§ 8 Vyhláška ministerstva vnitra České socialistické republiky, kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení – Dohled na vyřazování písemností
Vyhláška ministerstva vnitra České socialistické republiky, kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení · 117/1974 Sb. · § 8 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 8 vyhlášky 117/1974 Sb. upravuje dohled archivního orgánu nad vyřazováním písemností, včetně schvalování skartačního protokolu a souhlasu se zničením písemností bez trvalé hodnoty.
§ 8 Dohled na vyřazování písemností
(1) Archivní orgán při dohledu na vyřazování písemností přezkouší návaznost skartačního návrhu na předchozí skartační řízení a zjistí stav péče o písemnosti a další předpoklady řádného průběhu skartačního řízení; přezkoumá správnost a úplnost skartačního návrhu, posoudí dokumentární hodnotu vyřazovaných písemností podle stanovených kritérií, schvaluje protokol o skartačním řízení a uděluje souhlas k zničení písemností, které nemají trvalou dokumentární hodnotu archiválií; upozorňuje na nedostatky, které zjistí, a navrhne jejich odstranění, popřípadě uložení příslušné sankce.
(2) Bude-li při archivním zpracování převzatých archiválií zjištěno, že byly kromě archiválií převzaty též písemnosti, které hodnotu archiválií nemají, budou na podkladě rozhodnutí archivního orgánu dodatečně určeny k zničení; o tom se sepíše protokol.
(3) Archiválie se stává odevzdáním do archivu předmětem archivní péče (§ 15 odst. 1 zákona), ze které se nesmí bez souhlasu archivního orgánu vyjmout.
Oddíl 3
Paragraf 8 vyhlášky 117/1974 Sb. upravuje dohled archivního orgánu nad vyřazováním písemností, včetně schvalování skartačního protokolu a souhlasu se zničením písemností bez trvalé hodnoty.
Co to znamená v praxi
Archivní orgán kontroluje, zda skartační návrh navazuje na předchozí řízení a zda je péče o písemnosti v pořádku.
Archivní orgán posuzuje, zda jsou skartační návrhy správné a úplné, a hodnotí dokumentární hodnotu písemností.
Archivní orgán schvaluje protokol o skartačním řízení a musí dát souhlas ke zničení písemností, které nemají trvalou dokumentární hodnotu.
Pokud archivní orgán zjistí nedostatky, upozorní na ně a navrhne jejich odstranění, případně uložení sankce.
Pokud se při zpracování archiválií zjistí, že byly převzaty i písemnosti bez hodnoty archiválií, archivní orgán rozhodne o jejich dodatečném zničení.
Archiválie, které jsou odevzdány do archivu, se stávají předmětem archivní péče a nesmí se z archivu vyjmout bez souhlasu archivního orgánu.
Na co si dát pozor
Archivní orgán může ukládat sankce za zjištěné nedostatky.
Archiválie nesmí být vyjmuty z archivu bez souhlasu archivního orgánu.