisijos ar komiteto tikslus ir uždavinius, žodžiu arba raštu – atitinkamai darbo grupės, komisijos, komiteto nariams.

Ii. Pavedimai raštu, jų įrašymas (perrašymas) į DVS 43. Pavedimai raštu gali būti išdėstomi oficialaus dokumento turinyje, rezoliucijose, įrašytose popieriniame dokumente, taip pat gali būti duodami DVS priemonėmis (Rezoliucijų modulyje įrašant rezoliucijas atitinkamo dokumento kortelėje arba pateikiant darbuotojui užduotį DVS Užduočių modulyje).

Jei dokumentas yra elektroninis, visos rezoliucijos rašomos tik DVS.

44 punkte nurodytais atvejais užrašius direktoriaus ir direktoriaus pavaduotojo, direktoriaus paskirto atsakingu vykdytoju, rezoliucijas popieriniame dokumente, jis perduodamas ISEIVS, įgaliotas registruotojas perrašo tokias rezoliucijas į DVS Rezoliucijų modulyje.

Rezoliucijos 49 punkte nurodytiems vykdytojams rašomos atsižvelgiant į tų vykdytojų pavaldumą – jei vykdytojas yra pavaldus tiesiogiai direktoriui, jis vykdytoju skiriamas direktoriaus rezoliucija, jei vykdytojas pavaldus (kuruojamas) direktoriaus pavaduotojui pagal kuravimo sritį, jis skiriamas vykdytoju atitinkamo direktoriaus pavaduotojo rezoliucija, o toks direktoriaus pavaduotojas įrašomas kaip vykdytojas direktoriaus rezoliucijoje. Jei vadovaujantis šio punkto nuostatomis rezoliucijoje įrašomi keli vykdytojai, vadovaujantis šio Reglamento nuostatomis, turi būti nurodoma, kuris iš jų yra rezoliucijoje nurodyto pavedimo atsakingas vykdytojas.

III. Standartinės rezoliucijos 49. Užregistruotas gautas dokumentas neteikiamas direktoriui ar direktoriaus pavaduotojams rezoliucijoms įrašyti, o atitinkamas direktoriaus ir direktoriaus pavaduotojo rezoliucijas, vadovaudamasis 47 punkte nurodytomis taisyklėmis, šiame punkte nurodytiems vykdytojams įrašo dokumento registruotojas (užduočių ir / ar rezoliucijų administratorius):

49.1. jei gautas dokumentas yra susijęs su ankstesniais dokumentais (85 punktas), jis perduodamas nagrinėti (saugoti) padaliniui, kuris tą susijusį ankstesnį dokumentą rengė (jei dokumentą parengė Fondo valdyba) arba (jei susijęs ankstesnis dokumentas irgi yra gautas dokumentas) jį nagrinėjo ar saugojo. Jei susijusį ankstesnį dokumentą rengė ar nagrinėjo keli padaliniai, atsakingu vykdytoju rezoliucijoje nurodomas tas iš jų, kuris atitinkamai buvo to dokumento pagrindinis rengėjas arba atsakingas už jo nagrinėjimą vykdytojas ir (ar) originalo saugotojas.

Jei susijusių ankstesnių dokumentų yra daugiau nei vienas, šio papunkčio pirmojoje pastraipoje nurodytos taisyklės taikomos, atsižvelgiant į paskutinį (vėliausią) susijusį dokumentą.

49.2. Jei gautas dokumentas yra prašymas teikti konkrečių asmenų duomenis – įrašoma tipinė rezoliucija „Atsakyti“ ir dokumentas perduodamas nagrinėti ISEIVS (kuris yra atsakingas vykdytojas ir saugo originalą) ir Teisės skyriui. Jei, ISEIVS ir Teisės skyriaus vadovams sutarus, neigiamą sprendimą dėl tokio prašymo rengia Teisės skyrius, registruotojas, gavęs atitinkamą Teisės skyriaus vadovo ar jo pavaduotojo pranešimą DVS, pakeičia rezoliuciją – įrašo, kad atsakingas vykdytojas yra Teisės skyrius, kuriam tokiu atveju turi būti perduotas saugoti gauto dokumento originalas.

49.3. Jei gautas dokumentas yra prašymas teikti konkrečių asmenų duomenis pagal galiojančią sutartį tarp Fondo valdybos ir gauto dokumento sudarytojo – įrašoma tipinė rezoliucija „Atsakyti“ ir dokumentas perduodamas nagrinėti ir saugoti ISEIVS.

49.4. Jei gautas dokumentas yra prašymas sudaryti (pakeisti, nutraukti) tipinę Fondo valdybos IS duomenų teikimo sutartį, įrašoma tipinė rezoliucija „Atsakyti“ ir dokumentas perduodamas nagrinėti ISEIVS ir Teisės skyriui (atsakingu vykdytoju laikomas ir originalą saugo Teisės skyrius).

49.5. Jei gautas dokumentas yra Tarptautinės Amerikos mokyklos Vilniuje (toliau – Amerikos mokykla) darbuotojo prašymas sudaryti sutartį dėl atleidimo nuo privalomojo valstybinio socialinio draudimo įmokų mokėjimo (toliau – Sutartis su Amerikos mokykla) ir (arba) Amerikos mokyklos pažyma apie darbuotojų darbą Amerikos mokykloje ir savo šalies socialinio aprūpinimo išlaikymą arba juo siunčiama Sutartis su Amerikos mokykla, nepasirašyta Fondo valdybos atstovo, – įrašoma tipinė rezoliucija „Atsakyti“ ir dokumentas perduodamas nagrinėti ir saugoti Teisės skyriui.

49.6. Jei gautu dokumentu yra teikiama (siunčiama) visų šalių pasirašyta Sutartis su Amerikos mokykla – įrašoma tipinė rezoliucija „Vykdyti“, kurios vykdytojas – Teisės skyrius privalo organizuoti sutarties užregistravimą (jei reikia), perduoti du užregistruotos sutarties egzempliorius Amerikos mokyklai, išsiųsti jos kopiją Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos Vilniaus skyriui.

49.7. Jei gautas dokumentas yra prašymas dėl pensinių teisių perkėlimo, vykdomo pagal Lietuvos Respublikos Europos Sąjungos institucijų darbuotojų ir Europos Parlamento narių pensinių teisių išsaugojimo ir perkėlimo įstatymą – įrašoma tipinė rezoliucija „Vykdyti“ ir dokumentas perduodamas nagrinėti Registrų tvarkymo skyriui (kuris yra atsakingas vykdytojas ir saugo originalą), taip pat Fondo finansų ir apskaitos bei Pensijų skyriams, kurie pagal kompetenciją privalo atlikti teisės aktuose numatytus veiksmus, susijusius su tokiu prašymu.

49.8. Jei gautas dokumentas yra pensijų kaupimo bendrovės prašymas, susijęs su Lietuvos Respublikos pensijų kaupimo sutarčių registro duomenų tvarkymu, – įrašoma tipinė rezoliucija „Vykdyti“, kurios vykdytojas – Registrų tvarkymo skyrius privalo atlikti teisės aktuose numatytus veiksmus, susijusius su tokiu prašymu.

49.9. Jei gautas dokumentas yra Fondo administravimo įstaigos siunčiamas Valstybinio socialinio draudimo fondo išteklių finansinių ir biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinys, valstybinio socialinio draudimo įmokų, priskaičiuotų nuo sveikatos priežiūros įstaigų darbuotojų darbo užmokesčio, įskaitymų suvestinė ar kredito įstaigų siunčiama informacija apie mokėtinas palūkanas – įrašoma tipinė rezoliucija „Vykdyti“, kurios vykdytojas – Fondo finansų ir apskaitos skyrius privalo atlikti teisės aktuose numatytus veiksmus, atliktinus, gavus atitinkamą dokumentą.

49.10. Jei gautas dokumentas yra Fondo administravimo įstaigos siunčiamas Fondo administravimo įstaigos finansinių ir biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinys arba jos raštas dėl veiklos sąnaudų projekto ar veiklos sąnaudų sąmatų koregavimo – įrašoma tipinė rezoliucija „Vykdyti“, kurios vykdytojas – Veiklos buhalterinės apskaitos skyrius privalo atlikti teisės aktuose numatytus veiksmus, atliktinus, gavus atitinkamą dokumentą.

49.11. Jei gautas dokumentas yra Fondo valdybos teritorinio skyriaus raštas dėl delspinigių, apskaičiuotų už pavėluotai sumokėtas valstybinio socialinio draudimo įmokas, išieškojimo laiko atidėjimo, atleidimo nuo apskaičiuotų delspinigių, baudų mokėjimo, valstybinio socialinio draudimo įmokų įsiskolinimo Valstybinio socialinio draudimo fondui sumokėjimo atidėjimo – įrašoma tipinė rezoliucija „Atsakyti“ ir dokumentas perduodamas nagrinėti ir saugoti Įmokų administravimo skyriui.

Asmeninis pavedimas reiškia, kad jį gavęs asmuo pavedimą turi vykdyti ir už jį atsako pats, tai yra pavedimas negali būti deleguotas pavaldžiam darbuotojui, nesuderinus su pavedimą davusiu asmeniu. Tai, kad pavedimas yra asmeninis, nepreziumuojama ir turi būti aiškiai nurodyta pačiame pavedime (išskyrus šio punkto trečiojoje pastraipoje numatytus atvejus). Direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo rezoliuciją rašant popieriniame dokumente tai, kad pavedimas yra asmeninis, nurodoma pavedimo turinyje arba prie vykdytojo pavardės įrašant „asmeniškai“ ar trumpinį „asm.“ Padalinių vadovų ir jų pavaduotojų pavedimai yra asmeniniai. Ši taisyklė netaikoma, kai padalinio vadovas duoda pavedimą padalinio vadovo pavaduotojui, pagal padalinio nuostatus atsakingam už padalinio darbuotojų grupės veiklą (kai pavedimas susijęs su tos darbuotojų grupės funkcijomis), arba kai padalinio vadovas duoda pavedimą jam pavaldiems tą padalinį sudarančių kitų padalinių vadovams (kai pavedimas susijęs su pastarųjų vadovaujamų padalinių funkcijomis), – tokiais atvejais asmeniniai pavedimai turi būti aiškiai išreikšti (vadovaujantis šio punkto antrosios pastraipos nuostatomis).

Jei popieriniame dokumente įrašytoje rezoliucijoje nurodytas daugiau nei vienas asmuo (padalinys), atsakingu vykdytoju laikomas tas, prie kurio pavardės (pavadinimo) įrašyti trumpiniai „ats.“ arba „org.“, o jei jie neįrašyti – tas, kuris sąraše yra pirmasis.

56.1. direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo pavedimų – įgalioti registruotojai (užduočių ir / ar rezoliucijų administratoriai), taip pat pačiame pavedime nurodytas kontroliuojantis asmuo (jei jis nurodytas ir DVS įrašyto pavedimo kortelėje);

56.2. padalinio vadovo pavedimų – padalinio vadovo pavaduotojas (-ai) ir pačiame pavedime nurodytas asmuo (jei jis nurodytas ir DVS įrašyto pavedimo kortelėje);

56.3. padalinio vadovo pavaduotojo pavedimų – padalinio vadovas ir kitas padalinio vadovo pavaduotojas (jei padalinyje yra ne vienas vadovo pavaduotojas) bei pačiame pavedime nurodytas asmuo (jei jis nurodytas ir DVS įrašyto pavedimo kortelėje);

56.4. darbo grupės vadovo, komisijos, komiteto pirmininko pavedimų – pačiame pavedime nurodytas asmuo (jei jis nurodytas ir DVS įrašyto pavedimo kortelėje).

Įgalioti registruotojai (užduočių ir / ar rezoliucijų administratoriai) taip pat turi teisę, pateikus jiems rašytinį direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo sprendimą, DVS atitinkamai koreguoti direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo pavedimą.

Direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo rezoliucijų, kuriomis pavedama atsakyti į gautą dokumentą, įvykdymo faktą DVS patvirtina ir rezoliucijos vykdymo kontrolę nutraukia registruotojas, užregistravęs siunčiamą dokumentą, kuriuo atsakoma į tą gautą dokumentą (išskyrus atvejus, kai siunčiamas dokumentas yra ne galutinis atsakymas – apie tai privalo informuoti siunčiamo dokumento rengėjas) arba kuriuo gautas dokumentas persiunčiamas pagal kompetenciją.

Apie DVS priemonėmis kontroliuojamo pavedimo įvykdymo patvirtinimą (jo vykdymo kontrolės užbaigimą), DVS priemonėmis (įskaitant pranešimą elektroniniu paštu) informuojami pavedimo vykdytojai ir jo vykdymą DVS kontroliuojantys asmenys (išskyrus tą, kuris pats DVS patvirtino pavedimo įvykdymą).

VIII. atleidžiamų iš darbo (perkeliamų į kitas pareigas) darbuotojų REIKALŲ ir turto PERDAVIMAS 69. Keičiantis direktoriaus pavaduotojams, padalinių vadovams, taip pat darbuotojams, su kuriais sudarytos visiškos materialinės atsakomybės sutartys, direktoriaus įsakymu sudaroma komisija dokumentų, bylų, nebaigtų spręsti klausimų, nebaigtų vykdyti pavedimų, antspaudų ir spaudų, materialinių vertybių, kito jam patikėto turto (toliau – reikalai) perdavimui ir priėmimui. Direktoriaus pavaduotojo reikalai perduodami kitam direktoriaus nurodytam direktoriaus pavaduotojui, padalinio vadovo – jo pavaduotojui (jo nesant – direktoriaus nurodytam kitam darbuotojui), darbuotojo, su kuriuo sudaryta visiškos materialinės atsakomybės sutartis, – kitam direktoriaus nurodytam darbuotojui, su kuriuo sudaryta visiškos materialinės atsakomybės sutartis. Į komisijos sudėtį turi būti įtraukti Personalo valdymo, Veiklos buhalterinės apskaitos, ISEIVS, Ūkio valdymo ir kitų (pagal poreikį) padalinių darbuotojai bei darbuotojai, kurie atitinkamai perduoda ir priima reikalus. Komisija surašo direktoriaus patvirtintos formos reikalų perdavimo–priėmimo aktą ir direktoriaus įsakyme nustatytais terminais pateikia jį direktoriui tvirtinti.

IX. DOKUMENTŲ VALDYMAS I. Bendrosios nuostatos 72. Šiame skyriuje nustatomos pagrindinės dokumentų valdymo Fondo valdyboje taisyklės. Valdant dokumentus jomis vadovaujamasi tiek, kiek atitinkamo dokumentų valdymo aspekto nereglamentuoja imperatyvios aukštesnės galios arba specialiosios teisės normos.

Fondo valdybos vidaus dokumentai rengiami kaip elektroniniai dokumentai, pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu ir adresatams teikiami DVS priemonėmis, išskyrus atvejus, kai dokumentu pateikiami popierinių dokumentų originalai (bylos), taip pat kitų dokumentų (bylų) originalai kartu su jų fizine laikmena. Specialiųjų teisės normų numatytais konkrečiais atvejais, tam tikri Fondo valdybos vidaus dokumentai rengiami elektroninės formos ir pasirašomi DVS priemonėmis (ne kvalifikuotu elektroniniu parašu) – spaudžiant atitinkamus Reglamente nurodytus mygtukus.

Fondo administravimo įstaigoms siunčiami dokumentai rengiami elektroninės formos, pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu ir joms pateikiami DVS priemonėmis, išskyrus atvejus, kai dokumentu pateikiami (persiunčiami) popierinių dokumentų originalai (bylos) arba kitų dokumentų (bylų) originalai kartu su jų fizine laikmena, taip pat kai Fondo administravimo įtaigoms siunčiami popieriniai dokumentai, adresuoti ir kitoms institucijoms ar asmenims.

Fondo valdybos administracijos padaliniai ir darbuotojai, taip pat kitos Fondo administravimo įstaigos su Fondo valdybos teisės aktais ir kitais dokumentais supažindinami DVS priemonėmis (įskaitant atvejus, kai su atitinkamu dokumentu turi būti supažindinama pasirašytinai), išskyrus specialiosiose teisės normose numatytus atvejus, kai susipažinimas gali ar turi būti išreikštas kitais būdais.

Įsakymai rengiami kaip elektroniniai dokumentai, pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu.

Dokumentų vizavimas, o specialiųjų teisės normų numatytais atvejais ir vidaus dokumentų pasirašymas (tvirtinimas) šiame Reglamente numatytu būdu naudojant DVS priemones (tik nuspaudžiant atitinkamus mygtukus DVS ir nepasirašant kvalifikuotu elektroniniu parašu), teisine galia yra prilyginimas popierinio dokumento vizavimui ar pasirašymui (tvirtinimui).

Kai DVS priemonėmis parengiamas popierinis dokumentas, jis vizuojamas DVS priemonėmis, o pasirašomas (tvirtinamas) atspausdintas dokumentas. Tokiais atvejais teisines pasekmes sukelia ir pagrindą registruoti dokumentą sudaro tik popierinio dokumento pasirašymas (tvirtinimas).

Kai DVS priemonėmis parengiamas elektroninės formos dokumentas, jis vizuojamas ir pasirašomas (tvirtinamas) tik DVS priemonėmis. Teisinės pasekmės ir pagrindas registruoti Fondo valdybos parengtą elektroninės formos dokumentą atsiranda tik pasirašius dokumentą kvalifikuotu elektroniniu parašu. Pastaroji nuostata netaikoma, kai specialiosios teisės normos konkrečiai numato, kad atitinkamas Fondo valdybos vidaus dokumentas rengiamas elektroninės formos ir pasirašomas DVS priemonėmis (ne kvalifikuotu elektroniniu parašu) – tokiu atveju mygtukų „Pasirašyti“ ar „Tvirtinti“ paspaudimas reiškia elektroninės formos vidaus dokumento pasirašymą (tvirtinimą), tai yra sukelia teisines pasekmes ir yra pagrindas dokumentą registruoti.

Mygtukus „Pasirašyti“ ar „Tvirtinti“ paspausti turi teisę tik pats pasirašantis asmuo. Popierinio dokumento pasirašymo (tvirtinimo) faktą DVS fiksuoti gali ir atitinkamo dokumento registruotojas, pateikus jam registruoti atitinkamą pasirašytą (patvirtintą) popierinį dokumentą.

Užbaigti tinkamai pasirašyto dokumento rengimą DVS be dokumento rengėjo turi teisę ir dokumento registruotojas, gavęs pasirašytą (patvirtintą) dokumentą.

II. Gautų dokumentų priėmimas, registravimas ir perdavimas konkretiems darbuotojams 79. Visi Fondo valdyboje gauti dokumentai priimami ISEIVS, jei specialiosios teisės normos nenustato kitokios jų priėmimo tvarkos. Jei neįregistruotas dokumentas pateikiamas tiesiogiai kitam padaliniui ar darbuotojui, dokumentas perduodamas atitinkamam registruotojui, o jei kyla abejonių dėl registruotojo ar dokumento registravimo būtinumo – ISEIVS.

Vokai su užrašu „asmeniškai“, atsižvelgiant į ant jų esančius adresato duomenis ir kitą informaciją, dokumentacijos planą bei padalinių ir darbuotojų funkcijas, perduodami atitinkamam darbuotojui. Jeigu pastarasis, susipažinęs su dokumento, esančio voke su užrašu „asmeniškai“, turiniu, nustato, kad dokumentas yra registruotinas, toks dokumentas kartu su voku perduodamas registruoti atitinkamam įgaliotam registruotojui.

Vokai, ant kurių užrašytas viešojo pirkimo pavadinimas arba yra užrašas „konkursui“, perduodami Ūkio valdymo skyriui.

Vokai, adresuoti ne Fondo valdybai, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui.

III. Su gautu dokumentu susijusių Fondo valdybos dokumentų nustatymas 84. Gauto dokumento registruotojas privalo patikrinti, ar gautas dokumentas nėra susijęs su ankstesniais Fondo valdybos gautais ar sukurtais oficialiais dokumentais (toliau – ankstesni dokumentai).

85.1. Fondo valdybos siunčiami dokumentai, į kuriuos atsakoma gautu dokumentu;

85.2. gauti to paties sudarytojo dokumentai tuo pačiu klausimu;

85.3. su tuo pačiu ginču, sprendžiamu (spręstu) teismine tvarka (įskaitant visas instancijas) ar ikiteismine tvarka, susiję procesiniai dokumentai;

85.4. visi oficialūs dokumentai, DVS priemonėmis susieti su 85.1–85.3 punktuose nurodytais dokumentais.

85.1 punkte nurodyti dokumentai nustatomi, vertinant tik gautame dokumente esančią gauto dokumento nuorodą, jo antraštę, jei pagal jas jokių susijusių dokumentų nerandama – ir pagal akivaizdžiai vizualiai sudarytojo išskirtą informaciją (paryškintą, pabrauktą, apibrėžtą ir panašiai).

85.2 punkte nurodyti dokumentai nustatomi, vertinant gauto dokumento ir kitų ne anksčiau kaip prieš 1 metus gautų to paties sudarytojo dokumentų antraštes ir akivaizdžiai vizualiai sudarytojo išskirtą informaciją (paryškintą, pabrauktą, apibrėžtą ir panašiai), tai yra vertinant, ar minėtose dokumento dalyse nėra akivaizdžios informacijos apie dokumentų sąsajas (pavyzdžiui, ar nėra nurodyta, kad dokumentas yra ankstesnio dokumento papildymas, patikslinimas, kad kreipiamasi pakartotinai, ar neminimi tie patys konkrečiai įvardinti dokumentai, veiksmai).

85.3 punkte nurodyti dokumentai nustatomi, remiantis gautame dokumente nurodyta informacija (bylos ir proceso numeriai, šalys, tretieji asmenys, kiti dalyvaujantys byloje asmenys (proceso dalyviai), minimi konkretūs ankstesni procesiniai dokumentai).

IV. užregistruotų Gautų dokumentų perdavimo konkretiems darbuotojams tvarka 88. Užregistravęs gautą dokumentą, registruotojas perduoda jį direktoriui (direktoriaus pavaduotojui) rezoliucijoms įrašyti, o 49 ir 51 punktuose numatytais atvejais – pats įrašo atitinkamas rezoliucijas ir perduoda dokumentą tiesiogiai atitinkamiems vykdytojams.

V. Dokumentų rengimas, derinimas ir vizavimas 94. Rengiami dokumentai įforminami DVS esančiose dokumentų formose (šablonuose), jei atitinkamos rūšies dokumento forma DVS yra.

Jei rengėjas privalo rengti teisės aktais patvirtintos formos dokumentą, o atitinkamo dokumento šablono DVS nėra, jis privalo nedelsdamas apie tai informuoti ISEIVS, nurodydamas teisės aktą, kuriuo reikiama forma patvirtinta. Gavęs tokią informaciją, ISEIVS privalo ne vėliau kaip kitą darbo dieną DVS sukurti atitinkamą šabloną arba inicijuoti jo sukūrimą. Su reikiamo šablono sukūrimu susiję programinės įrangos pakeitimai atliekami skubos tvarka – ne vėliau kaip per 5 darbo dienas (šis terminas netaikomas, jei forma skirta automatiniam joje pateikiamų duomenų apdorojimui kitose IS taikomosiose sistemose).

95.1. rengiamo dokumento projektą susieti su jam žinomais ankstesniais susijusiais dokumentais (užregistruotais ne daugiau kaip prieš 1 metus);

95.2. nurodyti tinkamą rengiamo dokumento formą, tipą, rūšį, dokumento porūšį ir pasirinkti tinkamą dokumento šabloną iš pateikiamo rodinių sąrašo;

95.3. nurodyti registro, kuriame turėtų būti registruojamas rengiamas dokumentas, identifikavimo žymenį ir dokumentacijos plane numatytos bylos, kurioje turėtų būti saugomas dokumentas, indeksą (jei dokumentas turi būti saugomas byloje, už kurią atsakingas pats rengėjas ar padalinys, kuriam rengėjas priklauso);

95.4. dokumento kortelėje suformuluoti dokumento antraštę, nurodyti rengėjus, vizuojančius, pasirašančius ar tvirtinančius asmenis, siuntimo būdą, jei reikia – užpildyti kitus dokumento kortelės laukus, kurie užtikrintų greitą dokumento ar su juo susijusios informacijos paiešką;

95.5. užtikrinti, kad baigiant rengimą dokumente ir jo kortelėje nurodyti dokumento duomenys (rekvizitai) būtų tapatūs, kad Elektroninio dokumento bylos prisegimo srityje esantys elektroninio redaguojamo formato dokumentai ir juos konvertavus (kai tai reikalinga) gauti neredaguojamo formato dokumentai būtų tapatūs, kad Elektroninio dokumento bylos prisegimo srityje esantis elektroninio redaguojamo formato dokumentas būtų tapatus atspausdintam ir vizuoti, pasirašyti (tvirtinti) teikiamam popieriniam dokumentui.

Prieš teikiant parengtus dokumentus vizuoti jie gali būti teikiami iš anksto derinti kitiems už dokumento parengimą atsakingiems padaliniams (darbuotojams). Derinimo terminus tarpusavyje suderina atitinkamų padalinių atstovai (derintojai), atsižvelgdami į dokumento apimtis, sudėtingumą, darbų prioritetus, pavedimus, susijusius su dokumento parengimu.

Teikiant derinti ar vizuoti teisės aktą, keičiantį kitą teisės aktą, taip pat darbo procedūrų ar Fondo administravimo įstaigų teikiamos paslaugos aprašymo pakeitimą, turi būti pateikiamas lyginamasis variantas, keičiamo dokumento ir jį keitusių tebegaliojančių dokumentų tekstai (jų skaitmeninės kopijos). Lyginamasis variantas išdėstomas kaip aktuali keičiamo dokumento redakcija, kurioje po teikiamo pakeitimo neteksiančios galios (išbrauksimos) nuostatos (tekstas) pažymimos perbrauktu šriftu, o atsirasiančios pakeistos, papildomos nuostatos (tekstas) – paryškintu šriftu.

Teikiant dokumentą pakartotinai derinti ar vizuoti, turi būti pateikiamas lyginamasis anksčiau teikto ir pakartotinai teikiamo dokumento variantas.

Lyginamasis dokumento variantas įkeliamas į DVS rengiamo dokumento kortelę.

97.1. pagrindinis rengėjas;

97.2. papildomas rengėjas;

97.3 pagrindinio rengėjo padalinio vadovas (jo pavaduotojas);

97.4. papildomo rengėjo padalinio vadovas (jo pavaduotojas);

97.5. kitų už dokumento parengimą atsakingų (pagal padalinio nuostatus ar teisės aktus) padalinių vadovai (jų pavaduotojai);

97.6. kiti darbuotojai, pagal teisės aktus atsakingi už atitinkamo dokumento parengimą;

97.7. Teisės skyriaus vedėjas (jo pavaduotojas) – jei Teisės skyriaus vedėjas (pavaduotojas) pagal Reglamento nuostatas privalo atitinkamą dokumentą vizuoti;

97.8. direktoriaus pavaduotojai pagal kuravimo sritį.

Vienkartinio taikymo įsakymai personalo klausimais, kurie turi įsigalioti ne vėliau kaip po 3 darbo dienų nuo pateikimo vizuoti dienos, vizuojami skubos tvarka.

100.1. jei vizuoti buvo pateiktas popierinis dokumentas, virš savo vizos įrašo atitinkamą pastabą (jei ji trumpa) arba žodžius „su pastaba“ („su pastabomis“), pastaruoju atveju pridėdamas pasirašytą dokumentą su pastabomis ar pasiūlymais;

100.2. jei dokumentas vizuojamas DVS, pateikia motyvuotas pastabas DVS priemonėmis – spausdamas mygtuką „Vizuoti su pastaba“, įrašydamas lauke „Komentaras“ atitinkamas konkrečias pastabas arba nurodydamas konkretų oficialų dokumentą, kuriame jos išdėstytos.

102.1. darbuotojai, tiesiogiai rengę dokumentą;

102.2. dokumento projektą rengusio padalinio, komiteto, komisijos ar darbo grupės vadovas (jo pavaduotojas);

102.3. kitų už dokumento projekto parengimą atsakingų (pagal padalinio nuostatus ar teisės aktus) padalinių vadovai (jų pavaduotojai);

102.4. direktoriaus pavaduotojai (atsižvelgiant į 112 ir 113 punktų nuostatas);

102.5. jeigu Fondo valdybos dokumentą rengė kita Fondo administravimo įstaiga – dokumento projektą rengusios Fondo administravimo įstaigos direktorius bei Fondo valdybos darbuotojai pagal kompetenciją (atitinkamų padalinių vadovai, darbuotojai, nepriklausantys padaliniui);

102.6. kiti asmenys – norminiuose teisės aktuose numatytais atvejais, taip pat direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo pagal kuravimo sritį ar padalinio vadovo (jo pavaduotojo) pavedimu.

105.1. įsakymus, kurių pagrindu priimamas, inventorizuojamas, perduodamas ar nurašomas turtas, finansuojamos Fondo administravimo įstaigos, mokami pinigai;

105.2. įsakymus dėl vienkartinių piniginių išmokų bei materialinių pašalpų darbuotojams skyrimo;

105.3. įsakymus dėl pareigybių steigimo ir naikinimo, pareigybių sąrašų ir pareigybių skaičiaus, atlyginimų schemų patvirtinimo;

105.4. įsakymus, kuriais tvirtinamos veiklos sąnaudų ir investicinės veiklos sąmatos;

105.5. pirkimų paraiškas, įsakymus dėl pirkimų plano tvirtinimo ar pakeitimo.

106.1. direktoriaus norminius teisės aktus ir vienkartinio taikymo (individualius) įsakymus, išskyrus 107 punkte numatytas išimtis;

106.2. direktoriaus pasirašomus dokumentus, susijusius su norminių teisės aktų aiškinimu, vieningos jų taikymo praktikos formavimu;

106.3. Fondo valdybos padalinių parengtus Lietuvos Respublikos įstatymų, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimų, kitų institucijų norminių teisės aktų projektus;

106.4. įgaliojimus atstovauti Fondo valdybai teismuose.

107.1. dėl personalo klausimų (jei jie nesusiję su Teisės skyriaus darbuotojais):

107.1.1. komandiruočių Lietuvos Respublikoje ir užsienyje;

107.1.2. materialinių pašalpų ir vienkartinių piniginių išmokų skyrimo;

107.1.3. atostogų suteikimo;

107.1.4. pareigybių aprašymų, prieigos aprašų patvirtinimo ar pakeitimo;

107.1.5. tarnybos Lietuvos valstybei stažo nustatymo;

107.1.6. priedų ir priemokų skyrimo, kvalifikacinių klasių suteikimo;

107.1.7. pareigybių sąrašų ir pareigybių skaičiaus patvirtinimo;

107.1.8. atlyginimų schemų patvirtinimo;

107.1.9. papildomų funkcijų vykdymo;

107.1.10. pareigybių steigimo, panaikinimo;

107.1.11. priėmimo į darbą (pareigas), atleidimo iš darbo (pareigų), perkėlimo į kitas pareigas;

107.1.12. tarnybinių (drausminių) nuobaudų skyrimo, skatinimo;

107.1.13. mokymo planų;

107.1.14. leidimo dirbti kitą darbą;

107.1.15. konkursų į valstybės tarnybą organizavimo (dokumentai, kuriais nustatoma komisijos sudėtis, tvirtinama data, teisės aktų sąrašas ir panašiai);

107.2. dėl turto perdavimo, priėmimo ar nurašymo, turto inventorizacijos atlikimo;

107.3. dėl Valstybinio socialinio draudimo fondo biudžeto ir veiklos sąnaudų, sąmatų, taip pat finansinių, biudžeto vykdymo ir kitų ataskaitų (išskyrus tas, kurias rengti buvo pavesta Teisės skyriui);

107.4. dėl išmokų permokų nurašymo, įmokų, baudų ir delspinigių išieškojimo priverstine tvarka ir jų išieškojimo užtikrinimo priemonių taikymo, draudėjų įmokų sumokėjimo ar delspinigių išieškojimo atidėjimo, atleidimo nuo delspinigių ar baudų sumokėjimo, draudėjų skolų pripažinimo beviltiškomis ir jų nurašymo;

107.5. dėl pensinių teisių perkėlimo pagal Lietuvos Respublikos Europos Sąjungos institucijų darbuotojų ir Europos Parlamento narių pensinių teisių išsaugojimo ir perkėlimo įstatymą;

107.6. Fondo administravimo įstaigų teikiamų paslaugų aprašymų;

107.7. kuriais nustatomos (tvirtinamos) darbo procedūros (išskyrus tuos, kuriuos rengti buvo pavesta Teisės skyriui ar kuriais nustatomos Teisės skyriaus darbuotojų darbo procedūros), procesų ir procedūrų schemos, skelbtinos Kokybės vadybos sistemos programinėje įrangoje (išskyrus atvejus, kai atitinkamo proceso ar procedūros valdytojas ar vykdytojas yra Teisės skyriaus darbuotojas, o Teisės skyriaus vedėjas nėra dokumentą pasirašantis asmuo);

107.8. kuriais nustatoma Fondo administravimo įstaigų veiklos vertinimo tvarka (kriterijai);

107.9. dėl Fondo valdybos pirkimo planų (jų tvirtinimo, keitimo);

107.10. kuriais teikiama statistinė informacija;

107.11. kuriais teikiami konkretūs asmens duomenys pagal asmens duomenų teikimo sutartis arba vienkartinius prašymus;

107.12. procesinių dokumentų, kurių rengti Teisės skyriui nebuvo pavesta.

112.1. yra toks direktoriaus pavedimas;

112.2. to prašo direktoriaus pavaduotojas pagal kuravimo sritį;

112.3. pateiktu vizuoti dokumentu teikiamas naujų valstybinį socialinį draudimą reglamentuojančių teisės normų aiškinimas, formuojama vieninga jų taikymo praktika;

112.4. pateiktu vizuoti dokumentu su kitomis institucijomis yra derinami norminių teisės aktų (įstatymų, Vyriausybės nutarimų, ministrų įsakymų ir kitų), reglamentuojančių valstybinį socialinį draudimą arba su juo susijusių, projektai.

VI. DOKUMENTŲ PASIRAŠYMAS (TVIRTINIMAS) 117. Dokumentas teikiamas pasirašyti, kai jį pavizuoja visi vizuotojai. Jei dokumentą būtina pasirašyti skubiai ir (arba) dokumento turinys pasirašančiam asmeniui nekelia jokių abejonių, pasirašantis asmuo gali dokumentą pasirašyti ir nesant visų vizuotojų vizų.

Teikiant pasirašyti (tvirtinti) teisės aktą, keičiantį kitą teisės aktą, darbo procedūrų ar Fondo administravimo įstaigų teikiamos paslaugos aprašymo pakeitimą, turi būti pateikiamas keičiamo dokumento ir jį keitusių tebegaliojančių dokumentų tekstai, lyginamasis dokumento variantas (parengtas pagal 96 punkto trečiosios pastraipos nuostatas).

121.1. norminius teisės aktus;

121.2. Fondo valdybos, kaip privalomos išankstinio ginčų nagrinėjimo ne teismo tvarka institucijos, sprendimus;

121.3 įsakymus dėl skolų pripažinimo beviltiškomis, išmokų permokų išieškojimo atsisakymo (nurašymo);

121.4. Valstybinio socialinio draudimo fondo biudžeto vykdymo ir finansines ataskaitas;

121.5. iniciatyvinius raštus valstybinio administravimo subjektams, savivaldybių institucijoms ir įstaigoms, teisėsaugos institucijoms, ikiteisminio tyrimo įstaigoms, kitiems subjektams;

121.6. procesinius dokumentus;

121.7. civilines, darbo ir visiškos materialinės atsakomybės sutartis;

121.8. įgaliojimus;

121.9. dokumentus, kuriais skiriamos administracinės nuobaudos;

121.10. finansinius dokumentus (kartu su atitinkamai Veiklos buhalterinės apskaitos skyriaus arba Fondo finansų apskaitos skyriaus vedėju ar pavaduotoju pagal kompetencijos sritis);

121.11. raštus, kuriuose išdėstomi nurodymai Fondo administravimo įstaigoms dėl valstybinį socialinį draudimą reglamentuojančių norminių teisės aktų taikymo, teikiami išaiškinimai, formuojama vieninga praktika;

121.12. sprendimus dėl Fondo administravimo įstaigų steigimo, reorganizavimo, likvidavimo;

121.13. kitus dokumentus, kurių pasirašymas pagal norminius teisės aktus ar Fondo valdybos nuostatus priklauso direktoriaus kompetencijai.

122.1. Fondo administravimo įstaigoms siunčiamus dokumentus, kuriais formuojama vieninga Fondo administravimo įstaigų veiklos praktika, jei juose išreiškiama pozicija, kuriai raštu yra pritaręs direktorius ar SADM;

122.2. nurodymus atskiroms Fondo administravimo įstaigoms dėl valstybinį socialinį draudimą reglamentuojančių norminių teisės aktų taikymo, jei jie remiasi pozicija, kuriai raštu yra pritaręs direktorius ar SADM;

122.3. dokumentus, kuriais tvirtinami kuruojamų sričių darbo procedūros, Fondo administravimo įstaigų teikiamų paslaugų aprašymai;

122.4. Fondo valdybos, kaip privalomos išankstinio ginčų nagrinėjimo ne teismo tvarka institucijos, sprendimus;

122.5. atsiliepimus į ieškinius, pareiškimus ar skundus, dublikus, triplikus, atsiliepimus į apeliacinius ir kasacinius skundus, kitus procesinius dokumentus, kuriais nėra inicijuojamas teisminis ar ikiteisminis procesas ir kurie negali būti pagrindu bylą (procesą) užbaigti;

122.6. iniciatyvinius raštus, siunčiamus teritoriniams valstybinio administravimo subjektams;

122.7. atsakymus valstybės institucijoms ir įstaigoms, savivaldybių institucijoms ir įstaigoms, kitiems subjektams dėl IS duomenų ar kitų su kuruojama sritimi susijusių duomenų teikimo;

122.8. paaiškinimus, atsakymus į gautus pareiškimus, prašymus ar paklausimus, jei juose neformuojama nauja praktika;

122.9. mažos vertės viešųjų pirkimų sutartis;

122.10. dokumentus, kuriais skiriamos administracinės nuobaudos;

122.11. įsakymus dėl kuruojamų padalinių darbuotojų atostogų, komandiruočių Lietuvos Respublikos teritorijoje;

122.12. kitus dokumentus, jeigu tokia teisė yra suteikta norminiais teisės aktais, direktoriaus įsakymais ar įgaliojimais.

Dokumentus, kuriais nustatomos darbo procedūros, pasirašo jį rengusio padalinio vadovas (pavaduotojas), o tvirtina atitinkamai direktorius ar direktoriaus pavaduotojai pagal kuravimo sritį.

Procedūrų schemas, skelbtinas Kokybės vadybos sistemos programinėje įrangoje, pasirašo atitinkamų procedūrų valdytojai, o tvirtina proceso valdytojai.

126.1. ISEIVS vedėjas:

126.1.1. prašymų ar skundų gavimo Fondo valdyboje faktą patvirtinančius dokumentus;

126.1.2. raštus, kuriais kitoms Fondo administravimo įstaigoms pagal jų prašymus siunčiamos bylos, saugomos Fondo valdybos archyve, esančiame Kalvarijų g. 147, Vilniuje;

126.1.3. raštus, kuriais persiunčiami ne tuo adresu gauti dokumentai;

126.1.4. raštus kitoms Fondo administravimo įstaigoms, kuriais siunčiami rasti valstybinio socialinio draudimo pažymėjimai ar pensijos gavėjo pažymėjimai;

126.2. Įmokų administravimo skyriaus vedėjas – raštus kitoms Fondo administravimo įstaigoms, kuriais siunčiami Fondo valdybos dokumentai, susiję su įmokų administravimu (sprendimai dėl priverstinės hipotekos ar įkeitimo, įmokų skolos mokėjimo termino atidėjimo ir panašiai), ar šių dokumentų kopijos (be pastabų, nurodymų ar paaiškinimų);

126.3. Personalo valdymo skyriaus vedėjas – pranešimus pretendentams į valstybės tarnautojo pareigas apie konkurso į valstybės tarnautojo pareigas datą, laiką, vietą ir (ar) būtinus pateikti dokumentus arba apie tai, kad jie neatitinka pretendentams į valstybės tarnautojo pareigas keliamų reikalavimų, nustatytų Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatyme bei valstybės tarnautojo pareigybės aprašyme, ir jiems neleidžiama dalyvauti konkurse į valstybės tarnautojo pareigas;

126.4. Teisės skyriaus vedėjas:

126.4.1. raštus „Valstybės žinių“ redakcijai dėl Fondo valdybos norminių teisės aktų paskelbimo leidinyje „Valstybės žinios“;

126.4.2. raštus, kuriais siunčiamos Fondo valdybos atstovo pasirašytos sutartys (sutarties projektai) kitai sutarties šaliai;

126.5. Pensijų skyriaus vedėjas – raštus Fondo administravimo įstaigoms, kuriais tik prašoma pateikti pensijų bylas arba jos grąžinamos (be pastabų, nurodymų ar paaiškinimų);

126.6. Pašalpų ir nedarbingumo kontrolės skyriaus vedėjas – raštus Fondo administravimo įstaigoms, kuriais tik prašoma pateikti pašalpų ir (ar) kitų išmokų bylas (dokumentus) bei asmens medicininių dokumentų kopijas arba jos grąžinamos (be pastabų, nurodymų ar paaiškinimų);

126.7. Vidaus audito departamento direktorius:

126.7.1. raštus SADM ir Lietuvos Respublikos finansų ministerijai, kuriais siunčiamos Vidaus audito departamento veiklos ataskaitos ir veiklos planų nuorašai ar kopijos;

126.7.2. raštus Fondo administravimo įstaigoms, kaip audituojamiesiems subjektams, kuriais siunčiamos vidaus audito ataskaitos ar jų projektai.

VII. fondo valdybos parengtų dokumentų registravimas, pateikimas (siuntimas, perdavimas) adresatams ir (ar) skelbimas 130. Pasirašęs dokumentą asmuo jį perduoda ISEIVS ar kitam registruotojui, įgaliotam registruoti atitinkamą dokumentą. Užregistravęs dokumentą, registruotojas padaro ir į DVS įkelia pasirašyto dokumento originalo skaitmeninę kopiją (jei dokumentas yra popierinis ir jo skaitmeninė kopija turi būti įkelta į DVS) bei, vadovaudamasis dokumentacijos planu, dokumentų tvarkymo taisyklėmis ir atsižvelgdamas į pačiame dokumente ar teisės aktuose nurodytus adresatus, perduoda (išsiunčia) dokumentą (jo nuorašą, kopiją ar skaitmeninę kopiją) atitinkamiems adresatams, taip pat DVS priemonėmis pateikia dokumentą jo rengėjams, jį vizavusiems ir pasirašiusiems (tvirtinusiems) asmenims.

Šio punkto pirmosios pastraipos nuostata dėl Fondo valdybos parengtų dokumentų skenavimo netaikoma individualiems teisės aktams personalo klausimais (kai jie šio Reglamento nustatytais atvejais rengiami ne kaip elektroniniai dokumentai), taip pat kitiems dokumentams, jei tai numato specialiosios teisės normos.

Jeigu yra numatoma teisės aktą skelbti leidinyje „Valstybės žinios“, tai nurodoma pačiame teisės akte. Užregistravęs tokį teisės aktą, registruotojas privalo nedelsiant pateikti Teisės skyriui užregistruotą teisės aktą (jo patvirtintą kopiją, jei teisės aktas šio Reglamento nustatytais atvejais yra popierinis dokumentas), o teisės akto rengėjas arba jį rengusio padalinio vadovas – pasirašyto ir užregistruoto teisės akto (ir juo tvirtinamo dokumento bei priedų) tekstą atitinkantį elektroninio redaguojamo formato dokumento tekstą, su įrašytais dokumento datos ir registravimo numerio bei tvirtinimo ir priedo žymų rekvizitais, prireikus (leidinio „Valstybės žinios“ redakcijos prašymu, siekiant užtikrinti tinkamą teisės akto paskelbimą) – ir teisės akto tekstą PDF formatu. Teisės skyrius pastarųjų dokumentų tapatumo originalui netikrina, už jį atsako šiuos dokumentus pateikęs darbuotojas.

VIII. prieiga prie dokumentų DVS 138. Priklausomai nuo prieigos prie dokumento DVS suteikimo pagrindo ir priemonės (nukreipimas, pateikimas vizuoti ir panašiai), dokumento statuso (rengiamas, užregistruotas, teisės aktas, vidaus dokumentas ir panašiai) ir darbuotojo įgaliojimų (suteiktų prieigos teisių), darbuotojai, kuriems suteikta prieiga prie dokumento, įgyja galimybę DVS matyti dokumento ir jo kortelės turinį (toliau – peržiūros teisė) ir atlikti atitinkamus kitus veiksmus.

140.1. direktoriui – prie visų Fondo valdybos oficialių dokumentų ir visų rengiamų dokumentų;

140.2. direktoriaus pavaduotojams – prie visų Fondo valdybos oficialių dokumentų ir kuruojamų padalinių darbuotojų, kitų jiems pavaldžių darbuotojų rengiamų dokumentų;

140.3. padalinių vadovams ir vadovų pavaduotojams – prie visų veiklos įsakymų, atitinkamo padalinio darbuotojų rengtų ar padalinio (jo darbuotojų) saugomų oficialių dokumentų ir to padalinio darbuotojų rengiamų dokumentų;

140.4. Teisės skyriaus vedėjui ir pavaduotojams, Vidaus audito departamento vadovui ir Vidaus audito departamento skyrių vadovams – prie visų Fondo valdybos oficialių dokumentų;

140.5. padalinių darbuotojams – prie visų veiklos įsakymų, oficialių to padalinio darbuotojų rengtų ar padalinio (jo darbuotojų) saugomų dokumentų.

Prieigą prie konkretaus dokumento darbuotojui gali suteikti bet kuris darbuotojas, turintis atitinkamas prieigos teises. Suteikiant prieigos prie konkretaus dokumento teises, darbuotojui, kuriam pagal šio Reglamento nuostatas prieiga savaime neprivalo būti suteikta, turi būti vadovaujamasi principu „būtina žinoti“, tai yra dokumentas (jame užfiksuota informacija) turi būti reikalingas darbuotojo funkcijoms vykdyti. Už prieigos prie dokumente esančios informacijos suteikimo teisėtumą atsako ją suteikęs darbuotojas.

IX. Klaidų dokumentuose ar dokumentų kortelėse ištaisymas 145. Rengiamo DVS dokumento projekto ir jo kortelės duomenų redagavimo teisę turi tik jo rengėjas (-ai), baigto rengti dokumento ar gauto dokumento kortelės duomenis – įgalioti registruotojai, nustatę akivaizdų kortelės duomenų neatitikimą pasirašyto dokumento originalo duomenims, dokumentų (skaitmeninių kopijų), įkeltų dokumento kortelės Elektroninio dokumento bylos prisegimo srityje, neatitikimus pasirašytam dokumento originalui. Elektroninio dokumento bylos prisegimo srityje per klaidą įkeltus elektroninius dokumentus ar skaitmenines dokumento kopijas pakeisti tinkamais ir ištaisyti dokumento kortelės duomenis, neatitinkančius pasirašyto dokumento originalo, įgaliotas registruotojas gali savo iniciatyva, kitus Elektroninio dokumento bylos prisegimo srityje įkeltus dokumentus (bylas), neatitinkančius pasirašyto dokumento originalo, taip pat kortelės duomenis, kurių nėra pačiame užregistruotame dokumente, – gavęs rengėjo ar dokumentą rengusio padalinio vadovo (pavaduotojo) tarnybinį pranešimą su pridėtais dokumentais (bylomis), atitinkančiais pasirašytą dokumentą (originalą), kuriais turėtų būti pakeisti Elektroninio dokumento bylos prisegimo srityje esantys dokumentai (bylos), ir (ar) atitinkamus paaiškinimus bei nurodymus dėl klaidų ištaisymo.

Informacija apie dokumento kortelės taisymą turi būti fiksuojama DVS dokumento kortelėje, tarnybiniai pranešimai, kurių pagrindu kortelė buvo taisoma, nurodomi dokumento kortelėje kaip susiję dokumentai.

Klaidos užregistruotame dokumente ištaisomos tos pačios rūšies dokumentu (jei klaida nustatyta siunčiamame dokumente – siunčiamu dokumentu, jei įsakyme – įsakymu ir taip toliau).

Dokumente, kuriuo ištaisoma klaida kitame dokumente, turi būti aiškiai nurodyti ištaisomi dokumento elementai (punktai, pastraipos, eilutės ir panašiai) ir pateikta pataisyta to elemento redakcija.

Atsižvelgiant į dokumento rūšį ir klaidų kiekį bei pobūdį, į dokumento pagrindu atsiradusias teisines pasekmes, klaidos taip pat gali būti ištaisomos sudarant naują dokumentą, jame nurodant, kad juo pripažįstamas netekusiu galios ankstesnis dokumentas, ir priežastis, dėl kurių tai padaryta.

Taisomas dokumentas ir dokumentas, kuriuo taisomos klaidos, turi būti susieti DVS, šių dokumentų ryšys taip pat turi atsispindėti dokumento, kuriuo taisomos klaidos, antraštėje.

Taisytinas dokumentas turi būti perduotas (siunčiamas) tiems patiems adresatams (skelbiamas ta pačia tvarka) kaip ir juo ištaisytas dokumentas.

X. dokumentų tvarkymas, saugojimas ir apskaita 147. Dokumentai Fondo valdyboje tvarkomi, saugomi, jų apskaita tvarkoma vadovaujantis norminiais teisės aktais ir direktoriaus įsakymais.

149.1. dokumentų, perduotų padaliniams – padalinių vadovai;

149.2. dokumentų, perduotų į Fondo valdybos dokumentų saugyklas – ISEIVS vedėjas.

X. Antspaudai ir jų naudojimas 151. Fondo valdyboje yra šie antspaudai:

151.1. herbinis antspaudas;

151.2. antspaudas su ratu išdėstytu užrašu „Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos“ ir centre išdėstytu užrašu „Dokumentams 1“ (toliau – antspaudas „Dokumentams 1“);

151.3. antspaudas su ratu išdėstytu užrašu „Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos“ ir centre išdėstytu užrašu „Dokumentams 2“ (toliau – antspaudas „Dokumentams 2“);

151.4. antspaudas su ratu išdėstytu užrašu „Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos“ ir centre išdėstytu užrašu „Dokumentams 3“ (toliau – antspaudas „Dokumentams 3“);

151.5. antspaudas su ratu išdėstytu užrašu „Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos“ ir centre išdėstytu užrašu „Dokumentams 4“ (toliau – antspaudas „Dokumentams 4“);

151.6. antspaudas su ratu išdėstytu užrašu „Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos“ ir centre išdėstytu užrašu „Dokumentams 5“ (toliau – antspaudas „Dokumentams 5“);

151.7. antspaudas su ratu išdėstytu užrašu „Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos“ ir centre išdėstytu užrašu „Personalo valdymo skyrius“ (toliau – antspaudas „Personalo valdymo skyrius“).

XI. TARNYBINĖS KOMANDIRUOTĖS 158. Darbuotojų išvykimas į tarnybines komandiruotes organizuojamas vadovaujantis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 29 d. nutarimu Nr. 526 „Dėl Tarnybinių komandiruočių išlaidų apmokėjimo biudžetinėse įstaigose taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2004, Nr. 74-2555) ir kitais norminiais teisės aktais.

Raštu pateiktas ataskaitas apie pavedimo (tarnybinės užduoties) atlikimą registruoja ISEIVS.

XII. VISUOMENĖS INFORMAVIMAS 165. Visuomenės informavimą apie Fondo valdybos veiklą vykdo Komunikacijos ir tarptautinių ryšių skyrius.

XIII. ATOSTOGŲ SUTEIKIMO TVARKA 171. Direktoriaus tiesiogiai kuruojamų padalinių darbuotojams, direktoriui tiesiogiai pavaldiems darbuotojams bei kitų Fondo administravimo įstaigų direktoriams (toliau šiame Reglamento skyriuje Fondo administravimo įstaigų direktoriai irgi vadinami darbuotojais) kasmetinės atostogos suteikiamos pagal direktoriaus įsakymu tvirtinamą kasmetinių atostogų suteikimo eilę, kitiems Fondo valdybos darbuotojams – pagal direktoriaus pavaduotojo pagal kuravimo sritį įsakymu tvirtinamą kasmetinių atostogų suteikimo eilę (toliau – atostogų eilė). Kalendorinių metų atostogų eilę iki prieš tuos metus einančių metų gruodžio 20 dienos parengia Personalo valdymo skyrius.