MEMORANDUM DE FINANŢARE din 1 iunie 2001

(2000)........./............. Comisia Europeană, denumita în continuare Comisia, actionand pentru şi în numele Comunităţii Europene, denumita în continuare Comunitatea, reprezentată de domnul Guy Crauser, director general pentru politica regionala, pe de o parte, şi Guvernul României, reprezentat de doamna Hildegard Carola Puwak, ministrul integrării europene, denumit în continuare Beneficiarul, pe de altă parte, au convenit următoarele: Articolul 1 Măsura la care se face referire în art. 2 va fi implementata şi finanţată din resursele bugetare ale Comunităţii, în conformitate cu prevederile cuprinse în prezentul memorandum. Măsura stipulată în art. 2 va fi implementata conform Condiţiilor generale prevăzute în anexa la Acordul-cadru semnat între Comisie şi Beneficiar, completat cu prevederile prezentului memorandum şi ale anexelor la acesta. Articolul 2 Identificarea măsurii Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare va contribui, sub forma asistenţei financiare nerambursabile, la finanţarea următoarei măsuri, conform celor descrise în anexa nr. I: Numărul măsurii: 2000/RO/16/P/PA/001 Denumirea măsurii: Asistenţa tehnica pentru pregătirea proiectului "Finalizarea lucrărilor şi modernizarea Statiei de epurare a apelor uzate Bucureşti", România Durata: - data începerii: data semnării memorandumului de finanţare de către Comisie; - data finalizarii: 31 decembrie 2002 Localizare: Bucureşti, România Grup: Nu este cazul. Articolul 3 Angajamentul

(1)Cheltuielile eligibile maxime, publice sau echivalente, care pot fi luate în considerare la calcularea asistenţei financiare, sunt de 1.810.000 euro. ...

(2)Ponderea asistenţei acordate de Comunitate pentru această măsură este stabilită la 75% din cheltuielile publice totale sau echivalente, conform celor indicate în Planul de finanţare prezentat în anexa nr. II. ...

(3)Valoarea maxima a asistenţei acordate prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare este de 1.357.500 euro. ...

(4)O suma de 1.086.000 euro este angajata din bugetul pe anul 2001, din linia bugetară B7-020. Angajamentele privind tranşele anuale ulterioare se vor baza pe planul de finanţare iniţial sau revizuit al măsurii, în funcţie de stadiul implementarii măsurii şi de disponibilităţile bugetare. ... Articolul 4 Plăţile

(1)Asistenţa din partea Comunităţii va acoperi plăţile referitoare la măsura pentru care s-au făcut angajamente valabile din punct de vedere legal de către Beneficiar şi pentru care s-a alocat în mod specific finanţarea necesară. Aceste plati trebuie corelate cu lucrările descrise în anexa nr. I. ...

(2)Plăţile efectuate înainte de data semnării memorandumului de finanţare de către Comisie nu vor fi eligibile pentru asistenţa prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare. ...

(3)Măsura descrisă în anexa nr. I şi plăţile efectuate de autoritatea responsabilă cu implementarea măsurii se vor încheia nu mai târziu de data de 31 decembrie 2002. ... Raportul solicitat pentru plata soldului final va fi înaintat în termen de maximum 6 luni de la această dată.

(4)Plata în avans este stabilită la 271.500 euro şi va fi transferata după cum urmează: ... - o sumă de 135.750 euro este plătită după semnarea prezentului memorandum de către Beneficiar; - plata pentru suma rămasă se va efectua după semnarea primului contract important de lucrări. Articolul 5 Respectarea legilor şi politicilor Comunităţii Măsura se va realiza cu respectarea prevederilor relevante ale acordurilor europene şi va contribui la punerea în aplicare a politicilor comunitare, în special a celor referitoare la protejarea şi îmbunătăţirea stării mediului. Articolul 6 Proprietatea intelectuală Beneficiarul şi autoritatea responsabilă cu implementarea, menţionată la pct. 3 din anexa nr. I, se vor asigura în ceea ce priveşte obţinerea tuturor drepturilor de proprietate intelectuală pentru studii, schite, planuri, publicitate şi pentru alte materiale realizate în legătură cu planificarea, implementarea, monitorizarea şi evaluarea măsurii. Aceştia vor garanta accesul şi dreptul de a utiliza astfel de materiale de către Comisie sau de orice alt organism ori persoana delegată de Comisie. Comisia va utiliza aceste materiale numai în scop propriu. Articolul 7 Permisele şi autorizaţiile Orice tipuri de permise şi/sau autorizaţii necesare pentru implementarea măsurii trebuie să fie eliberate de autorităţile competente ale Beneficiarului la timp şi în conformitate cu legislaţia naţionala. Articolul 8 Condiţiile speciale ale măsurii Cele prezentate în lista indicativa prevăzută în anexa nr. Ia) nu constituie în nici un caz angajamente ale Comisiei în ceea ce priveşte sprijinul financiar nerambursabil în faza de implementare a măsurii. Articolul 9 Prevederile privind implementarea, cuprinse în anexele la prezentul memorandum de finanţare, fac parte integrantă din acesta. Nerespectarea condiţiilor şi prevederilor privind implementarea va fi tratata de Comisie conform procedurii stipulate în secţiunea a VIII-a din anexa nr. III.

1. Articolul 10 Textul autentic al acestui memorandum de finanţare este prezentul document semnat mai jos. Semnat la Bruxelles la 22 februarie
2. Pentru Comunitate, Guy Crauser, director general pentru politica regionala Semnat la Bucureşti la 1 iunie
3. Pentru Beneficiar, Hildegard Carola Puwak, ministrul integrării europene, coordonator naţional ISPA Lista cuprinzând anexele ● Anexa nr. I "Descrierea măsurii" ● Anexa nr. Ia) "Termeni de referinţa" ● Anexa nr. II "Plan de finanţare" ● Anexa nr. III: - Anexa nr. III.1 "Prevederi financiare privind implementarea ISPA" - Anexa nr. III.2 "Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA" - Anexa nr. III.3 "Model de cerere de plată pentru raportarea progresului financiar şi fizic şi pentru solicitarea de modificări" - Anexa nr. III.4 "Acord privind cerinţele minime de control financiar aplicabile măsurilor finanţate prin ISPA" - Anexa nr. III.5 "Acord cu privire la nereguli şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA" - Anexa nr. III.6 "Cerinţe privind informarea şi publicitatea" Anexa I DESCRIEREA MĂSURII Asistenţa tehnica pentru pregătirea proiectului "Finalizarea lucrărilor şi modernizarea Statiei de epurare a apelor uzate Bucureşti", România Codul măsurii: 2000/RO/16/P/PA/001
4. Denumirea măsurii: Asistenţa tehnica pentru pregătirea proiectului "Finalizarea lucrărilor şi modernizarea Statiei de epurare a apelor uzate Bucureşti", România
5. Autoritatea care prezintă cererea (coordonatorul naţional ISPA) 2.
6. Numele: Hildegard Carola Puwak, ministrul integrării europene 2.
7. Adresa: Ministerul Integrării Europene Direcţia coordonarea programelor de dezvoltare Director: Eugen Teodorovici str. Apolodor nr. 17, latura Nord, sectorul 5, Bucureşti, România E-mail: eugen.teodorovici@mie.ro Telefon: (40-1) 301.16.23 Fax: (40-1) 301.16.26
8. Autoritatea responsabilă cu implementarea (astfel cum este definită la pct. 2 din secţiunea a II-a din anexa nr. III.2) 3.
9. Denumirea: Oficiul de Plati şi Contractare PHARE Ministerul Finanţelor Publice 3.
10. Adresa: str. Mendeleev nr. 35-38, etajul IV, sectorul 1, Bucureşti, România E-mail: rradulescu@ansit.ro
11. Beneficiarul final (în cazul în care este vorba de un alt organism decât cel stipulat la pct. 3) 4.
12. Denumirea: Primăria Municipiului Bucureşti 4.
13. Adresa: Bd Regina Elisabeta nr. 47, Bucureşti E-mail: dirdsp@pmb.ro
14. Localizare 5.
15. Statul beneficiar: România 5.
16. Regiunea: Bucureşti
17. Descriere Consultanţii trebuie să acorde asistenţa tehnica pentru: - studii preparatorii şi de fezabilitate, inclusiv analize de alternative şi studii de amplasament şi geologice; - analiza economică cost-beneficiu (sau analiza eficientei costurilor, dacă este necesară, inclusiv analize privind cererile de piaţa); - analiza financiară, inclusiv analiza legislativă şi economică referitoare la planificarea financiară; - studii tehnice; - pregătirea documentelor de licitaţie; - pregătirea Termenilor de referinţa pentru supervizarea şi acordarea de sprijin unităţii de implementare la nivelul municipalitatii Bucureşti. În anexa nr. Ia) sunt prezentaţi Termenii de referinţa (indicativ şi prescurtat). Pe parcursul implementarii asistenţei tehnice consultantul trebuie să identifice necesităţile viitoare de analize suplimentare şi control în vederea asigurării eligibilităţii aplicatiei ISPA în concordanta cu aceste documente. În astfel de cazuri consultantul trebuie să facă imediat notificare către Agenţia de implementare, Comisie, Direcţia generală pentru politica regionala şi abia după aceea va pregati Termenii de referinţa necesari în analizele suplimentare viitoare sau în alte controale cerute.
18. Obiective Obiectivul general al asistenţei tehnice îl reprezintă sprijinirea municipalitatii Bucureşti pentru pregătirea aplicatiei ISPA necesare în vederea efectuării investiţiei pentru proiectul "Finalizarea lucrărilor şi modernizarea Statiei de epurare a apelor uzate Bucureşti". Va fi elaborat/reactualizat planul general de urbanism pentru sistemul de alimentare cu apa şi sistemul de canalizare din Bucureşti, care poate defini statia de epurare ca prioritate şi care poate estima necesităţile în vederea definirii mărimii statiei de epurare. Vor fi elaborati Termenii de referinţa pentru supervizare şi sprijin managerial. Programul de lucru ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Program de lucru Data începerii Data finalizarii ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Studiu de fezabilitate 1 aprilie 2001 1 august 2001 Analiza economică cost-beneficiu 1 iunie 2001 1 iulie 2001 Analiza financiară 1 iulie 2001 1 august 2001 Evaluarea impactului asupra mediului 1 iulie 2001 1 septembrie 2001 Documente de licitaţie 1 octombrie 2001 1 ianuarie 2002 Termeni de referinţa pentru 15 decembrie 2001 1 ianuarie 2002 supervizare şi management Asistenţa de precalificare 1 noiembrie 2001 1 octombrie 2002 ───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
19. Costuri şi asistenţa - euro - ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Cost Contribuţia sectorului Cheltuieli Costuri Asistenţa Rata total privat neeligibile eligibile ISPA asis- totale tentei (%) ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── 1.810.000 - - 1.810.000 1.357.500 75 ───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
20. Implicarea IFI (instituţii financiare internaţionale) Nu este cazul; asistenţa tehnica va fi cofinantata din surse naţionale.
21. Plan de achiziţii Lucrările vor fi implementate în concordanta cu următorul plan de achiziţii provizoriu: ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Tipul Luna Rata Descrierea de contract prognozata de ram- lucrărilor şi serviciilor (lucrări, pentru bursare ce urmează să fie licitate furnizări lansarea a facturilor sau ofertei legate de servicii) (luna/an) contractul specificat ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Asistenţa tehnica în vederea sprijinirii servicii 1 aprilie 2001 municipalitatii Bucureşti pentru elaborarea aplicatiei ISPA; planul general de urbanism pentru sistemul de alimentare cu apa şi canalizare; documentaţia de licitaţie, Termenii de referinţa pentru supervizare şi sprijin managerial ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Anexa Ia) TERMENI DE REFERINŢA (indicativ şi prescurtat) Asistenţa tehnica pentru pregătirea proiectului "Finalizarea lucrărilor şi modernizarea Statiei de epurare a apelor uzate Bucureşti", România
22. Contextul proiectului Construcţia Statiei de epurare a apelor uzate Bucureşti (SEAUB) a fost efectuată între anii 1985-1994, cu o întrerupere de 14 luni până în anul 1989, şi între anii 1990-
23. În cadrul proiectului original al statiei de epurare au fost prevăzute 3 linii de tratare, fiecare linie având o capacitate de epurare de 7,5 mc/s pe vreme uscata şi de 15 mc/s în condiţii de precipitatii abundente. De la ceea ce s-a prevăzut iniţial - 3 linii de tratare - autorităţile locale au aprobat 2 linii şi pentru o alta linie adiţională a fost rezervat spaţiu pentru o viitoare extindere. Din cauza problemelor de îndepărtare a nisipului prima linie nu a fost pusă niciodată în operare. Construcţia celei de-a doua linii a început, dar a fost stopata curând şi la multe unităţi a fost terminată doar fundaţia. Conceptul original al statiei de epurare a fost redus de la 3 la 2 linii. De la acest concept numai partea mecanică de tratare a primei linii a fost finalizată complet, partea de epurare biologica şi cea de tratare a namolului rămânând mai mult sau mai puţin neterminate.
24. Obiective Obiectivul general al asistenţei acoperite de serviciile furnizate este sa pregătească proiectul pentru implementare, în conformitate cu standardele internaţionale şi cu cerinţele Uniunii Europene, precum şi asistenţa acordată municipalitatii Bucureşti în pregătirea/actualizarea unui plan general de urbanism pentru sistemul de ape uzate din Bucureşti, care să prevadă modernizarea statiei de epurare ca prioritate clara şi sa definească premisele în ceea ce priveşte mărimea statiei. Prin asistenţa tehnica se intenţionează, de asemenea, sprijinirea autorităţilor în ceea ce priveşte actualizarea şi revizuirea proiectelor acestora pentru asistenţa financiară ISPA, cat şi în completarea formularului de aplicaţie şi pregătirea documentelor insotitoare pentru ca acestea să poată întruni cerinţele Regulamentului ISPA. Toate documentele cerute trebuie să fie întocmite pentru a permite municipalitatii Bucureşti sa lanseze oferta pentru "Finalizarea lucrărilor şi modernizarea Statiei de epurare a apelor uzate Bucureşti". Aceasta include şi asistenţa acordată municipalitatii pe perioada licitaţiei şi până la castigarea contractului de construcţie. În vederea îndeplinirii obiectivului general al asistenţei consultanţii vor avea de îndeplinit şi următoarele subobiective: ● sa asiste la pregătirea unei variante de proiect pentru partea principala a aplicatiei ISPA; ● sa actualizeze/sa pregătească toate documentele insotitoare necesare care să întrunească standardele internaţionale în evaluarea impactului proiectului, inclusiv pregătirea studiului financiar şi de fezabilitate, evaluarea impactului asupra mediului, descrierea tehnica, documentaţia pentru achiziţie publică şi definirea modului de administrare şi supervizare tehnica externa a proiectului; ● sa acorde asistenţa municipalitatii în licitarea contractului de construcţie, în precalificarea licitatorilor, inclusiv asistenţa pe perioada de licitare şi a negocierilor contractuale până la castigarea contractului de construcţie.
25. Scopul lucrării Consultantul va îndeplini următoarele sarcini:
26. pregătirea planului general de investiţii;
27. pregătirea studiului de fezabilitate în conformitate cu standardele Uniunii Europene;
28. elaborarea studiului de impact asupra mediului;
29. asistenţa în pregătirea aplicatiei ISPA pentru investiţii;
30. pregătirea documentaţiei de licitaţie;
31. pregătirea documentaţiei de achiziţie;
32. definirea supervizarii tehnice externe şi de administrare;
33. asistenţa în licitare şi contractare (servicii de licitaţie). 3.
34. Planul general de investiţii Planul general de investiţii va include: - evaluarea situaţiei prezente în sectorul apelor uzate şi identificarea deficienţelor; - previzionarea poluarii şi a inundaţiilor; - descrierea principalelor componente de investiţii şi secvente de dezvoltare, incluzând orice necesitate pentru modernizarea reţelei de administrare; - prioritizarea şi programarea timpului; - estimarea costurilor de capital pentru executarea planului general de investiţii; - propunerea pentru prima faza a planului general de investiţii în cadrul posibilităţilor financiare. După consultarea cu Beneficiarul consultanţii vor propune componentele prioritare care trebuie luate în considerare în cadrul aplicatiei ISPA, bazându-se strict pe capacitatea Beneficiarului de a cofinanta cu minimum 25%, prin mijloace bugetare sau prin împrumut. Analiza va fi rezumata într-o formă noua sau actualizată a proiectului planului general de investiţii, care va include previziuni, aspecte tehnice şi economice ale proiectelor de reabilitare în sectorul de epurare a apelor uzate. 3.
35. Pregătirea studiului de fezabilitate în conformitate cu standardele Uniunii Europene Pentru "Finalizarea lucrărilor şi modernizarea Statiei de epurare a apelor uzate Bucureşti" este necesară elaborarea unui studiu de fezabilitate în conformitate cu standardele Uniunii Europene. Luarea în considerare a studiilor existente şi a proiectelor de construcţii va fi facuta în acord cu municipalitatea Bucureşti. Consultanţii vor tine permanent legătură cu Beneficiarul responsabil pentru obţinerea aprobărilor necesare din partea autorităţilor române. 3.2.
36. Colectarea datelor operationale şi de infrastructura şi definirea proiectului Consultanţii vor descrie proiectul şi alternativele sale (în timp şi în spaţiu). Aceştia vor trebui sa definească o opţiune corespunzătoare principiului "de a nu face nimic", în paralel cu care vor fi analizate alternativele proiectului. Se va specifică dacă prezentul proiect face parte din unul mai mare implementat pe etape. De asemenea, se va mai specifică şi dacă asistenţa tehnica acoperă întregul proiect sau doar o parte din acesta. Consultanţii vor colecta date despre sistemul de administrare a alimentarii cu apa/apelor uzate existent, incluzând, printre altele, şi datele cu privire la dezvoltarea demografică, planurile de dezvoltare urbana, proiectiile socioeconomice şi evaluarea capacităţii statiei, luându-se în considerare şi reducerile cerute la preţurile induse, dezvoltarea demografică şi cererea industriala, toate acestea pentru a se evita supraincarcarea. Consultanţii vor analiza planurile anterioare de dezvoltare regionala, planurile generale de urbanism, studiile şi rapoartele care oferă o imagine completa asupra situaţiei existente şi contextul proiectului. Consultanţii vor colecta şi vor analiza rapoartele de investigaţii anterioare. Tipurile de investigaţii/cercetare/analiza care trebuie luate în considerare includ măsurarea debitului de apa, probe de apa şi analize biologice. Consultanţii vor specifică dacă s-au făcut noi cercetări în timpul implementarii studiului de fezabilitate şi dacă aceste cercetări vor fi efectuate de consultanţi sau de cercetători externi. 3.2.
37. Coordonarea regionala Componentele ISPA trebuie vazute ca parte integrantă a întregului sistem de apa şi de ape uzate şi trebuie explicata legătură cu proiectele aflate în derulare. În cazul proiectelor în care diferite subcomponente au fost finanţate anterior prin B.E.R.D, PHARE sau din alte surse financiare internaţionale trebuie explicat modul în care componentele ISPA sunt în corelatie cu proiectele de reabilitare aflate în derulare sau terminate. Trebuie verificat, de asemenea, dacă planul general va fi urmat şi de alte proiecte similare în regiunea respectiva, pentru a se asigura un progres echilibrat al implementarii şi, prin urmare, pentru a se obţine un beneficiu maxim al capitalului investit. 3.2.
38. Evaluarea apelor epurate industriale Municipalitatea Bucureşti trebuie asistată pentru a intensifica controlul/monitorizarea scurgerilor de ape uzate industriale şi pentru a realiza o preevaluare a producţiei de ape uzate în industriile relevante. Aceasta trebuie să includă:
39. colectarea şi analiza datelor existente;
40. evaluarea şi analiza sectoarelor industriale relevante de ape uzate;
41. gruparea şi stabilirea prioritatilor în sectoarele industriale relevante de ape uzate;
42. inspecţia industriilor relevante preselectate;
43. definirea unui program de analiza a apelor epurate industriale;
44. recomandări pentru înfiinţarea unui cadastru industrial, monitorizarea în viitor a industriilor şi tratarea corespunzătoare a apelor. 3.2.
45. Inginerie preliminară Propunerile de proiecte se vor realiza în baza strategiilor pe termen scurt/mediu/lung utilizate în planurile generale din sectorul apelor uzate. Criteriile planului pentru proiectarea statiei de epurare a apelor uzate se vor stabili ţinându-se seama de densitatea populaţiei, unitatea de consum/ generare şi de consumul/generarea pentru zonele comerciale/instituţionale şi zonele industriale. În ceea ce priveşte realizarea proiectelor cu privire la dezvoltarea urbana, acestea se vor face pe baza proiectelor de utilizare a terenului, dacă este cazul. Se vor mai face propuneri de proiecte şi în ceea ce priveşte sistemul de captare a apelor, precum şi pentru stabilirea proiectului hidraulic pentru tratarea apelor uzate. Consultanţii vor face o analiza generală a documentelor existente ale proiectelor şi planurilor care vor forma baza în completarea şi modernizarea SEAUB. Se va urmări în mod special respectarea proiectelor propuse şi a normelor Uniunii Europene. Pe baza acestora consultanţii vor pregati recomandări cu privire la cerinţele de actualizare a proiectului, incluzând instalarea unui sistem de monitorizare pentru statia de canalizare. Consultanţii vor evalua şi vor prezenta alternativele, rezultatul final fiind o selecţie a celei mai bune soluţii. Conceptul proiectului ingineresc (preliminar) va fi pregătit pe baza tuturor componentelor fizice. Acesta va include analiza liniei de tratare a apei existente şi a sistemului hidraulic. Evaluarea mediului Studiul de fezabilitate va consta într-o examinare iniţială a mediului (IEE), în conformitate cu prevederile directivelor C.E.E. nr. 85/337 şi C.E. nr. 97/11 şi ale legislaţiei române în domeniu. IEE va stabili dacă evaluarea impactului asupra mediului (EIA) la scara globală este necesară într-un studiu separat sau dacă măsurile de ameliorare pot fi decise pe baza IEE. 3.2.
46. Estimarea costurilor Actuala estimare a costurilor (pregatita de Mannesmann în anul 1997 şi de DAR/EDIL în anul 2000) se analizează/revizuieste pe baza administrării componentelor de ameliorare a mediului, administrării contractorilor şi a costurilor aferente. În ceea ce priveşte costurile de exploatare şi de întreţinere o estimare este necesară şi în cazul acestora. Consultanţii trebuie să ţină seama în modelul lor de cost (în special la calcularea contingentelor financiare) de impactul asupra mediului macroeconomic. În cazul în care cofinantarea proiectului este asigurata printr-un împrumut bancar, Băncii i se va cere să prezinte previziuni cu privire la evoluţia inflaţiei şi a ratelor de schimb valutar. Programarea achizitionarilor şi implementarii Consultanţii vor întocmi un plan de achiziţii conform formatului standard acceptat atât de Uniunea Europeană, cat şi de Banca (format care arata pentru fiecare pachet de achiziţii costul estimat - care include contingente, fără taxe şi comisioane -, datele estimate pentru invitaţia de licitare, castigarea şi încheierea contractului, felul pachetului, procedura de achiziţii ce trebuie urmată etc.). Se va confirma ca aranjamentele de achiziţie îndeplinesc standardele româneşti, ale Uniunii Europene, precum şi cerinţele Băncii. Pentru fiecare componenta a proiectului consultanţii trebuie să întocmească o schita de implementare, care să descrie modul în care activităţile de construcţie/implementare se desfăşoară în baza propunerilor realiste privind data de achizitionare, de livrare şi de execuţie. Analiza riscului Consultantul va efectua pentru proiect o analiza detaliată a riscului, investigand riscurile potenţiale legate de parametrii-cheie, cum ar fi rata de colectare, tarifele şi variatiile cererii. 3.2.
47. Analiza financiară Situaţia financiară a municipalitatii Bucureşti Sunt evaluate veniturile, cheltuielile şi datoriile municipalitatii Bucureşti. Bugetul municipalitatii Bucureşti este evaluat în funcţie de valoarea creditului acordat proiectului Beneficiarului şi de posibilitatea instituirii finanţării proprii. Costul financiar al proiectului Cheltuielile financiare relevante pentru schema de implementare a proiectului, datele şi timpul finanţării vor fi adăugate la costul ingineresc estimat, incluzând inflatia proiectata şi dobânda pe durata construcţiei. Costurile vor fi eşalonate după cum este menţionat în secţiunea 9 din aplicatia standard ISPA. Mai mult, impactul proiectului asupra ocupării forţei de muncă va fi evaluat în termeni de locuri de muncă nou-create/pierdute, respectiv în faza de construcţie sau de operare, astfel cum este detaliat în secţiunea 9 din aplicatia standard ISPA. Proiectii financiare Acţiunea va avea drept scop confirmarea faptului ca serviciul public de apa va avea la rândul lui capacitatea financiară de a susţine în întregime operaţiunile sale, de a finanta programul de investiţii şi de a demonstra viabilitatea financiară a proiectului. Viabilitatea financiară a SEAUB şi a proiectului trebuie să fie demonstrata pe bază de proiectii financiare pentru perioada de rambursare a împrumutului în termeni nominali. Proiectiile vor fi corespunzătoare planului de dezvoltare strategica şi se vor baza pe estimari realiste asupra veniturilor şi cheltuielilor utilităţilor. Proiectiile financiare vor include bilanţuri anuale, situaţiile de venituri şi cash-flow, inclusiv costurile de exploatare şi de întreţinere. Consultanţii vor evalua impactul financiar al proiectului prin compararea costurilor de creştere (capital şi recurent) ale proiectului cu veniturile de creştere sau economiile generate. Serviciul datoriei acoperă rata împrumutului bancar ce va fi calculat. Analiza financiară include şi calcularea şi discutarea sensibilităţii la schimbări a venitului de baza şi a variabilelor de cost, inclusiv a schimbului valutar şi a ratelor de dobânda, precum şi evaluarea riscurilor pentru utilităţi. Taxa pe valoarea adăugată (T.V.A.) şi rata interna de rentabilitate (IRR), cost/beneficiu (C/B), precum şi ratele relevante vor fi, de asemenea, analizate. Stabilirea tarifelor Un studiu va fi efectuat pentru a se determina viitoarele niveluri ale tarifelor, inclusiv diferentierea acestora pe grupuri de consumatori. Evaluarea economică Consultanţii vor efectua analiza economică cost-beneficiu al componentelor propuse spre finanţare prin intermediul proiectului. Analiza va identifica orice cost-beneficiu cuantificabil şi necuantificabil din punct de vedere economic pentru a se obţine o calculatie a ratei economice interne de rentabilitate pentru proiect. Beneficiarii proiectului vor fi identificati. În cazul în care limitarea datelor împiedica calcularea costurilor şi a beneficiilor directe şi indirecte ale proiectului consultanţii vor efectua o calculatie a eficientei costurilor pentru diferite alternative ale proiectului. Planul financiar Va fi pregătit pentru proiect un plan financiar. 3.2.
48. Aranjamente instituţionale Organizarea municipalitatii Bucureşti Trebuie descrisă organizarea municipalitatii Bucureşti. Organizarea propusă pentru operator Va fi descrisă schema personalului operatorului atât în ceea ce priveşte conducerea, administrarea, exploatarea, întreţinerea, cat şi în ceea ce priveşte facturarea. Ajustari organizaţionale propuse Se vor identifica îmbunătăţirile instituţionale necesare cu privire la numărul personalului, nivelul educaţional, calificarea profesională. Va fi evaluat, de asemenea, şi necesarul de echipament adiţional. Organizarea implementarii proiectului Se va prezenta cadrul instituţional al implementarii proiectului. Agenţiile de execuţie şi implementare vor fi identificate, iar responsabilităţile acestora vor fi stabilite. Vor fi descrise un comitet de coordonare posibil, precum şi agenţiile colaboratoare şi alte părţi implicate. 3.2.
49. Raport asupra analizei de fezabilitate Un raport de fezabilitate va fi întocmit şi va conţine o prezentare a constatărilor şi recomandărilor. Raportul va include documentaţia tehnica pentru analizele ce conduc la recomandări, oferind Comisiei posibilitatea unei înţelegeri complete asupra aspectelor tehnice şi impactului economic şi financiar al proiectului. Raportul va prezenta cu claritate toate previziunile şi metoda care stau la baza analizelor. Studiul de fezabilitate trebuie să fie aprobat în conformitate cu reglementările Uniunii Europene şi cu legislaţia locală românească, care implica încurajarea consultantilor de a subcontracta sarcini specifice adaptand standardele româneşti pentru studiul de fezabilitate. 3.
50. Evaluarea impactului asupra mediului (EIA) EIA trebuie să facă parte integrantă din studiul de fezabilitate. Scopul primului screening este de a identifica opţiunile proiectului care sunt inacceptabile din punct de vedere al protecţiei mediului sau care implica costuri de ameliorare mari/excesive. Un screening iniţial poate fi făcut înaintea analizei cost-beneficiu pentru a limita numărul alternativelor de proiect deja existente în acest stadiu. O EIA mai cuprinzatoare va fi facuta pentru conceptul propus într-un raport separat. Consultanţii vor specifică, de asemenea, cerinţele de instruire, dacă acest lucru este necesar. Consultanţii vor face o EIA potrivit standardelor C.E.E., în conformitate cu Directiva C.E.E. nr. 85/337 din 27 iunie 1985 privind evaluarea efectelor anumitor proiecte publice şi private şi cu directiva C.E. nr. 97/11 din 3 martie 1997, amendata prin Directiva C.E.E. nr. 85/337, precum şi potrivit standardelor şi reglementărilor locale emise de Ministerul Apelor şi Protecţiei Mediului din România. EIA va fi aprobată în conformitate cu reglementările din România şi cu standardele C.E.E. Consultanţii trebuie să analizeze cu atenţie în special art. 4 şi anexele la Directiva C.E. nr. 97/11 pentru a evalua dacă actualul proiect este subiectul unei EIA. O EIA va urmări procedura stabilită de Directiva EIA, incluzând notificarea, screeningul, consultarile (autorităţile de mediu în cauza şi cele publice) şi informarea asupra deciziei finale. Rezultatele studiului de impact şi consultarile publice trebuie luate în considerare în procedura finala de acord. Costurile măsurilor de ameliorare vor fi evaluate. 3.
51. Asistenţa pentru pregătirea aplicatiei ISPA pentru investiţii Consultanţii vor acorda asistenţa aplicantului în realizarea aplicatiei în deplina concordanta cu forma standard. 3.
52. Pregătirea dosarului de licitaţie Este prevăzut ca reabilitarea/extinderea SEAUB să fie lansata la licitaţie ca proiect la cheie, în conformitate cu regulile FIDIC, în care detaliile vor fi proiectate de contractor. Consultanţii vor elabora o documentaţie bazată pe schita preliminară efectuată în cadrul studiului de fezabilitate. Aceasta documentaţie va face parte din dosarul de licitaţie ce va fi pus la dispoziţie ofertanţilor pentru a primi oferte compatibile. 3.
53. Dosarul de achiziţie pentru proiect Procedura de licitare va respecta procedurile FIDIC şi reglementările relevante. Baza pentru lucrările contractate va fi documentaţia de licitare FIDIC cu ultimele amendamente. 3.
54. Definirea supervizarii tehnice externe şi de management al proiectului Consultanţii vor elabora Termenii de referinţa pentru conducerea şi supervizarea proiectului. 3.
55. Asistenţa acordată municipalitatii Bucureşti în licitare şi contractare Consultanţii vor asista municipalitatea Bucureşti în realizarea procedurilor de precalificare, de licitare şi contractuale. Pentru a se lucra pe baze eficiente etapele de precalificare se vor pregati în faza de proiectare şi lista scurta va fi disponibilă la înaintarea documentaţiei de achiziţie.
56. Rezultate asteptate şi livrabile Pentru fiecare sarcina raportarea aranjamentelor este prezentată în cele ce urmează. În timpul implementarii acestui proiect vor fi înaintate rapoarte de progres, insumand 3-4 pagini. Raport preliminar: trebuie să fie înaintat în termen de o luna de la începutul desemnării. Raportul asupra analizei de fezabilitate: este descris în paragraful 3.2.
57. Proiectul de raport va fi înaintat în termen de 4 luni de la începutul desemnării. Formularul de aplicaţie: este completat în întregime, este descris în paragraful 3.4 şi este însoţit de următoarele documente: - raportul privind evaluarea impactului asupra mediului; - analiza cost-beneficiu şi analiza financiară şi economică; - raportul final incluzând dosarul de licitaţie.
58. Buget şi personal Bugetul total pentru proiect este de 1,8 milioane euro, inclusiv investigaţiile/cercetările propuse în paragraful 3.2.
59. Personalul necesar este, în mod indicativ, de 50 de persoane/luna pentru personalul internaţional şi de 82 de persoane/luna pentru personalul local.
60. Durata proiectului Durata proiectului va fi de 18 luni. ANEXA II PLAN DE FINANŢARE (bazat pe angajamentele de la bugetul Uniunii Europene) Titlul măsurii: Asistenţa tehnica pentru pregătirea proiectului "Finalizarea lucrărilor şi modernizarea Statiei de epurare a apelor uzate Bucureşti", România Nr. ISPA: 2000/RO/16/P/PA/001 - euro - ┌────┬─────────┬─────┬───────────────────────────────────────┐ ┌────────────┐ │ │ │ │ │ │ │ │Anul│Cost │Cos- │ Costuri eligibile │ │ │ │ │total │turi ├─────────────┬─────────────┬───────────┤ │ Împrumut │ │ │ │nee- │ │ │Autorităţi │ │ de la │ │ │ │ligi-│ │ │naţionale │ │ IFI │ │ │ │bile │ Total │ ISPA ├───────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │Autoritatea│ │ │ │ │ │ │ │ │ locală │ │ │ │ ├─────────┼─────┼─────────┬───┼─────────┬───┼───────────┤ ├─────┬──────┤ │ │1 = 2 + 3│ 2 │ 3=5 +7 │(%)│ 5 │(%)│ │ │ │ (%) │ │ │ │ │ │4= │ │6= │ 7 │ │ 8 │9=8/1 │ │ │ │ │ │3/1│ │5/3│ │ │ │ │ │────┼─────────┼─────┼─────────┼───┼─────────┼───┼───────────┤ ├─────┼──────┤ │2000│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ │ - │ - │ │2001│1.448.000│ - │1.448.000│100│1.086.000│ 75│ 362.000 │ │ - │ - │ │2002│ 362.000│ - │ 362.000│100│ 271.500│ 75│ 90.500 │ │ - │ - │ │2003│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ │ - │ - │ │2004│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ │ - │ - │ │2005│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ │ - │ - │ │2006│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ │ - │ - │ │ne- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │anu-│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ali-│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │zate│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ │ - │ - │ ├────┼─────────┼─────┼─────────┼───┼─────────┼───┼───────────┤ ├─────┼──────┤ │TO- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │TAL │1.810.000│ - │1.810.000│100│1.357.500│ 75│ 452.500 │ │ - │ - │ └────┴─────────┴─────┴─────────┴───┴─────────┴───┴───────────┘ └─────┴──────┘ Anexa III.1 PREVEDERI FINANCIARE privind implementarea ISPA Secţiunea I Forme şi rate de asistenţa

(1)Asistenţa Comunităţii prin ISPA poate fi sub forma de asistenţa nerambursabilă directa, de asistenţa rambursabila sau orice alta forma de asistenţa. ... Asistenţa rambursata către autoritatea de management sau către alta autoritate publică va fi refolosita în acelaşi scop.

(2)Rata asistenţei din partea Comunităţii, acordată prin ISPA, poate fi de până la 75% din cheltuiala publică sau echivalenta, inclusiv cheltuielile făcute de organismele ale căror activităţi se încadrează într-un cadru legal sau administrativ care face ca acestea să fie privite ca echivalente ale unor organisme publice. Comisia poate propune creşterea acestei rate până la 85%, în special acolo unde considera ca o rata mai mare de 75% este necesară pentru îndeplinirea unor măsuri esenţiale pentru atingerea obiectivelor generale ale ISPA. ... Rata asistenţei şi suma maxima a asistenţei financiare nerambursabile ISPA vor fi specificate în memorandumul de finanţare aferent măsurii respective. În cazul asistenţei rambursabile sau în cazul în care exista un interes special al Comunităţii, rata de asistenţa trebuie redusă ţinându-se seama de: a) disponibilitatea cofinanţării; ... b) capacitatea măsurii de a genera venituri; şi ... c) aplicarea corespunzătoare a principiului "poluatorul plăteşte". ...

(3)Măsurile care generează venituri în conformitate cu paragraful

(4)Măsurile privind studiile preliminare şi asistenţa tehnica pot fi finanţate în mod excepţional în proporţie de 100% din costurile totale. ...

(5)Măsurile acoperite de un memorandum de finanţare vor fi implementate de ţara beneficiara în strânsă colaborare cu Comisia, care îşi va păstra responsabilitatea pentru utilizarea fondurilor alocate. ... Secţiunea a II-a Angajamente

(1)Comisia implementeaza cheltuielile prin ISPA în conformitate cu Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunităţii Europene, pe baza memorandumului de finanţare care va fi încheiat între Comisie şi ţara beneficiara. ... Totuşi angajamentele bugetare anuale referitoare la asistenţa acordată măsurilor vor fi efectuate în unul dintre următoarele doua moduri: a) Angajamentele pentru măsurile finanţate prin ISPA, care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult, trebuie, ca regula generală şi sub rezerva pct. b), să fie efectuate în rate anuale. ... Angajamentele pentru prima rata anuală vor fi făcute de Comisie la semnarea memorandumului de finanţare referitor la măsura. Acest angajament nu va depăşi totalul plăţii în avans, prevăzută la paragraful

(2)din secţiunea a III-a de mai jos, şi al asistenţei financiare nerambursabile pentru cheltuielile estimate pentru primul an indicat în planul de finanţare. Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanţare iniţial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an financiar, dar nu mai târziu de data de 1 aprilie a anului în discuţie, cu condiţia ca cheltuielile preconizate pentru anul următor să le justifice şi ca progresul lucrărilor sa demonstreze ca proiectul avanseaza satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. b) Pentru măsurile cu o durată mai mica de 2 ani şi pentru care asistenţa Comunităţii nu depăşeşte 20 milioane euro un prim angajament de până la 80% din totalul asistenţei acordate poate fi făcut când Comisia semnează memorandumul de finanţare referitor la măsura. ... Diferenţa va fi angajata în condiţiile în care progresul lucrărilor demonstreaza ca proiectul înaintează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare.

(2)Cu excepţia cazurilor deplin justificate, asistenţa angajata pentru o măsura la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a memorandumului de finanţare referitor la măsura va fi anulată. ... În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util ţara beneficiara şi autoritatea desemnată atunci când exista riscul unei anulari. Secţiunea a III-a Plati

(1)Plăţile pot lua forma fie a unui avans, fie a unor plati intermediare sau a diferenţei finale. ... Plăţile intermediare şi plata diferenţei finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate şi plătite, care trebuie susţinute de facturi primite sau de documente contabile cu valoare probativa echivalenta.

(2)Plăţile în avans ... Ca regula generală, un avans de până la 20% din totalul asistenţei acordate prin ISPA, asa cum a fost iniţial decis, va fi plătit autorităţii desemnate, astfel cum este definită la paragraful

(9). Avansul este, ca regula generală, transferat în următoarele moduri: - o primă transa de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când ţara beneficiara semnează memorandumul de finanţare; - diferenţa este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de lucrări. Abaterile de la aceasta regula generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finanţare referitor la măsura. Întregul avans sau părţi din acesta trebuie returnate de autoritatea desemnată, menţionată în paragraful

(2), dacă nici o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în termen de 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilită de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile făcute efectiv. Returnarea avansului nu duce la anularea asistenţei acordate de Comunitate.

(3)Plăţile intermediare ... Plăţile intermediare sunt efectuate de Comisie către autoritatea desemnată, la cererea acesteia, dacă măsura progreseaza satisfăcător către finalizare, şi vor fi făcute pentru a se rambursa cheltuielile efectuate şi certificate, sub rezerva următoarelor condiţii: - ţara beneficiara a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici şi financiari şi conformitatea acesteia cu memorandumul de finanţare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiţii specifice referitoare la asistenţa; - s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observaţiilor şi recomandărilor autorităţilor de inspecţie naţionale şi/sau comunitare; - au fost indicate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, financiare şi legale care au apărut; - a fost analizata orice îndepărtare de la planul de finanţare iniţial; - au fost descrise etapele parcurse pentru publicitatea măsurii. Ţara beneficiara va fi informată de Comisie dacă nu a îndeplinit una dintre condiţiile stipulate mai sus. Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru cererile de plată şi pentru rapoartele de progres fizic şi financiar.

(4)Ţările beneficiare trebuie să se asigure ca cererile de plată sunt înaintate Comisiei, ca regula generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie şi 1 noiembrie cel mai târziu. ...

(5)Suma totală a plăţilor efectuate conform paragrafelor

(2)şi

(3)nu trebuie să depăşească 80% din totalul asistenţei acordate. Comisia poate marii acest procent până la 90% în cazuri justificate. ...

(6)Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de Comunitate ... Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate şi într-adevăr efectuate, va fi facuta dacă: - măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale; - măsura a îndeplinit condiţiile sale specifice, astfel cum sunt menţionate în memorandumul de finanţare; - raportul final menţionat în secţiunea a V-a a fost înaintat Comisiei; - autoritatea desemnată sau organismul menţionat în paragraful

(2)a înaintat Comisiei o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limita de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanţare; - ţara beneficiara certifica Comisiei ca informaţiile furnizate în cererea de plată şi în raport sunt corecte; - ţara beneficiara a transmis Comisiei declaraţia menţionată în apendicele B la anexa nr. III.4; - toate măsurile de informare şi publicitate stabilite de Comisie, prevăzute în anexa nr. III.6, au fost implementate; - când managementul asistenţei acordate pentru o măsura este conferit agentiilor de implementare din ţările beneficiare în sistem descentralizat, ţările beneficiare furnizează Comisiei toate informaţiile necesare pentru a verifica dacă regulile Comunităţii privind achiziţiile publice au fost îndeplinite, în special cele care privesc publicarea anunţurilor de licitaţie şi transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor şi de adjudecare a contractului, şi dacă au fost respectate toate condiţiile specificate în memorandumul de finanţare.

(7)Dacă raportul final menţionat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data de finalizare a lucrărilor şi de efectuare a plăţilor, astfel cum este specificată în memorandumul de finanţare, partea de asistenţa care reprezintă diferenţa finala pentru acea măsura va fi anulată. ...

(8)Cererile pentru plăţile intermediare şi pentru plata finala prezentate de ţara beneficiara sunt însoţite de o declaraţie a responsabilului naţional cu autorizarea, care specifică numai plăţile legate de cheltuielile susţinute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativa şi care sunt conforme prevederilor care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele finanţate prin ISPA, astfel cum sunt specificate în anexa nr. III.2. ...

(9)Rata asistenţei acordate de Comisie prin acest memorandum de finanţare va fi facuta către o entitate centrala, Fondul Naţional, desemnată de ţara beneficiara sa primească asemenea plati. Ca regula generală, plăţile trebuie făcute de Comisie într-un singur cont bancar desemnat de ţara beneficiara, nu mai târziu de doua luni de la primirea unei cereri valide şi complete de plată. Acest termen limita nu se aplică pentru plata avansului. Fondul Naţional trebuie să transfere cat de repede posibil şi în totalitate contribuţia ISPA către organismele responsabile cu implementarea. ...

(10)Fondul Naţional, condus de responsabilul naţional cu autorizarea (RNA), va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul tarii beneficiare. RNA va fi, de asemenea, responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat. ... Responsabilităţile responsabilului naţional cu autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înţelegere încheiat între Comisie şi ţările beneficiare. Secţiunea a IV-a Folosirea euro

(1)Sumele cuprinse în aplicatiile pentru asistenţa împreună cu planul de finanţare relevant vor fi prezentate în euro. ...

(2)Sumele privind asistenţa şi planurile de finanţare aprobate de Comisie vor fi exprimate în euro. ...

(3)Declaraţiile de cheltuieli care justifica cererile de plată corespunzătoare trebuie exprimate în euro. ... Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabila a Comisiei, aplicabilă pentru luna în care declaraţia de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităţilor responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor art. 1

(2)din Reglementarea Comisiei (EURATOM, ECSC, EC) nr. 3418/93 care stabileşte regulile detaliate de implementare a unor prevederi ale Reglementării financiare din 21 decembrie 1977. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autorităţile responsabile cu privire la aceasta rata*1).

(4)Plăţile asistenţei financiare acordate de Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de ţara beneficiara în acest sens. ... --------------- *1) http://europa.eu.int/comm/dg19/infoeuro/fr/index.htm Secţiunea a V-a Raportul final Autoritatea sau organismul responsabil cu implementarea măsurii trebuie să transmită Comisiei un raport final în termen de cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conţine următoarele:

1. a)descrierea lucrărilor efectuate, însoţită de indicatori fizici, cuantificari ale cheltuielilor pe categorii de lucrări şi măsurile luate cu privire la clauzele specifice conţinute în decizia de acordare a asistenţei financiare nerambursabile; ...
2. b)certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenţei financiare nerambursabile; ...
3. c)o primă evaluare a gradului de îndeplinire a rezultatelor prevăzute, mai ales cu privire la: ... - data efectivă de implementare a măsurii; - indicarea modului în care măsura va fi administrată după finalizare; - confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special a celor legate de costurile de operare şi veniturile asteptate; - confirmarea previziunilor socioeconomice, în special a costurilor şi beneficiilor asteptate; - indicarea acţiunilor luate pentru a se asigura protecţia mediului şi costurile acestora, inclusiv concordanta cu principiul "poluatorul plăteşte"; - data la care măsura finanţată devine operationala;
4. d)informaţii referitoare la acţiunile de publicitate. ... Secţiunea a VI-a Amendamente la memorandumul de finanţare

(1)Dacă cheltuiala publică sau echivalenta într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificata iniţial, asistenţa acordată de Comunitate va fi modificată luându-se în calcul aceasta, dar nu trebuie să depăşească suma maxima stabilită în memorandumul de finanţare. ... O schimbare a ratei asistenţei Comunităţii faţă de rata acordată iniţial sau faţă de asistenţa financiară nerambursabilă maxima va necesita o modificare a memorandumului de finanţare conform procedurilor descrise în paragraful

(3).

(2)Dacă atunci când planul de finanţare a unui proiect este amendat angajamentele şi/sau plăţile Comunităţii depăşesc deja sumele menţionate în planul de finanţare amendat, Comisia va opera ajustarile necesare, ţinând seama de suma supraangajata sau supraplatita, când autorizeaza prima operaţiune financiară (angajare sau plata) după acel amendament. ...

(3)Orice amendament la memorandumul de finanţare se va face în conformitate cu următoarele proceduri: ...

1. a)amendamentele care impun o modificare substantiala a obiectivelor sau a caracteristicilor proiectului ori o schimbare substantiala în planul de finanţare sau în programul cheltuielilor trebuie făcute printr-un memorandum de finanţare, ca răspuns la solicitarea tarii beneficiare sau la iniţiativa Comisiei după consultarea cu ţara beneficiara. Definitia modificării "substanţiale" este data în prevederile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor; ...
2. b)în cazul altor amendamente ţara beneficiara va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia va face observaţiile necesare sau îşi va transmite acordul în termen de cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propunerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia şi-a dat acordul. Comitetul de management ISPA va fi informat despre aceste amendamente; ...
3. c)nici o modificare în cheltuiala anuală mai mica de 25% din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect nu va fi considerată o modificare substantiala a planului de finanţare şi a programului de cheltuieli. ... Secţiunea a VII-a Controlul financiar

(1)Un audit financiar corespunzător, intern şi extern, va fi îndeplinit, în conformitate cu standardele de audit internaţionale acceptate, de către autorităţile naţionale competente de control financiar, care trebuie să fie independente pentru a-şi putea desfăşura funcţia. În fiecare an un plan de audit şi un rezumat al concluziilor auditului efectuat trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit vor fi puse la dispoziţie Comisiei. ...

(2)Fără a prejudicia verificările efectuate de ţările beneficiare, serviciile Comisiei şi Curtea Auditorilor pot, prin propriul lor personal sau prin reprezentanţi autorizaţi corespunzător, să efectueze pe teren audituri tehnice şi financiare, inclusiv verificări prin sondaj şi audituri finale. ...

(3)Ţara beneficiara trebuie să se asigure ca atunci când personalul Comisiei sau reprezentanţii ei corespunzător autorizaţi şi/sau Curtea Auditorilor efectuează verificări, aceste persoane au dreptul sa inspecteze pe loc toate documentaţiile relevante şi care au legătură cu elementele finanţate prin memorandumul de finanţare. Ţările beneficiare trebuie să sprijine serviciile Comisiei şi Curtea Auditorilor să îşi efectueze auditurile referitoare la utilizarea fondurilor acordate prin ISPA. ...

(4)Implementarea detaliată a prevederilor principiilor controlului financiar, împreună cu înţelegerile privind cooperarea şi coordonarea programării şi metodologiei controlului dintre Comisie şi ţările beneficiare sunt specificate în anexa nr. III.4. ... Secţiunea a VIII-a Recuperarea plăţilor necuvenite

(1)Dacă implementarea unei măsuri nu justifica fie o parte, fie toată asistenţa alocata, Comisia va conduce o examinare completa a cazului, în special cerând tarii beneficiare să îşi facă cunoscute observaţiile într-un interval specificat de timp şi sa corecteze orice neregula. ...

(2)Ca urmare a examinării menţionate la paragraful

(1)Comisia poate reduce, suspenda sau anula asistenţa referitoare la măsura în cauza, dacă examinarea dezvaluie nereguli, o combinare necorespunzătoare a fondurilor sau neîndeplinirea uneia dintre condiţiile specificate în memorandumul de finanţare şi în special orice modificare semnificativă care afectează natura sau condiţiile de implementare a măsurii şi pentru care acordul Comisiei nu a fost cerut. Orice reducere sau anulare a asistenţei implica recuperarea sumelor plătite. ...

(3)Când Comisia considera ca o neregularitate nu a fost corectată sau ca o parte ori întreaga operaţiune nu justifica fie numai o parte, fie întreaga asistenţa acordată acesteia, Comisia trebuie să examineze corespunzător cazul şi să solicite tarii beneficiare să îşi înainteze observaţiile într-o perioadă specificată. După examinare, dacă ţara beneficiara nu a luat măsurile corective necesare, Comisia poate: ... a) sa reducă sau sa anuleze orice avans; ... b) sa anuleze o parte sau întreaga asistenţa acordată măsurii. ... Comisia va hotărî măsura corectoare ţinând seama de natura neregulii şi de existenta oricăror deficiente în sistemele de management şi control.

(4)Orice suma plătită greşit trebuie returnată Comisiei de autoritatea definită în paragraful

(9)din secţiunea a III-a. Dacă aceasta autoritate nu returnează suma datorată Comisiei, ţara beneficiara trebuie să ramburseze această sumă Comisiei. Dobânda aplicată conturilor pentru întârzierile de plată trebuie aplicată sumelor nereturnate în conformitate cu regulile specificate în Reglementarea financiară care guvernează bugetul Comunităţii. ... Secţiunea a IX-a Managementul

(1)Comisia trebuie să ceara ţărilor beneficiare: ...

1. a)sa stabilească începând cu data de 1 ianuarie 2000, dar în orice caz nu mai târziu de 1 ianuarie 2002, sistemele de management şi control care asigura: ... - implementarea corespunzătoare a asistenţei acordate prin acest memorandum de finanţare, în conformitate cu principiile unui management financiar solid; - separarea funcţiilor de management şi control; - ca declaraţiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte şi provin dintr-un sistem contabil bazat pe documente justificative care sunt disponibile pentru verificare;
2. b)sa verifice regulat ca măsurile finanţate de Comunitate au fost corect realizate; ...
3. c)sa prevină neregulile şi sa ia măsuri împotriva acestora; ...
4. d)sa recupereze orice sume pierdute ca rezultat al neregulilor sau neglijentei. ...

(2)Sistemele de management şi control ale ţărilor beneficiare trebuie să furnizeze un sistem corespunzător de audituri, astfel cum este definit în apendicele A la anexa nr. III.4, pentru a permite în special: ... - regularizarea închiderii conturilor sintetice ale Comisiei cu înregistrările contabile şi cu documentele justificative de la diferitele niveluri administrative; - verificarea transferurilor fondurilor comunitare disponibile şi ale altor fonduri; - examinarea planurilor tehnice şi de finanţare ale proiectului, a rapoartelor de progres, procedurilor de licitaţie şi contractare la diferite niveluri administrative. Secţiunea a X-a Monitorizarea Ţările beneficiare şi Comisia vor asigura implementarea şi monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi:

(1)Înfiinţarea comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înţelegeri între ţările beneficiare implicate şi Comisie. Autorităţile şi organismele desemnate de ţara beneficiara, Comisie şi, unde este cazul, de B.E.I. şi/sau alte instituţii cofinantatoare vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi de asemenea reprezentate în asemenea comitete şi autorităţile regionale sau locale şi societăţile private, în cazul în care acestea au competenţa necesară pentru executarea unui proiect şi dacă sunt direct implicate în acest proiect. ...

(2)Monitorizarea va fi facuta pe baza unor proceduri de raportare convenite în comun, de verificare prin sondaj şi, dacă este necesar, prin înfiinţarea unor comitete ad-hoc. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului şi la obiectivele acestuia. Aceştia vor fi stabiliţi astfel încât sa arate stadiul atins în executarea măsurii în relaţie cu planul şi cu obiectivele propuse iniţial şi progresul realizat în domeniul managementului şi în alte probleme legate de acesta. ...

(4)Pe baza rezultatelor monitorizarii şi ţinând seama de observaţiile comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele şi condiţiile de acordare a asistenţei aprobate iniţial, precum şi planul de finanţare prevăzut, dacă este necesar, la propunerea ţărilor beneficiare. ... Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcţie de natura şi de importanţa lor. Secţiunea a XI-a Transparenta în adjudecarea contractelor

(1)Procedura care trebuie urmată pentru acordarea contractelor de lucrări, achiziţii sau servicii va respecta principiile-cheie stabilite în titlul IX din Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Uniunii Europene. ...

(4)Procedurile detaliate privind licitaţiile şi contractele sunt stabilite în Sistemul descentralizat de implementare (DIS), manual înfiinţat pentru programul PHARE. ... Secţiunea a XII-a Transparenta în contabilitate şi în rapoartele proiectelor Ţara beneficiara trebuie să se asigure ca pentru măsura la care se referă memorandumul de finanţare toate organismele publice sau private implicate în managementul şi în implementarea operaţiunilor au fie un sistem separat de contabilitate, fie o codificare contabila adecvată a tuturor tranzacţiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie şi de către autorităţile naţionale de control a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure ca toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului în cauza. Autorităţile responsabile vor asigura accesul la toate documentele justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect pe o perioadă de 5 ani după efectuarea ultimei plati pentru proiectul respectiv. Secţiunea a XIII-a Evaluarea ex-post Prin evaluarea ex-post se vor analiza atât utilizarea resurselor, cat şi randamentul şi eficienta asistenţei şi a impactului sau, precum şi factorii ce contribuie la succesul sau esecul implementarii măsurilor, realizarilor şi rezultatelor. După finalizarea măsurilor Comisia şi ţările beneficiare vor evalua modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv randamentul şi eficienta utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde şi impactul real al implementarii lor pentru a se stabili dacă obiectivele iniţiale au fost atinse. Printre altele, aceasta evaluare se va referi şi la contribuţia măsurilor la implementarea politicilor Comunităţii în domeniul mediului sau contribuţia acestora la politicile privind reţeaua transeuropeana extinsă şi transportul în comun. De asemenea, ele vor evalua şi impactul măsurilor asupra mediului. Anexa III.2 PREVEDERI privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA Secţiunea I Domeniul cheltuielilor ISPA acorda asistenţa pentru următoarele măsuri: 1. proiecte de mediu care dau posibilitatea ţărilor beneficiare să se alinieze la cerinţele legilor Comunităţii privind protecţia mediului şi la obiectivele Parteneriatului de Aderare; 2. proiectele de infrastructura în transport, care promovează o mobilitate susţinută, şi, în particular, cele care constituie proiecte de interes comun în baza criteriilor Deciziei C.E. nr. 1692/96*2) şi acelea care permit ţărilor beneficiare să se conformeze obiectivelor Parteneriatului de Aderare; acesta include interconectarea şi interoperabilitatea reţelelor naţionale la reţelele transeuropene şi accesul la aceste reţele; 3. studii preliminare, evaluări şi măsuri de asistenţa tehnica, inclusiv acţiunile de informare şi publicitate legate de proiectele eligibile. Acestea includ asistenţa tehnica şi administrativă în beneficiul mutual al Comisiei şi al ţărilor beneficiare, care nu sunt în mod normal în sarcina administraţiei publice naţionale, acoperind identificarea, pregătirea, managementul, monitorizarea, auditul şi supervizarea proiectelor. Regulile specificate în secţiunile II-XII de mai jos, referitoare la proiectele menţionate la pct. 1 şi 2 de mai sus, sunt totuşi aplicate prin analogie şi deciziilor pentru proiectele menţionate la pct. 3. -------------- *2) Decizia C.E. nr. 1692/96 a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 iulie 1996 privind directivele Comunităţii pentru dezvoltarea reţelei de transport transeuropean. Secţiunea a II-a Definiţii şi concepte de baza 1. Conceptul de proiect, etape ale proiectului şi grupurile de proiecte În scopul prevăzut de acest document, se vor aplica următoarele definiţii:

1. a)un proiect reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcţii tehnice precise şi cu un scop clar identificat; ...
2. b)o etapa independenta tehnic şi financiar reprezintă o etapa care poate fi identificata ca operationala în întregul său. ... O etapa poate acoperi, de asemenea, studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect;
3. c)pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiţii: ... - trebuie să fie localizate pe acelaşi curs de apa sau în aceeaşi arie de captare ori să fie situate de-a lungul aceluiaşi coridor de transport; - trebuie cuprinse în acelaşi plan global privind cursul de apa sau aria de captare ori coridorul, în scopuri bine identificate; - trebuie supervizate de un organism responsabil cu coordonarea şi monitorizarea grupului de proiecte, în cazurile în care proiectele sunt derulate de autorităţi competente diferite. 2. Organismul responsabil cu implementarea
4. a)Pentru proiectele finanţate prin ISPA organismul responsabil cu implementarea este organismul responsabil cu licitaţiile şi contractările. Acest organism este specificat în pct. 3 din anexa nr. I la memorandumul de finanţare. ... Ca o consecinţa, orice schimbare a organismului responsabil cu implementarea unui proiect trebuie să fie aprobată de Comisie printr-un memorandum de finanţare.
5. b)În mod normal prin acest organism se înţelege beneficiarul final al asistenţei acordate prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile. ...
6. c)Totuşi acest organism poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri Comisia trebuie informată despre tipul delegarilor propuse şi trebuie să primească o copie de pe documentele relevante. ... 3. Conceptul de administraţie publică Administraţia publică poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernamant: - organisme de guvernamant centrale (nivel naţional); - organisme de guvernamant regionale; - organisme de guvernamant locale. În plus, acest concept poate include şi organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ în virtutea faptului ca sunt privite ca echivalent al unor organisme publice. 4. Implementarea şi perioada de implementare a unui proiect
7. a)Implementarea unui proiect cuprinde toate etapele de la planificarea preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat şi până la măsurile de publicitate pentru un proiect finanţat. ...
8. b)Memorandumul de finanţare se poate aplica uneia sau mai multor etape menţionate mai sus. ...
9. c)Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regula generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor sus-menţionate până în momentul în care proiectul devine complet operational şi obiectivul fizic descris în memorandumul de finanţare a fost finalizat/definitivat. ... 5. Evidenta documentelor şi transparenta Orice cheltuiala declarata Comisiei trebuie să se bazeze pe înţelegeri legale obligatorii şi/sau pe documente. Este imperativa existenta unei evidente documentare corespunzătoare. În scopul maximizării transparenţei şi pentru a permite controlul Comisiei şi/sau al autorităţii naţionale competente de control financiar asupra cheltuielilor, fiecare ţara beneficiara trebuie să se asigure ca orice organism implicat în managementul şi implementarea proiectelor a stabilit o evidenţa contabilă separată referitoare la proiectul descris în memorandumul de finanţare. 6. Cheltuieli Cheltuielile trebuie raportate la plăţile certificate şi făcute efectiv de organismul responsabil cu implementarea, susţinute de facturi plătite sau de documente contabile cu valoare probativa echivalenta. Documentul contabil cu valoare probativa echivalenta reprezintă orice document transmis de autoritatea definită la pct. 2 din aceasta secţiune pentru a demonstra ca intrările contabile oferă o imagine adevarata şi corecta a tranzacţiilor reale implicate, în concordanta cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei atunci când se folosesc documente contabile cu valoare probativa echivalenta. Secţiunea a III-a Principalele categorii de cheltuieli eligibile Ca regula generală, cheltuielile legate de: - studiile de fezabilitate; - planificare şi proiectare, inclusiv studiul privind impactul asupra mediului; - pregătirea terenului; - construcţii; - utilaje şi instalaţii implicate permanent în proiect; - testare şi instruire; - managementul proiectului; - măsurile compensatorii şi de reducere a impactului asupra mediului; - alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanţare; - măsurile luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea sunt subiecte eligibile pentru competentele prezentate mai jos. Secţiunea a IV-a Studii de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectului 1. Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectelor
10. a)Cheltuielile legate de studiile de fezabilitate, planificare, incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect şi proiectarea proiectelor sunt, ca regula generală, eligibile, cu condiţia ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte şi să fie aprobate în mod special printr-un memorandum de finanţare. ...
11. b)În cazurile în care mai multe proiecte se derulează prin acelaşi contract sau când organismul responsabil cu implementarea exercita funcţiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori probative echivalente (de exemplu, cu ajutorul sistemului de alocare a timpului). ... 2. Implicarea administraţiei publice În cazurile în care funcţionarii din administraţia publică sunt implicaţi în activităţile menţionate la pct. 1
12. a)din aceasta secţiune, cheltuielile pot fi acceptate ca eligibile de către Comisie în cazuri clar justificate şi în concordanta cu următoarele criterii: - funcţionarul a renunţat temporar la statutul sau de funcţionar în administraţia publică; - cheltuielile trebuie să aibă la baza un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate; în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte costurile trebuie să fie alocate într-un mod transparent (de exemplu, cu ajutorul programarilor în timp); - cheltuielile trebuie să fie direct legate de unul sau de mai multe proiecte individuale avute în vedere; - contractul trebuie să fie limitat în timp şi nu trebuie să depăşească data limita stabilită pentru finalizarea proiectului; - sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuţii administrative generale, cum sunt cele specificate la pct. 1 din secţiunea a VIII-a; - dispoziţiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziţii publice ale Comunităţii. Secţiunea a V-a Pregătirea terenului şi construcţiile
13. a)În cazurile în care organismul responsabil cu implementarea executa pregătirea terenului şi lucrările de construcţie sau părţi din acestea pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativa echivalenta. ... În cazul în care sunt implicaţi funcţionari ai administraţiei publice se aplică prevederile specificate la pct. 2 din secţiunea a IV-a.
14. b)Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la pct. 1 din secţiunea a X-a şi legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele dintre următoarele categorii: ... - costuri privind munca (salarii brute şi nete); - cheltuieli pentru utilizarea durabila a echipamentelor pe perioada construcţiilor; - costuri de producţie folosite pentru implementarea proiectului; - costuri de funcţionare şi alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate; acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanta cu standardele contabile general recunoscute; - cheltuielile de funcţionare impuse nu sunt eligibile în cazul în care organismul menţionat la pct.
15. a)de mai sus este inclus în administraţia publică.
16. c)Ca regula generală, costurile trebuie să fie evaluate la preţul pieţei. ... Secţiunea a VI-a Achiziţii, închirieri de echipamente şi active necorporale (licenţe, software etc.) 1. Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului
17. a)Cheltuielile privind achiziţiile sau producţia de utilaje şi echipamente care vor fi permanent instalate şi fixate în proiect sunt eligibile dacă sunt cuprinse în inventarul echipamentului durabil de către organismul specificat la pct. 2 din secţiunea a II-a şi sunt considerate ca fiind cheltuieli de capital, în concordanta cu convenţiile standard de contabilitate. ...
18. b)Fără a prejudicia prevederile pct. 3 din secţiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare şi este neeligibila. ... 2. Achiziţiile de active necorporale Achiziţiile şi utilizarea activelor necorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului. 3. Echipamente utilizate pentru implementarea proiectului
19. a)În cazul în care organismul responsabil cu implementarea executa pregătirea terenului şi lucrările de construcţie sau o parte din acestea pe cont propriu, cheltuielile privind achiziţiile sau producţia echipamentelor care sunt angajate pe perioada fazei de implementare a proiectului nu sunt eligibile. ...
20. b)Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziţionate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică ori sunt distruse după folosinţă şi dacă sunt specificate în memorandumul de finanţare. ... 4. Echipamentele durabile utilizate de administraţia publică
21. a)Cheltuielile privind achiziţia sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administraţia publică nu sunt eligibile. ...
22. b)Fără a prejudicia prevederile pct. 2 sau 3 din secţiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administraţia publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea şi supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei. ... Secţiunea a VII-a Achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adăugată Cheltuielile cu achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adăugată (T.V.A.) nu sunt eligibile. Secţiunea a VIII-a Cheltuieli administrative 1. Principii generale Ca regula generală, cheltuielile administraţiei publice, inclusiv salariile funcţionarilor de la nivel naţional, regional şi local, nu sunt eligibile pentru asistenţa (inclusiv asistenţa tehnica), cu excepţia cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligaţiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizarea financiară şi fizica, evaluarea şi prevenirea neregulilor şi a cheltuielilor care intra sub incidenţa obligaţiilor de recuperare a sumelor pierdute. Cu excepţia Fondului Naţional, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la iniţiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcţionari publici, fie proveniţi din sectorul privat, pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea şi controlul sunt eligibile prin măsuri de asistenţa tehnica, astfel cum sunt definite la pct. 3 din secţiunea I. Echipamentul pentru monitorizare poate fi eligibil dacă acest lucru este permis în mod specific printr-o măsura de asistenţa tehnica menţionată în memorandumul de finanţare. 2. Comitetul de organizare şi monitorizare
23. a)Fără a prejudicia prevederile pct. 1 de mai sus, cheltuielile apărute în organizarea procesului de monitorizare sunt eligibile prin prezentarea unor documente justificative. ...
24. b)Ca regula generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre următoarele categorii: ... - servicii de traducere; - închirierea de sali de conferinţa şi aranjamentele auxiliare; - închirierea de echipamente audio-video şi alte echipamente electronice necesare; - procurarea documentaţiei şi a facilităţilor aferente; - taxe pentru participarea experţilor; - cheltuieli pentru călătorii.
25. c)Salariile şi alocaţiile pentru funcţionarii din administraţia publică, intervenite în acest context, nu sunt eligibile. ... 3. Intalniri la cererea Comisiei Regulile prevăzute la pct. 2 de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de intalniri ad-hoc la cererea Comisiei. Secţiunea a IX-a Alte tipuri de cheltuieli 1. Managementul şi supervizarea proiectului Cheltuielile referitoare la managementul şi supervizarea proiectului sunt, ca regula generală, eligibile. Sunt aplicate prevederile specificate la pct. 1 şi 2 din secţiunea a IV-a. 2. Costuri financiare Nici un tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu este eligibil; acestea privesc în particular dobânzile pentru finanţarea intermediara, comisioane bancare, comisioane de garanţie etc. Garanţiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanţarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei. 3. Tehnici financiare care nu implica un transfer imediat al activelor proprii Fără a prejudicia prevederile pct. 2, tehnicile financiare care nu necesita implicarea imediata a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile dacă sunt justificate şi aprobate în memorandumul de finanţare. Ţările beneficiare trebuie să demonstreze printr-o analiza a riscurilor ca tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziţionarea directa a unor bunuri. 4. Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor finanţate
26. a)Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu este eligibil. ...
27. b)Ca excepţie de la prevederile pct.
28. a)de mai sus, cheltuielile pentru pregătirea personalului pentru operare şi testarea proiectului şi a echipamentelor pot fi luate în considerare ca fiind cheltuieli eligibile pentru o anumită perioada definită în memorandumul de finanţare. ...
29. c)Principiile definite la pct.
30. a)şi
31. b)de mai sus sunt valabile, de asemenea, pentru o componenta individuală completa a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar şi în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat. ... 5. Măsuri de publicitate şi informare Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea sunt eligibile. Secţiunea a X-a Perioada de eligibilitate 1. Limita iniţială de timp privind eligibilitatea Limita iniţială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferenţiat, în conformitate cu următoarele situaţii:
32. a)Când selecţia proiectului, licitaţia şi contractarea de către ţările beneficiare fac obiectul aprobării ex-ante a Comisiei*3), cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţa de la data la care memorandumul de finanţare a proiectului este semnat de Comisie. ... În caz excepţional, când finanţarea proiectului este realizată printr-o combinaţie fie de la B.E.I., fie de la alta instituţie finanţatoare şi asistenţa financiară nerambursabilă ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţa de la data încheierii acordului cu B.E.I. sau cu alta instituţie finanţatoare pentru fiecare proiect. Ca regula generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menţionată la primul subparagraf. Sunt necesare în mod obligatoriu următoarele condiţii: - lucrările şi contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finanţare; - B.E.I. sau alta instituţie finanţatoare certifica respectarea prevederilor art. 108

(2), 109

(2)şi

(3), 114

(1), 115, 117 şi 118 din Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comisiei Europene. În cazurile de mai sus, ca regula generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor art. 114

(2)din Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comisiei Europene.

1. b)După decizia Comisiei de a acorda sprijin agentiilor de implementare ale ţărilor candidate pe baze descentralizate*4) cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţa de la data la care cererea ajunge la Comisie (serviciul ISPA), cu condiţia ca cererea să poată fi considerată completa. ... Plăţile făcute înainte de data specificată la pct.
2. a)şi
3. b)de mai sus sunt neeligibile. 2. Modificări ale proiectelor
4. a)Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egala sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20% din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată o modificare substantiala a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimba natura acestuia sunt, de asemenea, tratate ca fiind "substanţiale". ... Regulile stabilite la paragraful 1 se aplică şi pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificările de mai sus.
5. b)Pentru orice alta modificare a proiectului cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA). ...
6. c)Cererea pentru modificări şi informaţiile relevante anexate la aceasta pot fi prezentate Comitetului de monitorizare. Înregistrarea cererii şi a materialelor depuse trebuie să fie facuta în minuta intalnirii. ... 3. Timpul limita final privind eligibilitatea
7. a)Data finala a eligibilităţii este specificată, ca regula generală, în art. 4 paragraful

(3)din memorandumul de finanţare. ...

1. b)Data finala depinde de plăţile făcute de organismul responsabil cu implementarea. ...
2. c)Data finala a eligibilităţii este prevăzută în memorandumul de finanţare respectiv. După ce această dată a expirat beneficiarul dispune de o perioadă de 6 luni pentru a supune Comisiei cererea de plată finala împreună cu raportul final şi o notificare, astfel cum este prevăzut în paragraful

(6)din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi în apendicele B la anexa nr. III.4 la memorandumul de finanţare. ... d) Comisia nu poate extinde această perioadă de 6 luni. ... ------------- *3) Vezi art. 12

(1)din Reglementarea Consiliului (C.E.) nr. 1.266/99 din 21 iunie 1999. *4) Vezi art. 12

(2)din Reglementarea Consiliului (C.E.) nr. 1.266/99 din 21 iunie 1999. Secţiunea a XI-a Cererile de plată Cererile de plată prezentate Comisiei de ţările beneficiare au la baza facturile deja plătite, astfel cum sunt definite la pct. 6 din secţiunea a II-a. În cazul lucrărilor angajate de un concesionar sau de un organism echivalent autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor. Cererile de plată trebuie să fie înregistrate şi certificate de responsabilul naţional cu autorizarea. Cererile sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegaţiei Comisiei. Secţiunea a XII-a Alte elemente specificate în detaliu

(1)Orice întrebări apărute care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor în cadrul proiectelor finanţate prin ISPA trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui sa răspundă intrebarilor în mod deschis, în spiritul înscris în aceste principii şi cu referire la principiile stabilite pentru fondurile de coeziune. ...

(2)În cazul conflictelor dintre aceste principii şi regulile naţionale de eligibilitate principiile prezentate mai sus trebuie să primeze. ... ANEXA III, 3a) Model de cerere de plată pentru raportarea progresului financiar şi fizic INSTRUMENTUL PENTRU POLITICI STRUCTURALE DE PREADERARE - ISPA CERERE DE PLATA A. Tipul plăţii B. Fondul Naţional/Identificarea contului C. Măsuri D. Autoritatea responsabilă cu implementarea E. Cheltuieli intervenite şi plati ISPA F. Cheltuielile eligibile curente pe categorii (moneda: euro) O lista suplimentară la contract poate fi potrivita. ---------------- *) Astfel cum se precizează în tabelul 9.1 din formularul aplicatiei pentru asistenţa sau asa cum specifică modificările acestuia. G. Indicatorii fizici ai execuţiei ┌───────────┬───────────────────┬────────┬──────────────┬─────────────┬────────┐ │ Tipul │Indicatori fizici*)│Execuţia│Până la (data)│Până la (data│ Rata │ │ lucrării*)├────────┬──────────┤fizica ├──────────────┼─────────────┤ execu- │ │ │ │ │până la │ Execuţia │ Execuţia │tiei fi-│ │ │ │ │data │fizica referi-│fizica refe- │zice │ │ │Unitatea│Cantitatea│plăţilor│toare la acea-│ritoare la │ (%) │ │ │ │ │anteri- │sta cerere de │solicitarea │ │ │ │ │ │oare │plata │totală inain-│ │ │ │ │ │ │ │tata │ │ │ │ ├──────────┼────────├──────────────┼─────────────┼────────┤ │ │ │

(1)│

(2)│

(3)│

(4)=

(2)+

(3)│

(5)=

(4)/│ │ │ │ │ │ │ │

(1)│ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ └───────────┴────────┴──────────┴────────┴──────────────┴─────────────┴────────┘ ------------ *) Astfel cum se precizează în tabelul 15.1 din formularul aplicatiei pentru asistenţa sau asa cum specifică modificările acestuia. O lista suplimentară la contract poate fi potrivita. H. Scurta descriere a lucrărilor efectuate I. Condiţii specifice referitoare la măsura (art. 8 din memorandumul de finanţare) J. Observaţii şi recomandări ale autorităţilor de inspecţie naţionale sau comunitare (anexa nr. III.1 la memorandumul de finanţare) K. Probleme tehnice, financiare şi legislative (anexa nr. III.1 la memorandumul de finanţare) L. Măsuri adoptate în scopul informării cu privire la asistenţa oferită de Comunitate M. Confirmarea responsabilului naţional cu autorizarea ANEXA LA CEREREA DE PLATA Facturi*) ----------- *) Copii stampilate corect de pe evidentele contabile referitoare la cheltuieli trebuie anexate la copia de pe cererea de plată transmisă responsabilului naţional cu autorizarea. Verificări şi controale efectuate (anexa nr. III.1 la memorandumul de finanţare) ANEXA III.3.b) Model pentru formularul care va fi înaintat comitetului de monitorizare FORMULAR DE MONITORIZARE ISPA A. Identificarea măsurii B. Execuţia financiară Planul de plati C. Execuţia pe categorii de cheltuieli -------------- *) Este de dorit şi o defalcare pe contract. D. Execuţia fizica ┌───────┬──────────┬────────┬────────┬────────────┬────────────────┬───────────┐ │Tipul │Indicatori│Execuţia│Progres │Execuţia │Procentul de │ Execuţia │ │lucra- │ fizici │fizica │în exe- │fizica tota-│execuţie fizica │fizica până│ │rilor*)├───┬──────┤până la │cutia │la până la │ (%) │ la │ │ │Ti-│Canti-│data │fizica │comitetul de│ │încheierea │ │ │pul│tatea │comite- │de la │monitorizare│ │ măsurii │ │ │ │ │tului de│comite- │actual │ │ │ │ │ │ │monito- │tul de │ │ │ │ │ │ │ │rizare │monito- │ │ │ │ │ │ │ │anterior│rizare │ │ │ │ │ │ │ │ │anterior│ │ │ │ │ │ ├──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ │ │ │

(1)│

(2)│

(3)│

(4)=

(2)+

(3)│

(5)=

(4)/

(1)│

(6)│ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ └───────┴───┴──────┴────────┴────────┴────────────┴────────────────┴───────────┘ ------------ *) Este de dorit şi o defalcare pe contract. E. Motive pentru întârziere şi diferenţe F. Data prevăzută pentru finalizare De anexat, dacă este necesar, informaţii referitoare la: ● adjudecarea contractelor; ● aspecte legate de protecţia mediului; ● condiţii stabilite în memorandumul de finanţare; ● probleme apărute pe parcurs. ANEXA III.3.

1. c)Model pentru solicitarea de modificări PROPUNERE DE MODIFICARE ISPA Autoritatea responsabilă cu implementarea: 1. Identificarea măsurii 2. Schimbarea datei de finalizare a măsurii 3. Schimbări propuse în planul de finanţare*) - euro - ------------- *) De anexat planul de finanţare modificat. 4. Modificări în costurile eligibile ale măsurii ----------- *) Este de dorit şi o defalcare pe contract. 5. Modificări ale indicatorilor fizici ┌───────────────────────┬──────────────────┬───────────────────────┬─────────┐ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ └───────────────────────┴──────────────────┴───────────────────────┴─────────┘ 6. Modificări ale caracteristicilor măsurii 7. Motive pentru modificările propuse Propunerea de modificare: Data inaintarii solicitării de modificare: Semnatura coordonatorului naţional ISPA Anexa III.4 ACORD privind cerinţele minime de control financiar aplicabile măsurilor finanţate prin ISPA Secţiunea 1 Acordul privind cerinţele minime de control financiar aplicabile măsurilor finanţate prin ISPA, denumit în continuare CMCF, se aplică asistenţei financiare furnizate în baza prezentului memorandum de finanţare şi implementate de administraţia tarii beneficiare. Secţiunea a 2-a 1. Sistemele de control şi management ale tarii beneficiare trebuie:
2. a)să asigure implementarea corespunzătoare a asistenţei în concordanta cu obiectivele managementului financiar adecvat; ...
3. b)sa furnizeze o certificare corespunzătoare a validităţii solicitărilor pentru plăţile intermediare şi plata finala, bazată pe cheltuielile efectuate; ...
4. c)sa furnizeze un sistem de audit corespunzător; ...
5. d)sa specifice instituţiile şi responsabilităţile şi, în particular, controlul efectuat la diferite niveluri pentru a asigura validitatea certificării; ...
6. e)sa faciliteze identificarea posibilelor puncte slabe sau riscuri ce pot aparea în executarea acţiunilor şi a proiectelor; ...
7. f)sa stabilească măsurile corective necesare pentru eliminarea punctelor slabe, riscurilor sau neregulilor identificate pe parcursul execuţiei proiectului, în particular în ceea ce priveşte managementul financiar. ... 2. Pentru atingerea obiectivelor CMCF un sistem de audit corespunzător este cel care îndeplineşte cerinţele menţionate în apendicele A. Secţiunea a 3-a 1. Ţările beneficiare trebuie să organizeze controale periodice sau finale ale măsurilor şi proiectelor, denumite în continuare controale, efectuate în particular pentru:
8. a)a verifica eficienta sistemelor de management şi control în vigoare; ...
9. b)a verifica selectiv, pe baza analizei riscului, declaraţiile de cheltuieli de la diferitele niveluri implicate. ... 2. Ţările beneficiare trebuie să organizeze o distribuţie egala a controalelor pe parcursul perioadei în cauza. 3. La selecţia măsurilor şi proiectelor ce vor face obiectul controalelor se vor avea în vedere:
10. a)controlul unui esalon reprezentativ de proiecte în ceea ce priveşte tipul şi mărimea lor; ...
11. b)factorii de risc identificati de controalele naţionale sau ale Comunităţii; ...
12. c)concentrarea proiectelor sub tutela unor autorităţi de implementare sau beneficiari finali, astfel încât principalele autorităţi de implementare şi beneficiarii finali să fie subiectul aceluiaşi tip de control înainte de finalizarea fiecărui proiect. ... Secţiunea a 4-a Pe parcursul controalelor ţările beneficiare trebuie să urmărească verificarea următoarelor:
13. a)aplicarea practica şi eficacitatea sistemelor de management şi control; ...
14. b)corespondenta dintre înregistrări şi documentele justificative la nivelul beneficiarului final şi al autorităţilor intermediare, pentru un număr adecvat de documente contabile; ...
15. c)existenta unui sistem de audit adecvat; ...
16. d)natura şi calendarul cheltuielilor relevante (angajamente şi plati) pentru un număr adecvat de cheltuieli, corespunzător cerinţelor Comunităţii, în ceea ce priveşte caracteristicile fizice aprobate ale proiectului şi ale lucrărilor executate; ...
17. e)utilizarea proiectului este în concordanta cu cea descrisă în solicitarea de cofinantare din partea Comunităţii; ...
18. f)contribuţiile financiare sunt în limitele stipulate în memorandumul de finanţare şi sunt plătite beneficiarului final fără nici un fel de reducere sau întârziere nejustificată; ...
19. g)a fost facuta disponibilă cofinantarea naţionala corespunzătoare; ...
20. h)măsurile cofinantate au fost implementate în concordanta cu prevederile memorandumului de finanţare corespunzător măsurii finanţate. ... Secţiunea a 5-a Controalele trebuie să stabilească dacă anumite probleme apărute au un caracter sistematic sau prezintă un risc pentru alţii; trebuie, de asemenea, sa identifice cauzele unor astfel de situaţii, orice examinari ulterioare şi acţiunile corective şi preventive, care sunt necesare. Secţiunea a 6-a Fiecare ţara beneficiara şi Comisia trebuie să se consulte cel puţin o dată pe an în vederea coordonării programelor de control, pentru a se putea maximiza efectele benefice ale tuturor resurselor alocate pentru control la nivel naţional şi comunitar. Aceste consultări trebuie să se refere la tehnicile de analiza a riscului care vor fi aplicate şi trebuie să ţină seama de controalele recente, de rapoartele şi comunicările autorităţilor naţionale, ale Comisiei şi Curţii Europene de Conturi. Secţiunea a 7-a 1. Ţările beneficiare trebuie să asigure investigarea şi soluţionarea corespunzătoare a neregulilor evidente raportate în urma controalelor naţionale sau comunitare. 2. Dacă o neregula evidenta nu a fost soluţionată în mod corespunzător în termen de 6 luni din momentul în care a fost raportată autorităţii de implementare în cauza, ţara beneficiara trebuie să informeze Comisia, în cazul în care nu a informat-o în condiţiile prevăzute în anexa nr. III.5. 3. Pentru paragrafele 1 şi 2, soluţionat corespunzător înseamnă prezentarea de dovezi suficiente care să demonstreze ca neregula nu a existat sau a fost corectată de beneficiarul final ori de autoritatea de implementare în faţa persoanei sau a organizaţiei adecvate, responsabilă pentru control în ţara beneficiara. Dacă o anumită neregula are un caracter sistematic, soluţionat corespunzător înseamnă adoptarea acţiunilor necesare pentru corectarea cazurilor care nu au fost identificate în mod individual în cadrul controalelor, pentru a se preveni repetarea lor. 4. Dovezile la care se face referire în paragraful 3 pot consta în copii de pe înregistrările contabile şi de pe documentele relevante sau de pe orice alt document necesar. Secţiunea a 8-a 1. Ţara beneficiara va prezenta Comisiei o declaraţie elaborata de o persoană sau de o organizaţie independenta de serviciul de implementare, al carei model indicativ este prezentat în apendicele B, nu mai târziu de data solicitării plăţii finale referitoare la măsura finanţată. Declaraţia va cuprinde concluziile controalelor efectuate în anii precedenti şi va furniza concluzii referitoare la validitatea solicitării efectuării plăţii finale, a legalităţii şi regularitatii operaţiunilor, cu evidentierea declaraţiei finale privind cheltuielile. 2. În cazul în care exista puncte slabe importante în ceea ce priveşte managementul şi controlul sau frecventa ridicată a neregulilor înregistrate nu permite furnizarea unei asigurări de ansamblu pentru validitatea solicitării efectuării plăţii finale, declaraţia trebuie să se refere la aceste circumstanţe şi sa furnizeze o evaluare a dimensiunii problemelor şi a impactului financiar. În asemenea cazuri Comisia poate solicita efectuarea unui control în vederea identificarii şi rectificarii neregulilor într-o perioadă specificată. Secţiunea a 9-a Ţările beneficiare vor informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, iar pentru prima oara până la data de 30 iunie 2002 cel târziu, în ceea ce priveşte aplicarea CMCF în anul calendaristic precedent, cu referire specială la cerinţele secţiunii a 2-a şi incluzând orice completări sau actualizari necesare ale descrierii sistemelor de management şi control, cerute în secţiunea a IX-a din anexa nr. III.1. Secţiunea a 10-a Comisia şi ţara beneficiara trebuie să lucreze împreună pentru a se asigura ca obiectivele acestui acord sunt îndeplinite în cadrul aranjamentelor administrative din fiecare ţara beneficiara. Secţiunea a 11-a 1. Persoanele şi organizaţiile responsabile cu implementarea operaţiunilor cofinantate de Comunitate trebuie să se asigure ca toate documentele şi evidentele contabile necesare pentru control sunt furnizate oficialilor responsabili de efectuarea controlului sau persoanelor împuternicite pentru aceasta. 2. Oficialii responsabili de efectuarea controlului sau persoanele împuternicite pentru aceasta pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii de pe documentele ori evidentele contabile menţionate în paragraful 1. Secţiunea a 12-a Informaţiile colectate pe parcursul controalelor trebuie să fie protejate de secretul profesional, în concordanta cu prevederile relevante ale legislaţiei naţionale şi comunitare. Aceste informaţii nu pot fi comunicate altor persoane decât celor care, conform atribuţiilor lor în cadrul tarii beneficiare sau în cadrul instituţiilor comunitare, trebuie să între în posesia acestora pentru îndeplinirea atribuţiilor respective. Secţiunea a 13-a Oficialii Comisiei Europene trebuie să aibă acces la toate documentele elaborate în scopul efectuării controlului în cadrul CMCF sau la cele referitoare la controale deja efectuate, inclusiv la informaţiile stocate în sistemele de procesare a datelor. Secţiunea a 14-a Prevederile acestui acord nu împiedica ţările beneficiare să aplice proceduri naţionale de control mai riguroase decât cele descrise aici. Apendicele A DESCRIEREA SUCCINTĂ a cerinţelor referitoare la informaţiile necesare pentru un sistem de audit corespunzător Un sistem de audit corespunzător, descris în secţiunea a 2-a c), este îndeplinit pentru o anumită forma de asistenţa când: 1. Evidentele contabile ţinute la nivelul de management corespunzător furnizează informaţii detaliate despre plăţile făcute beneficiarilor finali pentru fiecare proiect cofinantat, inclusiv data înregistrării contabile, suma fiecărei cheltuieli, identificarea documentului justificativ, data şi metoda de plată; înregistrările vor fi susţinute de documentele justificative necesare (de exemplu, facturi). 2. În cazul cheltuielilor care au doar parţial legătură cu operaţiunile cofinantate de Comunitate exista justificări suficiente care să demonstreze corectitudinea alocării sumelor între cele cofinantate de Comunitate şi celelalte operaţiuni. Justificări similare exista, de asemenea, pentru toate tipurile de cheltuieli care sunt recunoscute ca fiind eligibile ca valoare sau în raport cu celelalte costuri. 3. Planurile tehnice şi de finanţare ale proiectelor, rapoartele de progres, documentele privind aprobarea asistenţei financiare nerambursabile, procedurile de licitaţie şi contractare etc. sunt păstrate disponibile la nivelul de management adecvat. 4. La raportarea plăţilor către o autoritate intermediara informaţiile menţionate în paragraful 1 sunt incluse într-o declaraţie de cheltuieli detaliată care precizează, pentru fiecare proiect cofinantat de Comunitate, fiecare cheltuiala individuală, în vederea întocmirii sumei totale certificate. Aceste declaraţii detaliate de cheltuieli constituie documentele de baza pentru înregistrările contabile ale autorităţilor intermediare. 5. Autorităţile intermediare vor tine înregistrări contabile pentru fiecare proiect şi pentru sumele cheltuielilor certificate de fiecare data de beneficiarii finali. La raportarea către ofiţerul financiar menţionat în paragraful

(9)din secţiunea a III-a din anexa nr. III autorităţile intermediare vor prezenta o lista cuprinzând proiectele aprobate în cadrul fiecărei forme de asistenţa, împreună cu informaţiile pentru fiecare proiect, cuprinzând cel puţin o identificare completa a proiectului şi a beneficiarului final, data aprobării asistenţei financiare nerambursabile, sumele alocate şi plătite, perioada acoperită de cheltuieli şi suma cheltuielilor pe măsuri şi subprograme. Aceste informaţii constituie documentaţia justificativă a înregistrărilor contabile făcute de autorităţile desemnate şi baza pentru pregătirea declaraţiilor de cheltuieli care vor fi prezentate Comisiei. 6. În cazul în care beneficiarii finali raportează direct autorităţii desemnate, declaraţiile detaliate de cheltuieli menţionate în paragraful 4 constituie documentaţia justificativă pentru înregistrările contabile ale autorităţii desemnate care este responsabilă cu întocmirea listei cuprinzând proiectele, menţionată în paragraful 5. 7. În cazurile în care una sau mai multe autorităţi intermediare intervin între beneficiarul final şi autorităţile desemnate fiecare autoritate intermediara solicita, pentru aria sa de responsabilitate, declaraţii detaliate privind sumele cheltuite procesate la un nivel inferior, pentru a fi folosite ca documentaţie justificativă pentru propriile înregistrări contabile, raportand instituţiilor superioare un rezumat al sumelor cheltuite pentru fiecare proiect. 8. În cazul altor moduri de organizare a procedurilor de management şi de informare, inclusiv al transferurilor computerizate de date, toate autorităţile implicate vor obţine suficiente informaţii de la nivelul inferior pentru a-şi justifica propriile înregistrări contabile şi sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest fel un sistem de audit corespunzător al rezumatelor sumelor raportate Comisiei pentru fiecare cheltuiala şi pentru documentele justificative la nivelul beneficiarului final. Apendicele B MODEL INDICATIV AL DECLARAŢIEI care trebuie anexată la cererea finala de plată Către Comisia Europeană Directoratul General REGIO Subiect: <Măsura finanţată prin ISPA - numărul şi localizarea> 1. Subsemnatul, ...(Se specifică numele, funcţia şi serviciul.) ................., am examinat declaraţia finala de plată pentru ....(Se indica măsura finanţată prin ISPA şi perioada acoperită.) ......., împreună cu cererea către Comisie pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitara. Scopul controlului 2. Am condus controlul în concordanta cu prevederile CMCF, am planificat şi am executat controlul în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile ca declaraţia finala de cheltuieli şi cererea de plată a sumelor provenite din asistenţa comunitara nu conţin declaraţii false .... (Se descriu pe scurt etapele practice de executare a controlului.) ................. . Observaţii 3. Scopul controlului a fost îngrădit de următoarele:

1. a)................................................................................... ...
2. b)................................................................................... ...
3. c).............................................................................. etc. ... (Se vor indica limitarile controlului, de exemplu, probleme sistemice, deficiente de management, lipsa unui audit constant, lipsa documentaţiei ajutatoare, cazurile aflate în proceduri legale etc.; se va estima suma cheltuielilor afectate de aceste limitări şi asistenţa comunitara corespunzătoare acestora.) 4. Controlul împreună cu concluziile oricărui alt control naţional sau din partea Comunităţii la care am avut acces au dezvaluit o frecventa scăzută/ridicată (se va indica corespunzător; dacă este ridicată se va explica) a erorilor/neregulilor. Toate erorile/neregulile au fost rezolvate în mod satisfăcător de autorităţile de management şi nu par sa afecteze suma provenită din asistenţa comunitara, cu următoarele excepţii:
4. a)......................................................................... ...
5. b)......................................................................... ...
6. c)...............................................................,.... etc. ... (Se indica erorile/neregulile care nu au fost rezolvate corespunzător şi, pentru fiecare caz, posibilul caracter sistemic al acestora, extinderea problemelor şi mărimea sumelor provenite din asistenţa comunitara, care par să fie afectate de acestea.) Concluzii În cazul în care nu exista limitări ale controlului, iar frecventa erorilor depistate este redusă şi toate problemele au fost rezolvate în mod satisfăcător: 5.
7. a)În urma controlului şi a concluziilor oricărui control naţional sau din partea Comunităţii la care am avut acces, opinia mea este ca declaraţia finala de cheltuieli prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute în concordanta cu reglementările şi cu prevederile programului şi solicitarea facuta Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitara pare să fie valida. În cazul în care exista unele limitări ale controlului, dar frecventa erorilor nu este ridicată, sau dacă exista probleme care nu au fost rezolvate în mod satisfăcător: 5.
8. b)Cu excepţia problemelor la care s-a făcut referire la pct. 3 şi/sau a erorilor/neregulilor care par că nu au fost rezolvate în mod satisfăcător şi la care s-a făcut referire la pct. 4, opinia mea, bazată pe controlul efectuat şi pe concluziile oricărui control naţional sau din partea Comunităţii la care am avut acces, este ca declaraţia finala de cheltuieli prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute în concordanta cu reglementările şi prevederile programului şi solicitarea facuta Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitara pare să fie valida. În cazul în care exista limitări majore ale controlului sau frecventa erorilor depistate este ridicată, chiar dacă erorile/neregulile au fost rezolvate în mod satisfăcător: 5.
9. c)Din cauza problemelor la care s-a făcut referire la pct. 3 şi/sau a frecvenţei ridicate a erorilor menţionate la pct. 4, nu sunt în poziţia de a exprima o opinie asupra declaraţiei finale de cheltuieli şi asupra solicitării făcute Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitara. Anexa III.5 ACORD cu privire la nereguli şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA Secţiunea 1 Acest acord nu trebuie să afecteze aplicarea în ţara beneficiara a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară dintre ţările beneficiare ori dintre Comisie şi ţările beneficiare cu privire la problemele penale. Secţiunea a 2-a

(1)Ţările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finanţare: ... - prevederile stabilite de lege, reglementările sau acţiunile administrative pentru aplicarea măsurilor finanţate prin ISPA; - lista cuprinzând autorităţile şi organismele responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul şi funcţionarea acestor autorităţi şi organisme şi la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile.

(2)Ţările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei orice amendamente la informaţiile furnizate prin îndeplinirea cerinţelor paragrafului

(1). ...

(3)Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de ţările beneficiare şi trebuie să le informeze asupra concluziilor rezultate. ... Aceasta trebuie să rămână în contact cu ţările beneficiare atâta timp cat este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secţiuni. Secţiunea a 3-a Neregula înseamnă orice încălcare a prevederilor memorandumului de finanţare, rezultând dintr-o acţiune sau omisiune a unui operator economic, care are ori a avut ca efect prejudicierea bugetului general al Comunităţii şi/sau a legilor naţionale relevante ori o grupa de cheltuiala nejustificată. Secţiunea a 4-a

(1)În timpul celor două luni după sfârşitul fiecărui trimestru ţările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European Antifrauda orice nereguli care au constituit subiectul iniţierii unor investigaţii administrative sau judiciare. ... Pentru aceasta trebuie, pe cat posibil, sa dea detalii privind: - măsura finanţată prin ISPA; - prevederile care au fost incalcate, natura şi suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nici o plata, sumele care ar fi fost plătite greşit dacă nu s-ar fi descoperit neregulile, cu excepţia cazurilor în care eroarea sau neglijenţa este descoperită înaintea plăţii şi nu conduce la pedepse administrative sau judiciare; - suma totală şi distribuţia acesteia între diferitele surse de finanţare; - perioada în care sau momentul în care neregula a fost comisă; - practicile folosite pentru comiterea neregulii; - felul în care a fost descoperită neregula; - autorităţile naţionale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli; - consecinţele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăţilor şi posibilităţile de recuperare; - data şi sursa primei informaţii care a dus la suspiciunea ca se comite o neregula, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula şi, dacă este cazul, ţara beneficiara şi tertele tari implicate; - identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informaţii nu au relevanta în combaterea neregulilor din cauza caracterului neregulilor în cauza.

(2)Dacă unele dintre informaţiile menţionate la paragraful

(1)şi, în particular, cele care privesc practicile folosite în comiterea neregulilor şi maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, ţările beneficiare trebuie, pe cat posibil, sa furnizeze informaţiile lipsa atunci când înaintează Comisiei următoarele rapoarte trimestriale privind neregulile. ...

(3)Dacă reglementările naţionale prevăd confidenţialitatea investigatiilor, comunicarea informaţiilor trebuie să fie subiectul unei autorizari din partea unei instanţe judecătoreşti competente. ... Secţiunea a 5-a Fiecare ţara beneficiara trebuie să raporteze Comisiei şi, dacă este necesar, statelor membre implicate orice nereguli descoperite sau presupuse ca au existat, atunci când exista temerea ca: - acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afară teritoriului sau; şi/sau - arata ca un nou malpraxis a fost implicat (folosit). Secţiunea a 6-a În timpul celor două luni după sfârşitul fiecărui trimestru ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit conform prevederilor secţiunii a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior şi a schimbărilor importante care rezultă din acestea, incluzând: - sumele care au fost sau se asteapta să fie recuperate; - măsurile interimare luate de ţara beneficiara pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greşit; - procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor plătite greşit şi pentru impunerea sancţiunilor; - motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cat posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei; - orice suspendări ale acuzarilor judiciare. Ţările beneficiare trebuie să notifice Comisiei deciziile administrative sau judiciare ori principalele motive privind suspendarea acestor proceduri. Secţiunea a 7-a Dacă nu exista nereguli de raportat în perioada de referinţa, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limita de timp stabilită în paragraful

(1)din secţiunea a 4-a. Secţiunea a 8-a Atunci când autorităţile competente din ţara beneficiara decid, la cererea expresă a Comisiei, sa initieze sau sa continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor plătite greşit, Comisia poate să decidă sa ramburseze tarii beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes. Secţiunea a 9-a

(1)Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu ţara beneficiara în scopul suplimentarii informaţiilor furnizate despre neregulile la care se face referire în secţiunea a 4-a, despre procedurile menţionate în secţiunea a 6-a şi, în particular, despre posibilitatea de recuperare. ...

(2)Independent de contactele menţionate în paragraful

(1), Comisia trebuie să informeze ţările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea maniera încât sugereaza ca practici similare sau identice pot aparea în alte tari beneficiare. ...

(3)Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanţii ţărilor beneficiare intalniri de informare la nivelul Comunităţii, pentru a examina împreună cu aceştia informaţiile obţinute conform secţiunilor 4, 5 şi 6 şi paragrafului

(1)din aceasta secţiune, în special cu privire la invatamintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire şi la procedurile legale. ...

(4)La cererea unei tari beneficiare sau a Comisiei ţările beneficiare şi Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărui aspect ce prejudiciază interesele Comisiei, care devine evident în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare. ... Secţiunea a 10-a Comisia trebuie să informeze cu regularitate ţările beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de nereguli, împărţite pe tipuri şi pe sume (valoric). Secţiunea a 11-a

(1)Ţările beneficiare şi Comisia trebuie să ia toate precautiile necesare pentru a se asigura ca informaţiile pe care le schimba rămân confidenţiale. ...

(2)Informaţiile la care se face referire în acest acord nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din ţările beneficiare sau din cadrul instituţiilor comunitare, care au, conform atribuţiilor lor, acces la acestea, decât dacă ţările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta. ...

(3)Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvăluite altor tari beneficiare sau instituţii comunitare numai dacă acest lucru este necesar pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a se stabili dacă o presupusa neregula a avut loc. ...

(4)Informaţiile comunicate sau obţinute în orice mod, potrivit acestui acord, vor fi supuse confidenţialităţii profesionale şi vor fi protejate în acelaşi mod în care informaţii similare sunt protejate de legislaţia naţionala a ţărilor beneficiare care le primesc şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor Comunităţii. ... În plus aceste informaţii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezentul acord decât dacă autorităţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres şi cu condiţia ca prevederile în vigoare în ţările beneficiare în care se găseşte instituţia beneficiara sa nu interzică asemenea comunicare sau folosire.

(5)Paragrafele

(1)-

(4)nu împiedica folosirea, în orice acţiune legală sau procedura instituită ulterior pentru neconcordanta cu regulile Comunităţii în domeniul asistenţei pentru preaderare, a informaţiilor obţinute conform acestui acord. Autoritatea competenţa din ţările beneficiare care a furnizat aceste informaţii trebuie informată dinainte despre o asemenea folosire. ...

(6)Când o ţara beneficiara notifica Comisiei ca o persoană fizica sau juridică, al carei nume a fost comunicat Comisiei conform prezentului acord, în urma anchetei ulterioare se dovedeşte că nu a fost implicata în nici o neregula, Comisia trebuie să îi informeze în continuare pe toţi cei cărora le-a dezvaluit numele, conform prezentului acord, despre acest fapt. Aceste persoane nu trebuie după aceea sa mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula avută în vedere. ... Secţiunea a 12-a Sumele recuperate trebuie distribuite între ţările beneficiare şi Comisie în conformitate cu ratele de cofinantare, proporţional cu cheltuielile deja făcute de acestea. Secţiunea a 13-a Verificările şi inspecţiile pe loc, efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităţii împotriva neregulilor, astfel cum sunt definite în secţiunea a 3-a, trebuie pregătite şi conduse de Comisie în strânsă cooperare cu autorităţile competente din ţările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificărilor şi al inspecţiilor menţionate în aceasta anexa, astfel încât autorităţile să poată acorda tot sprijinul necesar. În acest scop oficialii tarii beneficiare implicate pot participa la verificările şi inspecţiile pe loc. În plus, dacă ţara beneficiara implicata doreşte, verificările şi inspecţiile pe loc pot fi efectuate împreună de Comisie şi autorităţile competente ale tarii beneficiare. Secţiunea a 14-a Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate de Comisie la operatori economici persoane fizice sau juridice sau la alte organisme naţionale cărora le este atribuită putere legală, dacă exista motive să se creadă ca au fost comise nereguli. Pentru a se facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări şi inspecţii operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garantare a accesului la sediul, terenul, mijloacele de transport sau la alte suprafeţe folosite în scopuri de afaceri. Când este strict necesar să se stabilească unde şi dacă neregulile exista, Comisia poate efectua verificări şi inspecţii la alţi operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceştia despre faptele care fac subiectul verificărilor şi inspecţiilor pe loc. Secţiunea a 15-a

(1)Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate, în baza responsabilităţii şi autorităţii Comisiei, de către oficialii sau de alţi angajaţi ai acesteia, împuterniciţi corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei şi numiţi în continuare inspectorii Comisiei. Personalul pus la dispoziţie Comisiei de ţara beneficiara în cadrul procesului de înfrăţire instituţională - twinning - poate să participe la aceste verificări şi inspecţii. ... Inspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei autorizaţii care le atesta identitatea şi poziţia, împreună cu un document care să indice subiectul şi scopul verificării şi inspecţiei pe loc. Conform legii comunitare aplicabile este necesar ca ei sa corespundă regulilor de procedura stabilite de legile tarii beneficiare implicate.

(2)Sub rezerva înţelegerii cu ţara beneficiara Comisia poate cere asistenţa oficialilor din ţările beneficiare ca observatori şi poate apela la alte organisme, care activează sub responsabilitatea sa, sa acorde asistenţa tehnica. ... Comisia trebuie să se asigure ca toţi oficialii şi organismele menţionate mai sus prezintă toate garanţiile cu privire la competenţa tehnica, independenta şi respectarea secretului profesional. Secţiunea a 16-a

(1)Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleaşi condiţii cu inspectorii administraţiei naţionale şi în conformitate cu legislaţia naţionala, la toate informaţiile şi documentaţiile despre operaţiunile implicate, care sunt necesare pentru desfăşurarea corespunzătoare a inspecţiilor pe loc. Aceştia se pot folosi de toate facilităţile de inspecţie ca şi inspectorii administraţiei naţionale şi pot face copii în special de pe documentele relevante. ... Verificările şi inspecţiile pe loc pot privi, în particular: - registre şi documente profesionale, cum ar fi facturi, liste de termene şi condiţii, omitere de plati, declaraţii privind materialele folosite şi munca efectuată, documente bancare păstrate de operatorii economici, date computerizate; - sistemele şi metodele de producţie, ambalare şi expediere;