📄 Įstatymo tekstas
VALSTYBINIO SOCIALINIO DRAUDIMO FONDO VALDYBOS
Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos DirektoriAus
Į s a k y m a s
Dėl Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos darbo reglamento patvirtinimo
2013 m. liepos 12 d. Nr. V-352
Vilnius
1. Tvirtinu pridedamą Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos darbo reglamentą (toliau – Reglamentas).
2. Nustatau, kad:
2.1. šio įsakymo 1 ir 4 punktai įsigalioja 2013 m. rugpjūčio 1 d., išskyrus Reglamento nuostatas, kurių įsigaliojimas specialiai aptartas šio įsakymo 2.2–2.6 punktuose;
2.2. Reglamento 63 punktas, 96 punkto penktoji pastraipa įsigalioja 2014 m. liepos 1 d.;
2.3. Reglamento 83 punkto nuostata dėl popierinių dokumentų skenavimo pdf formatu įsigalioja 2014 m. birželio 1 d., iki tol popieriniai dokumentai gali būti skenuojami TIFF arba PDF formatais;
2.4. techninė galimybė pasinaudoti Reglamento 144 punkte numatytomis padalinio vadovų ir vadovų pavaduotojų teisėmis turi būti realizuota ne vėliau kaip 2014 m. balandžio 1 d.;
2.5. Reglamento 140 punkto nuostatos, susijusios su darbuotojų, nesančių dokumento rengėjais, automatinės prieigos prie rengiamo dokumento teisėmis, techniškai turi būti užtikrintos ne vėliau kaip 2014 m. gegužės 1 d.;
2.6. 2013 metais Reglamento XIII skyrius taikomas su atitinkamais pakeitimais – 2013 metų atostogų suteikimo eilė iš naujo nebesudaroma, atostogos darbuotojams suteikiamos ir darbo užmokestis už kasmetines atostogas skaičiuojamas tik pagal individualius atostogų įsakymus (net jei darbuotojo atostogų laikotarpis sutampa su atostogų suteikimo eilėje numatytu jų laikotarpiu).
3. Nurodau, kad pereinamuoju laikotarpiu, iki kol Fondo valdybos informacinės sistemos Dokumentų valdymo taikomosios sistemos (toliau – DVS) techninės galimybės bus visiškai suderintos su Reglamento nuostatomis, susijusiomis su privalomu dokumentų valdymo ir kitų veiksmų (procedūrų) vykdymu DVS (numatančiomis konkrečius procedūrinius DVS funkcijų vykdymo ypatumus):
3.1. 77 punktas taikomas su atitinkamais pakeitimais – pasirašant elektroninį dokumentą, vietoj mygtuko „Pasirašyti“ gali būti naudojamas mygtukas „Sutinku pasirašyti“, jų paspaudimas sukelia tas pačias Reglamente numatytas pasekmes;
3.2. 99 punktas taikomas su atitinkamais pakeitimais – popierinius dokumentus vizuojant be pastabų DVS, vietoj mygtuko „Vizuoti“ spaudžiamas mygtukas „Sutinku vizuoti“. Mygtukų „Vizuoti“ ir „Sutinku vizuoti“ paspaudimas sukelia tas pačias Reglamente numatytas pasekmes;
3.3. vizuotojai, kurie turi pastabų pateiktam vizuoti dokumentui:
3.3.1. popierinį dokumentą vizuoja popieriuje, vadovaudamiesi Reglamento 100.1 punkto nuostatomis, apie turimas pastabas preliminariai informavę dokumento rengėją, kuris tokiu atveju privalo pateikti tokiam vizuotojui vizuoti popierinį dokumentą (išskyrus atvejus, kai įvertinęs pastabas nusprendžia nutraukti vizavimo procedūrą ir dokumentą koreguoti);
3.3.2. pateikto elektroninio dokumento nevizuoja – informuoja rengėją apie turimas pastabas, o rengėjui atsisakius į jas atsižvelgti, dokumento rengėjui ir pasirašančiam asmeniui pateikia pastabas raštu;
3.4. 120 punktas taikomas su atitinkamais pakeitimais – jei dalis vizuotojų pateikė pastabas atskirame dokumente, dokumento rengėjas, teikdamas dokumentą pasirašyti ar tvirtinti, privalo pateikti dokumento kortelės išrašą, jo vizuotą su pastaba, kurioje turi būti nurodyti vizuotojai, pateikę pastabas dėl projekto (ši nuostata taikoma, jei pačiame dokumento kortelės išraše nėra informacijos apie vizavimą su pastabomis);
3.5. dokumentai, kurie turi būti DVS priemonėmis pateikiami padaliniui, turi būti pateikiami padalinio vadovui ir jo pavaduotojui;
3.6. įrašant DVS pavedimus, kurie pagal Reglamentą laikomi duotais padaliniui, padalinio vadovas įrašomas kaip pagrindinis (atsakingas) vykdytojas, padalinio vadovo pavaduotojai – kaip papildomi vykdytojai;
3.7. padalinio vadovai, davę padalinio darbuotojui pavedimą, kuris pagal Reglamentą laikomas DVS kontroliuojamu pavedimu, privalo DVS priemonėmis apie tai informuoti padalinio vadovo pavaduotoją (pavaduotojus), kurie patys nėra to pavedimo vykdytojai, tai yra, įrašydami užduotį, įtraukti pavaduotoją (pavaduotojus) kaip stebėtoją (stebėtojus), įrašę rezoliuciją – informuoti juos naudojant DVS funkciją (mygtuką) „Informuoti“;
3.8. padalinio vadovo pavaduotojai, davę padalinio darbuotojui pavedimą, kuris pagal Reglamentą laikomas DVS kontroliuojamu pavedimu, privalo DVS priemonėmis apie tai informuoti padalinio vadovą ir kitą (kitus) padalinio vadovo pavaduotoją (pavaduotojus), tai yra, įrašydami užduotį, įtraukti padalinio vadovą ir kitą (kitus) pavaduotoją (pavaduotojus) pavaduotoją (pavaduotojus) kaip stebėtojus, įrašę rezoliuciją – informuoti juos naudojant DVS funkciją (mygtuką) „Informuoti“;
3.9. kiti šiame įsakyme neaptarti dokumentų valdymo ir kiti veiksmai (procedūros), pagal Reglamentą atliktini DVS, vykdomi atsižvelgiant į Reglamento 7 punkto nuostatas.
4. Laikau netekusiais galios:
4.1. Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Fondo valdyba) direktoriaus 2008 m. sausio 18 d. įsakymą Nr. V-36 „Dėl Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos darbo reglamento patvirtinimo“ (Žin., 2008, Nr. 11-402);
4.2. Fondo valdybos direktoriaus 2010 m. spalio 19 d. įsakymą Nr. V-446 „Dėl Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus 2008 m. sausio 18 d. įsakymo Nr. V-36 „Dėl Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos darbo reglamento patvirtinimo“ pakeitimo“ (Žin., 2010, Nr. 125-6453).
5. Pavedu Fondo valdybos Informacinės sistemos eksploatavimo ir informacijos valdymo ir Informacinės sistemos plėtros skyriams pagal kompetenciją užtikrinti, kad DVS techninės galimybės iki šio įsakymo 2 punkte nurodytų terminų būtų visiškai suderintos su Reglamento nuostatomis.
6. Įpareigoju:
6.1. Fondo valdybos Teisės skyrių šį įsakymą paskelbti leidinyje „Valstybės žinios“;
6.2. Fondo valdybos Komunikacijos ir tarptautinių ryšių skyrių šį įsakymą paskelbti Fondo valdybos interneto svetainėje ir Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų intraneto svetainėje;
6.3. Fondo valdybos darbuotojus ir valstybės tarnautojus, Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos teritorinių skyrių ir kitų Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų (toliau – Fondo administravimo įstaigos) direktorius su šiuo įsakymu Reglamento nustatyta tvarka susipažinti pasirašytinai iki 2013 m. liepos 25 d.;
6.4. Fondo valdybos Informacinės sistemos eksploatavimo ir informacijos valdymo skyrių:
6.4.1. šio įsakymo skaitmenines kopijas išsiųsti Fondo valdybos direktoriaus pavaduotojams, Fondo valdybos skyriams, Fondo valdybos Vidaus audito departamentui, Fondo administravimo įstaigoms ir Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijai;
6.4.2. Reglamento nustatyta tvarka su šiuo įsakymu DVS priemonėmis pasirašytinai supažindinti visus Fondo valdybos darbuotojus – DVS naudotojus ir Fondo administravimo įstaigų direktorius;
6.5. Personalo valdymo skyrių Reglamento nustatyta tvarka su šiuo įsakymu pasirašytinai supažindinti po šio įsakymo įsigaliojimo priimtus naujus darbuotojus, taip pat kitus darbuotojus, kurie neturi teisės ar techninės galimybės naudotis DVS.
Direktorius Mindaugas Sinkevičius
PATVIRTINTA
Valstybinio socialinio draudimo fondo
valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo
ministerijos direktoriaus 2013 m. liepos 12 d.
įsakymu Nr. V-352
VALSTYBINIO SOCIALINIO DRAUDIMO FONDO VALDYBOS PRIE SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS DARBO REGLAMENTAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos darbo reglamentas (toliau – Reglamentas) nustato pagrindines Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Fondo valdyba) veiklos organizavimo, vykdant įstatymuose ir kituose norminiuose teisės aktuose Fondo valdybai nustatytus uždavinius ir funkcijas, taisykles.
2. Reglamente vartojamos sąvokos ir sutrumpinimai:
Darbuotojas – Fondo valdybos, o Reglamente specialiai aptartais atvejais – ir kitų Fondo administravimo įstaigų, valstybės tarnautojas arba darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį.
Direktorius – Fondo valdybos direktorius.
Direktoriaus pavaduotojas – Fondo valdybos direktoriaus pavaduotojas.
Dokumento kortelė – DVS sritis, kurioje fiksuojami atitinkamo dokumento registravimo ir kiti metaduomenys, taip pat su dokumentu susiję kiti duomenys (informacija), o Elektroninio dokumento bylos prisegimo srityje gali arba turi būti saugomas atitinkamas elektroninis dokumentas (nuoroda į jį) ar popierinio dokumento skaitmeninė kopija, taip pat rengiamo dokumento elektroniniai failai.
Dokumento pateikimas (perdavimas) darbuotojui – užregistruoto popierinio dokumento originalo faktinis perdavimas (įteikimas asmeniškai) pagrindiniam vykdytojui (dokumento originalo saugotojui), taip pat perdavimas padalinio, kuriam jis priklauso, atstovui arba įdėjimas į padalinio (arba konkretaus darbuotojo) dokumentams skirtą dėžutę (išskyrus atvejus, kai rezoliucijoje, teisės aktuose ar pačiame dokumente nurodyta, kad dokumentas perduotinas (įteiktinas) tam tikram vykdytojui (saugotojui) asmeniškai), kartu suteikiant prieigą prie dokumento DVS (ir informuojant apie tai DVS priemonėmis), o jei dokumentas yra elektroninės formos arba jei vadovaujantis rezoliucijomis, dokumentacijos planu, Reglamento ir kitų dokumentų valdymo normų nuostatomis, atitinkamam vykdytojui (dokumento naudotojui) neturi būti perduodamas saugoti popierinis dokumento originalas, – prieigos prie dokumento DVS suteikimas (ir informavimas apie tai DVS priemonėmis) arba popierinės kopijos perdavimas tokiam darbuotojui (tik esant techninėms DVS problemoms arba jei dokumentas pagal specialiąsias teisės normas neturi būti įkeltas į DVS).
DVS – IS Dokumentų valdymo taikomoji sistema.
DVS naudotojas – darbuotojas, kuriam suteikta teisė naudotis DVS ir atitinkama prieiga.
DVS naudotojo vadovas – DVS kūrėjų parengta DVS naudojimo ir (ar) administravimo instrukcija, skelbiama Fondo administravimo įstaigų intraneto svetainėje.
ES – Europos Sąjunga.
Fondo administravimo įstaigos – Fondo valdyba, Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos teritoriniai skyriai (toliau – Fondo valdybos teritoriniai skyriai) ir kitos Valstybinio socialinio draudimo fondo įstaigos – Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos Užsienio išmokų tarnyba, Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos Karinių ir joms prilygintų struktūrų skyrius, Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos Mokymo centras.
ISEIVS – Fondo valdybos Informacinės sistemos eksploatavimo ir informacijos valdymo skyrius.
IS – Fondo valdybos informacinė sistema.
Kvalifikuotas elektroninis parašas – saugus elektroninis parašas, kuris yra sukurtas saugia parašo formavimo įranga ir patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu.
Padalinys – bet kuris Fondo valdybos administracijos padalinys (departamentas arba skyrius).
Prieiga prie dokumento DVS – prieiga prie atitinkamo DVS esančio dokumento (jo skaitmeninės kopijos), dokumento kortelės – galimybė juos matyti ir, atsižvelgiant į konkretaus DVS naudotojo įgaliojimus (jam suteiktas prieigos teises), atlikti kitus veiksmus, susijusius su dokumentu (redaguoti, patvirtinti susipažinimą su tuo dokumentu, duoti su juo susijusį pavedimą ir panašiai).
Prieigos aprašas – kaip apibrėžta Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos informacinės sistemos naudotojų prieigos teisių administravimo taisyklėse, patvirtintose direktoriaus įsakymu.
Procesiniai dokumentai – teismui ar išankstinio ginčų nagrinėjimo ne teismo tvarka institucijai (toliau – ikiteisminė institucija) teikiami byloje dalyvaujančių asmenų (proceso dalyvių) prašymai, ieškiniai, pareiškimai, skundai, atsiliepimai į juos ir kiti rašytiniai dokumentai, numatyti civilinį, administracinį ar baudžiamąjį procesą reglamentuojančiuose Lietuvos Respublikos norminiuose teisės aktuose, taip pat teismo ar ikiteisminės institucijos procesiniai dokumentai (sprendimai, įsakymai, nutartys, nutarimai, šaukimai, pranešimai, kiti proceso metu priimti dokumentai).
Registruotojas – padalinys ar asmuo, direktoriaus įgaliotas registruoti atitinkamos rūšies dokumentus.
Rezoliucijų modulis – iš atitinkamo dokumento kortelės ar rezoliucijų rodinio pasiekiama DVS sritis, kurioje turintys teisę duoti pavedimus (arba teisę kitų darbuotojų pavedimus perrašyti iš dokumento į DVS) DVS naudotojai gali įrašyti, pakeisti, panaikinti su atitinkamu dokumentu susijusias rezoliucijas, kurių duomenys atvaizduojami (saugomi) to dokumento kortelėje, o pavedimų vykdymą DVS kontroliuojantys asmenys – patvirtinti jų įvykdymą.
SADM – Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerija.
Saugos dokumentai – kaip apibrėžta Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos informacinės sistemos naudotojų prieigos teisių administravimo taisyklėse, patvirtintose direktoriaus įsakymu.
Susipažinimas pasirašytinai – susipažinimo su dokumentu (informacija) fakto patvirtinimas DVS priemonėmis (atitinkamo dokumento kortelėje paspaudžiant mygtuką „Susipažinau“), o Reglamente numatytais atvejais – supažindinimo žyma popieriniame dokumente, pateikiant susipažinimo deklaraciją ar kitais būdais (tik tuomet, jei dokumentas nėra ir neturi būti įkeltas į DVS arba asmens supažindinimas DVS priemonėmis neįmanomas dėl techninių ar kitų objektyvių priežasčių arba jei susipažinimo patvirtinimą kitu būdu tiesiogiai nurodo specialiosios teisės normos).
TAIS – Lietuvos Respublikos Seimo teisės aktų informacinė sistema.
Vidaus dokumentai – Fondo valdybos parengti dokumentai, išskyrus teisės aktus ir siunčiamus dokumentus.
Vizuotojas – direktoriaus pavaduotojas, padalinio vadovas, komiteto, komisijos, darbo grupės vadovas ar kitas asmuo, kuris pagal šio Reglamento nuostatas privalo vizuoti atitinkamą dokumentą arba jį vizavo.
3. Fondo valdyba savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Europos Sąjungos teisės aktais, Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, Lietuvos Respublikos valstybinio socialinio draudimo įstatymu (Žin., 1991, Nr. 17-447; 2004, Nr. 171-6295) ir kitais Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro įsakymais, Valstybinio socialinio draudimo fondo tarybos (toliau – Fondo taryba) sprendimais, Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos nuostatais (toliau – Fondo valdybos nuostatai), patvirtintais Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2005 m. sausio 24 d. įsakymu Nr. A1-14 (Žin., 2005, Nr. 14-445; 2010, Nr. 18-849), šiuo Reglamentu ir kitais teisės aktais.
4. Fondo valdybos veikla organizuojama, vadovaujantis Fondo valdybos ir padalinių nuostatais, direktoriaus patvirtintu Fondo valdybos metiniu veiklos planu, padalinių metiniais veiklos planais, kitais planais, direktoriaus įsakymais, direktoriaus, direktoriaus pavaduotojų, padalinių vadovų ir jų pavaduotojų pavedimais.
5. Veiksmai ir procedūros, kurie pagal šį Reglamentą privalo arba gali būti atliekami DVS priemonėmis, turi būti atliekami vadovaujantis DVS naudotojo vadove nurodytomis atitinkamų veiksmų atlikimo instrukcijomis.
6. Kai darbuotojas, prisijungęs prie DVS su asmeninio prisijungimo per aktyvių katalogų sistemą (angliškai – Active Directory) slaptažodžiu, DVS priemonėmis vizuoja dokumentą (o specialiose teisės normose numatytais atvejais – ir jį pasirašo ar tvirtina), duoda pavedimą, patvirtina susipažinimo su dokumentu ar informacija faktą, teikia kitiems darbuotojams informaciją, duomenis, komentarus, pastabas, pasiūlymus, atitinkamą veiksmą (DVS funkcijos vykdymą) užbaigiančio mygtuko paspaudimas kartu yra laikomas ir pasirašymu to darbuotojo elektroniniu parašu, kurio teisinė galia prilygsta jo parašui rašytiniuose dokumentuose. Ši nuostata taikoma tik tais atvejais, kai Reglamente nėra numatytas privalomas pasirašymas (tvirtinimas) kvalifikuotu elektroniniu parašu (ar pasirašymas (tvirtinimas) popieriniame dokumente).
7. Nesant galimybės naudoti DVS, dokumentų valdymo ir kiti veiksmai (procedūros), pagal šį Reglamentą atliktini DVS, atliekami su atitinkamais pakeitimais kitais būdais, vadovaujantis Reglamento ir kitų atitinkamus veiksmus (procedūras) reglamentuojančių teisės aktų nuostatomis.
II. FONDO VALDYBOS ORGANIZACINĖ valdymo STRUKTŪRA
8. Fondo valdybos administracijos struktūrą tvirtina Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministras.
9. Fondo valdybai vadovauja direktorius, kurį Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo (Žin., 1999, Nr. 66-2130; 2002, Nr. 45-1708) nustatyta tvarka į pareigas priima ir atleidžia iš jų Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministras. Direktoriui tiesiogiai pavaldūs ir atskaitingi yra direktoriaus pavaduotojai, direktoriaus kuruojamų padalinių vadovai, Fondo valdybos teritorinių skyrių ir kitų Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų (toliau kartu su Fondo valdybos teritoriniais skyriais – kitos Fondo administravimo įstaigos) vadovai.
10. Fondo valdybos direktorius atstovauja Fondo valdybai ir visoms kitoms Fondo administravimo įstaigoms (sprendžiant socialinio draudimo, socialinio draudimo sistemos funkcionavimo, kitus su visomis ar keliomis Fondo administravimo įstaigomis susijusius klausimus) tarptautinėse organizacijose, Lietuvos Respublikos Seime, Lietuvos Respublikos Vyriausybėje, kitose valstybės institucijose ir įstaigose, savivaldybių institucijose ir įstaigose, įmonėse ir organizacijose, susitikimuose su klientais ar kitais asmenimis. Fondo valdybos direktorius turi teisę įgalioti atstovauti Fondo administravimo įstaigoms (sprendžiant socialinio draudimo, socialinio draudimo sistemos funkcionavimo, kitus su visomis ar keliomis Fondo administravimo įstaigomis susijusius klausimus) tų įstaigų darbuotojus.
11. Direktorius priima sprendimus ir leidžia įsakymus, susijusius su Fondo administravimo įstaigų uždavinių ir funkcijų valstybinio socialinio draudimo srityje įgyvendinimu, taip pat įsakymus kitais Fondo valdybos veiklos klausimais.
12. Direktorius nustato direktoriaus ir direktoriaus pavaduotojų kuravimo sritis ir kuruojamus padalinius. Direktoriaus pavaduotojai pagal jiems priskirtas kuravimo sritis koordinuoja ir kontroliuoja padalinių ir kitų Fondo administravimo įstaigų darbą.
13. Fondo valdybos skyriams vadovauja skyrių vedėjai, Vidaus audito departamentui – departamento direktorius. Padalinių vadovai, vykdydami jiems pavestas funkcijas, užtikrina padalinio nuostatuose nustatytų uždavinių ir funkcijų vykdymą bei organizuoja, koordinuoja ir kontroliuoja padalinio darbą.
Fondo valdybos administracijos padaliniai pagal jiems priskirtas veiklos sritis koordinuoja ir kontroliuoja kitų Fondo administravimo įstaigų darbą, teikia joms metodinę pagalbą.
14. Laikinai nesant direktoriaus, jo funkcijas atlieka direktoriaus įsakymu paskirtas vienas iš direktoriaus pavaduotojų.
Kiti darbuotojai atostogų, komandiruočių, stažuočių, laikino nedarbingumo metu ir kitais teisės aktuose numatytais atvejais nesantys darbe, pavaduojami padalinio nuostatų, pareigybės aprašymuose ir kituose teisės aktuose nustatyta tvarka.
III. Veiklos planavimas, planų vykdymas ir vykdymo kontrolė
15. Fondo valdyba kasmet teisės aktų nustatyta tvarka rengia metinį veiklos planą. Plano rengimą organizuoja Veiklos planavimo ir pokyčių valdymo skyrius, priemones planui teikia direktorius, direktoriaus pavaduotojai, padaliniai pagal kompetenciją (darbuotojai, nepriklausantys padaliniams), aptarę (suderinę) jas atitinkamai su direktoriumi ar direktoriaus pavaduotoju pagal kuravimo sritį, o jei teikiamos priemonės, reikalaujančios ne vieno padalinio veiklos derinimo – ir su atitinkamų padalinių vadovais. Priemones Fondo valdybos metiniam veiklos planui gali siūlyti ir kitos Fondo administravimo įstaigos.
Kiti Fondo valdybos planai (rizikos valdymo, korupcijos prevencijos, pirkimų ir kiti) rengiami, vykdomi ir kontroliuojami direktoriaus įsakymu patvirtinta tvarka.
16. Priemonės Fondo valdybos metiniam veiklos planui siūlomos atsižvelgiant į valstybės lygmens strateginius dokumentus, SADM strateginį veiklos planą, direktoriaus suformuluotus viziją, misiją, strategines veiklos kryptis, tikslus, uždavinius, padalinių savo iniciatyva planuojamus darbus, turinčius esminės reikšmės valstybinio socialinio draudimo sistemos veikimui, reikalaujančius ne vieno padalinio veiklos derinimo.
Suderintas su padalinių vadovais ir direktoriaus pavaduotojais pagal kuravimo sritį Fondo valdybos metinis veiklos planas teikiamas tvirtinti direktoriui.
Patvirtintas Fondo valdybos metinis veiklos planas pateikiamas SADM, taip pat jis (arba jo santrauka) skelbiamas Fondo valdybos interneto svetainėje.
Padalinio vadovo sprendimu gali būti (teisės aktų nustatytais atvejais – privalo būti) rengiamas padalinio metinis ar kito laikotarpio veiklos planas. Padalinio veiklos planą tvirtina to padalinio vadovas (jei teisės aktai nenumato kitos plano tvirtinimo tvarkos). Patvirtinti padalinio veiklos planai DVS priemonėmis pateikiami direktoriui (jei padalinys tiesiogiai pavaldus direktoriui) arba direktoriaus pavaduotojui pagal kuravimo sritį.
17. Padalinių vadovai užtikrina Fondo valdybos metinio veiklos plano ir padalinių veiklos planų priemonių vykdymą nustatytais terminais.
18. Fondo valdybos metinio veiklos plano vykdymą kontroliuoja direktorius, taip pat pagal kompetenciją direktoriaus pavaduotojai bei Veiklos planavimo ir pokyčių valdymo skyrius. Padalinių veiklos planų vykdymą kontroliuoja padalinių vadovai.
19. Sprendimus dėl Fondo valdybos metinio veiklos plano priemonių vykdymo terminų pratęsimo, atidėjimo bei priemonių atšaukimo priima direktorius. Toks sprendimas turi būti išreikštas raštu. Su tokiu sprendimu už priemonės vykdymą atsakingas vykdytojas supažindina Veiklos planavimo ir pokyčių valdymo skyrių, kuris apie plano pakeitimą informuoja SADM, taip pat atitinkamai koreguoja informaciją Fondo valdybos interneto svetainėje.
20. Padaliniai iki kiekvieno metų ketvirčio pirmo mėnesio 3 darbo dienos Veiklos planavimo ir pokyčių valdymo skyriui pateikia Fondo valdybos metiniame veiklos plane numatytų priemonių, kurios buvo vykdomos praėjusį ketvirtį, įgyvendinimo rezultatus. Veiklos planavimo ir pokyčių valdymo skyrius gautą informaciją išanalizuoja, apibendrina ir:
20.1. iki kiekvieno metų ketvirčio pirmo mėnesio 15 dienos direktoriui ir direktoriaus pavaduotojams pateikia Fondo valdybos metinio veiklos plano praėjusio ketvirčio įgyvendinimo analizę;
20.2. iki einamųjų metų sausio 20 dienos direktoriui ir direktoriaus pavaduotojams pateikia praėjusių metų Fondo valdybos metinio veiklos plano įgyvendinimo rezultatų apibendrinimą.
21. Fondo valdybos veiklos planų vykdymas aptariamas direktoriaus organizuojamuose pasitarimuose.
22. Pasibaigus kalendoriniams metams, ne vėliau kaip iki einamųjų metų sausio 31 dienos Veiklos planavimo ir pokyčių valdymo skyrius SADM pateikia ataskaitą apie praėjusių metų Fondo valdybos metinio veiklos plano vykdymą.
IV. Pasitarimai, darbo grupės, komisijos, komitetai
23. Fondo valdybos veiklos klausimai aptariami direktoriaus organizuojamuose pasitarimuose (posėdžiuose).
Direktorius, direktoriaus pavaduotojai gali organizuoti padalinių vadovų, kitų Fondo administravimo įstaigų direktorių bei kitų darbuotojų konferencijas, pasitarimus ar posėdžius jiems pavestų uždavinių vykdymo bei Fondo administravimo įstaigų veiklos organizavimo klausimais.
24. Pasitarimo ar posėdžio darbotvarkės dalyviams pateikiamos jas organizuojančio direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo pavedime nurodytu būdu ir terminais. Esant reikalui, darbotvarkės gali būti skelbiamos ir Fondo administravimo įstaigų intraneto svetainėje.
25. Fondo administravimo įstaigų veiklos organizavimo bei kitiems klausimams spręsti direktorius įsakymu gali sudaryti laikinas darbo grupes, komisijas iš Fondo valdybos, kitų Fondo administravimo įstaigų darbuotojų.
Nuolatinio pobūdžio funkcijoms vykdyti direktorius gali sudaryti nuolatines komisijas, esant poreikiui nuolat koordinuoti tarpusavyje susijusias kelių padalinių funkcijas, formuoti vieningą praktiką tam tikroje veiklos srityje – komitetus.
Darbo grupėms ir laikinoms komisijoms pavedamos konkrečios užduotys, nuolatinėms komisijoms ir komitetams – funkcijos. Komitetų funkcijos ir darbo organizavimo tvarka reglamentuojama direktoriaus tvirtinamuose nuostatuose. Nuolatinių komisijų funkcijos nustatomos direktoriaus įsakyme, esant reikalui, tvirtinami jų nuostatai ar darbo reglamentas. Komisijos funkcijos direktoriaus įsakyme nedetalizuojamos, jei komisija sudaryta vykdyti tipinėms funkcijoms, numatytoms ir reglamentuojamoms norminiuose teisės aktuose.
Direktorius gali deleguoti darbuotojus į kitų institucijų ar įstaigų sudaromas darbo grupes.
V. Teisės pokyčių valdymas
26. Padalinių vadovai, gavę informaciją apie numatomus norminių teisės aktų, susijusių su jų kompetencija, pakeitimus, apie Lietuvos Respublikos Seime užregistruotus norminių teisės aktų projektus, privalo su jais susipažinti, taip pat užtikrinti su atitinkamais projektais susijusios informacijos ir procesų (pateikti pasiūlymai ir išvados dėl tų projektų, jų svarstymo posėdžių datos, priimami sprendimai dėl jų) stebėseną, analizę ir operatyviai teikti informaciją direktoriui arba direktoriaus pavaduotojams pagal kuravimo sritis. Direktoriaus pavaduotojai atitinkamą informaciją teikia direktoriui. Esant reikalui, direktorius, direktoriaus pavaduotojai ir (ar) padalinių vadovai duoda atitinkamus pavedimus.
27. Padalinių vadovai privalo nuolat sekti automatinius TAIS pranešimus apie paskelbtus (pateiktus derinti Fondo valdybai) teisės aktų projektus ir, TAIS paskelbus teisės akto projektą, susijusį su jų vadovaujamo padalinio kompetencija, nedelsdami pradėti projektą analizuoti arba pavesti tai konkrečiam darbuotojui bei, esant reikalui (nustačius, kad pastabas ir (ar) pasiūlymus būtina teikti), informuoti direktorių ar direktoriaus pavaduotoją pagal kuravimo sritį ir inicijuoti išvados rengimą, nelaukiant, kol bus gautas raštas, kuriuo teikiamas tas projektas, su atitinkama direktoriaus rezoliucija.
28. Direktoriaus pavaduotojai, padalinių vadovai privalo operatyviai susipažinti su kiekvienu leidinio „Valstybės žinios“ numerio turiniu, paskelbus jame teisės aktą, susijusį su jų kompetencija, nedelsdami (tą pačią darbo dieną) susipažinti su to teisės akto turiniu ir informuoti direktorių ar direktoriaus pavaduotoją pagal kuravimo sritį. Esant reikalui, direktorius, direktoriaus pavaduotojai ir (ar) padalinių vadovai duoda atitinkamus pavedimus.
29. Padalinių vadovai, sužinoję apie teismų praktikos pokyčius, naujus teisės normos išaiškinimus, kurie susiję su valstybinio socialinio draudimo sistemos veikimu, privalo nedelsiant (tą pačią darbo dieną) informuoti apie tai direktorių ar direktoriaus pavaduotoją pagal kuravimo sritį. Esant reikalui, direktorius, direktoriaus pavaduotojai ir (ar) padalinių vadovai duoda atitinkamus pavedimus.
30. 26–29 punktuose nurodytais atvejais įvykę ar planuojami teisės pokyčiai visuomet analizuojami, įvertinant (be kitų kriterijų):
30.1. Fondo valdybos norminių teisės aktų keitimo būtinumą;
30.2. kitų Fondo valdybos teisės aktų, darbo procedūrų aprašymų keitimo būtinumą;
30.3. programinės įrangos keitimo poreikį;
30.4. procesų ir procedūrų schemų, teisės aktų nuorodų Kokybės vadybos sistemos programinėje įrangoje keitimo poreikį;
30.5. Fondo administravimo įstaigų teikiamų paslaugų aprašymų keitimo poreikį.
31. Rengiant Fondo valdybos norminius teisės aktus, darbo procedūrų aprašymus, kitus nevienkartinio taikymo teisės aktus, visuomet atliekamas jų įgyvendinimo resursų ir priemonių vertinimas, taip pat 30.1–30.5 punktuose nurodytų keitimų poreikio analizė.
32. Tinkamą analizę / vertinimą, numatytus 30–31 punktuose, užtikrina atitinkamai padalinių pagal kompetenciją vadovai, procesų ir procedūrų valdytojai, programinės įrangos užsakovai, Fondo administravimo įstaigų teikiamų paslaugų aprašymų rengėjai.
VI. Darbuotojų supažindinimas su jų darbą reglamentuojančiais teisės aktais, instruktavimas darbuotojų saugos ir sveikatos klausimais, konfidencialumo pasižadėjimų pasirašymas
33. Darbuotojai privalo būti pasirašę direktoriaus patvirtintos formos konfidencialumo pasižadėjimą ir pasirašytinai susipažinę su savo pareigybės aprašymu, prieigos aprašu, šiuo Reglamentu, Fondo valdybos nuostatais, savo padalinio nuostatais (kitų Fondo administravimo įstaigų direktoriai – atitinkamos Fondo administravimo įstaigos nuostatais), Fondo valdybos vidaus tvarkos taisyklėmis, saugos dokumentais, kitais Fondo valdybos veiklą reglamentuojančiais teisės aktais, kuriuose nurodyta, kad su jais privalo pasirašytinai susipažinti visi darbuotojai, atitinkamas pareigas einantys darbuotojai arba asmenų grupė, kuriai priklauso darbuotojas.
Konfidencialumo pasižadėjimą pasirašyti ir su pareigybės aprašymu, prieigos aprašu pasirašytinai susipažinti nauji darbuotojai privalo iki pirmos jų darbo dienos pabaigos, su kitais šiame punkte nurodytais dokumentais – ne vėliau kaip per 3 jų darbo dienas. Kiti darbuotojai pasirašytinai susipažinti su jų pareigybės aprašymo ir (ar) prieigos aprašo pakeitimu privalo ne vėliau kaip kitą jų darbo dieną, o su kitais teisės aktais, kuriuose numatytas pasirašytinas darbuotojų susipažinimas su jais, – ne vėliau kaip per 3 jų darbo dienas, jei pačiame teisės akte nėra nurodytas kitas terminas.
34. Jei specialiosios teisės normos nenustato kitaip, darbuotojų supažindinimą su teisės aktais, kuriuose numatytas pasirašytinas visų arba atitinkamas pareigas einančių (nurodytai grupei priklausančių) darbuotojų susipažinimas su jais, be atskiro pavedimo DVS priemonėmis užtikrina ISEIVS (inicijuoja supažindinimą DVS, apie laiku nesusipažinusius su dokumentu darbuotojus DVS priemonėmis (įskaitant pranešimą elektroniniu paštu) informuoja jų vadovus). Visų darbuotojų supažindinimą su jų pareigybės aprašymais ir prieigos aprašais, taip pat naujų darbuotojų pasirašytiną supažindinimą su kitais 33 punkte nurodytais dokumentais, priimtais iki naujo darbuotojo priėmimo į darbą (pareigas) dienos, vykdo ir konfidencialumo pasižadėjimų pasirašymą užtikrina atsakingas Personalo valdymo skyriaus darbuotojas.
35. Jei specialiosios teisės normos nenustato kitaip, darbuotojai susipažinimo su dokumentais, su kuriais jie privalo susipažinti pasirašytinai, faktą išreiškia DVS priemonėmis (paspausdami atitinkamo dokumento kortelėje mygtuką „Susipažinau“), nauji darbuotojai, taip pat kiti darbuotojai, kurie DVS negali naudotis dėl objektyvių priežasčių, – pasirašydami popierinį dokumentą, kuriuo patvirtinama, kad jie susipažino su konkrečiu dokumentu ar jų sąrašu (toliau – Susipažinimo deklaracija). Susipažinimą su pareigybės aprašymu ir (ar) prieigos aprašu nauji darbuotojai ir kiti DVS negalintys naudotis darbuotojai išreiškia supažindinimo žyma popierinio dokumento kopijos ar popieriuje spausdinto atitinkamo elektroninio dokumento turinio (toliau šiame skyriuje – taip pat kopija) paskutiniame lape.
Susipažinimo deklaracijoje teisės aktai nurodomi kartu su juos keitusiais teisės aktais, jų nuorodos išdėstomos vadovaujantis Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104 (Žin., 1998, Nr. 87-2416; 2002, Nr. 50-1923), ir Dokumentų rengimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 (Žin., 2011, Nr. 88-4229), nuostatomis.
Paprastai nauji darbuotojai susipažinimą su visais 33 punkte nurodytais dokumentais patvirtina pateikdami vieną Susipažinimo deklaraciją. Esant reikalui, nauji darbuotojai susipažinimą su tam tikromis dokumentų grupėmis (pavyzdžiui, saugos dokumentais) gali patvirtinti atskiromis Susipažinimo deklaracijomis.
36. Personalo valdymo skyrius tvarko teisės aktų, su kuriais privalo pasirašytinai susipažinti nauji darbuotojai, sąrašą (ar sąrašus pagal pareigybes, tipines darbuotojų grupes) ir skelbia jo (jų) ir jame (juose) nurodytų teisės aktų tekstus Fondo administravimo įstaigų intraneto svetainėje. Į bendrąjį sąrašą įtraukiami visi iki šio Reglamento įsigaliojimo priimti teisės aktai, kuriuose nurodyta, kad su jais naujus darbuotojus privalo supažindinti Personalo valdymo skyrius, taip pat visi po šio Reglamento įsigaliojimo išleisti teisės aktai, kuriuose numatyta, kad su jais privalo pasirašytinai susipažinti (būti supažindinti) visi Fondo valdybos ar visų Fondo administravimo įstaigų darbuotojai. Į teisės aktų sąrašus pagal pareigybes (tipines darbuotojų grupes) gali būti įtraukiami tik papildomi (specialieji) teisės aktai, su kuriais privalo pasirašytinai susipažinti tik tam tikras pareigybes užimantys darbuotojai (tipinės darbuotojų grupės). Šiame punkte nurodytas sąrašas (sąrašai) formuojamas (formuojami) vadovaujantis 35 punkto antrojoje pastraipoje išdėstytomis taisyklėmis.
Personalo valdymo skyrius, atsižvelgdamas į šiame punkte nurodyto dokumentų sąrašo (sąrašų) pakeitimus, taip pat rengia aktualią tipinę Susipažinimo deklaracijos formą ar formas (pavyzdžiui, naujų Fondo valdybos darbuotojų, naujų Fondo administravimo įstaigų direktorių Susipažinimo deklaracijų formas).
37. Rengiant konkretaus naujo darbuotojo Susipažinimo deklaraciją, teisės aktų, su kuriais pasirašytinai privalo susipažinti atitinkamas naujas darbuotojas, sąrašas papildomas teisės aktu, kuriuo patvirtinti padalinio, kuriame dirbs tas naujas darbuotojas, nuostatai (ar atitinkamos Fondo administravimo įstaigos nuostatai, jei rengiama kitos Fondo administravimo įstaigos direktoriaus Susipažinimo deklaracija).
38. Naujam darbuotojui atsakingas Personalo valdymo skyriaus darbuotojas parengia ir pateikia atitinkamą (priklausomai nuo pareigybės) Susipažinimo deklaraciją, konfidencialumo pasižadėjimą bei pareigybės aprašymo ir (ar) prieigos aprašo kopiją atitinkamai pasirašyti ar pasirašytinai susipažinti. Kiti darbuotojai, kurie šiame skyriuje numatytais atvejais pasirašytiną susipažinimą su dokumentu išreiškia Susipažinimo deklaracija, ją parengia patys.
Pasirašytus konfidencialumo pasižadėjimus, Susipažinimo deklaracijas, šiame skyriuje numatytais atvejais – pareigybės aprašymo ir (ar) prieigos aprašo kopiją su supažindinimo žyma darbuotojai teikia atsakingam Personalo valdymo skyriaus darbuotojui, šie dokumentai saugomi darbuotojo asmens byloje.
39. Ūkio valdymo skyriaus atsakingas darbuotojas instruktuoja darbuotojus darbuotojų saugos ir sveikatos klausimais Lietuvos Respublikos darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymo (Žin., 2003, Nr. 70-3170) ir kitų norminių teisės aktų nustatyta tvarka. Darbuotojai instruktavimo ir susipažinimo su dokumentais šiame punkte nurodytais klausimais faktą patvirtina pasirašydami specialiame žurnale.
40. Padalinių vadovai (tiesioginis vadovas, jei darbuotojas nepriklauso jokiam padaliniui) supažindina naujus darbuotojus su darbo vieta, darbo sąlygomis. Su aktualiomis norminių teisės aktų, kurie yra konkrečiai nurodyti padalinio nuostatuose bei darbuotojo pareigybės aprašyme ir kurie yra susiję su pareigybės aprašyme nustatytų funkcijų vykdymu, redakcijomis darbuotojas privalo per 5 jo darbo dienas susipažinti pats, be atskiro pavedimo.
VII. PAVEDIMAI, JŲ VYKDYMAS ir kontrolė
i. teisė duoti pavedimus, pavedimų formos
41. Pavedimus gali duoti:
41.1. direktorius raštu arba žodžiu – visiems darbuotojams bei kitų Fondo administravimo įstaigų direktoriams;
41.2. direktoriaus pavaduotojai raštu arba žodžiu – kuruojamų padalinių vadovams, o išimtiniais, operatyvių veiksmų reikalaujančiais atvejais – ir tiesiogiai kuruojamų padalinių darbuotojams;
41.3. padalinių vadovai ir jų pavaduotojai raštu arba žodžiu – savo padalinio darbuotojams;
41.4. direktoriaus įsakymu sudarytos darbo grupės vadovas, komisijos, komiteto pirmininkas, pavedimus, atitinkančius tos grupės, komisijos ar komiteto tikslus ir uždavinius, žodžiu arba raštu – atitinkamai darbo grupės, komisijos, komiteto nariams.
42. Padalinių vadovų pavaduotojai pavedimus padalinio darbuotojams gali duoti teisės aktų nustatytais atvejais pavaduodami padalinio vadovą, taip pat kitais šio Reglamento, padalinio nuostatų, pareigybės aprašyme ar kituose teisės aktuose nustatytais atvejais. Padalinio vadovas turi teisę pakeisti ar panaikinti (pašalinti DVS) padalinio vadovo pavaduotojo pavedimą (užduotį, rezoliuciją).
Ii. Pavedimai raštu, jų įrašymas (perrašymas) į DVS
43. Pavedimai raštu gali būti išdėstomi oficialaus dokumento turinyje, rezoliucijose, įrašytose popieriniame dokumente, taip pat gali būti duodami DVS priemonėmis (Rezoliucijų modulyje įrašant rezoliucijas atitinkamo dokumento kortelėje arba pateikiant darbuotojui užduotį DVS Užduočių modulyje).
44. Direktorius ir direktoriaus pavaduotojas, direktoriaus paskirtas atsakingu vykdytoju, rezoliucijas rašo DVS arba popieriniame dokumente (jo originale, o jei Fondo valdybos gautas dokumentas yra skaitmeninė kopija, – popieriuje atspausdintame tokio dokumento tekste), kiti direktoriaus pavaduotojai ir padalinių vadovai – DVS.
Jei dokumentas yra elektroninis, visos rezoliucijos rašomos tik DVS.
45. Jei rezoliucija vykdytojui pavedama atlikti tipinius veiksmus – per teisės aktų nustatytą terminą (arba gautame dokumente prašomą terminą, jei jis nurodytas) išnagrinėti dokumentą ir parengti sprendimą dėl jo (atsakyti į gautą dokumentą), vykdyti dokumente išdėstytus nurodymus arba atlikti kitokius tipinius (teisės aktuose nustatytus) atitinkamas funkcijas vykdančio darbuotojo veiksmus, konkretus pavedimas rezoliucijoje gali būti nerašomas – tokiais atvejais laikoma, kad vykdytojui pavesta atlikti šiame punkte apibūdintus tipinius veiksmus. Esant reikalui, tipinio pavedimo esmė rezoliucijoje gali būti nusakyta pavedimo rūšį apibūdinančiais žodžiais (pavyzdžiui, „atsakyti“, „vykdyti“, „vadovautis“).
46. Direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojų pavedimus, išdėstytus oficialiame dokumente, į užduotis DVS Užduočių modulyje perrašo atitinkamo dokumento registruotojas (įsakymuose, taip pat specialiose pavedimo formose išdėstytus pavedimus – be atskiro nurodymo, o pavedimus, išdėstytus kituose oficialiuose dokumentuose, – gavęs tokį nurodymą).
44 punkte nurodytais atvejais užrašius direktoriaus ir direktoriaus pavaduotojo, direktoriaus paskirto atsakingu vykdytoju, rezoliucijas popieriniame dokumente, jis perduodamas ISEIVS, įgaliotas registruotojas perrašo tokias rezoliucijas į DVS Rezoliucijų modulyje.
47. 49 ir 51 punktuose nustatytais atvejais gauti dokumentai neteikiami direktoriui ir direktoriaus pavaduotojams rezoliucijoms įrašyti, o atitinkamas rezoliucijas, pagal kurias vykdytojais skiriami tuose punktuose nurodyti vykdytojai, ir pastabą, kad rezoliucijos įrašytos (vykdytojai paskirti) vadovaujantis atitinkamai Reglamento 49 ar 51 punktu, DVS Rezoliucijų modulyje įrašo atitinkamą gautą dokumentą užregistravęs registruotojas.
Rezoliucijos 49 punkte nurodytiems vykdytojams rašomos atsižvelgiant į tų vykdytojų pavaldumą – jei vykdytojas yra pavaldus tiesiogiai direktoriui, jis vykdytoju skiriamas direktoriaus rezoliucija, jei vykdytojas pavaldus (kuruojamas) direktoriaus pavaduotojui pagal kuravimo sritį, jis skiriamas vykdytoju atitinkamo direktoriaus pavaduotojo rezoliucija, o toks direktoriaus pavaduotojas įrašomas kaip vykdytojas direktoriaus rezoliucijoje. Jei vadovaujantis šio punkto nuostatomis rezoliucijoje įrašomi keli vykdytojai, vadovaujantis šio Reglamento nuostatomis, turi būti nurodoma, kuris iš jų yra rezoliucijoje nurodyto pavedimo atsakingas vykdytojas.
48. DVS įrašytą rezoliuciją pakeitus, DVS įrašoma (išsaugoma) nauja rezoliucija, ankstesnės (pakeistosios) rezoliucijos duomenys taip pat išsaugomi atitinkamo dokumento kortelėje. DVS įrašytą rezoliuciją panaikinus (ištrynus), jos duomenys išsaugomi atitinkamo dokumento kortelėje.
III. Standartinės rezoliucijos
49. Užregistruotas gautas dokumentas neteikiamas direktoriui ar direktoriaus pavaduotojams rezoliucijoms įrašyti, o atitinkamas direktoriaus ir direktoriaus pavaduotojo rezoliucijas, vadovaudamasis 47 punkte nurodytomis taisyklėmis, šiame punkte nurodytiems vykdytojams įrašo dokumento registruotojas (užduočių ir / ar rezoliucijų administratorius):
49.1. jei gautas dokumentas yra susijęs su ankstesniais dokumentais (85 punktas), jis perduodamas nagrinėti (saugoti) padaliniui, kuris tą susijusį ankstesnį dokumentą rengė (jei dokumentą parengė Fondo valdyba) arba (jei susijęs ankstesnis dokumentas irgi yra gautas dokumentas) jį nagrinėjo ar saugojo. Jei susijusį ankstesnį dokumentą rengė ar nagrinėjo keli padaliniai, atsakingu vykdytoju rezoliucijoje nurodomas tas iš jų, kuris atitinkamai buvo to dokumento pagrindinis rengėjas arba atsakingas už jo nagrinėjimą vykdytojas ir (ar) originalo saugotojas.
Jei susijusių ankstesnių dokumentų yra daugiau nei vienas, šio papunkčio pirmojoje pastraipoje nurodytos taisyklės taikomos, atsižvelgiant į paskutinį (vėliausią) susijusį dokumentą.
49.2. Jei gautas dokumentas yra prašymas teikti konkrečių asmenų duomenis – įrašoma tipinė rezoliucija „Atsakyti“ ir dokumentas perduodamas nagrinėti ISEIVS (kuris yra atsakingas vykdytojas ir saugo originalą) ir Teisės skyriui. Jei, ISEIVS ir Teisės skyriaus vadovams sutarus, neigiamą sprendimą dėl tokio prašymo rengia Teisės skyrius, registruotojas, gavęs atitinkamą Teisės skyriaus vadovo ar jo pavaduotojo pranešimą DVS, pakeičia rezoliuciją – įrašo, kad atsakingas vykdytojas yra Teisės skyrius, kuriam tokiu atveju turi būti perduotas saugoti gauto dokumento originalas.
49.3. Jei gautas dokumentas yra prašymas teikti konkrečių asmenų duomenis pagal galiojančią sutartį tarp Fondo valdybos ir gauto dokumento sudarytojo – įrašoma tipinė rezoliucija „Atsakyti“ ir dokumentas perduodamas nagrinėti ir saugoti ISEIVS.
49.4. Jei gautas dokumentas yra prašymas sudaryti (pakeisti, nutraukti) tipinę Fondo valdybos IS duomenų teikimo sutartį, įrašoma tipinė rezoliucija „Atsakyti“ ir dokumentas perduodamas nagrinėti ISEIVS ir Teisės skyriui (atsakingu vykdytoju laikomas ir originalą saugo Teisės skyrius).
49.5. Jei gautas dokumentas yra Tarptautinės Amerikos mokyklos Vilniuje (toliau – Amerikos mokykla) darbuotojo prašymas sudaryti sutartį dėl atleidimo nuo privalomojo valstybinio socialinio draudimo įmokų mokėjimo (toliau – Sutartis su Amerikos mokykla) ir (arba) Amerikos mokyklos pažyma apie darbuotojų darbą Amerikos mokykloje ir savo šalies socialinio aprūpinimo išlaikymą arba juo siunčiama Sutartis su Amerikos mokykla, nepasirašyta Fondo valdybos atstovo, – įrašoma tipinė rezoliucija „Atsakyti“ ir dokumentas perduodamas nagrinėti ir saugoti Teisės skyriui.
49.6. Jei gautu dokumentu yra teikiama (siunčiama) visų šalių pasirašyta Sutartis su Amerikos mokykla – įrašoma tipinė rezoliucija „Vykdyti“, kurios vykdytojas – Teisės skyrius privalo organizuoti sutarties užregistravimą (jei reikia), perduoti du užregistruotos sutarties egzempliorius Amerikos mokyklai, išsiųsti jos kopiją Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos Vilniaus skyriui.
49.7. Jei gautas dokumentas yra prašymas dėl pensinių teisių perkėlimo, vykdomo pagal Lietuvos Respublikos Europos Sąjungos institucijų darbuotojų ir Europos Parlamento narių pensinių teisių išsaugojimo ir perkėlimo įstatymą – įrašoma tipinė rezoliucija „Vykdyti“ ir dokumentas perduodamas nagrinėti Registrų tvarkymo skyriui (kuris yra atsakingas vykdytojas ir saugo originalą), taip pat Fondo finansų ir apskaitos bei Pensijų skyriams, kurie pagal kompetenciją privalo atlikti teisės aktuose numatytus veiksmus, susijusius su tokiu prašymu.
49.8. Jei gautas dokumentas yra pensijų kaupimo bendrovės prašymas, susijęs su Lietuvos Respublikos pensijų kaupimo sutarčių registro duomenų tvarkymu, – įrašoma tipinė rezoliucija „Vykdyti“, kurios vykdytojas – Registrų tvarkymo skyrius privalo atlikti teisės aktuose numatytus veiksmus, susijusius su tokiu prašymu.
49.9. Jei gautas dokumentas yra Fondo administravimo įstaigos siunčiamas Valstybinio socialinio draudimo fondo išteklių finansinių ir biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinys, valstybinio socialinio draudimo įmokų, priskaičiuotų nuo sveikatos priežiūros įstaigų darbuotojų darbo užmokesčio, įskaitymų suvestinė ar kredito įstaigų siunčiama informacija apie mokėtinas palūkanas – įrašoma tipinė rezoliucija „Vykdyti“, kurios vykdytojas – Fondo finansų ir apskaitos skyrius privalo atlikti teisės aktuose numatytus veiksmus, atliktinus, gavus atitinkamą dokumentą.
49.10. Jei gautas dokumentas yra Fondo administravimo įstaigos siunčiamas Fondo administravimo įstaigos finansinių ir biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinys arba jos raštas dėl veiklos sąnaudų projekto ar veiklos sąnaudų sąmatų koregavimo – įrašoma tipinė rezoliucija „Vykdyti“, kurios vykdytojas – Veiklos buhalterinės apskaitos skyrius privalo atlikti teisės aktuose numatytus veiksmus, atliktinus, gavus atitinkamą dokumentą.
49.11. Jei gautas dokumentas yra Fondo valdybos teritorinio skyriaus raštas dėl delspinigių, apskaičiuotų už pavėluotai sumokėtas valstybinio socialinio draudimo įmokas, išieškojimo laiko atidėjimo, atleidimo nuo apskaičiuotų delspinigių, baudų mokėjimo, valstybinio socialinio draudimo įmokų įsiskolinimo Valstybinio socialinio draudimo fondui sumokėjimo atidėjimo – įrašoma tipinė rezoliucija „Atsakyti“ ir dokumentas perduodamas nagrinėti ir saugoti Įmokų administravimo skyriui.
50. Dokumentą perdavus 49 punkte nurodyta tvarka, atitinkamų padalinių vadovai laikomi direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo paskirtais vykdytojais, jei atitinkamai direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo asmeniškai įrašyta rezoliucija vykdytojas (atsakingas vykdytojas) nėra pakeičiamas.
51. Jei atitinkamų tipinių dokumentų nagrinėjimo tvarka ir konkretūs darbuotojai, įgalioti juos nagrinėti (vykdyti), yra numatyti teisės aktuose, dokumentas irgi gali būti neteikiamas direktoriui ar direktoriaus pavaduotojui rezoliucijoms įrašyti ir perduodamas tiesiogiai atitinkamam darbuotojui. Šiuo atveju pagrindas rašyti standartines rezoliucijas registruotojui (užduočių ir / ar rezoliucijų administratoriui) yra tarnybinis pranešimas, pasirašytas darbuotojo, kuriam tiesiogiai pavaldus atitinkamus tipinius dokumentus pagal teisės aktą nagrinėti įgaliotas darbuotojas (su direktoriaus rezoliucija „Sutinku“). Tokiame tarnybiniame pranešime privalo būti nurodyta: konkretus dokumentų tipas, atitinkamos teisės aktų normos, įgaliojančios tokius dokumentus nagrinėti konkretų darbuotoją, taip pat įrodančios jo pavaldumą tarnybinį pranešimą pasirašiusiam asmeniui, konkretūs standartinės rezoliucijos elementai (pavedimo vykdytojas, pavedimą duodantis asmuo, įvykdymo terminas, kontroliuojantys asmenys, pavedimo tekstas arba tipas).
iv. Asmeniniai ir neasmeniniai pavedimai
52. Direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo pavedimai gali būti duodami padaliniui arba asmeniškai darbuotojui (toliau – asmeninis pavedimas). Direktoriaus pavedimai direktoriaus pavaduotojams, kitų Fondo administravimo įstaigų direktoriams taip pat gali būti asmeniniai arba neasmeniniai.
Asmeninis pavedimas reiškia, kad jį gavęs asmuo pavedimą turi vykdyti ir už jį atsako pats, tai yra pavedimas negali būti deleguotas pavaldžiam darbuotojui, nesuderinus su pavedimą davusiu asmeniu. Tai, kad pavedimas yra asmeninis, nepreziumuojama ir turi būti aiškiai nurodyta pačiame pavedime (išskyrus šio punkto trečiojoje pastraipoje numatytus atvejus). Direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo rezoliuciją rašant popieriniame dokumente tai, kad pavedimas yra asmeninis, nurodoma pavedimo turinyje arba prie vykdytojo pavardės įrašant „asmeniškai“ ar trumpinį „asm.“
Padalinių vadovų ir jų pavaduotojų pavedimai yra asmeniniai. Ši taisyklė netaikoma, kai padalinio vadovas duoda pavedimą padalinio vadovo pavaduotojui, pagal padalinio nuostatus atsakingam už padalinio darbuotojų grupės veiklą (kai pavedimas susijęs su tos darbuotojų grupės funkcijomis), arba kai padalinio vadovas duoda pavedimą jam pavaldiems tą padalinį sudarančių kitų padalinių vadovams (kai pavedimas susijęs su pastarųjų vadovaujamų padalinių funkcijomis), – tokiais atvejais asmeniniai pavedimai turi būti aiškiai išreikšti (vadovaujantis šio punkto antrosios pastraipos nuostatomis).
53. Direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo pavedimai padalinio (Fondo administravimo įstaigos) vadovui ar vadovo pavaduotojui laikomi pavedimais padaliniui (Fondo administravimo įstaigai), jei pavedime aiškiai nenurodyta, kad jis yra asmeninis. Įrašant direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo pavedimą padaliniui (Fondo administravimo įstaigai) DVS, pavedime nurodytas padalinio (Fondo administravimo įstaigos) vadovas ar jo pavaduotojas nurodomas kaip atsakingas vykdytojas.
v. Pavedimai keliems vykdytojams
54. Pavedimai gali būti duodami keliems vykdytojams. Tokiu atveju vienas iš jų skiriamas atsakingu vykdytoju ir koordinuoja vykdytojų veiksmus.
Jei popieriniame dokumente įrašytoje rezoliucijoje nurodytas daugiau nei vienas asmuo (padalinys), atsakingu vykdytoju laikomas tas, prie kurio pavardės (pavadinimo) įrašyti trumpiniai „ats.“ arba „org.“, o jei jie neįrašyti – tas, kuris sąraše yra pirmasis.
55. Kai pavedimas yra duotas keliems vykdytojams, jie privalo tarpusavyje suderinti pavedimo vykdymo procedūrą. Jei nesusitarta kitaip, praėjus ne daugiau kaip pusei termino, per kurį turi būti įvykdytas pavedimas, pavedimo vykdytojai, savo iniciatyva arba atsakingam vykdytojui prašant, privalo pagal savo kompetenciją pateikti atsakingam vykdytojui reikiamą informaciją, pasiūlymus, išvadas ir pastabas (jei jų turi) raštu arba kitu vykdytojų suderintu būdu.
vi. Pavedimų vykdymo kontrolė, informavimas apie pavedimus
56. Pavedimų, duotų žodžiu ar išdėstytų neoficialiame dokumente, vykdymą kontroliuoja pats pavedimą davęs darbuotojas, 43 punkte nurodytais būdais raštu duotų pavedimų vykdymo terminų kontrolė užtikrinama DVS priemonėmis. Pavedimo vykdymą DVS kontroliuojančiais asmenimis be paties pavedimą davusio asmens laikomi:
56.1. direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo pavedimų – įgalioti registruotojai (užduočių ir / ar rezoliucijų administratoriai), taip pat pačiame pavedime nurodytas kontroliuojantis asmuo (jei jis nurodytas ir DVS įrašyto pavedimo kortelėje);
56.2. padalinio vadovo pavedimų – padalinio vadovo pavaduotojas (-ai) ir pačiame pavedime nurodytas asmuo (jei jis nurodytas ir DVS įrašyto pavedimo kortelėje);
56.3. padalinio vadovo pavaduotojo pavedimų – padalinio vadovas ir kitas padalinio vadovo pavaduotojas (jei padalinyje yra ne vienas vadovo pavaduotojas) bei pačiame pavedime nurodytas asmuo (jei jis nurodytas ir DVS įrašyto pavedimo kortelėje);
56.4. darbo grupės vadovo, komisijos, komiteto pirmininko pavedimų – pačiame pavedime nurodytas asmuo (jei jis nurodytas ir DVS įrašyto pavedimo kortelėje).
57. DVS priemonėmis (Užduočių ar Rezoliucijų moduliuose) pateiktų pavedimų vykdymo terminų kontrolė DVS atliekama automatiškai, pavedimų, išdėstytų oficialių dokumentų turinyje – perrašius juos į užduotis DVS Užduočių modulyje, pavedimų, išdėstytų popieriniame dokumente įrašytose rezoliucijose – perrašius jas į DVS Rezoliucijų modulyje.
58. Pavedimai, kurie turi būti įvykdyti ne vėliau kaip per 2 darbo dienas, nedelsiant įteikiami asmeniškai vykdytojui (vykdytojams). Tokį pavedimą davęs ar jį perduoti įpareigotas asmuo privalo įsitikinti (gauti vykdytojo patvirtinimą), kad vykdytojas faktiškai gavo pavedimą ir susipažino su juo.
59. Apie pavedimus, įrašytus DVS Rezoliucijų ar Užduočių moduliuose, DVS priemonėmis (įskaitant pranešimą elektroniniu laišku) informuojami vykdytojai ir pavedimo vykdymą DVS kontroliuojantys asmenys (išskyrus pavedimą davusį asmenį, jei pavedimas nėra standartinė rezoliucija, įrašyta registruotojo (užduočių ir / ar rezoliucijų administratoriaus), apie direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo pavedimus, pagal šį Reglamentą laikomus duotais padaliniui, visada informuojamas padalinio vadovas ir to padalinio vadovo pavaduotojai, nepriklausomai nuo to, kas iš jų DVS įrašytas kaip atsakingas vykdytojas. Įrašius DVS direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo pavedimą, skirtą tiesiogiai padalinio darbuotojui, DVS priemonėmis informuojami to padalinio vadovas ir jo pavaduotojai.
60. Direktorius ir direktoriaus pavaduotojai turi teisę DVS priemonėmis gauti informaciją apie visų DVS Rezoliucijų ar Užduočių moduliuose įrašytų direktoriaus ir direktoriaus pavaduotojų pavedimų vykdymą.
61. Padalinio vadovui ir vadovo pavaduotojams dvs priemonėmis teikiama informacija (įskaitant pranešimą elektroniniu laišku) apie padalinio vadovo pavaduotojų DVS įrašytus pavedimus padalinio darbuotojams.
62. Apie DVS kontroliuojamo pavedimo pakeitimą / pašalinimą DVS priemonėmis (įskaitant pranešimą elektroniniu laišku) informuojami pavedimo vykdytojai ir jį kontroliuojantys asmenys (išskyrus asmenį, kuris pats pakeitė ar pašalino pavedimą DVS). Apie padaliniui skirto DVS kontroliuojamo pavedimo pakeitimą / pašalinimą DVS priemonėmis (įskaitant pranešimą elektroniniu laišku) informuojami ir padalinio vadovas, ir jo pavaduotojai.
63. Jei pavedimo vykdymo terminas kontroliuojamas DVS priemonėmis, pavedimo vykdytojas ir pavedimo vykdymą DVS kontroliuojantis asmuo apie dar neįvykdyto pavedimo vykdymo termino pabaigą ir vėlavimą informuojami DVS priemonėmis (įskaitant informavimą elektroniniu paštu) – pirmą kartą informuojama ne vėliau kaip likus 5 darbo dienoms iki pavedimo įvykdymo termino pabaigos, priminimas kartojamas kasdien, kol pavedimas įvykdomas, tačiau ne ilgiau kaip 10 darbo dienų nuo pavedime nurodyto jo įvykdymo termino pabaigos.
vii. Pavedimo vykdymo užtikrinimas, PAVEDIMO keitimas, jo kontrolės pabaiga
64. Gavę informaciją apie pavedimą, vykdytojai (įskaitant 49 ar 51 punktuose nustatyta tvarka paskirtus standartinių rezoliucijų vykdytojus) privalo nedelsdami susipažinti su pavedimo, taip pat su atitinkamo dokumento turiniu (jei pavedimas susietas su konkrečiu dokumentu) ir imtis priemonių, kad jis būtų laiku ir tinkamai įvykdytas (duoti reikiamus pavedimus pavaldiems darbuotojams, suderinti pavedimo vykdymą su kitais vykdytojais, atlikti kitus būtinus veiksmus).
65. Gavę informaciją apie padaliniui skirtą pavedimą, atitinkamo padalinio vadovo pavaduotojai privalo nedelsiant susipažinti su jo turiniu ir, jei jie teisės aktų nustatytais atvejais atlieka vadovo funkcijas arba rezoliucija yra labai skubi, o padalinio vadovas negali su ja susipažinti (pavyzdžiui, yra posėdyje), – imtis reikiamų veiksmų, kad pavedimas būtų tinkamai įvykdytas, esant reikalui, DVS priemonėmis duoti atitinkamą pavedimą.
66. Susipažinę su pavedimu vykdytojai, manydami, kad jis yra keistinas (pavyzdžiui, vykdytojai paskirti ne pagal kompetenciją), privalo nedelsdami kreiptis į pavedimą davusį asmenį dėl pavedimo pakeitimo. Dėl klaidingų standartinių rezoliucijų (jei jos įrašytos ne pagal 49 ar 51 punktuose nurodytas taisykles) ištaisymo vykdytojai privalo kreiptis tiesiogiai į registruotoją (užduočių ir / ar rezoliucijų administratorių), kuris perrašo rezoliuciją (jei sutinka, kad ji klaidinga) arba perduoda dokumentą direktoriui rezoliucijai įrašyti.
67. Jeigu įvykdyti pavedimo per nustatytą terminą negalima dėl objektyvių priežasčių, atsakingas vykdytojas nedelsdamas apie tai privalo pranešti pavedimą davusiam asmeniui. Motyvuoti prašymai atšaukti, pakeisti pavedimą, pratęsti jo vykdymo terminą pateikiami pavedimą davusio asmens nurodyta forma.
68. 43 punkte nurodytais būdais raštu duotų pavedimų vykdymo terminai pratęsiami ar jų vykdymo kontrolė užbaigiama (įvykdžius pavedimą ar nelikus poreikio jį vykdyti) pavedimą davusio asmens sprendimu, išreikštu raštu (oficialiu dokumentu, rezoliucija) ar patvirtintu DVS priemonėmis (patvirtinus pavedimo įvykdymo faktą, pakeitus įvykdymo terminą, vykdytoją ar kitomis priemonėmis atitinkamai Užduočių ar Rezoliucijų modulyje patvirtinus savo sprendimą). DVS priemonėmis kontroliuojamų pavedimų įvykdymo faktą DVS patvirtinti (pavedimo vykdymo kontrolę užbaigti) taip pat turi teisę kiti jo vykdymą DVS kontroliuojantys asmenys, gavę pavedimo įvykdymo įrodymus.
Įgalioti registruotojai (užduočių ir / ar rezoliucijų administratoriai) taip pat turi teisę, pateikus jiems rašytinį direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo sprendimą, DVS atitinkamai koreguoti direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo pavedimą.
Direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo rezoliucijų, kuriomis pavedama atsakyti į gautą dokumentą, įvykdymo faktą DVS patvirtina ir rezoliucijos vykdymo kontrolę nutraukia registruotojas, užregistravęs siunčiamą dokumentą, kuriuo atsakoma į tą gautą dokumentą (išskyrus atvejus, kai siunčiamas dokumentas yra ne galutinis atsakymas – apie tai privalo informuoti siunčiamo dokumento rengėjas) arba kuriuo gautas dokumentas persiunčiamas pagal kompetenciją.
Apie DVS priemonėmis kontroliuojamo pavedimo įvykdymo patvirtinimą (jo vykdymo kontrolės užbaigimą), DVS priemonėmis (įskaitant pranešimą elektroniniu paštu) informuojami pavedimo vykdytojai ir jo vykdymą DVS kontroliuojantys asmenys (išskyrus tą, kuris pats DVS patvirtino pavedimo įvykdymą).
VIII. atleidžiamų iš darbo (perkeliamų į kitas pareigas) darbuotojų REIKALŲ ir turto PERDAVIMAS
69. Keičiantis direktoriaus pavaduotojams, padalinių vadovams, taip pat darbuotojams, su kuriais sudarytos visiškos materialinės atsakomybės sutartys, direktoriaus įsakymu sudaroma komisija dokumentų, bylų, nebaigtų spręsti klausimų, nebaigtų vykdyti pavedimų, antspaudų ir spaudų, materialinių vertybių, kito jam patikėto turto (toliau – reikalai) perdavimui ir priėmimui. Direktoriaus pavaduotojo reikalai perduodami kitam direktoriaus nurodytam direktoriaus pavaduotojui, padalinio vadovo – jo pavaduotojui (jo nesant – direktoriaus nurodytam kitam darbuotojui), darbuotojo, su kuriuo sudaryta visiškos materialinės atsakomybės sutartis, – kitam direktoriaus nurodytam darbuotojui, su kuriuo sudaryta visiškos materialinės atsakomybės sutartis. Į komisijos sudėtį turi būti įtraukti Personalo valdymo, Veiklos buhalterinės apskaitos, ISEIVS, Ūkio valdymo ir kitų (pagal poreikį) padalinių darbuotojai bei darbuotojai, kurie atitinkamai perduoda ir priima reikalus. Komisija surašo direktoriaus patvirtintos formos reikalų perdavimo–priėmimo aktą ir direktoriaus įsakyme nustatytais terminais pateikia jį direktoriui tvirtinti.
70. Keičiantis kitų Fondo administravimo įstaigų direktoriams, Fondo valdybos direktoriaus įsakymu sudaroma komisija reikalų perdavimui ir priėmimui. Į komisijos sudėtį turi būti įtraukti Fondo administravimo įstaigos, kurios direktorius keičiasi, darbuotojai, atsakingi už personalo valdymą, finansus ir apskaitą, dokumentų tvarkymą, informacinių sistemų eksploatavimą, bei darbuotojai, kurie atitinkamai perduoda ir priima reikalus. Komisija surašo Fondo valdybos direktoriaus patvirtintos formos reikalų perdavimo–priėmimo aktą ir Fondo valdybos direktoriaus įsakyme nustatytais terminais pateikia jį Fondo valdybos direktoriui tvirtinti.
71. Atleidžiant 69–70 punktuose nenurodytus darbuotojus iš pareigų, taip pat perkeliant juos į kitas pareigas, padalinys, kuriam priklauso atleidžiamas ar perkeliamas darbuotojas, (jei darbuotojas nepriklauso padaliniui – Personalo valdymo skyrius) parengia direktoriaus patvirtintos formos reikalų perdavimo–priėmimo aktą ir teikia jį tvirtinti direktoriui. Atleidžiamo iš darbo ar perkeliamo į kitas pa …
DI paaiškinimas pagal oficialų įstatymo tekstą. Orientacinis, nepakeičia teisinės konsultacijos.